8. LECKE 31 5.6 VEVŐI, SZÁLLÍTÓI ANALITIKA A vevői követelésekről vagyis azokról az összegekről, amelyekkel a vevők tartoznak felénk valamint a szállítói tartozásokról vagyis amivel mi tartozunk beszállítóinknak nyilvántartást kell vezetni. Ezek a számlák az átutalási számlák, mivel egyszeres könyvelésben csak a tényleges pénzmozgást lehet lekönyvelni. Ehhez készítjük el most a nyilvántartási lapokat. 5.6.1. Vevő követelések, szállító tartozások nyilvántartásának elkészítése A két nyilvántartás alaptáblázata ugyanaz lesz, csak a fejlécben kell majd megkülönböztetned egymástól a kettőt. A dokumentumodat fekvő formátumban készítsd el. A Fejléc része ennek a dokumentumnak a cég nevéből, székhelye és adószáma feltüntetésből, a vevő nyilvántartás megnevezésből és a 2013. év, hónap feltüntetéséből áll. A dokumentum törzsében a fejléc része 2 sorban helyezkedik el. Ezt a minta alapján tudod elkészíteni. A kiegyenlítés módjainál van cellaegyesítés. Az oszlopok adatai: Iktatott sorszám (amelyen a számlanyilvántartóban iktattad), Bizonylat kelte, Számla száma, Vevő/Szállító neve, Számla végösszege, Áfa összege Az utolsó 3 oszlopban a Kiegyenlítés módja, ideje, összege kerül feltüntetésre elkészítéskor annyi sorral készítsd amennyi elfér 1 oldalon, de ezt persze később mindig bővítheted szükség szerint.
32 1. sz. ábra Szállítói tartozás nyilvántartása 5.6.2 Számla nyilvántartás vezetése A számlákat a számla nyilvántartóval együtt mindig időrendi sorrendben az érkezés vagy kiállítás napjára iktasd be; A számlanyilvántartó vezetése azért jó, mert bármikor könnyen utána tudsz nézni a számláidnak (készpénzes vagy átutalásos), megtalálod az iktatásban; Az analitikában itt már csak az átutalásos számlák szerepelnek, mert ezeket csak a pénzügyi teljesítést követően tudod lekönyvelni a pénztárkönyvben; Fontos a nyilvántartása az átutalásos számláknak, mert ez alapján tudsz felszólító levelet küldeni azoknak a vevőidnek, akik nem egyenlítették ki számlájukat határidőre; TIPP! A számla nyilvántartóban feltüntetett adatokat át tudod másolni a vevői vagy szállítói analitikába, később a Pénztárkönyvbe is, így gyorsabban tudod majd rögzíteni az adatokat; Az iktatási számot írd rá a számlára, bizonylatra is, majd a Pénztárkönyvben szereplő sorszámot is, hogy be tudd azonosítani, mivel az iktatásodban a pénzügyi teljesítés dátuma alapján kel lefűznöd a számlákat. TIPP! Ha kiveszel egy számlát a könyvelésedből, akkor mindig írd fel az adatait egy papírra és rakd be a helyére vagy a másolatát, hogy szükség esetén bizonyítható legyen a létezése.
5.7 RÉSZLETEZŐ NYILVÁNTARTÁSOK 33 További részletező nyilvántartások, amelyek egyéni vállalkozások könyvelése esetén szükségesek, amennyiben ilyen gazdasági tétel is könyvelésre kerül: Tárgyi eszközök, nem anyagi javak nyilvántartása, Beruházási és felújítási költség-nyilvántartás, Értékpapírok, értékpapírra vonatkozó jogok nyilvántartása, Munkabérek, más személyi jellegű kifizetések és a vállalkozói kivét nyilvántartása, Gépjármű-használat nyilvántartás (útnyilvántartás), Hitelbe vagy bizományba történő értékesítésre átadott, átvett áruk nyilvántartása, Egyéb követelések, kötelezettségek nyilvántartása, Selejtezési nyilvántartás, Leltár, Alvállalkozói nyilvántartás, Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása. Ezek közül általában a tárgyi eszközök, munkabérek és vállalkozói kivétek nyilvántartása, gépjármű használat, leltár, alvállalkozói nyilvántartás és a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása kerül előtérbe, mivel ezek az általánosan elterjedt gazdasági események. Ebben a leckében a vevői és szállítói számlák nyilvántartását valamint a kiadási és bevételi pénztárbizonylatok nyilvántartását ismerheted meg, amelyeket saját részre készítesz és nem a hivatalos nyilvántartás. Nézzünk meg néhányat részletesebben.
5.7.1. Tárgyi eszközök nyilvántartása 34 A mezőgazdasági őstermelőnek, az egyéni vállalkozónak az e tevékenységéhez használt saját tulajdonú tárgyi eszközéről, nem anyagi javairól egyedi nyilvántartást kell vezetnie, ideértve azokat a nem anyagi javakat, tárgyi eszközöket is, amelyek beszerzésére, előállítására fordított kiadása annak felmerülésekor költségként érvényesíthető. E nyilvántartásból állapítható meg az értékcsökkenési leírás összege. A nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza: a tárgyi eszköz, a nem anyagi javak megnevezése, gép, berendezés esetén a gyártó vállalat neve, a gyártás éve, a gyártási szám, a használatbavétel (üzembe helyezés) időpontja, az elidegenítés vagy (a selejtezési jegyzőkönyvnek megfelelően) a kiselejtezés, a megsemmisülés időpontja, az értékcsökkenési leírás kulcsa, az értékcsökkenés kiszámításának alapja, az értékcsökkenés kiszámításának módosult alapja, az előző évek értékcsökkenésének halmozott összege, az adóévben költségként érvényesíthető értékcsökkenés összege, az értékcsökkenés összegének figyelembevételével számított nettó érték, a kisvállalkozói kedvezmény igénybevételének adóéve és összege. Az értékesítés, kiselejtezés vagy megsemmisülés miatt bekövetkezett értékcsökkenéseket a vonatkozó bizonylatok alapján e nyilvántartásból ki kell vezetni.
5.7.2. Gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás) 35 A magánszemély a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámolásához útnyilvántartás vezetésére kötelezett. Erre a célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha tartalmazza a továbbiakban részletezett adatokat. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá, ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell az utazás időpontját, az utazás célját (honnan-hova történt az utazás), a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát. Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is. Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni. Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésére kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az adóhatóság ellenőrzést végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg. Az adóhatóság az ilyen útnyilvántartásban foglalt adatok rögzítésére csak akkor jogosult, ha az adóhatósági eljárás során tett megállapításban az adatrögzítés jogszabálysértés bizonyításának alátámasztására szolgál.
5.7.3 Munkabérek, más személyi jellegű kifizetések és a vállalkozói kivét nyilvántartása 36 A magánszemélynek, egyéni vállalkozónak az alkalmazott, a segítő családtag, más magánszemély számára kifizetett összegekről, tartozásokról és követelésekről személyenkénti nyilvántartást kell vezetnie. A nyilvántartásnak - az érintett magánszemélyek adóazonosító adatainak feltüntetése mellett - tartalmaznia kell: o levonások nélkül a részükre különféle jogcímeken elszámolt személyi jövedelemadóköteles összegeket, o a levont személyi jövedelemadó előleget, nyugdíjjárulékot, munkavállalói járulékot, az egyéb levonásokat, a kifizetett összeget, továbbá a kifizetés keltét, valamint minden olyan adatot, amely a személyi jövedelemadó előleg, illetve - amennyiben erre a magánszemély köteles - év végén a személyi jövedelemadó tényleges összegének a megállapításához szükséges. Az egyéni vállalkozónak az előzőek értelemszerű alkalmazásával kell nyilvántartania a vállalkozói kivéttel kapcsolatos adatokat.