Összefoglalás A szövegszerkesztővel előállított dokumentum részei A szövegszerkesztő programokkal szemben fontos követelmény, hogy a szövegeket a számítógép a kikapcsolás után is megőrizze, és lehetőséget biztosítson egy másik időpontban való felhasználásra. Erre a feladatra szolgálnak a különböző fájlműveletek. A szövegszerkesztők formázási lehetőségekkel is rendelkeznek. A formázás során a szövegrész külső megjelenését befolyásolhatjuk. Ilyen fontos formázás például a betűk mérete, típusa, színe stb., de idetartozik a margók mérete, az oldal tájolása és mérete is. A karakteres szerkesztők csak a szöveg bevitelére, szerkesztésére használhatók. Ezek nem nyújtanak formázási lehetőségeket. Mivel formázási utasításokat nem tárolnak a mentés során, állományformátumuk általános (formázatlan text fájl). Az ilyen állományokat a legtöbb program problémamentesen meg tudja nyitni. Az igényes dokumentumok, levelek készítésére alkalmas programokat nevezzük grafikus szövegszerkesztőknek. Segítségükkel formázhatjuk a szöveget, képeket, ábrákat, grafikonokat helyezhetünk el a dokumentumban. A kiadványszerkesztők kifejezetten nyomdai előkészítést, nagy terjedelmű dokumentumok elkészítését támogató programok. A szöveg legkisebb formai egysége a karakter. A karakterek közé soroljuk a betűket, a számjegyeket, szimbólumokat, írásjeleket és a szóközt is. Amikor a billentyűzeten leütünk egy billentyűt, akkor a neki megfelelő karakter bekerül a szövegbe. Ez a karakter a szövegszerkesztőben önállóan formázható. A karakterekből további összefüggő elemeket építhetünk fel (például szavakat). Egy bekezdés alatt általában egy új gondolatcsoportot értünk. A bekezdés mindig új sorban kezdődik és az első sora gyakran beljebb van a többinél. A szövegszerkesztőkben bekezdésnek nevezzük a szöveg elejétől vagy az utolsó bekezdésjelet követő karaktertől egy bekezdésjelig tartó karaktersorozatot. A bekezdés itt is új sorban kezdődik és a beljebb kezdést is beállíthatjuk. Szakasz alatt mindennapi szóhasználatban egy tartalmilag összefüggő szövegrészt értünk. Szövegszerkesztésben a szakasz szó alatt, egy tipográfiai szempontból összefüggő egységet értünk. A szakaszok bekezdésekből épülnek fel. A bekezdésformázással a bekezdéseket környezetüknek megfelelően tudjuk alakítani. A dokumentum az egy egységként kezelt és általában egy állományban tárolt szöveg, a formátumaival együtt. A dokumentum szakaszokból épül fel. Amikor begépelünk és megformázunk egy szöveget, akkor mindig egy dokumentumot hozunk létre. Az élőfej és az élőláb a dokumentum oldalainak felső, alsó és oldalsó lévő terület. Élőfejbe és élőlábba szöveget és grafikus elemeket szúrhatunk be, illetve ezeket módosíthatjuk. Hozzáadhatunk például oldalszámozást, dátumot és időt, cégemblémát, dokumentum címét, egy fájlnak vagy szerzőjének nevét. A lábjegyzetek és a végjegyzetek a nyomtatott dokumentumokban használt eszközök, amelyek magyarázattal, jegyzettel vagy hivatkozással látják el a dokumentum szövegét. A lábjegyzetekben elhelyezhetjük a hosszabb megjegyzéseket, a végjegyzetekben pedig a forrásokra utaló hivatkozásokat. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
A szövegszerkesztés gyakorlata A Microsoft Office programcsomag telepítése után általában a Start menü/minden program/microsoft Office menü alatt találjuk a Word szövegszerkesztőt, és azt innen indíthatjuk. A program kezelői felülete rendszerint az alábbi elemekből épül fel: az eszköztárak a legördülő menüt tartalmazó eszköztárral; a munkaterület; a vonalzó; az állapotsor. A menü tematikus csoportosításban tartalmazza a program segítségével elvégezhető szövegszerkesztési és egyéb dokumentumkezelési műveleteket. Az eszköztárak a gyakran használt funkciók kiemelésére, könnyebb és gyorsabb elérhetőségére szolgálnak. A vízszintes és függőleges vonalzók segítségével könnyebben hajthatunk végre bizonyos formázásokat. A munkaterület a szövegszerkesztők legfontosabb alaprésze. Itt készítjük el a szövegünket, itt végezhetjük el a dokumentum formázásával kapcsolatos feladatokat. Az állapotsor az ablak alján elhelyezkedő sáv. Tájékoztatást nyújt az aktív dokumentumról, illetve feladatokról. A szövegszerkesztő programok indításuk után azonnal felajánlanak egy új, üres dokumentumot szerkesztésre. Amennyiben egy újabb dokumentumot szeretnénk létrehozni, használjuk Fájl menü Új dokumentum parancsát. Írás közben a szövegszerkesztő éppen aktuális beállításai alapján elemzi és irányítja a szöveg beírását. A szövegek végső formájának kialakításához használt alapvető beállítások: a betűtípus, a betűméret és a betűstílus meghatározása. Ezeket a Formátum menü Betűtípus menüpontjával állíthatjuk be. Mielőtt erre a menüpontra kattintanánk, jelöljük ki a szöveg megfelelő részét! Nyomtatáshoz válasszuk a Fájl menü Nyomtatási kép menüpontját (ha a menü lenyitásakor nem látszik, nyomjuk meg a menüoszlop alján levő nyilat). A Nyomtatási kép ablak alapján eldönthetjük, hogy folytatjuk-e a papírra nyomtatással (Fájl menü Nyomtatás menüpont), vagy még javítunk a dokumentumon. A szövegszerkesztő program használatának egyik legnagyobb előnye az, hogy az elkészített dokumentum későbbi használat céljából elmenthető. Ehhez a Word Fájl menüjében levő Mentés menüpontot. Amint egy dokumentummal befejeztük a munkát, elmentjük a háttértárolóra és bezárjuk azt. A bezárás során a szövegszerkesztő munkaterületéről eltűnik a dokumentum szövege. A dokumentum bezárását a legtöbb szövegszerkesztőben a Fájl menü Bezárás parancsával hajthatjuk végre. Ha a dokumentum megnyitása óta már módosítottunk valamit a szövegen, és ezt a módosított változatot nem mentettük még el, akkor bezáráskor egy üzenet jelenik meg a monitoron. Ez az üzenet lehetőséget kínál a módosított dokumentum elmentésére. A gép kikapcsolásakor elvesznek a memóriában tárolt adatok, így ahhoz, hogy folytatni tudjuk a már korábban megkezdett munkánkat, a szövegszerkesztő beindítása után a háttértárolóról be kell töltenünk a dokumentumunkat a számítógép memóriájába. A betöltést a legtöbb szövegszerkesztőben a Fájl menü Megnyitás parancsával hajtjuk végre. A parancs megnyitásakor megjelenik a Megnyitás párbeszédablak. Az utolsó dokumentum bezárása nem zárja be egyben a szövegszerkesztő alkalmazást is. Az alkalmazás bezárásához használjuk az alkalmazásablak Bezárás gombját vagy a Fájl menü Kilépés parancsát. Kilépéskor egyúttal az összes megnyitott dokumentum bezáródik, így azok, ha nem voltak még elmentve, egyenként elmenthetők a korábbiak szerint. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
Alapvető műveletek I. A szövegszerkesztő dokumentumablakában egy függőleges vonal villog. Ezt a jelet szövegkurzornak nevezzük. Ez a jel mutatja a begépelendő karakter helyét. A szöveg bevitelének kétféle módját használhatjuk. Az egyik a beszúró mód, a másik pedig az átíró mód. Ha a beszúrásos módban gépelünk be egy karaktert, akkor a szövegkurzortól eredetileg jobbra lévő szöveg egy karakterrel jobbra csúszik. Az átírásos mód esetén azonban egy karakter begépelésekor a kurzortól jobbra elhelyezkedő karakter törlődik, vagyis a begépelt karakter felülírja az eredeti karaktert. A megfelelő mód ellenőrzésére szolgál az állapotsor Átír eleme, amely ha szürke, vagyis inaktív, akkor beszúró módban vagyunk. Ha fekete, akkor aktív, így átíró módban dolgozunk. A folyamatos nagybetűs gépeléshez kapcsoljuk be a billentyűzeten található Caps Lock billentyűt. A Wordben a szóközök megjelenítéséhez nyomjuk be a Szokásos eszköztár Minden látszik gombját. Ekkor kis pontok jelölik a szóközöket. Nagyon fontos, hogy egy szöveget soha ne szóközökkel igazítsuk a helyére. Súlyos hiba szövegszerkesztéskor, ha folyamatos teljes oldalszélességű szöveg esetében minden sor végén lenyomjuk az Entert. Csak indokolt esetben használjuk. Sok olyan karakter van, amely nem található meg a billentyűzeten. Ezeket a speciális karaktereket is elhelyezhetjük a szövegben, ha a Word karaktertábláját a Beszúrás/Szimbólum paranccsal előhívjuk. A kiválasztott szimbólumot a Beszúrás gombbal elhelyezhetjük a szövegkurzor helyére. A Wordben a dokumentumon belüli új oldal elhelyezésére a Beszúrás/Töréspont parancs szolgál. A parancs meghívásával egy párbeszédablak jelenik meg. Itt válaszszuk ki az Oldaltörés töréspontot, majd nyomjuk meg az OK gombot. Alapvető műveletek II. A szöveg begépelését mindig a szövegkurzor aktuális helyén tudjuk végrehajtani. A szövegkurzort tetszés szerint áthelyezhetjük a nekünk megfelelő helyre. Erre a legegyszerűbb megoldás az, hogy az egérkurzort a kívánt helyre visszük és az egér bal gombjával kattintunk egyet. Így a szövegkurzor már az új helyen fog villogni. De a billentyűzeten is találkozhatunk kurzorvezérlő billentyűkkel. Az alábbi két billentyűkombinációt a legtöbb szövegszerkesztőben használhatjuk a dokumentumon belüli mozgásra: Ctrl+Home: a szövegkurzort a dokumentum legelejére viszi Ctrl+End: a szövegkurzort a dokumentum végére viszi Ha elrontunk egy szöveget, akkor azt ki kell javítanunk. Ehhez gyakran ki kell jelölni egy szövegrészt. A kijelölt tartomány fordított színekkel jelenik meg, mint ahogy a gépelt szöveget a monitoron látjuk. Álljunk a kijelölendő szövegrész első karaktere elé! Nyomjuk le a bal egérgombot és tartsuk lenyomva mindaddig, amíg a megfelelő tartományt ki nem jelöltük. Ehhez a lenyomott egeret addig húzzuk, amíg a szöveget szeretnénk kijelölni (vízszintes és függőleges irányban). Amint elértük a kijelölés végét, állítsuk meg az egérmozgást, engedjük fel az egérgombot; így a szövegrész kijelölődik. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
Álljunk a karakter elé és nyomjuk le az egér bal gombját. Húzzuk végig az egérkurzort a karakteren. Amikor a karakter fordított színnel jelenik meg, engedjük fel az egérgombot és már kész is a karakter kijelölése. Kattintsunk az egérrel a szó valamelyik karakterére kétszer, így a szó kijelölődik. Ugyanez érhető el az egér mozgatásával is, ha a bal gombot lenyomva végighúzzuk a szón. Tartsuk lenyomva a Ctrl billentyűt és kattintsunk a mondat egyik karakterére. Így a mondat kijelölődik. Ugyanez érhető el az egér mozgatásával is, ha a bal gombot lenyomva végighúzzuk a mondaton. Ha háromszor egymás után a bekezdés valamelyik karakterére kattintunk, akkor a bekezdés kijelölése megtörténik. Álljunk a kijelölendő sor bal szélén lévő margóra. Ekkor az egérkurzorunk képe nyílra változik. Nyomjuk le az egér bal gombját. Ekkor egy teljes sor jelölődik ki. Menüből a Szerkesztés/Összes kijelölés paranccsal, vagy pedig a Ctrl+A billentyűkombinációval elérhetjük egy kattintással az egész dokumentumunk kijelölését. Formázás I. A formátumok közé tartozik a karakterek, betűk megjelenése, színe, elhelyezkedése a szövegen belül, továbbá a bekezdések megjelenése. További formajellemző a bekezdések előtti és utáni térköz nagysága, a margók mérete és igazítása. A formázást a kijelölt szövegrészen hajtjuk végre. A formátumok beállítására a szövegszerkesztőkben a Formázás eszköztárat vagy a Formátum menüt használjuk. A karakter a dokumentum legkisebb egysége. A karakter formátuma meghatározza a karakter megjelenését és a helyzetét a többi karakterhez viszonyítva. A betűtípus kiválasztásához jelöljük ki a formázandó betűt vagy szövegrészt, majd gördítsük le az eszköztár Betűtípus listáját. A betűméret megváltoztatásához jelöljük ki a szöveget és gördítsük le a Betűméret listát az eszköztáron. Válasszuk ki a kívánt méretet a listából. A betűtípusokhoz a méreten kívül egyéb további megjelenéseket társíthatunk: ilyen a kiemelésekre használt dőlt, félkövér és aláhúzott, illetve ezek kombinációi. A térköz és pozíció segítségével a karakterek szövegen belüli helyzetét és távolságát határozhatjuk meg. A betűk közötti távolság lehet normál, ritkított vagy sűrített. A karaktereknek a többi sorhoz viszonyított függőleges elhelyezkedése lehet normál, emelt és süllyesztett. Fontos jellemzője egy bekezdésnek az előző bekezdéshez és az őt követő bekezdéshez viszonyított elhelyezkedése. Jellemző a bekezdéseken belüli sorok távolsága is. Mindig azt a bekezdést tudjuk formázni, ahol a szövegkurzorunk áll, vagy amely bekezdések ki vannak jelölve. A bekezdések formázását a Formátum/Bekezdés paranccsal alakíthatjuk a Wordben. Az igazítás a bekezdés sorainak az oldal bal és jobb széléhez való viszonyát szabályozza. Alapvetően négyféle igazítási mód van: balra, középre, jobbra, sorkizárt. A sorköz a bekezdéseken belüli szövegsorok távolságát jelenti. A sortávolság a betűméret függvényében automatikusan állítódik, de a sorköz függhet attól is, hogy tartalmaz-e a sor valamilyen nagyobb méretű elemet. A térköz a bekezdést megelőző és a bekezdést követő bekezdések távolságát határozza meg. A hangsúlyozandó szövegrészeknél behúzásokat alkalmazhatunk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
Ha egy szövegrésznek kialakítottuk a formátumát, akkor alkalmazhatjuk azt egy másik szövegrészre is. A Wordben ezt a szokásos eszköztár Formátum másolása ikon segítségével hajthatjuk végre. Egyszerre több, különálló szövegrészt is tudunk ugyanolyan formátumra állítani, ha kétszer kattintunk a Formátum másolása ikonra. Az ikont az Esc billentyű lenyomásával kikapcsolhatjuk. Egy karaktert, bekezdést, kijelölt szöveget szegélyekkel és háttérmintázattal láthatunk el. A szegélyeket leggyakrabban bekezdések keretezésére használjuk. Formázás II. A tabulátorok a bekezdésen belüli szövegrészek oszlopszerű elhelyezését támogató jelek. A tabulátorpozíció három fő jellemzője az oszloppozíció, az igazítás és a kitöltés. A tabulátorpozíciókat kétféleképpen állíthatjuk be: vonalzóval vagy a Formátum/Tabulátorok paranccsal. Amikor bonyolultabb felsorolást akarunk készíteni, esetleg más felsorolásjelet szeretnénk használni, akkor a Formátum/Felsorolás és számozás parancsával ezt is megtehetjük. A többszintű listák olyan sorszámmal ellátott bekezdések, melyek sorszáma további alsorszámokkal rendelkezik. Egy dokumentum elkészítése előtt meg kell terveznünk a dokumentum megjelenési formáját, meg kell határoznunk azokat a formátumelemeket, amelyeket az egész dokumentumunkban használni szeretnénk. Ilyenkor a karakterek, bekezdések jellemzőit összegyűjtve, egy hivatkozási névvel ellátva, stílusokat készíthetünk. Stílus alatt a formátumjellemzők névvel ellátott csoportját értjük. Új stílus készítéséhez adjuk ki a Formátum/Stílusok és formázás parancsot. A Word XP-ben egy panel jelenik meg a munkaterület jobb oldalán. Itt keressük meg az Új stílus gombot és nyomjuk meg. Tipográfia a szövegszerkesztésben A tipográfia feladata nem egyszerűen szöveg közlése, hanem a szöveg megértetése, a közölt szöveg magasabb szintű átadása, vagyis a szöveg formákba való elrendezése. Legkisebb eleme a hangokat szimbolizáló betű, ami egyben a legalapvetőbb tipográfiai forma, mint építőelem. Valamely nyomtatvány tervezése során a tervező feladata a felhasználásra kerülő betűtípus és betűfokozat meghatározása. Az alkalmazásra kerülő betűfajtát esztétikai, olvashatósági, kivitelezési szempontok figyelembevételével kell meghatározni! Betűkialakítás szempontjai: olvashatóság; tartalom és a forma összhangja (betű és illusztráció kapcsolata); sorritkítás módja és a nyomandó anyag (papír) minősége; címbetű és szövegbetű kiválasztásának összhangja, a betűfokozat meghatározása. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5
Kétféle nyomdaipari mértékrendszert ismerünk: pontrendszer; picarendszer (ejtsd: pika). A pica- és a pontrendszer mértékegysége a tipográfiai Pont. A ma használt nyomtatott betűink mindegyike egy vízszintes és függőleges vonalak által határolt derékszögű felület síkjában helyezkedik el. A betűközök túlzott növekedése vagy csökkenése miatt a szöveg olvashatósága és esztétikai megjelenése lényegesen romlik, ezért meg kell határozni a betűtípusoknál az optimális betűtávolság mértékét ez az egalizálás. A ligatúra 2-3 egymás melletti betű összeépítése. Bizonyos betűkombinációk ütközésének elkerülése céljából jelenleg is használatosak. A legáltalánosabban használt a süllyesztett iniciálé. Helyes használatának kritériumai: baloldalt a hasáb szélével optikailag álljon; alapvonala a süllyesztés utolsó sorának alapvonalával álljon; magassága érje el az első sor felnyúló szárainak vonalát; az alulról és jobbról határoló térközök optikailag egyenértékűek legyenek. A szövegközi kiemeléseket betűváltozatokkal érjük el! A lehetséges kiemelések: dőlt; kiskapitális (személyneveknél az első betű verzál); félkövér, kövér (ilyenkor 1 ponttal vissza kell venni, egyébként optikailag sokkal nagyobbnak hat, zavarja az olvasást). Szövegközi kiemelésként TILOS: aláhúzni (mert a lelógó szárakat átvágjuk); kapitálist alkalmazni (mert a sorközök kisebbnek hatnak, zavaró); ritkítani a szöveg kiemelendő részét (szétdobja a szöveget). Alapvető beállítások A szerkesztés alatt különböző formákban jeleníthetjük meg a képernyőn a dokumentumot; ez a megjelenés nem befolyásolja a nyomtatási képet, csak a kényelmesebb szerkesztést biztosítja. A nyomtatási kép a nyomtatótól és annak beállításaitól függ. A Normál nézet egy egyszerűsített oldalképet mutat. Ez a nézet a legalkalmasabb a szöveg beírására, szerkesztésére és az egyszerűbb formázásokra. Egy nagyobb dokumentum elkészítése előtt célszerű vázlatot írni, majd utána részletesen kidolgozni az előre elkészített vázlatpontokat. Az ilyen dokumentumok tervezéséhez használható a Vázlat nézet. A Nyomtatási elrendezés nézetben megtekinthetjük, hogy a dokumentumunk hogyan jelenik meg nyomtatott formában. Webes elrendezés segítségével úgy nézhetjük meg a dokumentumunkat, ahogyan az egy böngészőprogramban majd megjelenik. Ez akkor hasznos, amikor weblapot készítünk szövegszerkesztőnkkel, vagy ha egy weblapot töltünk be a szövegszerkesztőbe. Ez az elrendezés a szövegeket, táblázatokat úgy helyezi el az oldalon, Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6
hogy azok szélességükben, a dokumentumablakban elférjenek. A webes elrendezést a Nézet/Webes elrendezés paranccsal választhatjuk ki. A Dokumentumtérkép nézet nem önálló nézet, hanem a korábbi nézetek bármelyikével együtt használható megjelenítési forma. Használatakor egy különálló ablak jelenik meg dokumentumunk bal oldalán. Ebben az ablakban láthatjuk a dokumentumunk szerkezetét, vázlatos formáját, használatával kényelmesebben mozoghatunk a dokumentumunkban. A dokumentumtérképet a Nézet/Dokumentumtérkép paranccsal be- vagy kikapcsolhatjuk. A nagyítás vagy kicsinyítés mértékét %-ban kell megadnunk; a 100% jelzi a valóságos méretet. A nagyítást vagy kicsinyítést elvégezhetjük a Nézet/Nagyítás parancscsal. Két lehetőség áll a rendelkezésünkre az eszköztárak felhasználói igény szerinti megjelenítésére. Az egyik lehetőség a Nézet/Eszköztárak parancs legördítése után megjelenő eszköztárak meghívása vagy eltüntetése. A kívánt eszköztár mellé tegyünk egy pipát klikkeléssel, ha elő szeretnénk hívni. Ha viszont el akarjuk tüntetni, akkor az eszköztár melletti pipára klikkeljünk egyet. Exportálás A Word több szöveges állományt is használ: Egyszerű szöveg: Semmilyen formázási elemet nem ment el, az ANSI karakterkészletet használja. MS-DOS formázott szöveg: Az előzőhöz hasonlóan semmilyen formázási elemet nem ment el, de ebben az esetben a kiterjesztett ASCII karakterkészletet használja mentéskor. Rich Text formátum (RTF): A szöveges adatmentés egy speciális formátuma. A szöveget a formázásokkal együtt egy szabványos formátumban menti el, amely a különböző alkalmazások közötti szöveges dokumentumátvitelt segíti. (A vírusok Weblap: Ha egy dokumentumot weblap formátumban mentünk el, akkor az internetes böngészőprogramok számára felismerhető dokumentumot hozunk létre, HTML-formátumban. Minden formátumátváltásnál vigyázzunk, mert az eredeti formázási elemek közül néhány a másik formátumban nem használható, így az átalakított dokumentum megjelenése eltérhet az eredetitől a másik szövegszerkesztőben. Ugyanez vonatkozik a dokumentum Wordbe történő importálására is. A szövegszerkesztőkben az állomány formátumát megadni vagy megváltoztatni legegyszerűbben a mentéskor lehet. A Word esetén a Fájl/Mentés másként párbeszédablakban találhatunk egy listát, mely a különböző állományformátumokat tartalmazza. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7
Finomítás A megírt dokumentum a margók által határolt belső területen jelenik meg. A margók általában néhány speciális elemtől eltekintve üresen maradnak. Ilyen elem az oldalszám, az élőfej és az élőláb, a lábjegyzet és a végjegyzet. Az oldalszámok megjelenítéséhez adjuk ki a Beszúrás/Oldalszámok parancsot. Ekkor egy párbeszédablak jelenik meg, megadhatjuk az oldalszámok elhelyezését és igazítását. Az élőfej (fejléc) és élőláb (lábléc) az oldal tetején és alján megjelenő információ. Az élőfejek és élőlábak olyan információkat tartalmaznak, melyeknek a szakasz minden oldalán meg kell jelenniük. Ilyen lehet például az oldalszám vagy a fejezet megnevezése. Az előfejnek szokásos elnevezése még a fejléc, az élőlábnak pedig a lábléc. Az oldal alapvető fizikai jellemzője a papír mérete, amely lehet szabványos, illetve nem szabványos is. Az oldal tájolása is fontos jellemző, hiszen nem mindegy, hogy álló vagy fekvő papírra írunk-e. Lehetőség van a szöveg két vízszintes margóhoz (a felső és alsó margóhoz) történő igazítására is: Fent: a szöveg felülre igazítása; Középen: a szöveg függőlegesen középre igazítása; Kiegyenlített: a szöveg függőlegesen mind az oldal felső, mind az alsó széléhez igazítása. Gyakran tapasztalhatjuk, hogy sorkizárt igazítás alkalmazásakor nagyon "hézagos" sorok alakulnak ki. Sokan ilyen esetben kötőjellel választják el a szavakat, így viszont a szöveg átszerkesztése során, ha az így elválasztott szó átkerül egy másik sorba, a kötőjel a szövegben marad. Ennek kiküszöbölésére a szövegszerkesztők helyesírásellenőrzőit ellátták szóelválasztó funkcióval. Adjuk ki az Eszközök/Nyelv/Elválasztás parancsot! A megjelenő párbeszédablak segítségével beállíthatjuk a szavak automatikus elválasztását: jelöljük be az Automatikus elválasztás jelölőnégyzetet. A nyomtatást akkor célszerű végrehajtani, amikor már biztosak vagyunk benne, hogy a dokumentumunk eleget tesz a kívánalmainknak, hiszen ez az egyik legköltségesebb része a szövegszerkesztésnek. Mielőtt a nyomtatást megkezdenénk, ellenőrizzük, hogy a nyomtató üzemkész-e, van-e a nyomtatóban papír, van-e elegendő festék a kazettában. A Fájl/Nyomtatási kép parancs előhívásakor megjelenik a nyomtatási képnek megfelelő dokumentum: A nyomtatási tartomány segítségével adhatjuk meg a dokumentum azon részeit, melyeket ki szeretnénk nyomtatni. Ekkor három lehetőségünk van: Ha a Minden oldal pontot választjuk, akkor a Word a teljes dokumentumot kinyomtatja. Az Aktuális oldal hatására csak azt az oldalt tudjuk nyomtatni, ahol a szövegkurzor található. Ha a dokumentumunknak csak egy részét vagy egy nem összefüggő oldaltartományt akarunk nyomtatni, akkor válasszuk ki az Oldalak pontot. A hozzá tartozó mezőben begépelhetjük a nyomtatni kívánt oldalak számát. Ha olyan oldalszámot adunk meg, amelyik nem szerepel a dokumentumban, akkor a nyomtatás során nem kapunk hibaüzenetet. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8
Táblázatok készítése, beszúrása A táblázat általában sorokat és oszlopokat tartalmazó, téglalap alakú szövegterület. Segítségével szövegeket oszlopos formában helyezhetünk el. A táblázatban szereplő szövegek, adatok egy egységet képeznek. A táblázat legkisebb egysége a cella. A táblázatok kezelésére szolgáló parancsokat a Táblázat menüből érhetjük el. Táblázatokat háromféleképpen készíthetünk: rajzolással; a Táblázat/Beszúrás/Táblázat menü segítségével; az eszköztár Táblázat beszúrása gombjával. Egy táblázat készítésekor meg kell határoznunk a táblázatban szereplő oszlopok és sorok számát. Ezek a számok a táblázat készítése során módosíthatók, így lehetnek eltérő cellaszámú sorok is. A táblázat cellái között a Tab billentyűvel tudunk mozogni előre, és Shift+Tab billentyűkkel vissza. Ha a Tab billentyűt a táblázat utolsó cellájánál nyomjuk le, akkor egy új táblázatsort hoz létre a szövegszerkesztő. A teljes táblázat kijelöléséhez használjuk a Táblázat/Kijelölés/Táblázat parancsot! Az Oszlopok beszúrása parancs hatására egy oszlop kerül be a kijelölt oszlop elé. Sort hasonlóan tudunk beszúrni. Jelöljük ki azt a sort, amelyik elé egy üres sort akarunk beszúrni! A helyi menüből válasszuk ki a Sor beszúrása parancsot! Egy üres sor jelenik meg. Ha törölni szeretnénk oszlopokat és sorokat a táblázatból, jelöljük ki a törlendő elemeket, majd jelenítsük meg a helyi menüt. Az Oszlopok beszúrása parancs alatt található Oszlopok törlése parancsot adjuk ki! Ha a táblázatunkban utólagosan törölni szeretnénk egy cellákat elválasztó vonalat (cellákat akarunk összevonni), nagyon egyszerűen megtehetjük a radír segítségével. Táblázatok és szegélyek eszköztáron található egy Radír kétállapotú gomb, amelynek segítségével elvégezhetjük ezt a feladatot. Képek és grafikák beillesztése Mielőtt képet helyeznénk a dokumentumba, álljunk mindig a beszúrás helyére. Kép beszúrását a Beszúrás/Kép menü segítségével hajthatjuk végre. Ha a Word saját képeiből szeretnénk választani, akkor válasszuk a Beszúrás/Kép/ClipArt parancsot! A munkaterület jobb oldalán egy párbeszédablak jelenik meg, itt válasszuk a megfelelő ClipArt kategóriát; ezután megjelennek a kategória képei. Válasszuk ki a megfelelő képet és kattintsunk rá kétszer! Ekkor a kép a dokumentumunkra kerül. Ha olyan képet szeretnénk elhelyezni egy szövegben, melyet valamelyik grafikai programmal állítottunk elő, akkor használjuk a Beszúrás/Kép/Fájlból parancsot. A megjelenő ablak képei közül válasszuk ki a kívánt képet! A kiválasztott kép beszúrásához nyomjuk meg a Beszúrás gombot! A kép a szövegkurzor helyére, a szövegrétegbe kerül. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9
A kép méretét a méretarány megtartásával is beállíthatjuk. Ezt a képre állva, az egér jobb gombjának lenyomásakor, a Kép formázása parancs meghívására felugró ablak Méret fülével érhetjük el. Ha már korábban elkészítettünk egy olyan munkát, amelyet objektumként szeretnénk beágyazni vagy csatolni, a legtöbb szövegszerkesztőben lehetőségünk van közvetlenül a lemezről, pendrive-ról, cd-ről, digitális fényképezőgépről és egyéb állományból elvégezni a beillesztést. Ehhez adjuk ki a Beszúrás/Objektum parancsot, és válasszuk az ablak Létrehozás fájlból fülét! Keressük meg a beillesztendő objektumot tartalmazó állományt a Tallózás gomb segítségével és ha be akarjuk ágyazni, akkor hagyjuk jelöletlenül a Csatolás jelölőnégyzetet; ha csatolni akarjuk, akkor jelöljük be. Körlevél készítése A körlevél olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatbázisnak (adatfájlnak) nevezzük. A törzsdokumentumot egy adatforrás tartalmával egészíti ki a program, és ilyen módon egyedi dokumentumokat hoz létre. Egy körlevél készítése a következő lépésekből áll: az adatforrás létrehozása (amennyiben még nem hoztuk létre); a törzsdokumentum létrehozása és az egyesítésmezők elhelyezése a törzsdokumentumban; törzsdokumentum és az adatforrás egyesítése körlevéllé. A körleveleket formai és előállítási szempontok alapján négy csoportba soroljuk: A levélcímkék (etikettek) olyan körleveleket jelentenek, melyek egyesítés után egy címjegyzéket adnak egymás alatt (egy oldalon akár többet is). Az ilyen körlevelek jól alkalmazhatók borítékokra ragasztható öntapadós etikettek készítésére. Borítékok megcímzésére is alkalmazhatunk körlevelet. Egy adott adatforrásból jól megtervezett borítékforma segítségével egyszerűen elkészíthetjük a formalevelekkel előállított levelekhez a borítékokat is. A címtár vagy katalógus típusú körlevél az adatforrás egyes tételsorait nem teszi új lapra és új szakaszba, hanem folyamatosan jeleníti meg a tételsoroknak megfelelő katalóguselemeket. Segítségével árjegyzékeket, terméklistákat, katalógusokat készíthetünk. A formalevelek készítésekor az adatforrás minden egyes megjelenő sorához külön levél készül, amelyik új oldalon, új szakaszként jelenik meg az egyesített dokumentumban. Tehát a dokumentum több azonos tartalmú és formájú levélből áll, de minden egyes példány más és más változó adatot tartalmaz. A körlevél elkészítésének lépésein a Körlevél varázsló vezet végig. A Körlevél varázslót az Eszközök/Levelek és küldemények/körlevél menü segítségével indíthatjuk el. A körlevelek létrehozásához a Körlevél eszköztár is használható, addig azonban, amíg nem vagyunk kellően rutinosak, célszerűbb a munkaablakot használni. A Körlevél varázsló megnyitása után az első lépés, hogy kiválasztjuk egy listából, milyen típusú dokumentumot kreáltunk. Lehet szó levélről, borítékról, címkéről stb. Ezt egy választógomb segítségével adjuk meg. Az eljárás egyes lépései között előre a munkaablak alján található Tovább, visszafelé a Vissza gombokkal lépegethetünk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10
Ha megírtuk a személyesíteni kívánt dokumentumot, akkor a következő lépésben a Tovább gomb megnyomása után válasszuk az Aktuális dokumentum alapján választókapcsolót. A címzettek kiválasztásánál szükségünk lesz egy olyan listára, ahol azok az adatok szerepelnek, amelyeket a levelünkben változóként szeretnénk szerepeltetni. Legegyszerűbb, ha ezeket az adatokat Excelben tároljuk, így elég a Tallózás gombbal kiválasztani az adott fájlt a használathoz (keressük meg azt a könyvtárszerkezetben, majd nyomjunk meg mindkét felugró ablakban az OK gombot, majd kattintsunk a Körlevél munkaablak Tovább gombjára). A kéken aláhúzott Címterület pont mezők egyeztetése alpontjával illeszthetünk be címet a levelünkbe. Az ott látható lenyíló fülek segítségével adható meg, hogy az Excel táblázatunk melyik oszlopa milyen sorrendben kerüljön beszúrásra (például elöl legyen a név, aztán a város, az utca, majd az irányítószám, ne pedig fordítva). A szintén kékkel aláhúzott Megszólítás pontban a levél címzettjét változtathatjuk hasonló módon, mint azt az előbb a cím megadásánál tettük. Lehetőség van még további elemek megadására is, a variációk száma szinte végtelen. Ha jól adtuk meg az adatokat, akkor a dokumentum megfelelő helyén ezt fogjuk látni: Megszólítás Ha ekkor megnyomjuk a Körlevél munkaablak Tovább gombját, akkor a Címzett1 már beszúrásra is kerül. Az Előre és Vissza gombok megnyomásával ellenőrizhetjük az öszszes elkészült levelünket, majd a Tovább gomb utoljára történő megnyomása egyesíti számunkra a körlevelet, amit azonnal ki is tudunk nyomtatni. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11