FIR Felhasználói dokumentáció verzió 3.0. Budapest, 2010.
Változáskezelés Verzió Dátum Pont Változás Cím Oldal Oldalszám: 2 / 106
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés...... 5 2. FIR szerveroldali telepítése... 5 2.1. E-aláírás kliens oldali telepítése... 5 3. Válaszkonténerek...... 5 4. Képzésterítések...... 9 4.1. Képzésterítés...... 10 5. Akkreditált intézményi képzések...... 10 6. Paraméter beállítások...... 11 7. Képzés feladáshoz szükséges adatok... 11 7.1. Telephely...... 11 7.2. Szervezeti egység telephelyei... 12 7.3. Szervezeti egység megfeleltetése... 13 7.4. Képzésadatok...... 15 8. FIR Státuszok...... 17 8.1. FIR státuszok változása a feladások és válaszok tükrében... 19 8.2. Hallgató státuszainak megfelelése FIR státuszokkal... 20 9. FIR hallgatói üzenetek feladásához kötelezı adatok... 22 9.1. Hallgató személyes adatainak megadása... 22 9.2. Hallgató képzésénél telephely megadása... 26 9.3. Törzskönyvi szám...... 26 9.4. Oktatási azonosító (OM kód)... 27 9.4.1. Elıképzettségi adatok feladása... 28 9.4.2. Fogyatékossági adatok-hátrányosságra vonatkozó adatok feladása... 29 10. Hallgatói jogviszony és képzés jogviszony...... 31 10.1. Hallgatói jogviszony...... 31 10.1.1. A hallgatói jogviszony adat keletkezése-képzés jogviszony... 33 11. Hallgatói feladások üzenettípusai... 35 11.1. FIR Üzenetek létrehozása... 36 11.1.1. HJVL üzenetek létrehozása... 36 11.1.1.1. Képzésen létrehozható HJVL üzenet... 36 11.1.1.2. Féléven létrehozható HJVL üzenet... 38 12. Szakos FIR üzenetek készítése, kezelése... 42 12.1.1.1. Kollégiumi HJVL készítése... 46 12.1.2. HSZE, HJVD és HJVK üzenetek... 48 12.1.3. HJVM üzenetek generálása és létrehozása... 50 12.1.3.1. HJVM üzenet létrehozása kézzel... 52 12.1.4. HSTR üzenetek létrehozása... 52 Oldalszám: 3 / 106
13. FIR üzenetek megtekintése, kezelése, feladása... 58 13.1. FIR üzenetek kezelésee...... 59 13.2. FIR üzenetekhez konténer készítése... 60 13.3. FIR üzenetek konténerbe helyezése... 62 13.4. Konténer lezárása, feladása, újraküldése... 63 13.4.1.1. Konténer lezárásakor gyakrabban elıforduló hibaüzenetek... 64 13.4.1.2. Konténer feladásakor gyakrabban elıforduló hibaüzenetetek... 66 14. Válaszkonténerek megtekintése és válasz lekérés... 67 14.1. FIR által küldött válaszok megtekintése... 70 15. Adatlekérdezés - adatlekérdezı konténer készítése, feladása... 72 16. Alkalmazottakról FIR feladás... 75 16.1. Alkalmazott személyess adatainak ellenırzése... 75 16.2. Alkalmazotti jogviszony kezelése... 83 16.3. Alkalmazotthoz - Szervezeti egység hozzárendelése... 84 16.3.1. Nyilatkozatok megadása... 86 16.3.2. Alkalmazotti jogviszonyok-vezetıi megbízások rögzítése... 87 16.4. Alkalmazott feladásához paraméter beállítás... 88 16.5. Alkalmazotti FIR üzenetek... 88 16.6. FIR státuszok megjelenítése alkalmazottnál... 89 17. Alkalmazottakról OJVL üzenetek készítése... 90 18. Alkalmazottakról OSTR üzenetek készítése... 92 19. Alkalmazottakról OJVM üzenetek készítése... 94 20. Alkalmazottakról OJVK, OJVD, OSZE üzenetek készítése... 94 20.1. Elkészített alkalmazotti üzenetek megtekintése... 94 20.2. Elkészített üzenetek adatainak megtekintése... 94 20.3. Alkalmazottak feladásához konténer készítése, üzenetek feladása... 102 20.4. Alkalmazotti üzenetekre érkezett válaszok megtekintése... 102 21. Archiválás.........104 22. Kódtételek......106 Oldalszám: 4 / 106
1. Bevezetés A jogszabályban elıírtak szerint az intézmények kötelesek lejelenteni hallgatóik, és a náluk dolgozó alkalmazottak meghatározott adatait. Jelen dokumentáció ezen adatok megadásának helyét és módját tárgyalja, továbbá bemutatja a FIR adatszolgáltatás menetét a Neptun rendszeren belül. 2. FIR szerveroldali telepítése A FIR telepítési lépések leírása és segédanyag megtalálható az ftp://fir:fir@ftp.sdakft.hu címen. 2.1. E-aláírás kliens oldali telepítése Az OFIK felé csak elektronikus aláírással rendelkezı felhasználó jelentheti le az adatokat. Elektronikus aláírást az Educatio Kht.-tól lehet igényelni. Az elektronikus aláíráshoz kártya, billentyőzet, kártyaolvasó szükséges. Az elektronikus aláírással kapcsolatos telepítési útmutató a www.neptun.org.hu honlapon található Neptun Üzemeltetési dokumentáció 2.2.7. pontjában. 3. Válaszkonténerekk Elsı lépésként a Válasz-lekérés gombbal az adatterítés történik meg. Ekkor a Válasz típusa oszlopban a T bető látható, mely terítést jelent. Az OFIK háromfajta adatterítést definiált: 1) Képzésterítés 2) Egyénterítés 3) Szótárterítés 4) Intézményterítés A feladott konténerekre érkezett válaszokat megtekinthetjük a FIR adatszolgáltatás (14450) / Válaszkonténerek (14100) felületen. Képzés terítés minden olyan esetben kerül kiadásra, amikor új képzés kerül bevezetésre az intézményben. Ebben az esetben az újonnan kapott képzésterítésben kell megkeresni és elfogadni a képzést. Oldalszám: 5 / 106
Válaszkonténerek - Képzésterítés Oldalszám: 6 / 106
Válaszkonténerek Szótárterítés Oldalszám: 7 / 106
Válaszkonténerek - Intézményi terítés Az intézményi terítést és szótárterítés a Neptunban verziókiadáskor kerül frissítésre, az intézmény nem tudja módosítani. Oldalszám: 8 / 106
Képzésterítés 4. Képzésterítések A FIR adatszolgáltatás (14450) / Képzésterítések (15900) menüpont alatt a Válasz-lekérés ( Válaszkonténerek (14100) felület) után az OFIK-tól érkezı hatályos és akkreditált képzések jelennek meg. A felsı listában a saját intézményt kell kiválasztani, majd a felület alsó részén található listából a saját képzések kijelölése után a Képzés elfogadás gombbal kell elfogadni a képzéseket, hogy ezután majd a Neptunban lévı képzésekkel meg tudjuk feleltetni a FIR képzés tábla elemeit (Megfeleltetés: Képzések felület/ Képzésspecifikus adatok 2 fül/ FIR képzésmegfeleltetés, FIR képzésmegfeleltetés 2 mezık). Az ott megjelenı táblázat azokat a képzéseket tartalmazza, amelyek elfogadásra kerültek. A Képzés elfogadás gombra kattintással az adott képzés mellett található Elfogadva jelölınégyzetbe pipa kerül, illetve az Feldolgozás dátuma oszlop is töltıdik. Az összes elfogadott képzés a FIR adatszolgáltatás (14450) / Akkreditált intézményi képzések (15850) felületen található. Amennyiben tévesen fogadtunk el egy adott képzést, úgy a kijelölése után a Képzés elutasítás gombbal tudjuk azt visszavonni. Ekkor az Elfogadva jelölınégyzetbıl kikerül a pipa, de a Feldolgozás dátuma mezı nem törlıdik. Így nyomonn követhetı, hogy mely képzésekkel foglalkozott már az intézmény. Az elutasítással az adott képzés kikerül a FIR képzéstáblából, azaz eltőnik a FIR adatszolgáltatás (14450) / Akkreditált intézményi képzések (15850) felületrıl, és a késıbbi képzésmegfeleltetésnél sem jelenik majd meg a feljövı táblában. Oldalszám: 9 / 106
Képzésterítések 4.1. Képzésterítés A Válaszkonténerek (14100) / Képzésterítés (15750) menüpont funkcionalitása megegyezik a FIR adatszolgáltatás (14450) / Képzésterítések (15900) felületével (Képzésterítések fejezet), ezért ezt a továbbiakban nem részletezzük. 5. Akkreditált intézményi képzések A FIR adatszolgáltatás (14450) / Képzésterítések (15900) menüpont alatt elfogadott akkreditált képzések jelennek meg a FIR adatszolgáltatás (14450) /. Akkreditált intézményi képzések (15850) felületen. Ha a FIR képzéstáblából törölni szeretnénk egy-egy képzést, akkor jelöljük ki a felsı listában, majd kattintsunk a Töröl gombra. Ekkor a kijelölt képzés eltőnik a felületrıl, és a Képzésterítések (15900) felületen is látható, hogy az Elfogadva jelölınégyzetbıl kikerül a pipa, de a Feldolgozás ideje mezı értéke a nyomon követhetıség érdekében továbbra is megmarad. Tehát a felület törlés funkciója megegyezik a Képzésterítések (15900) -nél található Képzés elutasítás gomb funkciójával. Oldalszám: 10 / 106
Akkreditált intézményi képzések 6. Paraméter beállítások Fontos, hogy az Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) felületen található FIRHALLGATO és a FIROKTATO paraméterek értékét I-e állítsuk, amennyiben azt szeretnénk, hogy az elsı áttöltés után a törzsadatok automatikusan kerüljenek át a FIR táblába. A FIRALAIRAS paraméterrel szabályozható a konténerek aláírásának engedélyezése vagy letiltása. Értelemszerően éles üzem módban I-n kell állnia. 7. Képzés feladáshoz szükséges adatok Szervezeti egységnél telephely Szervezeti egység FIR megfeleltetése Képzési adatok megadásaa Képzés FIR megfeleltetése 7.1. Telephely Telephely felviteléhez lépjünk a Telephelyek (55800) felületre. A Hozzáad gombra kattintással új telephelyet vehetünk fel, melyet a Mentés gombbal tárolhatunk. A telephely kódjának és rövid nevének Oldalszám: 11 / 106
megadása nem kötelezı, de ajánlott a késıbbi könnyebb átláthatóság érdekében. Érdemes beszédes elnevezéseket és kódokat letárolni. Szükséges megadni, hogy az adott telephely melyik településhez tartozik. Ehhez kattintsunk a Település mezı melletti három pontos gombra és a feljövı táblázatból a megfelelı kiválasztása után az OK gombbal rendeljük az adott telephelyhez. A telephelyhez a Címek fülön adhatjuk meg az elérhetıségeket, illetve az Alkalmazottak fülön a Szerkeszt, majd a Alkalmazott hozzáadása gombbal vihetjük fel a telephelyen dolgozó munkatársakat. (Amennyiben tévesen rendeltünk alkalmazottat a telephelyhez, úgy a Szerkeszt gomb megnyomása után jelöljük ki a tévesen telephelyhez rendelt alkalmazottat, majd kattintsunk az Alkalmazott törlése gombra.) Telephely módosítására a Szerkeszt gomb megnyomása után van lehetıség. Egy-egy telephely törlése pedig a kijelölése utáni Töröl gombra kattintással lehetséges. Ez utóbbi csak abban az esetben, amennyiben az adatnak még nincsenek kapcsolódásai. Telephely kötelezı adat, több telephelyet akkor szükséges felvinni ha az intézményben több telephelyen, képzési helyen történik a képzés. Telephely felvitele 7.2. Szervezeti egység telephelyei A telephelyek az intézmény különbözı egységeihez kapcsolódnak. Az egyes egységekhez a Szervezeti egységek (28000) / Szervezeti egység telephelyei (28200) menüpont alattt rendelhetjük a hozzá tartozó telephelyeket. A Hozzáad gombra kattintva a feljövı táblából válasszuk ki a megfelelı sort, és az OK Oldalszám: 12 / 106
gombbal rendeljük hozzá a kiválasztott szervezeti egységhez. (A feljövı táblában azon telephelyek jelennek meg, melyek a Telephelyek (55800) felületen szerepelnek.) Ezen a felületen a telephely adatainak módosítása nem lehetséges. (Erre a funkcióra a Telephelyek (55800) fımenüpont szolgál.) Itt csupán az összerendelések és az azok megszüntetése ( Töröl gombbal) lehetséges. Minden egyes Kar típusú szervezeti egységhez megadható telephely, ha több képzési helyen folyik az oktatás különbözı telephelyeket rendelhetünk a szervezethez. A szervezeti egység telephelye a hallgató képzése menüpontban rendelhetı hozzá a hallgatóhoz. A telephely a hallgató képzésének telephelyét jelenti. Telephely szervezeti egységhez rendelése 7.3. Szervezeti egység megfeleltetése Ahhoz, hogy a FIR feladás megtörténhessen, a Szervezeti egységek (28000) felület Egyéb információk fülén a FIR szervezeti egység mezıt is szükséges kitölteni. Alapvetıen a (fı) szervezeti egységhez kell csak beállítani a FIR intézményi adatterítés táblának megfelelı szervezetet, de természetesen meg lehet feleltetni az alatta lévı szervezetek is, a karokat, tanszékeket stb. A fı szervezet megfeleltetése azonban kötelezı, ezért válasszuk ki a felsı listában, majd kattintsunk a FIR szervezeti egység mezı melletti három pontos gombra. A megjelenı táblából válasszuk ki a megfelelı szervezetet, és hozzárendeléshez nyomjuk meg az OK gombot. A Mentés gombbal rögzítsük az adatot. Ezzel a fıszervezetet megfeleltettük a FIR intézményi adatterítés táblában lévı megfelelıjével. Amennyiben az intézmény doktori adatokat is felad akkor a doktori iskolákat is meg kell feleltetni. Valamint a kollégiumi adatok feladásához a kollégiumnál is meg kell adni a hozzá tartozó FIR szervezeti egységet. Oldalszám: 13 / 106
Gyökér szervezeti egység megfeleltetése Oldalszám: 14 / 106
7.4. Képzésadatok Képzés adatoknál a kötelezı mezık melyek feladásra kerülnek: Képzési szint Tagozat Idıszak típusa Félévszám Képzés nyelve Képzés alapadatainak ellenırzése A Képzési szint legördülı menübıl a FIR szótárnak megfelelıen mostantól tíz kódtétel választható. Minden esetben, ahol az a FIR szótárral egyeztetni tudtuk a már rendszerben lévı adatokat, ott ezt megtettük. Ahol a megfeleltetés nem volt lehetséges, ott a Nincs megadva érték szerepel. Ezért nagyon fontos az adatok leellenırzése, és pontos megadása. A Képzési szint legördülı menü lehetséges értékei: - Alapképzés (BA/BSc) - Doktori képzés (PhD) - Doktorjelölti jogviszony - Egyetemi képzés - Egységes, osztatlan képzés (osztatlan) - Felsıfokú szakképzés - Fıiskolai képzés - Mesterképzés (MA/MSc) Oldalszám: 15 / 106
- Nincs megadva - Szakirányú továbbképzés (A Képzési szint gördítı menü tartalma többnyire megegyezik a Programtípus legördülı menü tételeivel, de a Képzési szint a FIR adatszolgáltatáshoz szükséges, míg a Programtípus mezıt a Diákhitel figyeli.) Képzésspecifikus adatok ellenırzése A Képzésspecifikus adatok 2 fülre felkerültek a FIR képzésmegfeleltetés és a FIR képzésmegfeleltetés 2 új mezık, melyeknek töltése szintén kötelezı. Mindkét mezıt a többszakos képzések esetén szükséges tölteni. Több szakos képzés esetén is akkor, ha a képzés úgy lett létrehozva, hogy két szakos, de valójában egy szak van és a képzés neve mutatja a két szakot. A képzésmegfeleltetéshez kattintsunk a mezı mellett található három pontos gombra, és a megjelenı táblából válasszuk ki az adott képzés FIR szótárnak megfelelı képzését. Választásunkat nyugtázzuk az OK gombbal, majd az adat(ok) rögzítéséhez kattintsunk a Mentés gombra. Tehát itt lehet kiválasztani, hogy mely Neptun-beli képzés, mely FIR-beli képzésnek felel meg. A feljövı listában megjelenı képzések megegyeznek a FIR adatszolgáltatás (14450) / Akkreditált intézményi képzések (15850) felületen található képzésekkel. Azt, hogy az intézmény a FIR képzéstáblából mely képzéseket fogadja el (azaz akkreditálja), a FIR adatszolgáltatás (14450) / Képzésterítések (15900) felületen szabályozhatja. Oldalszám: 16 / 106
FIR képzésmegfeleltetés 8. FIR Státuszok A hallgatónál három féle FIR státuszt különböztetünk meg. 1. Hallgatói jogviszony FIR státusz 2. Képzés jogviszony FIR státusz 3. Hallgató féléves adataira vonatkozó FIR státusz Oldalszám: 17 / 106
Hallgatói jogviszony FIR státusz Képzésen FIR státusz Oldalszám: 18 / 106
8.1. FIR státuszok változása a feladások és válaszok tükrében A programban használt FIR státuszok: Félévre vonatkozó FIR státusz JVL létrehozva JVL feladva -HJVL üzenet feladása után kerül beállításra JVL elfogadva -HJVL üzenet, Sikeres kérés feldolgozással történı visszaérkezése után kerül beállításra JVM létrehozva JVM feladva -HJVM üzenet feladása után kerül beállításra JVM elfogadva -HJVM üzenet, Sikeres kérés feldolgozással történı visszaérkezése után kerül beállításra Nem volt FIR jelentés - alapbeállítás ameddig nem kerül feladásra FIR üzenet, addig szerepel a hallgató FIR státuszainál. HSTR feladása után, az üzenet Sikeres kérés feldolgozással történı visszaérkezése után kerül beállításra. Amennyiben a hallgatónak HJVM üzenet kerül feladásra az üzenet elfogadása után a hallgató minden FIR státusza -a hallgatói jogviszonynál, képzés jogviszonynál, összes féléves jogviszony -JVM elfogadva státuszra változik. A státuszok állítása automatikus az üzenetek visszaérkezésekor. Oldalszám: 19 / 106
8.2. Hallgató státuszainak megfelelése FIR státuszokkal Az intézmények a TVSz. alapján különbözı kifejezéseket használnak a tanulmányi státuszok és pénzügyi státuszok meghatározására. Ezek a státuszok jelennek meg a státusz1 és a pénzügyi státusz1 mezıkben. Az intézmény a státusz1 és pénzügyi státusz1 értékét nem állíthatja (az értékhalmazt nem tudja állítani, csak a hallgatónál tudja változtatni a státuszokat), a státusz2 és pénzügyi státusz2 értékét a program, a kiválasztott státusz1 és pénzügyi státusz1 értékének megfelelıen automatikusan állítja. Az alábbi táblázat tartalmazza, hogy az intézmény által beállított státusz1 és pénzügyi státusz1 értéke mely FIR által megadott státusznak felel meg. Gyakrabban használt státuszok és azok értelmezése: Státusz2mezı értéke- FIR által Státusz1 mezı értéke: meghatározott érték Abszolvált Nincs jogviszony Aktív Aktív Aktív vendéghallgató Diplomát szerzett Áthallgató Elbocsátott Elhunyt Felvett Passzív Törölt Állf.passzív Passzív vendéghallgató Rendezetlen Záróvizsgát tett (NYV hiányzik) Államvizsgázott Állf.túlcsúszó Még nem meghatározott Záróvizsgát tett Szakirányon diplomát szerzett Aktív Nincs jogviszony Nincs jogviszony Nincs jogviszony Nincs jogviszony Nincs jogviszony Passzív Nincs jogviszony Passzív Passzív Nincs jogviszony Nincs jogviszony Nincs jogviszony Aktív Nincs jogviszony Nincs jogviszony Nincs jogviszony Hallgató FIR szerinti pénzügyi státusza lehet, államilag támogatott, vagy költségtérítéses. Az ettıl eltérı státuszokat a FIR a tartózkodásba kezeli jelenleg. Ez a két státusz a leggyakoribb, de ez minden intézménnyel egyeztetésre került, és amelyik intézménynek nem volt megfelelı az általunk adott összerendelés, akkor az igényeiknek megfelelıen módosítás történt: Pénzügyi státusz2 mezı értéke-fir Pénzügyi státusz1 által meghatározott érték Költségtérítéses Költségtérítéses Levelezõ, áll. fin. Államilag támogatott Normatív támogatással A3 HTM Államilag támogatott PhD egyéni Költségtérítéses PhD államilag finanszírozott Államilag támogatott Tandíjas (képzési idõn túli) Költségtérítéses A1 kategóriás külf. öszt. Államilag támogatott Fin.törvény szerint Államilag támogatott Oldalszám: 20 / 106
A2 kategóriás külf. öszt. C kategóriás külf. öszt. Költségtérítés mentes (GYES...) C2 kategóriás külf. öszt. Államilag támogatott Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses Államilag finanszírozott (képzési idõn túli) Államilag finanszírozott (Máshol) Egyéb ösztöndíjas NR párhuzamos Államilag finanszírozott Még nem meghatározott Külföldi költségtérítéses Másoddiplomás (költségtérítéses) PhD költségtérítéses Párhuzamos (tandíjas) Költségtérítéses (képzési idõn túli) B külf. külsõ tám. öszt. D kat. külf. hallgató E kat. külf.hallgató F felvételivel külf. hallg. Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses Államilag támogatott Nincs jogviszony Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses Költségtérítéses A3R Részképzõs HTM normatív támogatással Államilag támogatott Oldalszám: 21 / 106
9. FIR hallgatói üzenetek feladásához kötelezı adatok Hallgató személyes adatai Hallgató képzésének telephelye Törzskönyvi szám OM azonosító 9.1. Hallgató személyes adatainak megadása A hallgatói adatok helyességének ellenırzése szintén nagyon fontos. A Személyes adatok fülre a személyneveket tartalmazó mezık mellett található jelölınégyzetek funkciója a FIR adatszolgáltatással van kapcsolatban: ha a név magyarul van megadva, úgy a jelölınégyzetbe pipát kell tenni, de külföldi hallgatók esetén, ha a fordított sorrendben rögzítették az adatokat (Susan Smith), akkor a jelölınégyzeteket feltétlen üresen kell hagyni. Kivéve akkor, ha a külföldi hallgató neve a magyar nyelvnek megfelelıen van berögzítve (Pl.: Smith Susan). A Születés dátuma mezıt kiegészítendı a Pontosság legördülı menü, melynek segítségével a megadott születési dátum helyességét szükséges rögzíteni. A következık közül lehetséges választani: Pontos, Pontatlan, Hónaphelyes, Évhelyes. Az adatok rögzítésekor alapértelmezetten pontos érték kerül kitöltésre, ha ez nem felel meg az adatoknak, átállítható. Hallgató személyes adatainak ellenırzése Oldalszám: 22 / 106
Továbbá a Hivatalos adatok fülön az Állampolgárságok mezı kitöltése is fontos a kötelezı adatok feladásához (Természetesen az állampolgárság mezık közül csak akkor szükséges mindkettıt kitölteni, amennyiben az adott hallgató kettıs állampolgár.) Amennyiben a mezı értéke Nincs megadva, úgy a már meglévı adatot nem lehetett a FIR szótárral megfeleltetni, és ez esetben az adat javítása szükséges ahhoz, hogy a hallgatót a késıbbiekben le lehessen jelenteni. Hivatalos adatok Külföldi hallgató esetén a tartózkodási engedéllyel kapcsolatos adatok helyes kitöltésére is különösen oda kell figyelni. A Tartózkodási eng. száma, és a Tart. eng. érvényessége mezıkön kívül bekerült a Tartózkodási eng. típusa, melynek elemei a következık: - A/1-évi 12 havi ellátásban részesülı, vagy részképzésben részt vevı Európán kívüli hallgatók - A/2-évi 10 havi ellátásban részesülı, vagy részképzésben részt vevı európai hallgatók - A/3-évi 10 havi, illetve 12 havi ellátásban részesülı, vagy részképzésben részt vevı határon túli magyar hallgatók - B-nemzetközi megállapodás alapján a küldı fél ösztöndíjával tanulmányokat folytató hallgatók - C-nemzetközi megállapodás alapján külföldi államok kiküldötteinek gyermekeiként tanulmányokat folytatók - D-a felsooktatási intézménnyel kötött megállapodás alapján költségtérítéses képzésben részt vevı hallgató - E-nemzetközi megállapodás alapján, illetıleg nemzetközi megállapodás alapján nem magyar ösztöndíjjal tanulmányokat folytató hallgatók - F-a fenti kategóriák egyikébee sem tartozó, államilag finanszírozott képzésben részt vevı hallgatók, akik az Európai Gazdasági Térséghez tartozó országok állampolgárai - Letelepedési engedély Az adatok megadása nem kötelezı, de a különbözı statisztikák miatt célszerő kitölteni, valamint itt található az külföldi hallgatók nyilvántartásához szükséges pénzügyi státuszok is. Oldalszám: 23 / 106
Hallgató hivatalos adatainak ellenırzése - Tartózkodási engedély típusának kiválasztása A hallgató elérhetıségeivel kapcsolatban a FIR-es feladáshoz szükséges, hogy a hallgatónak pontosan rögzített állandó lakcíme legyen a rendszerben. Állandó lakcím típusból csak egy létezhet a hallgatónak és mindig az érvényes látható a felületen. A további cím típusoknál megadható, hogy az elkészített üzenetbe bekerüljön-e vagy sem. A felületen található FIR-be felad jelölınégyzet segítségével megjelölhetı, hogy a generált FIR üzenet tartalmazza-lehetséges! vagy sem a címet. Állandó lakcím nélküll a FIR üzenet feladása nem A következı adatok feladása nem kötelezı, de feladásra kerülnek, amennyiben a FIR-be felad pipa bejelölésre kerül. Az intézmény dönthet úgy, hogy nem adja fel ezeket az adatokat. (79-es kormány rendelet). Telefonszámok, és emailcímek felvitelénél formátumellenırzés történik. Vagyis a telefonszámokat és az emailcímeket ezentúl csak FIR formátumnak megfelelıen engedi meg bevinni a rendszer. Az emailcímeknél, és a telefonszámoknál található FIRbe felad jelölınégyzet. Ezzel szabályozható, hogy az adott telefonszám, illetve emailcím bekerüljön-e a FIR feladásba. Alapértelmezetten nem kerül kitöltésre a jelölınégyzet. Oldalszám: 24 / 106
Hallgató lakcímének ellenırzése Oldalszám: 25 / 106
9.2. Hallgató képzésénél telephely megadása A FIR üzenetben kötelezı adat a Telephely. A Hallgatók (5400)/Hallgató képzései (6000) menüpontban a Telephely mezı mellett található összerendelı gombbal kell kiválasztani a hallgató képzésének szervezeti egységéhez tartozó telephelyet. Csoportosan telephelyet a Képzések/Hallgatók menüpontokban lehet rögzíteni. 9.3. Törzskönyvi szám Hallgatónál telephely rögzítése A FIR feladáshoz kötelezı a hallgató törzskönyvi számának megadása. Törzskönyvi számot a Hallgatók (5400)/Hallgató képzései (6000) menüpontban hallgatónként rögzíthetünk. Csoportosan törzskönyvi számot a Képzések/hallgatók menüpontban lehet rögzíteni, vagy a T00000/FITESZT módon. Oldalszám: 26 / 106
9.4. Oktatási azonosító (OM kód) Törzskönyvi szám rögzítése FIR jelentésekor az OM kód kötelezı adat. Kivételt képez, az elsı üzenet feladása. A hallgatók oktatási azonosítója több módon kerülhet a programba: 1. felvételkor a Gólya rendszerbıl konvertálással 2. az elsı üzenet feladása után, az üzenet elfogadásakor, a Sikeres kérés feldolgozással visszaérkezı válasszal egyidejőleg kap a hallgató OM azonosítót. A FIR által visszaküldött OM azonosító a visszaérkezett üzenettel a programban rögzítésre kerül. Figyelem! Amennyiben a hallgató már rendelkezik OM azonosítóval, és a FIR feladás után visszaérkezı OM azonosító nem egyezik meg a feladáskori OM azonosítóval, azt a program felülírja! Ebben az esetben ajánlott a FIR-felé jelezni az OM azonosító eltérést. Oldalszám: 27 / 106
9.4.1. Elıképzettségi adatok feladása Elıképzettségre vonatkozó adatok a Hallgatók (5400) menüpontban az Elıképzettségek tabulátor fülön kerülnek rögzítésre. Az elıképzettség feladása, nem kötelezı, a hallgatónál nem a teljes elıképzettség hanem csak a bizonyítványok kerülnek feladásra. Elıképzettségre vonatkozó adatok A felületen jobb oldalt lent található a FIRbe felad jelölınégyzet. Ha a jelölınégyzetben nincs bent a pipa, vagyis értéke hamis, akkor az elıképzettség adat nem kerül bele a FIR üzenetekbe. Jelenleg az elıképzettség nem adható fel a FIR felé, ezért készült egy felület ahol csoportosan kiszedhetı a pipa a jelölınégyzetbıl. A felület a Szervezeti egységek (28000)/Elıképzettségek (34250), és az Adminisztráció (95400)/Elıképzettségek (34300) menüpontban érhetı el. Oldalszám: 28 / 106
Elıképzettségek FIRbe felad pipa értékének állítása csoportosan 9.4.2. Fogyatékossági adatok-hátrányosságra vonatkozó adatok feladása Hallgatók (5400)/ menüpontban az Egyéb státuszok tabulátor fül alatt amennyiben kitöltésre kerülnek a Fogyatékossági adatok és a Hátrányos helyzet adatai akkor azoki is feladásra kerülnek a létrejött üzenet típusban, amennyiben az adat a HJVL feladását követıen kerül rögzítésre, akkor, HSZE üzenet készül. Oldalszám: 29 / 106
Fogyatékosságra - Hátrányos helyzetre vonatkozó adatok Oldalszám: 30 / 106
10. Hallgatói jogviszony és képzés jogviszony 10.1. Hallgatói jogviszony A hallgatói jogviszony a FIR feladás szempontjából a legfontosabb adat! Egy intézményben, egy hallgatónak, egy idıben, egy hallgatói jogviszonya lehet! A hallgatói jogviszonyhoz viszont több képzés jogviszony is tartozhat! A hallgatói jogviszony a Hallgatók (5400) Jogviszony adatok tabulátor fülön tekinthetı meg. Jogviszony adatok Oldalszám: 31 / 106
A felület felsı részén a hallgatói jogviszony sorát látjuk. Hallgatói jogviszony megjelenítése A hallgatói jogviszony panel alatt a Jogviszony mezıben a Hallgatói jogviszony kezdete és végdátuma jelenik meg. A hallgatói jogviszony kezdete a FIR nél az azonosító adat, nem módosítható! Amennyiben mégis szükséges HSTR üzenetet kell feladni!! A FIR státusz mezıben láthatjuk, a FIR jelentés állapotát. A felületen megjelenik a hallgatói jogviszony keletkezés indoka és a hallgatói jogviszony megszőnés indoka is. A Képzések panelban pedig képzésjogviszonyok tartoznak. látható, hogy a hallgatói jogviszonyhoz mely képzések, mely Hallgatói jogviszonyhoz tartozó képzések, képzésjogviszonyok Oldalszám: 32 / 106
10.1.1. A hallgatói jogviszony adat keletkezése-képzés jogviszony Amikor a hallgató felvételre kerül, akkor a Gólya programból bekerül a Neptunba. A hallgatói jogviszony panel üres. Hallgatói jogviszony még nem keletkezett Az elsı képzésre történı beiratkozáskor, ill. tárgyfelvételkor jön létre a hallgatói jogviszony, valamint attól is függ, hogy az intézmény hogyan kezeli a regisztrációt. Ekkor kerül kitöltésre a Hallgató (5400)/Hallgató képzései (6000) menüpontban a Jogviszony kezdete dátum, mely egyben a hallgatói jogviszony kezdete is lesz. Az elsı képzésre történı regisztrációkor (beiratkozáskor) a regisztráció dátuma lesz automatikusan a képzés és a hallgatói jogviszony kezdı dátuma. Amennyiben már van nyitott hallgatói jogviszonya a hallgatónak, akkor következı képzéshez a nyitott hallgatói jogviszony automatikusan hozzárendelıdik. Oldalszám: 33 / 106
Képzés és jogviszony és hallgatói jogviszony megegyezik Vagyis ha a hallgató hallgatói jogviszonyának megszakítása nélkül, további képzéseken is folytat tanulmányokat az intézményben, akkor a következı képzésekhez ugyanaz a hallgatói jogviszony fog tartozni, amely a legelsı képzésre történı beiratkozáskor létrejött. Ebben az esetben egy hallgatói jogviszonyhoz tartozik az összess olyan képzés, amelynek kezdete idıben a hallgatói jogviszony kezdete után jött létre. A hallgatói jogviszony akkor kerül megszüntetésre, ha az idıben legutolsó képzésen rögzítésre kerül a képzés vége dátum. Ekkor a hallgatói jogviszony is lezárásra kerül. Több hallgatói jogviszonnyal is rendelkezhet a hallgató az intézményben, (de csak mindig egy lehet az érvényes) ekkor létezik egy vagy több hallgatói jogviszony amelynél a hallgatói jogviszony vége is megjelenik. Ilyenkor, minden hallgatói jogviszonyhoz tartozik vagy tartoznak képzések, amelyek már lezárásra kerültek. Ezután ha a hallgató újra felvételre kerül az intézménybe, akkor új hallgatói jogviszony kerül létrehozásra, amelyhez az új képzés tartozik. Figyelem! Minden esetben a képzésnél kell az adatokat változtatni, hogy szinkronizálódjon a hallgatói jogviszonyba is! Abban az esetben ha képzésen rögzítésre kerül a képzés vége dátum és a képzés megszőnés oka, ha van még érvényes képzése a hallgatónak akkor az adott képzésen történik a képzés jogviszony kijelentése, - ha nincs a hallgatói jogviszonyhoz tartozó több érvényes képzése a hallgatónak akkor a hallgatói jogviszony kerül megszüntetésre. A képzésen a hallgató jogviszony oka, kódtételbıl választható, a FIR jelentésben azonban minden esetben a jogviszony megszőnése kódtétel érték kerül. Oldalszám: 34 / 106
Képzés jogviszony és hallgatói jogviszony eltér 11. Hallgatói feladások üzenettípusai Az intézmény a FIR felé különbözı üzenettípusokat ad fel. A következı üzenettípusok léteznek: Hallgató - HJVL- hallgatói jogviszony létrehozás o Hallgatói o Vendéghallgatói o Kollégiumi o Doktori - HJVM- hallgatói jogviszony, képzés jogviszony megszüntetés - HJVK- képzési adatok változások karbantartásaa - HSTR- hallgatói jogviszony létrehozás visszavonása - HJVD- hallgatói jogviszony dátumainak módosulása - HSZE hallgatói törzsadatok, személyes adatok módosulása Oldalszám: 35 / 106
11.1. FIR Üzenetek létrehozása Az üzenettípusoknál megkülönbözetünk kézzel létrehozott üzeneteket és üzeneteket. automatikusan generálódott Kézzel létrehozott üzenetek: HJVL és (kivétel a kollégiumi HJVL, amely a rendszer paramétertıl beállításától függ) HSTR üzenetek Automatikusan képzıdı üzenetek: HJVD HJVK HJVM Amennyiben létrehozásra kerül a hallgatónak egy bármilyen típusú üzenet, akkor addig, amíg nem kerül konténerbe és a konténer nem kerül lezárásra, addig a létrehozott üzenetek frissülnek az idıközben létrehozott ugynaolyan típusú üzenetek adataival. Nem készül ugyanolyan típussal több üzenet a hallgatónak! Pl. létrehozásra kerül egy HJVL üzenet, de még nem került lezárása a konténer melyben szerepel, akkor ha új HJVL üzenetet készítünk az, az,üzenet frissül mely még a nem lezárt konténerben van. Amikor konténerbe kerül az üzenet, és lezárásra kerül a konténer akkor FIR üzenet generálásakor új üzenet keletkezik a hallgatónál. 11.1.1. HJVL üzenetek létrehozása HJVL üzenet típusai lehetnek: Képzés jogviszony lejelentés Féléves jogviszony lejelentés Kollégiumi jogviszony lejelentés (külön fejezetben részletezve) 11.1.1.1. Képzésen létrehozható HJVL üzenet Képzésen létrehozható HJVL üzenet a Képzések/Hallgatók menüpontban a HJVL gomb alkalmazásával. A felületen hallgatónként, vagy több hallgatót kijelölve csoportosan készíthetı HJVL üzenet. Oldalszám: 36 / 106
Képzésen HJVL üzenet létrehozása A képzésen létrehozott FIR üzenet tartalmazza a Hallgatói jogviszonnyal és a képzéssel kapcsolatos adatokat. Ez a típusú üzenet arraa szolgál, hogy a FIR felé bejelentésre kerüljön a hallgató intézménnyel létesített jogviszonya. Figyelem: A képzésen készített HJVL üzenet nem tartalmaz félévre vonatkozó adatokat! Ennél az üzenet típusnál üres érték van a Finanszírozás és képzési év mezıben. Oldalszám: 37 / 106
Képzésen készül HJVL üzenet 11.1.1.2. Féléven létrehozható HJVL üzenet Féléven létrehozható HJVL üzenet a Szervezeti egységek (28000)/Féléves adatok (30900) és az Adminisztráció(95400)/Féléves adatok(11500) menüpontokban a HJVL gomb alkalmazásával. A felületeken hallgatónként vagy több hallgatót kijelölve csoportosan készíthetı HJVL üzenet. Oldalszám: 38 / 106
Féléves HJVL üzenet létrehozása A féléven létrehozott FIR üzenet tartalmazza a Hallgatói jogviszonyra, a képzésre és a félévre vonatkozó adatokat. Ez a típusú üzenet arraa szolgál, hogy a FIR felé bejelentésre kerüljön a hallgató intézménnyel létesített jogviszonya, kibıvítve a féléves jelentéssel. Ennél az üzenet típusnál a Finanszírozás és képzési év mezı is kitöltésre kerül. Oldalszám: 39 / 106
Féléven készült HJVL üzenet Mindkét felületen a HJVL gomb jelenteni új képzés jogviszonyt a megnyomása után a program megkérdezi, hogy Biztosan le akar kiválasztott hallgatónak? Amennyiben a YES gombra kattint létrejön a HJVL üzenet, melyrıl a program tájékoztató üzenetet ad. Oldalszám: 40 / 106
Üzenet generálása után visszajelzı üzenet Az elkészült üzenet vagy üzenetek a programban két helyen jelennek meg. Hallgató (5400)/FIR feladás (15050) menüpontban a kiválasztott hallgatóra elkészített és feladott összes üzenet megjelenik. FIR adatszolgáltatás (14450)/Hallgatói törzsadatok (14650) menüpontban pedig az összes elkészült és feladott üzenet megtekinthetı. Az elızıekben leírtak alapján tehát a FIR felé a hallgató feladása történhet: képzés adatokkal, és képzés és féléves adatokkal Javasoljuk, hogy olyan FIR üzenetet, amely csak a képzés adatokat tartalmazza, azoknak a hallgatóknak adjanak fel, akik a hallgatói jogviszony létesítettek, de rögtön az elsı félév megkezdésekor passzív félévet kértek. Így az OEP jelentés is rendben lesz. Illetve ha az intézményben a regisztráció hosszabb ideig tart és elıbb a jogviszonyt szeretnék létrehozni és utána a státuszt jelenteni. Azoknak a hallgatóknak, akiknek létrejött a hallgatói jogviszonya és aktív az elsı féléve, elegendı csak féléves HJVL feladás, hiszen ez az üzenet tartalmazza a képzés és a féléves adatokat is. Természetesen az intézmény megteheti, hogy minden hallgatót lejelent képzésen, majd pedig féléven is. Miután megtörtént a hallgató jelentése a képzésen azután már elegendı a féléves bejelentkezések után a féléves jelentéseket feladni a hallgatóról. Oldalszám: 41 / 106
12. Szakos FIR üzenetek készítése, kezelése Egyes intézményekben, ahol több szakos képzés létezik, nem képzésen, hanem szakon kell a hallgatókat jelenteni. A szakon létrehozandó FIR üzenetnél a Képzésen nem szabad FIR megfeleltetést megadni, csak a szakon! Vagyis a Szakok menüpontban a Specifikus adatok2 tabulátor fülön kell a Neptunos szakhoz a FIR-es képzés megfeleltetését hozzárendelni. Neptun szak megfeleltetése - FIR szakkal Figyelem! A szak megfeleltetésnél csak akkor jelenik meg a szak az összerendelı táblában, amennyiben a Képzésterítések (15900) menüpontban elfogadásra került. Oldalszám: 42 / 106
Szakirány elfogadása-képzésterítésnél A szakos HJVL üzenet létrehozása az Adminisztráció (95400) Hallgatók szakos féléves adatai (32850) menüpontban lehetséges. Oldalszám: 43 / 106
Szakos FIR üzenet készítése A képen látható hallgatónak szakos jelentést készítettünk. Ennek megfelelıen a Hallgatók szakos féléves adatai menüpontban (32850) generáltuk az üzenetet. Ennek megfelelıen a HJVL üzenet a szak adatait tartalmazza. Oldalszám: 44 / 106
Hallgató szakos jelentése - Vegyész szakon Szakos HJVL üzenet Oldalszám: 45 / 106
Amennyiben a képzés Szakirányán is megtörténik a FIR megfeleltetés akkor a hallgató szakirányai feladásra kerülnek. HJVM üzenetet ha kézzel szeretnénk készíteni, szakon jelentett hallgatónak akkor a Képzések/Hallgatók/Féléves adatok/szakok adatai menüpontban kell kiválasztani a szakot majd a HJVM gombot megnyomni. Ennek feltétele, hogy a Hallgatók/Hallgató képzései menüpontban a modulok adatai tab fülön kitöltésre kerüljenek az adatok melyek a megszüntetésre vonatkoznak. 12.1.1.1. Kollégiumi HJVL készítése Kollégiumi HJVL készítésekor elsı feladat a paraméter beállítása. A paraméter neve: FIRKollegiumi_jogviszony_generalas. A paraméter leírása: Kollégiumi jogviszonyok (HJVL) kézi vagy automatikus generálása : K / A A paraméter szabályozza, hogy a kollégiumi hallgatói jogviszonyra automatikusan a beköltöztetéssel készüljön HJVL üzenet vagy kézzel kerül létrehozásra. A paraméter A beállítás esetén a beköltöztetéssel egyidejőleg létrejön a kollégiumi jogviszonyra szóló HJVL üzenet. A paraméter K beállítása esetén a Kollégiumok (1800)/Kollégiumi ciklusokk (16100) menüpontban kell a HJVL gomb segítségével HJVL üzenetet generálni. Kollégiumi jogviszony létrehozása Oldalszám: 46 / 106
Figyelem: Kollégiumi HJVL üzenet létrehozásakor figyelni kell arra, hogy a beköltözés dátuma idıben a hallgatói jogviszonyt követı dátum legyen. Ellenkezı esetben a feladott HJVL üzenetre a FIR a következı választ adja: Hiba: A kérelemben megadott kollégiumi jogviszony nem rögzíthetı, mert nincs bejelentvee a kollégiumi jogviszonyra feljogosító jogviszony [Kollégiumi adatok ellenırzése - új hallgatói jogviszony] Vagyis célszerő a kollégiumi HJVL elıtt feladni a hallgatói jogviszonyra vonatkozó HJVL üzenetet, és ha visszaérkezett sikeres kérés elfogadással, akkor feladható a kollégiumi HJVL: A Kollégiumok (1800)/Kollégiumi ciklusok (16100) menüpontban lehet a HSTR gomb segítségével HSTR üzenetet generálni, már lejelentett és elfogadott kollégiumi HJVL üzenetre. Figyelem: HSTR üzenetben mindig az elfogadott adatokkal kell a stornó üzenetett feladni. A visszaérkezett és elfogadott stornó üzenet után lehet újra HJVL üzenetet feladni. Oldalszám: 47 / 106
12.1.2. HSZE, HJVD és HJVK üzenetek A HSZE, HJVD és HJVK üzenetek tartalma az elkészült FIR üzenetben az Egyéb jogviszonyok tabulátor fülön tekinthetı meg. HSZE üzenet keletkezik a programban, ha a hallgató személyes adatai változnak: Személyes adatok Cím Elérhetıség Fogyatékossági adatok Hátrányos helyzetre vonatkozó adatok Tartózkodási adatok Bizonyítvány Okmányokra vonatkozó adatok változása Cím változásakor keletkezı HSZE üzenet. HSZE üzenet HJVD üzenet keletkezik, ha dátummódosítás történik: Hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos, Képzés jogviszonnyal kapcsolatos dátumok változása (kezdı és végdátum) Oldalszám: 48 / 106
A HJVD üzenetben megtekinthetı, hogy mi került módosításra. A FIR üzenetben az egyéb jogviszonyok tabulátor fülön a HJVD üzenetre kattinva oszloposzerkesztéssel tegyük ki a mezıket. Pl. JogvUjkezdDat JogvUjkezdDat KpzUjkezdDat KpzUjkezdDat Dátum módosítás - Képzés végdátum került módosításra Oldalszám: 49 / 106
HJVK üzenet generálódik, ha a képzéssel kapcsolatos adatok kerülnek módosításra: Törzslap adatok-törzskönyvi szám változása Képzés - Idıszak típus változása Képzésen- Félévszám változása Képzési szint változása Képzés nyelvének változása A képen látható üzenetben a hallgató képzésen a félévszám került módosításra. Figyelem! A képzés adatok megadásakor kitöltésre kerül a képzésre vonatkozó félév szám. Ez a félév szám kerül be a hallgatóhoz amikor a képzés hozzárendelésre kerül. A feladásra kerülı HJVL üzenetek tartalmazzák ezt az adatot. Ezután azonban ha a képzésnél módosításra kerül a félévek száma, akkor az már nem kerül át a hallgató képzéseihez. A hallgató FIR üzeneteiben a Hallgató képzései menüponton a félévszám mezıben megadott adat jelenik meg. Amennyiben a képzésen változik a félévek száma, akkor azt nem a Képzésnél, hanem a Hallgató/Hallgató képzései menüpontban változtassuk meg! Így keletkezik HJVK üzenet. 12.1.3. HJVM üzenetek generálása és létrehozása HJVM üzenet keletkezik, ha a hallgatónak a képzésen rögzítésre kerül a képzés végdátuma és a jogviszony megszőnés oka. Oldalszám: 50 / 106
A HJVM üzenet létrehozásakor program figyel arra, hogy a hallgatónak az adott képzésen kívül (amelyen beírása került a végdátum), a képzéshez tartozó hallgatói jogviszonyon, létezik-e másik képzése, amelynél még nem szerepel képzés vég dátum. Vagyis ha a hallgatónak nincs több még le nem zárt képzése, akkor a képzés végdátum beírásakor egyidejőleg készül egy olyan HJVM üzenet, amely nem csak a képzés jogviszonyt szünteti meg, hanem a hallgatói jogviszonyt is valamint kitöltıdik a hallgatói jogviszony végdátum is. Amennyiben a képzéshez olyan hallgatói jogviszony tartozik, amelyen többb képzés is szerepel, melyek még nem kerültek lezárásra, akkor olyan HJVM üzenet generálódik, amely csak az adott képzésen szünteti meg a jogviszonyt, és a hallgatói jogviszony pedig nem kerül megszüntetésre. HJVM üzenet megtekintése-hallgatói jogviszony és képzés jogviszony egyszerre szőnt meg Figyelem! HJVM üzenet generálódásakor egyidejőleg HJVD üzenet is készül, hiszen dátummódosítás történik. Mivel a HJVM üzenet tartalmazza a képzésen a jogviszony és vagy a hallgatói jogviszony megszőnés dátumát is, ezért a HJVD feladása nem szükséges. A FIR rendszerében, a feladott üzeneteket nem minden esetben, idırendben kerülnek feldolgozásra, így elıfordulhat, hogy a HJVM üzenet kerül elıbb feldolgozásra és elfogadásra, azután, pedig ha feldolgozásra kerül a HJVD akkor a válasz hibaüzenet lesz: Hiba: A képzés végdátuma nem szerepel az adatbázisban, karbantartani csak nem null végdátumot lehet. [HJVD] Ezért ajánlott azokat a HJVD üzeneteket törölni, amelyek egyszerre, ugyanazzal a dátummal keletkeznek. Oldalszám: 51 / 106
12.1.3.1. HJVM üzenet létrehozása kézzel Bizonyos esetekben elıfordulhat, hogy nem generálódik HJVM üzenet, ekkor kézzel kell készíteni, pl. ha már akkor ki van töltve a vég dátum, amikor a jogviszonyt létrehozzák a hallgatónál. HJVM üzenet a Szervezeti egységek (28000)/Képzések(20000)/Hallgatók(204500) menüponton, vagy a Képzések(115600)/Hallgatók(120100) menüpontban a HJVM gomb segítségével készíthetı. Figyelem! HJVM üzenet csak akkor 12.1.4. HSTR üzenetek létrehozása HJVM üzenet generálása készíthetı, ha volt a hallgatónak elfogadott HJVL üzenete! HSTR üzenet létrehozására és feladására akkor lehet szükség, ha a hallgatónak feladásra és elfogadásra került a HJVL üzenet, de utólag kiderült, hogy nem a helyes adatokkal. Ekkor HSTR üzenetet kell feladni, (a már elfogadott adatokkal) majd amikor visszaérkezik az elfogadott HSTR üzenet akkor lehet a hallgatónak a javított adatokkal feladni a HJVL üzeneteket. Figyelem! HSTR üzenetben a feladott adatok (hallgatói jogviszony, képzés jogviszony, stb.) meg kell felelniük az elfogadott HJVL üzenetben szereplı adatokkal. A stornó üzenetben tehát csak azt lehet stornózni, ami már elfogadásra került. HSTR üzenetet lehet készíteni: Oldalszám: 52 / 106
Teljes hallgatói jogviszonyra Képzés jogviszonyra Félévre Teljes hallgatói jogviszonyra HSTR üzenetet a Hallgatók (5400) menüpontbann a HSTR gombbal lehet készíteni. A Hallgatók (5400) menüpontban generált HSTR üzenet a hallgató minden képzését, minden félévét stornózza. Hallgatói jogviszonyra HSTR üzenet készítése Oldalszám: 53 / 106
HSTR üzenet Képzésen HSTR üzenet létrehozható a Képzések/Hallgatók menüpontban. Az képzés menüpontban létrehozott HSTR üzenet az adottt képzést stornózza le. Oldalszám: 54 / 106
Képzésen HSTR üzenet készítése Félévre vonatkozó HSTR üzenet készíthetı a Szervezeti egységek (28000)/Féléves adatok (30900) és az Adminisztráció (95400)/Féléves adatok (11500) menüpontokban a HSTR gomb alkalmazásával. Oldalszám: 55 / 106
Félévre HSTR üzenet készítése Oldalszám: 56 / 106
Féléves HSTR üzenet Oldalszám: 57 / 106
13. FIR üzenetek megtekintése, kezelése, feladása Az automatikusan generált, és a létrehozott FIR üzeneteket két menüpontban tekinthetjük meg: Hallgatónként a Hallgatók (5400)/FIR feladás (1550), Csoportosan az összes üzenetet, a FIR adatszolgáltatás (14450)/Hallgatói törzsadatok (14650) menüpontban. Hallgatónként FIR üzenetek megtekintése Oldalszám: 58 / 106
13.1. FIR üzenetek kezelése Összes generált FIR üzenet megtekintése Az elkészített FIR üzeneteknél a Neptun a generálás során ellenırzést végez, a FIR által kötelezı adatokra. Amennyiben az adott FIR üzenetbıl hiányzik valamely, a feladáshoz kötelezı adat, akkor az üzenet pirossal jelenik meg. Ezeknél az üzeneteknél a FIR üzenetnél az Ellenırzés tabulátor fülön megjelenik, hogy mely kötelezı adat hiányzik. A csatolt képen pl. a hallgató születési országa, állampolgársága, állandó lakcíme hiányzik. Oldalszám: 59 / 106
Hiányos-hibás FIR üzenet A hibás üzenetek javítása úgy lehetséges, hogy az Ellenırzés eredménye tabulátor fülön megjelenített hibák javításra, pótlásra kerülnekk a hallgatónál. A pótlás, javítás után visszatérve a hibás FIR üzenethez, azt kijelölve nyomjuk meg az Adatfrissítés gombot. Figyelem! Hibás adat konténerbe helyezését nem engedélyezi a program. 13.2. FIR üzenetekhez konténer készítése Az elkészített üzeneteket a FIR feladáshoz konténerbe kell helyezni. Konténert készíteni, a FIR adatszolgáltatás (14450)/Konténer (14500) menüpontban az alapadatok tabulátor fülön a Hozzáad gombbal lehet. Ezután létrejön egy konténer melyet el is nevez a program. A név a létrehozó neptunkódja, és a dátum. A Szerkeszt gombra kattintás után a konténer neve átírható. A konténer létrehozáskor alapértelmezetten hallgatói adatok feladására használható konténer készül, vagyis a Hallgatói jelölınégyzetben bent van a pipa. Ha alkalmazottat szeretnénk feladni, akkor a konténer elkészítésekor vegyük ki a jelölınégyzetbıl a pipát. Javasoljuk a konténernek beszédes nevet adni, mely után a konténer könnyen visszakereshetı. Oldalszám: 60 / 106
Konténer elkészítése A FIR adatszolgáltatás (14450)/Konténer (14500) menüpontban az XML tabulátor fülön XML formátumban tekinthetjük meg a konténer adatait. A FIR adatszolgáltatás (14450)/Konténer (14500) menüpontban a Válaszkonténerek tabulátor fülön láthatjuk azokat a válaszkonténereket, amelyek a feladott konténerre, a konténerben feladott üzenetekre érkezett. A válaszkonténereket a program automatikusan párosítja a feladott konténerekkel, a válaszok visszaérkezésével egyidejőleg. Figyelem! Egy feladott konténerre a konténerben feladott üzenetekre a válaszok legtöbb esetben nem egy konténerben, hanem folyamatosan több konténerben érkeznek vissza. Oldalszám: 61 / 106
Feladott konténerre érkezett válaszkonténerek 13.3. FIR üzenetek konténerbe helyezése Az elkészített FIR üzenetek a FIR adatszolgáltatás (14450)/Hallgatói törzsadatok (14650) menüpontban jelennek meg. A feladásra kerülı üzeneteket jelöljük ki, és kattintsunk a Konténerbe rak gombra, ekkor megjelennek a még le nem zárt konténerek. A konténert kiválasztva majd az OK gombra kattintva, az üzenet/üzenetek bekerülnek a konténerbe. Ekkor a Hallgatói törzsadatok felületen már nem jelenik meg az üzenet. A felületen oszlopszerkesztésben megtekinthetı, hogy mennyi rekordot tartalmaz a konténer. Oldalszám: 62 / 106
FIR üzenet konténerbe helyezése A felületen található Minden adat jelölınégyzet alapesetben nincs kijelölve, ekkor azok az üzenetek jelennek meg, amelyek még nincsenek konténerben. Minden adat jelölınégyzet bepipálásával az összes adat megjelenik, azok is, amelyek már konténerben vannak, de ebben az esetben a Konténerbe rak gomb nem aktív. 13.4. Konténer lezárása, feladása, újraküldése Az elkészített konténert fel kelll adni a FIR felé. Feladáskor a program generál egy Tranzakciós ID-t (azonosítót), amelyre a késıbbiekben hivatkozhatunk. A konténert feladás elıtt le kell zárni és alá kell írni. A FIR adatszolgáltatás ()/Konténerek () menüpontban. A lezárás és az aláírás elkülönü egymástól, lezárni akkor kell, ha már több üzenetet nem szeretnénk a konténerbe helyezni. Az Aláírás gombbal kell aláírni a már lezárt konténert, az intézményben az arra jogosult személynek. Az aláírás beállítás a 2.1 pontban került részletezésre. A konténer lezárása és az aláírásaa lehet egymástól független folyamat. Oldalszám: 63 / 106
13.4.1.1. Konténer lezárásakor gyakrabban elıforduló hibaüzenetek A képen látható hibaüzenet akkor fordul elı, ha a konténerben lévı üzenetek valamelyikénél a születési névnél nincs megadva érték szerepel. Javítás: meg kell keresni melyik hallgatói üzenet hibás és javítani a születési nevet, majd adatfrissítéssel bekerül az üzenetbe a helyes adat. A képen látható hibaüzenet akkor fordul elı, ha a konténerben lévı üzenetek valamelyikénél az állandó vagy az értesítési cím típus nem került kitöltésre. Javítás: Be kell írni a cím típus kódját. Állandó lakcím: A Értesítési: E Ideiglenes: T A felületen található Küldés gombbal kell feladni a konténert. A konténer feladásának sikerességérıl a program, tájékoztató üzenetet küld. Oldalszám: 64 / 106
Konténer feladása sikertelen - nincs FIR kapcsolat A felületen található az Újraküldés gomb, ezt akkor kell használni, ha feladásra került a konténer, de valamilyen ok miatt a FIR hez mégsem jutott el. Ekkor az Újraküldés gomb alkalmazásával, új tranzakciós ID-t generál a program és ezzel kerül feladásra. A felületen található Diagnosztika gomb a FIR kapcsolat ellenırzésére szolgál. Oldalszám: 65 / 106
FIR - kapcsolat-útvonal ellenırzés 13.4.1.2. Konténer feladásakor gyakrabban elıforduló hibaüzenetetek A fenti hibaüzenet akkor jelentkezik, ha olyan hallgatói üzenetek vannak a konténerben, amelyekhez már nem tartozik képzés. Vagyis a hallgatónak elkészítették az üzenetet, de idıközben a képzést törölték. Oldalszám: 66 / 106
Javítás: support@sdakft címre kérjük jelezni, mert a hibás üzeneteket ki kell venni a konténerbıl, ezt viszont az intézmény nem teheti meg. 14. Válaszkonténerek megtekintése és válasz lekérés A feladott konténerekre a válaszokat a FIR adatszolgáltatás (14450)/Válaszkonténerek (14100) menüpontban tekinthetjük meg. A válaszkonténerek, nem kerülnek automatikusan a rendszerbe azokat a Válasz-lekérés gombbal kell lekérni. Ebben az esetben elindul a konténerek feldolgozása Oldalszám: 67 / 106
A válaszlekérés gomb alkalmazására több válasz érkezhet. Sikeres feldolgozás Részben sikeres feldolgozás Letöltésre kerültek a konténerek, de nem történt meg minden konténernekk a feldolgozása. Ebben az esetben azt meg kell keresni, hogy mely konténer vagy konténerek nem kerültek feldolgozásra(a feldolgozás eredménye oszlopszerkesztéssel megjeleníthetı) és a Válaszkonténerek (14100) menüpontban az Újrafeldolgozás gomb alkalmazásával a konténerek ismételten feldolgozhatóak. Oldalszám: 68 / 106
Konténerek újrafeldolgozása Sikertelen válasz lekérés Nincs válaszkonténer a FIR csatornában Oldalszám: 69 / 106