SZÉCHENYI PROGRAMIRODA Tanácsadó és Szolgáltató Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (egységes szerkezetben az 5/2013. (05.31.) számú Tulajdonosi határozattal jóváhagyott módosítással) Hatályos 2013. május 31-jétől.
TARTALOMJEGYZÉK ÁLTALÁNOS RÉSZ... 3 A.) A TÁRSASÁG JOGÁLLÁSA, CÉLJA, SZERVEZETE... 3 B) A TÁRSASÁG MUNKATÁRSAI... 7 KÜLÖNÖS RÉSZ... 11 A TÁRSASÁG MŰKÖDÉSE... 11 VEGYES RENDELKEZÉSEK... 14 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 14
A Széchenyi Programiroda Tanácsadó és Szolgáltató Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság korábbi nevén PROMEI Modernizációs és Euroatlanti integrációs Projekt Iroda Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság - (a továbbiakban: Társaság) szervezeti felépítésének és működésének alapdokumentuma a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ). ÁLTALÁNOS RÉSZ A.) A TÁRSASÁG JOGÁLLÁSA, CÉLJA ÉS SZERVEZETE 1. A Társaság jogállása A Társaság egyszemélyes, nonprofit, közhasznú korlátolt felelősségű társaság, Alapítója és egyedüli tulajdonosa a Magyar Állam. A társaság felett a tulajdonosi jogokat a Magyar Állam nevében a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a Miniszterelnökség között 2012. november 30-án létrejött, SZT-38786 számú, a társasági részesedéshez kapcsolódó tulajdonosi jogok gyakorlására vonatkozó megbízási szerződés (a továbbiakban: MNV Zrt. és a Miniszterelnökség közötti megbízási szerződés) alapján a Miniszterelnökség gyakorolja. Az Alapító jogkörét és hatáskörét a Társaság Alapító Okirata és a tulajdonosi joggyakorlásról rendelkező MNV Zrt. és a Miniszterelnökség közötti megbízási szerződés tartalmazza. A tulajdonosi jogok gyakorlójának kizárólagos hatáskörét az Alapító Okirat tartalmazza. A társaság teljes cégneve: 2. A Társaság megnevezése, székhelye Széchenyi Programiroda Tanácsadó és Szolgáltató Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság Az ügyvitel során használt cégnév rövidítése: Széchenyi Programiroda Nkft. Székhelye: 1053 Budapest, Szép u. 2. II. em. A Társaság jogelődje: a PROMEI Modernizációs és Euroatlanti Integrációs Projekt Iroda Közhasznú Társaság (Cg.: 01-14-000050; alapítása: 1996. 02. 28.) A létesítő okirat kelte: 2009. 02. 28. Cégjegyzék száma: 01-09-916308 Bankszámlájának száma: 10300002-20169291-00003285
A cég adószáma: 18080313-2-41 A cég statisztikai számjele: 18080313-7220-113-01 Törvényességi felügyeleti szerve: Fővárosi Cégbíróság, mint Cégbíróság A társaság időtartama: határozatlan idő 3. A társaság célja A Széchenyi Programiroda Nkft. koordinációs szervezetként, az alábbiakkal összefüggésben látja el tevékenységét: A kormányzati jelentőségű, modernizációs és egyéb programok, projektek kidolgozásának, végrehajtásuk előfeltételei megteremtésének biztosítása és koordinálása, illetve szükség esetén beindításuk gyakorlati teendőit végző szakértői -, munkacsoportok és szervezetek létrehozásához és eredményes munkájához szükséges technikai -, pénzügyi-, szakértői stb. háttér megteremtése. Az Új Széchenyi Terv és ehhez kapcsolódóan az Új Magyarország Fejlesztési Terv programjainak végrehajtásában való közreműködés, különösen: - projektmenedzsment és projektasszisztencia szolgáltatások nyújtása; - technikai közreműködésben való részvétel; - kiemelt projektek előkészítése és menedzselése. Hatékony együttműködés az Európai Unió és más nemzetközi fejlesztés és kutatás körében működő szervezetekkel. A Társaság szervezete: 4. A Társaság szervezete, szervezeti egységeinek feladatai A Társaság szervezete I. szint: a Társaság menedzsmentje - ügyvezető, ügyvezető helyettes, pénzügyi vezető. II. szint: programszervezetek, projektszervezetek A Társaság menedzsmentjének tagjai az ügyvezető közvetlen alárendeltségébe tartoznak. A pénzügyi osztály a pénzügyi vezető alárendeltségében működik, melynek tevékenységéről a pénzügyi vezető az ügyvezetőt folyamatosan tájékoztatja. A menedzsment munkáját segítő szervezeti egység a titkárság. Az egyes programszervezetek és projektszervezetek a Társaság II. szinten működő olyan meghatározott feladathoz rendelt belső szervezetei, melyek az adott feladat ellátására jönnek létre
támogatóval kötött megállapodás alapjána programszervezetek uniós, míg a projektszervezetek hazai finanszírozásúak. Az egyes projektszervezetek és programszervezetek a menedzsment alárendeltségében működnek, tevékenységükről rendszeresen tájékoztatják az ügyvezetőt. Az egyes programszervezetek és projektszervezetek szervezeti felépítése és működése a Társaság által a támogatóval kötött támogatási szerződések alapján kerülnek kialakításra. A Társaság keretén belül az alábbi szervezetek működnek: 1. Széchenyi Programirodák programszervezet 2. BOR-VIDÉK Tokaj-Hegyalja Programiroda projektszervezet 3. Tisza-tó Nemzeti Programiroda projektszervezet 4. Ős-Dráva Nemzeti Programiroda projektszervezet 5. Európai Területi Együttműködési Programelőkészítő Projektszervezet projektszervezet* 6. Területfejlesztési, Területi Tervezési és Szakmai Koordinációs Programirodaprogramszervezet.** A Társaság szervezeti ábráját az 1. számú melléklet tartalmazza. 5. A Társaság működése A Társaságnál taggyűlés nem működik, a taggyűlés hatáskörébe tartozó döntéseket az Alapító hozza meg. A társaság vezető tisztségviselője az ügyvezető. A Társaság ügyvezetésének ellenőrzése céljából Felügyelőbizottság működik. A Társaság a Számviteli törvény szerinti beszámoló valódiságának és jogszabályszerűségének ellenőrzésére, valamint a lényeges üzleti jelentések megvizsgálása érdekében könyvvizsgálót alkalmaz. Az Alapító által hozott határozatok bírósági felülvizsgálatát a társaság vezető tisztségviselője, illetve a felügyelőbizottság tagja kérheti arra hivatkozással, hogy a határozat a Gt., vagy más jogszabály rendelkezéseibe, illetve az alapító okirat rendelkezéseibe ütközik. A jogsértő társasági határozat bírósági felülvizsgálata iránti pert a határozatról való tudomásszerzéstől számított harminc napon belül a gazdasági társaság ellen kell megindítani. A határozat meghozatalától számított kilencvennapos jogvesztő határidő elteltével a határozatot akkor sem lehet keresettel megtámadni, ha a perlésre jogosulttal azt nem közölték, illetve arról addig nem szerzett tudomást. Az Alapítót az ügyvezető évente egy alkalommal köteles tájékoztatni a társaság tevékenységéről. Az ügyvezető, a felügyelőbizottság, a könyvvizsgáló, egyes esetekben köteles az Alapítót értesíteni, és döntését kérni. * Társaságnak e tárgykörben a támogatóval kötött támogatási szerződés aláírásának napján lép hatályba. **A Társaság és a Fejlesztési Ügynökség Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatósága között létrejövő támogatási szerződése hatályba lépésének a napján lép hatályba.
6. A Társaság működésének a nyilvánossága Figyelemmel a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény, az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény, egyéb vonatkozó jogszabály, valamint a Társaság Alapító Okiratának rendelkezéseire, a Társaság gazdálkodása és működése a 10. - 12. -ban foglaltak szerint nyilvános. 7. Határozatok Könyve Az Alapítói határozatokról és szervezeti döntésekről az ügyvezető titkársága folyamatos nyilvántartást vezet, oly módon, hogy a határozatok, illetve a határozatok minősített adatot vagy üzleti titkot nem tartalmazó kivonatainak másodpéldányait azok meghozatalát követően haladéktalanul a Határozatok Könyvébe lefűzi. A Határozatok Könyve nyilvános, abba munkaidőben az ügyvezetői Titkárságon bárki betekinthet. A Felügyelőbizottság határozatainak vezetéséről a felügyelő bizottság elnöke gondoskodik az ügyvezető közreműködésével, folyamatos nyilvántartást vezet, mely a Társaság székhelyén fellelhető. 8. A határozatok közlése a munkavállalókkal Amennyiben az Alapítói határozatban foglalt döntés a Társaság valamely munkavállalójának jogát vagy kötelezettségét érinti, az érintett munkavállalót a döntésről az ügyvezető külön is tájékoztatja. 9. Az iratok nyilvánossága A Társaság működésével kapcsolatban keletkezett iratokba bárki betekinthet, ha valószínűsíti, hogy annak tartalma az őt megillető jogok gyakorlása illetve kötelezettségei teljesítése érdekében szükséges. Az egyes iratokba való betekintést az ügyvezető engedélyezi azzal a kikötéssel, hogy az iratokról másolat nem készíthető. Az iratbetekintést, az erre irányuló kérelem beérkezését követő 15 napon belül, munkaidőben kell biztosítani. Az ügyvezető köteles szabályzatot alkotni a Társaság valamennyi munkavállalójának javadalmazásáról, jutalmazásról, annak megállapításának módszeréről mértékének főbb elveiről, rendszeréről. Ezen feltételeket a Társaság Javadalmazási Szabályzata tartalmazza. A Javadalmazási Szabályzatban foglaltak alapján az ügyvezető hatáskörébe tartozik a szabályzattal érintett személyi kör javadalmazásának (így különösen díjazásának, munkabérének, végkielégítésének, egyéb juttatásainak) megállapítása.
Az államháztartás alrendszereihez kapcsolódó vagyont, annak változásait és értékét nyilván kell tartani. Ezek az adatok államtitok kivételével nyilvánosak. A Társaság a közhasznúsági jelentését a tárgyévet követő évben, legkésőbb június 30-áig saját honlapján teszi közzé. A Társaság által az államháztartás valamely alrendszerével kötött írásbeli szerződés alapján igénybe vehető támogatási lehetőségeket, azok mértékét és feltételeit a sajtó útján nyilvánosságra kell hozni. A Társaság által nyújtott cél szerinti juttatások bárki által megismerhetők. 10. A nyilvánosság tájékoztatása A nyilvánosságnak sajtó, rádió vagy televízió útján történő tájékoztatása az ügyvezető, illetve előzetes hozzájárulása alapján az adott kérdésben az ügyvezető által kijelölt más személy hatáskörébe tartozik. A Társaság munkavállalója a Társaság tevékenységét érintő kérdésekben a nyilvánosságot csak az ügyvezető külön felhatalmazása alapján tájékoztathatja. 11. A Társaság beszámolójának nyilvánossága A Társaság köteles a Tulajdonos által jóváhagyott éves beszámolót a könyvvizsgálói záradékkal vagy a záradék megadásának elutasítását is tartalmazó független könyvvizsgálói jelentéssel együtt a cégbíróságnál letétbe helyezni. A cégbíróságnál letétbe helyezett éves beszámoló, és a könyvvizsgálói záradékot vagy a záradék megadásának elutasítását tartalmazó független könyvvizsgálói jelentés nyilvános, azokat bárki előzetes bejelentkezés alapján az ügyvezetői Titkárságon munkaidőben megtekintheti. A Társaság szakmai tevékenységéről saját honlapján keresztül nyújt tájékoztatást. 12. Titokvédelem A Tulajdonost, az ügyvezetőt, a Felügyelőbizottság tagjait, a könyvvizsgálót, és a Társaság valamennyi munkavállalóját a Társaság üzleti titkaival kapcsolatban titoktartási kötelezettség terheli. Ennek megszegésével a Társaságnak okozott károkat a Ptk., illetve az Mt. szabályai szerint kötelesek megtéríteni. B) A TÁRSASÁG MUNKATÁRSAI
13. A Társaság menedzsmentje: Ügyvezető Ügyvezető helyettes Pénzügyi vezető A Menedzsment munkáját a Titkárság segíti. A Munka Törvénykönyve szerinti vezető állású munkavállalónak az ügyvezető és az ügyvezető helyettes minősül; A Társaság vezetői munkakört betöltő munkavállalója: a pénzügyi vezető. Az egyes projektek és programok lebonyolításában szakmai munkatársak vesznek részt, mint a Társaság beosztott munkavállalói. A Társaság beosztott munkavállalói a hatályos jogszabályokban, az Alapító Okiratban, az Alapítói határozatokban, a belső szabályzatokban, valamint az éves üzleti tervben foglaltaknak megfelelően, továbbá a munkaköri leírásokban meghatározottak szerint látják el feladataikat. Az ügyvezető Az ügyvezető felügyeli, irányítja és szervezi a társaság működését, a társaság nevében és képviseletében egyedül jogosult jogokat szerezni és kötelezettségeket vállalni, így különösen - felelős a társaság működési körében általa vagy az általa delegált hatáskörben hozott minden döntésért, és jogosult minden olyan döntést a saját hatáskörébe vonni, amely nem tartozik az Alapító kizárólagos hatáskörébe; - irányítja a társaság gazdálkodását, meghatározza a társaság üzleti és fejlesztési koncepcióját; - felel a társaság mérlege, a vagyonkimutatás elkészítéséért, javaslatot tesz a mérleg elfogadására; - a társaság mérlegét a hirdetményekre vonatkozó szabályok szerint szükség esetén közzéteszi, illetve gondoskodik a cégbírósághoz történő benyújtás felől; - gondoskodik a társaság üzleti könyveinek és a Határozatok könyvének szabályszerű vezetéséről; - kiadja a munkaköri leírásokat, általános szinten irányítja a menedzsment tevékenységét, gondoskodik a társaság üzleti titkait tartalmazó dokumentumok őrzéséről; - saját hatáskörben dönt az egyes munkakörök betöltésének szükségességéről, feladatok összevonásáról, illetve egyéb munkakört betöltő személyre történő delegálásáról; - kapcsolatot tart a külső, illetve /szak/hatósági szervekkel, különösen a társaság Alapítójával, illetve a közhasznú tevékenység folytatására kötött szervezetek/kel; - közvetlenül irányítja a társaság közhasznú tevékenység körében végzett tevékenységét, biztosítja a szakmai követelményeknek megfelelő működést; - köteles felhívni az Alapító figyelmét, ha annak döntése a társaság tevékenységét, gazdasági helyzetét veszélyezteti, illetve ha pótbefizetés válik szükségessé; - gyakorolja a munkáltatói jogokat a Társaság munkavállalói felett; - a Társaság egyes projektjeiben ellátja a projektvezetői tisztséget;
- önállóan képviseli a Társaságot és gyakorolja a cégjegyzés jogát. Az ügyvezető a hatáskörébe tartozó feladatok közül, a Társaság operatív munkájával összefüggő egyes feladatokat, jogokat és kötelezettségeket a kizárólag személyére átruházott feladatkörök kivételével a Társaság más munkavállalóira átruházhatja. Ügyvezető helyettes Az ügyvezető közvetlen irányítása mellett végzi tevékenységét. Feladatai: - az ügyvezető által megjelölt feladatkörökben általános jogkörrel eljár; - az ügyvezetőt távollétében, illetve akadályoztatása esetén általánosan helyettesíti és biztosítja a társaság közhasznú tevékenység körében végzett tevékenységét, a szakmai követelményeknek megfelelő működést; - az ügyvezető eseti jelleggel is meghatározhat olyan feladatokat, amelyben az általános helyettes eljár; - közreműködik a Széchenyi Programirodák irányításában; - kapcsolatot tart a külső, illetve /szak/hatósági szervekkel, kivéve a társaság Alapítójával, illetve a közhasznú tevékenység folytatására kötött szervezetek/kel; - közreműködik az ügyvezető döntéseinek előkészítésében; - feladata a belső szabályozás rendszerének kidolgozása és biztosítása; - ellátja az ügyvezető által feladatkörébe utalt eseti feladatokat; - az ügyvezető egyedi meghatalmazása alapján képviselheti a Társaságot hatóságok, üzleti partnerek és más harmadik személyek előtt. - közreműködik az ügyvezető projektekhez kapcsolódó döntéseinek előkészítésében; - közvetlen felügyelete alá vonva irányítja a Társaság projektjei megvalósításához felállított Projektirodákat; - projektgenerálás, az egyes projektek előkészítése, egyeztetés, a projektek különböző elemeinek összehangolása, a kitűzött projektcélok elérése érdekében; - változásmenedzsment megvalósítása: a projekt végrehajtása során felmerülő új vagy megváltozó célok azonosítása, beépítése a projektbe, és a szükséges újratervezések elvégzése; - a Társaság projektjei, programjaihoz kapcsolódó szakmai beszámolók, jelentések, szakmai szempontok alapján történő ellenőrzése; - a projektek végrehajtásnak ellenőrzése, előrehaladás követési és jelentési feladatok ellátása; - az emberi erőforrás menedzsment keretében az egyes projektekhez, programokhoz kapcsolódóan az emberi erőforrások tervezése, optimális felhasználása, beleértve szükség esetén az erőforrások képzését, fejlesztését és értékelését; - kapcsolattartás a projektekhez tartozó beszállítókkal és partnerekkel; - biztosítja a projekt eredményeinek az elvárt és specifikált paraméterekkel (minőséggel) történő megvalósítását; - a Társaság projektjeinek központi koordinálása az ügyvezető utasításai alapján; - az ügyvezető egyedi meghatalmazása alapján képviselheti a Társaságot hatóságok, üzleti partnerek és más harmadik személyek előtt. Pénzügyi vezető Az ügyvezető közvetlen irányítása mellett végzi tevékenységét.
Különösen a következő feladatok ellátásáért és koordinálásáért tartozik felelősséggel: - az államháztartás alrendszereihez kapcsolódó vagyonért, annak változásairól és értékéről történő nyilvántartás vezetéséért; - a Társaság gazdasági eredményeit dokumentáló, nyilvántartások vezetése, az ezzel kapcsolatos könyvelési tevékenységek, az egyes időszakoknak megfelelő zárási munkák megszervezése feladatai elvégzéséért; - a számlarendben meghatározott szintetikus számlák és ehhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások, az álló- és fogyóeszközök, anyagok, stb. változásai, készletmozgások, pénztári bizonylatok, a vevők, szállítók folyószámlái vezetéséért, illetőleg az azokkal kapcsolatos könyvelések, a bankszámlák forgalma, főkönyvi kivonat elkészítéséért; - a mindenkori hatályos jogszabályokban meghatározott időközönként a Társaság mérlegbeszámoló és adóbevallás határidőben történő elkészítéséért; - a szállítói és egyéb követelések banki átutalása, ezek nyilvántartásáért a szükséges készpénz felvétele, a szabályszerű utalványozott összegek kifizetése, pénz és értékállomány biztonságos őrzéséért, a napi bevételek és kiadások tételes - bizonylatokkal alátámasztott - pénztárkönyvben történő elszámolásáért, a megszabott házipénztárkészleten felüli összegek bankszámlára történő befizetéséért, a munkabérek kifizetéséért és az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetéséért; - a Társaság projektjei, programjai elszámolásainak pénzügyi és számviteli szempontok alapján történő ellenőrzéséért; - a Társaság működésére, projektjeire (projekt és program pénzügyi vezető hiányában) vonatkozó pénzügyi jelentések, illetve beszámolók határidőre történő elkészítéséért; - az ügyvezetőt és a menedzsmentet folyamatosan tájékoztatja az egyes programok aktuális pénzügyi helyzetéről; - közreműködik az ügyvezető döntéseinek előkészítésében; - gondoskodik az Európai Unió, által támogatott, illetve egyéb projektek végrehajtása során a támogatási szerződésekben rögzített tervezési, elszámolási és egyéb adminisztratív feladatok ellátásáról; - az iratkezelés és irattárazás rendjének szervezése és felügyelete, a társaság projektjeinek végrehajtása során keletkezett dokumentumok megfelelő őrzéséről, irattárazásáról (archiválásáról) való gondoskodás. Felelős továbbá az alábbi feladatok teljes körű ellátásáért: - az ügyvezető utasítására a jutalmazási keret megállapítása; - a bérelszámolás, a társadalombiztosítási juttatások elszámolása és az ehhez kapcsolódó adók, járulékok, bevallások elkészítése, nyilvántartások vezetése; - statisztikai adatszolgáltatás; - havi rendszerességgel adatszolgáltatás a szakmai programok pénzügyi teljesüléséről; - negyedéves kontrolling riport összeállítása az ügyvezető és a Tulajdonos részére; - mind a szakmai programokkal, mind a finanszírozással kapcsolatos kötelezettségvállalások előzetes jóváhagyása során a rendelkezésre álló fedezet igazolása, a jóváhagyott kötelezettségvállalások nyilvántartása; - a szakmai programok elszámolásainak összeállítása és megküldése; - kapcsolattartás, adatszolgáltatás, információnyújtás finanszírozási és egyéb elszámolási kérdésekben;
Felelős a pénzügy és a számvitel területein a következő feladatok teljes körű ellátásáért: - a belföldi és külföldi kiküldetési rendelvények nyilvántartása, ellenőrzése; - a munkavállalói tartozások nyilvántartása; - kimenő számlák készítése, feladása könyvelésre; - vevői és szállítói egyenlegközlők készítése, egyeztetése; - a Társaság tárgyi eszközeinek nyilvántartása, az értékcsökkenés elszámolása, a leltárak egyeztetése a nyilvántartással. Feladatai az üzemeltetés körében: - a Társaság működéséhez szükséges infrastrukturális háttér biztosítása; - felelős a Társaság minőségirányítási rendszerének folyamatos karbantartásáért; - a tűz- és balesetvédelmi terv kidolgozásáról, karbantartásáról való gondoskodás; Titkárság A titkárság az ügyvezető, az ügyvezető helyettes és a pénzügyi vezető munkáját segítő adminisztratív szervezeti egység. Feladatai: - segíti az ügyvezető, az ügyvezető helyettes, illetve a pénzügyi vezető mindennapi munkáját; - ellátja a Társaság napi szintű és eseti adminisztrációs feladatait; - előkészíti a Felügyelő Bizottság ülések dokumentációját; - nyilvántartást vezet az Alapítói- és a Felügyelőbizottsági ülések határozatairól; - nyilvántartást vezet a Társaság szerződéseiről; - vezeti a hatáskörébe utalt nyilvántartásokat és a Társaság iktatókönyvét; - ügyfelek fogadása, kiszolgálása; - kimutatásokat készítése; - menetlevelek nyilvántartása, útnyilvántartások kezelése; - bekapcsolódik a projektszervezetek, programszervezetek adminisztrációs feladatainak ellátásába; - irodaszerek teljes körű beszerzése; - banki, postai, egyéb adminisztratív ügyintézés; - napi szintű adminisztráció ellátása. KÜLÖNÖS RÉSZ A TÁRSASÁG MŰKÖDÉSE 15. A működés általános keretei A Társaság szervezeti egységeinek folyamatos működését a jogszabályok, az Alapító okirat, az Alapítói határozatok, a Szervezeti és Működési Szabályzat, a belső szabályzatok, a támogatási szerződés(ek), valamint az éves üzleti tervben foglaltak határozzák meg.
A Társaság belső szabályzatai a következők: Számviteli politika o Eszközök és források értékelési szabályzata o Eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata o Pénzkezelési szabályzat Selejtezési szabályzat Befektetési Szabályzat Esélyegyenlőségi terv Informatikai biztonsági szabályzat Iratkezelési Szabályzat Javadalmazási szabályzat Közbeszerzési és versenyeztetési szabályzat Munkáltatói kölcsön folyósításának feltételeiről szóló szabályzat Kötelezettségvállalási szabályzat Szabályzat az Ipari Parkok adatkezelésére Szabályzat az Ipari Parkok ellenőrzéséhez Munkavédelmi szabályzat Tűzvédelmi szabályzat. A Társaság működésére vonatkozó részletes szabályokat ügyvezetői utasítások, és a belső szabályzatok tartalmazzák, melyek meghatározzák a Társaság céljai eléréséhez szükséges feladatok elvégzését, illetve a mindennapi ügymenetnek megfelelő munkafolyamatokat. A szabályzatok elkészítéséért és folyamatos karbantartásáért a menedzsment tartozik felelősséggel. A Társaság valamennyi munkavállalóinak (menedzsment, beosztott munkavállalók) feladatait munkaköri leírás szabályozza. A munkaköri leírás elkészítéséért és folyamatos karbantartásáért a szakmai helyettes tartozik felelősséggel. Az ügyvezető, ha ezt jogszabály, az Alapító Okirat, Alapítói határozat vagy belső szabályzat nem zárja ki; a. valamely jogköre gyakorlását az alárendeltségébe tartozó vezető munkakört betöltő, vagy beosztott munkavállalóra írásban, eseti jelleggel vagy visszavonásig átruházhatja; b. az alárendeltségébe tartozó vezető munkakört betöltő, vagy beosztott munkavállalótól bármely ügyet magához vonhat. Valamely jogkör gyakorlásának átruházása bármikor indokolás nélkül írásban visszavonható. 16. Az ügyvezetői utasítás és körlevél A Társaság megfelelő színvonalú működése érdekében a jogszabályokban, az alapító okiratban, belső szabályzatban, Alapítói határozatban nem rendezett kérdésekben, illetve az azokban foglaltak végrehajtására az ügyvezetői utasítást illetve körlevelet ad ki. Az ügyvezetői utasításban pontosan meg kell jelölni:
a. az utasítás címzettjeit, amely lehet a Társaság valamennyi munkatársa, vagy azok meghatározott köre; b. az utasítás alkalmazásának kezdő időpontját (hatálybalépésének időpontját), valamint lejáratának (hatályosságának) időpontját; c. amennyiben az utasítás feladatokat jelöl ki: a felelős személy megnevezését és a feladat-ellátás határidejének megjelölését. A Társaság munkavállalóinak, vagy azok meghatározott körének tájékoztatása céljából az ügyvezető körlevelet ad ki, melyet elektronikus úton továbbít. 17. Együttműködési és egyeztetési kötelezettség A feladatok ellátása során a Társaság valamennyi munkavállalóját együttműködési kötelezettség, és ha az adott feladat jellege ezt indokolttá teszi egyeztetési kötelezettség terheli. Az együttműködési kötelezettség körében mindenki köteles a tudomására jutott információt ahhoz az illetékes projektmenedzsernek/programvezetőnek vagy a menedzsment illetékes tagjának eljuttatni, amelynek arra feladata elvégzéséhez szüksége van. Amennyiben az adott ügy elintézése két vagy több szervezeti egység feladatkörét is érinti, az ügyben eljáró szervezeti egységeket egyeztetési és tájékoztatási kötelezettség terheli. 18. A munkavégzés általános keretei A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőben történő elintézéséért, illetve az annak elmulasztásáért felelős személy mindenkor pontosan megállapítható legyen. Az ügyiratok kezelésének részletes szabályait a Társaság Iratkezelési Szabályzata tartalmazza. Az ügyintézésért felelős személy az eljárás során a következő feladatokat látja el: a. áttanulmányozza az ügyre vonatkozó iratokat és az ahhoz kapcsolódó dokumentumokat, szükség szerint intézkedik az ügyben előzőleg keletkezett iratok pótlólagos összegyűjtéséről, csatolásáról; b. amennyiben az ügyben más szervezeti egység álláspontjának bekérése szükséges, erről indokolt esetben felettesét külön tájékoztatja, az egyeztetést az illetékes szerezeti egységgel szóban, szükség szerint írásban elvégzi; c. az ügyben folytatott jelentősebb tárgyalásról, értekezletről, megbeszélésről, szóbeli megállapodásról, egyeztetésről feljegyzést készít, és azt az ügyiratban elhelyezi; fontosabb ügyeknél a lényeges vezetői utasításokat indokolt esetben az ügyiratra külön feljegyzi; d. megállapításait, javaslatát az ügyiratban röviden összegzi, és elkészíti a kiadmány tervezetét;
e. továbbítja ellenjegyzésre a pénzügyi vezetőhöz/ ügyvezető helyetteshez, majd a kiadványozásra jogosulthoz (ügyvezető); f. az elkészült ügyiratok másolati példányát kézjegyével látja el. 19. VEGYES RENDELKEZÉSEK A bankszámla feletti rendelkezés A társaság bankszámlája feletti rendelkezéshez a társaság számláját kezelő bankhoz bejelentett, képviseleti aláírási joggal felruházott két munkavállaló együttes aláírása szükséges. Az ügyvezető önállóan jogosult a társaság bankszámlája felett rendelkezni. Munkajogi rendelkezések A társaság által kötött munkaszerződésekre az 1992. évi XXII. törvény szabályait kell alkalmazni. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Szervezeti és Működési Szabályzat az alapító jóváhagyásával lép hatályba, egyidejűleg a korábbi, 13/2009 (VIII.26). számú NFGM határozattal jóváhagyott SZMSZ hatályát veszti. A Szabályzat mellékletei: 1. számú melléklet: A Széchenyi Programiroda Nkft. szervezeti ábrája
Ügyvezető 1.szint Menedzsment Ügyvezető helyettes Pénzügyi Osztály Titkárság 2. szint Programszervezetek Projektszervezetek