E L Ő TERJESZTÉS A BARANYA MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZGYŰLÉSÉNEK 2006. MÁRCIUS 16-I ÜLÉSÉRE IKTATÓSZÁM: 835/2006. MELLÉKLETEK: 2 DB TÁRGY: Tájékoztató a levéltári feladat ellátás fejlesztéséről a régióban ELŐTERJESZTŐ: Tasnádi Péter, a közgyűlés alelnöke AZ ELŐTERJESZTÉST KÉSZÍTETTE: Dr. Erdődy Gyula vezető főtanácsos - Humánszolgáltatási Iroda MEGTÁRGYALTA: Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottság VÉLEMÉNYEZÉSRE MEGKAPTA: Igazgatási és Ügyrendi Bizottság KÖZGAZDASÁGI IRODÁVAL TÖRTÉNT EGYEZTETÉS: 2006. március 2. TÖRVÉNYESSÉGI VÉLEMÉNYEZÉSRE BEMUTATVA: 2006. március 2. FELELŐS TISZTSÉGVISELŐ: Tasnádi Péter, a közgyűlés alelnöke
2 II. A Dél-Dunántúli Önkormányzati Regionális Társulás Tanácsa 2006. március 1-én tartott ülésén megtárgyalta és elfogadta A levéltári feladat ellátás fejlesztése a régióban című előterjesztést. Erről kívánok tájékoztatót adni. A ülésen elfogadott határozat nem igényel fenntartói intézkedést. A közlevéltárak feladata az 1995. évi LXVI. tv. alapján: átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek archiválásra érett anyagait, a maradandó értékű magániratot; azokat nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, feldolgozza, használatukat lehetővé teszi; azokról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki, közfeladatot ellátó szervek iratkezelését, selejtezését ellenőrzi, kutatómunkát végez, ezek eredményét közzéteszi, a levéltári anyag oktatási, közművelődési célú felhasználást segíti, a levéltári anyag konzerválásáról, restaurálásáról szükség esetén gondoskodik, szaktanácsadást végez. A régióban 3 megyei önkormányzat által fenntartott közlevéltár működik, 44.000 irat folyóméter (a továbbiakban ifm) irat állomány kezelését látják el. 1. Helyzetelemzés, következtetések (4/1.sz. melléklet) A társulás levéltári munkacsoportja elvégezte a régió helyzet elemzését és megfogalmazta a közép- és rövidtávú feladatokat. Ennek alapján a feladat ellátást akadályozó főbb tényezők az alábbiakban határozhatók meg: tárolási kapacitás hiány jelenleg mintegy 9.500 ifm, amit tovább fokoz a dekoncentrált szervek iratanyagának átvételi kötelezettsége, a raktározási körülmények rosszak, nagy a létszám hiány (mintegy 80 fő) elsősorban segéd levéltárosokból, levéltári kezelőkből és a restaurátor valamint mikrofilm műhelyekben dolgozókból, az irat anyag korszerű feldolgozásának tárgyi feltételei számítógép, szoftver - is hiányoznak. Következmények: Az irat állomány 9-10 % -a veszélyeztetett, gyorsuló ütemben romlik, az állomány egy részénél a folyamat visszafordíthatatlanná vált, válik. Elsősorban térképek, oklevelek, közigazgatási - és földhivatali iratok, tervek tartoznak ebbe a körbe. Az adatbázisok képzése minimális, az iratok felhasználási lehetősége korlátozott. A restaurátor és mikrofilm műhelyek technikai kapacitás kihasználtsága a lehetőségtől mintegy 25-50%-kal elmarad. Az irat állományok átvételi kötelezettségüknek csak részben tudnak eleget tenni, jelenleg 12.000 ifm átvételével maradtak el.
3 Az irat állomány védelme, az új és növekvő feladatok ellátása, a hatékonyabb működés, a jobb hozzáférhetőség, kutathatóság érdekében regionális szinten is kell: gondoskodni a megfelelő színvonalú és kapacitású raktár hálózatról, a veszélyeztetett anyagok védelméről, mikrofilmre rögzítéséről, digitalizálásuk előkészítéséről, a felhasználhatóság, kutathatóság feltételeinek minőségi javításáról közös softver fejlesztéssel, honlap üzemeltetéssel, megteremteni a felső- és középfokú végzettségűek optimális arányát a segéd levéltárosok létszámának szakaszos emelésével is, biztosítani a háttér kapacitások teljes palettáját, a restauráló és mikrofilm műhely mellett a könyvkötő-, restauráló műhely valamint a fertőtlenítés helyi lehetőségének megteremtésével, a már működő háttér kapacitások optimális kihasználását a létszám szükséges mértékű bővítésével, bizonyos feladatok pl.: beszerzés, könyvelés, pályázat készítés, közbeszerzés közös ellátását. 2. 2006. évi feladatok és finanszírozásuk (4/2. sz. melléklet) a.) A levéltári számítógépes hálózatot korszerűsíteni és egységesíteni szükséges, mind a hardverek mind a softverek tekintetében. Létre kell hozni a közös regionális honlapot. b.) 2006-ban a digitalizálás és az irat mentések előkészítése az alábbi első ütemként végrehajtott létszám bővítést igényli: 9 fő segédlevéltáros illetve levéltári kezelő (3-3 fő levéltáranként) 2 fő papír restaurátor 1 fő könyvkötő 2 fő mikrofilm műhelybe (4 órás) A foglalkoztatás határozott időre, 12 hónapra szóló munkaszerződéssel történik. A segéd levéltárosok, könyvkötő és mikrofilm levilágító alkalmazására a munkaügyi központok közhasznú, vagy pályakezdők tapasztalatszerző munkavégzésének támogatásával kerülhet sor A papír restaurátorok alkalmazása várhatóan munkaügyi központi támogatással nem oldható meg, határozott idejű foglalkoztatásuk saját forrás terhére történhet. A fenti létszámbővítés a feladatok elvégzésén túl a műhelyek kapacitás kihasználásának növelését is eredményezi mind a mikrofilm (100.000 db kapacitás felesleg 5.000db-ra csökken), mind a restaurátor műhely tekintetében. c.) A veszélyeztetett anyag védelme érdekében 15.000 db anyakönyv pozitív felvételének elkészítésére, további 80.000 mikrofilm felvétel készítésére elsősorban a közigazgatási és földhivatali iratok köréből, a vármegyei jegyzőkönyvek restaurálásának megkezdésére van szükség. d. ) A fertőzött anyagok fertőtlenítése lassan folyik egyrészt a magas költségek konténerbe rakás, Budapestre és vissza szállítás, fertőtlenítés, kirakás miatt, másrészt a fertőtlenített anyag fertőtlenítés utáni megfelelő elhelyezhetőségének korlátai miatt.
4 Ezért meg kell teremteni a helyi fertőtlenítő hely létrehozásának feltételeit (tervezés, fenntarthatósági számítások, beruházás). e.) A levéltári munkacsoport látványos, levéltári érdekességeket egy történetre felfűző vándorkiállítással kíván csatlakozni Pécs kulturális főváros 2010. eseménysorozathoz. 2006-ban a kiállítási projekt koncepciójának összeállítására, az anyagok kiválasztására kerülhet sor. A koncepció kidolgozásához szükséges 1 millió Ft az önkormányzatoktól átvett eszközöknél rendelkezésre áll. A levéltári szakfelügyelet 2004. évi jelentése leszögezi, hogy a magyar levéltári hagyományoktól és az európai jogállamok levéltári rendszereitől lényeges pontokon (pl. nálunk nincsenek regionális állami levéltárak, alig alakultak városi levéltárak) különböző levéltári szervezetünk nem eurokomform. Természetesen szervezeti átalakításba csak megfelelő fejlesztések egyidejű megkezdésével érdemes belekezdeni. A fenti éves program alkalmas arra, hogy már 2006. évben javítsa a levéltárak szakmai és szolgáltató tevékenységének feltételeit, hatékonyabbá tegye működésüket, s ezen túl megalapozza a regionális levéltár létrejöttét. A Társulási Tanács az alábbi határozatot fogadta el. A Társulási Tanács megtárgyalta és jóváhagyja Dr. Toller László előterjesztését A levéltári feladat ellátás fejlesztése a régióban címmel. A Társulási Tanács egyetért a helyzet elemzés megállapításaival és következtetéseivel és jóváhagyja az előterjesztésben és annak 4/1. sz. mellékletében foglalt célokat, feladatokat. A feladatok 2006. évi teljesítésének fedezetét a 4/2. sz. melléklet szerint hagyja jóvá. Felkéri a levéltári munkacsoport vezetőjét a szakmai munka, közös pályázatok kidolgozása, illetve a levéltárak által tervezett pályázatok koordinálására. A Tanács felkéri a Társulás elnökét, hogy a Társulás gesztorságával beadandó pályázatokat nyújtsa be. Keresse meg Bozóki András miniszter urat annak érdekében, hogy a regionális fertőtlenítő megépítéséhez a Társulás a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumától központi forráshoz juthasson. Határidő: folyamatos Felelős: Dr Toller László elnök Dr. Bősz Sándor a levéltári munkacsoport vezetője Határozati javaslat: A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése megtárgyalta A levéltári feladat ellátás a régióban című előterjesztést és tudomásul vette azt. P é c s, 2006. március 1. Tasnádi Péter sk.
5 4/1.sz. melléklet Levéltárak (helyzetelemzés) I. ERŐSSÉGEK 44.000 ifm anyag állomány (a baranyai az ország legnagyobb vidéki levéltára); az irattári anyagok megfelelően rendezettek, az átvételre kerülő anyagok 100%-ban raktár jegyzékkel, a fondok nyilvántartási, kutatási segédletekkel ellátottak; jól képzett szakember gárda (összes alkalmazott 43 %-a tudományos munkatárs) mindhárom megyei levéltár tudományos kutatóhellyé minősített; digitalizálási munkák elindultak (térkép, anyakönyvek); restaurátor, mikrofilm műhellyel a régió rendelkezik; együttműködési készség és gyakorlat a megyei levéltárak között; raktár kapacitás bővítésére építészeti tervek elkészültek (Somogy, Tolna). II. GYENGESÉGEK 1. Irat állomány kb. 9%-a veszélyeztetett Megye Összes irat mennyiség (ifm) Veszélyeztetett irat mennyiség (ifm) Veszélyeztett iratok aránya (%) Baranya 17.000 1.500 8,8 Somogy 16.000 1.500 9,4 Tolna 11.000 1.000 9,1 Összesen 44.000 4.000 9,1 A veszélyeztetett dokumentumokhoz tartoznak: térképek, oklevelek, közigazgatási- és földhivatali iratok, térképek Ok: nem megfelelő raktár körülmények (pára, hőmérséklet, ásványolaj szennyezettség, stb.) rossz papír minőség (nagy fatartalom) nehezen kezelhető dokumentum formátumok (térkép) nem megfelelő irat festékanyag 2. Humán erőforrás ellátottság sem mennyiségben, sem képzettségi arányokban nem megfelelő.
6 Megye Összes levéltári létszám (fő) Arány (%) Tudományos munkatárs (fő) Arány (%) Segéd levéltáros (fő) Arány (%) Baranya 26 100 15 58 4 15 5 Somogy 26 100 10 38 11 42 5 Tolna 24 100 8 33 10 42 5 Összesen 76 100 33 43 25 33 15 Önkormányzati levéltáraknál 38 36 Egyéb alacsony a foglalkoztatott asszisztensek aránya a tudományos munkatársakhoz képest (még az önkormányzati levéltáraknál jellemző arányhoz képest is) Megye Szükséges felsőfokú végzettségű Szükséges asszisztens (középfokú) Eltérés jelenleg (700ifm/1fő) (1.000ifm/2 fő) Felsőfokú (fő) Középfokú (fő) Baranya 24 34-9 - 30 Somogy 23 32-13 - 24 Tolna 16 22-8 - 14 Összesen 63 88-30 - 68 a jelenlegi levéltári anyag jó kezeléséhez szükséges levéltárosi létszám több, mint fele hiányzik (77 fő) a műhelyek teljes kapacitás kihasználásához további minimum 3 fő hiányzik; Létszámhelyzetet tovább rontó tényezők: széttagolt raktározási rendszer, szolgáltatási funkciók előtérbe kerülése; dekoncentrált állami szervek anyagának átvételi kötelezettsége 2006-tól; a Dél-Dunántúl aprófalvas jellege (sok, kis önkormányzat), az ellenőrzendő szervek körének bővülése, az ellenőrzések számának előírt növekedése. 3. Raktározási körülményekre a kapacitáshiány, a jelenlegi raktárak egy részének alkalmatlansága jellemzi. Jellemzők: széttagolt raktár hálózat; rossz tárolási körülmények: dohos, nedves, zsúfolt, fűtetlen, stb. raktárak (Baranya: Rét u., Somogy: nagyberki Vigyázó-kastély, Csopak raktár, Tolna: Keselyűsi u.)
raktárak egy része nehezen megközelíthető (Somogy: Csopak raktár) jelenlegi kapacitáshiány: Baranya megye: ideiglenes raktár kiváltás (1.500 ifm) Somogy megye: jelenleg 8.000 ifm Következmény: zsúfoltság, veszélyeztetett anyagok mennyiségének növekedése, visszafordíthatatlan romlása; irat anyag átvételében lemaradás (Baranya 4.000 ifm, Somogy 8.000ifm) 4. Iratok rendezettsége, használhatósága fondok nyilvántartási, és kutatási jegyzékkel ellátottsága biztosított, átvett anyagok raktár jegyzéke vezetett, az elkezdett digitalizálási munkák pénzügyi fedezet hiányában megálltak; a számítógépek elavultak, megfelelő softverekkel a levéltárak nem rendelkeznek, adatbázisok képzése minimális. 7 III. CÉLOK / FELADATOK 1. Az irat állomány védelme érdekében a fertőzött anyagok (min. 10%) fertőtlenítése, a megfelelő raktári körülmények biztosítása, a veszélyeztetett anyagok mikrofilmre rögzítése, a tervtárak digitalizálási munkáinak megkezdése, a térképtárak digitalizálásra való előkészítése, annak koordinálása regionális szinten, az anyakönyvek pozitív felvételeinek elkészítése, vármegyei jegyzőkönyvek restaurálása, kereső, kutatást lehetővé tevő softverek és ehhez szükséges számítógépek beszerzése. 2. Az új ill megnövekedett feladatok (dekoncentrált állami szervek irat anyagának átvétele, szolgáltatások) érdekében raktár kapacitás bővítés, regionális raktárhálózat létrehozása, a már meglevő vagy hálózatba vonható épületek (pl: Taszár), a rendelkezésre álló elkészült tervek, elképzelések (pl: Somogy és Tolna megye) figyelembevételével, az átvételre kerülő anyagok digitalizálásának előkészítése, ezt követő selejtezése. 3. Költség hatékonyabb működtetés érdekében a felső- és középfokú végzettségűk optimális arányának megteremtése a középfokú végzettségűek létszámának fokozatos emelésével regionális szinten, a háttér kapacitások (restaurálás, mikrofilm műhely) kihasználtságának optimalizálása a megfelelő létszám biztosításával regionális szinten, az alap feladaton túli szolgáltatások régiós szintű ellátásának megszervezése a digitalizálási programmal összhangban, a dekoncentrált szervek anyagainak tárolási feltételei megteremtése regionális szinten, a digitalizálási munkák regionális szintű szervezése, koordinálása,
könyvelés regionális szintű elvégzése, beszerzések regionális szintű intézése, közbeszerzések regionális szintű bonyolítása, közös softver fejlesztések, honlap. 8 IV. VESZÉLYEK a regionális feladat ellátást akadályozó tényezők (jogi, szakmai, fenntartói) pénzügyi fedezet nem teremthető meg. V. PROJEKT ÖTLETEK távlati tervként komlex regionális raktár hálózat kiépítése (tervezés a ma már meglevő tervek pl.: Somogy, Tolna és a meglevő, erre a célra felajánlott önkormányzati épületek (pl.: Taszár) figyelembevételével, a megvalósítás ütemezése, forrásteremtés, kivitelezés), az állomány védelmet szolgáló háttér (mikrofilm műhely, restaurátor, könyvkötő műhelyek) regionális üzemeltetése, a könyvkötészet megoldása Somogy megyében, a fertőzött anyagok fertőtlenítése, a veszélyeztetett anyagok közül a térképek, tervrajzok digitalizálásra való előkészítése, az anyakönyvek mikrofilmre mentése, a vármegyei jegyzőkönyvek restaurálása, számítógépes rendszerek egységesítése, korszerűsítése, közös softver beszerzés, régiós honlap kialakítása, üzemeltetése, foglalkoztatási projekt segéd levéltárosok részére, foglalkoztatási projekt digitalizálási előkészítő munkákra.
9 A levéltári feladatok finanszírozása 2006. évben 4/2. sz. melléklet Feladat megnevezése Költség 2006. évben e Ft Önk-i átvett pénzeszköz Fedezet 2006. évben BM támogatás Egyéb támogatás a.) helyi 6.000 6.000 fertőtlenítő előkészítése b1.)szám gép 10.000 10.000 beszerzés b.2.) softverek 8.000 2.400 5.600 b.3.) közös honlap c1.) 12 fő alkalmazása c2.) 2 fő restaurátor d.1 ) anyaköny-vek mikrofilm- re vétele d.2.) egyéb ira-tok mikrofilmre vétele d.3.) vármegyei jegyzőkönyvek restaurálása e.) vándorkiállítás koncepció készítés Áthúzódó kötelezettség e Ft 10.800 3.200 7.600 3.600 3.000 3.000 1.000 150 150 3.300 3.300 3.800 3.800 1.000 1.000 Összesen 46.050 5.600 27.250 13.200 4.600