VESZPRÉM MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT TURISZTIKAI HIVATALA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Veszprém, 1997. július Veiland László hivatalvezető Jóváhagyom: Veszprém, 1997. július Dr. Zongor Gábor megyei közgyűlés elnöke
I. A Hivatal jogállása, szervezete 1. Veszprém Megyei Önkormányzatának Turisztikai Hivatala a Veszprém Megyei Önkormányzat 50/1997/IV. 24. MÖK határozatával 1997. május 1-től létrehozott szervezete. A Turisztikai Hivatal: a.) jogi személy, székhelye: 8200 Veszprém, Megyeház tér 5. b.) részben önálló maradványérdekeltségű rendszerbe sorolt költségvetési szerv, amelynek gazdasági és pénzügyi feladatait a MÖK Hivatala (Közgazdasági Iroda) látja el. 2. Tevékenysége felett a felügyeletet a Megyei közgyűlés elnöke gyakorolja. Felügyeleti jogkörében: a.) b.) c.) d.) gyakorolja a szervezet vezetőjével kapcsolatos munkáltatói jogokat, jóváhagyja a Turisztikai Hivatal szervezeti és működési szabályzatát, költségvetését és anyagi érdekeltségi rendszerét, beszámoltatja vezetőjét a szervezet tevékenységéről, a konkrét ügyek tartalmát és intézését kivéve, intézkedik, ha a szervezet tevékenysége jogszabályba, vagy az önkormányzat szervezeti és működési szabályzatának előírásiba ütközik. 3. A Turisztikai Hivatal működési feltételeit a Veszprém Megyei Önkormányzat Hivatala biztosítja. 2
4. A Turisztikai Hivatal vezetését a Megyei Önkormányzat Közgyűlése által kinevezett hivatalvezető látja el, aki: a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) h.) i.) j.) k.) felelős a szervezet működéséért, a tevékenységének összehangolásáért, képviseli a szervezetet, beszámol működéséről a közgyűlésnek és a közgyűlés elnökének, szervezi az önkormányzatok, más megbízók és a Turisztikai Hivatal kapcsolatát, beszámoltatja a dolgozókat tevékenységükről, ellenőrzi munkájukat és gyakorolja a munkáltatói jogokat, szerződést köt a megbízást adó szervekkel, önkormányzatokkal, kijelöli a megbízók ügyében eljáró dolgozókat, figyelembe véve az ügy jellegét és a szervezeten belül kialakított munkamegosztást, megállapítja a Turisztikai Hivatal dolgozóinak munkaköri leírását és tevékenységük szabályait, szervezi a dolgozók továbbképzését, kiadmányozza a vezetői intézkedéseket, szabályozza az ügyek nyilvántartási rendjét, gondoskodik a költségvetés összeállításáról, biztosítja az adminisztrációs, ügyviteli, egyéb gazdasági ügyek intézését, akadályozatatása esetén gondoskodik helyettesítéséről, (a munkáltatói jogkörök kivételével teljes hatáskörrel). 5. A Turisztikai Hivatal létszáma 5 fő: - 1 fő hivatalvezető - 3 fő referens - 1 fő ügykezelő-titkárnő a.) b.) a dolgozók részletes feladatait munkaköri leírás tartalmazza, mely a szervezeti és működési szabályzat melléklete, a Turisztikai Hivatal képviselete a hivatat útján történik: az egyes ügyekben a megbízóval közvetlen kapcsolatot tartanak a kijelölt dolgozók is, 3
c.) d.) a dolgozók tevékenységükért felelősséggel tartoznak, véleményeltérés esetén jogosultak álláspontjukat írásba foglalni, szükség esetén a hivatal vezetője konkrét ügyekben a Turisztikai Hivatal munkaviszonyban nem álló szakértőknek eseti megbízást adhat. II. A Turisztikai Hivatal feladata: Az idegenforgalom területén a MÖK-re háruló kötelező non profit feladatok ellátása: A megye idegenforgalmi értékeinek feltárása, bemutatása, propagálása, a turisztikai értékek piacra jutásának elősegítése. A megyét, illetve egyes térségeit bemutató turisztikai kiadványok megjelentetésének előkészítése. A kiállításokon, vásárokon történő non profit bemutatkozások lebonyolítása. A közgyűlés idegenforgalmi bizottsága munkájának szakmai segítése, kiszolgálása. A turisztikai fejlesztések, tervek testületi véleményezésének előkészítése. Munkakapcsolat tartása az idegenforgalom különböző szintű szerveivel, szakmai, érdekképviseleti szövetségekkel, szervezetekkel. A megyei tourinform hálózat munkájának szakmai segítése, koordinációja. A Veszprém Megye Idegenforgalmáért Alapítvány kuratóriumának működtetése. A nemzetközi kapcsolatok keretében kialakított együttműködésben megjelölt turisztikai projektek gondozása. A megyei önkormányzat működésében jelentkező kereskedelem-, ipari- és agrárágazat szakterületeihez kapcsolódó feladatok ellátása. Megjegyzés: a részletezett feladatok a mellékelt munkaköri leírásokban szerepelnek. 4
III. A Hivatal főbb működési szabályai 1. A Turisztikai Hivatal Veszprém Megyei Önkormányzat önálló intézményeként működik, mint részben önálló maradványérdekeltségű költségvetési szerv. a.) b.) c.) Gazdasági és pénzügyi feladatait a Veszprém Megyei Önkormányzat Hivatala látja el. Az elszámolás biztosítása érdekében a Megyei Önkormányzat Hivatala minden év elején és végén összegzi a Turisztikai Hivatal költségvetését, havonta bevételeiről és kiadásairól pénzügyi információt szolgáltat. A Turisztikai Hivatal közvetlen rendelkezésére bocsátott előirányzat, készpénz, ellátmány, felhasználásáról, elszámolásáról a hivatalvezető köteles a hatályos jogszabályi keretek között, illetve külön megállapodás alapján gondoskodni. 2. A Hivatal vezetője a külön jogszabályban megállapított célokra a költségvetésben megállapított reprezentációs előirányzattal rendelkezhet, melynek elszámolásáról negyedévente köteles gondoskodni az általános pénzügyi szabályok szerint. 3. A Turisztikai Hivatal TÁKISZ által vezetett törzskönyvi nyilvántartásba törénő bejegyzésről az Önkormányzati Hivatal gondoskodik. 4. A Turiszitikai Hivatal dolgozóinak munkaideje és félfogadása megegyezik az Önkormányzati Hivatal munkarendjével. 5. A Turisztikai Hivatal ügyiratainak iktatásáról és kezeléséről az Önkormányzati Hivatal gondoskodik. 6. A Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletei: - Közalkalmazotti szabályzat (1. sz. melléklet) - munkaköri leírások (2. sz. melléklet) 5
Veszprém Megyei Önkormányzat Turisztikai Hivatal Közalkalmazotti Szabályzatának 1. számú melléklete a védőruha és ruházati hozzájárulásról 1/1. A Munkáltató évente ruházati hozzájárulást juttat a foglalkoztatott közalkalmazottak részére. A juttatás mértéke a személyi jövedelemadóról szóló törvényben meghatározott adómentes összeg, amelyet a pénzügyi lehetőségek függvényében a Munkáltató a költségvetésben meghatározott előirányzat szerint kiegészít. 1/2. A közalkalmazott a juttatás mértékéig a Munkáltató nevére és címére kiállított ÁFÁ-s számlákkal számol el. 1/3. A ruházati hozzájárulás felhasználható - felsőruházat - ing, blúz - lábbeli - táska - kiegészítő ruházat (nyakkendő, sál) vásárlására. 1/4. A közalkalmazottat védőruha illeti meg, amennyiben a munka a ruházat nagymértékű szennyezésével jár. Ilyen esetekre a ruházati hozzájárulásból a munkavállaló védőruha (pl. köpeny) beszerzéséről gondoskodhat saját részére. 1/5. A védőruha és ruházati hozzájárulás a közalkalmazottat a kinevezése napjától illeti meg. Év közben történő kinevezés esetén a közalkalmazott a juttatás időarányos részére jogosult. 1/6. Fizetés nélküli szabadság, valamint huzamos ideig tartó táppénz, szülési szabadság, GYES, GYED idejére a közalkalmazottat a védőruha és ruházati hozzájárulás nem illeti meg.
2-es számú melléklet Munkaköri leírások Az SZMSZ II. fejezetében megjelölt általános feladatkörök alapján a részletezett feladatok Hivatalvezető: Az ágazati feladatok koordinációja, a szervezet tevékenységének irányítása, menedzselése.(az SZMSZ I. fejezete 4. pontjában megjelöltek szerint.) A közgyűlés Idegenforgalmi Bizottsága munkájának segítése, a szakmai titkári feladatok ellátása. Veszprém megye Idegenforgalmáért Alapítvány kuratóriuma titkári teendőinek, az ezzel összefüggő operatív feladatoknak ellátása. A pályázati kiírások kimunkálása, a pályamunkák elemzése, döntésre előkészítése. A szerződéskötések előkészítése, a támogatási keretek felhasználásának ellenőrzése, az elszámolások elvégzése. A gazdaságstatisztikai adatok elemzése, értékelése. Az Ipari, Kereskedelmi és Idegenforgalmi Minisztérium, illetve a Magyar Turizmus Rt. által kiírt országos turisztikai pályázatok előzetes véleményezésében, elbírálásában történő részvétel. A turisztikai szabályozásra vonatkozó tervezetek, állásfoglalások előzetes véleményezése. A megye, illetve annak egyes részeit érintő turisztikai fejlesztési tervek véleményezésre történő előkészítése. Folyamatos munkakapcsolat fenntartása az idegenforgalomban működő társszervezetekkel: részvétel a Megyei Önkormányzatok Országos Szövetsége Idegenforgalmi munkabizottságában, a Megyei Idegenforgalmi Hivatalok Szövetsége Országos Egyesülete (IHSz) munkájában Veszprém megye képviselete, a Magyar Turisztikai Egyesületben (MATUR) a MÖK képviseletének ellátása, részvétel a megyei szervezet választmányának munkájában, együttműködés a Balatoni Intéző Bizottsággal az üdülőkörzetet érintő turisztikai kérdésekben, projektekben, pályázatokban, folyamatos kapcsolattartás a KSH Megyei Igazgatóságával, a statisztikai adatszolgáltatás, elemzés területén, a Balatoni Turisztikai Marketing KHT tevékenységének az alapítói kötelezettségből adódó figyelemmel kísérése, együttműködés a társaság szakmai szervezetével,
- 2 - a megyei kamarákkal történő együttműködés, különös tekintettel a Kereskedelmi és Iparkamara szakmai tagozatával. A megyei önkormányzatok non profit turisztikai marketing tevékenységének részbeni finanszírozására vonatkozó pályázatok kimunkálása, összeállítása. A Veszprémi Egyetem Turizmus Tanszékével történő együttműködés, kapcsolattartás a szakmai sajtóval. Turisztikai referensek: 1. Információs referens A megyei TOURINFORM irodalánc munkájának összehangolása, az egyes TOURINFORM irodák szakmai segítése. A települési önkormányzatok irodaalapítási szándékának véleményezésre való előkészítése a Magyar Turizmus Rt.-vel történt előzetes egyeztetés után. Az újonnan kialakítandó irodák adatgyűjtő területének egyeztetése a működő irodákkal és az Országos TOURINFORM szolgálattal. Az irodák működtetését, fenntartását biztosító, a települési és a megyei önkormányzat közötti együttműködési megállapodás előkészítése. Az irodák működési költségeihez való megyei hozzájárulás nagyságát a közgyűlés idegenforgalmi bizottsága állapítja meg, az ehhez szükséges információk feldolgozása, értékelése, a megállapított támogatási összegek átutalása, a felhasználások folyamatos ellenőrzése. Az irodahálózat bevonása a turisztikai kiállításokon, vásárokon való megyei megjelenésbe, részvételük koordinálása. A TOURINFORM irodák gyűjtőterületeivel eddig le nem fedett megyerészről az adatok összegyűjtése, versenysemleges piacra juttatásának elősegítése. Szakmai tréningek szervezése a hálózat dolgozóinak az új turisztikai értékek megismerésére, a közös teendők megbeszélésére. Kapcsolattartás, érdekegyeztető koordináció az irodák és az MTRt. Országos TOURINFORM Szolgálat között, a működtetést gátló tényezők jelzése, az országos változások, lehetőségek továbbítása. A megyei központi turisztikai adatbázis kialakítása, karbantartása. Az információs rendszer fenntartásához, működtetéséhez szükséges források kimunkálása. Folyamatos együttműködés a Megyei Természetbarát Szövetséggel a turistautak karbantartására, a támogatási szerződések megkötésének előkészítése, az összegek felhasználásának, teljesítésének ellenőrzése. A falusi turizmus fejlesztésével kapcsolatos feladatok ellátása, kiemelt figyelemmel a Loire-régióval kialakított együttműködésben megvalósuló projektre és a megyei civil szervezettel való munkakapcsolatra. A megye értékeit bemutató fotó- és diatár létrehozása, karbantartása. Az ipari ágazat szakterületéhez kapcsolódó feladatok ellátása. Akadályoztatása esetén helyettesíti a turisztikai marketing referenst.
- 3-2. Marketing referens: A megyét, térségeit, településeit bemutató kiadványok megjelenésének előkészítése, összeállítása. Az önkormányzati turisztikai kiadványok megjelenésének szakmai segítése, a promóciós kínálatok összegyűjtése, értékelése. Gondoskodik a TOURINFORM irodalánc megyei információs anyagokkal, kiadványokkal történő ellátásáról. A megyei turisztikai adatbázis korszerűsítésében való részvétel. A kiállításokon, vásárokon történő bemutatkozások előkészítése, teljes körű lebonyolítása, az előzetesen összeállított éves vásárterv alapján. A részvétel anyagi fedezeteinek kimunkálása, a források biztosításának előkészítése, az erre vonatkozó pályázatok elkészítése, gondozása. A megyében bemutatkozó külföldi partnerek, testvérmegyék turisztikai kínálata megjelenítésének előkészítése, megszervezése. Részvétel a turisztikai marketing pályázatok kimunkálásában, megvalósításában. Az idegenforgalom alakulásának elemzése, a megyei vendégforgalmi mutatók összegzése, folyamatos értékelése, javaslatok kidolgozása. A turisztikai termékek fejlesztési lehetőségeinek, a termékcsoportok kialakításának felmérése, értékelése, tervezése. A nemzetközi kapcsolatokban megvalósuló turisztikai tervek kidolgozásában való részvétel, azok gondozása, különös tekintettel a Loire-vidék régióival kialakult együttműködés keretén belül működő idegenforgalmi-gazdasági információs hálózatra, valamint a marketing szervezetekre vonatkozó projektekre. Az országos turisztikai terméktrendek egyeztetése a megyei lehetőségekkel. A kereskedelmi ágazat szakterületén jelentkező feladatok ellátása. Akadályoztatása esetén helyettesíti a turisztikai PR referenst. 3. PR referens: A megye turisztikai arculattervezéséből adódó feladatok ellátása, a megyei logó, embléma, szlogen kialakítása, karbantartása. A reklám és propaganda tevékenységből adódó teendők ellátása. Az arculat kialakítását biztosító promóciós eszközök feltárása, megvalósítása. Az INTERNET számítógépes rendszeren megjelentetett megyei turisztikai összeállítás folyamatos korszerűsítése, a világhálózaton történő megyei, kistérségi, települési bemutatások koordinálása, gondozása. A médiapolitikából jelentkező feladatok ellátása, a sajtóban, rádióban, TV-ben megjelenő ismertetők, híranyagok összeállítása, a programok, műsorok teljes körű előkészítése. Közreműködés a fotó- és diatár folyamatos karbantartásában. Részvétel a kiállításokon, szakvásárokon történő bemutatkozások előkészítésében, lebonyolításában. Közreműködés a turisztikai kiadványok megjelentetésének munkálataiban.
- 4 - A turisztikai eseménynaptár és katalógus összeállítása, karbantartása. Részvétel a megyei, térségi vonzerőleltár kimunkálásában. Részt vesz a megyei turisztikai adatbázis korszerűsítésében. A PR területen jelentkező információkról folyamatosan tájékoztatja a megyei TOURINFORM hálózatot. Akadályoztatásuk esetén helyettesíti az információs és marketing referenseket. Ügyviteli alkalmazott titkárnő: Ellátja az ügyiratkezeléssel, leírással, sokszorosítással összefüggő feladatokat. Gondoskodik a szakirodalmak beszerzéséről, kezeléséről. Nyilvántartja és kezeli a testületi határozatokat, bizottsági anyagokat. Közreműködik a működéshez szükséges technikai, tárgyi feltételek megteremtésében, az anyagok beszerzésében. A Szervezeti és Működési Szabályzatot, a munkaköri leírást megismertem, annak tartalmát tudomásul veszem. Veszprém, 1997. július 31....... marketing referens információs referens...... PR referens ügyviteli alkalmazott... hivatalvezető