Tabulátorok, felsorolás, stílusok Tabulátorok A szöveg a bekezdésben balra, jobbra sorkizártan vagy középre igazodik, a bekezdés igazításától függően. Ekkor a bekezdés valamennyi és teljes sora eszerint viselkedik. Ha ettől eltérő módon szeretnénk szövegrészeket igazítani, vagy egy bekezdésen belül különböző igazításokat szeretnénk alkalmazni, úgy tabulátort kell használni a bekezdésben. Ha az eszközsoron bekapcsoljuk a Mindent mutat ikont, a tabulátort vízszintes nyíl jelöli. A legfontosabb négy tabulátortípus a következő: Balra igazító tabulátor A pozíciójába bevitt szöveg bal széle igazodik a pozícióhoz. Pl. a 6 cm-hez hozzáadott balra igazító tabulátorhoz bevitt Kovács István szöveg nagy K betűje lesz a 6 cm-nél. Jobbra igazító tabulátor A pozíciójába bevitt szöveg jobb széle igazodik a pozícióhoz. Pl.: a 6 cm-hez hozzáadott jobbra igazító tabulátorhoz bevitt Kovács István szöveg kis n betűje lesz a 6 cm-nél. Középre igazító tabulátor A pozíciójába bevitt szöveg közepe igazodik a pozícióhoz. Pl.: a 6 cm-hez hozzáadott középre igazító tabulátorhoz bevitt Kovács István szöveg kis s betűje és nagy I betűje közötti szóköz lesz a 6 cm-nél. Tizedes ponthoz igazító tabulátor A pozíciójába bevitt számok tizedes pontja igazodik a pozícióhoz. Pl.: a 6 cm-hez hozzáadott tizedes igazító tabulátorhoz bevitt 23567,65; 1452,37; 1268973,26 számok tizedesvesszői lesznek a 6 cm-nél. 1. ábra Balra, jobbra, középre és tizedesvesszőhöz igazított tabulátor hatása a szövegre A tabulátorpozíciók beállítása A tabulátorpozíciókat kétféleképpen állíthatjuk be: Vonalzóval vagy a Formátum menü Tabulátor paranccsal. Vonalzó használatakor először jelöljük ki azt a szövegrészt, amelyet tabulálni szeretnénk, majd helyezzük el a szöveg megfelelő részének megfelelő vonalzópozíción a kívánt tabulátorjeleket. A tabulátorjelek a vonalzó bal oldala melletti kis négyzetben találhatók. Az egérrel mindaddig kattintsuk a jelekre, amíg a megfelelőhöz jutottunk. Ekkor az egérrel mutassunk a vonalzó alsó szegélyén arra a Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
pontra, ahová a tabulátort tenni szeretnénk. Mindezt annyiszor ismételjük meg, ahány tabulátort az adott szövegrészben használni szeretnénk. Most szüntessük meg a kijelölést! A kurzorral álljunk a tabulálni kívánt szó elé, és nyomjuk le a billentyűzet bal oldalán található Tab billentyűt. 2. ábra Tabulátorpozícionáláshoz szükséges jel helye a vonalzón. 3. ábra Tabulátorjel megjelenítése a vonalzón Tabulátorpozíciót könnyedén módosíthatunk. Csak fogjuk meg az egérrel az áthelyezendő jelünket és húzzuk a vonalzón az új helyre. Amennyiben törölni szeretnénk a tabulátorpozíciót, úgy azt húzzuk le egérrel a dokumentumunk területére, és ott engedjük el az egér bal nyomógombját. Amíg nem állítottunk be egyetlen pozíciót sem, a Tab lenyomásával az alapértelmezett tabulátorpozícióra ugrik a kurzor. Ez az alapérték 1,25 cm, azaz a bal margótól kezdve 1,25 cm-enként helyezkednek el a tabulátorpozíciók, alapértemezésben balra igazítva. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
Vonalzón nincs lehetőség pontos érték megadására. Ha erre van szükség, akkor a Formátum menü Tabulátorok parancsát kell használni. 4. ábra Formátum menü Tabulátorok parancs ablaka A tabulálni kívánt szöveg kijelölése után a Pozíció mezőben megadhatjuk a tabulátor pontos értékét; az Igazítás résznél pedig a megfelelő rádiógomb kiválasztásával a tabulátor típusát állíthatjuk be (balra, jobbra, középre, decimális, vonal). Az érték és az igazítás típusának beállítása után nyomjuk meg a Felvétel gombot, majd az OK-t. Ha több tabulátort akarunk beállítani, ugyanez az eljárás, de akkor minden egyes tabulátorjel beállítása után meg kell nyomni a Felvétel gombot. Ha rossz értéket írtunk be, vagy bármiért változtatni szeretnénk a már elmentett jelen, akkor jelöljük ki a Pozíció mező alatti részben a jelet, majd nyomjuk meg a törlés gombot. A tabulátorok elé automatikusan beszúrhatók speciális jelek: pontok, kötőjelek, vízszintes vonal. Ez nagyon hasznos lehet például egy kérdőív készítésénél, szerződéseknél az aláírás és más adatok helyének jelölésére stb. Mindössze annyit kell tenni, hogy a kurzorral álljunk oda, ahol a kitöltés kezdődjön. A Formátum menü Tabulátorok parancsában állítsuk be a tabulátor pozíciójának értékét (vagyis azt, hogy milyen hosszú legyen a kitöltés), az igazítás típusát, majd a Kitöltés mezőben válasszuk ki a megfelelő kitöltőjelet. Az OK gomb megnyomása után a kurzornál nyomjuk le a Tab billentyűt: kész a kitöltés. 5. ábra Tabulátor elé beszúrt speciális kitöltés (pont és vonal) Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
Készítsünk számlát az alábbi ábra szerint! Gépeljük be a nyers szöveget. Az alaptabulátor értékét ne változassuk, csak tegyük ki a jeleket a Tab billentyűvel! A szóközökre figyeljünk a gépelt szöveg esetében! Ezután a szöveget tabulátorok segítségével formázzuk meg úgy, hogy az ábrán látható számlához hasonlót kapjunk! 6. ábra A számlakészítés első művelete a gépelés, majd a helyes beállítások után látható a már formázott számla Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
Listák használata a dokumentumokban Szövegeinkben gyakran előfordul, hogy bizonyos elemeket egymás alá, az elején valami jellel ellátva helyezünk el. Sőt olyan eset is van, amikor ezeket az elemeket sorszámmal szeretnénk ellátni. Ilyen lista lehet például egy gondolatjellel ellátott felsorolás vagy egy sorszámozott osztálynévsor is. A számozott lista olyan felsorolás, melynek listaelemei előtt egy sorszám (pl. 5.), esetleg összetett sorszám (pl. 5.1.) szerepel. A felsorolásjel és a lista sorszáma mindig egy új bekezdés előtt jelenik meg, vagyis a felsorolás bekezdésformátumnak minősül. 7. ábra Egy felsorolás és többszintű, sorszámozott lista Felsorolást és sorszámozást legegyszerűbben az eszköztár segítségével készíthetünk. Jelöljük ki a felsorolandó vagy sorszámozandó bekezdést, majd nyomjuk meg az eszköztáron a Felsorolás vagy a Sorszámozás ikonját. A bekezdések előtt megjelennek a felsorolásjelek vagy a sorszámok. A szövegek bizonyos mértékben behúzódnak, de ezt a mértéket mi magunk is beállíthatjuk a vonalzón található behúzásjellel. Mivel a szövegszerkesztők automatikusan végzik a sorszámozást, így két sorszámozott sor közé könnyedén beszúrhatunk egy újabb sort, hiszen egy új sor beiktatása után újraszámozza a bekezdéseket a szövegszerkesztő, így a számozás helyes marad. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5
Felsorolás készítése menüvel A felsorolás és sorszámozás elkészítéséhez jelöljük ki a formázandó szövegtartományt, majd válasszuk a Formátum/Felsorolás és számozás parancsot. A felsoroláshoz válasszuk a Felsorolás fület. Válasszuk ki a megfelelő formátumot és kattintsunk az OK gombra. Sorszámozott lista készítéséhez a Számozott fület kell választanunk. A megfelelő felsorolási forma kiválasztása után itt is kattintsunk az OK gombra. (Sorszámozásnak számít az is, ha az ábécé betűit szeretnénk használni.) 8. ábra Felsoroláskor ez az ablak ugrik fel 9. ábra Sorszámozáshoz ezt az ablakot kell használnunk Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6
Számozásunkat testreszabhatjuk, ehhez az ablak jobb alsó sarkában levő Testreszabás gombra kell kattintani. 10. ábra Formátum menü Felsorolás és számozás parancs Számozott fül Testreszabás ablak Kiválaszthatjuk a számozás betűtípusát (a Betűtípus gombra kattintva a már megismert Betűtípus ablak ugrik fel, az összes beállítási lehetőséggel). Legördülő menüből kiválaszthatjuk a számozás fajtáját, megadhatjuk a kezdő sorszámot (betűt) is. Beállíthatjuk a szám helyzetét (hosszabb felsorolásnál például szebben néz ki a sorszámozás, ha a sorszámokat jobbra igazítjuk), az igazítás mértékét. Ezzel azt állítjuk be, hogy a szám/betű mekkora távolságra legyen a bal margótól. A Tabulátorhely legördülő listában azt állíthatjuk be, hogy a szám/betű utáni szöveg első karaktere hol kezdődjön a számhoz/betűhöz képest, a Behúzásnál pedig azt, hogy a felsorolás esetleges második sora mennyire legyen beljebb/kintebb, mint a szám/betű. 10. ábra A Testreszabás gomb segítségével beállított számformátum; a szöveg tabulálása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7
A Felsorolás testreszabásánál ugyanígy járunk el, de ott a felugró ablak valamennyire másképp néz ki. 11. ábra Formátum menü Felsorolás és számozás parancs Felsorolás fül Testreszabás ablak Kiválaszthatjuk a felsorolás listajelét: a Betűtípus gombra kattintva a már megismert Betűtípus ablak ugrik fel, az összes beállítási lehetőséggel; a Karakter gombra kattintva a szintén ismert Szimbólum parancs ablaka; a Képre kattintva pedig vagy a Word saját képeiből választhatunk, vagy az Importálás gombra kattintva tetszőleges képet tehetünk meg listajelnek. Beállíthatjuk a felsorolás helyzetét: ezzel azt állítjuk be, hogy a felsorolásjel mekkora távolságra legyen a bal margótól. A Tabulátorhely legördülő listában azt állíthatjuk be, hogy a felsorolásjel utáni szöveg első karaktere hol kezdődjön a jelhez képest, a Behúzásnál pedig azt, hogy a felsorolás esetleges második sora mennyire legyen beljebb/kintebb, mint a felsorolásjel. 12. ábra A Testreszabás gomb segítségével beállított felsorolásjel; a szöveg tabulálása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8
Többszintű lista készítése A többszintű listák olyan, sorszámmal ellátott bekezdések, melyek sorszáma további alsorszámokkal rendelkezik. A többszintű listák alkalmazásával könnyedén készíthetünk vázlatokat, műszaki dokumentációkat is. A Wordben maximum kilencszintű lista készíthető. Az egyes szintek beállítására használhatjuk az eszköztáron található Behúzás növelése vagy Behúzás csökkentése parancsot. Növeléskor a kijelölt bekezdés egy szinttel beljebb kerül, ugyanez a bekezdés csökkentéskor visszalép az előző helyére. Ugyanezt elvégezhetjük menüből is, a Formátum menü Felsorolás és számozás parancsának Többszintű lista fülén. Egyéni beállításainkat itt is a Testreszabás gomb segítségével tehetjük meg. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9
Stílusok Egy dokumentum elkészítése előtt meg kell terveznünk a dokumentum megjelenési formáját, meg kell határoznunk azokat a formátumelemeket, amelyeket az egész dokumentumunkban használni szeretnénk. Ilyenkor a karakterek, bekezdések jellemzőit összegyűjtve, egy hivatkozási névvel ellátva, stílusokat készíthetünk. Stílus alatt a formátumjellemzők névvel ellátott csoportját értjük. A stílus egy felhasználó által meghatározott formázó parancs, mellyel a dokumentum egységeinek formátumát automatikusan beállíthatjuk. A stílusok használatával megkönnyítjük munkánkat, mivel nem kell minden egyes szöveges résznél újra és újra beállítani a formátumelemeket. Ha például bizonyos címsoroknak más megjelenést szeretnénk adni, elég csak a stílusát megváltoztatni, és az összes olyan elemünk átformálódik, ami a módosítás előtti beállításokat tartalmazta. Kétféle stílus létezik, a bekezdésstílus és a karakterstílus. A legtöbb szövegszerkesztőt a kényelmes szövegkészítés érdekében előre elkészített stílusokkal látják el. Az előre definiált stílusokat a Word indításakor az eszköztár Stílusok és formázás ikonjával érhetjük el, vagy a Formázás menü Stílusok és formázás listájában találjuk. 13. ábra Alapértelmezett stílusok a Wordben Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10
Stílusok alkalmazása Amikor egy új dokumentum gépelésébe kezdünk, a szövegszerkesztő egy kezdő stílust ajánl fel. A Word XP-ben ez a Times New Roman 12 pontos betűtípus, balra igazítással. Ez az úgynevezett Normál stílus, ami egyben bekezdésstílus is. 14. ábra Normál stílus alapbeállításai a Word XP-ben Ha olyan dokumentumelemeket akarunk kialakítani, mint a címsorok, lábjegyzetek vagy tartalomjegyzék, akkor használhatjuk a beépített címsor stílusok valamelyikét, de módosíthatjuk is az alapbeállításokat, sőt, újakat is létrehozhatunk. Stílusok készítése Egyéni stílusokat is létrehozhatunk. Mielőtt ezt megtennénk, mindig tervezzük meg, hogy az adott stílust mire akarjuk használni, és hogy milyen formátumú legyen. Új stílus készítéséhez adjuk ki a Formátum/Stílusok és formázás parancsot. A Word XP-ben egy panel jelenik meg a munkaterület jobb oldalán. Itt keressük meg az Új stílus gombot és nyomjuk meg. 15. ábra Új stílus készítésekor ebben a panelben dolgozunk Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11
A panelen adjuk meg a stílus nevét és típusát, majd a Következő bekezdés stílusa mező legördülő menüjéből kiválasztjuk a számunkra megfelelő elemet. A következő bekezdésstílus azt határozza meg, hogy ha az Enter billentyű lenyomásával új bekezdést kezdünk, akkor ennek az új bekezdésnek milyen legyen a stílusa. Az Automatikus frissítés aktiválásával (ráklikkelünk a mellette lévő üres négyzetre, amiben egy pipa fog megjelenni) a szövegünk az OK gomb lenyomása után azonnal felveszi az új vagy a módosított stílus formátumát. 16. ábra Egy új stílus paraméterei Gépeljük be az alábbi szöveget, majd álljunk az első sor valamelyik karaktere után és keressük meg a Stílusok és formázás listából a Címsor 1 stílust. Következő lépésként álljunk a második bekezdésünk valamelyik karaktere mögé, és válasszuk ki a Címsor 3 stílust. A következő ábra segít szemléltetni, hogy milyen eredményt kellett kapnunk a feladat elvégzése után. Begépelendő szöveg: Ha olyan dokumentumelemeket akarunk kialakítani, mint s címsorok, lábjegyzetek vagy tartalomjegyzék, akkor használhatjuk a beépített címsor stílusok valamelyikét, de módosíthatjuk is alapbeállításokat, sőt, újakat is létrehozhatunk. 17. ábra A feladat megoldása után ezt a formázást láthatjuk Sablonok A sablon egy olyan előre elkészített dokumentumterv, mely az adott típusú dokumentumok mindegyikében szereplő szövegeket, ábrákat, formátumokat tartalmazza. A sablonok stílusokat, makrókat, gyorsszöveg-bejegyzéseket, eszköztár-gombokat, valamint olyan egyedi menü- és gyorsbillentyű-beállításokat tartalmazhatnak, melyek egyszerűsítik a munkánkat. A sablonok mindig tartalmazzák a stílusokat is. A Word az új dokumentumokhoz automatikusan a Normál sablont alkalmazza. A Normál sablon egy általános sablon, amely tetszőleges dokumentumokhoz használható. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12