Felsőoktatási Erasmus koordinátorok (KA103) bevezető képzése 2016. május 30. Az évközi beszámoló fájl, Mobility Tool+
A feladat A megvalósult mobilitásokról részletes adatokat kell szolgáltatni a Nemzeti Iroda és a programot működtető brüsszeli szervek felé is Mobility Tool+ felület: menedzsment és adatközlő funkció, de nem stabil, folyamatosan fejlesztik A MT+ felület használata nehézkes A feltöltött mobilitási adatok mellé további kiegészítő információk is szükségesek (tervezett felhasználás, kiegészítő támogatási igény, kategóriák közötti átcsoportosítások)
Megoldás: az Évközi beszámoló fájl Egy fájl minden adat rögzítésére, irányítottan, a hibákra figyelmeztetve A benne levő adatok a Mobility Tool+-ba importálhatók (és rendszeresen importálandók!) A Mobility Tool+ struktúráját követi, de az ott kért információkon kívül további adatokat is tartalmaz A MT+ frissítéseihez alkalmazkodva folyamatosan frissítjük, a benne levő adatokat átemeljük a korábbi verziókból
A beszámolás eszközei Kalkulációs excel tábla egyszerűsített beszámoló fájl MT+ OLS Beszámoló fájl Intézményi adminisztráció beszámoló fájl import/export Mobility Tool
Általános tudnivalók Kitöltési útmutató Érték szerinti beillesztés! Gyors munkalapváltás
A beszámoló fájl Windows-on futó Excel 2003-tól frissebb változat Makrókat tartalmaz -> engedélyezni kell Okos cellák: piros szín jelzi a hibát (hiányzó vagy nem megfelelő adat, és az első cella megjegyzésében is összegzi a problémákat) Először a partner, majd a mobilitás rögzítése: MT+ logika
A beszámoló fájl Részletes pénzügyi elszámolás Kiegészítő támogatás igény jelzése Mobility Tool+-ba importálható fájlok Minden projekthez külön fájl: az időben átfedő projektek között 2 fájlt kell párhuzamosan kezelni, nagy odafigyelést igényel! 16 illetve 24 hónapos projektek kezelése Fájlok elnevezésére ügyelni kell. Minta: PECS01_1516_IR(24)_204_20160315.xlsm PECS01_1617_IR_100_20160810.xlsm
A beszámoló fájl A MT+-ban nem kezelt kiegészítő adatok megadása (szaknév, koordinátor megjegyzés, Campus Mundi részvétel, jogviszony, kifizetések ütemezése) Átcsoportosítások jelzése, intézményen belüli követése Gyorsan átlátható kiutazói országstatisztika
Adatellenőrzés Folyamatos adatellenőrzés: cellák módosulásakor (sok sor beillesztésekor várni kell!) Hiba esetén a megjegyzésbe bekerül a magyarázat. Ha van hibás cella a sorban, akkor a sor elején hibajelzés. Kétféle kijelzett hiba:!!!: hiányos vagy más módon problémás adat ###: MT+-ba importálható, de még problémás adat
MAIN lapfül Verziószám Beszámoló státusza: első évközi beszámoló módosított beszámoló záróbeszámoló Intézményadatok ERASMUS kód, projektszám, szerződésszám
PARTNERS lapfül Előző évi fájlból átemelhetők (érték szerinti beillesztés!) Ha van ERASMUS-kód, akkor a partnerazonosítónak is az ERASMUS-kód használata kötelező Minden partner felvihető, de a MT+-ba csak az aktívak kerülnek át Az ERASMUS-kód és PIC-kód ellenőrzése is megtörténik További kötelezően kitöltendő mezők jelzése
MOB SM és MOB ST lapfülek Ha az alapadatokat beírtuk (Mobilitás jellege, partner azonosítója, a küldő intézmény székhelyétől eltérő helyszín, a fogadó fél székhelyétől eltérő helyszín, mobilitás kezdete, mobilitás vége, zéró támogatású napok száma), akkor a támogatást kiszámítja
MOB SM és MOB ST lapfülek Beírandó és kalkulált mezők szerepe Egyéni támogatási szerződésszám egyértelműen azonosítja a mobilitást Mobilitás jellege: CST, KMOB, CSGY, CSGYdipl STA, STAin, STT Hallgató tanulmányi azonosító kód (OM-kód) ST: e-mail cím Intézményi hallgatói azonosító (NEPTUN-, ETR-kód) Szakterület (ISCED kód) és dátumok! Zéró támogatású napok száma
SUM FIN lapfül A támogatás felhasználásával kapcsolatos minden szükséges pénzügyi és statisztikai adat Évközi módosítások (aláírt szerződések) beírása Átcsoportosítások beírása A beszámoló benyújtásáig az intézmény által kifizetett (27. sor) Tervezett további ösztöndíj-felhasználás (az eddig elnyert támogatásokon belül) Beérkezett összes mobilitási pályázat A TKA-tól átutalt támogatás
Beküldendő: A kiegészítő támogatás igénylése lapfül (DE jelezni kell az elnyert támogatások várható felhasználását!) KIEG lapfül További források igénylése
További lapfülek PIC_ERASMUS lapfül érvényes charterrel rendelkező ERASMUS intézmények listája: ERASMUS kód, PIC kód, ország, város DATE OF DATASET Grants: az adható támogatások táblázata DataDict: adatszótárak
MT+ importfájlok létrehozása Importfájlok létrehozása (Macros fül) Kiutazói csoportok szerint két külön fájl: SM és ST Csak akkor működik, ha nincs az adott mobilitási fülön!!! Jel MT+ import: mindent vagy semmit koncepció
A MT+ https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility Mobility Tool - Guide for Beneficiaries
MT+ importálás Importfájlok létrehozása (Macros fül) Kiutazói csoportok szerint két külön fájl: SM és ST Csak akkor működik, ha nincs az adott mobilitási fülön!!! Jel MT+ import: mindent vagy semmit koncepció
MT+ mobilitás törlése
MT+ manuális rögzítés 1
MT+ Participant Reports Országosan elérhetők a bejövők beszámolói is, ezeket rendszeresen eljuttatjuk a fogadóintézményekhez
További MT+ funkciók Project Details Contacts Budget Reports Dashboard