Integrált elektronikus ügyiratkezelés Lotus Notes alapon a gyakorlatban Gyetvai Béla dr., gyetvaib@oai.hu Fejér Megyei Állategészségügyi és Élelmiszer Ellenőrző Állomás Mészáros Tamás, meszarost@cnw.hu CNW Rendszerintegrációs Rt. Abstract The authorts present an electronic register-system that has been working at the Animal Health and Food Control Station in Fejer county (hereinafter AHFCS) for two years. The software in use was developed and based on Lotus Notes. At the AHFCS in Fejer county there is a LAN (part of the superior network belonging to the State Veterinary IT Service) by which 24 workstations are connected to each other. This local network provides technical background for the administration and registry based on IT. All of the formal and official incoming letters are registered by four skilled administrators in a way that the original document after scanning will be attached to a virtual datasheet generated for the original (master) one. The officer in charge will be informed via e-mail about the matter to be arranged as well as other officers who may also be concerned. Though incoming documents are registered by only four appointed authorised persons, outgoing letters and answers can also be generated by the officer in charge in the same way as incoming documentums are treated. Using this system for transferring documents we can reduce copies printed out unnecessarily. Furher advantages are: saving paper, time and room, integrated treatement of files, rapid transfer of documents, improvement in tracebility, watching deadline, frequency of random mistakes can be reduced, suitable basis for any quality management system. 1
1. Bevezetés Az iroda-elektronikai eszközök alkalmazásának elterjedése, a számítástechnikai eszközök használatának továbbterjedése az utóbbi időben jelentős mértékben megnövelte az adatrögzítéssel, adatnyilvántartással kapcsolatos feladatok mennyiségét szerte a világban. Ehhez hozzájárul hazánk vonatkozásában az EU bizonyos adminisztrációs rendszereinek átvétele, valamint a minőségirányítási rendszerek alkalmazásának gyakorisága is. Ilyen körülmények között nyilvánvaló, hogy olyan adatbázis-kezelő rendszereket kell kialakítani, amelyek megbízhatóan tudják kezelni ezeket a hatalmas adattömegeket. A közigazgatási intézmények hálózatának ügyiratkezelési rendszere a fent említett körülmények között a hagyományos módon, hosszú távon már nem látható el. Más területekkel szemben a közigazgatás és különösen a szakigazgatás ügyiratkezelési rendszere számos eleme szigorú központi szabályozás keretei között működik [1],[2],[3]. Ezeket figyelembevéve kell az elektronikus ügyiratkezelési rendszereket kialakítani. Az általunk bemutatott példa, -amely már két éve működik az Állategészségügyi Szolgálat rendszerében- A Lotus Notes alapokon az Állategészségügyi Szolgálatban már két éve működő ügyiratkezelő rendszer jó példa lehet, az ilyen irányú fejlesztések vonatkozásában. 2. Technikai háttér A Fejér Megyei Állategészségügyi és Élelmiszer Ellenőrző Állomás egyike annak a húsz állomásnak (továbbiakban állomás) Magyarországon, amely megyei (fővárosi) illetékességgel ellátja a hatáskörébe utalt szakigazgatási feladatokat. Az Állategészségügyi Szolgálathoz ezen kívül 5 intézet, valamint a jelenlegi határ-állategészségügyi hálózat is. Ennek a rendszernek az integrált informatikai hátterének kiépítéséért és működtetéséért az Országos Állategészségügyi Informatikai Rendszer (OÁIR) a felelős. Valamennyi megyei állomáson két-két szerver működik. Az egyik biztosítja a Novell NetWare lokális hálózatot (LAN), a másik DOMINO szerver -LINUX SuSe 8.0 operációs rendszerrel- a Lotus Notes alapú alkalmazások lokális szerverét. Az országban lévő lokális hálózatokat egymással 256 Kb-es bérelt vonali rendszer kapcsolja össze. Az egyes állategészségügyi állomásokhoz az adott megyében található kerületi főállatorvosi hivatalok és határállomási kirendeltségek kapcsolódnak. A kerületi főállatorvosi hivatalok jelenlegi hálózati kapcsolata 128 KB ISDN modemekkel valósul meg egy távoli elérésű szerver (RAS) behívásán keresztül. Hátárállomási kirendeltségeken vagy bérelt vonali, vagy modemes behívás került kialakításra. Bár a Lotus Notes irodai szoftver-rendszer minden hálózati munkaállomáson működik, az ezen az alapon kifejlesztett NetRegister csak az intézetekben, illetve a megyei központokban. A Fejér Megyei Állategészségügyi állomásokon az iktatást a következő klinens oldali technikai eszközök segítik: 2
- 24 db PC és 3 db notebook - 1 db Minolta Di251 nagyteljesítményű multifunkciós irodai készülék (digitális fénymásoló, hálózati nyomtató és szkenner) - 1 db HP 5Si MX lézernyomtató - 2 db HP Scanjet 5550 C dokumentum-szkenner 3. Iktató modul A CNW Rendszerintegrációs Rt. által az (OÁIR) rendszertervei alapján elkészített NetRegister NetPartner modul az állomások DOMINO szerverein kerültek elhelyezésre. A modul a munkaállomásokra telepített Lotus Notes felületről érhető el, a megfelelő jogosultság birtokában. 3.1. Jogosultság és hozzáférés. A regisztrált felhasználók, a notes-adminisztrátor által elkészített személyes ID-fájljuk birtokában léphetnek a programba. A jelenlegi szabályozás szerint, az ID-fájlt félévente frissíteni, hitelesíteni kell, amit a notesadminisztrátor végez el. Az iktatási rendszerben végzett különböző műveletek külön jogosultságok birtokában végezhetőek. Ezek a jogosultságok felhasználói-csoportok részére éppúgy biztosítható, mint egyedi felhasználók vonatkozásában. Jogosultsági csoportok: - érkeztetők - szignálók - ügyintézők - irattárazók 4. Iktatás menete 4.1. Érkeztetés. Érkeztetés és iktatás központilag történik a központi iktatóirodában. Az itt található négy PC közül kettőhöz lokálisan dokumentum-szkenner van elhelyezve. Az érkeztetendő ügyirathoz elektronikus ügyiratlap készül (1. ábra), amin az ügyirattal kapcsolatos és egyéb pl. a keresés szempontból fontos információk kerülnek elhelyezésre. Az ügyirat érkeztető számát a program osztja ki automatikusan szigorú számadás szerint. Ezt az ügyiratszámot szkennelés előtt a nyomtatott ügyiratra is rá kell vezetni, így a szkennelt dokumentum azonosítása a későbbiekben bármikor elvégezhető. Ezt a tevékenységet a központi iktató-irodában négy, erre felhatalmazott személy végzi (érkeztető-csoport). 4.2. Szignálás. Legmagasabb szintű vezetői jogosultság, ami által az elektronikus ügyirat, a hozzátartozó csatolásokkal az ügyirat érdemi ügyintézőjéhez kerül 3
kiosztásra. Egy ügyirat egy időben, csak egy személyre szignálható és csak ennek az ügyintézőnek van jogosultsága az ügyiratot lezárni. Az érdemi ügyintéző, illetve a szignálást végző személy az adott ügyiratot bármikor továbbszignálhatja szükség esetén (szabadság, betegség, téves szignálás, stb.). Ilyenkor is az ügyiratot csak az aktuális ügyintéző zárhatja le. Szignálás mellett kijelölhető azon személyek köre is, akik bár nem az ügy érdemi intézői- szükséges, hogy az ügyirat tartalmáról értesüljenek. Itt szemben az ügyintézői szignálással- több személy is megjelölhető. Mind az érdemi ügyintéző, mind az ügyiratról informált személyek az ügyiratról e- mail-ben értesülnek. Ebben az e-mail-ben az ügyirat tárgya, érkeztető/iktatószáma kerül feltüntetésre. Emellett az e-mail tartalmaz egy linket, amely a felhasználót a megfelelő ügyirathoz irányítja (2. ábra). 1. ábra Elektronikus ügyirat-lap (részlet) 4
2. ábra Ügyirat e-mail 4.3. Iktatás. Az iktatás során az ügyirat hasonlóan az érkeztető számhozfolyamatos sorszámozású, szigorú számadású. Iktatószámot azok az érkeztetett ügyiratok kapnak, amelyekkel teendő van, vagy amelyet az ügyintéző, vagy szignáló személy az ügyirat fontossága szerint- iktatása utal. A közigazgatási szervezetek általában un. főszámos iktatás alkalmaznak. Ennek a lényege, hogy minden ügy, kezdő ügyirata az adott évben következő üres iktatószámot kapja (főszám). Az ügyben keletkező következő ügyirat ennek a főszámnak az alszámain lesznek iktatva (pl. 2500/2004, 2500/1/2004, 2500/2/2004). Bejövő ügyiratok iktatását az iktató-iroda munkatársai végzik, a kimenő ügyiratokét az érdemi ügyintézők is végezhetik, saját munkaállomásukon. Ezáltal az iktatás folyamata nagymértékben felgyorsult. 4.4. Határidők. A határidők az elektronikus ügyiratlapon feltüntetésre kerülnek. Beállítható, hogy az ügyintéző és/vagy a szignáló személy részére a program jelzést adjon, ha a határidő közelít, esetleg elérkezett. 4.5. Egyéb csatolások az ügyiratlaphoz. Az ügyiratlaphoz hasonlóan az eredeti dokumentum csatolásához- bármilyen fájl, parancsikon, vagy link csatolható. 4.6. Ügyintézői napló és kezelési feljegyzések. Minden, a programban végzett tevékenységről, akcióról feljegyzés készül, amelyhez a felhasználó azonosítója és az időpont is hozzá van rendelve. Ez a feljegyzés az ügyiratlapról a továbbiakban már nem távolítható el. Ugyancsak itt kerül visszavonhatatlanul elhelyezésre az ügyintézői megjegyzések is. 5
4.7. Ügyirat lezárása. A befejezett ügyiratot az érdemi ügyintéző lezárja. Ezáltal igazolja, hogy az adott ügy el lett intézve. Az ügyiratot jogosultság birtokában- újra nyitottá lehet tenni. 5. További fejlesztési irányok Amennyiben a kerületi főállatorvosi irodákat sikerül a bérelt vonali rendszerbe integrálni, vagy az on line kommunikációt bármilyen más megbízható módon kialakítani, akkor egy teljesen egységes, megbízható megyei ügyiratkezelési rendszer elvi alapjait lehetne ezáltal megteremteni. 6. Összefoglalás Az elektronikus ügyiratkezelő rendszerek kialakítása egyre inkább aktuálissá válik napjainkban. A megfelelően kialakított iktató-rendszer a következő fontosabb előnyökkel bírnak a klasszikus papír-alapú iktatással szemben: - papírtakarékos - integrált ügyiratkezelés elvi alapjait teremti meg - gyors irattovábbítást valósít meg - helytakarékos - műveletek ellenőrzése, naplózása - korszerű nyomonkövetés - gyors visszakeresési lehetőség - határidő figyelés - stabil, visszaélések elvi lehetőségét csökkenti - csökkenti a tévesztés gyakoriságát - könnyű illeszthetőség minőségirányítási rendszerekbe (ISO9000, ISO 14000 széria, CAF, MSZ EN ISO 17025, stb.) 6
Hivatkozás 1. 3/1999. FVM Miniszteri Utasítás Iratkezelési Szabályzat- 2. 4/B/1999. FVM Miniszteri Utasítás 3. 10878/2002. FVM Állategészségügyi és Élelmiszer-ellenőrzési Főosztályvezetői Utasítás 7