BÉREN KÍVÜLI JUTTATÁSOK PERSONline-NEXON\cafe Dolgozói önkiszolgáló modul FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS V.7.02
Bejelentkezés... 3 A képernyő szerkezete... 4 Időkorlátozás... 5 A program felépítése, funkciói... 5 Cafeteria szabályzat... 5 Információ... 5 Súgó... 6 Nyilatkozatok létrehozása, kezelése... 6 Új nyilatkozat rögzítése: juttatási csomag kiválasztással... 10 Új nyilatkozat rögzítése: elemek kiválasztásával... 12 Juttatási elem rögzítése... 13 Juttatási elem módosítása... 18 Juttatási elem törlése... 19 Nyilatkozat módosítása... 19 Nyilatkozat törlése... 20 Nyilatkozat lezárása... 21 Nyilatkozat nyomtatása... 22 Folyószámla... 22 Kilépés... 25 Visszalépés a Főmenüre... 25 2 Oldal
Bejelentkezés A personline az Internet Explorerben a kihirdetett url-cím megadásával érhető el. A personline felületre mindenki saját felhasználó nevével és jelszavával jelentkezhet be. A felhasználó név és a jelszó beírása után, a Bejelentkezés gombra kattintva érhető el a Personline felület. A felületen a nexcafé Cafeteria menüpontot választjuk. 3 Oldal
A képernyő szerkezete Visszalépés a Főmenübe Kilépés Panel összecsukása Kilépésig hátralévő idő Bejelentkezett felhasználó Súgó Menü A képernyőn látható a megnyitott oldal címe, a dolgozó eddigi nyilatkozatai időrendi sorrendben. A bal oldali sávban található a program menüsora. A képernyő jobb felső sarkában megjelenik a bejelentkezett felhasználó neve, a kilépésig hátralévő idő számlálója valamint itt érhető a felület kezelését segítő Súgó. A - Panel összecsukása gombbal a bal oldali menü egy keskeny sávvá csukható össze. Ez esetben a képernyőn a menühöz tartozó ikonos gombok maradnak fenn, így a képernyő terület nagy része a tényleges adatok megjelenítésére használható. Panel összecsukása A - Panel kinyitása gomb hatására a képernyő a teljes méretre ugrik vissza. 4 Oldal
Panel kinyitása A Panel összecsukása/kinyitása gombok használatával a tartalom megjelenítés a támogatott képernyő felbontásnál kisebb (pl. 1024x768 vagy a 800x600 felbontású) képernyők esetén is megfelelő. Időkorlátozás A program időkorlátozási funkcióval rendelkezik, a meghatározott idejű inaktív állapotot követően automatikusan kilép. A kilépésig még hátralévő idő a képernyő jobb felső sarkában látható. Az automatikus kilépéskor a program az utolsó mentett állapotot tárolja. A program felépítése, funkciói Cafeteria szabályzat Cafeteria szabályzat Kiválasztása után egy új böngészőablakban megnyitható a cég cafeteria szabályzata. A szabályzat ki is nyomtatható. Információ A cafeteria adminisztrátor elérhetősége - Név, Telefonszám, Email cím- tekinthető meg, akihez a cafeteriával kapcsolatos kérdésekkel fordulhat a dolgozó. 5 Oldal
Információ Biztonságtechnikai megfontolásokból a webes email címeket "Elkódolva" jelenik meg. Ha erre az elkódolt formára ráhúzzuk a kurzort, akkor az email címet átalakítja normál email címmé. Rákattintva, pedig az alapértelmezett levelezővel egy üres levelet hoz létre. Súgó A képernyő jobb felső sarkában érhető el a dolgozói önkiszolgáló felület cafeteria rendszer súgója. Súgó A Súgó részletesen bemutatja a felületen elérhető funkciókat és használatukat. Nyilatkozatok létrehozása, kezelése A Nyilatkozatok funkció gomb alatt Új nyilatkozat gombra kattintva lehet nyilatkozatot létrehozni. 6 Oldal
Új nyilatkozat létrehozása Amennyiben az adminisztrációs felületen beállításra került, hogy a nyilatkozás megkezdésének előfeltétele az elfogadó nyilatkozat kitöltése, ez esetben a dolgozói önkiszolgáló felületen a nyilatkozat kitöltés az alábbi módon változik: Az elfogadó nyilatkozat kitöltése az új (adott keretidőszakra vonatkozó) cafeteria nyilatkozat létrehozásához kapcsolódó művelet, annak első lépése. 7 Oldal
Nyilatkozati pont Válasz kijelölése Tárgyévi támogatás adatai Az Elfogadó nyilatkozati képernyőn megjelennek a cég által meghatározott nyilatkozati pontok, melyre a dolgozónak az abban foglaltak szerint a megfelelő válasz kijelölésével kell nyilatkoznia. Amennyiben a dolgozó más munkáltatónál már részesült a nyilatkozati pontban hivatkozott cafeteria juttatásból, ez esetben itt tud nyilatkozni az adott évre vonatkozó támogatás mértékéről és a juttatás idejéről. Az egyes nyilatkozati pontok kitöltése után a képernyő alján szereplő pontja elfogadottá. pont bejelölésével válik ezen nyilatkozat valamennyi nyilatkozati 8 Oldal
Az Elfogadó nyilatkozat kitöltés befejezésekor, a képernyő tetején található Elfogadom gombbal lehet a nyilatkozatot véglegesíteni. Elfogadó nyilatkozat véglegesítése Az Elfogadom gomb megnyomásakor a program ellenőrzi, hogy valamennyi nyilatkozati pontra megtörtént-e a válasz kijelölése. Ha nem, az alábbi hibaüzenet jelenik meg a képernyőn. 9 Oldal
Ha a nyilatkozati ponthoz a következők szerint részesültem választás történt, ebben az esetben a kapott támogatás összegét és a juttatás dátumát is ki kell tölteni. Hiányosan kitöltött nyilatkozati pontnál az alábbi hibaüzenet jelenik meg a képernyőn. Az Elfogadó nyilatkozat véglegesítése után, annak utólagos módosítására nincs lehetőség. Visszavonását a cafeteria Adminisztrátornál lehet kezdeményezni. Amennyiben az Elfogadó nyilatkozat kitöltése sikeresen megtörtént a megszokott módon elkezdhető a cafeteria nyilatkozat kitöltése. Nyilatkozat létrehozása kétféle módon lehetséges: juttatás csomag kiválasztásával vagy elem választással. Új nyilatkozat rögzítése: juttatási csomag kiválasztással Új nyilatkozat létrehozás csomag választással Amennyiben készültek juttatási csomagok, a Nyilatkozat létrehozása csomag kiválasztásával kattintva a megjelenő legördülő lista segítségével lehet kiválasztani a megfelelő csomagot. A csomag kiválasztása után megjelennek a benne szereplő elemek és azok összegei, valamint a csomag teljes értéke nettó illetve bruttó értékben. 10 Oldal
A Juttatás csomag tartalmazhat, úgynevezett gyűjtős csomag elemet, amihez több cafeteria juttatás elem lett hozzárendelve. A gyűjtős elemet tartalmazó csomag esetén a dolgozó döntheti el, hogy a gyűjtő elemhez tartozó cafeteria juttatások közül melyik az az egy, amire felhasználja a tételhez rendelt bruttó értéket. Juttatás csomagból választás esetén a képernyőn megjeleníthető a dolgozó által választott juttatás csomag megnevezése és paraméterei. Ehhez az adminisztrációs modulban az Alapbeállítások WEB nyilatkozati felületen megjelenítendő mezők beállításban szükséges a mezőket bejelölni. 11 Oldal
Módosult a WEB-es nyilatkozat kitöltési felületen a Nyilatkozat elemei karbantartási képernyő. Juttatás csomagok esetén a csomagválasztás már nemcsak a nyilatkozat létrehozásnál lehetséges, hanem a nyilatkozat módosításnál is. A csomagválasztást követően a nyilatkozat kitöltés folytatható elem felvitellel is, ez esetben a csomagra vonatkozó információk (csomag megnevezése, paraméterei) törlődnek a képernyőről. A csomagválasztás jóváhagyása a Rendben gombra kattintva történik. A Mégsem gomb választásával visszajutunk a nyilatkozat oldalra. A csomag elfogadása után létrejön a nyilatkozat, benne a választott csomag elemeivel. Új nyilatkozat rögzítése: elemek kiválasztásával Ez esetben a Nyilatkozat létrehozása elemek kiválasztásával gombot kell választani. 12 Oldal
Új nyilatkozat létrehozás elem választással Juttatási elem rögzítése Új cafeteria elem felvitele Ha vannak kötelező cafeteria elemek a juttatási rendszerben, azt a program automatikusan betölti. A kötelező elem a nyilatkozatból nem törölhető. 13 Oldal
Kötelező elem További elemek az Új felvitel gombbal adhatók hozzá a nyilatkozathoz. A juttatási elemeket a Cafeteria elem legördülő menüből lehet kiválasztani. 14 Oldal
Cafeteria elem választás A kiválasztott elemről megjelennek a rendszerben tárolt alap információk A Leírás gombra kattintva további szöveges információkat tudunk megtekintetni 15 Oldal
Elemtípusok: Havi rendszerességű elemek: olyan juttatási elemek, amelyek jellemzően havi rendszerességgel, havonta azonos mértékben kerülnek kiadásra (pl. étkezési utalvány, önkéntes pénztári tagdíjak) Hónapválasztásos elemek: olyan elemek, amelyeket a szabályzat értelmében csak meghatározott hónapokra választhatnak a dolgozók (pl. SZÉP kártya - szálláshely) Számlás elszámolású elemek: olyan elemek, amelyek elszámolása a dolgozók által leadott számlák alapján történik (pl. helyi bérlet) Közeli hozzátartozó részére igényelt juttatásnál válasszuk ki a hozzátartozót vagy állítsuk be a Nincs meghatározva értéket. Hozzátartozó kiválasztása Nyilatkozási tippek: A nyilatkozást megelőzően a cafeteria szabályzatot figyelmesen el kell olvasni! Havi rendszerességű elemek esetén érdemes az elem felvitelkor a havi igényelt összeget megadni. Ez alapján a program kiszámolja az éves összeget. Éves juttatás elem esetén az éves értéket célszerű megadni. Évente 1-2 alkalommal rendelhető elemeknél megadhatjuk, hogy mikor szeretnénk igénybe venni és milyen összegben. Több juttatás (utalványok) esetén a program a választható címleteknek megfelelően korrigálja a beírt összeget. (Pl.: étkezési utalványnál nem választható nettó 2222 Ft, mert ilyen címletű utalvány nincs) Ha a juttatás elemet közeli hozzátartozójának választja és a listából nem tudja kiválasztani, úgy az Információ felületen megjelölt munkatársat kell felkeresni. 16 Oldal
A nettó összeg beírása után nyomjuk meg a Bruttó érték számítása gombot, vagy ha bruttó összegben adtuk meg a tervértéket, akkor Nettó érték számítása gombot. Az elem rögzítése a Hozzáad gombra kattintva történik. Elvetéséhez pedig a Mégsem gomb választandó. A rendszer az alábbi módon jelzi, ha a juttatás elemhez tartozik kötelező nyomtatvány. 17 Oldal
Kötelező dokumentum Az Új felvitel gombbal tudunk további juttatási elemeket felvenni a nyilatkozatba. Juttatási elem módosítása A nyilatkozatban rögzített cafeteria elem csak akkor módosítható, ha a nyilatkozat szerkeszthető, vagyis feldolgozás alatti állapotban van ( ikon a nyilatkozat neve előtt). A megfelelő nyilatkozat megnyitását követően kiválasztandó a módosítani kívánt elem. A módosítások rögzítése a Módosít gombbal, elvetése pedig a Mégsem gombra kattintva történik. A juttatási elemek kiválasztását követően a Mentés gombbal lehet a nyilatkozatot rögzíteni. 18 Oldal
Adatok mentése Juttatási elem törlése A nyilatkozatba már felvett juttatás az jelre kattintva törölhető. A törlést megerősítő kérdés OK-ra kattintása után törlődik a juttatás a nyilatkozatból. Nyilatkozat módosítása Nyilatkozat módosítására mindaddig van lehetőség, amíg a nyilatkozat állapota feldolgozás alatti ( ikon a nyilatkozat neve előtt). A nyilatkozatban a felvett juttatás elemek módosíthatók, a keretidőszak és keretösszeg nem. Amennyiben a nyilatkozatban a korábban felvitt tételek módosítása szükséges, a dolgozó a Nyilatkozatok gombra, majd a módosítandó nyilatkozat nevére kattintva tudja elvégezni. Ekkor megjelenik a nyilatkozat elemeinek listája, ahol ezek módosíthatók, 19 Oldal
törölhetők illetve új elemek is rögzíthetők, amennyiben a keretösszegből még maradt felhasználható rész. Nyilatkozat szerkesztése Nyilatkozat törlése A nyilatkozat csak addig törölhető, amíg a nyilatkozat állapota Módosítható állapotú ( ikon a nyilatkozat neve előtt.). A törlést a dolgozó a Nyilatkozatok gombra, majd a törlendő nyilatkozat neve melletti ikonra kattintva tudja elvégezni. Nyilatkozat törlése 20 Oldal
A program a nyilatkozat törlése előtt megmutatja a törlendő nyilatkozat tartalmát, továbbá megerősítő kérdést tesz fel a törlésre vonatkozóan. A Rendben gombra kattintva a nyilatkozat törlődik. Törölt nyilatkozat visszaállítására nincs lehetőség! Nyilatkozat lezárása Amikor a dolgozó elkészül a nyilatkozat kitöltéssel, választása véglegese, a tételeken már nem módosít, ez esetben a nyilatkozatot a dolgozónak le kell zárni. A lezárás a Nyilatkozatok gombra, majd a lezárandó nyilatkozat neve melletti felbukkanó megerősítő kérdés OK gombjára kattintva végezhető el. ikonra, majd a Nyilatkozat készre állítása A rendszer jelzi, hogy a lezárás pillanatában mennyi összeget nem használt fel a dolgozó a rendelkezésre álló keretösszegből. Készre tétel után a nyilatkozat a web felületen már nem módosítható tovább! 21 Oldal
Nyilatkozat nyomtatása A kitöltött cafeteria nyilatkozat és az egyes juttatásokhoz tartozó kötelező nyomtatványok csak akkor nyomtathatók, ha a nyilatkozatot a dolgozó Készre jelölte. A nyomtatás ikon ez esetben válik aktívvá. Nyilatkozat és a kapcsolódó nyomtatványok nyomtatása A Nyilatkozatok képernyőn a kiválasztott nyilatkozat neve melletti ikon kell megnyomni. Ezután jelöljük ki a nyomtatandó dokumentumokat. A Rendben gomb megnyomása után a képernyőn megjelennek a kiválasztott dokumentumok, nyomjuk meg a Nyomtatás gombot. Az elkészült Cafeteria nyilatkozatot és a hozzá tartozó kötelező nyomtatványokat két példányban szükséges kinyomtatni. Az elkészült Cafeteria nyilatkozatot és a kiegészítő nyomtathatjuk a nyilatkozatba lépve. nyilatkozatot egyesével is Folyószámla Amikor az Adminisztrátor a nyilatkozatot jóváhagyta, és a cafeteria juttatások számfejtése megtörtént, ezután meg tudjuk tekinteni a Cafeteria folyószámlánkat. 22 Oldal
Folyószámla nyomtatása A Folyószámla oszlopban található ikon segítségével megnyitható az adott időszakhoz tartozó cafeteria folyószámla, amely részletes kimutatást tartalmaz a cafeteria elemek felhasználásáról. 23 Oldal
Áttekintés, amely megmutatja havi és elemenkénti bontásban a dolgozók által igényelt és részükre már elszámolt juttatásokat. A Nyomtatás gombra kattintva a folyószámla kinyomtatható. 24 Oldal
Kilépés Az alkalmazásból való kilépéshez a jelet kell választani. Kilépés A megerősítő ablakban az Igen választásakor hajtódik végre a kilépés. Visszalépés a Főmenüre Visszalépés a Főmenübe 25 Oldal