1 I. sz. TÁJÉKOZTATÓ Kiállítók és kivitelezők részére Üdvözöljük kiállítóink körében, reméljük, hogy rendezvényünk hozzájárul üzleti elképzeléseik megvalósításához. Összeállításunkban a kiállítással kapcsolatos információkat gyűjtöttük össze. ÁRUSZÁLLÍTÁSSAL KAPCSOLATOS BEHAJTÁSI INFORMÁCIÓKAT ÉS A STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓRÓL SZÓLÓ TÁJÉKOZTATÓT KÜLÖN CSATOLJUK. Tartalomjegyzék 1. Kiállítói regisztráció, Főpénztár.....2 2. Közérdekű telefonszámok..2 3. Rendezvénnyel kapcsolatos információk...3 4. Parkolás...4 5. Standdal kapcsolatos információk.5 6. Kóstoltatás, Catering 6 7. Biztosítás, Vagyonvédelem.7 8. Szállítmányozás Rakodás Vámkezelés.8 9. Sajtóinformáció.8
1. KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ 2 A Kiállítói Regisztrációhoz, illetve az építés megkezdéséhez az alábbi feltételek szükségesek: regisztrációs díj és helydíj előlegbekérő teljes befizetése standépítési tervdokumentáció leadása, engedélyezése (lásd 5. pont) standépítői kaució befizetése Ezek rendezése után a K épület aulájában lévő Kiállítói Regisztrációban vehetik át az építési és bontási, valamint a négyzetméter után járó kiállítói belépőket, az építési és üzemelési időszak alatt szükséges információkat tartalmazó II. sz. Tájékoztatót és egyéb dokumentumokat. KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ és FŐPÉNZTÁR NYITVA TARTÁSA a K épület aulájában: Építési időszakban: május 22-25. 8.00-17.00 május 26. 8.00-14.00 május 27. 8.00-17.00 Üzemelési időszakban: május 28-30 8.00-17.00 május 31. 8.00-18.00 Bontási időszakban: június 1-4. 8.00-16.00 A helyszíni szolgáltatások ellenértékét tartalmazó számlát a Regisztrációs pult munkatársai az üzemelési idő alatt a zárási információkat tartalmazó III. sz. Tájékoztatóval együtt eljuttatják a kiállítók részére, melyet a kiállítás zárásáig be kell fizetni. Számláik rendezése után itt adjuk át Önöknek a terület elhagyásához szükséges Árukiszállítási engedélyt. 2. KÖZÉRDEKŰ TELEFONSZÁMOK Név Telefonszám Projekt menedzser Szilvási Krisztina 36-1-263-6075 Értékesítési menedzser Kincses Erika 36-1-263-6384 Márki Enikő 36-1-263-6049 Simon Valéria 36-1-263-6549 Storch Ágnes 36-1-263-6509 Kiállítás szervező Gombár Vera 36-1-263-6155 Pripkó Mária 36-1-263-6045 Zákány Brigitta 36-1-263-6584 Program szervező Langer Kinga 36-1-263-6167 Vékony Patrícia 36-1-263-6105 Marketing menedzser Totth Fruzsina 36-1-263-6524 Energetikus Veres Csaba 36-1-263-6387 Tűzvédelmi és munkavédelmi megbízott MuskóTamás 36-30-397-9687
3 Tűzeset bejelentése 263-6205 Rendészeti Ügyelet 263-6151 Szervezeti egység Telefon Fax Helye Vásárinformáció 263-6101 263-6098 K épület aula Kiállítói regisztráció Főpénztár 263-6582 K. épület Számlázás 263-6578 K. épület Elsősegélynyújtó ügyelet 263-6004 33. épület Sajtó 06-30/250-3680 K épület I. emelet 263-6310 263-6310 I. Fogadó Schenker Kft. 06-30/483-7481 06-30/737-7382 C pavilon HUNGEXPO Zrt. irodáinak központi száma: 263-6000 3. RENDEZVÉNNYEL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK Pavilonok nyitva tartása kiállítók részére Pavilonok nyitva tartása Építési idő Dátum Időpont Megjegyzés május 22-26. 8.00-20.00 A és G pavilon május 27. 8.00-18.00 építés befejezése, autók kihajtása a pavilonból 17.00-22.00 standon belüli árurendezés, terhelési próba Üzemelési május 28. 6.00-18.00 idő május 29-30. 7.00-18.00 május 31. 7.00-17.00 17.00-18.00 kölcsönzött bútorok, telefonok, dísznövények visszaszállítása 18.00-22.00 Értékek, kis terjedelmű kiállítási tárgyak elszállítása. A kiállítók gépjárművei 18 órától hajthatnak be a HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területére, ezért javasoljuk, hogy kézikocsiról gondoskodjanak. Bontási idő június 1-4. 8.00-18.00 a rendezvény koordinációs munkatárs részére a terület átadása eredeti állapotban Nyitva tartás látogatók részére: 2013. május 28-31. 10.00-17.00 óráig Rendezvény helyszíne: HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont A és G pavilon MachTech; IndustriAutomation Személybejárat: építési, bontási időszak: K épület; II. kapu Üzemelési időszak: I., III. kapu
A rendezvényekre vásárolható belépőjegyek, parkolójegyek: 4 Belépőjegy fajtája Helyszínen vásárolva ára Ftban Állandó kiállítói belépő 3000,- Napi belépőjegy 3000,- Csoportos diákjegy (10 fő felett) 800,- Napi parkoló jegy 1200,- Parkoló bérlet csak üzemelés alatt 3000,- Területnagyság után járó ingyenes kiállítói bérlet főkiállítóknak: 6-20 m² 4 db 21-40 m² 6 db 41-70 m² 8 db 71-100 m² 10 db 101-150 m² 12 db 151 200 m² 14 db 200 m² felett 20 db Minden bejelentett társkiállítónak jár 1 db kiállítói bérlet. Az építési időszakban a kiállítók fizetési kötelezettségeik rendezése után a Kiállítói Regisztrációban (K épület Aula, nyitvatartási időt lsd. fent) vehetik át a négyzetméter után járó kiállítói belépőket a többi információs dokumentummal együtt. SERVICE STAND ÉS BUSINESS CORNER A kiállítás építése, üzemelése és bontása idején a pavilonban service standot üzemeltetünk. Itt lehetőség nyílik szolgáltatások utólagos megrendelésére, esetleges reklamációk bejelentésére és megoldására. A kiállítás üzemelése idején pedig, internet elérést és fénymásolási lehetőséget biztosítunk. 4. PARKOLÁS VÁLTOZÁS!! Automata sorompós be- és kihajtás! A kiállítók az üzemelés alatt az A parkolót vehetik igénybe, ehhez a vonalkódos bérletek a Főpénztárban ( K épületben) kaphatók 3.000,- Ft/db áron. Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a szélvédőre ragasztandó matricák mellé vonalkóddal ellátott kártyát is kapnak, melyet a parkolóból való kihajtásnál le kell olvastatni. A vonalkódos kártya hiányában a sorompó nem nyílik fel. Kérjük, hogy a vonalkódos kártyát a kihajtásnál feltétlenül vigyék magukkal, mert azt pótolni nem áll módunkban. Ennek hiányában a Fogadó Csarnokokban lévő pénztárakban 1.200,- Ft-os napi díjas áron zsetont lehet vásárolni. Az építési és bontási időszakban az időszakra érvényes belépővel rendelkező kiállítók, kivitelezők az A parkolót díjmentesen vehetik igénybe. A parkolási szabályt be nem tartó gépjárműveket a Hungexpo Zrt. a tulajdonos költségére és veszélyére elszállíttatja. Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a regisztrációs díj főkiállító részére 2 db ingyenes kiállítói parkoló bérletet, Bejelentett társkiállítók részére 1 db ingyenes kiállítói parkoló bérletet tartalmaz, melyet a kiállítói regisztrációban vehetnek fel.
5. STANDDAL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK STANDÉPÍTÉS 5 Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a területre csak érvényes építési-bontási belépővel lehet belépni, az építést is csak ezekkel a belépőkkel kezdhetik meg. A belépőket a kiállítói regisztrációban vehetik át, BEFIZETETT STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓ ÉS HELYDÍJ, VALAMINT ENGEDÉLYEZETT STANDTERV ESETÉN. Felhívjuk szíves figyelmüket a http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013 oldalon megtalálható Általános Üzemeltetési és Működési Szabályzat gondos áttanulmányozására és a vonatkozó előírások betartására. A Standépítési tervdokumentációs ív is innen tölthető le. Kérjük, már a megjelenési koncepció kialakítása során figyelembe venni hogy az A, B, C, D, F és G pavilonokban a stand szerkezeti magassága nem haladhatja meg az 5,7 métert. A többi pavilonban a maximális beépítési magasság csarnokonként eltérő. A stand szerkezeti elemei nem haladhatják meg a kiállítási terület vonalát. SZÁMLÁK RENDEZÉSE Az építést csak a helydíj teljes befizetése után lehet megkezdeni, ezért kérjük, hogy helydíj előleget az előlegbekérőn feltüntetett időpontig rendezzék. Az előleg befizetése után kiállítjuk az előlegfizetést igazoló ÁFA visszatérítésre jogosító előlegszámlát. A rendezvény alatt elkészítjük a végszámlájukat, melyben lehetőség van az esetleges különbözetek rendezésére, valamint tartalmazza az Önök által rendelt helyszíni szolgáltatásokat is. Ezt a végszámlát a rendezvény zárásáig kérjük kiegyenlíteni. Számláikat rendezhetik készpénzzel vagy hitelkártyával a Főpénztárban (K épület), illetve átutalással. Főpénztárunkban az alábbi hitelkártyákkal fizethet: VISA, VISA Electron, Eurocard Mastercard, Cirrus Maestro, American Express, JCB. Amennyiben a helydíjszámla végösszege nem folyt be az építési idő kezdetéig a HUNGEXPO Zrt. számlájára, az átutalásról kizárólag bankszámla kivonatot, vagy terhelési értesítést fogadunk el a Kiállítói Regisztrációnál. TERVEK ENGEDÉLYEZTETÉSE A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén csak a Szervezés által jóváhagyott tervek alapján lehet az építési munkát megkezdeni. Standépítési tervet minden kiállítónak le kell adnia, akinek a standját nem a HUNGEXPO kivitelezi. A terveket a rendezvény építése előtt 2 héttel kell benyújtani 1 példányban, melyet az üzemeltetési vezető és a Tűz- és Munkavédelem engedélyez. FIGYELEM! *A beküldési határidőn túl leadott STANDÉPÍTÉSI TERVDOKUMENTÁCIÓ elbírálási díja: 16.000 Ft +ÁFA Az elbíráláshoz a Standépítési tervdokumentáció című nyomtatványt kell kiállítani és csatolni a megfelelő mellékleteket (lsd. a nyomtatványon) Letölthető: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013 A szabad területen csak lakókocsi, sátor, önjáró gép, gépjármű vagy konténer elhelyezésekor nyilatkozat megküldése mellett egy magassági paramétereket is tartalmazó telepítési vázlat (helyszínrajz), minden más esetben tervdokumentáció benyújtása szükséges. Emeletes stand esetén illetve 3 métert meghaladó standmagasság esetén a tervdokumentációhoz csatolni kell a standszomszédok írásos beleegyezési nyilatkozatát.
6 Az A,B,D, F és G pavilonok térrács szerkezetére kizárólag az installáció feletti területen, előzetes engedély alapján a kiállítással összefüggő reklámanyag illetve világítást hordozó keret függeszthető. A függesztési kérelem megrendelő ívet és a megértést segítő vázlatrajzot legkésőbb 21 nappal a rendezvény építése előtt, 1 példányban kell benyújtani a Szervezőnek, letölthető: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013 Figyelem! A tetőszerkezet megóvásának érdekében a függesztési munkálatokra a HUNGEXPO kizárólagossággal rendelkezik. Az engedély nélküli függesztést a HUNGEXPO Zrt. a kiállító költségére és veszélyére lebontathatja. A kivitelezés felelős vezetője a bérelt területet a pavilonban a terület felügyelő munkatárstól veheti át. TAKARÍTÁS A pavilonok és szabad területek általános takarításán kívül a standok napi takarítását is biztosítjuk. Az építés és bontás utáni takarítást megrendeléseik alapján teljesítjük. http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013 ZAJVÉDELEM Amennyiben a standon üzemelési időszakban hangosított műsort kívánnak adni kérjük, hogy a szomszédokkal egyeztetett műsortervet a szervezők részére juttassák el. Kérjük a hangszórókat a stand belseje felé irányítani. Amennyiben a hangnyomás szint a stand területhatárain a 80 dba értéket, ill. a tárgyalóban a 75 dba értéket eléri vagy meghaladja, abban az esetben a HUNGEXPO Zrt. az energia szolgáltatást megszüntetheti. STANDVILÁGÍTÁS A kiállító a rendezvény időszaka alatt köteles távozás előtt gondoskodni a standvilágítás lekapcsolásáról, a standon levő elektromos berendezések és gépek áramtalanításáról. Ennek elmulasztása esetén biztonsági okokból a HUNGEXPO Zrt. az elektromos rendszereket a közműalagútban teljes egészében lekapcsolja, így az éjszakai áramellátást biztosító szakaszok is lekapcsolásra kerülnek. Ebből eredően a kiállító saját standján és az azonos szakaszra csatlakoztatott szomszédos kiállítók standján keletkező esetleges károkért is a lekapcsolást elmulasztó kiállítót terheli a felelősség. Éjszakai áramellátást igénylő készülékek (pl. hűtő) részére a főkapcsoló előtt, egy külön áramkör kiépítése szükséges. 6. KÓSTOLTATÁS A mindenkori érvényben lévő jogszabályok és rendeletek betartása mellett a korábbi évekhez képest változás, hogy 2009. október 1-től a kóstoltatás nem engedélyköteles. Jogszabályokról és rendeletekről bővebb felvilágosítás: Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálattal Cím: 1102 Budapest, Endre u. 10. Tel: 262-8182, 261-4227, Fax: 261-0131, E-mail: 10kerulet@fovaros.antsz.hu Felhívjuk figyelmüket, hogy Az élelmiszerek forgalomba hozatalának, valamint előállításának engedélyezéséről, illetve bejelentéséről szóló 57/2010. (V.7.) FVM rendelet értelmében minden standon ott kell lennie a rendeletben feltüntetett dokumentumoknak. További információ: Pest Megyei Kormányhivatal Élelmiszerlánc-biztonsági és Állategészségügyi Igazgatóság Cím: 1135. Budapest, Lehet út 43-47. Tel: 329-7017, Fax: 350-6117, Honlap: www.mgszh.gov.hu
CATERING KIZÁRÓLAGOSSÁG 7 A Hungexpo Zrt. a CATERING (stand és parti service, vendéglátás) szolgáltatásokra kizárólagos megállapodással rendelkezik. Catering szolgáltatással kapcsolatban kérjük, keressék Réti Judit szervező és F&B managert. reti.judit@hungexpo.hu, 36-1/263-6164 7. BIZTOSÍTÁS Kiállítók felelősségbiztosítása A kiállítóknak kötelező megkötni. A kiállítói felelősségbiztosítás a kiállítók mint ezen biztosítás biztosítottjai - által a HUNGEXPO Zrt-nek, mint bérbeadónak, illetve harmadik személynek okozott dologi, vagy személyi sérüléses károkból származó kártérítési kötelezettségekre nyújt fedezetet, 100.000,- Ft önrészesedéssel. A kiállító felelősségbiztosítás díja a területbérleti díj 1%-a, melyet a Hungexpo Zrt. számláz ki a területbérlő kiállítók felé, és amelyet átutalással a Hungexpo Zrt-nek kell megfizetni. Figyelem! Ez a biztosítás a kiállító hibájából a saját vagyontárgyaiban bekövetkező károkat, a lopás- és rongálási károkat nem fedezi, arra a kiállítói vagyonbiztosítás nyújt fedezetet, mely igény esetén megköthető (Kiállítás- vagyonbiztosítási adatlap). Káresemény bekövetkezésekor követendő eljárás: a káreseményt követően a helyszínt rögzíteni kell, a sérült vagyontárgyakat a biztosító kárszemléjéig meg kell őrizni, lehetőség szerint az eseményekről, helyszínről fényképfelvételt kell készíteni. A károkozó és a kárt elszenvedő kötelesek a káreseményről jegyzőkönyvet készíteni, melyben az eseményt részletesen leírják, a károkozó a felelősségét egyértelműen elismeri, a kárt szenvedő pedig jelzi a becsült kárértéket. Ezután haladéktalanul értesítik a HUNGEXPO Zrt. biztosításokért felelősmunkatársát (263-6251), aki gondoskodik a káresemény Biztosító felé történő bejelentéséről és a további teendők koordinálásáról. Kiállítók vagyonbiztosítása A HUNGEXPO Zrt lehetőséget nyújt kiállítás vagyonbiztosítási szerződés megkötésére, mely fedezetet nyújt a kiállított vagyontárgyakban bekövetkező, a kiállítás vagyonbiztosítási adatlapon feltüntetett feltételek szerint biztosítási eseménynek számító káresemények következtében fellépő veszteségekre. A biztosítás biztosított által viselt önrészesedése 50.000.-Ft, mely a kártérítés összegéből levonásra kerül. A biztosítás díját legkésőbb a biztosítás kockázatviselésének napján kell a Hungexpo Zrt. részére megfizetni. http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013 A biztosítás megköthető a kiállítás vagyonbiztosítási adatlap kitöltésével és a HUNGEXPO Zrt. részére való visszajuttatásával, mellyel kiállító jelzi a biztosítás megkötésének szándékát. Ezt követően a biztosítás megkötését a Generali Providencia Biztosító Zrt. képviselője koordinálja. A képviselő elérhetőségét az adatlap tartalmazza. Biztosítási ügyekben felvilágosítást kérhetnek a +36/20-965-1901 telefonszámon. A káreset bejelentése a Generali Providencia Zrt.,+36/20-965-1901 telefonszámon a biztosítási képviselőnél; Buró Mariannál, és egyidejűleg a Rendezvény szervezőjénél a 263-6098-as fax számon történik. Internetes kárbejelentés /Online ügyfélszolgálat: www.generali.hu VAGYONVÉDELEM A pavilonok nyitvatartási időn kívüli általános őrzését biztosítjuk. A kiállítási csarnokokban az esti zárás és a reggeli nyitás közötti időben sem saját, sem HUNGEXPO Zrt-től rendelt őrszemélyzet nem tartózkodhat. A pavilonok nyitva tartása alatt kiállítási, felszerelési tárgyainak őrzéséről a kiállítónak kell gondoskodni. Szabad területi standok, kiállítási tárgyak őrzése, illetve őriztetése mindenkor a kiállító feladata. Saját személyzettel történő
8 őrzés esetén az őrzési tervet a kiállítás megnyitása előtt minimum 48 órával a szervezőn keresztül a Rendészettel egyeztetni szíveskedjenek. Az őrszemélyzet részére belépési és benn tartózkodási engedély is itt igényelhető. Fegyveres, illetve kutyás őr alkalmazása esetén külön engedélyt kell kérni. Külön felhívjuk kiállítóink szíves figyelmét, hogy a nyitás előtti este és a zárás estéjén fokozottabb vagyonvédelem szükséges! A kiállítónak a standján esetlegesen előforduló bármilyen káreseményt azonnal jelentenie kell a rendezvény koordinációs munkatárs felé. A standépítmények, mint ideiglenes építmények vagyonvédelmi szempontból nem nyújtanak biztonságot az értékek őrzésére! Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a pavilonokban biztonsági és vagyonvédelmi szempontból elektronikus térfigyelő rendszert üzemeltetünk. Ezek a HUNGEXPO Zrt. pavilonjainak és nem a kiállítási standok védelmét szolgálják. Műszaki és adatvédelmi okok miatt kiállítói standokkal kapcsolatosan nem adható ki információ. 8. SZÁLLÍTMÁNYOZÁS, RAKODÁS Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a vásárterületen csak a Schenker Kft. által üzemeltetett anyagmozgató eszközök folytathatnak rakodási tevékenységet. VÁM Külföldi eredetű, vámelőjegyzésben, vagy más módon behozott exponátumokat, építési és egyéb anyagokat csak a II. sz. kapun keresztül lehet beszállítani. Itt található a C pavilonban a Schenker Kft. irodája, ahol a szükséges vámkezelési eljárás elvégezhető Schenker Kft. kapcsolat: Kovács Erika tel.: 06-30-737-7382 erika.kovacs2@schenker.hu Böhm Sándor tel.: 06-30-483-7481 sandor.bohm@schenker.hu 9. SAJTÓINFORMÁCIÓ Az újságírók friss, gyors és hiteles informálása érdekében kérjük Önöket, jelezzenek a PR és Sajtó részlegnek minden olyan tájékoztatót, találkozót és eseményt, amely számot tarthat az újságírók, lapok és a közvélemény érdeklődésére. Egyidejűleg lehetőséget biztosítunk arra, hogy a Sajtóközpontban szakanyagokat és egyéb írásos tájékoztatókat helyezzenek el. A kiállítás sajtóreferense: Pákozdi József (tel: 06-30/250-3680) Reméljük fenti tájékoztatónk az Önök megelégedésére szolgált, ezzel is elősegítve kiállítási részvételük hatékonyságát. Amennyiben további információra lenne szükségük, kérjük forduljanak kiállításunk szervezőihez. Köszönjük együttműködésüket!