TE Beruházási Programiroda Ügyrendje Jóváhagyta a Testnevelési Egyetem Szenátusa 19/2016.(II.25.) sz. határozatával. Módosítva a Szenátus 41/2016. (IV.28.) sz. határozatával, hatályos 2016. május 1-től. Módosítva a Szenátus 59/2016. (VI.30.) sz. határozatával, hatályos 2016. június 30-tól. 1
Tartalomjegyzék I. Általános rész... 3 1. Az ügyrend célja... 3 2. Az ügyrend alkalmazása... 3 II. A Programiroda működésével kapcsolatos szabályozások... 4 3. Beszerzések, közbeszerzések lebonyolítása... 4 4. Kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés szabályai... 5 5. Iratkezelés... 8 6. Belföldi Kiküldetések szabályai... 8 7. Nemzetközi Kiküldetések szabályai... 8 8. Mobiltelefon használat szabályai... 8 9. Gépjármű használat szabályai... 9 10. Reprezentáció... 9 III. Záró rendelkezések, hatálybalépés dátuma, jóváhagyás... 10 IV. Mellékletek... 11 2
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. AZ ÜGYREND CÉLJA 1. A Testnevelési Egyetem (továbbiakban: Egyetem) 2015. december 10-ével létrehozta a Beruházási Programirodát (továbbiakban: Programiroda), melynek feladatai: A Testnevelési Egyetem új kampusza, valamint a hozzá kapcsolódó sportlétesítmények, szálláshelyek és szolgáltató egységek megépítése c. projekt megvalósítása. 1 A Déli pályaudvar üzemi pályaudvari részén megvalósítandó sport és szabadidős célú városfejlesztés c. projekt megvalósítása. 2. A Programiroda működési szabályainak kialakításakor egyik fő szempont volt, hogy az Egyetem tevékenységétől való elkülönültségével összhangban a szabályozási rendszere is a lehető legnagyobb mértékben önálló legyen. Ugyanakkor tekintettel arra, hogy a Programiroda az Egyetem egy szervezeti egysége, bizonyos folyamatok, szabályozási (közbeszerzés, gazdálkodás stb.) területek nem választhatók szét teljes egészében. 3. A Programiroda ügyrendjének kialakítása fenti szempontok figyelembevételével történt. 2. AZ ÜGYREND ALKALMAZÁSA 1. Jelen ügyrend az Egyetem érvényben lévő szabályzataival összhangban, azokra történő hivatkozásokkal - egyrészt meghatározza az Egyetem szabályozási körébe tartozó csatlakozási pontokat, azokat a Programiroda tekintetében szükség esetén pontosítja, illetve a szükséges esetekben, folyamatábrában mutatja be az Egyetem és a Programiroda közötti együttműködés főbb lépéseit. 2. A Programiroda a projektirányítás belső folyamatait a Projektirányítási Kézikönyvben szabályozza, melyet a Programiroda Igazgató hagy jóvá. 1 Megállapította a Szenátus 59/2016. (VI.30.) számú határozatával, hatályos 2016. június 30-tól. 3
II. A PROGRAMIRODA MŰKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS SZABÁLYOZÁSOK 3. BESZERZÉSEK, KÖZBESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSA 1. A Programiroda részére külön beszerzési és közbeszerzési szabályzat került kidolgozásra, mely jelen dokumentum 1. számú mellékletét képezi, és amely alapvetően a Programiroda által lebonyolított egyedi, speciális beszerzésekre vonatkozik. 2. 2 A beszerzések illetve közbeszerzések kapcsán a Testnevelési Egyetem és a Programiroda közötti együttműködés főbb lépéseit az alábbi ábra mutatja be. 2 Módosította a Szenátus 41/2016. (IV.28.) számú határozatával, hatályos 2016. május 1-től 4
4. KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, UTALVÁNYOZÁS, PÉNZÜGYI ELLENJEGYZÉS SZABÁLYAI 1. A Programiroda kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályaira az Egyetem Gazdálkodási Szabályzatában meghatározottak vonatkoznak az alábbi eltérésekkel: a. A Programiroda működésével, a beruházási projekt lebonyolításával kapcsolatosan kötelezettségvállaló a Programiroda Igazgatója. b. A Programiroda működésével, a beruházási projekt pénzügyi lebonyolításával kapcsolatosan pénzügyi ellenjegyző a Programiroda Pénzügyi vezetője. c. 3 A Programiroda működésével, a beruházási projekt lebonyolításával kapcsolatosan a teljesítésigazolókat a Programiroda Igazgató jelöli ki és hatalmazza meg. 2. A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás folyamatai során készülő belső dokumentumokat annyi eredeti példányban kell készíteni, hogy abból minden érdekeltnek és az irattárnak egy példány jusson. 3. A szállítói számlák eredeti példányait a Gazdasági Igazgatóság őrzi. A Programiroda ellenőrzést, záradékolást követően a számla hitelesített másolati példányán aláírással igazolva adja át az eredeti számlát a Gazdasági Igazgatóság részére. 4. A Programiroda és a Gazdasági Igazgatóság havi rendszerességgel egyeztetést folytat. Ennek érdekében a Gazdasági Igazgatóság megküldi a Programiroda részére az elmúlt időszak kifizetéseiről szóló táblázatot excel formátumban, a banki borderek másolatait, valamint a Forrás SQL rendszerben a kötelezettségvállalás és utalványozás Programirodára vonatkozó táblázatait excel formátumban. 5. 4 A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás kapcsán az Egyetem egyes igazgatóságai és a Programiroda közötti együttműködés főbb lépéseit az alábbi ábra mutatja be. 3 Módosította a Szenátus 41/2016. (IV.28.) számú határozatával, hatályos 2016. május 1-től 4 Módosította a Szenátus 41/2016. (IV.28.) számú határozatával, hatályos 2016. május 1-től 5
6
TELJESÍTÉSIGAZOLÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS, PÉNZÜGYI TELJESÍTÉS Főbb lépések Szállító Partner Start 101. Teljesítés 104. Számlázás Számla. = 1 eredeti pld. TE Gazdasági Ig. Külső teljig. = 1 eredeti pld. 105. Számla nyilvántartásba vétele 108. Érvényesítés 110. Utalványozás 111. Pénzügyi teljesítés 113. Havi / időszaki táblák ForrásSQL-ből TE Jogi Ig. Szállító / teljesítés jelentés = 1 pld. Hitelesített másolat Külső teljig. = 1 eredeti pld. Belső teljig. = 1 eredeti pld Záradékolt számla. = 1 eredeti pld. Utalvány rendelet TE Műszaki és Ellátási Ig. Szállító / teljesítés jelentés = 1 eredeti pld. Számla. = 1 eredeti pld. Számla = 1 pld. hitelesített másolat Eredeti átvétel igazolással) Bordero Havi adatok EXCEL táblákban Programiroda 102. Külső teljesítés igazolás kiállítása 103. Külső teljesítés ig. megküldése Partnernek 106. Számla ellenőrzés, záradékolás, belső teljig. kiállítása 107. Számla, telj.igek megküldése Pénzügy Ig.-nek 109. Számla másolat lefűzése 112. Borderók lefűzése 114. Adatok elemzése End Külső teljig. = 3 eredeti pld. Belső teljig. = 2 eredeti pld 7
5. IRATKEZELÉS 1. A Programiroda iratkezelésére az Egyetem Iratkezelési Szabályzatában, valamint a Testnevelési Egyetem Bizonylati szabályzatában meghatározottak vonatkoznak. 2. A Programiroda saját iktatást végez. 3. 5 Az Egyetem várhatóan 2016. július elsején vezeti be teljes körűen az elektronikus iktatási rendszerét (POSEIDON), mellyel összhangban a Programiroda folyamatai is módosulnak. 6. BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK SZABÁLYAI 1. A Programiroda belföldi kiküldetés során alkalmazandó szabályaira az Egyetem Belföldi kiküldetési szabályzatában meghatározottak - a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak a következő eltérésekkel: a. a belföldi kiküldetést a Programiroda Igazgató rendeli el. 7. NEMZETKÖZI KIKÜLDETÉSEK SZABÁLYAI 1. A Programiroda nemzetközi kiküldetés során alkalmazandó szabályaira az Egyetem Nemzetközi kiküldetési szabályzatában meghatározottak - a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak az alábbi eltérésekkel: a. a nemzetközi kiküldetést a Programiroda Igazgató rendeli el. 8. MOBILTELEFON HASZNÁLAT SZABÁLYAI 1. A Programiroda a hivatali mobiltelefon használata során alkalmazandó szabályaira az Egyetem Vezetékes és mobiltelefonok használatának rendjében meghatározottak - a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak a következő eltérésekkel: a. A használatra vonatkozó keretösszegeket a Programiroda Igazgató határozza meg. b. 6 Havi keretösszegek: 5 Módosította a Szenátus 59/2016. (VI.30.) számú határozatával, hatályos 2016. június 30-tól. 8
- Programiroda Igazgató: 15 000 Ft - Programiroda egyéb közalkalmazottjai: 10 000 Ft 9. GÉPJÁRMŰ HASZNÁLAT SZABÁLYAI 1. 7 A Programiroda hivatali gépjármű használata során alkalmazandó szabályaira az Egyetem Gépjármű használati szabályzatában meghatározottak - a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak a következő eltérésekkel: a. 8 A gépjármű használatára a meghatalmazásokat (amely megfelel a Gépjármű használati szabályzat szerinti engedélynek) a Programiroda Igazgató adja. 10. REPREZENTÁCIÓ 1. A Programiroda belföldi reprezentációra vonatkozó szabályaira az Egyetem Reprezentációs szabályzatában meghatározottak - a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak az alábbi eltérésekkel: a. b. 9 A Programiroda havi reprezentációs kerete: 60 000 Ft 10 Rendezvényi reprezentációs keret összege: 1. Fogadás, kommunikációs esemény 6 000 Ft/fő; 2. konferenciák, továbbképzés 1 000 Ft/fő 3. kiemelt értekezlet 1 000 Ft/fő; 4. egyéb rendezvény 1 000 Ft/fő c. d. 11 A Programiroda VIP kártya használatára jogosult. 12 A VIP kártya igénybevételét, valamint a rendezvényi reprezentáció felhasználását a Programiroda Igazgató hagyja jóvá. 6 Módosította a Szenátus 41/2016. (IV.28.) számú határozatával, hatályos 2016. május 1-től. 7 Módosította a Szenátus 41/2016. (IV.28.) számú határozatával, hatályos 2016. május 1-től. 8 Módosította a Szenátus 59/2016. (VI.30.) számú határozatával, hatályos 2016. június 30-tól. 9 Módosította a Szenátus 41/2016. (IV.28.) számú határozatával, hatályos 2016. május 1-től. 10 Módosította a Szenátus 41/2016. (IV.28.) számú határozatával, hatályos 2016. május 1-től. 11 Megállapította a Szenátus 41/2016. (IV.28.) számú határozatával, hatályos 2016. május 1-től. 12 Megállapította a Szenátus 41/2016. (IV.28.) számú határozatával, hatályos 2016. május 1-től. 9
III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK, HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA, JÓVÁHAGYÁS 1. A Szabályzat a Szenátus elfogadásának napján, 2016. február 25-én lép hatályba. 2. Jelen szabályzat az Egyetem honlapján az elfogadása után közzétételre kerül. Budapest, 2016. február 25. Kancellári egyetértés: Prof. Dr. h. c. Mocsai Lajos rektor Dr. Genzwein Ferenc kancellár 10
IV. MELLÉKLETEK 1.sz. melléklet: Testnevelési Egyetem Beruházási Programiroda - KÖZBESZERZÉSI ÉS BESZERZÉSI SZABÁLYZATA 11
1. számú melléklet Testnevelési Egyetem Beruházási Programiroda KÖZBESZERZÉSI ÉS BESZERZÉSI SZABÁLYZATA 2016. február 12
13
I. PREAMBULUM A Testnevelési Egyetem (továbbiakban: Egyetem) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 5. (1) bekezdés e) pontja alapján Klasszikus ajánlatkérőként a Kbt. hatálya alá tartozik. A Kbt. 27. (1) bekezdése szerint az ajánlatkérő köteles meghatározni a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek körében különösen meg kell határoznia az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket vagy testületeket. A Kbt. fentiekben hivatkozott rendelkezéseinek eleget téve az Egyetem hivatkozással a Szervezési és Működési Szabályzata 35. -ára az alábbi szabályokat határozza meg az Egyetem Beruházási Programirodája (továbbiakban: Programiroda) vonatkozásában lefolytatandó közbeszerzési eljárásokra. A jelen dokumentumban nem szabályozott kérdésekben az Egyetem Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata irányadó. II. A KÖZBESZERZÉSRE VONATKOZÓ ALAPVETŐ SZABÁLYOK 1.) A közbeszerzés alapelveinek és céljainak betartását biztosító szabályok A közbeszerzési eljárásban a Programiroda köteles biztosítani, a gazdasági szereplő pedig tiszteletben tartani a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát. 14
Programirodanak esélyegyenlőséget és egyenlő bánásmódot kell biztosítania a gazdasági szereplők számára. Programiroda és a gazdasági szereplők a közbeszerzési eljárásban a jóhiszeműség és tisztesség követelményeinek megfelelően kötelesek eljárni, a joggal való visszaélés tilos. Programirodának a közpénzek felhasználásakor a hatékony és felelős gazdálkodás elvét szem előtt tartva kell eljárnia. Az Európai Unióban letelepedett gazdasági szereplők és a közösségi származású áruk számára nemzeti elbánást kell nyújtani a közbeszerzési eljárásban. Az Európai Unión kívül letelepedett gazdasági szereplők és a nem közösségi származású áruk számára nemzeti elbánást a közbeszerzési eljárásban Magyarországnak és az Európai Uniónak a közbeszerzések terén fennálló nemzetközi kötelezettségeivel összhangban kell nyújtani. A jogszabályban nem rendezett kérdésekben a közbeszerzési eljárás előkészítése, lefolytatása, a szerződés megkötése és teljesítése, illetve a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos jogorvoslati eljárás során a közbeszerzésekre vonatkozó szabályozás céljával összhangban, a közbeszerzés alapelveinek tiszteletben tartásával kell eljárni. 2.) A Programiroda nevében eljáró és az eljárásba bevont személyekkel, szervezetekkel kapcsolatos szabályok A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a közbeszerzési dokumentumok elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában Programiroda nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek és szervezeteknek együttesen rendelkezniük kell a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel. A részben vagy egészben európai uniós forrásból megvalósuló, valamint árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén az uniós értékhatárt meghaladó, építési beruházás esetén az ötszázmillió forintot meghaladó értékű közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő köteles felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót bevonni. Programiroda köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy elkerülje az összeférhetetlenséget és a verseny tisztaságának sérelmét eredményező helyzetek kialakulását. Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában a Programiroda nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági, vagy más érdek, illetve az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes. 15
Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárásban ajánlattevőként, részvételre jelentkezőként, alvállalkozóként vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetként a) az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet, b) az a szervezet, amelynek ba) vezető tisztségviselőjét vagy felügyelőbizottságának tagját, bb) tulajdonosát, bc) a ba) bb) pont szerinti személy közös háztartásban élő hozzátartozóját az ajánlatkérő az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevonta, ha közreműködése az eljárásban a verseny tisztaságának sérelmét eredményezheti. Az ajánlatkérő köteles felhívni az eljárás előkészítésébe bevont személy vagy szervezet figyelmét arra, ha a fentiek vagy a Kbt. 25. (4) bekezdése alapján - különösen az általa megszerzett többlet-információkra tekintettel - a közbeszerzési eljárásban történő részvétele összeférhetetlenséget eredményezne. A Programiroda nevében eljáró és az általa az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e az összeférhetetlenség. Nem eredményezi a verseny tisztaságának sérelmét, és nem összeférhetetlen az olyan személy (szervezet) részvétele az eljárásban a) akitől, illetve amelytől a Programiroda az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, piacfelmérés, illetve a közbeszerzés becsült értékének felmérése érdekében a közbeszerzés megkezdése időpontjának megjelölése nélkül, kizárólag a felmérés érdekében szükséges adatokat közölve kért tájékoztatást, b) aki, illetve amely a Programiroda által folytatott előzetes piaci konzultációban (Kbt. 28. (4) bekezdés) vett részt, c) akitől, illetve amelytől a Programiroda a támogatásra irányuló igény (pályázat) benyújtásához szükséges árajánlatot kapott, feltéve, hogy az a, b) vagy a c) pont alkalmazása kapcsán a Programiroda nem közölt vele a közbeszerzési eljárás során az összes ajánlattevő (részvételre jelentkező) részére rendelkezésre bocsátott adatok körét meghaladó információt. 16
Az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező az eljárásból e alapján csak akkor zárható ki, ha közbeszerzési eljárásban részt vevő gazdasági szereplők esélyegyenlősége más módon nem biztosítható. A kizárást megelőzően a Programiroda hiánypótlás vagy felvilágosítás kérés útján köteles biztosítani annak lehetőségét, hogy az érintett gazdasági szereplő bizonyítsa, hogy a közbeszerzési eljárás előkészítésében való részvétele az esélyegyenlőséget és a verseny tisztaságát nem sérti, vagy az összeférhetetlenségi helyzetet más módon elhárítsa. Az összeférhetetlenségi helyzet elhárítása érdekében a gazdasági szereplő által tett intézkedéseket a Programiroda köteles az ajánlatok (részvételi jelentkezések) elbírálásáról szóló összegezésben ismertetni. A Programiroda jogait és kötelezettségeit amennyiben jelen szabályzat másként nem rendelkezik a Programiroda igazgatója, mint döntéshozó (továbbiakban: Döntéshozó) gyakorolja. Ajánlatkérő a közbeszerzési eljárást a Kbt. előírásai szerint, a megfelelő szakértelem biztosítása érdekében külső, közbeszerzési szakértelemmel bíró tanácsadó személy vagy szervezet (a továbbiakban: Közreműködő) bevonásával folytatja le. Jogait és kötelezettségeit, valamint felelősségét az Ajánlatkérővel megkötött írásbeli megbízási szerződés tartalmazza részletesen. Amennyiben Programiroda a közbeszerzési eljárás során a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény (Tpvt.) 11. -a, vagy az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 101. cikke szerinti rendelkezések nyilvánvaló megsértését észleli vagy azt alapos okkal feltételezi, köteles azt - a Tpvt. bejelentésre vagy panaszra vonatkozó szabályai szerint - jelezni a Gazdasági Versenyhivatalnak. Amennyiben Közreműködő észleli vagy alapos okkal feltételezi a fentieket, úgy azt köteles a Programiroda felé jelezni. Programiroda és a Közreműködő kötelesek értesíteni egymást a tudomásukra jutott minden értesülésről, dokumentumról, információról, amely a közbeszerzési eljárás céljának elérését akadályozhatja vagy befolyásolhatja. 3.) Bírálóbizottság, az eljárási döntések és az eljárást lezáró döntés meghozatala, szerződéskötés A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a közbeszerzési dokumentumok elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában a Programiroda nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek és szervezeteknek együttesen rendelkezniük kell a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel. Az eljárás előkészítéséért felelős személy a Döntéshozó, aki e hatáskörét jogosult írásban delegálni a Programiroda bármelyik alkalmazottjára (vagy egy adott munkakört ellátó mindenkori személyre). 17
A Programiroda a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel együttesen rendelkező, legalább háromtagú bírálóbizottságot köteles létrehozni az ajánlatoknak az elbírálására és értékelésére. A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a Programiroda nevében a Döntéshozó részére, melynek tartalmáért a Bírálóbizottság tagjai felelősséggel tartoznak. A Bírálóbizottság tagjait a Döntéshozó jelöli ki. A Bírálóbizottság tagjainak írásban kell nyilatkozniuk összeférhetetlenségükről és titoktartási kötelezettségükről. A Bírálóbizottság ülése akkor határozatképes, ha azon legalább három tagja jelen van. Összehívásáról (esetleges írásbeli szavazás lebonyolításáról) az Irodavezető gondoskodik. A Bíráló Bizottság határozatait szótöbbséggel hozza. A Bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. A jegyzőkönyv felvételéért és vezetéséért a Közreműködő felel. A Bírálóbizottság szakvéleményében megállapítja, hogy - az eljárást megindító felhívásban megfogalmazott értékelési szempontokat figyelembe véve - melyik ajánlat a legkedvezőbb, és ennek megfelelő javaslatot készít elő a Döntéshozó számára. A Bírálóbizottság felelős az objektív értékelés biztosításáért. A közbeszerzési értékhatárokat el nem érő beszerzés és a közbeszerzési eljárás előkészítésének megkezdésekor az Irodavezető tájékoztatja az Egyetem Jogi Igazgatóját az adott beszerzési igényről és annak főbb paramétereiről. A döntés előkészítésének és meghozatalának egyszerűsítése, gyorsabbá és hatékonyabbá tétele érdekében a Döntéshozó dönt a közbeszerzési eljárás megindításáról (a végleges felhívás és a közbeszerzési dokumentumok jóváhagyása e körbe tartozik). A Döntéshozó dönt továbbá az eljárás lefolytatása során szükséges eljárási cselekmények megtételéről, jóváhagyásáról. A Döntéshozó vagy az Irodavezető döntéseit írásban elektronikus levél (e-mail) útján közli a Közreműködővel. A közbeszerzési eljárás eredményéről a Bírálóbizottság javaslatát, valamint adott esetben a közbeszerzési szabályossági tanúsítvány tartalmát figyelembe véve a Döntéshozó dönt. A Döntéshozó köti meg a szerződést a közbeszerzési eljárás nyertesével. 4.) A közbeszerzési eljárás dokumentálásának rendje 18
A Programiroda a közbeszerzési eljárását - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - írásban, vagy az eljárás elektronikus lefolytatása esetén a Kbt. felhatalmazása alapján alkotott jogszabály szerint elektronikusan köteles dokumentálni. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától [Kbt. 37. (2) bekezdés], a szerződés teljesítésével kapcsolatos összes iratot a szerződés teljesítésétől számított legalább öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak - bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat - jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. Programiroda köteles a Közbeszerzési Hatóság vagy jogszabályban feljogosított más szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni vagy részükre elektronikus úton hozzáférést biztosítani. Az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló hirdetmény közzétételéig a Közreműködő felelős az eljárási cselekmények teljes körű írásbeli dokumentálásáért. Jelen bekezdésben meghatározott időpontot követően Közreműködőnek tételes iratjegyzék alapján, átvételi elismervény ellenében át kell adnia az eljárás dokumentációját a Programiroda részére. A fenti időpontot követően az eljárás dokumentálásért felelős személy Döntéshozó, aki e hatáskörét jogosult írásban delegálni az Egyetem bármelyik alkalmazottjára (vagy egy adott munkakört ellátó mindenkori személyre). A dokumentálásért fennálló felelősség a hatáskör delegálásával átszáll a kijelölt személyre. A közbeszerzési eljárás dokumentumainak megőrzéséért felelős személy Döntéshozó, aki e hatáskörét jogosult írásban delegálni az Egyetem bármelyik alkalmazottjára (vagy egy adott munkakört ellátó mindenkori személyre). Az iratmegőrzésért fennálló felelősség a hatáskör delegálásával átszáll a kijelölt személyre. 5. Programiroda közzétételi kötelezettsége Programiroda köteles a Kbt. 43. (1) bekezdésben 13 meghatározott adatokat, információkat, dokumentumokat a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban, - a. a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását az elfogadást követően haladéktalanul; b. az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos Kbt. 80. (2) bekezdése szerinti adatokat az előzetes vitarendezési kérelem kézhezvételét követően haladéktalanul; c. a Kbt. 9. (1) bekezdés h) i) pontjának, valamint a Kt. 12. (1) (5) bekezdésének alkalmazásával megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul; d. a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul; 19
amennyiben az Adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges, az Egyetem honlapján közzétenni. Ezen adatok közérdekből nyilvános adatok, azok nyilvánosságra hozatala üzleti titokra hivatkozással nem tagadható meg. Ettől eltérőn amennyiben a felek az ajánlatot a szerződés mellékletévé teszik, az ajánlat nyilvánosságára a Kbt. 44. alkalmazandó. A közzétételi kötelezettség teljesítéséért felelős személy Döntéshozó, aki e hatáskörét jogosult írásban delegálni Programiroda bármelyik alkalmazottjára (vagy egy adott munkakört ellátó mindenkori személyre). e. a részvételi jelentkezések és az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezést, a részvételre jelentkezőknek vagy az ajánlattevőknek való megküldéssel egyidejűleg; f. a szerződés teljesítésére vonatkozó következő adatokat: hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre (hirdetmény nélkül induló eljárások esetében felhívásra), a szerződő felek megnevezését, azt, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e, a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert időpontját, továbbá az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét a szerződés mindegyik fél támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén szállítói kifizetés során a kifizetésre köteles szervezet által történt teljesítését követő harminc napon belül; g. a külön jogszabályban meghatározott éves statisztikai összegezést az ott előírt határidőig. 20
III. A KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁROKAT EL NEM ÉRŐ BESZERZÉSEKRE VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK E fejezet célja, hogy megállapítsa a Programiroda közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek általános szabályait, ennek keretében az ajánlattevők számára azonos és egyenlő feltételek biztosításával garantálja a verseny tisztaságának védelmét, a verseny nyilvánosságát, és az ajánlattevők esélyegyenlőségét. E fejezet hatálya kiterjed a Programiroda valamennyi lent meghatározott értékhatárt meghaladó - olyan beszerzésére, amely nem közbeszerzés. 1.) Beszerzés ajánlatkérés nélkül Kisebb értékű tárgyi eszközök és szolgáltatások beszerzésére - melyek mindennapi működéséhez szükségesek - az Irodavezető jogosult a költségvetési előirányzatnak megfelelően. Árajánlat kérés nélkül jogosult továbbá azon tárgyi eszközök és szolgáltatás beszerzését lebonyolítani, amelyeknek nettó beszerzési értéke nem haladja meg a 200.000,- Ft-ot. Ezen értékhatár feletti beszerzéseket három árajánlat kérés útján lehet lebonyolítani. Ez alól kivételes esetben a Döntéshozó adhat felmentést. Nettó 100.000,- Ft értékhatár fölött szerződés kizárólag írásban köthető. 2.) Beszerzés ajánlatkérés útján (versenyeztetés) Árajánlatot az Irodavezető kérhet a szakmai szempontok alapján előre kiválasztott, feltehetően a szerződés teljesítésére alkalmas, legalább három ajánlattevőtől. Az árajánlat kérőnek el kell készíteni az árajánlatra történő felhívást, amelyben meg kell jelölni a nyitva álló határidőt. Az árajánlatoknak határidőn belül kell beérkezniük, amire az ajánlattevőt figyelmeztetni kell. Az ajánlatkérésben a beszerezni kívánt árut vagy szolgáltatást legalább fajta, minőség, mennyiség szerint meg kell határozni, valamint meg kell jelölni a teljesítésre adott határidőt. 21
Ha a Döntéshozó úgy dönt, akkor 3 fős Bírálóbizottságot kell létrehozni, amely javaslatot készít a nyertes ajánlattevő kiválasztására a Döntéshozó számára, aki jogosult a nyertes ajánlatevővel a szerződés megkötésére. 22