SZABADKA VÁROS POLGÁRI JOGVÉDŐJE KALAUZ A POLGÁROK JOGAINAK ÉRVÉNYESÍTÉSÉHEZ SZABADKA VÁROS KÖZIGAZGATÁSI SZERVEI ELŐTT Szabadka, 2014 januárja
Bevezető Tisztelt polgárok, A Szabadka Város Ombudsmani Hivatalának hét éves működése alatt azt tapasztaltuk, hogy szükség lenne egy átfogó tájékoztatóra, amelyben egy helyen, röviden, minél érthetőbben és alaposabban rámutatunk a közigazgatási eljárásban önöket megillető jogokra, hogy azokat milyen módon tudják érvényesíteni, valamint ismertetjük azokat a hatósági szerveket, szervezeteket és egyéb testületeket, amelyekhez segítségért fordulhatnak jogaik és érdekeik védelme ügyében. Reméljük, hogy e kalauz alapvető útmutatásként szolgál majd polgártársaink mindennapi ügyintézésében, további kérdéseiket illetően pedig a kalauzban megnevezett szervek szívesen állnak rendelkezésükre. Tisztelettel, OMBUDSMANI HIVATAL 2
Az emberi jogokról Az emberi jogok az emberi lények legalapvetőbb jogait foglalják magukba, melyek definiálják az egyén és az állam viszonyát. Az emberi jogok korlátozzák az államhatalmat, és ezzel egy megkövetelik az államtól, hogy olyan körülményeket biztosítson, amelyek minden ember számára lehetővé teszik az emberi jogok érvényesítését. Az egyetemes emberjogi egyezmény, melyet az ENSZ 1948-as közgyűlésén fogadott el, az első lépést jelentette e cél elérése felé, vagyis az alapvető emberi jogok és szabadságok tisztelete és fejlesztése felé, fajtól, nemtől, nyelvtől és vallástól függetlenül, ami az Egyesült nemzetek egyik alapvető célkitűzése. A polgárok hatóságokkal szembeni jogai az emberi jogok számos szegmensének egyikét képezik. A polgárok jogai Szabadka város közigazgatási szerveivel szemben A polgárok nap mint nap kapcsolatba kerülnek a közigazgatási szervekkel, melyek előtt jogaikat és érdekeiket szeretnék érvényesíteni vagy megvédeni. Vannak köztársasági, tartományi és helyi hatóságok, melyek mindegyike saját hatáskörén belül jár el, olyan ügyekben melyeket a (köztársasági, tartományi vagy helyi) előírások és jogszabályok írnak elő. A problémák sora, valamint azoknak a hivataloknak, közvállalatoknak és közművállalatoknak a jegyzéke, melyekhez a polgárok fordulnak ügyeik intézése során túl hosszú ahhoz, hogy ebben a kalauzban teljes egészében ismertessük, így ezúttal csak a legfontosabb kérdéseket vesszük számba. Amikor a polgároknak ügyeik intézéséhez és jogaik érvényesítéséhez valamely hatósághoz kell fordulniuk, a legfontosabb tudniuk, hogy melyik hivatalhoz és milyen módon fordulhatnak. Szabadka városban a Szabadka Város Közigazgatási Hivataláról szóló rendelet (Szabadka Város Hivatalos Lapjának 6/10 és 8/13 száma) szabályozza az önkormányzat közigazgatásának, külön szervezeteinek és szolgálatainak szervezetét és munkakörét, így a polgárok az említett dokumentum alapján megtudhatják, mely hivatalhoz fordulhatnak az adott jogaik érvényesítése végett. Szabadka város hivatalos honlapján, a www.subotica.rs címen a polgárok szintén tájékozódhatnak a közigazgatási hivatal, a közvállalatok és az önkormányzati intézmények 3
által ellátott feladatokról, különböző dokumentumokat, kérelmeket tölthetnek le, melyeket az illetékes szervekhez kell benyújtani, és tájékozódhatnak az őket illető kérdésekről. A felsoroltakról a polgárok tájékozódhatnak a 024 Ügyfélkapcsolati Központ révén is, amely azért alakult, hogy gyors, pontos és teljes tájékoztatást nyújtson a közigazgatási hivatal, a közvállalatok, közművállalatok és egyéb szolgálatok hatáskörébe tartozó ügyekben az ingyen hívható 626-999 telefonszám vagy a kontaktcentar@subotica.rs e-mail címen keresztül. A szám csak a 024-es hívókörzetből hívható ingyen, a többi körzetből és mobil telefonról a 024-626-999 szám tárcsázásával érhető el. A felsoroltakon kívül a polgárok bármikor fordulhatnak Szabadka Város Ombudsmani Hivatalához, melynek elsődleges feladata nem a tájékoztatás, hanem a polgárok jogainak védelme Szabadka város közigazgatási szervei előtt azokban az esetekben, amikor a polgárok úgy érzik, hogy jogaikat megsértették, de az ombudsmani hivatal munkatársai útbaigazítást adhatnak a polgároknak arra vonatkozóan, mely hivatalhoz forduljanak a konkrét esetben, és így segíthetnek jogaik érvényesítésében és védelmében. Az Ombudsmani hivatal Szabadkán, a Szabadság tér 1. szám alatt található. Egyéb elérhetőségei: tel.: 024/626-898, fax: 024/626-894, e-mail: ombudsman@subotica.rs. A közigazgatási hivatalokhoz történő folyamodás módja A polgárok a közigazgatási hivatalokhoz leggyakrabban kérelmek útján folyamodnak jogaik érvényesítése céljából, illetve bejelentések, levelek révén kérnek tájékoztatást bizonyos kérdésekben. Az a személy, kinek kérelmére eljárás indult, aki ellen az eljárás folyik vagy akinek jogai vagy jogi érdekei védelmében jogában áll részt venni az eljárásban ügyfélnek minősül, és joga van aktívan részt venni az eljárásban és tájékozódni az ügyben foganatosított minden cselekvésről. Ha valaki ellen bejelentést tesz és az ügyben félként szeretne részt venni, azt feltétlenül tüntesse fel a bejelentésben (betekintési kérelem). A kérelmeket általában írásos formában kell benyújtani, többnyire a hatóság nyomtatványán, de nincs akadálya annak sem, hogy a folyamodványt kézzel írjuk meg, szabad megfogalmazásban, azzal a feltétellel, hogy az tartalmazza az összes szükséges elemet és hogy mellékeljük a hatóság eljárásához szükséges minden dokumentumot. A kérelem benyújtásakor a polgárokat általában tájékoztatják arról, hogy milyen szám alatt vezetik az ügyüket, de ha nem kapnak ilyen adatot, joguk van elismervényt kérni a kérelem átvételéről. A hatósági bejelentéseket és a hatóságokhoz intézett kérdéseket a polgárok szívesen intézik telefonon, ami semmiképpen sem téves, de az ombudsman azt tanácsolja a polgároknak, hogy mindig írásban forduljanak a hatóságokhoz, és mindig őrizzék meg a benyújtást igazoló okmányt, hivatali vagy postai elismervényt, attól függően, hogy a kérelmet, bejelentést vagy levelet milyen úton juttatták el a hatóságokhoz. Ez a valamely hivatalnál történő további ügyintézés miatt fontos (pl. amikor a polgárok panaszt tesznek az ombudsman előtt valamely közigazgatási hivatalra, az első kérdés, amit a jogvédő feltesz nekik, hogy ezzel a kérdéssel fordult-e már az illetékes hatósághoz, és erről van-e valamilyen bizonyítéka; tehát az hogy 4
írásban fordulunk a hivatalos szervekhez valamiképpen előfeltétele annak, hogy az ombudsman el tudjon járni a konkrét esetben). Az ombudsman ugyanis nem a polgárok ügyvédje, és nem is folytat jogi tanácsadást. A Szabadka város Polgári jogvédőjéről szóló rendelet (Szabadka Város Hivatalos Lapjának 07/2014 száma) értelmében a panasztevők kötelesek előzőleg írásban fordulni ahhoz a hatósághoz, amelyre panaszuk van, illetve a rendelkezésükre álló jogorvoslati eszközökkel élni és azután fordulhatnak a polgári jogvédőhöz, ellenkező esetben az ombudsman nem indít eljárást túl korai panasz miatt. A közigazgatási eljárásban a feleket megillető jogok Egyébként, közigazgatási eljárást, az általános közigazgatási eljárásról szóló törvény (a JSZK Hivatalos Lapjának 33/97 és 31/2001 sz. és az SZK Hivatalos Közlönyének 30/2010 száma) értelmében az illetékes hatóság indíthat meg vagy az ügyfél kérelmére vagy hivatalból, amikor azt a törvény vagy más jogszabály előírja, és ha megállapítja vagy arról tudomást szerez, hogy tekintettel a tényállásra, a közérdek védelmében eljárást kell indítani. Az eljárás folyamán, a határozat meghozatal előtt ki kell vizsgálni a döntésre kiható valamennyi tényt és körülményt, és a polgárok számára lehetővé kell tenni jogaik érvényesítését és védelmét. Az eljárásban megállapított döntő tények alapján, az ügyintézésben illetékes hatóság határozatot hoz az eljárás tárgyát képező közigazgatási ügyben. Az eljárás folyamatában az ügyfeleknek és/vagy az ügyben jogilag érdekelt harmadik személyeknek jogukban áll: az ügyiratokat átnézni; a szükséges iratokat saját költségükön, hivatalos személy felügyelete mellett átírni illetve fénymásolni; az ügy menetéről tájékozódni; az eljárásban ügyfélként részt venni, ha addig nem ügyfélként szerepeltek. Az általános közigazgatási eljárásról szóló törvény rendelkezéseinek megfelelően a határidő, melyen belül a hatósági szerv köteles határozatot hozni és azt az ügyfélhez továbbítani, legfeljebb a kérelem benyújtásától számított két hónap, ha a törvény az adott esetben nem ír elő rövidebb határidőt. Ha a hatósági szerv, melynek határozata megfellebbezhető, nem hoz határozatot és azt nem továbbítja az ügyfélnek az előírt határidőn belül, az ügyfélnek joga van fellebbezni, mintha kérelmét elutasították volna. Ha a határozat nem megfellebbezhető, az ügyfél közigazgatási pert indíthat. Az első fokon meghozott határozatot az ügyfélnek jogában áll megfellebbezni, amiről a határozat részét képező, annak végén található jogorvoslati utasításból tájékozódhat. (az elsőfokú határozat csak kivételes esetben nem megfellebbezhető). A fellebbezés, mint rendes jogorvoslati eszköz mellett vannak rendkívüli jogorvoslati eszközök is, melyek különleges és pontosan meghatározott esetekben alkalmazhatók. 5
A hatóság jogszerűtlen hallgatása vagy a közigazgatási szerv jogszerűtlen hallgatása akkor áll fenn, ha az elsőfokú hatóság a törvénnyel előírt határidőn belül nem hoz határozatot és azt nem továbbítja az ügyfélnek (a kérelem benyújtásától számított maximum két hónapon belül). Ebben az esetben az ügyfél fellebbezhet a másodfokú hatóságnál, mintha kérelmét elutasították volna, vagyis mintha ügyében negatív döntést hoztak volna (kivételesen, a törvénnyel előírt esetekben úgy kell tekinteni, mintha pozitív döntés történt volna). A fellebbezés mellet a hatóság jogszerűtlen hallgatása miatt kereset is benyújtható abban az esetben, ha az ügyfél fellebbezése ügyében a másodfokú hatósági szerv 60 napon belül nem hoz döntést, ezután az ügyfél köteles még egyszer a szervhez fordulni, és ha a hatóság a további 7 napon belül sem hoz határozatot, az ügyfél keresetet nyújthat be a Belgrádi Közigazgatási Bírósághoz, a Nemanjina 9 címen, mintha fellebbezését elutasították volna. Kereset nyújtható be a másodfokon hozott közigazgatási okirat ellen is. Hol intézhetik a polgárok közigazgatási ügyeiket Szabadka polgárai jogaik érvényesítésével, jogvédelmükkel és a törvényekkel és megfelelő jogszabályokkal előírt kötelezettségeik teljesítésével kapcsolatos ügyeiket többnyire Szabadka Város Közigazgatási Hivatalának Ügyfélforgalmi szolgálatában és a helyi hivatalokban intézhetik, mely utóbbiak azért alakultak, hogy a hivatal székhelyén kívül, a város környéki településeken is elláthassa feladatait, és a polgároknak ne kelljen a városba utazniuk és mentesüljenek a felesleges kiadásoktól. Szabadka Város Közigazgatási Hivatalának Ügyfélforgalmi Szolgálata 2004. óta működik az Általános Közigazgatási és Közös Ügyek Titkársága keretében, és azzal a céllal alakult, hogy a polgárok ügyeiket egy helyen tudják intézni, anélkül, hogy be kellene járniuk az egész épületet. A szolgálat 19 pulton fogadja az ügyfeleket, és keretében postahivatal is működik, ahol a polgárok befizethetik a szükséges közigazgatási illetékeket anélkül, hogy elhagynák az épületet. Az Ügyfélszolgálat bejáratánál ügyfélhívó rendszer működik, amely az első kapcsolatot jelenti a polgárok és a hivatal között. Miután kiválasztották az ügyükben illetékes szolgálatot vagy szervet, a hivatalos használatban lévő nyelvet amelyen az ügyintézést és a megfelelő okiratot kérik, az ügyfelek sorszámot kapnak. Ilyen módon a hivatal lehetőséget biztosít arra, hogy a nemzeti kisebbségek éljenek a törvény szavatolta jogaikkal, a hatósági eljárások lefolytatását és a kibocsátott okiratokat saját anyanyelvükön kérjék. Szabadka város alapszabályának megfelelően a hivatal által kiadott valamennyi közigazgatási és nem közigazgatási okirat kibocsátása szerb nyelven cirill írásmóddal valamint magyarul és horvátul történik. Az Ügyfélszolgálat bejáratánál az ügyfeleket a szolgálat házigazdája fogadja, aki megfelelő tájékoztatásokkal szolgál és tolmácsolást végez a siket ügyfelek és az ügyintéző hivatalnokok között, ugyanis tanfolyamot végzett jeltolmácsolásból. 6
A megfelelő ügyintézőnél az ügyfél írásos kérelmet nyújthat be a hivatal által kiadott nyomtatványokon, melyek pontosan tartalmazzák a csatolandó okmányok jegyzékét és az illeték összegét, amennyiben az adott beadvány illetékköteles. Emellett az ügyfelek kérhetik kérelmük szóbeli jegyzőkönyvezését a közigazgatási eljárásról szóló törvénynek megfelelően, míg az aláírások, kéziratok és másolatok hitelesítése, a munkakönyvek kitöltése, az anyakönyvi kivonatok és az állampolgársági bizonyítványok kiadása szóbeli kérelemre történik. A beadványok átvételekor és nyilvántartásba vételekor a hivatal köteles az ügyfeleknek átvételi elismervényt adni. A beadványok átvételéről kétféle elismervény létezik: Azon beadványok átvételi elismervényeit, melyek folytán közigazgatási eljárás indul, kötelezően a közigazgatási eljárásról szóló törvénynek és az irodai ügyvitelről szóló kormányrendeletnek és utasításnak megfelelően kell kiállítani. Annak tartalmaznia kell a beadványt átvevő hatósági szerv nevét Szabadka Város Közigazgatási hivatalának irattára, a beadvány átvételének idejét, a hivatali szervet, szervezeti egységet, osztályt és számot, amely alatt az ügyet iktatják, az ügyfél illetve a beadványt benyújtó személy nevét és lakcímét, az ügy tartalmát, a csatolmányok számát, az illeték összegét, az ügyben való határozathozatal határidejét, az ügyintéző előadó nevét, a szolgálati telefonszámot, és a legfontosabb tételt az ügyfélnek szóló utasítást arról, hogy amennyiben az előírt határidőn belül nem kapja meg a kért okmányt, a hatóság indokolatlan hallgatása miatt panaszt tehet a másodfokú hatósági szervnél. A panaszokat, fellebbezéseket az elsőfokú hatósági szervnél kell benyújtani, de szóban is megtehetők, jegyzőkönyv útján. A beadványon az átvételt az átvételi bélyegző igazolja, és amely tartalmazza a Szabadka Város Közigazgatási Hivatalának irattára nevet, az átvétel időpontját, a hivatali szervet, szervezeti egységet, osztályt és számot amely alatt az ügyet iktatják, a csatolmányok számát és az illeték összegét. Kihez fordulhatnak segítségért Szabadka város polgárai a közigazgatási hatóságokkal szemben A Szabadka város közigazgatási szerveivel kapcsolatos problémák megoldásában a polgárok mindig kérhetnek segítséget Szabadka Város Ombudsmani Hivatalától, amely viszonylag fiatal intézményként igyekszik, hogy mindenekelőtt munkamódszereivel és az általa elért eredményekkel elnyerje és megerősítse a polgárok bizalmát, és ily módon egyrészről hozzájáruljon azoknak a problémáknak a megoldásához, melyekkel a polgárok szembesülnek a mindennapokban, másrészről pedig elősegítse a jó közigazgatás megvalósítását. Problémás ügyekkel a polgárok fordulhatnak Szabadka Város Képviselő-testületének Felterjesztési és Panaszügyi Bizottságához is a Szabadság tér 1. alatt, amely azokat a panaszokat és felterjesztéseket vitatja meg, melyeket a polgárok a képviselő-testülethez intéznek, és intézkedéseket javasol az előadott problémák megoldására. A polgárok a bizottsághoz írásos úton fordulhatnak, a Szabadka, Szabadság tér 1. címen. 7