7. szám 130. évfolyam 2015. április 30. ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG Utasítások oldal 16/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7.) EVIG sz. utasítás Az elôterjesztések rendjérôl 553 17/2015. (IV. 30. MÁV Ért. 7.) EVIG sz. utasítás TARTALOM A MÁV Zrt. szervezetmódosításának és a munkaköröket érintô változások folyamatszabályozása 578 Hirdetmény Feleslegessé vált tárgyi eszközök meghirdetése további hasznosítás végett 593 Utasítások 16/2015. (IV. 30. MÁV ÉRT. 7.) EVIG SZ. UTASÍTÁS AZ ELÔTERJESZTÉSEK RENDJÉRÔL 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV Zrt. Elnök-vezérigazgatói Értekezletén, Igazgatósági ülésén, Felügyelôbizottsági ülésén megtárgyalásra kerülô, illetve a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója hatáskörébe tartozó elôterjesztések és tájékoztatók egységes rendjének, tartalmi és formai követelményeinek meghatározása, valamint a határozatok SharePoint Vezetôi Információs Rendszerben történô nyilvántartásának szabályozása. 2.0 HATÁLY ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt. döntéshozó fórumaira elôterjesztést benyújtó szervezeti egységek vezetôire és munkavállalóira. Jelen utasítás a vállalatcsoporton belül a MÁV Zrt. többségi tulajdonú gazdasági társaságok elôterjesztéseinek egységes szabályozására is szolgál, betartása a MÁV Zrt. döntéshozó testületeinél kezdeményezett tulajdonosi döntéshozatal és annak végrehajtása során követendô. Fentiek vonatkozásában jelen utasítás hatálya kiterjed az alábbi gazdasági társaságokra: MÁV-START Zrt. MÁV FKG Kft. MÁV KFV Kft. ZÁHONY-PORT Kft. MÁV Létesítményüzemeltetô és Vasútôr Kft. MÁV Szolgáltató Központ Zrt. MÁV Tervezô Intézet Kft. MÁV NOSZTALGIA Kft. MÁV VAGON Kft. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA CSIB: Csoportirányítási Bizottság DMS: Poszeidon Dokumentum Menedzsment Rendszer Döntési hatáskör: Az Alapszabályban/Létesítô okiratban és a Mûködési és Szervezeti Szabályzat/Szervezeti és Mûködési Szabályzat (a továbbiakban: MSZSZ/ SZMSZ) részét képezô Döntési és Hatásköri Listában (a továbbiakban: DHL), illetve jogszabályban rögzítettek szerinti végsô döntésre felhatalmazott személyt (pl. Elnök-vezérigazgató) vagy testületet (pl. Igazgatóság, Felügyelôbizottság, Tulajdonosi Jogok Gyakorlója, a társaság legfôbb szerve) megilletô jogosultság.
554 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám Elôterjesztés: A MÁV Zrt. Elnök-vezérigazgatói Értekezletére, Igazgatósági ülésére, Felügyelôbizottsági ülésére beterjesztésre kerülô, illetve a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója hatáskörébe tartozó döntéshozatalt megalapozó, döntési javaslatot tartalmazó dokumentum. Elektronikus dokumentum: Minden számítógépen és elektronikus adathordozón tárolható formátumban megküldött dokumentum. Elnök-vezérigazgatói Értekezletre meghívottak: Az MSZSZ I. kötet 6. fejezetében meghatározottak szerinti állandó résztvevôk, valamint eseti meghívottak (fôtevékenységi kör vezetôk, kiemelt többségi tulajdonú társaságok vezérigazgatói, ügyvezetô igazgatói, az elôterjesztést készítô szervezeti egység vezetôje, az elôterjesztés készítôje). Az elnök-vezérigazgató jogosult zárt ülést elrendelni, melynek résztvevôi körét meghatározhatja. Elôterjesztô: Az Elnök-vezérigazgató döntési hatáskörébe tartozó elôterjesztés esetében a vezérigazgató-helyettesek és az Elnök-vezérigazgatóhoz tartozó szervezeti egységek vezetôi, illetve a MÁV Zrt. többségi tulajdonú gazdasági társaságok vezetôi, Igazgatóság, Felügyelôbizottság, Tulajdonosi Jogok Gyakorlója felé készített elôterjesztés esetében az Elnök-vezérigazgató. Elôterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamat: DMS-ben indított Elnök-vezérigazgatói értekezletre, illetve Igazgatósági ülésre elôterjesztésre kerülô döntéshozatalt megalapozó munkafolyamat Felelôs szervezeti egység vezetô: Adott elôterjesztés esetén az MSZSZ szerint illetékes szervezet irányítója, vagy a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságának legmagasabb szintû operatív vezetôje, aki felel az elôterjesztés tartalmi, formai megfelelôségéért. Határozatok nyilvántartó rendszere: A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója, az Igazgatóság, az Elnök-vezérigazgató által, valamint a belsô ellenôrzés célvizsgálatai kapcsán hozott határozatok teljesítésének nyomon követésére szolgáló SharePoint (SP) kiszolgáló rendszeren mûködô és az intraneten elérhetô rendszer. Közremûködô: a tárgyban érintett és az elôterjesztés készítésébe bevont szervezeti egység, illetve a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társasága. Szignót adó szervezet vezetô: A vezetô jogtanácsos és a kontrolling igazgató. A MÁV Zrt. többségi tulajdonú gazdasági társaságok esetében a Jogi Igazgatóság és Kontrolling Igazgatóság vezetôjén túl az elôterjesztô társaság jogi és kontrolling szervezetének vezetôje, valamint a MÁV Zrt. Portfólió-gazdálkodási Igazgatóság vezetôje. Tájékoztató: A tudomásulvételen túl egyéb döntési javaslatot nem tartalmazó és nem igénylô dokumentum. Vezetôi információs rendszer (VIR): Az EVIG és Igazgatóság munkáját támogató SharePoint (SP) kiszolgáló rendszeren mûködô és az intraneten elérhetô dokumentumkezelô rendszer, amely tartalmazza a meghívók, elôterjesztések és határozatok tárát. Véleményezôk: A vezérigazgató-helyettesek, a vezetô jogtanácsos, a menedzsment támogatás vezetôje és az elôterjesztés témájában, határozati javaslatával érintett, valamint az elôterjesztô által felkért szakterületek vezetôi. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 Az elôterjesztésekkel és tájékoztatókkal (együtt: elôterjesztések) kapcsolatos eljárási követelmények Az üzleti titkot tartalmazó elôterjesztések készítésénél a MÁV Zrt. üzleti titok és belsô használatra készült dokumentumainak védelmi szabályzatáról szóló 10/2008. (III. 21. MÁV Ért. 8.) VIG és 19/2011. (V.20. MÁV Ért. 11.) EVIG számú utasításban foglaltakat is figyelembe kell venni. 4.2 Az elôterjesztések formai és tartalmi követelményei Az Elnök-vezérigazgató, az Igazgatóság és a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója hatáskörébe tartozó ügyekben fôszabályként a döntéshozói fórumokon megtárgyalt írásbeli elôterjesztés alapján dönt. Elnök-vezérigazgatói, Igazgatósági, Felügyelôbizottsági és Tulajdonosi Joggyakorlói hatáskörbe tartozó döntések kizárólag a MINTA ELÔTERJESZTÉS szerinti tartalom és szerkezeti felépítés alapján (1. sz. melléklet) készített írásbeli elôterjesztés formájában kezdeményezhetôk. Az elôterjesztéseknek tartalmaznia kell a következô információkat: Az elôterjesztés tárgyához kapcsolódó, a döntéshozatalhoz szükséges minden releváns információ Jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelés, döntési hatáskör indoklása a döntéssel érintett valamennyi társaságra vonatkozóan A MÁV Zrt. és/vagy a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok aktuális üzleti tervére, likviditására gyakorolt hatások bemutatása A döntéshozatal gazdasági elemzése, kockázatai (A döntés hatása a társaság eredményére, cashflowjára, mérlegére, a finanszírozás módja, megtérülés számítás, alternatívák összehasonlítása)
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 555 A döntést követô szükséges intézkedések A hatékony vezetôi munka támogatása érdekében lehetôség szerint az elôterjesztés összefoglalója maximálisan 2 oldal, a téma részletes bemutatása maximum 5 oldal terjedelmû legyen. Az elôterjesztés tárgyában érintett szervezeti egységeket, illetve MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságokat be kell vonni az elôterjesztés készítésének és véleményezésének folyamatába. A beszerzési tárgyú döntés-elôkészítés során a forrásgazda és a beszerzési szervezet felelôs vezetôinek közös elôterjesztésben kell kezdeményezniük a döntést, a DMS munkafolyamat indítója a forrásgazda. A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó elôterjesztések esetén nem kell csatolni a közbeszerzési dokumentációt, valamint beszerzési eljáráshoz kapcsolódó elôterjesztések esetén nem kell csatolni a beszerzési dokumentációt, annak hiánytalan egyidejû meglétéért a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. beszerzési szervezet vezetôje felelôs. Amennyiben az elôterjesztô rendelkezik CSIB állásfoglalással, azt kötelezô mellékletként csatolni kell az elôterjesztéshez. A Felelôs szervezeti egység vezetôje felel az elôterjesztés jelen utasításban meghatározott tartalmáért, a szükséges szervezeteknek a készítés és véleményezés folyamatába történô bevonásáért, és a döntési javaslathoz kapcsolódó gazdasági hatások és kockázatok teljes körû feltárásáért és bemutatásáért. Amennyiben az elôterjesztés a tartalmi és formai követelményeknek nem felel meg, a Menedzsment támogatás a szükséges kiegészítés, átdolgozás céljából visszaküldi azt az elôterjesztésért felelôs szervezeti egység vezetôjének. Az Igazgatóság és a Felügyelôbizottság elé terjesztett elôterjesztésekre vonatkozó egyéb szabályokat az Igazgatóság és a Felügyelôbizottság ügyrendje tartalmazza 4.3 Elôterjesztések véleményeztetésének, szignózásának folyamata és szabályai Az elôterjesztôk által összeállított, döntéshozatalra felterjeszteni kívánt elôterjesztéseket a munkaszervezetek közremûködésével elôzetesen véleményeztetni kell. A döntéshozatal megfelelô minôségû és hatékony támogatása érdekében kötelezô véleményeztetni az elôterjesztéseket: a vezérigazgató-helyettesekkel, a vezetô jogtanácsossal, a menedzsment támogatás vezetôjével (a formai követelmények és a határozati javaslat megfelelôsége érdekében), azzal a szervezeti egység vezetôvel, amelynek részére a határozati javaslat szerint feladat kerül meghatározásra. A véleményezés alól (kötelezô véleményezôi kör tekintetében) felmentés nem lehetséges. Az elôterjesztés készítéséért felelôs szervezet (továbbiakban: felelôs szervezet vagy folyamatgazda) word dokumentumként elkészíti az elôterjesztés tervezetét, és a Poszeidon DMS rendszerben egyedi Elôterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamatként indítja a véleményezési és jóváhagyási eljárást. A tervezet véleményezésére, melyet az érintett szervezetek párhuzamosan végeznek 3 munkanap áll rendelkezésre. A véleményt az eredeti dokumentumban korrektúrával jelölve új verzióként kell feltölteni a rendszerbe. Amennyiben nincs korrektúrázott véleménye a szervezetnek, de kíván reagálni a tervezetre, azt a feladat lezárása elôtt a válasz munkaablakba beírja. Egyéb konkrét szövegszerû javaslatok, illetve az illetékes szervezeti egység kompetenciájába tartozó kérdések megfogalmazása esetén az ügyirathoz új alszámos iratként iktatja. A DMS-t nem használó többségi leányvállalatok elôterjesztéseit a Portfólió-gazdálkodási igazgatóság indítja el a DMS-ben. Az elôterjesztés készítôje köteles a beérkezett véleményeket felülvizsgálni és szükség esetén gondoskodni az elôterjesztés módosításáról, illetve kiegészítésérôl. Az esetleges véleményeltéréseket személyes egyeztetéssel, vagy elektronikus úton kell tisztázni, a konszenzust megteremteni. Az e-maileket, illetôleg az egyeztetésekrôl készített emlékeztetôt, vagy jegyzôkönyvet az utasítás ügyiratához alszámos iratként iktatni kell. A véleményezést követôen a folyamatgazda köteles a módosított, illetve kiegészített tervezetet végleges verzióként a rendszerben menteni, a véleményekrôl összefoglalót készíteni és azt dokumentumként a tervezethez feltölteni. Az összefoglalónak tartalmaznia kell a beérkezett vélemények ismertetését, annak megjelölésével, hogy az egyes észrevételek hogyan kerültek figyelembevételre. Indokolni kell, ha valamelyik módosítási javaslat a tervezetbe nem került bedolgozásra. A véleményezési folyamatot és a vélemények értékelését, feldolgozását követôen az átdolgozott elôterjesztést a kontrolling igazgató és a vezetô jogtanácsos elektronikus szignóval látja el a DMS-ben. A kontrolling és jogi szignó megadására 2-2 munkanapot kell biztosítani. A leányvállalatok által benyújtott elôterjesztéseknek a leányvállalat kontrolling és jogi vezetôjének, valamint a MÁV Zrt. portfólió-gazdálkodási igazgató szignóját is tartalmazó verzióját látja el a kontrolling igazgató és a vezetô jogtanácsos szignóval. A szignózási folyamatot követôen a DMS-bôl nyomtatni az un. DMS-ben szignózott példány -t kell nyomtatni, amely igazolja a
556 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám szignók megadását és a dokumentum minden oldalának egyezôségét az utolsó, lezárt verzióval, és tartalmazza a teljes elôterjesztést. Tájékoztató anyagok nem igényelnek jogi és kontrolling szignót, azokat nem kötelezô véleményeztetni. Amennyiben az anyag tartalma nem felel meg a Tájékoztató követelményeinek azaz döntési javaslatot tartalmaz vagy igényel a Menedzsment támogatás a Tájékoztatót benyújtó szervezeti egységnek visszaküldi. 4.4 Az elôterjesztés tárgyalásának ütemezése, szabályai 4.4.1 Elnök-vezérigazgatói Értekezlet Az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet napirendjére abban az esetben vehetô fel elôterjesztés, amennyiben a DMS-bôl nyomtatott szignózott elôterjesztés, a DMS-ben szignózott példány -t 2 példányban a Menedzsment támogatásnál, az ülés napját megelôzô legkésôbb 6. naptári nap, 12 óráig leadásra kerül. A vezérigazgató-helyettesek, valamint közvetlenül az Elnök-vezérigazgató alá tartozó vezetôk kérhetik az elôterjesztés Elnök-vezérigazgató Értekezleten történô megtárgyalása alóli felmentését. A felmentés-kérelem formanyomtatványát jelen utasítás 2. sz. melléklete tartalmazza. A felmentési kérelmet a DMS-ben alszámos iratként kell az ügyirathoz csatolni. Az Elnök-vezérigazgató bármely ügyben dönthet Értekezleten kívül is, és hozhat értekezleten kívüli Elnök-vezérigazgatói határozatot. Ilyen esetben a döntés a jelen utasítás mellékletében foglalt elôterjesztés formától eltérôen is meghozható. Az elôterjesztések Igazgatóság elé történô felterjesztését az Elnök-vezérigazgató változatlan tartalommal vagy módosításokkal, kiegészítésekkel engedélyezi. Az elôterjesztés Igazgatóság elé változatlan tartalommal történô felterjesztésének engedélyezése esetén ismételt jogi és kontrolling szignó megszerzése nem szükséges. Az elôterjesztés tartalmának változatlanságáért az elôterjesztést készítô szervezet vezetôje felel. Amennyiben az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet elé benyújtott elôterjesztés Igazgatóság elé történô benyújtását az Elnök-vezérigazgató csak kiegészítéssel vagy módosítással engedélyezi, a jogi és kontrolling szignó ismételt megszerzése szükséges. A szignók megadására 2-2 munkanapot kell biztosítani. Az Igazgatóság elé történô felterjesztés engedélyezésének módját minden esetben rögzíteni kell az Elnökvezérigazgatói határozatban. 4.4.2 Igazgatósági ülés Az Igazgatóság által megtárgyalandó elôterjesztések benyújtására az Elnök-vezérigazgatói értekezleten hozott határozatban rögzítettek szerint kerülhet sor. Az Igazgatósági ülés napirendjére abban az esetben vehetô fel elôterjesztés, amennyiben az anyag, Elnök-vezérigazgatói Értekezletet követôen kiegészített vagy módosított elôterjesztés esetén ismételt jogi és kontrolling szignóval rendelkezik, és az elôterjesztés DMSben szignózott példány -a 7 példányban az ülés napját megelôzô legkésôbb 6. naptári nap 12 óráig a Menedzsment támogatásnál leadásra kerül. A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója felé továbbítandó elôterjesztéseket az elôterjesztés készítôjének az Elnök-vezérigazgató nevében írott kísérôlevéllel ellátva a Felügyelôbizottsági döntést követô 3 munkanapon belül kell a Menedzsment támogatásnak leadnia 3 példányban, oldalanként szignálva és alszámos iratként az elôterjesztés iratához iktatva. A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója részére az elôterjesztések megküldése kizárólag a Menedzsment támogatás szervezeten keresztül történhet. A szakterületek által elkészített ezen elôterjesztéseket a Menedzsment támogatás a leadást követô legkésôbb 3 munkanapon belül továbbítja a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója felé és a továbbításról a kísérôiratról történô tájékoztatás típusú feladatküldéssel tájékoztatja az elôterjesztést készítô szervezet vezetôjét. A Menedzsment támogatás az elôterjesztés és kísérôlevél 1-1 példányát nyilvántartásba helyezi. Nagy adatmennyiséget tartalmazó mellékleteket digitális adathordozón is lehet csatolni. 4.5 Értekezlet összehívása, elôterjesztések tárgyalásának ütemezése 4.5.1 Elnök-vezérigazgatói Értekezlet összehívása Az EVIG Értekezletet a Menedzsment támogatás elektronikus meghívó útján hívja össze, melyben rögzíti az értekezlet idôpontját, napirendi pontjait. Az elektronikus meghívót az értekezlet állandó résztvevôi számára a Menedzsment támogatás értesítésként egyedileg is megküldi, és egyúttal a SharePointon is közzéteszi a napirendekhez kapcsolódó elôterjesztésekkel együtt. 4.5.2 Igazgatósági ülés összehívása Az Igazgatóság ülésének összehívására az Elnök-vezérigazgató által jóváhagyott napirendet tartalmazó, a Menedzsment támogatás által a VIR-ben is közzétett
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 557 meghívón keresztül kerül sor. Az Igazgatósági ülésre vonatkozó egyéb szabályokat az Igazgatóság ügyrendje tartalmazza. 4.6 Értekezletek dokumentálása, határozatok rögzítése, nyilvántartása, nyomon követése Az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten és az Igazgatóság ülésén hozott határozatokat külön irat rögzíti. Az Elnökvezérigazgatói Értekezlet határozatait, Igazgatósági határozatokat és a Tulajdonosi Joggyakorló határozatait a Menedzsment támogatás a VIR-ben tárolja, valamennyi érdekeltnek elektronikusan hozzáférhetôvé teszi, és azok teljesítésérôl elektronikus nyilvántartást vezet. A Menedzsment támogatás a VIR kezelését, a határozatok végrehajtásának formai nyomon követését végzi. Az egyes határozati javaslatok tartalmi végrehajtásáért és a nyilvántartás aktualizálásáért a feladat végrehajtójaként megjelölt szervezet vezetôje, illetve többségi tulajdonú gazdasági társaság vezetôje felelôs. 4.6.1 Elnök-vezérigazgatói Értekezlet dokumentálása Az Elnök-vezérigazgatói Értekezletrôl hangfelvételt készít a Menedzsment támogatás, a résztvevôk hozzájárulása alapján, illetve kifejezett tiltakozása hiányában. Az EVIG határozat dátumát követô maximum 30 napon belül visszaállíthatatlan módon törölni kell a hangfelvételt. Különösen indokolt esetben, valamennyi érintett kifejezett hozzájárulása esetén a felvétel megôrizhetô, a határozathoz csatolható. Az EVIG értekezletrôl készült hangfelvételbe a Tulajdonosi Jogok Gyakorlójának képviselôje, az Igazgatóság tagjai, a Felügyelô Bizottság tagjai, a Menedzsment támogatás tagjai, valamint az tekinthet be, akinek Elnök-vezérigazgató engedélyezi. 4.6.2 Elnök-vezérigazgatói Értekezlet határozatai Az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten született határozatok számozása, naptári évenként újra kezdôdô folyamatos számozással és a határozat meghozatala dátumának rögzítésével történik. Az EVIG határozatokat az üléseket követôen 3 munkanapon belül készíti el a Menedzsment támogatás az elôterjesztést készítô szervezet közremûködésével. Az elôterjesztést készítô szervezeti egység vezetôje a meghozott határozatról és a feladatról köteles a döntést követôen haladéktalanul elektronikus úton tájékoztatni annak a szervezeti egységnek a vezetôjét, amelynek a döntéssel feladatot határoztak meg, köteles továbbá a feladat végrehajtását nyomon követni és abban közremûködni. 4.6.3 Elnök-vezérigazgatói Értekezleten kívül hozott határozatok Az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten kívüli elôterjesztésekrôl hozott határozatok a normál határozatoknak megfelelôen, külön iratban, folytatólagos számozással kerülnek rögzítésre a Menedzsment támogatásnál. Ezekben az esetekben a határozat bevezetôjében utalni kell arra, hogy a határozat az Elnök-vezérigazgatói Értekezleten kívül került meghozatalra. 4.6.4 Igazgatósági ülés határozatai Az Igazgatósági határozatok számozása naptári évenként újra kezdôdô folyamatos számozással és a határozat meghozatala dátumának rögzítésével történik. Az Igazgatósági ülésekre vonatkozó szabályokat egyebekben az Igazgatóság ügyrendje is tartalmazza. A határozatokat az üléseket követôen készíti el a Menedzsment támogatás az elôterjesztést készítô szervezet közremûködésével. Amennyiben a határozatnak rendelkeznie kell elválaszthatatlan melléklettel, a csatolandó dokumentumot az elôterjesztés készítôje biztosítja a Menedzsment támogatás részére. Az elôterjesztést készítô szervezeti egység vezetôje a meghozott határozatról és a feladatról köteles a döntést követôen haladéktalanul elektronikus úton tájékoztatni annak a szervezeti egységnek a vezetôjét, amelynek a döntéssel feladatot határoztak meg, köteles továbbá a feladat végrehajtásában közremûködni. 4.6.5 A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója által hozott Alapítói Határozatok nyilvántartása A beérkezett Alapítói Határozatot a Menedzsment támogatás DMS iktatószámmal látja el, az egyik eredeti példányát a Vezetô jogtanácsosnak juttatja el, a másik eredeti példányt lefûzi. Az iktatott határozatot a Menedzsment támogatás vezetôje 2 munkanapon belül megküldi a felelôs szervezet/ek vezetôjének. Ezzel egyidejûleg a Menedzsment támogatás gondoskodik a SharePoint-ban az Alapítói Határozatok közé naptári évenként újra kezdôdô folyamatos számozással történô feltevésérôl, továbbá feladatonkénti SP azonosítóval ellátva gondoskodik a végrehajtásért felelôs szervezet megjelölésével a SP rendszeren keresztül történô kiadásáról. 4.6.6 Állami Számvevôszék, Kormányzati Ellenôrzési Hivatal és egyéb hivatal, valamint a MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatója által meghatározott belsô ellenôrzési vizsgálatokhoz kapcsolódó intézkedési tervek nyilvántartása Az ÁSZ, KEHI és egyéb hivatali jelentésekhez, valamint a MÁV Zrt. elnök-vezérigazgatója által megha-
558 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám tározott belsô ellenôrzési vizsgálatokhoz kapcsolódó feladatok nyilvántartása a SharePoint rendszerben az Intézkedési terv felületen történik, melynek feltöltéséért és felügyeletéért a Belsô ellenôrzés vezetô, a felelôs 4.7 Az Elnök-vezérigazgatói és az Igazgatósági határozatok teljesítésének ellenôrzése Az Elnök-vezérigazgatói, az Igazgatósági határozatok végrehajtásáról a Menedzsment támogatás a döntéshozók igényei szerint, de legalább évente tájékoztató formájában beszámolót készít. A határozatok elektronikus nyilvántartása az Intranet portálon, a SharePoint rendszerben történik. A szervezeti egységek kijelölt kapcsolattartói a Teljesítés megjegyzés rovatban, szükség szerint ill. havonta rögzítik a feladat teljesítésének státuszát, a megtett intézkedéseket, és javaslatot tesznek a teljesítés elfogadására. Minden esetben konkrét dokumentum iktatószámmal kell hivatkozni a teljesítés megtörténtére, és csatolni szükséges a teljesítést igazoló dokumentumot. A határidôre történô teljesítéseket a SP-on keresztül a Menedzsment támogatás szúrópróba szerûen is ellenôrzi. Az adott tartalommal meghozott határozattól a végrehajtás során történô lényeges tartalmi és/vagy formai eltérés esetén a felelôs szervezeti egység vezetôje köteles újabb elnök- vezérigazgatói / Igazgatósági határozathozatalt kezdeményezni a módosított tevékenység folytatásához. Amennyiben a feladat nem teljesülhet határidôre, a felelôs szervezeti egység vezetôjének ésszerû idôben, de legkésôbb a határidô letelte elôtti 5. munkanapon a 3. sz. melléklet szerinti adatlapon indokolnia kell az elmaradást, és javaslatot kell tennie az Elnök-vezérigazgató részére a határidô módosítására, indokolt esetben a feladat módosítására vagy törlésére. A javaslatokat a saját döntési hatáskörébe tartozó határozatok esetében az Elnök-vezérigazgató fogadhatja el. A jóváhagyott határidô módosítási / feladat törlési kérelmet a DMS-ben alszámos iratként kell az ügyirathoz csatolni, továbbá a SharePoint rendszerben a feladat sorában dokumentumként a kijelölt kapcsolattartónak minden esetben fel kell töltenie. Az engedélyezett új határidô rögzítését / feladat törlését a SharePointban a Menedzsment támogatás a módosítással érintett határozati pontok esetében is elvégzi. Igazgatóság által meghatározott határidôk esetében Elnök-vezérigazgató kezdeményezheti a módosítást az illetékes döntéshozó felé. Az elôterjesztések rendjérôl szóló utasítás szerinti munkavégzésnek kiemelt hangsúlyt kell kapnia valamennyi érintett munkavállaló teljesítményének értékelésénél. 4.8 A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója által hozott határozatok teljesítésének ellenôrzése A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója által hozott határozatok végrehajtásáról a Menedzsment támogatás rendszeresen, félévente beszámolót készít a Felügyelô Bizottság és a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója részére. A határozatok elektronikus nyilvántartása az Intranet portálon, a SharePoint rendszerben történik. A szervezeti egységek kijelölt kapcsolattartói a Teljesítés megjegyzés rovatban, szükség szerint ill. havonta rögzítik a feladat teljesítésének státuszát, a megtett intézkedéseket, és javaslatot tesznek a teljesítés elfogadására. Minden esetben konkrét dokumentum számmal kell hivatkozni a teljesítés megtörténtére, és csatolni szükséges a teljesítést igazoló dokumentumot. A határidôre történô teljesítéseket a SP-on keresztül a Menedzsment támogatás folyamatosan, tételesen ellenôrzi. Amennyiben a feladat nem teljesülhet határidôre, a felelôs szervezeti egység vezetôjének ésszerû idôben, de legkésôbb a határidô letelte elôtti 5. munkanapon a 3. sz. melléklet szerinti adatlapon indokolnia kell az elmaradást, és javaslatot kell tennie az Elnök-vezérigazgató részére a határidô módosítására. Elnök-vezérigazgató kezdeményezheti a módosítást az illetékes döntéshozó felé. A jóváhagyott határidô módosítási / feladat törlési kérelmet a DMS-ben alszámos iratként kell az ügyirathoz csatolni, továbbá a SharePoint rendszerben a feladat sorában dokumentumként a kijelölt kapcsolattartónak minden esetben fel kell töltenie. Az engedélyezett új határidô rögzítését /feladat törlését a SharePointban a Menedzsment támogatás a módosítással érintett határozati pontok esetében is elvégzi. Az elôterjesztések rendjérôl szóló utasítás szerinti munkavégzésnek kiemelt hangsúlyt kell kapnia valamennyi érintett munkavállaló teljesítményének értékelésénél. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK A jelen utasításban foglaltak alkalmazása során a jogszabályi elôírásokon és a Tulajdonosi Jogok Gyakorlója mindenkori határozatain túlmenôen a MÁV Zrt. mindenkor hatályos Alapszabályát, Mûködési és Szervezeti Szabályzatát, valamint az alábbi utasítások elôírásait kell figyelembe venni: 41/2014. (IX. 05.MÁV Ért. 17.) EVIG sz. utasítás: A normatív utasítások kiadásának szabályozásáról. 57/2014. (XII.19. MÁV Ért. 23.) EVIG sz. utasítás: A MÁV Zrt. valamint az érintett leányvállalati csoport Iratkezelési Szabályzata.
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 559 Az üzleti titkot tartalmazó elôterjesztések készítésénél a MÁV Zrt. üzleti titok és belsô használatra készült dokumentumainak védelmi szabályzatáról szóló 10/2008. (III. 21. MÁV Ért. 8.) VIG számú utasításban foglaltakat is figyelembe kell venni. 11/2015. (III. 27.. MÁV Ért. 4.) EVIG számú Elnök-vezérigazgatói utasítás A MÁV Zrt. és a teljes körûen konszolidált leányvállalatai csoport szintû Portfóliókezelési szabályzatának kiadásáról A MÁV Zrt. adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatáról szóló 36/2013. (V.17. MÁV Ért. 16.) EVIG sz. elnök-vezérigazgatói utasítás A DMS rendszerben indítandó Elôterjesztések rendje(evig/ig) munkafolyamatával kapcsolatos aktuális dokumentumok elérhetôk a MÁV Intranet/ DMS/ Dokumentumok/Munkafolyamatok mappában. Jelen utasítás hatályba lépésének napjával az elôterjesztések rendjérôl szóló 48/2013. (X.04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a 4.4.1 pont 1-2. bekezdés és a 4.4.2 pont 1-2. bekezdés kivételével -hatályát veszti. A 48/2013. (X.04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a 4.4.1 pont 1-2. bekezdése és a 4.4.2 pont 1-2. bekezdése az Elôterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamat bevezetésének napjával veszti hatályát. 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÔ RENDELKEZÉS Az utasítás a közzétételét követô napon lép hatályba. Az Elôterjesztések rendje (EVIG/IG) munkafolyamatra vonatkozó rendelkezéseket a munkafolyamat bevezetését követôen véleményezésre indított elôterjesztésekre kell alkalmazni. Jelen utasítás hatálybalépését megelôzôen indított elôterjesztésekre az elôterjesztések rendjérôl szóló 48/2013. (X.04. MÁV Ért. 19.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni. Az Alapszabály jelen utasítás hatályba lépését követô változása esetén amennyiben a változás csak az utasításban szereplô hivatkozást vagy egyéb adminisztratív kérdést érinti, de az utasításban meghatározottak a módosuló Alapszabály rendelkezései szerint is kétséget kizáró módon értelmezhetôk az utasítást külön módosítás hiányában is, az értelemszerû eltérésekkel kell alkalmazni. 7.0 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: Az Elnök-vezérigazgatói Értekezlet/Igazgatósági/Felügyelô Bizottsági/Tulajdonosi Joggyakorlói MINTA elôterjesztés 2. sz. melléklet: Elôzetes véleményeztetés alóli / Elnök-vezérigazgatói értekezleten történô tárgyalása alóli felmentés kérelem MINTA 3. sz. melléklet: Jelentés az Elnök-vezérigazgatói és az Igazgatósági határozatok végrehajtásának határidôre történô teljesítésérôl Dávid Ilona sk. elnök-vezérigazgató
560 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám 1.sz melléklet MÁV MAGYAR ÁLLAMVASUTAK Zártkörûen Mûködô Részvénytársaság (MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság esetén értelemszerûen az adott MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság nevét kell szerepeltetni) Elôterjesztés száma: Döntési hatáskör: /20... ( iktatószám) Elnök-vezérigazgató/Igazgatóság/Tulajdonosi Jogok Gyakorlója (mindig a végsô döntéshozót kell kiválasztani) ELÔTERJESZTÉS A MÁV ZRT. ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI ÉRTEKEZLETÉRE / A MÁV ZRT. IGAZGATÓSÁGA RÉSZÉRE / A MÁV ZRT. FELÜGYELÔBIZOTTSÁGA RÉSZÉRE (A megfelelô kiválasztandó. Csak az aktuális döntéshozót kell szerepeltetni) Tárgy: Az elôterjesztés tartalmát pontosan lefedô (lehetôség szerint rövid) cím Elôterjesztô: Név, vezérigazgató-helyettes / szervezeti egység vezetô (név, beosztás és aláírás) (IG, FB esetén mindig Elnök-vezérigazgató) Felelôs vezérigazgató-helyettes: Név, vezérigazgató-helyettes (Név, beosztás és aláírás). (MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok és Elnök-vezérigazgató alá tartozó szervezeti egységek és a TJGY elôterjesztések esetén nem használatos) Felelôs szervezeti egység vezetô: Név, szervezeti egység vezetô (név, beosztás és aláírás) Készítette: Készült: Név Beosztás Dátum
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 561 Tartalomjegyzék Az elôterjesztés folyamatos oldalszámozással készül, így a tartalomjegyzék a mellékleteket is magában foglalja.
562 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám I. AZ ELÔTERJESZTÔ ÖSSZEFOGLALÓJA Az összefoglaló terjedelme maximum 2 oldal, strukturális megkötés nincs. Minden lényeges elemet tartalmazzon arra vonatkozóan, hogy a javasolt döntés mire irányul, miért aktuális, milyen gazdasági hatása, kockázata van.
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 563 II. A TÉMA RÉSZLETES KIFEJTÉSE A részletes kifejtés terjedelme maximum 5 oldal. Az alábbi információkat kell tartalmaznia: Az elôterjesztés tárgyához kapcsolódó, a döntéshozatalhoz szükséges minden releváns információ A megoldási javaslatok és azok értékelése: Felsorolásszerûen, jól áttekinthetô és összehasonlítható formában ismertetni kell az egyes megoldási lehetôségek elônyeit és hátrányait. Döntési javaslat: össze kell foglalni, hogy milyen tartalmú döntést kér az elôterjesztô(pl. szerzôdés jóváhagyása, mandátum kiadása, üzleti terv elfogadása, stb.). Jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelés, döntési hatáskör indoklása E pontnál kell felsorolni a döntéshozatalt megalapozó jogszabályoknak és a belsô szabályzatoknak való megfelelést. Döntési hatáskör: A döntési hatáskör indoklását a megfelelô dokumentumokra (jogszabály, Alapszabály, MSZSZ, DHL) való pontos hivatkozással kell megadni. Utolsó kapcsolódó elôterjesztés: Röviden be kell mutatni továbbá, hogy mikor, milyen döntést hozott utoljára a döntést hozó fórum az adott cégnél, ill. az adott ügyben. A MÁV Zrt. és/vagy a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságok aktuális üzleti tervére, likviditására gyakorolt hatások bemutatása Beszerzési, értékesítési tranzakció esetén kötelezô; vagyonkezelôi illetve egyéb jellegû tranzakció esetén ajánlott a korábban teljesített, vagy várható, a MÁV Zrt-t terhelô kötelezettségek bemutatása. Amennyiben a döntés eredményeként fizetési kötelezettség áll be, meg kell határozni annak forrását, ütemezését. Az üzleti tervre gyakorolt hatás bemutatásán belül kiemelten kell kezelni a személyi jellegû ráfordításra (létszámra) gyakorolt hatást is. A döntéshozatal gazdasági elemzése, kockázatai Ismertetni kell a döntési javaslat/alternatívák sajátosságainak megfelelôen a döntés hatását a társaság eredményére, cash-flowjára, mérlegére, a finanszírozás javasolt módját, a gazdasági elemzést, megtérülési számításokat (NPV-, jelenérték számítás), a döntéshozatalt befolyásoló tényezôket, az összefüggést más, már meglévô, vagy tervezett beruházásokkal, projektekkel,, Az elôterjesztésekben kockázatelemzést kell készíteni. az elôterjesztésben foglalt döntési javaslat kockázataira nézve. Az elemzés során alkalmazandó Kockázat definíció: az elôterjesztés tárgyköréhez kapcsolódó lehetséges jövôbeni események összessége, melyek bekövetkezése negatív hatással lehet az elôterjesztésben megjelölt cél megvalósítására, illetve a MÁV Zrt./Csoport üzleti céljaira nézve 1-3 éves idôtávban. A kockázatok között mérlegelni kell mind a döntés végrehajtása során fellépô, azt veszélyeztetô kockázatokat, másrészt azokat, amelyek a döntés eredményeképpen léphetnek fel. A kockázatelemzésnek kötelezôen tartalmaznia kell: a kritikusnak ítélt kockázat rövid leírását, a kockázat hatásának számszerû, forintban kifejezett becsült értékét minden esetben, ha annak kimutatható a számviteli Eredményre, vagy Pénzforgalomra (cash flow) való hatása, a kockázatfelelôs megnevezését. A fentieken felül, amennyiben lehetséges, a kockázat bekövetkezési valószínûségét is becsülnie kell az elôterjesztônek, illetve javaslatot kell tennie a feltárt kritikus kockázatok kezelésére is a kockázatkezelés
564 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám költségeinek megjelölése mellett. Amennyiben az elôterjesztô úgy ítéli meg, hogy az elôterjesztés a fenti vizsgálat alapján nem tartalmaz kockázatot, akkor e pont alatt arról is nyilatkoznia kell. A kockázatelemzés elkészítésében az elôterjesztô a szervezeti egységéhez kijelölt kockázati-koordinátorhoz fordulhat segítségért, valamint szakmai iránymutatást talál a mindenkor hatályos Kockázatkezelési szabályzatban (jelenleg: 13/2015.(IV.10.ÁV Ért.5.) EVIG. sz. utasítás A MÁV Zrt. és a MÁV Zrt. portfoliójába tartozó kijelölt társaságok kockázatkezelési szabályzatáról). A fenti útmutató alapján a mellékelt táblázatban javasolt feltüntetni a kockázatokat: Kockázatcsoport 1. Stratégiai (pl. irányítási, tervezési, piaci, üzleti) 2. Megfelelôségi (pl. jogi, szabályozási, etikai) 3. Pénzügyi (pl. piaci, likviditási, számviteli, adózási) 4. Mûködési (pl. eszköz, közszol-gáltatás, emberi erô-forrás, IT, környezeti, biztonsági) Kockázat rövid leírása Kockázat hatása (M Ft) Kockázatfelelôs Kezelési javaslat, költség A döntést követô szükséges intézkedések Be kell mutatni a döntést követôen szükséges intézkedéseket, amelyeket szükség esetén a határozati javaslatban végrehajtandó feladatként rögzíteni kell, a felelôs és a határidô megjelölésével, valamint a felmerülô kockázatok kezelésének javasolt módját.
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 565 III. KOMMUNIKÁCIÓS ZÁRADÉK Amennyiben szükséges, az elôterjesztésben szerepeltetni kell a Kommunikációs Igazgatóság által jóváhagyott kommunikációs tervet. Az elôterjesztések tartalmának önálló, kezdeményezô kommunikációja nem indokolt.
566 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám IV. HATÁROZAT-TERVEZETEK A határozat-tervezetet külön oldalon kell megszövegezni oly módon, hogy az elôterjesztésben foglaltakra való visszautalás nélkül önmagában is érthetô legyen, és a döntés valamennyi lényeges elemét és a fontos azonosító adatokat (az érintett társaság hivatalos megnevezése) tartalmazza. A határozat-tervezet csak olyan rendelkezéseket tartalmazhat, amelyeket az elôterjesztés érdemi része tárgyal. Az elôterjesztôn kívüli szervezeti egységre vonatkozó határozat csak abban az esetben hozható, ha az elôterjesztést a felelôsként megjelölni kívánt szervezeti egység is véleményezte. Amennyiben a határozat-tervezet valamely jelentés, szerzôdés, Tulajdonosi Joggyakorlói határozat, pályázati kiírás elfogadására, kormány döntés kezdeményezésére, stb. irányul, az a határozat elválaszthatatlan mellékletét képezi, melyre a szövegben utalni kell. A határozatokban kijelölt feladatokat minden esetben egy felelôs (esetleges közremûködôk megjelölésével) és konkrét határidô megjelölésével kell megadni. Az Igazgatósági elôterjesztésnek az EVIG határozatban rögzített Igazgatósági, FB és Tulajdonosi Joggyakorlói Határozat tervezetet kell tartalmaznia.
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 567 Elnök-vezérigazgatói határozat-tervezet /20. ( ) számú EVIG határozat A MÁV Zrt. Elnök-vezérigazgatói értekezlete megtárgyalta a.. tárgyú elôterjesztést és Elnök-vezérigazgató az alábbi határozatot hozta: AMENNYIBEN A DÖNTÉS IGAZGATÓSÁGI / TULAJDONOSI JOGGYAKORLÓI HATÁS- KÖR 1. Hozzájárul az elôterjesztés Igazgatóság elé történô felterjesztéséhez változatlan tartalommal, jogi és kontrolling szignó ismételt megszerzése nélkül kiegészítésekkel, módosításokkal, jogi és kontrolling szignó ismételt megszerzésével az alábbi határozati javaslattal. Felelôs: Szervezeti egységvezetô (nem név szerint) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum) AMENNYIBEN A DÖNTÉS ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI HATÁSKÖR (A szövegtervezetek az elôterjesztés tárgyának megfelelôen fogalmazandók meg, például:) 1. Hozzájárul. Felelôs: Határidô: Szervezeti egységvezetô / Közremûködô egységvezetô megjelölése (Konkrét dátum) 2. Jóváhagyja.. Felelôs: Határidô: Szervezeti egységvezetô / Közremûködô egységvezetô megjelölése (Konkrét dátum) 3. Felhatalmazza..személyt a szerzôdés/ pályázati felhívás/ válaszlevél aláírására. Felelôs: Határidô: Szervezeti egységvezetô / Közremûködô egységvezetô megjelölése (Konkrét dátum)
568 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám Igazgatósági határozat-tervezet /20. ( ) számú határozat A MÁV Zrt. Igazgatósága megtárgyalta a...... tárgyú elôterjesztést, és az Igazgatóság az alábbi határozatot hozta: (A szövegtervezetek az elôterjesztés tárgyának megfelelôen fogalmazandók meg, például:) 1. Hozzájárul az elôterjesztés Tulajdonosi Jogok Gyakorlója elé történô felterjesztéséhez az alábbi határozati javaslat tervezettel. Felelôs: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum) 2. Hozzájárul. Felelôs: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum) 3. Jóváhagyja.. Felelôs: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum) 4. Felhatalmazza személyt a szerzôdés/ pályázati felhívás/ válaszlevél aláírására. Felelôs: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése Határidô: (Konkrét dátum)
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 569 Felügyelôbizottsági határozat-tervezet /20. ( ) számú FB határozat A MÁV Zrt. Felügyelôbizottsága megtárgyalta a...... tárgyú elôterjesztést, és az Felügyelôbizottság az alábbi határozatot hozta: (A szövegtervezetek az elôterjesztés tárgyának megfelelôen fogalmazandók meg, például:) A MÁV Zrt. Felügyelôbizottsága egyetért az elôterjesztésben foglaltakkal és a javaslatot elfogadásra javasolja a Tulajdonosi Joggyakorló részére. határozati Felelôs: Határidô: Elnök-vezérigazgató (Nem név szerint!) / Közremûködô egységvezetô megjelölése (Konkrét dátum)
570 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám Tulajdonosi Jogok Gyakorlójának küldött határozat-tervezet Nemzeti Fejlesztési Minisztérium X- / / /201... /201. ( ) számú EGYSZEMÉLYES TULAJDONOSI HATÁROZAT Mint a MÁV Magyar Államvasutak Zártkörûen Mûködô Részvénytársaság (MÁV Zrt.; székhely: 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt. 54-60., a továbbiakban: Társaság) feletti Tulajdonosi Jogok Gyakorlója, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium képviseletében eljárva, a Polgári törvénykönyvrôl szóló 2013. évi V. törvény 3:109. (4) bekezdésében megfogalmazott rendelkezések, valamint a Társaság Alapszabályának ) pontja, Igazgatóságának /20.. sz. határozata és Felügyelôbizottságának /20... sz. határozata alapján a következô határozatot hozom: (A szövegtervezetek az elôterjesztés tárgyának megfelelôen fogalmazandók meg.) Dátum:.. NFM miniszter
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 571 V. MELLÉKLETEK Az elôterjesztés mellékletét képezik a döntéshozatalhoz szükséges releváns információt bemutató iratok, ide értve az ide vonatkozó határozatokat, és a rendelkezésre álló CSIB Állásfoglalást is. A döntés végrehajtása során szükségessé váló dokumentumokat (aláírandó szerzôdés, kiadásra kerülô határozatok, meghatalmazás, pályázati kiírás/felhívás, válaszlevél, közlemény stb.) is csatolni szükséges. Közbeszerzési eljáráshoz tartozó elôterjesztések tartalmi elemeit alapvetôen a MÁV Zrt. Közbeszerzési Szabályzata tartalmazza.. Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó elôterjesztések esetén nem kell csatolni a közbeszerzési dokumentációt, valamint beszerzési eljáráshoz kapcsolódó elôterjesztések esetén nem kell csatolni a beszerzési dokumentációt. A Tulajdonosi Jogok Gyakorlója döntési hatáskörébe tartozó ügyekben az elôterjesztés határozat tervezetének elválaszthatatlan mellékletét képezik: A MÁV Zrt. Igazgatóságának határozata, amennyiben szükséges, a Felügyelôbizottság döntés véleményezô határozata, a Tulajdonosi Határozat tervezete. A MÁV Zrt. mint Alapító/Részvényes (többségi befolyással rendelkezô tulajdonos) döntési hatáskörébe tartozó Elnök-vezérigazgatói és Igazgatósági elôterjesztések esetében: az MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság Igazgatóságának határozata, ha a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaságnál Igazgatóság mûködik amennyiben szükséges, a MÁV Zrt. többségi tulajdonú társaság Felügyelôbizottságának döntést véleményezô határozata, az Alapítói/Részvényesi/Taggyûlési vagy ezek tartása nélkül hozandó határozat tervezete. Nagy adatmennyiséget tartalmazó mellékleteket digitális adathordozón is lehet csatolni.
572 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám ÁLTALÁNOS TULAJDONOSI ELÔTERJESZTÉS FORMA [Társaság rövid neve] [Elôterjesztô neve] [Elôterjesztô beosztása] ELÔTERJESZTÉS a tulajdonosi jogokat gyakorló Nemzeti fejlesztési miniszter részére Tárgy: [Keltezés]
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 573 [Társaság rövid neve] [Elôterjesztô neve] [Elôterjesztô beosztása] I. Vezetôi összefoglaló <terjedelme legfeljebb 2 oldal> Tárgy: 1. Elôzmények, problémák, helyzet rövid bemutatása 2. Az elôterjesztô javaslatának rövid indokolása 3. A javaslatnak az elfogadott üzleti tervhez való viszonya 4. Alternatívák bemutatása, az elôterjesztô javaslata [Keltezés] [Az elôterjesztô aláírása] [Az elôterjesztô beosztása]
574 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám II. Részletes javaslat [Társaság rövid neve] [Elôterjesztô neve] [Elôterjesztô beosztása] Tárgy: 1. Elôzmények, problémák, helyzet részletes bemutatása, 2. A kapcsolódó jogszabályok felsorolása, valamint a hivatkozás megjelölése, ami alapján a tulajdonosi döntés szükséges 3. Kapcsolat a minisztérium részére korábban beterjesztett döntési javaslatokkal, az Alapszabállyal és a Tulajdonosi Joggyakorló korábbi határozataival (pl.: kitûzött prémiumfeladatok, korábbi döntések megvalósíthatósága stb.) 4. Az elôterjesztô javaslata és annak részletes indokolása 5. Kommunikációs terv a javaslat elfogadása esetén (ha szükséges) 6. A javaslatnak az elfogadott üzleti tervhez való viszonya (a tárgyévi ill. a hosszabb távú üzleti tervhez való kapcsolódás; az eredményre, beruházási tervre, létszámra és finanszírozási pozícióra gyakorolt hatás) 7. Döntési alternatívák bemutatása (elônyök és hátrányok, számszerûsíthetô és nem számszerûsíthetô hatások, gazdasági és egyéb hatások, várható következmények) 8. Az elôterjesztô álláspontja, megjegyzései az elôterjesztés IV. és V. pontjában szereplô határozatokkal kapcsolatban 9. Egyéb fontos információk [Keltezés] [Az elôterjesztô aláírása] [Az elôterjesztô beosztása]
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 575 III. Az tulajdonosi határozat tervezete <az elôterjesztô döntési javaslatának megfelelôen elkészítve> IV. A Felügyelôbizottság döntést véleményezô határozata V. Az Igazgatóság döntést véleményezô határozata
576 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám 2.sz melléklet Elnök-vezérigazgató részére Tárgy: Felmentés kérése SZERVEZETI EGYSÉG Ikt. sz.:. Tisztelt Elnök-vezérigazgató! A [Cím] címû elôterjesztésünk Elnök-vezérigazgatói Értekezlet alóli felmentését kérjük a következô indokkal: [Rövid indoklás] Kérem a felmentéshez Elnök-vezérigazgató engedélyét. Budapest, [dátum] Üdvözlettel, [Szervezeti egység vezetô] Támogatom:. Felelôs Vezérigazgató-helyettes Engedélyezem: Elnök-vezérigazgató MÁV MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60. Telefon: (1) 351 51 77 Fax: (1) 352 15 60 A Fôvárosi Törvényszék CégBírósága, mint cégbíróság CG. 01-1004227
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 577 3.sz melléklet SZERVEZETI EGYSÉG JELENTÉS HATÁROZAT VÉGREHAJTÁSÁRÓL Ikt. sz.: / Kijelölt SP kapcsolattartó: A feladat azonosító adatai 1 A határozat típusa: ÐElnök-vezérigazgatói határozat ÐIgazgatósági határozat ÐTulajdonosi joggyakorló határozata 2 A határozat száma, dátuma: 3 Kapcsolódó elôterjesztés címe: 4 A feladat leírása: (A határozat szövege röviden, eredeti határideje) 5 SharePoint azonosító: A fent megjelölt feladat határidôre nem teljesült. 6 A határozat megváltoztatását kérjük az alábbiak szerint: (Minden változtatási kérelmet indokolni kell.) ÐHatáridô módosítása. Javasolt új teljesíthetô határidô: ÐFeladat törlése, hatályon kívül helyezése. 7 Változtatási kérelem rövid indoklása, eddig megtett intézkedések, a nem teljesítés oka: 8 Csatolt dokumentumok felsorolása: 9 Felelôs szervezeti egység vezetôje: Felelôs vezérigazgató-helyettes: Dátum, név, beosztás, aláírás Dátum, név, beosztás, aláírás 10 A javasolt módosításokat jóváhagyom: Elnök-vezérigazgató
578 A MÁV Zrt. Értesítôje 7. szám 17/2015. (IV. 30. MÁV ÉRT. 7.) EVIG SZ. UTASÍTÁS A MÁV ZRT. SZERVEZETMÓDOSÍTÁSÁNAK ÉS A MUNKAKÖRÖKET ÉRINTÔ VÁLTOZÁSOK FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Zrt. szervezeti módosításának, valamint a munkakörökhöz köthetô változások (létrehozás, módosítás) kontrollált, egységes operatív szintû folyamatszabályozása. 2.0 HATÁLY- ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára. 2.2 Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére, valamint a a 2014. január 1. napján 8014/2013/SZK számon a MÁV Zrt. és MÁV SZK Zrt. között létrejött szolgáltatási szerzôdés alapján a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. (továbbiakban: MÁV SZK) folyamatban érintett szervezeteire. 2.3 Felelôsség A szabályozás kidolgozásáért és karbantartásáért a Humán koordináció és szervezetfejlesztés szervezet, végrehajtásáért a Humán koordináció és szervezetfejlesztés és valamennyi fôtevékenységi kör vezetô a felelôs. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1 Mûködési és Szervezeti Szabályzat MSZSZ: A MÁV Zrt szervezeti mûködésének alapdokumentuma, tartalmazza az általános mûködési szabályokat, a munkaszervezet felépítését a fôtevékenységi körök szerint (I. kötet), a szervezeti munkamegosztást bemutató szervezeti leírásokat (II. kötet), a döntési és hatásköri szabályokat (DHL), valamint a Szakmai alkalmassági függeléket. 3.2 Döntési és Hatásköri Lista DHL: A menedzsmenthez, a fôtevékenységi kör vezetôkhöz és a szervezeti egység vezetôkhöz rendelt döntési és hatásköri kompetenciákat tartalmazó táblázat. (Az MSZSZ része) 3.3 Szakmai alkalmassági függelék: A 45/2006. (VII.11.) GKM rendelet elôírásainak való megfelelôség érdekében a Társaság vasúti tevékenységének ellátásához szükséges vezetôi pozíció szakmai és szervezeti hatáskörét, feladatkörét, funkcióját és a pozíció betöltésének alkalmassági követelményeit tartalmazó függelék. (Az MSZSZ II. kötet része) 3.4 Fôtevékenységi kör vezetô: Az MSZSZ I. kötet 6.2.1. A munkaszervezet belsô tagolása, a mûködés alapelvei fejezete meghatározza és tételesen felsorolja a Társaság fôtevékenységi köreit és azok vezetôit. 3.5 Egységes Szolgálati hely törzs (ESZTI): A szervezetek egységes nyilvántartását, karbantartását végzô informatikai alkalmazás. Üzemeltetô: Kontrolling igazgatóság. 3.6 Szolgálati hely törzsadat (SZHT): A szervezeti kódszámok és leíró adataik összességét tartalmazó adatállomány. 3.7 Szervezeti egység: Olyan szervezeti rész, amely feladatait részben vagy egészen önállóan végzi, és önálló feladat, felelôsség, hatáskör megfogalmazásával definiálható. 3.8 SAP: A MÁV Zrt-nél a humán folyamatok támogatására szolgáló informatikai rendszer. Üzemeltetô: MÁV SZK Zrt. Információs egység 3.9 SAP tervezési struktúra: SAP-ban tervezés struktúra a célkijelölô, üzleti, operatív és részletes (továbbiakban: RTE) tervezési egységbôl épül fel. 3.10 COGNOS: A kontrolling tevékenység támogató eszköze, fejlesztett informatikai alkalmazás. Üzemeltetô: Kontrolling igazgatóság. 3.11 DMS: A MÁV Zrt-nél használt elektronikus dokumentum kezelési rendszer. Olyan technológiákat, eszközöket és módszereket foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejáratukat követôen megsemmisítik dokumentumaikat, felügyelve azok teljes életciklusát. 3.12 Változástábla: A szervezeti változásban érintett szervezetek adatait tartalmazó táblázat, melyben a változás elôtti (jelenlegi) és utáni (jövôbeni) adatokat kell szerepeltetni. A változástáblában az alábbi adatokat szükséges megadni: szervezet hosszú és rövid azonosítója, szervezet megnevezése, költséghely, felettes szervezet adatai. 3.13 Migrációs tábla: A szervezeti változás során felmerülô létszámmozgást bemutató táblázat,
7. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 579 melyben legalább az alábbi adatokat be kell mutatni: munkavállaló törzsszáma, neve, munkaköre, jelenlegi szervezeti adatai, jövôbeni szervezeti adatai. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A szervezeti változás elôkészítése 1. A szervezetváltoztatási igény felmerülését követôen a változásban érintett szervezeti egység vezetô megfogalmazza a változtatás tartalmát, majd az érintett fôtevékenységi kör vezetôvel egyeztetett, a változáshoz rendelkezésre álló anyagokat megküldi a Humán koordináció és szervezetfejlesztés részére, valamint szükség szerint egyeztetést kezdeményez. 2. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a szervezeti egység vezetô által készített anyagok, valamint a lefolytatott egyeztetések alapján elôkészíti a szervezeti változást bemutató elôterjesztés tervezetét az érintett szervezetek aktív szakmai támogatásával. Amennyiben a szervezeti módosítások szükségessé teszik, akkor a Humán koordináció és szervezetfejlesztés a változásoknak megfelelôen módosítja a munkáltatói jogkörgyakorlás rendjérôl és a helyi függelék kötésére feljogosított vezetôk körérôl szóló utasítást (továbbiakban: Munkáltatói jogkörgyakorlás rendjérôl szóló utasítás) is. A szervezetmódosítási elôterjesztést a mindenkor hatályos elôterjesztések rendjére vonatkozó utasítás elôírásai szerint kell elkészíteni, melyben az alábbi speciális tartalmi követelményeket be kell mutatni: a. szervezetek számának változása, b. vezetôi szintek és pozíciók számának változásának összefoglalása, c. szervezeti munkamegosztásra, kapcsolódó területre gyakorolt hatás, d. vállalati folyamatokra gyakorolt hatás, e. létszámra és költségekre gyakorolt hatás, f. munkaköri rendszerre gyakorolt hatás, g. változáskezelés (amennyiben a változás volumene miatt szükséges). 3. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés a szervezetváltozásról, és az ahhoz kapcsolódó munkakör és létszám alakulásáról egyeztetést folytat az érintett szervezeti egységek vezetôivel, a Humánerôforrás gazdálkodás vezetôvel, valamint a Humánerôforrás menedzsment vezetôvel. 4. A Humán koordináció és szervezetfejlesztés elkészíti a tervezett szervezetmódosítást bemutató egységes szerkezetû elôterjesztést, valamint átvezeti a tervezett változásokat az MSZSZ I. és II. kötetének változással érintett részeiben, a DHL-ben és a Szakmai alkalmassági függelékben, szükség esetén a Munkáltatói jogkörgyakorlás rendjérôl szóló utasításban is. 5. Az elkészült elôterjesztést a Humán koordináció és szervezetfejlesztés véleményezteti a fôtevékenységi kör vezetôkkel, továbbá a változásban érintett szervezetekkel. 6. A véleményeztetéssel párhuzamosan a Munkajog szervezet közremûködésével a Humán koordináció és szervezetfejlesztés lebonyolítja a Központi Üzemi Tanáccsal (továbbiakban: KÜT) a szervezeti változás véleményeztetését, valamint tájékoztatja a változásról az érdekképviseleteket. A véleménynyilvánításra a hatályos Munka törvénykönyve alapján 15 naptári nap áll rendelkezésre. 7. Az elôterjesztés folyamata során a végrehajtásra való felkészülésként az elnök-vezérigazgatói elôterjesztés véglegesítését követôen a Humán koordináció és szervezetfejlesztés elôzetes megbeszélés keretében tájékoztatja a Kontrolling igazgatóságot, a Humánerôforrás gazdálkodást, valamint a Humánerôforrás menedzsment szervezetet az elôkészített szervezeti változás tartalmáról. A közös megbeszélés során egyeztetésre kerül a változásnak megfelelô Cognos struktúra és SAP tervezési struktúra módosítása, új struktúra kialakítása. 8. Az egyeztetést követôen a Humán koordináció és szervezetfejlesztés elkészíti a jóváhagyott MSZSZ alapján a szervezeti egység SAP-beli változásait tartalmazó változástáblát. A változástábla legalább az alábbi adatokat tartalmazza: a) a változásban érintett szervezeti egység jelenlegi és a változást követô adatait b) az új szervezeti egységek adatait c) költséghely változásokat d) utód RTE változásokat 9. A változásokkal kapcsolatos humán feladatokat és határidôket a Humán koordináció és szervezetfejlesztés koordinálja a Humánerôforrás menedzsment, a Humánerôforrás gazdálkodás, valamint a Munkajogi szervezetekkel. 4.2 A szervezeti változás jóváhagyása 1. A Humánerôforrás vezérigazgató-helyettes aláírásával engedélyezi a szervezeti változást tartalmazó elôterjesztés elnök-vezérigazgatói értekezlet elé történô elôterjesztését. 2. Az MSZSZ I. és II. kötetének, az elválaszthatatlan mellékletét képezô DHL-nek és Szakmai alkalmassági függeléknek, továbbá a Munkáltatói jogkör-