Oktatási terv: Mellékletek Oktata si sege dlet Minta Önkormányzata DMSone Ultimate PE iratkezelő rendszer bevezetése Készítette: Tóth Imre DMSOne Zrt. 2014.
Tartalomjegyzék Program használata... 3 Bejelentkezés... 3 Program elemek... 3 Helyettesítés... 4 Egyéni beállítások... 4 Iktatókönyvek és jogosultságok... 4 Bejövő iratok kezelése... 5 Ügyintézés... 12 Irataim/Ügyirataim... 12 Ügyirat lezárása... 14 Ügyirattérkép... 14 Belső iratok kezelése... 15 Kimenő iratok kezelése... 18 Kimenő irat iktatása... 18 Postázás... 20 Tértivevény visszaérkezésének rögzítése... 22 Irat átadás-átvétel folyamata... 23 Irat átvétel... 23 Átszignálás... 24 Irat átiktatása és sztornózása... 25 Irattárazás, iratkölcsönzés... 26 Iratkölcsönzés... 27 Listák visszakeresés... 28 Főszámok, alszámok listázása... 29 Ügyek állapota lista... 29 Irattárazások lista... 30 Outlook plugin használata... 30 Fogalomtár... 34 2
Program használata Bejelentkezés Minden felhasználónál elérhető a DMSone Ultimate parancsikon, mellyel elindítható az irat/dokumentumkezelő rendszer. A bejelentkezéshez ki kell választani a szervezeti egységet, majd megadni a felhasználónevet és a jelszót. Program elemek Bejelentkezés után a hírfolyamon láthatjuk a Feladatok mappában a feladatainkat. A határidős feladatok, melyek már lejártak, piros színnel, kiemelve jelennek meg. A Lista mappában keresetünk a már elvégzett feladatainkra. 3
Helyettesítés A felhasználók helyettesítését a rendszeradminisztrátor tudja beállítani. A helyettesítés lehet állandó jellegű, illetve egy adott időszakra szóló. A helyettesítés esetén a felső sarokban található legördülő név mező segítségével át lehet lépni a helyettesített felhasználó jogosultsága alá, amihez nincs szükség a másik felhasználó jelszavára. A helyettesítés alatt végzett tevékenységet a rendszer rögzíti. Egyéni beállítások Az Egyéni beállításokat a Rendszer / Beállítások menüpont alatt lehet megtalálni. Ennek a menüpontnak a segítségével lehet néhány beállítással egyénire szabni a program felületét. (Pl. a grid sorok laponként itt állítható be, hogy menyi rekordot mutasson oldalanként a rendszer.) Iktatókönyvek és jogosultságok A szervezet az alábbi iktatókönyveket használja: - Központi iktatókönyv H - Humán iktatókönyv Az alábbi jogosultsági szabályok lettek meghatározva: Ügyintéző ügyfél (partner) adatokat is módosíthat. Az ügyintézők főszámra is iktathatnak. Az ügyintézők módosíthatnak főszámot/alszámot. Az Irattáros jogosultság magában foglalja a határidő kezelést, selejtezést, illetve a levéltárazás funkciót egyaránt. Minden lekérdező használhatja a grid -ről indítható excel kimeneteket. 4
Bejövő iratok kezelése Bejövő irat ügykezelési folyamata Központi iktató Jegyző Osztályvezető Ügyintéző Postai küldemények Bejövő emailek a központi címre Szignálás ügyintézőre Email S.K. vagy pályázat? igen Emailek nyomtatása Iktatás Email iktatása Outlook plugin segítségével nem Érkeztetés-bontás Érkeztetés Érkeztetés-bontás Ügyintézés Szkennelés igen Polgármesteri hatáskör-e? igen Irat elintézése nem Jegyzői szignálás szükséges-e? Szignálás osztályvezetőre, ügyintézőre Átadás a Polgármesteri Kaninetnek Ügyirat lezárása, iratok rendezése dossziéba, átadás irattárazásra Irattárazás Küldemények érkeztetése, bontása A bejövő postai küldemények a központi iktatóba érkeznek, ezután a kabinet bontja és átnézi a leveleket, majd visszakapja a központi iktató, ahol a küldeményeket érkeztetik és bontják az iratkezelő rendszerben. Érkeztetés, bontás során az iratok szkennelése is megtörténik. Az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően az iktatandó iratokat leválogatják és átadják szignálásra. Az iktatandó iratokat a Jegyző papíralapon szignálja. A kabinet átadja az iratot szignálási feladatra a DMS szoftverben a kiszignált vezető részére vagy az ügyintézőnek ügyintézésre. A vezető elvégzi az irat ügyintézőre történő szignálását és átadja az iratot az ügyintézőnek. Az ügyintéző ezután iktatja az iratot. Minden olyan küldeményt, amelyet személyesen hoznak be az ügyfelek, a titkárságon vagy az ügyfélszolgálaton vesznek át személyesen, az átvételről átadás-átvételi bizonylatot lehet nyomtatni. Érkeztetési helyek: Központi iktató Ügyfélszolgálat 5
Az iratkezelő alkalmazás automatizáltan, alapértelmezett értékekkel tölt ki bizonyos mezőket amelyet a felhasználó módosíthat. A felhasználók számára az érkeztetéskor a Küldő neve (partner) mező kitöltése kötelező. Érkeztetési szám formátuma: 12345/2013 (sorszám/év). Az érkeztetési számot az iratra fel kell vezetni. A partner rögzítésénél meg kell győződni arról, hogy biztosan nem szerepel-e már a partner partnertörzsben. Az adatbevitelnél pontosan rögzítsük a partner nevét, lehetőleg ne használjunk rövidítéseket. Tartsuk szem előtt, hogy a partnertörzset más felhasználók is használják, és számukra is egyértelműnek és kereshetőnek kell lennie a rögzített adatoknak. A címadatoknál a házszámot külön mezőbe írjuk, illetve az utca nevénél kerüljük a rövidítést. Alapértelmezett mezők az érkeztetési és bontási lépésekben (amelyek természetesen módosíthatók szükség szerint) Beérkezés módja: Postai küldemény Kézbesítés prioritása: normál Adathordozó típusa: papír Bontható: igen Azoknak a küldeményeknek az érkeztetése, amelyek bontása nem megengedett, ugyan úgy történik, mint a bonthatóaké, csak ebben az esetben az érkeztetési számot a borítékra kell felvezetni és a bontás fülön a bontható mezőnél a nem mellé kell kattintani (a rendszerben ez jelöli az sk. Bontást ). Lehetőség van az érkeztetési és a bontási munkafolyamat együttes és külön-külön lépésben történő kezelésére, utóbbi esetben akár más-más felhasználói is elvégezheti a két lépést különböző időben. 6
Érkeztetés bontás egy lépésben űrlap: Érkeztetés fül Érkeztetés bontás egy lépésben űrlap: Bontás fül A Csatolmányok fülön lehetőségünk van elektronikus csatolmány hozzáadására az irathoz. Az iratkezelési folyamat következő tevékenysége a szignálás. A következő tevékenység elvégzése a Feladat fülön adható meg és minden esetben meg kell jelölni azt a személyt, aki a következő lépést el fogja végezni. Csak megfelelő jogosultságú személyek hajthatnak végre következő tevékenységet, amit a szoftver minden esetben ellenőriz, és figyelmeztet, ha nincs megfelelő jogosultsága a kijelölt személynek. A következő feladat elvégzésének megfelelő beállítást minden esetben a Kijelöltem a következő feladatvégzőt feliratú jelölőnégyzet jelölésével kell igazolni. Az érkeztetés és bontás egyben funkciót a Rendben gombbal véglegesítjük. 7
Érkeztetés bontás egy lépésben űrlap: Feladat fül Irat szignálása Az érkeztetés-bontás követően a szervezeti egységek vezetőihez kerülnek az iratok a rendszerben szignálásra, a szignálási lépésben meg kell adni az irat ügyintézőjét és az ügyintézési határidőt, valamint a szignálási megjegyzésben meg lehet adni az ügyintézésre vonatkozó utasítás(oka)t. Szignálandó iratok listája A szignálási űrlapon az adatok fülön lehet megadni a szignálási adatokat, a lássák még fülön pedig az iratot meg lehet osztani másokkal olvasásra. A feladatok fülön meg kell adni azt a személyt, aki az iratot ügyintézési feladatra megkapja, automatikusan az irat ügyintézőjére változik, ha módosítjuk az ügyintéző adatmezőt. 8
Szignálás szignálási menüpont Az Adatok fülön a szignálásnál be kell pipálni a Főszám ügyintézőjének módosítása jelölőnégyzetet, ha azt szeretnénk, hogy a főszám ügyintézése is a kijelölt ügyintézőhöz kerüljön, ebben az esetben a teljes ügy (főszám) intézése a kijelölt ügyintézőé. Érdemes minden esetben bejelölni. A Lássák még fülön lehetőség van több címzett megadására, akik betekinthetnek az iratba (azaz tájékoztatásul lássák), illetve engedélyezhetjük az alszámra történő iktatást. A Csatolmányok fülön a korábban csatolt állomány(ok) tekinthető(k) meg. 9
A Feladatok fülön az adatoknál megadott felhasználó jelenik meg, mint elvégző (ügyintéző) dolgozó. A kiválasztott személy fogja elvégezni a következő lépést az iratkezelési folyamatban. A kijelöltem a következő feladatvégző ellenőrzése (bepipálása) után, a rendben gombbal rögzítjük a szignálást, amelynek következtében elindul a feladat a kijelölt dolgozó részére. Bejövő irat iktatása A szignált iratok az Iktatás menüpontban jelennek meg az ügyintézőnél. Az iktatandó iratot ki kell jelölni és a sötétszürke középső menücsíkon a Zöld villám bejövő gyorsiktató gombra kattintva el lehet végezni az iktatási feladatot. Amennyiben az iratot nem szükséges iktatni: Nem iktatandó jelöléssel kell ellátni a szoftverben az érkeztetés űrlapon, és a küldemény nem kap iktatószámot. Az iratokat alszámra vagy főszámra lehet iktatni, annak megfelelően, hogy az iratnak van-e előzménye. Ha alszámra szeretnénk iktatni az iratot, akkor a főszám mezőnél az Irat választás menügombot kell használni. 10
Gyorsiktató űrlap Gyorsiktató űrlap Egyéb fül A vastagon szedett mezőnevek kitöltése kötelező az iktatási lépésben. A tárgy mezőbe a tárgyat soha NE rövidítsük. Az Elvégző dolgozó mezőben kell megadni a következő lépés elvégzőjének (szignálónak/ügyintézőnek) a nevét. Az iratokat alszámra vagy főszámra lehet iktatni, annak megfelelően, hogy az iratnak van-e előzménye. Ha már van előzmény és így alszámra szeretnénk iktatni az iratot, akkor a főszám mezőnél az Irat választás menügombot kell használni. A kereső feltételek megadása után rendben gomb megnyomásával indíthatjuk el a keresést. Ezután megjelenik a találati lista, a megfelelő ügyirat kijelölése esetén a Rendben gomb megnyomásával iktathatjuk az iratot alszámra. Amennyiben az iratnak még nincs előzménye, nem kell keresést végezni, főszámra kell iktatni az iratot. 11
Előzménykeresés - Irat választás Ügyintézés Az ügyintézést a Feladatok/Ügyintézés/Irataim és Ügyirataim menüben találjuk. Az iratok az Irataim, illetve az Ügyirataim menüpont alatt tekinthetőek meg. Az Irataim menüpont alatt az alszámok, az Ügyirataim menüpontban pedig a főszámok találhatóak meg. Irataim (alszám) elintézetté tétele az Elintézett gomb segítségével lehetséges amennyiben az irattal az ügyintézés befejeződött. Az ügyiratok lezárása az Ügyirataim menüpontból indítható el, feltétele, hogy az ügyirathoz (főszámhoz) tartozó alszámok elintézett állapotban legyenek, ezután végezhető el a főszám lezárása (lezárni csak befejezett ügyeket lehet). Az ügyintézés végeztével az irathoz rögzíthető a dokumentum elintézésének dátuma. Irataim/Ügyirataim 12
Az Irataim felületen azok az alszámos iratok jelennek meg, amelyek a bejelentkezett ügyintézőhöz vannak rendelve. A következőkre van lehetőségünk: Átszignálás: Egy iratot vagy egy ügyet egy arra jogosult felhasználónak (szignáló vezetőnek) abból a célból átküldeni, hogy jelöljön ki (szignáljon) másik ügyintézőt az irathoz (téves ügyintéző kijelölés esetén). Új: Ha nem rendelkezünk iktatási joggal, akkor egy iktató jogosultsággal rendelkező felhasználótól kérhetünk iktatást. Új kimenő iktatás: A kijelölt irat ügyiratába új kimenő iratot lehet alszámra iktatni. Új belső iktatás: A kijelölt irat ügyiratába új belső iratot lehet alszámra iktatni. Elintézés: A kijelölt iratot és azzal járó feladatot elintézett állapotba lehet tenni. Kimenő gyorsiktatás: A kijelölt irat ügyiratába új kimenő iratot lehet alszámra iktatni gyorsiktató funkció segítségével. Átadás: A kijelölt irat, részleges ügyintézési feladat, átadása egy másik szintén ügyintézési joggal rendelkező felhasználónak. Szkennelés: A kijelölt irathoz közvetlen a számítógépre csatlakoztatott szkennerrel be lehet szkennelni az irat elektronikus képét. Dokumentum létrehozás indítás: A kijelölt iktatott iratra lehet indítani egy dokumentum jóváhagyást. Az Ügyirataim (főszám) menüpontban az alábbi feladatokat lehet elvégezni: Lezárás: Miután befejeztünk egy üggyel (főszámmal) kapcsolatos mindenféle ügyintézési teendőt, az ügyet/ügyiratot lezárhatjuk, és átadhatjuk irattárba. Átadás: A kijelölt ügy teljes ügyintézési feladatának átadása egy másik, szintén ügyintézési joggal rendelkező felhasználónak. Új kimenő: Meglévő ügyhöz új kimenő iratot lehet alszámra iktatni. Új belső: Meglévő ügyhöz új belső iratot lehet alszámra iktatni. Határidőbe helyez: A kijelölt iratot határidőbe tudjuk helyezni, majd a rendszer a határidő lejárta után automatikusan újra előveszi. Felfüggesztés: Az ügy/ügyirat felfüggesztése esetén a határidő számítás is leáll. 13
Ügyirat lezárása Egy ügy/ügyirat (főszám) lezárását (az üggyel kapcsolatban nem várható további megkeresés, ügyintézés) csak abban az esetben engedi a rendszer, ha az adott ügynek minden alszáma elintézett állapotban van. Az ügy/ügyirat lezárásának helyes sorrendje a következő: 1. Az ügyhöz tartozó összes irat (alszám) elintézése. (Ügyintézés/Irataim - Elintézés gomb) 2. Ügy lezárása. (Ügyintézés/Ügyirataim Lezárás gomb) Az ügyirat (főszám) lezárásakor jelöljük ki az ügyiratot, majd kattintsunk a Lezárás gombra, majd a felugró ablakban válasszuk ki a megfelelő ügykört és irattári tételt (ez határozza meg a továbbiakban az ügyirat őrzési idejét, az Iratkezelési Szabályzat 1. sz. melléklete az Irattári terv tartalmazza részletesen). A Feladat fülön válasszuk ki a listából az irattárazásért felelős személyt és továbbítsuk az ügyet irattárazásra. Ügyiratot lezárni csak abban az esetben tudunk, ha annak ügykörét és tételszámát is kiválasztottuk. A lezárt ügyirat eltűnik a Feladatok/Ügyintézés menüpontból. A lezárt ügyek a Listák/Iktatás/Alszámok, illetve Főszámok menüből kereshetőek vissza. Ha az ügykörhöz csak egy irattári tétel tartozik, akkor a mezőt automatikusan kitölti a rendszer, ha nem, akkor nekünk kell kiválasztani (a tételszámhoz van az őrzési idő csatolva). Kimenő iratok akkor számítanak elintézettnek, ha a kimenő folyamaton végigmentek. Postai küldemények esetén a kimenő folyamat végét a postázási lépés jelenti, e-mailek esetén pedig az iktatás az utolsó lépés. Ügyirattérkép Ügyirat lezárása menüpont Az Ügyirataim, illetve az Irataim menüpontban a megtekinteni kívánt elemre történő dupla kattintással tudjuk előhozni az ügyirattérképét. A felugró ablakban megtekinthetjük és módosíthatjuk mind az ügyirat (főszám), mind az ügyhöz tartozó iratok (alszámok) adatait is. A nem módosítható adatok az ablakban inaktívak. Egy-egy irathoz akár megjegyzést is fűzhetünk, illetve csatolmányt is feltölthetünk. Az ügyhöz (főszámhoz) tartozó iratok (alszámok), az ablak bal oldali részében a fastruktúrába rendezve láthatók. Az egyes elemek adatai kattintásra betöltődnek az ablak jobb oldali részébe. 14
Belső iratok kezelése A belső iratok használatának módját az alábbi két példa szemlélteti folyamatábra segítségével. Belső irat (Pl: információ kérés) Belső irat (Pl: feladatkiosztás) Ügyintéző Ügyintéző Ügyintéző Ügyintéző Belső irat iktatása saját ügyiratba Belső irat átvétele Belső irat iktatása másik ügyintéző ügyiratába Belső irat átvétele Irat átadása Ügyintézés Irat átadása Ügyintézés Belső irat visszaadása Ügyirat lezárása Belső irat átvétele Ügyirat lezárása Belső irat iktatását az Irataim menüpontban a megfelelő iraton állva az Új belső gomb segítségével lehet indítani, ha egy meglévő ügyirathoz (főszámhoz) szeretnénk új alszámként iktatni. 15
A belső iratok iktatása történhet főszámra vagy alszámra a felső vagy a középső soron található belső iktatási gombot használva. Alszámos iktatás esetén az iktatás egy előzménykereséssel indul. A kereső feltételek megadása után rendben gomb megnyomásával indíthatjuk el a keresést. Ezután megjelenik a találati lista, a megfelelő ügyirat kijelölése esetén a Következő gomb megnyomásával iktathatjuk az iratot alszámra. Amennyiben nincs a keresési feltételek alapján találat, akkor az iratot főszámra iktathatjuk a főszám gomb megnyomásával. Az iktatószámot az iratra minden esetben rá kell írni (iktatószám formátuma: iktatóhelyi azonosító/főszám-alszám/év). Belső iratot is lehet a Lássák még gel továbbítani tájékoztatásul a kolléga(k) részére. Iktatási típust választó adatlap 16
Belső irat iktatása főszám adatok fül Belső irat iktatása: Alszám adatok fül Amennyiben alszámos iktatást választunk, akkor az alábbi iratkeresési felület ugrik fel, majd ezt követően a bejövő iktatófelület Alszám adatok füle. Alszámos iktatás esetén az ügyiratkeresési fül 17
Kimenő iratok kezelése Kimenő küldemény esetén az ügyintézés munkafolyamat-lépést követően a kiadmányozás, majd az expediálás történik meg, végül a postázás lépéssel zárul a kimenő papír-alapú iratok kezelése, melynek postázása fizikailag a titkárságról történik. Ezeket a tevékenységeket egy lépésben is el lehet végezni a gyorsiktató funkció segítségével - Piros villám. Folyamatábra Kimenő irat ügykezelési folyamata Ügyintéző Vezető Központi iktató Kimenő irat elkészítése, ügyintézés Szoftveren kívül Iktatás gyorsiktatval Kiadmányozás Szkennelés Expediálás Postázás Kimenő irat iktatása A kimenő iktatás előzménye az irataim vagy ügyirataim menüpont alatt található iratok egyike, melyre ráállva rögtön alszámra történik majd az adatrögzítés, de kimenő irat is iktatható új főszámra, amennyiben új ügyet indítunk. 18
A kimenő irat gyorsiktatás folyamata a normál iktatási folyamattól annyiban tér el, hogy magában foglalja, és egy lépésben végzi el az iktatási, kiadmányozási és expediálási tevékenységeket. Kimenő irat iktatása gyorsiktatással 19
Kimenő irat iktatása gyorsiktatással: Egyéb fül Postázás A Postázás feladatok átvétele után a postázás menüpontban végezhető el a postázás, akár iratonként, vagy a csoportos postázással, ha egyszerre több irat kerül kiküldésre. Postázási feladat Egy irat esetén az irat kijelölése után a Postázás gomb megnyomása után lehetőségünk van az irat postázási adatait megadni, súly, illetve bérmentesítési (postázási) díj. A postai szolgáltatások fülön megtekinthető, hogy az ügyintéző a kimenő levél elkészítésekor, milyen módon kéri feladni a levelet. Az irat postázását a Rendben gombbal véglegesíthetjük. 20
Postázás A Csoportos postázás esetén lehetőségünk van több kimenő levél, egyidejű postázására is. Az iratok kijelölése, leválogatása után a Csoportos postázás gomb megnyomásával előjön a csoportos postázás funkció. A Csoportos postázást a Rendben gombbal véglegesítjük. Csoportos postázás Postakönyv (postai feladójegyzék) előállítása Postázási feladat után a postázó elő tudja állítani a postakönyvet az Eseti feladatok Postakönyv előállítása menüpont segítségével. A listában azok a küldemények szerepelnek, amelyek postázási lépése már megtörtént, de még postai feladójegyzékben nem szerepelt. Azokat a küldeményeket, amelyeket nem szeretnénk feladójegyzékben szerepeltetni, a megfelelő sorok kijelölésével és a Nem kerül postakönyvbe gomb megnyomásával lehet törölni (pl. az ügyintéző leállította a kiküldést). 21
Az egyszerre kijelölt küldemények egy feladójegyzékbe fognak kerülni, miután a Postakönyv előállítása gomb segítségével a feladójegyzék létre lett hozva. Postaküldemények feladójegyzéke Tértivevény visszaérkezésének rögzítése A tértivevényes iratok postázását követően a visszaérkezett tértivevényeket rögzíteni kell az iktatási rendszerben az Eseti feladatok fül Tértivevény rögzítés menüpont használatával. A postázott iratokra az iktatási, címzett neve, vagy a RAGszámuk segítségével lehet visszakeresni. A visszaérkezett tértivevényt a kimenő irat másodlati példánya mögé kell tűzni a rögzítést követően. 22
Visszaérkezett tértivevényekhez tartozó iratok keresése A tértivevény rögzítése során megadható az irat kézbesítési dátuma, a tértivevény visszaérkezési dátuma, valamint a megjegyzés mezőben a tértivevényen szereplő egyéb adatok (átvevő neve, egyéb kézbesítési megjegyzések). A rögzített információk megjelennek a postázott irat ügyirat térképén. Tértivevény rögzítési adatlap Irat átadás-átvétel folyamata Az iktatási rendszer jegyzőkönyv nélküli irat átadás-átvételt valósít meg, naplózással. A felhasználók minden esetben automatikusan adják át az iratot a következő tevékenység elvégzésére kijelölt felhasználó részére. Irat átvétel Minden egyes művelet végén (mint pl. érkeztetés-bontás, szignálás, iktatás, ügyintézés) ki kell jelölni a következő művelet végrehajtóját a Feladat fülön. Ha a felhasználó másik felhasználótól kap feladat/iratot, akkor a rögzített tétel a Visszaigazolandó küldemények Átvétel menüpontban jelenik meg. 23
Az automatikus iratátadást követően a következő tevékenység elvégzőjének az iratokat át kell vennie az Átvétel menüpont segítségével az átadótól. Amíg az átvevő nem vesz át az iratot, addig az átadó az Átvételre vár menüpontban látja az át nem vett iratokat. Lehetőség van az átvétel helyett a visszaküldésre is, ha pl. tévesen jelölték ki a végrehajtót. Minden visszaküldés esetében a Visszaküldés indoklása mező kitöltése kötelező. Visszaküldés esetén a Visszavétel Továbbküldés menüpontban jeleneik meg az irat annál a felhasználónál, aki eredetileg küldte az iratot. Átszignálás Az átszignálás az irat ügyintézőjének módosítását teszi lehetővé. A felugró ablakban adjuk meg azt a felhasználót, akinek szignálási joga van, ezáltal meg tudja határozni az új ügyintézőt. Ha a teljes 24
ügyiratot (főszám és összes alszám) szeretnénk átszignáltatni, akkor válasszuk A teljes ügyiratot átadom a kijelölt alszámmal opciót. Az átszignálás lépése opcionális, elvégezhető mind iktatás előtt, mind pedig utána akár többszörösen is. Irat átiktatása és sztornózása IIktatott irat átszignálása Az átiktatási funkció segítségével meg lehet oldani a rossz helyre iktatott irat(ok) megfelelő helyre történő iktatását. Az átiktatás egy lépésben sztornózza az iratot és készít egy új iktatást a régi irat adataival (az új iktatáson megjelenik az előző iktatószám, így folyamatban követhető a történet). Átiktatási lehetőségek: Főszámot átiktatni egy másik főszámra (iktatókönyv váltás is lehetséges); Főszámot alszámként iktatni egy meglévő főszám alá; Alszámot új főszámként iktatni; Alszámot egy meglévő főszám alá alszámként iktatni. Az átiktatás funkció a Listák panelen Alszámok és Főszámok menüpont alatt található. Iratok törlésére a Sztornó funkció használható. A sztornózott irat logikailag törölt állapotba kerül, és a listákban áthúzva jelenik meg. A sztornózás funkció a Listák panelen Alszámok és Főszámok menüpont alatt található. 25
Irattárazás, iratkölcsönzés Az irattárazási feladatra átvett iratok a Feladatok panel Irattárazás menüpontja alatt találhatóak. A kiválasztott iratot kijelölve az Irattárazás gomb segítségével lehet az irattárazást elvégezni. Irattárazási feladatok Központi Irattárba csak lezárt, irattári tételszámmal ellátott, teljes ügyiratok adhatók. Az irattárba adásnál az alábbi mezők beállítása kötelező: Irattár Iratkezelésért felelős személy (irattáros) Irattárba helyezés Irattári tétel Levéltárba adhatás/selejtezhetőség dátuma Az irattári tételszám alapján a dokumentumkezelő rendszer a Levéltárba adhatás dátuma és a Selejtezhetőség dátuma mezőket automatikusan kitölti. Irattárazási feladat elvégzésekor - szükség esetén - még lehetőség van az irattári tétel módosítására. 26
Az irattárazási feladatot csoportosan is el lehet végezni, de fontos, hogy olyan ügyiratokat (főszámokat) jelöljünk ki, melyek irattári tétele megegyezik. Ha különböző tételű ügyeket akarunk csoportosan irattárba helyezni, akkor az első kiválasztott főszám tételére módosul a többi ügy tételszáma is, ezért ez nem ajánlott. Az egyéb adatok fülön megadhatjuk az irattárazandó ügyirat fizikai helyét is. Iratkölcsönzés Irattárazás adatlap Az iratkölcsönzési folyamatot az ügyintéző egy irattárban lévő irat kikérésével tudja elindítani. Az irat kikérési igény megjelenik az irattárosnál, aki az irat fizikai kikeresését követően, átadja a kölcsönzött ügyiratot az ügyintézőnek. Az ügyintéző az ügyiratot a lezárását követően visszaadja az irattáros részére irattárazási feladatra. Iratkikérés Ügyintéző Irattáros Iratkikérés indítás Iratkikérési feladat átvétele Irat kikeresése az irattárból Kölcsönzött irat átvétele Irat kiadás Ügyirat lezárása, átadás irattározásra Irattárazás 27
Az iratok kikérése az Eseti feladatok/iratkikérés menüben érhető el az ÚJ menüpont segítségével. A megjelenő ablakban ki kell választani a kikérendő ügyirat főszámát és a kölcsönzés célját. A főszám kiválasztásához használjuk az Irat választás gombot, mely megnyomása után egy iratválasztó ablakban különböző meta adatokra szűrve kereshetjük meg a kívánt ügyet. A Feladat fülön válasszuk ki az iratkiadásra jogosult irattáros felhasználót, majd továbbítsuk neki a feladatot. Új iratkikérés indítása Az iratkiadást a Feladatok/Irattárazás/Iratkiadás menüben találjuk. Két lehetőséget biztosít számunkra a rendszer: Iratkiadás: kikért iratok kiadását. Nem kölcsönözhető: kikérés visszautasítását, mert már valaki kikölcsönözte Iratkiadási adatlap Listák visszakeresés A keresési feladatokat a Listák főmenü pont alatt található különféle listázási lehetőségek közül választva lehet elvégezni. Miután kiválasztottuk a megfelelő listázási lehetőséget az szűrőablakban 28
különféle keresési feltételeket lehet beállítani. A keresett iratok a Keresés gomb megnyomását követően jelennek meg. A Lássák még -en keresztül, azaz tájékoztatásul kapott iratok is a Listák alatt jelennek meg olvasottá tételt követően. Az alábbiakban néhány fontosabb lista kerül bemutatásra. Főszámok, alszámok listázása A listában megtalálható minden főszám, illetve alszám, ami a rendszerben keletkezett. Bármely listát választva is a megjelenő rekordokon duplát kattintva az ügyirattérképet tartalmazó ablak ugrik fel. Ügyek állapota lista Ezen a felületen tudjuk ellenőrizni az ügyeink státuszait (állapotait). 29
Irattárazások lista Az irattárazások listákban megtekinthetjük, hogy mely ügye(in)k kerültek irattárba. Duplán kattintva egy irattárazott tételen megtekinthetjük annak részleteit: irattárazás adatait, fizikai helyét és irattári mozgásait. Outlook plugin használata Az e-mailek iktatására Microsoft Outlook 2007-es verziójától kezdődően elérhető az iratkezelési rendszer beépülő pluginja, aminek a segítségével közvetlenül a levelezési programból lehet elvégezni az e-mailek Iktatását (érkeztetés és iktatás egy lépésben). Bejövő e-mail iktatás Az Outlook elindítása után a felületen található egy iktatás gomb (bővítmények alatt), amellyel elindíthatjuk az iktatási folyamatot. A levelezési program indítását követően az első iktatási műveletnél a rendszer kéri a bejelentkezési adatokat, a levelezési program bezárásáig megjegyzi a bejelentkezett felhasználót. 30
A gomb megnyomása után ha még nincs a rendszerben a levél küldőjének e-mail címe akkor egy felugró ablakon (partner felvétele) felvehetjük az új partnert. Kiválaszthatjuk, hogy magánszemélyt, céget (közület) vagy belső személyt szeretnénk felvenni új partnerként. Az ablak felső részében megadhatjuk a partner személyes adatait, az ablak alsó részében pedig a cím, ill. a levelezési adatokat. Amennyiben a partner már szerepel a rendszerben, automatikus kiválasztásra kerül a partner az e- mail címe alapján, vagy begépelés segítségével ki lehet választani a legördülő listából. Outlook plugin: Iktatási felület Az Iktatás típusa legördülő mezőből kiválaszthatjuk, hogy milyen műveletet szeretnénk elvégezni az e-mailen. Iratkezelés típusai az alábbiak lehetnek: Érkeztetendő: Ebben az esetben bekerül az érkeztetési feladatok közé az irat. Érkeztetés: Ekkor elvégezzük az érkeztetés feladatot, és bekerül a bontások feladatok közé az irat. Bontás: Ebben az esetben elvégezzük a bontás feladatot, és bekerül az iktatási feladatok közé a létrehozott irat. Iktatás: Ekkor elvégezzük az iktatási feladatot, ami magában foglalja az érkeztetést is. 31
Kötelező kitölteni a Következő feladat elvégzője mezőket. Az első mezőben meg kell adni a szervezetet a második mezőben pedig a felhasználót (ügyintézőt). Az Iktatás típusa mezőben megadott értéktől függően változnak a kötelező mezők. Iktatás esetén kötelező kiválasztani az Iktatókönyvet ahová az iratot iktatni szeretnék (és ahova iktatási joggal rendelkezünk), ebben az esetben aktívvá válik a Főszám mező. Amennyiben főszámra szeretnénk iktatni, abban az esetben a Főszám mezőt üresen kell hagyni, ha alszámra szeretnénk iktatni, akkor a Főszám mező mellett lévő kereső gomb segítségével ki kell keresni a megfelelő főszámos iratot az előtte kiválasztott iktatókönyvből. A kereső ablakon lehetőség van ügyfélre, tárgyra, ill. ügykörre keresni, amennyiben egyik szűrőfeltételt sem adjuk meg és így keresünk, abban az esetben az összes főszámos iratot megjeleníti, ami az adott iktatókönyvben szerepel. A kiválasztott irat főszáma megjelenik a Főszám mezőben. Továbbá kötelező kitölteni az Ügyintéző, ill. Vezető mezőket. A gomb megnyomása után a program elvégzi az iktatást és legenerálja az iktatószámot. Az asztal jobb alsó sarkában megjelenik egy kis felugró buborékablakban az irat iktatószáma. Az iktatószám az Outlookban is mentésre kerül. Kimenő e-mail iktatás Új kimenő iktatást a levelező rendszerből az új email létrehozásával lehet indítani, mintha csak egy hagyományos e-mailt hoznánk létre. Amennyiben egy kimenő e-mailt iktatni szeretnénk, akkor az Iktatás és küldés gombot kell használni küldésre. 32
Az Iktatás és küldés gomb megnyomása után a következő ablak jelenik meg: Kötelező kitölteni a Következő feladat elvégzője mezőket. Az első mezőben meg kell adni a szervezetet a második mezőben pedig a felhasználót. Továbbá kötelező megadni a Partnert (van lehetőség új partnert felvenni), az Iktatókönyvet, alszámos iktatás esetén a Főszám mezőt, illetve az Ügyintézőt és a Vezetőt. A Rendben gomb megnyomása után a program elvégzi az iktatást és a legenerált iktatószámot betölti a küldeni kívánt e-mail Tárgy mezőjébe. Az iktatószám a tárgyba beszúródik, és iktatószámmal ellátva lesz elküldve a levél a címzettjének. Rendben gomb megnyomásával az e-mail elküldve, iktatva, felcímkézve, és rögzítve kerül tárolásra az iratkezelő rendszerben is. 33
Fogalomtár 1. átmeneti irattár: a Társaság által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; 2. átadás: irat, ügyirat (főszám) vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása; 3. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása; 4. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat; 5. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet; 6. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét; 7. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz; 8. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása; 9. érkeztetés: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben; 10. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatalügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz; 11. iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven; 12. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; 13. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; MINTA: iktatókönyvi azonosító/főszám-alszám/év 14. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból; 15. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak; 16. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; 17. irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre; 34
18. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások; 19. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez; 20. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár; 21. küldemény: az irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozz tartozó listán címzéssel láttak el; 22. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; 23. levéltárba adás: a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; 24. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek; 175 25. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; 26. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 27. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól elválasztható; 28. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; 29. naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása; 30. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; 31. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell; 32. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása; 33. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is; 34. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; 35. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat; 36. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja. 35