MARKHOT FERENC OKTATÓKÓRHÁZ ÉS RENDELŐINTÉZET EGER Iktatószám: E/672-1/14. Hatályba lépés: 2014.02.26. SZABÁLYZAT Belső ellenőrzési kézikönyv Tárgyszó: Igazgatás Azonosító: 182-101-2/14 OLDAL: 1/152 DÁTUM: 2016.05.27. KIADÁS: 001 VÁLTOZAT: 001 Kiosztási lista Köteles példányt kapnak: Főigazgatói titkárság Gazdasági ig. Rendelőintézeti ig. Minőségirányítási ov Ápolási ig. Belső ellenőr Jogtanácsos További kiosztandó példányok: Példányszám Szervezeti egység / dolgozó Példányszám Szervezeti egység / dolgozó A módosult Változat Adminiszt- száma hatályba lép által érintett helyek (pontok, oldalszámok...) rálta Koordinátor: Minőségügyi felülvizsgáló: Kiadmányozó: Pelle Ágnes Dr. Tombácz Imre Dr. Fűtő László belső ellenőr minőségirányítási osztályvezető főigazgató főorvos
Tartalom Bevezető... 5 I. Bevezetés... 5 II. A belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabály... 5 III. A belső ellenőrzési tevékenység irányítása... 9 IV. A belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó szabályok és eljárások... 9 4.1. A belső ellenőrzési tevékenység irányítása... 10 4.2. A belső ellenőrzés tervezésének előkészítése... 12 4.3. Kockázatelemzés... 15 4.4. A belső ellenőrzés tervezése... 15 4.5. Az ellenőrzés végrehajtása... 19 4.6. A belső ellenőrzési jelentés szerkezetére, tartalmára vonatkozó előírások... 23 4.7. Az ellenőrzések nyomon követése... 27 4.8. Beszámolás... 28 4.9. Az ellenőrzési dokumentumokkal kapcsolatos előírások... 28 4.10. A tanácsadó tevékenység... 30 4.11. A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok... 32 MELLÉKLETEK... 33 1. számú melléklet Belső ellenőrzési kézikönyv minta adaptációs segédlet... 34 2. számú melléklet Hatáskör mátrix... 38 3. számú melléklet Kockázatelemzési modellek... 41 4. számú melléklet Kockázatok... 47 5. számú melléklet Kockázatok az európai uniós támogatások intézményrendszerében lefolytatott kockázatelemzésekhez... 52 6. számú melléklet Az ellenőrzési bizonyítékok előállításának folyamata... 63 7. számú melléklet Összesített vélemény az ellenőrzött területről... 64 8. számú melléklet Az ellenőrzés megállapításainak rangsorolása... 65 IRATMINTÁK... 67 1. számú iratminta Belső ellenőri képességek... 68 2. számú iratminta Tudás- és Készség Leltár, illetve Fejlesztési Terv... 72 3. számú iratminta Egyéni képzési terv... 76 4. számú iratminta Folyamatlista... 77 5. számú iratminta Belső ellenőrzési fókusz... 78 6. számú iratminta - Interjú kérdőív a vezetés elvárásainak megismerésére... 79 7. számú iratminta Kockázatfelmérési kérdőív a folyamatgazdák részére... 81 8. számú iratminta A folyamatok jelentőségének meghatározása... 86 9. számú iratminta A folyamatok kockázatának értékelése és a kontrollpontok azonosítása... 87 10. számú iratminta Kockázatelemzés összesítése... 88 11. számú iratminta Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás megállapítása... 89 12. számú iratminta Éves ellenőrzési terv... 90 13. számú iratminta Ellenőrzési program... 92 14. számú iratminta Megbízólevél... 94 15. számú iratminta Összeférhetetlenségi nyilatkozat... 95 2
16. számú iratminta Értesítő levél... 97 17. számú iratminta Munkalap (belső ellenőr által készített)... 100 18. számú iratminta Nyomtatvány interjú készítéshez... 102 19. számú iratminta Kérdéssorok... 103 21. számú iratminta Közös jegyzőkönyv... 109 22. számú iratminta Teljességi nyilatkozat... 110 23. számú iratminta Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv... 111 24. számú iratminta Kísérőlevél ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez... 112 25. számú iratminta Válaszlevél az észrevételekre... 114 26. számú iratminta Egyeztető megbeszélés jegyzőkönyv... 116 27. számú iratminta Kísérőlevél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez... 117 28. számú iratminta Ellenőrzési jelentés/-tervezet... 121 29. számú iratminta Intézkedési terv elfogadása... 126 30. számú iratminta Intézkedések nyilvántartása... 129 31. számú iratminta Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezése előkészítésének folyamatos minőségbiztosításához... 130 32. számú iratminta Ellenőrzési lista a kockázatelemzés folyamatos minőségbiztosításához... 131 33. számú iratminta Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezésének folyamatos minőségbiztosításához... 132 34. számú iratminta Ellenőrzési lista az ellenőrzésre való felkészülés folyamatos minőségbiztosításához... 133 35. számú iratminta Ellenőrzési lista az ellenőrzés végrehajtásának folyamatos minőségbiztosításához... 137 36. számú iratminta Ellenőrzési lista az ellenőrzési jelentés elkészítésének folyamatos minőségbiztosításához... 140 37. számú iratminta Ellenőrzést követő felmérő lap... 143 38. számú iratminta Kulcsfontosságú teljesítménymutatók... 146 39. számú iratminta Ellenőrzések nyilvántartása... 149 40. számú iratminta Ellenőrzési mappa... 150 41. számú iratminta Tanácsadói feladat munkaprogram... 151 42. számú iratminta Tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés... 152 3
Általános rendelkező rész Az államháztartásról szóló 2011. évi CXXV. törvény, valamint A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet felhatalmazása alapján a Markhot Ferenc Oktatókórház és Rendelőintézet Belső ellenőrzési kézikönyvének hatályba lépését jóváhagyom. A Belső ellenőrzési kézikönyv a vonatkozó, hazai és európai uniós jogszabályok és követelmények, a Pénzügyi Közlöny 2003. évi 16. számában megjelent a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete (Institute of Internal Auditors IIA) által kiadott "Belső ellenőrzési szakma gyakorlati standardjai" (különösen 2010, 2050, 2060, 2110, 2120, 2130, 2201, 2210, 2320, 2330, 2340-1, 2410, 2440, 2500, 2600 számú gyakorlati standard) és a Pénzügyminisztérium által közzétett módszertani útmutatók és kézikönyv-minta alapján készült. Jelen Belső ellenőrzési kézikönyv szabályait a 2014. február 20-tól megkezdett ellenőrzésekre kell alkalmazni. Eger, 2014. február 20. Készítette: Jóváhagyta: Pelle Ágnes belső ellenőr Dr. Fűtő László főigazgató főorvos 4
BEVEZETŐ A Belső ellenőrzési kézikönyv az Áht., a Bkr., illetve a belső ellenőrzés nemzetközi és hazai, azaz a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáival (IIA Normák) és a Magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardokkal összhangban készült. Jelen kézikönyv a belső ellenőrzési tevékenységet és annak elemeit azok folyamatjellegének megfelelően mutatja be, külön tárgyalva a bizonyosságot adó és a tanácsadói tevékenységet. I. BEVEZETÉS Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) határozza meg a belső ellenőrzés jogszabályi alapjait: A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) határozza meg a költségvetési szervek vezetői számára a belső kontrollrendszer kialakítására és működtetésére vonatkozó további részletszabályokat, valamint a bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység eljárásrendjét. A nemzetközi belső ellenőrzési standardok alapján a belső ellenőrzés: A belső ellenőrzés egy, az ellenőrzés és az arról való jelentés irányultságában belső, bizonyosságot adó és tanácsadó, nem hatósági jellegű tevékenység. A belső ellenőrzés a felelős szervezetirányítás egyik legfontosabb elemeként működik. A belső ellenőrzés az eredményesség növelésével segíti a költségvetési szerv belső kontrollrendszerének folyamatait. A Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normáinak (IIA Normáknak) és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak megfelelően a belső ellenőrzés: bizonyosságot adó tevékenység és tanácsadó tevékenység. A bizonyosságot adó szolgáltatások során a belső ellenőr objektíven értékeli a tényeket, és ennek alapján független véleményt formál vagy következtetéseket von le egy szervezetre, műveletre, funkcióra, folyamatra, rendszerre, illetve az ellenőrzés egyéb tárgyára vonatkozóan. A tanácsadó tevékenység jellegét tekintve konzultációs tevékenység, amelyet általában a megbízó konkrét felkérése alapján nyújt. A tanácsadói feladat jellege és hatóköre a megbízóval történő megállapodás eredménye. Fontos, hogy a tanácsadó tevékenység során a belső ellenőrnek meg kell őriznie tárgyilagosságát, nem vállalhat át vezetői felelősséget. II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS HATÁSKÖRÉT, FELADATAIT ÉS CÉLJAIT MEGHATÁROZÓ BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY A belső ellenőrzési alapszabály (Charta) olyan hivatalos dokumentum, amely meghatározza a belső ellenőrzés célját, hatáskörét, feladatát, a belső ellenőrök és az ellenőrzöttek jogait, kötelezettségeit, valamint megadja a belső ellenőrzés szervezeti elhelyezkedését. A belső ellenőrzés célja és feladata BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY (CHARTA) A belső ellenőrzés független, tárgyilagos, bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy a Markhot Ferenc Oktatókórház és Rendelőintézet működését fejlessze és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az Intézmény céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A belső ellenőrzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a főigazgató számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. 5
A belső ellenőrzés feladata annak vizsgálata és ennek során elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot adni arra vonatkozóan, hogy az Intézmény vezetői által kialakított és működtetett kockázatkezelési, irányítási és ellenőrzési rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: A szervezeti célkitűzések megvalósulását veszélyeztető kockázatokat a kockázatkezelési rendszer képes felismerni, és azokat megfelelően kezelni; A szakmai területi vezetők és testületek közötti együttműködés megfelelő; A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; Az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek, valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal és a pénzügyminiszteri iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; Az Intézmény szervezeti egységei az eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; A kidolgozott tervek és célkitűzések megvalósulnak; A munkafolyamatokban a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított; A rendszerek és eljárások teljesek-e, és biztosítják, hogy az ellenőrzések megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint az eljárások összhangban vannak a szervezet átfogó céljaival és célkitűzéseivel; Az Intézményt érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira az érintett szervezeti egységek időben és megfelelően reagál. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítése, működése a jogszabályoknak és szabályzatoknak megfelel. A belső ellenőrzés végrehajtása során feltárt, a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségekről az ellenőrzött szervezet egység vezetőjét, az ellenőrzött szervezeti egység vezetője felett munkairányítói munkáltatói jogokat gyakorló főigazgatót tájékoztatnia kell. A belső ellenőrzés, mint vezetőt támogató tevékenység, nem mentesíti a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszert működtessék. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. A belső ellenőrzés ellenőrzési hatóköre kiterjed mind a szabályzatok és más jogi eszközök pontos betartásának ellenőrzésére, mind a bevételek és kiadások, valamint a végzett tevékenység gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálatára. Az előzőek alapján: szabályszerűségi ellenőrzésekre; pénzügyi ellenőrzésekre; rendszerellenőrzésekre; teljesítmény ellenőrzésekre; informatikai rendszerek ellenőrzésére. Beszámolás A belső ellenőr köteles a főigazgató és GYEMSZI számára: Évente átfogó értékelést adni az Intézmény pénzügyi irányítási és ellenőrzési, valamint kockázatkezelési rendszeréről, nyilatkozni ezek megfelelőségéről és hatékonyságáról; A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszeréhez kapcsolódó minden lényeges megállapításról beszámolni, és tájékoztatást adni ezekhez fűződő javaslatairól; Rendszeres időközönként tájékoztatást adni az éves ellenőrzési terv végrehajtásának helyzetéről, az elvégzett ellenőrzések eredményeiről, a tervtől való eltérés okairól, valamint a belső ellenőrzési egység feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétéről; Más ellenőrzési tevékenységet nyomon követni és az ezeket végző szervezetekkel, személyekkel a megfelelő koordinációt biztosítani, valamint erről a vezetést rendszeresen tájékoztatni. Más ellenőrzési tevékenységek, illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerűségi-, biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külső ellenőrzések) vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelő koordinációt biztosítani, valamint erről a főigazgatót rendszeresen tájékoztatni. 6
Függetlenség Szervezeti függetlenség A belső ellenőrzés kialakításáról a költségvetési szerv vezetője gondoskodik. Az Áht. 70. (1) bekezdésének megfelelően a belső ellenőr a főigazgatónak alárendelten, szervezetileg az ellenőrzött területektől elkülönítetten helyezkedik el, végzi tevékenységét, jelentéseit közvetlenül a főigazgatónak küldi meg. A szervezeti és működési szabályzat részét képező szervezeti ábrát a belső ellenőrzés függetlenségére vonatkozóan az Áht., illetve a Bkr. előírásai meghatározzák. Funkcionális függetlenség A költségvetési szerv vezetője köteles biztosítani a belső ellenőr funkcionális függetlenségét. A belső ellenőr nem rendelkezhet semmilyen, az ellenőrzött tevékenység feletti hatáskörrel és nem lehet az ellenőrzött tevékenységért felelős. A belső ellenőr bevonása a szervezet szabályzatainak, rendszereinek, eljárásainak kidolgozásába és végrehajtásába csak tanácsadás, véleményezés jelleggel történhet. A belső ellenőr bizonyosságot adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadó tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. A belső ellenőr hatásköre az alábbiakra NEM terjed ki: a költségvetési szerv a belső ellenőrzési egységre vonatkozókon kívül eső végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvételre; pénzügyi tranzakciók kezdeményezésére vagy jóváhagyására a belső ellenőrzési egységre vonatkozókon kívül; a szervezet bármely, nem a belső ellenőrzési egység által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítására, kivéve, ha ezek a munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenőrzésben, vagy más egyéb módon segítsék a belső ellenőröket. A főigazgató és a belső ellenőr együtt áttekintik és elemzik a belső ellenőrzési tevékenység függetlenségét és objektivitását érintő kérdéseket. Felelősség A belső ellenőr felelősségi körébe tartozik: Annak biztosítása, hogy minden, a belső ellenőrzés hatáskörébe tartozó feladatot jelen alapszabályban felsoroltaknak megfelelően végrehajtásra kerüljön; Az Intézmény belső ellenőrzési egységének eredményes vezetése és fejlesztése a szükséges szakmai, technikai és operatív iránymutatás megadásával, a standardoknak, útmutatóknak és a gyakorlatnak megfelelően; A kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési tervet kidolgozni, melynek elkészítésekor a vezetés által feltárt kockázati tényezőket is figyelembe kell venni. Az ellenőrzési terveket és az azok módosítására irányuló javaslatokat a belső ellenőr köteles a főigazgatónak jóváhagyásra benyújtani; A jóváhagyott éves ellenőrzési terv végrehajtása, ideértve a főigazgató felkérésére végzett soron kívüli feladatokat is; Szakmailag képzett ellenőr alkalmazása, aki megfelelő szakértelemmel és tapasztalattal rendelkezik a jelen alapszabályban foglalt követelmények teljesítéséhez; Az Intézménynél működő főbb funkciók, valamint új vagy átalakuló szervezeti egységek, feladatok és folyamatok, illetve ezek kialakításával, működtetésével, kiterjesztésével kapcsolatos problémák értékelése; Rendszeres időközönként beszámoló készítése a főigazgató számára, amelyben összegzi az ellenőrzések megállapításait; A főigazgató tájékoztatása a belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseiről és az azokhoz mérten elért eredményekről; Megállapítások, ajánlások megfogalmazása a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési, illetve a belső ellenőrzési rendszerek javítására, továbbfejlesztésére; A külső ellenőrök és a jogalkotók munkájának figyelemmel kísérése azért, hogy a belső ellenőrzés az Intézmény működését ésszerű költségkihatás mellett optimálisan lefedje. 7
Hatáskör A belső ellenőr hatásköre az alábbiakra terjed ki: Korlátlan hozzáféréssel rendelkezik a vizsgált szervezeti egység valamennyi tevékenységéhez, nyilvántartásához, vagyontárgyához; Bármikor közvetlenül fordulhat a főigazgatóhoz; Az ellenőrzési célok elérése érdekében gazdálkodik a rendelkezésére álló erőforrásokkal, meghatározza az ellenőrzések gyakoriságát, az ellenőrzések tárgyát és kiterjedését, kiválasztja az alkalmazott ellenőrzési módszereket; A vizsgálatok végrehajtásához jogosult az ellenőrzött szervezeti egység bármely dolgozójától információt kérni, illetve speciális szakértelmet igénylő esetekben az ellenőrzés lefolytatásához más szervezeti egységtől vagy szervezettől szakértő segítségét igénybe venni. A belső ellenőr hatásköre nem terjed ki a következőkre: Részvétel, bármely (az ellenőrzéstől eltérő) végrehajtási vagy irányítási tevékenységben; Pénzügyi tranzakciók kezdeményezése vagy jóváhagyása a belső ellenőrzési egységre vonatkozókon kívül; Az Intézmény bármely, nem az ellenőrzési egység által alkalmazott munkatársa tevékenységének irányítása, kivéve, ha ezek a munkatársak megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenőrzésben, vagy más egyéb módon segítsék a belső ellenőrzést. Tanácsadó tevékenység A belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységével támogathatja a szervezet vezetőit, a főigazgató megbízása alapján. A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatokról a Bkr. 21. (4) bekezdése rendelkezik, azonban a jogszabályban meghatározott feladatokon túlmenően további feladatok is elláthatók, amennyiben azok megfelelnek a belső ellenőr függetlenségére vonatkozó előírásoknak. A belső ellenőr tájékoztatja a főigazgatót a bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenység során feltárt, a belső kontrollrendszer hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségekről. A belső ellenőrzés mint vezetőt támogató tevékenység nem mentesíti ugyanakkor a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a kockázatokat kezeljék, illetve a belső kontrollrendszert működtessék. A belső ellenőrzés a szervezet belső kontrollrendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik. Összeférhetetlenség Amennyiben a belső ellenőr a vizsgált szervezet számára ellenőrzési vagy tanácsadási tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne vezessenek összeférhetetlenséghez. Az ellenőrzések végrehajtása során kiemelt figyelmet kell fordítani az összeférhetetlenségi szabályok betartására. Az összeférhetetlenségi nyilatkozat mintáját a 15. számú iratminta tartalmazza. A belső ellenőrzési vezető feladatai A belső ellenőrzési vezető az Intézmény belső ellenőrzési egységének vezetője. A Markhot Ferenc Oktatókórház és Rendelőintézetnél egy fő látja el a belső ellenőrzést, aki egy személyben belső ellenőrzési vezető is. A belső ellenőrzési vezető felelősségi körébe tartozik: Annak biztosítása, hogy minden, a belső ellenőrzés hatáskörébe tartozó tevékenység, a jelen Alapszabályban felsoroltaknak megfelelően ténylegesen végrehajtásra kerüljön; A belső ellenőrzési egység eredményes vezetése és fejlesztése a szükséges szakmai, technikai és operatív iránymutatás megadásával, a nemzetközi belső ellenőrzési standardoknak, útmutatóknak és gyakorlatnak megfelelően; A kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési tervek kidolgozása, melyek elkészítésekor a vezetés által feltárt kockázati tényezőket is figyelembe kell venni; A jóváhagyott éves ellenőrzési terv végrehajtása, ideértve a főigazgató felkérésére végzett soron kívüli feladatokat is; 8
A szervezetnél működő főbb funkciók, valamint az új vagy átalakuló szervezeti egységek, feladatok és folyamatok, valamint az ezek kialakításával, működtetésével, illetve kiterjesztésével kapcsolatos kockázatok értékelése; A belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseinek meghatározása, figyelemmel kísérése, a főigazgató tájékoztatása a belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseiről és az azokhoz mérten elért eredményekről; A más szervezetek által végzett ellenőrzések és a jogalkotók munkájának figyelemmel kísérése annak érdekében, hogy a belső ellenőrzés a szervezet működését ésszerű költségkihatás mellett optimálisan lefedje. A belső ellenőr jogai és kötelezettségei A belső ellenőr jogairól és kötelezettségeiről a Bkr. 25-26. -a rendelkezik. Az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység jogai és kötelezettségei Az ellenőrzött szerv jogairól és kötelezettségeiről a Bkr. 27-28. -a rendelkezik. Beszámolás A belső ellenőrzési vezető köteles a főigazgató számára: megküldeni az ellenőrzési jelentéseket; elkészíteni és megküldeni az éves, illetve az összefoglaló éves ellenőrzési jelentéseket; rendszeres időközönként tájékoztatást adni az éves ellenőrzési terv végrehajtásának helyzetéről, az elvégzett ellenőrzések eredményeiről, a tervtől való eltérés okairól, valamint a belső ellenőrzési egység feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétéről; a főigazgató kérése esetén a más ellenőrzési tevékenységek, illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerűségi-, biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külső ellenőrzések) vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelő koordinációt biztosítani, valamint erről a vezetést rendszeresen tájékoztatni. III. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSA A független belső ellenőrzés eredményes irányítása, a belső ellenőrzési erőforrások hatékony, eredményes és gazdaságos felhasználása a belső ellenőrzési vezető felelőssége annak érdekében, hogy a működésével növelje a szervezet eredményességét. A belső ellenőrzési vezető feladata a Belső Ellenőrzési Alapszabálynak, az IIA Normáknak, a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak és a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex előírásainak történő megfelelés biztosítása. A Markhot Ferenc Oktatókórház és Rendelőintézetnél egy fő látja el a belső ellenőrzési tevékenységet, belső ellenőrzési vezetőnek minősül, a Bkr. szerint ő végzi el a vezetői felelősség körébe sorolt tevékenységeket is. IV. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK ÉS ELJÁRÁSOK A belső ellenőrzés a működési folyamatokat elemzi, abból a szempontból, hogy a vezetők által létrehozott, a kockázatok kezelésére szolgáló kontrollok megfelelőségét értékelje. Ilyen kontrollok például: a szabályzatok, egyéb jogi és más igazgatási eszközök, a szervezeti tagolódás, információszolgáltatás, monitoring, informatikai kontrollok, stb. A belső ellenőrzés a működési, tevékenységi folyamatokból indul ki, miközben önmaga is egy kontroll folyamat az intézmény irányítási és szabályozási rendszerében. Jelen kézikönyv a belső ellenőrzési tevékenységet és elemeit, azok folyamatjellegét mutatja be. A belső ellenőrzési folyamat legfőbb elemei, lépései a következők: Tervezés előkészítése Kockázatelemzés Tervezés Végrehajtás 9
Jelentéskészítés Nyomon követés, utóvizsgálat 4.1. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSA Belső ellenőri humánerőforrás gazdálkodás, folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvek A belső ellenőrzési vezető felelőssége annak biztosítása, hogy rendelkezzen az elvárt szaktudással és szakképesítéssel. A belső ellenőrnek együtt kell működnie a szervezet munkatársaival, ugyanakkor tárgyilagosnak is kell maradnia. Megalapozott értékelést kell adnia, megfontoltságot, kitartást és becsületességet kell mutatnia szakmája végzése során. Felelősséggel tartozik a hatékony és eredményes koordinációért és kommunikációért. A belső ellenőr nem vehet részt az ellenőrzésben, ha: az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének, vagy alkalmazottjának a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. b) pontja szerinti közeli hozzátartozója; korábban az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének munkáltatói jogkörébe tartozott, a jogviszony megszűnésétől számított három éven belül; az ellenőrizendő szakterülettel vagy intézménnyel közös, illetve kapcsolódó program vagy feladat végrehajtásában közreműködött, a program lezárását illetve a feladat elvégzését követő három éven belül; az ellenőrzés tárgyilagos lefolytatása tőle egyéb okból nem várható el. Kapacitás felmérés Az alkalmazott belső ellenőrök számát úgy kell megállapítani, hogy arányban álljon az Intézmény által ellátott feladatokkal, a kezelt eszközök nagyságával és az intézményi stratégiai tervben foglaltakkal. A kapacitás felmérés célja, hogy az Intézménynél mekkora belső ellenőri kapacitás szükséges ahhoz, hogy a belső ellenőrzés megfelelő bizonyosságot tudjon nyújtani a vezetők számára a kockázatkezelési, kontroll, és irányítási eljárások hatékony működéséről. A fentiek szerint elkészített felmérést rendszeres időközönként aktualizálni kell. Értékelés A belső ellenőrzési vezető felelős azért, hogy folyamatos visszacsatolást és értékelést adjon személyes teljesítményről. Az értékelési folyamat magában foglalja: Az előző évi készség- és tudásleltár, illetve fejlesztési terv felülvizsgálatát az előre meghatározott, fejlesztésre irányuló lépések teljesítésének értékelése érdekében; A belső ellenőr szakértelmének értékelését a készség- és tudásleltár, illetve fejlesztési terv aktuális kitöltése során. A tervnek tartalmaznia kell az egyeztetett fejlesztési lépéseket, amelyek az egyéni képzési terv kialakításának alapjául szolgálnak minden belső ellenőr tekintetében; Az ellenőrzéseket követő felmérések eredményeinek összegzése és elemzése. Helyettesítés A helyettesítési rend kialakításáért és naprakészen tartásáért a belső ellenőrzési vezető felelős. Tényleges helyettesítés bekövetkezésekor pedig arra kell fokozott figyelmet fordítani, hogy az ellenőrzési munka végzése során a négy szem elve és a jóváhagyási / minőségértékelési / felülvizsgálati eljárások sértetlenek maradjanak. A belső ellenőrzési vezetőt előre nem tervezhető hosszabb távollét vagy betegség esetén, a főigazgatóval történő egyeztetést követően, az általa kijelölt személy helyettesítheti. A belső ellenőr folyamatos továbbképzésére vonatkozó alapelvek A belső ellenőrnek rendelkeznie kell mindazzal a szaktudással, gyakorlattal és minden olyan ismerettel, amely feladatai elvégzéséhez szükséges. A belső ellenőrnek a szakmai fejlődés érdekében önképzés keretében is folyamatosan fejlesztenie kell szaktudását, gyakorlatát és egyéb ismereteit. 10
A belső ellenőrök regisztrációs kötelezettségét, a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendelet határozza meg. A belső ellenőrzést végzőtől elvárt szaktudást és belső ellenőrzési képességeket az 1. számú iratminta tartalmazza. A kompetenciafejlesztés része a rendszeres szakmai továbbképzés, mely lehetőséget biztosít az ellenőrök folyamatos fejlődésére. A belső ellenőrnek a szakmai fejlődés érdekében folyamatosan fejlesztenie kell szaktudását, gyakorlatát és egyéb ismereteiket. A kialakított éves képzési terv, az éves terv elfogadásával együtt, a főigazgató által jóváhagyásra kerül. Kiemelt képzési területnek kell tekinteni: a speciális szakmai ismeretek megszerzését (pl. jogszabályi környezet változásai, informatikailag támogatott ellenőrzési technikák, csalásra utaló jelek beazonosítása), a vezetői kompetenciák fejlesztését A képzési tervek megvalósításához szükséges időszükségletet be kell tervezni az éves és stratégiai ellenőrzési tervekbe. Belső ellenőr teljesítményének értékelése A teljesítményértékelés a belső ellenőrzés működésének hatékonyságáról és eredményességéről nyújt információkat. A teljesítményértékelés elsődleges eszköze az ellenőrzést követő felmérő lapok, illetve a kulcsfontosságú teljesítménymutatók alkalmazása. A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok A belső ellenőrzési vezető felelőssége gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrzési tevékenység során alkalmazásra kerüljenek e tevékenység minőségi végrehajtását biztosító eljárások. A belső ellenőrzési vezetőnek ezért olyan eljárásokat kell kialakítania és működtetnie, amelyek biztosítják és folyamatosan fejlesztik a teljes belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó minőséget, és egyben figyelemmel kísérik annak hatékonyságát. A minőségbiztosítási eljárásokat úgy kell megtervezni, hogy segítsék a revíziós tevékenységet abban, hogy a szervezet működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét javítsa, valamint bizonyosságot szolgáltasson arra, hogy e tevékenység megfelel a vonatkozó magyar és EU-s jogszabályoknak és követelményeknek, illetve a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete Szakmai Gyakorlati Standardjainak, valamint a belső ellenőrök szakmai etikai kódexének. A belső minőségbiztosítási és fejlesztési eljárásrend tartalmazza a következőket: az ellenőrzések végrehajtására vonatkozó megfelelő felülvizsgálatot; rendszeres belső értékeléseket és a minőség folyamatos nyomon követését; rendszeres külső értékeléseket. Felülvizsgálat A belső ellenőrzési vezető felelőssége, hogy biztosítsa az ellenőrzési tevékenység szakmai vezetői felülvizsgálatát. A felülvizsgálat kiterjed a tervezésre, a vizsgálati, értékelési, egyeztetési és utóvizsgálati folyamatokra. A felülvizsgálat keretében a belső ellenőrzési vezető: biztosítja, hogy az ellenőr rendelkezzen a vizsgálat elvégzéséhez szükséges tudással, képességgel és szakértelemmel; az ellenőrzés megtervezése során megfelelő iránymutatásokat ad és elkészíti a Ber. előírásai szerinti ellenőrzési programot, amelyet jóváhagyásra a főigazgató elé terjeszt; ellenőrzi, hogy a jóváhagyott ellenőrzési programot a tervezettnek megfelelően végrehajtották, illetve a változtatásokat jelezték, és azok megfelelő módon jóváhagyásra kerültek; biztosítja, hogy az ellenőrzés során a kommunikáció megfelelő, tárgyilagos, világos, tömör, konstruktív és megfelelő időben megtörtént; biztosítja a tervezett ellenőrzési célkitűzések teljesülését; biztosítja a belső ellenőr tudásának, képességeinek és szakmai hozzáértésének fejlesztési lehetőségét. 11
Belső értékelés és a minőség folyamatos nyomon követése A belső értékelés a belső ellenőrzés teljesítményének folyamatos felülvizsgálatát jelentik. A folyamatos felülvizsgálatok az alábbiak szerint végezhető: Ellenőrzési munkák listája és más, olyan eszközök alkalmazása, amelyek biztosítják, hogy a belső ellenőr a belső ellenőrzési tevékenység során a jogszabályokban és a kézikönyvben előírt eljárásoknak megfelelően járhassanak el. A belső ellenőrzési tevékenységre és a teljesítmény értékelésére szolgáló ellenőrző lista segítséget nyújt az ellenőrzés megtervezése és végrehajtása során. Az ellenőrzési munkák listája segít biztosítani, hogy az ellenőrzési folyamat szükséges lépéseit megtették. Az ellenőrzés lezárása során ezeket a nyomtatványokat a kapcsolódó ellenőrzési munkalapokkal együtt le kell fűzni, és a belső ellenőrzési vezetőnek ezeket felül kell vizsgálnia és alá kell írnia. A belső értékelés keretében a belső ellenőrzési vezető folyamatosan figyelemmel kíséri a belső ellenőrzési feladatok ellátásának minőségét, és ezen értékelések alapján nyomon követi azt is, hogy a megfelelő fejlesztéseket megtették-e? A belső értékelés és a minőségbiztosítási értékelés eredményeit, a belső ellenőrzés éves tevékenységéről szóló beszámoló jelentésben összefoglalva kell a főigazgató és a GYEMSZI elé tárni. Külső szakértők bevonására vonatkozó előírások A Ber. lehetőséget ad a belső ellenőrzési feladatainak végrehajtásába külső ellenőrzési szakértő bevonására, ha pl. a kitűzött speciális ellenőrzésekhez nem rendelkezik a szükséges szakértelemmel, szakképzettséggel. A külső szakértő bevonásáról a belső ellenőrzési vezető dönt. A külső szakértőt (szolgáltatót) is minden esetben megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a belső ellenőrzési vezető ír alá. A külső szakértő (szolgáltató) a vonatkozó hazai és külföldi jogszabályok, valamint az intézményi belső szabályozások és a belső ellenőrzési standardok, illetve e kézikönyvbe foglaltak szerint köteles ellátni ellenőrzési feladatát (megbízását). Ugyancsak vonatkoznak rá a szakmai és etikai normák is. A szakértőknek a végrehajtandó feladatok szempontjából megfelelő gyakorlattal és tapasztalattal kell rendelkezniük. A megállapodásban részletesen meg kell határozni az ellenőrzés célját, tárgyát, lépéseit oly módon, ahogy azt az ellenőrzési programban teszik. A belső ellenőrzési vezető feladata minden kapcsolódó ellenőrzési és tanácsadói szolgáltatás, megbízás koordinálása és felügyelete, hogy a munka megfelelősége és az esetleges átfedések elkerülése biztosítva legyen. 4.2. A BELSŐ ELLENŐRZÉS TERVEZÉSÉNEK ELŐKÉSZÍTÉSE A tervezés előkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelőző előkészítő lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést is. A kockázatelemzést megelőző előkészítés során a belső ellenőrzés: elemzi a kontroll környezetet annak érdekében, hogy azonosítsa az ellenőrzési tervezés során figyelembe veendő változásokat; azonosítja a folyamatokat és a folyamatgazdákat és a vezetőkkel egyeztet az egyes folyamatok a szervezet célkitűzéseihez viszonyított fontosságáról.; megvitatja a vezetőkkel, hogy mit várnak el a belső ellenőrzéstől; értelmezi a szervezet célkitűzéseit, a vezetőkkel közösen meghatározza a belső ellenőrzési fókuszt, a vezetőket bevonva készíti a kockázatelemzési kritérium mátrixot (KKM), amely a kockázatok felmérésének elsődleges eszköze. A tervezés előkészítésének lépései Általános felmérés Az általános felmérés részeként a költségvetési szerv külső és belső kontrollkörnyezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belső ellenőrzés összegyűjti és elemzi a szervezet működési környezetében és folyamataiban történt változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat is. A környezet változásának elsődleges forrásai: hazai és európai uniós jogszabályi változások; 12
gazdasági-politikai környezet változása; a szervezet stratégiájának, célkitűzéseinek, rövid- és hosszú távú feladattervének változása; belső szervezeti változások; belső eljárások, ellenőrzési nyomvonalak, kézikönyvek változása. Az általános felmérés részeként az Intézmény külső és belső kontroll környezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belső ellenőrzés összegyűjti és elemzi a szervezet működési környezetében és folyamataiban történt változásokra vonatkozóan a rendelkezésre álló információkat. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása A belső ellenőrzési tevékenység az Intézmény célkitűzéseinek elérése érdekében kialakított működési folyamatainak ellenőrzésére koncentrál, ezért a tervezés során figyelembe kell venni a működési folyamatokat, azonosítani a folyamatgazdákat, azokat a személyeket a szervezeten belül, akik elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért, működtetéséért. A kialakított ellenőrzési nyomvonalak segítenek a helyi folyamatok azonosításában, megértésében. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése feltételezi, hogy a működési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerültek. Az ellenőrzési nyomvonal a végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amelynek elkészítése az érintett szabályzatot gondozó szervezeti egység vezetőjének feladata. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítását, valamint a folyamatok fontosságának pl. 1-5-ig terjedő skálán történő elemzését az Intézmény vezetésével közösen kell elvégezni a vezetői interjúk, munkamegbeszélések keretében, illetve az elkészült folyamatlista a vezetés részére észrevételezésre történő megküldésével. A kialakított ellenőrzési nyomvonalak segítenek a szervezet folyamatainak azonosításában, megértésében. A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása eredményeképpen egy Folyamatlista készül (ld. 4. számú iratminta). A szervezet folyamatait főfolyamatok mentén kell csoportosítani (pl.: Humánerőforrás-gazdálkodás), amelyek rész-/al-folyamatokra oszthatók (pl.: Munkaerő felvétel; Képzés, oktatás, stb.). Kockázatelemzés A belső ellenőrzés közreműködik az Intézményt fenyegető jelentős kockázatok azonosításában és értékelésében, és hozzájárul a kontroll rendszer és a kockázatkezelés fejlesztéséhez. A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze és dokumentálja a folyamatokban és főbb szervezeti egységeknél létező kockázatokat. A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belső ellenőrzési tevékenységek (konkrét ellenőrzések) előkészítéséhez is. Folyamat alapú kockázatelemzési módszertan lépései A szervezet folyamatainak azonosítása és megértése A folyamatok viszonylagos megismerése és megértése után a belső ellenőrzésnek azonosítania kell a folyamathoz kapcsolódó jelentős kockázatokat. Ehhez segítséget nyújthat a folyamatgazdáknak megküldött Kockázatelemzési kérdőív (7. számú iratminta), azonban fontos megjegyezni, hogy a belső ellenőrzés a saját szakmai véleményére támaszkodva felülbírálhatja a folyamatgazdák által meghatározott kockázatokat, illetve azok mértékét. Pl: kérdések megválaszolása segít a jelentős kockázatok azonosításában: Melyek azok a tényezők, amelyeknek jól kell működniük ahhoz, hogy a folyamat a céloknak megfelelően funkcionáljon? A folyamaton belül milyen hiba, gyengeség akadályozhatja a célok teljesítését? Tartalmaz-e a folyamat eredendően olyan feltételt, amely pénzügyi vagy egyéb veszteséget eredményezhet? A fő- és alfolyamatok belső ellenőrzési fókuszhoz viszonyított relatív fontosságának elemzését a 8. számú iratminta szerinti mátrix alkalmazásával célszerű elkészíteni. 13
A Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM) elkészítése A Kockázatelemzési Kritérium Mátrix a szervezet folyamataira vonatkozó, következetes kockázatelemzés végrehajtásának elsődleges eszköze (7./a számú iratminta). Az egyes fő- és alfolyamathoz meghatározott kockázatokat a KKM-ben meghatározott kockázati tényezők mentén az alábbi két szempont alapján kell értékelni: a kockázati tényező bekövetkezési valószínűsége (mely lehet magas, jelentős, mérsékelt és alacsony; vagy számszerű értékkel, pl. magas: 4, jelentős: 3, mérsékelt: 2, alacsony: 1) valamint; a kockázati tényező célokra gyakorolt hatása (mely ugyancsak lehet: magas, jelentős, mérsékelt és alacsony; vagy számszerű értékkel, pl. magas: 4, jelentős: 3, mérsékelt: 2, alacsony: 1) alapján. A kontrollpontok a folyamatok végrehajtásáért felelős folyamatgazdák által kialakított folyamat elemek, ahol a folyamat eredményes működése szempontjából fontos kontroll vagy ellenőrzési lépéseket valósítanak meg. A kockázatelemzés során a legfontosabb kontrollpontokat fel kell tárni. A kockázatelemzés során értékelni kell az egyes fő- és alfolyamatokhoz tartozó egyedi kockázatokat, majd összesíteni kell azokat. Ezután a belső ellenőrzés összesítheti a hatások és valószínűségek értékelését a folyamatokhoz rendelt egyedi kockázatokra vonatkozóan. Ennek alapján egy átfogó besorolást ad az adott folyamat (9. számú iratminta) kockázatáról és a kontrollpontok azonosításáról) (8. számú iratminta a folyamatok jelentőségének és a belső ellenőrzési fókusznak a feltérképezéséről). A kockázatelemzés végeredményének kialakításához segítséget nyújt a 10. számú iratminta (Kockázatelemzés összesítése). A belső ellenőrzési fókusz kialakítása A belső ellenőrzési fókusz a belső ellenőröknek és a költségvetési szerv vezetőjének azon közös nézetét, elképzeléseit jelenti, hogy a belső ellenőrzésnek elsősorban mely területekre kell irányítania erőforrásait. A belső ellenőrzési fókuszt az elfogadott szervezeti célkitűzések és egyeztetett vezetői elvárások alapján a belső ellenőrzésnek és a szervezeti vezetőknek közösen kell kialakítania. A belső ellenőrzési fókusz megadja azokat a főbb elemeket, amelyek mentén az ellenőrök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belső ellenőrzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog. (5. számú iratminta: Belső ellenőrzési fókusz) A szervezet vezetésével a szervezet célkitűzéseinek, a vezetés elvárásainak és a belső ellenőrzési fókusznak a kialakítása érdekében lefolytatott interjúhoz támogatást nyújt a 6. számú iratminta. A szervezet célkitűzései A belső ellenőrzésnek az érintett területi vezetőkkel meg kell vitatnia és értelmeznie kell a szervezet éves célkitűzéseit annak érdekében, hogy ellenőrzési erőforrásokat ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. A célkitűzések megvalósítása szempontjából kritikus tényezőket szintén meg kell vitatni a szervezet vezetőivel. Ezen kérdések megválaszolására irányuló megbeszélést a főigazgató, szakmai vezetők és a belső ellenőrzési vezető tartanak. A kockázatelemzés és az ellenőrzés végrehajtása során mindezt részletekbe menően meghatározzák majd a folyamatgazdákkal közösen. A vezetők elvárásai Melyek azok a kérdéskörök, feladatok, amellyel kapcsolatban számítanak a belső ellenőrzés bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére. A vezetőknek lehetnek speciális elvárásai a belső ellenőrzéssel szemben. Ezek az elvárások általában a vezetők egyes, a szervezeti egység működésével kapcsolatos főbb elgondolásaiból adódnak. Ezen elvárásokat a lehetőségek függvényében az éves ellenőrzési terv elkészítése során kell figyelembe venni. A belső ellenőrzési fókusz kialakítása Az elfogadott célkitűzések és egyeztetett vezetői elvárások alapján a belső ellenőrzési fókuszt a vezetésnek és a belső ellenőrzésnek közösen kell kialakítania. A belső ellenőrzési fókusz megadja azokat a főbb elemeket, amelyek mentén az ellenőrök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belső ellenőrzés a feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog. 14
4.3. KOCKÁZATELEMZÉS A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze, rangsorolja és dokumentálja a szervezet folyamataiban és főbb szervezeti egységeinél létező kockázatokat. A kockázatelemzéshez használható ellenőrzési listát a jelen kézikönyvhöz tartozó 32. számú iratminta tartalmazza. 4.4. A BELSŐ ELLENŐRZÉS TERVEZÉSE A stratégiai terv: hosszú távra határozza meg a belső ellenőrzés célját, valamint tevékenységének és fejlesztésének irányait; segít abban, hogy a belső ellenőrzés céljának megvalósítását ne a meglévő feltételek korlátozzák, hanem megtalálja annak a módját, hogy a célok eléréséhez szükséges feltételeket előre átgondoltan megteremtse; a rendelkezésre álló információk rendszerezése és a kockázatelemzés révén lehetővé válik az erőforrások optimális tervezése és elosztása, illetve az ellenőrzési célkitűzések hatékonyabb meghatározása; a stratégiai terv hozzájárul a belső ellenőrzés és általa a költségvetési szerv céljainak eléréséhez, eredményességéhez; a stratégiai terv lehetővé teszi a belső ellenőrzés tevékenységének, céljának jobb megértését a költségvetési szerv számára; a stratégiai terv képezi az alapját az éves ellenőrzési tervnek. Az ellenőrzési munka megtervezéséhez a belső ellenőrzési vezető kockázatelemzés alapján stratégiai tervet és éves ellenőrzési tervet készít, amelyet a főigazgató hagy jóvá. Jóváhagyást követően, egy példánya, a GYEMSZI-hez küldendő. Stratégiai tervezés A belső ellenőrzés stratégiai terve, összhangban az intézmény hosszú távú terveivel, 4 évre készül. A stratégiai terv nem konkrét ellenőrzési programokat, hanem a belső ellenőrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belső ellenőrzés fejlesztésének irányára vonatkozó megállapításokat tartalmaz. A stratégiai terv az alábbiakat tartalmazza: az Intézmény hosszú távú célkitűzéseivel összhangban álló belső ellenőrzési fejlesztési célokat; a belső ellenőrzés fejlesztési tervét; a belső kontrollrendszer általános értékelését; a kockázati tényezőket és értékelésüket; a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet, a szükséges erőforrások felmérését, ellenőri létszám és képzettség felmérését; a belső ellenőrök hosszú távú képzési tervét; a belső ellenőrzés tárgyi és információs igényét; az ellenőrzés által vizsgált területeket, figyelembe véve az intézmény struktúrájában vagy tevékenységében végbemenő változásokat. Éves ellenőrzési terv Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető a stratégiai tervvel összhangban a tárgyévet megelőzően, egy évre dolgozza ki. Az éves ellenőrzési terv a tárgyévre tervezett belső ellenőri vizsgálatokat tartalmazza, a főigazgató hagyja jóvá. Az éves ellenőrzési terv az alábbiakat tartalmazza: a megalapozó elemzéseket, a tervezett ellenőrzések tárgyát; az ellenőrzések célját; az ellenőrizendő időszakot; a szükséges ellenőri kapacitás (erőforrás szükséglet) meghatározását; az ellenőrzések típusát és módszereit; a vizsgálatok ütemezését; 15
az ellenőrzendő szervezeti egységek megnevezését; tanácsadói tevékenységre vonatkozó kapacitást; soron kívüli ellenőrzésekre tervezett kapacitást; képzésekre tervezett kapacitást. Az éves ellenőrzési tervet a 12. számú iratminta tartalmazza. Az éves ellenőrzési tervet úgy kell összeállítani, hogy szükség esetén az abban nem szereplő, soron kívüli ellenőrzési feladatok is végrehajthatóak legyenek. Soron kívüli ellenőrzésre a főigazgató javaslatára, vagy a belső ellenőrzési vezető kezdeményezésére kerülhet sor. A szervezeti egységek tevékenységének jellegére figyelemmel kell összeállítani az ellenőrzési programot, különös tekintettel arra, hogy az kiterjedjen a szervezeti egység szervezeti és működési szabályzatában felsorolt összes tevékenységre. A belső ellenőrzési vezető a belső ellenőrzési tervet, a munkaidőmérleget, ezek esetleges időközbeni változásait a főigazgató elé terjeszti elfogadásra. Erőforrások elosztása Egy tervezett ellenőrzés erőforrás-szükségleteinek felmérése során elsősorban a következőket kell figyelembe venni: Az azonosított kockázatokat; A tervezett ellenőrzés szintje és típusa; A rendelkezésre álló ismeretek szintjét; Az ellenőrök képzettségét, tapasztaltságát, helyismeretét és hozzáértését; Az ellenőrzendő tevékenységek összetettségét; A tevékenységgel kapcsolatban a korábbi hasonló ellenőrzési vizsgálatnál szerzett tapasztalatokat. A tervezett ellenőrzések elvégzéséhez szükséges ellenőri napok száma az erőforrás-szükséglet felmérés alapján becsülhető meg. Az ellenőrzési kapacitás meghatározásánál figyelembe kell venni az ellenőr egyéb elfoglaltságait is. Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás meghatározását a 11. számú iratminta mutatja. Az ellenőrzési célnak és feladatoknak megfelelően, valamint a kockázatelemzés eredményeivel összhangban kell megválasztani az ellenőrzés végrehajtásához szükséges vizsgálati eljárásokat és módszereket. Általános szabályként a soron kívüli ellenőrzések elvégzésére ezért a rendelkezésre álló éves ellenőrzési erőforrás 10-30 százalékát célszerű elkülöníteni az ellenőrzési tervezés során. Az éves ellenőrzési terv módosítása A Bkr. 31. (5) bekezdése alapján az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető a főigazgató egyetértésével módosíthatja. Az éves ellenőrzési terv módosításának két legtipikusabb esete az ellenőrzés/tanácsadás elhagyása, illetve új ellenőrzés/tanácsadás felvétele. A főigazgató javaslata, vagy a belső ellenőrzési vezető kezdeményezése alapján kerül rá sor. Az ellenőrzések végrehajtása az éves ellenőrzési tervben foglalt ellenőrzések módszeres elvégzését jelenti. Az ellenőrzés végrehajtásának legfőbb célja, hogy minden egyes ellenőrzött folyamaton és területen a főbb kockázatok kezelésére létrehozott kontrollok megfelelőségét értékelje, valamint megállapítsa, hogy a folyamatok az elvárásoknak megfelelően működnek-e, illetve megállapítsa, hogy a szükséges kontrollpontok vagy folyamatok hiányosak-e. Az ellenőrzésre való felkészülés A vizsgálatokat a belső ellenőr végzi, aki felelősséget vállal az elvégzett ellenőrzési munka minőségéért és teljességéért. A felkészülési folyamatot a kockázatelemzés során azonosított főbb kockázati tényezőkre, a vonatkozó ellenőrzési célkitűzésekre kell alapozni. 16
A megbízólevél mintája a 14. számú iratmintában található. A megbízólevéllel egyidejűleg a belső ellenőr objektivitásának megnyilvánulásaként összeférhetetlenségi nyilatkozatot is tehet, melynek egy lehetséges példáját a 15. számú iratminta mutatja be. Az értesítőlevél mintája az ellenőrzés megkezdéséről a 16. számú iratmintában található. Az előzetes bejelentés elhagyásáról a belső ellenőrzési vezető általában akkor dönt, ha pl. a kockázatelemzés vagy mintavételezés eredménye alapján az ellenőrizendő bizonylatok nem vagy csak hiányosan állnak rendelkezésre, a vizsgálat alá vont terület szabálytalanság vagy csalás gyanújában érintett, vagy az ellenőrizendő tevékenységért felelős vezetők várhatóan meghiúsítják az ellenőrzés eredményes lefolytatását. A végrehajtás tervezése A rendelkezésre álló háttér információk összegyűjtése A belső ellenőr megvizsgálja az ellenőrzött folyamathoz, szervezeti egységhez, illetve tevékenységhez kapcsolódóan rendelkezésre álló információkat, amelynek forrásai elsősorban a következők lehetnek: vonatkozó jogszabályok, szabályzatok és útmutatók; szervezeti és működési szabályzat, ügyrend; működési kézikönyvek és eljárásrendek; a kockázatelemzés és az ellenőrzés tervezése során az egyes folyamatok vonatkozásában azonosított kockázatok; ellenőrzési nyomvonalak; szervezeti stratégia, rövid- és hosszú távú feladattervek; munkaköri leírások; az ellenőrizendő folyamatokat, tevékenységeket érintő elemzések, értékelések; korábbi évek belső ellenőrzési dokumentumai; külső ellenőrzést végzők korábbi ellenőrzési jelentései Az ellenőrzés célkitűzéseinek véglegesítése A vizsgálatot végző feladata, hogy az ellenőrzés tervezése során megfogalmazott ellenőrzési célkitűzést pontosítsa és véglegesítse. Az ellenőrzési célkitűzés annak tág megfogalmazása, hogy az ellenőrzés mire irányul. A céloknak a kockázatelemzés során azonosított kockázatok jellegzetességeit kell figyelembe venniük. Az ellenőrzési célkitűzéseket minden egyes ellenőrzési feladatra meg kell határozni. Az ellenőrzés tárgyának véglegesítése Az ellenőrzés tárgyának véglegesítése során a vizsgálatot végző határozza meg, hogy az ellenőrzés mit foglaljon magába, mely fő- és alfolyamatokra, tevékenységekre irányuljon az ellenőrzés. Ez a kockázatelemzés során nyert folyamatismeret, a háttér-információk és az ellenőrzési cél segítségével határozható meg. Az ellenőrzés tárgyának figyelembe kell vennie minden vonatkozó és fontos rendszert, folyamatot, nyilvántartást, alkalmazottat és fizikai vagyontárgyat, stb. melyek a tevékenységhez kapcsolódnak. Az ellenőrizendő időszak véglegesítése Az ellenőrzés végrehajtásának tervezése során ki kell jelölni, hogy az adott ellenőrzés mekkora időszakot ölel fel. A belső ellenőrzés jellemzően utólagos bizonyosságot adó tevékenység. Az ellenőrizendő időszak meghatározása során figyelemmel kell lenni az adott ellenőrizendő folyamat, tevékenység azonosított kockázataira, hiszen ezek jellemzői és mértéke határozzák meg, hogy mekkora időszakot szükséges átfognia az ellenőrzésnek. Fontos szem előtt tartani az ellenőrzési időszak megállapítása kapcsán, hogy a különböző években folytatott vizsgálatok folyamatot alkossanak, azaz az ellenőrzött intézménynél az ellenőrzéssel felölelt időszakok lehetőleg hézagmentesek legyenek, és feleslegesen ne fedjék egymást. Az erőforrások helyes meghatározása A vizsgálat lefolytatásához szükséges ellenőri napok végső meghatározása során mind az ellenőrzés típusát és komplexitását, mind az időkereteket és az ellenőr tapasztalatát, tudását és hozzáértését figyelembe kell venni. 17