Felhasználói kézikönyv HostLogic SAP EKAER 2.0 megoldáshoz

Felhasználói kézikönyv HostLogic SAP EKAER 2.0 megoldáshoz verzió 4.1 2015.03.12.

Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 3 1 2. Jogosultság... 3 3. EKÁER jelszó titkosítása... 4 4. Törzsadatok... 6 4.1 Cikktörzs... 6 4.2 Kockázatos vámtarifaszámok karbantartása... 7 4.3 Csoportosítási feltételek megadása... 8 4.4 Limitfigyelés beállítása... 9 4.5 MNB középárfolyam beállítása... 10 4.6 Törzsadatok beállítása a beszállítási bizonylathoz... 11 4.6.1 Szállító törzs... 11 4.6.2 Beszerzési infórekord... 12 4.7 Le- és Felrakodási címadatok... 13 4.8 Lerakodási cím... 13 4.8.1 Lerakodási cím létrehozása... 13 4.8.2 Lerakodási cím felvétele a megrendelőhöz... 14 4.9 Felrakodási cím... 15 4.9.1 Felrakodási cím létrehozása... 15 4.9.2 Felrakodási cím felvétele a szállítóhoz... 16 4.10 Speditőr kezelése... 18 4.10.1 Speditőr partnerszerep... 18 4.10.1.1 Speditőr partnerszerep az értékesítésben... 18 4.10.1.2 Speditőr partnerszerep a beszerzésben... 18 5. A Hostlogic SAP-EKAER program paraméterezése... 19 6. A HostLogic SAP-EKAER megoldás működése... 20 6.1 EKAER gyűjtőmenü... 20 6.2 EKAER tranzakciók... 22 6.3 Tranzakciókódok szűkített funkcionalitással... 26 6.3.1 YH_EKAER_CREA... 26 6.3.2 YH_EKAER_MOD... 27 6.3.3 YH_EKAER_DEL... 28

új 6.3.4 YH_EKAER_FIN... 29 6.3.5 YH_EKAER_CREA_IN... 30 6.3.6 YH_EKAER_MOD_IN... 31 6.3.7 YH_EKAER_DEL_IN... 32 6.3.8 YH_EKAER_FIN_IN... 33 6.4 EKAER szám igénylése kiszállítások és fuvarszervezés esetén... 34 6.4.1 Manuális csoportképzés... 39 6.5 Az SAP ERP rendszerből igényelt EKAER adatok módosítása... 40 6.5.1 A módosított EKAER adatok elküldése... 40 6.6 EKAER szám törlése... 42 6.7 EKAER szám lezárása (véglegesítése)... 44 6.8 EKAER számok riportálása... 46 6.9 Manuálisan igényelt EKAER szám rögzítése... 48 7. SAP folyamatok... 49 7.1 Kiszállítás fuvarszervezés nélkül... 49 7.2 Kiszállítás fuvarszervezéssel... 54 7.2.1 Rendszám, fel- és lerakodás időpontjának rögzítése... 54 7.3 Európai Uniós import beszerzés - beszállítás... 56 7.3.1 Beszerzési megrendelés létrehozása visszaigazolás vezérlő kulccsal... 56 7.3.2 Bejövő szállítási bizonylat létrehozása... 57 7.3.2.1 Létrehozás megrendelésre hivatkozva... 57 7.3.2.2 Létrehozás szállító alapján... 59 7.3.3 Beszállítás... 60 Új és bővített fejezetek a V2 verziójú felhasználói kézikönyvben 4.2, 4.3, 4.4 Törzsadatok a kockázatos termékek elkülönítésére, a csoportosítás vezérlő paramétereire valamit a limit értékek megadására bővített 6.2 EKAER tranzakciók listái bővített 6.3.1, 6.3.2, 6.3.3, 6.3.4, 6.3.5, 6.3.6, 6.3.7, 6.3.8 EKAER tranzakciók layout és funkcionális módosulása a csoportképzés miatt. bővített 6.4, 6.5 EKAER műveletek a csoportképzéssel kiegészülve Új 6.4.1 Manuális csoportképzés 2

1. Bevezetés A 1629/2014. (XI. 6.) Korm. határozat alapján Magyarországon elkezdődött az Elektronikus Közúti Áruforgalom Ellenőrző Rendszer (EKAER) bevezetése. A hatálybalépés dátuma 2015.01.01. A rendelkezéssel kapcsolatos részletes információk a következő linken érhetők el: https://www.ekaer.nav.gov.hu/ A HostLogic Zrt., mint SAP alapú ügyviteli rendszerek professzionális támogatója ügyfelei, illetve a SAP rendszert használó vállalatok számára kidolgozott egy SAP alapú megoldás csomagot. Igénybevételével a SAP rendszert használó vállalatok a törvényi elvárásoknak időben meg tudnak felelni, illetve a fejlesztés lehetővé teszi, hogy a rendelkezés következtében extrém mértékben megnövekedett ügyféloldali adminisztrációs terheken enyhíteni lehessen. A HostLogic megoldásával az EKAER szám igénylése mind értékesítés, mind az import beszerzés esetén automatizálható. Jelen Felhasználói kézikönyv a HostLogic EKAER-SAP megoldás 2.0 használatát írja le. A megoldás 2015 január 12-én kiadott rendelkezési utasításnak felel meg. A megoldás használatba vételéhez előzetesen szükséges a megfelelő beállítások elvégzése a SAP rendszerben. A megoldás igénybevételéhez mindenképpen szükséges a vállalat részéről a regisztrációs adatokat a NAV-tól előzetesen lekérni. Szükséges továbbá a NAV teszt rendszeréhez is megkérni a regisztrációs adatokat annak érdekében, hogy a HostLogic megoldást előzetesen a SAP teszt rendszerben ki lehessen próbálni. A regisztrációhoz és teszt rendszer integrációhoz a következő linken találhatók hasznos információk EKAER éles rendszer regisztráció folyamat dokumentáció: https://ekaer.nav.gov.hu/files/img/articles/80/tajekoztato_az_ekaer_regisztraciorol.pdf A NAV teszt rendszer regisztrációs adatait a következő címre küldött emailben kell kérni a vállalat Neve, Adószáma, Telefonszáma, E-mail címe megadásával: ekaer-importor-teszt@virgo.hu 2. Jogosultság A HostLogic megoldása a SAP rendszerben megszokott jogosultság kezelésre fel van készítve. A felhasználói hozzárendeléseket az előzetes beállítások során meg kell tenni. A jelen leírásban ismertetett funkciók használatához a megfelelő jogosultsággal rendelkezni kell. Erről bővebben a beállítási dokumentációban olvashatnak. H-1134 Budapest, Váci út 35. Tel: +36 1237 1730 Fax: +36 1 350 4113 Web: www.hostlogic.hu Info: info@hostlogic.hu 3

3. EKÁER jelszó titkosítása Az EKÁER szám igényléséhez szükség van egy felhasználói azonosítóra és egy aláíró kódra. Ezt az SAP rendszerben is rögzíteni kell (titkosított módon), hogy működhessen a gép-gép kapcsolat. Az alábbi eljárást csak az EKÁER rendszer felhasználóhoz kell végrehajtani. Az SAP felhasználók esetén erre nincsen szükség. Az YH_EKAER_PWD tranzakcióban a következő adatokat kell rögzíteni: 4 Mező Megnevezés Érték Vállalat A releváns vállalat 0200 (adott vállalat kódja) EKAER felhasználó azonosító EKAER jelszó A NAV által küldött felhasználó azonosító (20 karakter maximum) A NAV EKAER regisztrációkor megadott jelszó A NAV-nál regiszrált felhasználói azonosító EKAERuser jelszava Teszt Opcionális A művelet teszt módban is elvégezhető ha futtatás előtt kipipáljuk, végleges titkosításhoz hagyjuk üresen és úgy futtassuk.

A futtatás sikerességét a következő üzenet jelzi: Ezzel párhuzamosan a titkosított aláíró kód bekerül a következő paraméter táblába, ahonnan a program a jövőben ezt ki fogja olvasni az EKAER szám igényléséhez: 5

4. Törzsadatok Az EKAER NAV rendszere megkövetel bizonyos törzsadatokat, amiket az SAP ERP rendszerben az EKAER szám igénylése előtt ellenőriznünk kell, illetve hiányosság esetén pótolnunk kell a rendszerben. 4.1 Cikktörzs A vámtarifa szám kötelező eleme az EKÁER szám igénylési folyamatnak. A NAV előírása szerint maximum 8 karakter hosszú vámtarifaszámokat kell alkalmazni. Az SAP cikktörzsben a Külkereskedelem nézeten kell beállítani a vámtarifaszámot a Stat.árusz./imp.kód mezőben. (8 karakternél hosszabb vámtarifaszám esetén is csak az első 8 karaktert küldjük a NAV felé). 6

4.2 Kockázatos vámtarifaszámok karbantartása A későbbi limitfigyelés funkcióhoz szükséges meghatározni egy külön táblában, hogy melyek azok a vámtarifaszámok, amik adóügyi szempontból kockázatosnak tekinthetőek. A tábla a következő tranzakcióval érhető el a gyűjtő menüből (YH_EKAER_MENU): 7

4.3 Csoportosítási feltételek megadása Itt lehet beállítani azokat az adatokat, ami alapján szeretnénk, hogy a program csoportosítsa az adott kiszállításokat. Az adott csoportra EGY EKAER azonosító igényelhető. (praktikusan a szállítás fej adataiból lehet válogatni) A tábla a következő tranzakcióval érhető el a gyűjtő menüből (YH_EKAER_MENU): 8

4.4 Limitfigyelés beállítása A törvényi szabályozásnak megfelelőn lehetőség van arra, hogy beállítsuk a paraméter táblába, hogy milyen súly illetve értékhatár felett szeretnénk EKAER relevánsnak tekinteni egy szállítást. A tábla a következő tranzakcióval érhető el a gyűjtő menüből (YH_EKAER_MENU): Az értékhatárok külön definiálhatók normál, illetve kockázatos termék esetében. 9

4.5 MNB középárfolyam beállítása A NAV elektronikus felületen akkor is forintban kell megadni az értéket, ha a termék értékét eredetileg nem forintban határozták meg, a forintra történő átszámítás a tárgyévet megelőző év utolsó napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamon történik. Olyan külföldi pénznem esetében, amely nem szerepel az MNB hivatalos devizaárfolyam lapján, az MNB által közzétett, euróban megadott árfolyamon kell forintra átszámítani. Tranzakciókód: OB08 Fel kell vennünk egy MNB árfolyam típushoz azokat a valutákat a megfelelő átváltási faktorokkal amelyekkel ügyleteket bonyolít az adott cég. A tábla karbantartására évente egyszer a záró árfolyam kibocsájtásakor van szükség. 10

4.6 Törzsadatok beállítása a beszállítási bizonylathoz A beszállítási bizonylatokat csak olyan Európai Uniós beszerzési megrendelések esetén kell létrehoznunk, amelyeknél EKAER számot szeretnénk igényelni. 4.6.1 Szállító törzs Tranzakciókód: XK02 Miután megadtuk a szelekciós képernyőn az adott szállítót, ENTER. Majd a Beszerzési adatok képernyőn kitöltjük a Visszaigazolás vezérlő kulcs -ot: 0003 Beszállítás/n.von.ÁB legyen beállítva. Ha nem használunk beszerzési infó rekordot, akkor ezt az adatot innen másolja a beszerzési megrendelésbe a rendszer. Ezt mindenkép érdemes beállítani az érintet szállító esetében, ha van infó rekord, ha nincs. Ha használunk infórekordot, akkor az infó rekord létrehozás során már bekerül ez az érték az infórekordba. Különösen hasznos, ha az automatikus infórekord létrehozás is be van állítva. 11

4.6.2 Beszerzési infórekord Tranzakciókód: ME12 Ha a beszerzési infórekordok hamarabb létre lettek hozva, mint ahogy a szállító törzsben beállításra került a visszaigazolás vezérlő kulcs, akkor az infórekord felülírja a beszerzési megrendelésben a szállító törzs beállításokat. Vagyis már használatban lévő infórekordok esetén ez törzsadat karbantartási feladatot jelent! Visszaigazolás vezérlő kulcs: 0003 Beszállítás/n.von.ÁB legyen beállítva. 12

4.7 Le- és Felrakodási címadatok 4.8 Lerakodási cím Amikor belföldre, illetve külföldre értékesítünk és az áru egy úgynevezett Lerakodási címre kerül leszállításra a Megrendelő partnerszerepeit ki kell egészítenünk a LC Lerakodási cím - mel. Az LC partnerszerep használata nem kötelező, ha nincs kitöltve, akkor az árufogadó lesz a lerakodási cím. 4.8.1 Lerakodási cím létrehozása Tranzakciókód: VD01 Számlacsoport: YEKR Lerakodási cím Értékesítési szervezet: megfelelő ért. szervezet kiválasztása Értékesítési terület: megfelelőt ki kell választani Termékcsoport: megfelelőt ki kell választani Miután kitöltöttük az összes adatot a mentés gombra nyomva létrehozzuk a Lerakodási cím partnerünket. Fontos, hogy adószámot meg kell adnunk, mert erre is ellenőriz az EKAER rendszer. 13

4.8.2 Lerakodási cím felvétele a megrendelőhöz Tranzakciókód: VD02 Megadjuk a módosítani kívánt vevő kódját és a partnerszerepek fülön felvesszük az LC Lerakodási cím partnerszerepet a korábban létrehozott LC partnerrel. Amennyiben ezt beállítottuk a vevői rendelés, kiszállítás is átveszi a Lerakodási címet a többi partnerszerephez hasonlóan. Egy partnernek lehet több Lerakodási címe, de egy vevőrendelésben csak egy Lerakodási cím szerepelhet. 14

4.9 Felrakodási cím Az Európai Unióból történő import beszállítások esetén a megrendelőnek kell EKAER számot igényelnie a beérkező szállításhoz. Előfordulhat, hogy az áru egy úgynevezett Felrakodási címről kerül beszállításra. Ehhez létre kell hozni a Lerakodási címhez hasonlóan a Felrakodási cím partnert is és fel kell venni az adott szállító törzsadataiba. Az FC partnerszerep használata nem kötelező, ha nincs kitöltve, akkor a szállító lesz a felrakodási cím. 4.9.1 Felrakodási cím létrehozása Tranzakciókód: XK01 Beszerzési szervezet: megfelelőt ki kell választani Vállalat: NEM hozzuk létre Számlacsoport: YEKR EKAER Felrakodási cím Miután kitöltöttük a szervezeti adatokat (Vállalati nézetet nem kell!), ENTER megnyomása után feltöltjük a többi adatot is, ügyelve az adószám megadására. A partnerszerepek fülön, fontos, hogy vegyük fel az FC - Felrakodási cím partnerszerepet, és létrehozáskor a partnerszámhoz BELSŐ szöveget kell megadnunk. Miután készen vagyunk, MENTÉS. 15

4.9.2 Felrakodási cím felvétele a szállítóhoz Tranzakciókód: XK02 Megadjuk a módosítani kívánt szállító kódját, megadjuk a beszerzési szervezetet és a partnerszerepek fülön felvesszük az FC Felrakodási cím partnerszerepet a korábban létrehozott FC partnerrel. 16

Partnerszerepek fül: Módosítás után, MENTÉS. 17

4.10 Speditőr kezelése Az EKAER rendszer logikája: az EKAER bizonylatban megadható egy speditőr saját EKAER azonosítója (regisztrálnia kell magát fuvarozóként minden ilyen vállalkozásnak). Ebben az esetben a speditőr a saját adószámával bejelentkezve az EKAER rendszerbe (webes felületen) módosítani tudja az EKAER adatok egy részét (rendszám, le- és felrakodás időpontja). A paraméter táblába fel kell vinni a speditőr EKAER azonosítóját. Az SAP-ban használt szállítószámot vezető nullákkal kell beírni a paraméter táblába. (Vállalat/EKAER/SPED/Szállító kód kulcsokkal, érték mezőben az EKAER azonosító) 4.10.1Speditőr partnerszerep 4.10.1.1 Speditőr partnerszerep az értékesítésben A kiszállítás bizonylatban az SP partnerszerepben megadható annak a speditőrnek a szállítói kódja, akinek engedélyezni szeretnék, hogy módosíthassa az adatokat. A partnerszerep beállításait ellenőrizni kell. Kiszállításhoz az SD vevőtörzsben, a normál megrendelésben és a szállításban standard módon rögzíthető az SP partnerszerep. Vagyis a három hely bármelyikén rögzíthető az adat, és onnan öröklődik a további bizonylatokba. 4.10.1.2 Speditőr partnerszerep a beszerzésben Beszállításhoz: Beszerzésben a WL (Magyarul ÁR) partnerszerep való a speditőr rögzítésére. Egyelőre nem megoldott az WL szerep automatikus töltése a beszerzési megrendelésből, ill. szállító törzsből. Ezért itt csak arra adunk megoldást, hogy a WL szerep rögzíthető legyen a beszállítási bizonylatban. 18

5. A Hostlogic SAP-EKAER program paraméterezése A programot a használat előtt paramétereznünk kell, azaz a feladáshoz szükséges adatokat be kell állítani. Ennek elvégzése Tanácsadói feladat, részletes ismertető a Beállítási dokumentációban található. Tranzakciókód: YH_EKAER_PARAM Táblanév: YHL_EKAER_PARAM A tábla nem transzportreleváns, minden rendszerben manuálisan karbantartandó! Mező neve Megnevezés K/O* Értékek / Megjegyzések Vállalat Az adott vállalat kódja K Az a vállalat, aki nevében megkérjük az EKAER számot Terület EKAER HEADER Terület EKAER URL Terület SPED Terület USER Rendszer általános működéséhez szükséges K Értéke mindig fixen 1.0 A NAV weboldal elérése K Fontos, hogy ez más a teszt és más az éles rendszerben! Bizalmi speditőr, ha kiadjuk az EKAER szám módosítási jogát a speditőrnek SAP felhasználó, aki EKAER számot igényelhet (*) K = Kötelező érték, O = Opcionális érték, M = Megjelenítés O K ID SAP rendszerbeli partnerszerep kódja, Érték a speditőr EKAER száma Kulcs az SAP felhasználóneve, Érték az EKAER regisztrációs neve, PASSWORD EKAER jelszó PASSWORD_SIGN EKAER aláíró kulcs. 19

Teszt rendszerekből a teszt URL-t kell beírni: https://import-test-b.ekaer.nav.gov.hu/tradecardservice/customer/managetradecards Éles rendszerből az éles EKAER rendszer URL-jét kell beírni: https://import.ekaer.nav.gov.hu/tradecardservice/customer/managetradecards USER terület: Több SAP USER (felhasználó) használhatja ugyanazt az EKAER jelszót. 6. A HostLogic SAP-EKAER megoldás működése 6.1 EKAER gyűjtőmenü Az SAP-EKAER programcsomag fejlesztéseit a könnyebb kezelhetőség végett összefogtuk egy területmenüvel. A területmenü az YH_EKAER_MENU névvel érhető el. Elindításához írja be a kódot a tranzakciókód mezőbe. Enter után megjelenik az EKAER gyűjtőmenü. 20

Ebből az irányító cockpitből minden EKAER művelet elérhető. Bejövő és Kimenő szállítások menüpont alatta a későbbiekben szűkített funkcionalitású tranzakcióként emlegetett funkciókat érjük el. EKAER szám karbantartás - összes művelet alatt minden funkció elérhető: EKAER szám igénylés, módosítás, törlés, véglegesítés. Riportok alatt az EKAER számok riportálhatóak. Beállítások alatt az EKAER saját beállításait érhetjük el. 21

6.2 EKAER tranzakciók Az EKAER számok igénylését, módosítását, visszajelentését, törlését a különböző területeknek megfelelően szétválasztottuk, attól függően, hogy kiszállításról vagy beszerzésről (EU import) beszélünk. Értékesítés esetén kiszállításokra, illetve fuvarszervezés esetén a transzport bizonylatokra végezhetünk EKAER műveleteket, beszerzés esetén pedig az úgynevezett beszállítási bizonylatokra, más néven szállítási avizóra. Az EKAER szám igénylése és módosítása a csoportképzés miatt szét lett választva. Tranzakciókód Megnevezés Megjegyzés YH_EKAER EKAER összes funkcionalitás EKAER összes funkcionalitása elérhető YH_EKAER_CREA EKAER szám igénylés EKAER kimenő szállítás irány, EKAER szám igénylés YH_EKAER_MOD EKAER szám módosítás EKAER kimenő szállítás irány, EKAER szám módosítás YH_EKAER_DEL EKAER szám törlése EKAER kimenő szállítás irány EKAER szám törlése YH_EKAER_FIN EKAER szám visszajelentése EKAER kimenő szállítás irány EKAER szám véglegesítés YH_EKAER_CREA_IN EKAER szám igénylés, bejövő EKAER import beérkező szállítás, EKAER szám igénylés YH_EKAER_MOD_IN EKAER szám módosítás, bejövő EKAER import beérkező szállítás, EKAER szám módosítás YH_EKAER_DEL_IN EKAER szám törlése bejövő EKAER import beérkező szállítás, EKAER szám törlése YH_EKAER_FIN_IN EKAER szám visszajelentése bejövő EKAER import beérkező szállítás, EKAER szám véglegesítés 22

Szelekciós képernyő: 23

Mező neve Megnevezés K/O* Értékek / Megjegyzések Vállalat Az adott vállalat kódja K Az a vállalat, aki nevében megkérjük az EKAER számot Bejelentés igénylés Bejelentés módosítás Bejelentés törlése Bejelentés lezárása 24 Az EKAER művelet Az EKAER művelet EKAER szám törlése EKAER visszajelentése szám Limit figyelés Érték és súlylimitek figyelembevétele Limit alatti tételek megj. Limit alatti tételek megjelenítése K/O Ha ezt választjuk, akkor igényelhetünk EKAER számot K/O Ha ezt választjuk, akkor módosíthatjuk a már meglévő EKAER számot. K/O A már meglévő EKAER szám törlése K/O Amennyiben szeretnénk a beérkező szállítás EKAER számát visszaigazolni ezt az opciót kell választanunk O Ha a param táblában előzetesen adtunk meg súly illetve értéklimitet, akkor a szelekciónál ezt figyelembe fogja venni a program és csak a releváns tételeket jelenít meg. O A program meg tudja jeleníteni a limit alá eső tételeket is. Szállításfajta SAP szállítás bizonylat fajtája O A rendszerben használt szállítási bizonylat fajtája pl. LF kiszállítás, EL beérkező szállítás import esetén Szállítási határidő Létrehozás dátuma A szállítási bizonylatban szereplő dátum O A bizonylat dátuma O A szállítási bizonylat létrehozásának dátuma Értékesítési A bizonylat típusa O J- kiszállítások bizonylat típusa 7- beszállítások Tranzakció változatokban automatikusan töltve Árufogadó Árufogadó partner száma O Árufogadó partner kódja a kimenő szállításban Szállító Szállító partner O Szállító partner kódja a bejövő szállításban Transzportok Transzportbizonylat száma K/O Amennyiben fuvarszervezést használunk, akkor ezt az opciót kell választanunk a transzportbizonylatok leválogatásához Szállítások Szállítási bizonylat száma K/O Ha nem használunk fuvarszervezést, ezt az opciót kell használnunk a kiszállítások és import Bejelentés törlése/lezárása szekció Szállítás Törlés és visszajelentés esetén O esetén a beszállítások szelektálására Amennyiben a Bejelentés törlése vagy lezárás (visszajelentés) opciót választjuk, itt adhatjuk meg azoknak a szállítási bizonylatoknak a számát, amelyikre törölni/lezárni szeretnénk az EKAER számot

Layout Megjelenítési változat O Megadható az ALV listához tartozó megjelenítési változat Könyvtár a Path a lokális file O Gép-gép kapcsolat esetén nem releváns, lokális mentéséhez amennyiben F-Lokális file esetén használandó. fileoknak (*) K = Kötelező érték, O = Opcionális érték, M = Megjelenítés 25

6.3 Tranzakciókódok szűkített funkcionalitással A szelekciós képernyőkön megjelenő mezők jelentése és használata megegyezik az általánosan ismertetett szelekciós képernyőével. 6.3.1 YH_EKAER_CREA A kimenő szállításokra kérhetünk EKAER számot. (Értékesítési bizonylat típusa J-re állítva). Egyszerre több szállításra is kérhetünk EKAER számot vagy a csoportosítás segítségével csoportonként is kérhetünk EKAER számot. (Egy csoport több kiszállítást tartalmazhat). 26

6.3.2 YH_EKAER_MOD A kimenő szállításokra vonatkozóan módosíthatjuk az EKAER számot. (Értékesítési bizonylat típusa J-re állítva). Egyszerre több szállításra is kérhetünk módosítást, vagy a csoportosítás segítségével csoportonként is. (Egy csoport több kiszállítást tartalmazhat). 27

6.3.3 YH_EKAER_DEL A kimenő szállításokhoz tartozó EKAER számot törölhetjük. (Értékesítési bizonylat típusa J-re állítva). Egyszerre több kiszállításhoz tartozó EKAER számot is törölhetünk, illetve egy adott csoporthoz tartozót is. 28

6.3.4 YH_EKAER_FIN A kimenő szállításokhoz tartozó EKAER számokat véglegesíthetjük (visszaigazolhatjuk). (Értékesítési bizonylat típusa J-re állítva). A visszaigazolás történhet egyszerre több kiszállításra (EKAER számra), valamint adott csoportra is. 29

6.3.5 YH_EKAER_CREA_IN Az EU tagállamból érkező import beszerzésekhez tartozó beszállítási bizonylatokhoz igényelhetünk EKAER számot, (Értékesítési bizonylat típusa 7-re állítva). Egyszerre több beszállításra, valamint a csoportosítás segítségével csoportonként is kérhetünk EKAER számot. (Egy csoport több kiszállítást tartalmazhat). 30

6.3.6 YH_EKAER_MOD_IN A bejövő szállításokra vonatkozóan módosíthatjuk az EKAER számot. (Értékesítési bizonylat típusa 7-re állítva). Egyszerre több szállításra is kérhetünk módosítást, vagy a csoportosítás segítségével csoportonként is. (Egy csoport több kiszállítást tartalmazhat). 31

6.3.7 YH_EKAER_DEL_IN Az EU tagállamból érkező import beszerzésekhez tartozó beszállítási bizonylatok EKAER számát törölhetjük, akár tömegesen is, vagy csoportonként. (Értékesítési bizonylat típusa 7-re állítva). 32

6.3.8 YH_EKAER_FIN_IN Az EU tagállamból érkező import beszerzésekhez tartozó beszállítási bizonylatok EKAER számát igazolhatjuk vissza (véglegesíthetjük), egyszerre több EKAER számot is véglegesíthetünk, valamint adott csoportot is. (Értékesítési bizonylat típusa 7-re állítva). 33

6.4 EKAER szám igénylése kiszállítások és fuvarszervezés esetén Tranzakciókód Megnevezés Megjegyzés YH_EKAER EKAER összes funkcionalitás EKAER összes funkcionalitása elérhető YH_EKAER_CREA EKAER szám igénylés EKAER kimenő szállítási irány, EKAER szám igénylés, YH_EKAER_CREA_IN EKAER szám igénylés, bejövő EKAER import beérkező szállítás, EKAER szám igénylés Vállalatkód kitöltése: megfelelő vállaltkód megadásával Kiválasztjuk a Bejelentés igénylés opciót: Az EKAER szám igénylését nagyságrendekkel megkönnyíti, ha a szelekciós képernyőn, már bizonyos feltételek mentén válogatjuk le a szállítási bizonylatokat illetve a transzportbizonylatokat. Szállítás esetén szűrhetünk: Szállításfajtára, Szállítási határidőre, Bizonylat létrehozásának dátumára, Értékesítési bizonylat típusára (Kiszállítás J, Beszállítás 7 ), Árufogadóra vagy Szállítóra és a Szállítási bizonylat számára. Transzport esetén: Transzport bizonylat számára, Transzportútvonalra és a Szolgáltatóra. 34

Bekapcsolhatjuk a limitfigyelést, hogy a paramétertáblában beállított súly vagy értékhatár alatti kiszállításokat ne is válogassa be a listába. A súly és értékhatárok külön adhatóak meg kockázatos és normál termékcsoportok esetében. A termékek besorolása VTSZ szám alapján történik a kockázatos VTSZ számokat fejlesztett customizing táblában kell megadni, leírása a Beállítási dokumentációban található. Ha megadtuk a kívánt szelekciókat, vagy a szállítási bizonylat /transzportbizonylat számát. Megnyomjuk a végrehajtás gombot. A végrehajtás után megjelenik a szelekciónak megfelelően kiválasztott szállítások listája. Az adott kritériumnak megfelelő szállítások megjelennek, a program már automatikusan a beállított csoportosítási kritérium szerint összeállítja a csoportokat. Csoportosítási kritériumok beállítása a Beállítási dokumentációban található. A lista kényelemesebb használata érdekében készíthetünk saját úgynevezett Layout -ot, azaz testre szabhatjuk a megjelenítendő ALV listánkat. A Layout elmenthetjük, módosíthatjuk, kiválaszthatjuk a saját beállításainkat. ikon segítségével 35

A szállítások összsúly- és értékadatait szummázhatjuk, ezután bármely oszlop szerint részösszeget képezhetünk. Például, ha szeretnénk látni az egy járművel szállított kiszállítások összsúlyát és értékét, akkor a rendszám alapján részösszeget képezhetünk. A csoportkódra dupla kattintással kijelölhetjük egyszerre az egész csoportot, de soronként is megjelölhetjük a nekünk megfelelőket. A rekordok kijelölése után a gombbal indul az EKAER küldés indítása. Fontos! Küldés előtt az adatokat az adatbázis aktuális állapotának megfelelően frissítjük! A feldolgozás végén megjelenítjük az eredményeket. 36

Sikeres feldolgozás esetén, visszakapjuk a 15 jegyű egyedi EKAER azonosítót: Visszalépve a listába a sikeres EKAER szám igénylése esetén a csoport zöld színnel kijelölésre kerül. Hiba esetén nem kapunk EKAER azonosítót csak hibaüzenetet Ha az adott sorra duplán kattintunk, megkapjuk a hiba részletes leírását: 37

Sikertelen művelet esetén az adott sor(ok) pirossal lesznek megjelenítve. 38

6.4.1 Manuális csoportképzés Az automatikus csoportképzésből mi akár képezhetünk külön kisebb csoportokat is, ekkor csak a csoport tetszőleges sorait jelöljük ki. Ha egyszerre jelölünk ki feldolgozott és feldolgozatlan tételét, akkor hibaüzenetet kapunk. 39

6.5 Az SAP ERP rendszerből igényelt EKAER adatok módosítása Módosítható adatok: Gépjármű rendszáma, Fel- és lerakodás időpontja, Áru mennyisége Az adatok módosításának lépéseit lsd. 7.1.1Az EKAER szám igénylését megelőző lépések: fejezetben 6.5.1 A módosított EKAER adatok elküldése Tranzakciókód Megnevezés Megjegyzés YH_EKAER EKAER összes funkcionalitás EKAER összes funkcionalitása elérhető YH_EKAER_MOD EKAER szám módosítás EKAER outbound irány, EKAER szám módosítás YH_EKAER_MOD_IN EKAER szám módosítás bejövő EKAER inbound irány, EKAER szám módosítás Szelekció: Bejelentés módosítás 40

Megadjuk a módosított szálltás(ok)at Végrehajtás Amennyiben a szelekcióban olyan szállítást adunk meg amely csoportos EKAER számmal rendelkezik a program automatikusan beolvassa a csoportba tartozó többi szállítást is. Fontos : A csoportos EKAER számmal rendelkező szállítások csak együttesen kezelhetőek módosításkor, tekintve hogy a módosítás az egész csoportra vonatkozik. Ezért csak abban az esetben engedünk meg módosítási igény küldést amennyiben a csoportképzési adatok konzisztensek. Amennyiben valamely tétel értéke eltérő abban az esetben ellenőrizni kell az adatokat és harmonizálni kell a csoportban levő szállítások tekintetében A listában kijelöljük a megfelelő rekordokat és a kérelem küldése gombra kattintunk Zöld lámpa esetén a módosítások megtörténtek. Amennyiben a Group táblában megadott fej adatok valamelyike a csoporton belül eltérő, hibaüzenetet kapunk 41

6.6 EKAER szám törlése Tranzakciókód Megnevezés Megjegyzés YH_EKAER EKAER összes funkcionalitás EKAER összes funkcionalitása elérhető YH_EKAER_DEL EKAER szám törlése EKAER kimenő szállítási irány, EKAER szám törlése YH_EKAER_DEL_IN EKAER szám törlése bejövő EKAER import beérkező szállítás, EKAER szám törlése A szelekciós képernyőn már ki lesz töltve a Bejelentés törlése opció. A Bejelentés törlése szekcióba írjuk be a megfelelő szállítás számát, majd végrehajtás. Ha tömegesen szeretnénk törölni az EKAER számokat, akkor a szelekciós képernyőn adjuk meg a szelektálni kívánt szállításokra vonatkozó adatokat. 42

Törlés esetén is igaz hogy az egy csoportba tartozó szállítások együtt mozognak a törlés során, azaz ha a csoportba tartozó valamely szállításon olyan módosítást kell eszközölni, ami az EKAER szám törlését feltételezi akkor a csoportba tartozó összes szállítás EKAER kódja törlésre kerül, és igény esetén a csoport minden tagjára újra kell igényelni. A megjelenő listában kijelöljük a törölni kívánt EKAER kód szállítását és elküldjük a kérelmet Megkapjuk a visszaigazolást a törlésről: Ha szükséges, az adott szállításra új EKAER számot kérhetünk a Error! Reference source not found. Error! Reference source not found. fejezetben leírtaknak megfelelően. 43

6.7 EKAER szám lezárása (véglegesítése) Az EKAER azonosítóval beérkező szállításokat vissza kell igazolnunk a NAV felületén, azaz le kell zárni a kérelmeket. Tranzakciókód Megnevezés Megjegyzés YH_EKAER EKAER összes funkcionalitás EKAER összes funkcionalitása elérhető YH_EKAER_FIN EKAER szám visszajelentése EKAER kimenő szállítási irány, EKAER szám véglegesítése YH_EKAER_FIN_IN EKAER szám visszajelentése bejövő EKAER import beérkező szállítás, EKAER szám véglegesítése Szelekció: Bejelentés lezárása A Bejelentés lezárása szekcióba írjuk be a megfelelő szállítás számát, majd végrehajtás. Tömeges visszajelentés esetén használjuk a szelekciós képernyőt a bizonylatok leválogatására. A megjelenő listában kijelöljük a visszaigazolni kívánt EKAER kód szállítását és elküldjük a kérelmet 44

Megkapjuk az üzenetet a sikeres visszaigazolásról: Természetesen véglegesítés esetén is a csoportba tartozó összes szállításra vonatkozik a művelet. 45

6.8 EKAER számok riportálása A riportáló program segítségével lehetőségünk van a megigényelt EKAER számok listázására. Az egyszerű riporttal ki tudjuk listázni az SAP-ból automatikusan igényelt EKAER számokat és a NAV felületén megkért, az SAP-ban a megfelelő helyen manuálisan rögzített EKAER számokat is. Tranzakciókód: YH_EKAER_SIMPLE_LIST A program elérhető menüből vagy tranzakciókóddal. Szelekciós képernyő: 46

Mező neve Megnevezés K/O Értékek / Megjegyzések * Vállalat Az adott vállalat kódja K Az a vállalat, aki nevében megkérjük az EKAER számot Szállítás Szállítási bizonylat száma O Ha nem használunk fuvarszervezést, ezt az opciót kell használnunk a kiszállítások és import esetén a beszállítások szelektálására EKAER/TCN azonosító EKAER azonosító O Megadható a keresett EKAER azonosító Státusz EKAER szám státusza O Szelektálhatunk a még aktív, illetve a lezárt státuszú tételek között. Létrehozás EKAER szám igénylési O dátuma dátuma Létrehozta EKAER szám igénylője O SAP user ID alapján szűrünk Időbélyeg Felrakodási idő+dátumhoz O tartozó időbélyeg Layout Megjelenítési változat O Megadható az ALV listához tartozó megjelenítési változat (*) K = Kötelező érték, O = Opcionális érték, M = Megjelenítés Listakép A listában megjelennek mind a gépi úton igényelt EKAER számok, amelyek valamilyen módon bekerültek az EKAER kommunikációs táblába, ezen felül azon szállítások adatai amelyekben manuálisan rögzített EKAER szám szerepel. 47

A gépi úton igényelt adatok az EKAER igénylés/módosítás során megadott adatokat tartalmazza. Gépi igénylés esetén a NAV által használt státuszokat használjuk. A manuálisan rögzített EKAER számok esetén a szállítási bizonylatokból vesszük elő a szükséges adatokat. Manuálisan rögzített EKAER számok S státusszal szerepelnek a listába. 6.9 Manuálisan igényelt EKAER szám rögzítése A EKAER weboldalon igényelt, azaz nem SAP-ból indított EKAER azonosító szám kérelmet az SAP rendszerből módosítani, törölni és visszajelenteni nem lehet, de a szállítási bizonylatokban manuálisan rögzíthetők, annak érdekében, hogy a szállítások nyomtatásakor a bizonylatokon megjelenhessen. Tranzakciókód: VL02N Kiszállítás, Fej adatok Transzport fül. Transzport eszköz fajtánál kiválasztjuk az E EKAER értéket, majd a Transzport-ID mezőbe rögzítjük az EKAER számot. 48

7. SAP folyamatok 7.1 Kiszállítás fuvarszervezés nélkül 7.1.1 Az EKAER szám igénylését megelőző lépések: Az EKAER szám igénylésének a kiszállítás komissiózása után kell megtörténnie, mert ezután vannak meg a tényleges mennyiségek a szállításban. Rögzítenünk kell még a fel- és lerakodás időpontját, valamint a szállító jármű rendszámát és a rendszámhoz tartozó felségjelet az EKAER szám igénylése előtt a kiszállításban. Fontos! Új tételt nem enged rögzíteni az EKAER rendszer! új tétel esetén a meglévő EKAER számot törölni kell és új EKAER számot kell kérni az adott szállításra. Ha minden szükséges adatot kitöltöttünk, jöhet az EKAER szám igénylése. Arra kell figyelni, hogy ez mindenképpen még a szállítólevelek nyomtatása előtt történjen, mert ott célszerű feltüntetni az EKAER számot. Az EKAER számot egy fejlesztett táblában tároljuk le és innen kerül a kinyomtatott szállítási bizonylatokra, illetve az egyéb okmányokra. 7.1.1.1 A rendszám és a felségjel rögzítése a kiszállításban A fuvarozó járművek rendszámát és a hozzá tartozó felségjelet a kiszállítási bizonylatban tudjuk rögzíteni. Tranzakció kód: VL02N A szelekciós képernyőn megadjuk a kiszállítás számát, majd ENTER. 49

A rendszámot(okat) és a felségjelet(ket), a fej adatok transzport fülén a Fuvarlevél mezőbe írhatjuk. Menüből: Ugrás->Fej->Transzport Ez a mező az anyagkiadást követően is módosítható. Fontos! A rendszámokat nagybetűvel, perjellel elválasztva kell beírni, egyéb esetben hibaüzenetet kapunk! (példa a rendszám beírására:aaa111/bbb222) Amennyiben a rendszámhoz tartozó felségjel nem Magyar akkor ezt az információt is ebben a mezőben rögzítjük a következő módon: SK:NZ4567/A:W5245. Ha felségjel nem kerül feltüntetésre, akkor a rendszer azt automatikusan Magyarként határozza meg. A felségjelet külön kell megadni mindkét rendszámhoz! 50

7.1.1.2 Fel- és lerakodás időpontjának rögzítése A fel- és lerakodás időpontját szintén a kiszállítás fej adatok transzport fülön tudjuk megadni. Ezt automatikusan tölti az SAP rendszer, de módosítani anyagkiadást követően már nem lehet ezeket a mezőket. Tranzakciókód: VL02N A szelekciós képernyőn megadjuk a kiszállítás számát, majd ENTER. Ezeket az adatokat a fej adatok transzport fülén a Rakodás dátuma mezőbe és a Száll. határidő mezőbe írhatjuk. Menüből: Ugrás->Fej->Transzport 51

7.1.1.3 Fel- és lerakodás időpontjának módosítása anyagkiadás könyvelése után Előfordulhat, hogy már egy megigényelt EKAER számhoz tartozó Fel- és lerakodási időpontot módosítanunk kell a kiszállításban az anyagkiadást követően. Tranzakciókód: VL02N Megadjuk a módosítani kívánt szállítás számát, majd a Fej adatok Határidők fülére kattintunk. Menüből: Ugrás->Fej->Határidők 52

Az ablak alján lévő sor beszúrása ikonnal felvesszük az új Fel- vagy/és lerakodási időpontot. A felugró pop-up ablakból kiválasztjuk a megfelelő időpontot. Felrakodás időpontjának módosítása esetén a WS LOADING FREE Rakodás sort dupla kattintással kiválasztjuk. A Kezdet - terv oszlopba beírjuk az új időpontot, majd ENTER. Lerakodás időpontjának módosítása esetén ugyanígy járunk el, csak a WS ARRIVAL FREE Megérkezés vevőnél lehetőséget választjuk, és a Kezdet terv oszlopban megadjuk a kívánt dátumot, majd ENTER. Ezután elmentjük a módosításokat. 53

A szállítási bizonylat módosítása után elküldhetjük az új adatokat a NAV EKAER rendszere felé. Küldés előtt az ALV listában ellenőrizhetjük a korábbi és az aktuális adatokat. Tranzakciókód: YH_EKAER vagy YH_EKAER_CREA 7.2 Kiszállítás fuvarszervezéssel A HostLogic megoldás kezeli a fuvarszervezés funkcióval indított kiszállításokat is! Tranzakciókód: VT02N Ebben az esetben a folyamat a 7.1 fejezetben ismertetett megoldáshoz képest, annyiban tér el, hogy a rendszámot(okat) és a hozzá tartozó felségjelet(ket), a fel- és lerakodási időpontokat a transzportbizonylatokban kell rögzíteni. Az így rögzített adatokat a transzportbizonylatba tartozó minden egyes szállítás átveszi, így nem kell külön kiszállításonként kézzel megadni. 7.2.1 Rendszám, fel- és lerakodás időpontjának rögzítése A rendszámokat Kont.-ID mezőben rögzítjük. Fontos! A rendszámokat nagybetűvel, perjellel elválasztva kell beírni, egyéb esetben hibaüzenetet kapunk! (példa a rendszám beírására:aaa111/bbb222) Amennyiben a rendszámhoz tartozó felségjel nem Magyar akkor ezt az információt is ebben a mezőben rögzítjük a következő módon: SK:NZ4567/A:W5245. Ha felségjel nem kerül feltüntetésre, akkor a rendszer azt automatikusan Magyarként határozza meg. A felségjelet külön kell megadni mindkét rendszámhoz! A felrakodás időpontját a Rakodás kezdete mezőben kell megadni, a lerakodás időpontját pedig a Transzport vége mezőben rögzítjük. 54

A Transzportbizonylatban szereplő szállítások mindegyike átveszi ezeket az adatokat. 55

7.3 Európai Uniós import beszerzés - beszállítás EKÁER számot EU-n belüli beszerzés esetén kell igényelni, és az EKÁER számról értesíteni kell a szállítót, hogy tüntesse fel a szállítási bizonylatokon. Az MM beszerzési folyamatokban szükség van a bejövő szállítás bizonylatra. A bejövő szállítási bizonylatot a VL31N tranzakcióval lehet létrehozni hivatkozva a beszerzési megrendelésre. Az árufogadás továbbra is a MIGO tranzakcióval történik. A bejövő szállítási bizonylat a kimenő szállítási bizonylathoz hasonlóan használható fel az EKÁER szám kéréséhez. A létrehozott bejövő szállítási bizonylatot az MRP figyelembe veszi, de ha ez a bizonylat valós adatokat tartalmaz, akkor még pontosabbá is teszi az anyagszükséglet tervezést. 7.3.1 Beszerzési megrendelés létrehozása visszaigazolás vezérlő kulccsal A bejövő szállítási bizonylat létrehozás előfeltétele, hogy a beszerzési megrendelésben a 0003-Beszállítás/n.von.ÁB visszaigazolás vezérlési kulcs legyen aktív. Helyesen beállított törzsadatok esetében ez automatikusan kitöltésre kerül a beszerzési megrendelésben, ennek hiányában manuálisan is megadható. Beszerzési megrendelés létrehozás során a visszaigazolási vezérlő kulcs helye: 56

7.3.2 Bejövő szállítási bizonylat létrehozása A bejövő szállítási bizonylat létrehozható beszerzési megrendelésre hivatkozva, illetve egy adott szállítóhoz tartozó beszerzési megrendelések listája alapján gyűjtő feldolgozással. 7.3.2.1 Létrehozás megrendelésre hivatkozva Tranzakciókód: VL31N Meg kell adni a megrendelés számot majd megnyomni az ENTER -t, elindul a bejövő szállítás létrehozása. 57

A bejövő szállítási bizonylatban a fejszintű adatoknál a Transzport fülön, ugyan úgy, mint a kiszállításban rögzítenünk kell a lerakodás időpontját (Szállítási határidő mezőben) és a fuvarozó jármű rendszámait és a hozzá tartozó felségjelet(ket) a Fuvarlevél mezőben. Fontos! A rendszámokat nagybetűvel, perjellel elválasztva kell beírni, egyéb esetben hibaüzenetet kapunk! (példa a rendszám beírására: AAA111/BBB222) Amennyiben a rendszámhoz tartozó felségjel nem Magyar akkor ezt az információt is ebben a mezőben rögzítjük a következő módon: SK:NZ4567/A:W5245. Ha felségjel nem kerül feltüntetésre, akkor a rendszer azt automatikusan Magyarként határozza meg. A felségjelet külön kell megadni mindkét rendszámhoz! A bejövő szállítást ezt követően normál módon lehet menteni. 58

7.3.2.2 Létrehozás szállító alapján A VL31N beszállítás létrehozás során nem kerül megadásra a megrendelés szám csak a szállító. A megjelenő listában a szállító feldolgozásra váró beszerzési megrendelései jelennek meg. Az Enter megnyomása után az adott szállítóhoz tartozó még nem avizált rendelés tételek. A munka állomány megjelenítés történhet Fej-Tétel, illetve Ütemezek szintjén is Beszállítás létrehozás a tétel szelekcióval majd Szelektáltak átvétele gomb megnyomásával történik. 59

A beszállítási bizonylatot ezt követően lehet menteni. A beszerzési rendelésen (ME22N) látható a bejövő szállítás tétel dátum és mennyiség szerint, a tétel Visszaigazolások képernyőn: 7.3.3 Beszállítás Áru bevételezés rögzítése beszállítás bizonylatban. Ha az áru megérkezett, célszerű megnyomni az árubevét gombot a beszállítás bizonylatban. Ez nem jelent MM bevételezést, hiszen az továbbra is marad a MIGO tranzakcióban, de a bizonylat lezárul. 60