Komplex szervezetfejlesztés megvalósítása Tab Város Önkormányzatánál Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba 2010
Projektvázlat 1. Jegyzői egyeztetés 2. Célok, elvárások A helyi újság tartalmával és megjelenéseivel összeegyeztetve az Önkormányzati hírlevél gyakorlatának kialakítása oly módon, hogy az megfeleljen a különböző célcsoportok elvárásainak, valamint a pályázati előírásoknak. 3. Feladatok 1.) Önkormányzati hírlevél tartalmi felépítésének átalakítása olyan módon, hogy az megfeleljen a civil szervezetek számára. ÁROP 2
Tartalomjegyzék Bevezetés 4 Önkormányzati hírlevél 5 Célcsoport azonosítás 6 Megjelenés gyakorlata 7 Tartalmi felépítés 8 Tabi Újság 9 Projekt következő lépései 10
Bevezetés A partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba projekt alcím során felvázoljuk az önkormányzati hírlevél tartalmi felépítésére vonatkozó javaslatainkat. A pontos igényfelméréshez, valamint a megjelenési gyakorlat és tartalmi előírások kidolgozásához egy összetett kérdőíves felmérést végzünk a civil, valamint a vállalkozási szféra szereplői között. Az Önkormányzati hírlevél bevezetésére vonatkozó előírások kidolgozására a kérdőíves felmérés kiértékelését követően, a jelen dokumentumban szereplő lehetőségeket figyelembe véve, az önkormányzati döntéshozókkal folytatott egyeztetések alkalmával kerül sor. 4
Önkormányzati hírlevél Az önkormányzati hírlevéllel kapcsolatban megfogalmazható elsődleges cél, hogy előre megtervezett módon, jól informálják az érintetteket, hogy szerepüket a helyi ügyekben megfelelő módon tudják betölteni. A nagyobb állampolgári tudatosság arra ösztönzi a közösség tagjait, hogy aktívan vegyenek részt a helyi kormányzásban. Elvárják a folyamatos tájékoztatást az önkormányzat működéséről, az aktuális ügyek alakulásáról. Jelenleg Tab Város Önkormányzatának nincsen hírlevele, a helyi közösség tájékoztatása az aktuális ügyekről a havonta megjelenő helyi újságon, a honlapon, valamint az önkormányzati faliújságon keresztül történik. Az önkormányzati hírlevél megjelenési gyakorlatának, valamint a tartalmi felépítésének kialakításánál az alábbi tényezőket kell figyelembe venni: 1)Célcsoport azonosítás; 2)Megjelenési gyakorlat; 3)Tartalmi felépítés. 5
1. Célcsoport azonosítás A hírlevél tartalmi felépítésének meghatározása során első lépésként arról kell dönteni, hogy a különböző célcsoportoknak megfelelően, testre szabottan kerüljön kidolgozásra, vagy a közösség minden tagjának, szervezetének azonos tartalommal kerüljön kiküldésre. A különböző és pontosan szegmentált célcsoportok számára specifikált üzenet és a megfelelő kommunikációs eszköz megtalálása elősegíti a hatékonyabb kommunikációt. A hírlevél szempontjából elsődlegesen a közösséget az alábbiak szerint célszerű csoportosítani, azonban minden új üzenetnél érdemes átgondolni, hogy milyen célcsoportot érint, és amennyiben szükséges, új célcsoportokat kell alkotni. Egy személy minden esetben több csoportba is beletartozik, tehát minél több célcsoportot megszólítunk különböző eszközök segítségével, annál valószínűbb, hogy a célszemélyekhez eljuttatjuk az üzenetünket. Lakosság és civil szféra szereplői Korosztály szerinti csoportosítás, pl: óvodás, iskolás, felnőtt, nyugdíjas, stb; Férfiak-nők; Család; Különböző társaságok, egyesületek, közösségek; Helyben munkavállalók, ingázók, munkanélküliek; Egyéb. Polgármesteri Hivatal, Képviselőtestület, Intézmények Vezetők: polgármester, jegyző, felső vezetés, csoportok vezetői, bizottságok vezetői stb.; Szervezeten belüli csoportok, osztályok, bizottságok tagjai; Azonos területtel foglalkozók csoportja; Képviselő-testület tagjai; Adott projektben résztvevő munkatársak csoportja; Egyéb. Helyi gazdasági élet szereplői Településen bejegyzett vállalkozások; Egyéni vállalkozók; Szolgáltató szektor; Mezőgazdasági szektor; Ipari és építőipari szektor; Egyéb. 6
2. Megjelenés gyakorlata A hírlevél megjelenésének gyakorlatával kapcsolatban az alábbi kérdésekben szükséges döntést hozni. Megjelenés gyakorisága: Alkalmi jelleggel; Havi szinten; Negyedévente; Félévente; Évente. Megjelenés formája: Papír alapon (ebben az esetben a kiküldés gyakorlatát is meg kell határozni); Honlapon; Emailen; Hirdetőtáblán. 7
3. Tartalmi felépítés A tartalmi felépítéssel kapcsolatos kérdésekkel a célcsoport meghatározását (egységes, vagy specifikált hírlevél), illetve a megjelenési gyakorlattal kapcsolatos döntések meghozatalát követően célszerű foglalkozni. Figyelembe kell venni többek között a különböző pályázatokban meghatározott elvárásokat, a civil és a vállalkozó szféra szereplőinek a kérdőíves felmérés alapján meghatározott igényeit, valamint össze kell egyeztetni a helyi újság megjelenési gyakorlatával és tartalmi felépítésével. Az önkormányzati hírlevél bevezetése, valamint az önkormányzat honlapjának a modernizálása lehetőséget ad a Tabi Újság tartalmi felépítésének is az újragondolására. Az erre vonatkozó javaslatainkat a következő dia tartalmazza. 8
Tabi Újság Az önkormányzati kommunikáció meghatározó eszköze a helyi, havonta megjelenő, ingyenes, mindenki számára kézbesítésre kerülő Tabi Újság. A helyi nyomtatott sajtóval kapcsolatban felmerülő kérdések inkább a minőségi elvárásokra vonatkoznak. Mivel a helyi sajtó legfeljebb havi szinten jelenik meg, a hírek többsége nem biztos, hogy aktuális lesz. Ezért, valamint a széles és egyáltalán nem tagolt célcsoport miatt fontos újragondolni a helyi újság (tartalmi és formai) megjelenésének gyakorlatát, szerkesztésének irányelveit. Lényeges szempont, hogy az eseményekről készült (krónikajellegű) beszámolókon kívül törekedjék azoknak az információknak a megjelenítésére, amelyek máshonnan nem, vagy nehezen hozzáférhetőek, ugyanakkor lassan vesztik el aktualitásukat, így nem teszik a lapot már a megjelenés pillanatában túlhaladottá. Ilyen lassan-avuló téma lehet például a lakosság mindennapi életét érintő helyi rendeletek, törvények magyarázata, hivatali ügymenetek leírása, településtörténeti érdekességek vagy épp helyi potentátok, hírességek életének, gondolatainak bemutatása. Utóbbiak technikai jellegűből helyivé teszik az újságot, személyessé a hangvételt és, ami az agglomerációban különösen éles kérdés, erősítik a településhez tartozás, a lokálpatriotizmus érzését is, amely társadalom-politikai szempontból további előnyöket generál. Javaslat: Az újságban külön rovat létrehozása az óvodás korú gyermekek (aktuális rajzpályázat nyertes alkotásainak megjelentetése, játékok, kifestő,stb), az iskolás korú gyermekek (írhatnának cikket az őket aktuálisan érintő, érdeklő témákról: zene, filmek, iskolai esemény; vers és/vagy novella pályázat, stb.), nyugdíjas korosztály (folytatásban irodalmi művek megjelentése, keresztrejtvény, stb.), illetve a hölgyek (divat, horoszkóp, gyereknevelés, stb.) és urak (technikai újdonságok, sport,stb.) számára. Negyedévente egy aktuális témát teljesen felölelő, tematikus kiadás bevezetése. 9
Projekt következő lépései Partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba. Tanulmány véglegesítése, zárójelentés: 2010. december 10.