Időgazdálkodás és viselkedéskultúra az irodában Időgazdálkodás a rendelkezésünkre álló idő felhasználására vonatkozó döntések meghozatala, a legfontosabb teendőink elvégzéséhez szükséges idő biztosítása, továbbá a kapcsolatos információk és iratok kezelése, valamint rendelkezésre állásuk biztosítása A rendelkezésünkre álló idő hatékony beosztását nagymértékben gátolja, ha nem tudjuk megkülönböztetni egymástól azt, hogy mi a fontos és mi a sürgős. A helyes elvekre épülő rendszerek, módszerek, eszközök jóval tartósabb segítséget tudnak nyújtani, mint az időmorzsák összegyűjtésére koncentráló tippek és trükkök gyűjteményei. Szükséges a prioritások felállítása, mert az időgazdálkodás nem arról szól, hogy többet végezzünk adott idő alatt, hanem hogy inkább kevesebbet, de azok fontos dolgok legyenek, így végeredményben eredményesebbek leszünk. Bármilyen bosszantó a munkahelyen az, ha a kollégák, beosztottak félbeszakításai rendszeresen kizökkentenek a munkavégzésből, ennek mélyebb okai vannak, mintsem hogy tartósan kezelhető és megszüntethető legyen azzal, hogy kiírjuk ajtónkra vagy íróasztalunkra, hogy "ne zavarj, dolgozok". Sokan minden sürgős dolgot automatikusan fontosnak érzékelnek, s ez az időfelhasználásra vonatkozó napi több száz döntésünk helyes meghozatalát igencsak megnehezíti. Tennivalóink elvégzésének helyes sorrendjét megtalálni, a prioritásokat felállítani nem egyszerű feladat. A munkaidő jelentős hányada megy veszendőbe azért, mert nem találjuk meg azonnal dolgainkat, iratainkat. Felmérések szerint az erre fordított idő életünk alatt összességében több mint 400 munkanapot, vagyis körülbelül két évet tesz ki. Más felmérések tanulsága szerint az irodában dolgozók átlagosan mintegy 40 órányi papírmunkával vannak elmaradásban. Ezek mind azt támasztják alá, hogy mindenkinek érdemes saját, hatékony iratkezelési rutinja kialakítására vonatkozó erőfeszítéseket tenni. Tennivalóink megszervezésében, információink menedzselésében (annak elérésében, hogy azok naprakészen bármikor rendelkezésünkre álljanak) nagy segítséget tudnak nyújtani a különböző időmenedzselési eszközök, különösképpen a tenyerünkbe illő kis számítógépek. Rangsorolás (prioritások) ABC metódus a., azonnal el kell intézni, b., nekünk kell elvégezni, de nem annyira sürgős, c., kiosztható másnak (már, ha van beosztottunk), d., szemétkosárba való. Nagy horderejű döntést képviselő tennivalók az összes feladatoknak csupán 15 százalékát teszik ki, ám értékteremtésben 65 százalékot képviselnek. Tehát nagyon fontos felismerni
és az első csoportba sorolni a legfontosabb tennivalókat, hiszen nagy mértékben ezen múlik az összteljesítmény. Tervezés ALPEN-metódus 1. a tevékenységek felsorolása, 2. a feladatok hosszának meghatározása, 3. a tartalékidő betervezése, 4. a prioritásokról való döntés 5. és az utólagos ellenőrzés. Az időgazdálkodásról szóló kutatások alapján a munkanap 60 százalékára érdemes munkát tervezni, 40 százalékot pedig váratlan vagy spontán tevékenységekre szabadon kell hagyni: nyolc órás munkanapot alapul véve tehát 5 órára tervezzünk előre. A tervezésnél fontos figyelembe venni az egyéni teljesítménygörbét. Mindenkinek a napi teljesítményében megfigyelhetőek hullámhegyek és hullámvölgyek. Általában délelőtt teljesítünk jobban, délután rosszabbul. Jó szem előtt tartani, hogy másfél óránként kis pihenőidőre van szükségünk, ami lehet szellemi koncentrációt nem igénylő munka, például iratok rendezése Ajánlatos előző nap este átgondolni, néhány címszóban papírra vetni, hogy mit tervezünk a következő napra. A célkitűzések azonban ne legyenek irreálisak, ne vállaljunk egyszerre sokat, mert könnyen elúszhatunk a munkában és ez frusztrációt okozhat. A napi terv ellenére lényeges, hogy rugalmasak maradjunk. Tanácsos egyszerre egy ügyre koncentrálni és az elkezdett munkát megszakítás nélkül befejezni. A munkafeladatok végeztével ajánlatos önellenőrzést végezni, sőt hasznos a munkát mással is átnézetni. A munkaidő jelentős hányada megy veszendőbe azért, mert nem találjuk meg azonnal dolgainkat, iratainkat. Fontos a hatékony iratkezelési rutin kialakítása A világhálón való munkahelyi szörfözés nagy időrabló, a mobiltelefon pedig munkafolyamokat, beszélgetéseket képes megszakítani, kibillentve a dolgozót a munkatempóból
Viselkedéskultúra az irodában Általános szabályok a köszönésnél: Nem illik: férfi köszön a nőnek fiatal köszön az idősebbnek alacsonyabb rangú köszön a magas rangúnak nőtlen / hajadon köszön a nősnek / férjezettnek az újonnan érkező a jelenlevőknek cigarettával a szájban köszönni zsebre dugott kézzel köszönni A tegező köszönés hivatalos kapcsolatokban csak régi vagy jó ismerősök között is kizárólag magánjellegű érintkezésnél fogadható el fiatalként azonos korúak közti tegeződés 25 éven felül már nem illik A tegeződés a munkahelyen megszokott nők között és férfiak között; férfiak és nők között többnyire szoros munkakapcsolat esetén. Ki kezdeményezheti a tegezést? Alkalomtól, helyzettől függően javasolhatja vagy kezdeményezheti akár nő, akár férfi. nő férfi között: a nő, ha olyan fokúnak érzi az ismeretséget azonos neműek között: idősebb, rangban magasabb Mikor kezdeményezhető? közös üzleti érdek elérése után, munkahelyi kirándulás, vállalati ünnepség alkalmával, befejezett tárgyalás után stb. Maga általánosan használt, a szükséges udvariasságot kifejező forma Alapvető udvariasságot kifejező köznapi formula. A mindennapi használatban, személyes kapcsolatokban éppen úgy használatos, mint nagyobb társaságokban. Ön kiemelt udvariasságot tartalmazó magázási forma
A legudvariasabb megszólítás, megkülönböztetett tiszteletet fejezve ki. Hivatalos tárgyalásnál, levelezésben és a magánéletben egyaránt ilyen értelemben használható. megkülönböztetett személyekkel szemben használjuk tárgyaláson és levelezésben mindig ezt a formát használjuk Ki kinek nyújt kezet? a nő a férfinak a magasabb rangú az alacsonyabb rangúnak az idősebb a fiatalabbnak kézfogásnál az ülő férfiak mindig felállnak, nők ülve maradnak, kivéve a nagy rang- vagy korkülönbséget aki előre köszön, annak meg kell várnia, amíg a másik kezet nyújt Bemutatkozás hivatalos bemutatkozás: név + munkahely, beosztás / munkakör közlése névjegy azonnali átnyújtása Kit kinek mutatok be? Alapszabály: az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak a férfit a nőnek a fiatalabbat az idősebbnek később érkezőt a jelenlévőknek Kétoldalú tárgyalásokon a delegációvezető kötelessége, hogy bemutassa kollégáit vagy delegációjának tagjait, mégpedig név és rang szerint. Ez csak akkor hagyható el, ha mindenki ismer mindenkit. Telefonon mindenképpen be kell mutatkozni, még ha gyakrabban találkozó, személyes ismerősökről is van szó Titkárnő, telefonközpontos nem mutatkozik be, csak munkahelyét nevezi meg A megszólítás Férfiak esetében egyértelmű a helyzettől függően az úr, az uram megszólítás. Helyénvaló a szaktárs, a kolléga, ha tartalmának valóban megfelel.
Nők megszólításánál többféle megoldás kínálkozik. Az asszonyom bizonyos életkor után mindenkit megillet. A hivatalos életben a kisasszony megszólítással bánjunk óvatosan. Az úrasszony megszólításban ismét nem találni kivetnivalót, csak éppen erőltetettnek tűnik. Mindig bátran folyamodhatunk a szép, régi magyar kifejezéshez: Hölgyem. Hivatalos érintkezésben a megszólításnak két formája van: a név és az udvariasság kitétel, a rang és az udvariasság kitétel. Vagyis: Kovács Úr! vagy Elnök Úr! A személynéven való megszólítás azonban mindig nagyobb udvariasságot fejez ki. Magas rangúak megszólításánál viszont a gyakorlat a rang felé tolódik el. Pl: Miniszter Úr! Illemszabályok. Ha a beszélgetés tabui megszűnőben is vannak, a társalgás illemszabályai továbbra is érvényesülnek. Formai követelmények a jól érthető beszéd, az értelmes fogalmazás, a másokat nem zavaró hangerő, a figyelemnek a partnerre irányítása, a beszélgetők között a helyesen (kellemesen) megválasztott távolság, a szükségtelen gesztikuláció és testmozgás elkerülése. Amiről nem illik beszélni. A társalgás tartalmi vonatkozásaiban vannak hagyományos tabuk, ilyenek: a kereset és a megélhetési források, vagy a vagyoni helyzet firtatása, a családi és magánügyek, mások vallási, politikai vagy egyéb meggyőződésének kritizálása harmadik, azaz jelen nem levő személyre tett negatív vagy magánéletbe vágó megjegyzések. A tiltott témák köre a modern életvitellel együtt folyamatosan szűkült. Ma már gyakorlatilag mindenről lehet társalogni, ha az ember megtalálja a megfelelő formát. Egy véleménnyel kapcsolatosan mindig fenntarthatjuk saját véleményünket. Ennek sokféle megoldása lehet, de soha ne menjünk túl a tárgyszerűségen, a személyeskedésig, a sértésig. A legjobb tárgyalók finoman, szinte észrevétlenül, sőt kedvesen mondanak ellent. Nem illik a másik szavába vágni, vagy láthatóan érdektelenséget mutatni. Nem illik hallgatózni, mások, társaságunkon kívüliek beszélgetésére feltűnően figyelni. Beszéd közben arra nézünk, akihez beszélünk és akihez beszélünk, az is ránk néz. Rossz gyakorlat az idegen kifejezések használata, még rosszabb azok azonnali lefordítása. Ne ismételgessünk se kifejezéseket, se témákat. Ez szókincsünk szűkösségét és témaszegénységünket jelzi.
Kerülendő az elcsépelt és gyakorta ismétlődő fordulatok használata is. Pl: Kérem szépen, Elnézést kérek, Bocsánat, de stb. A vicc jópofa dolog, de igen veszélyes. Az első kérdés: megérti-e a másik? Ez függhet egyéniségtől és kultúrkörtől. A káromkodás visszatetsző, kulturálatlan és többnyire durva. Nyelvészeti megítélés szerint agresszió: hirtelen támadt indulatot fejez ki, amelyet az illető másképpen nem képes levezetni. A pletyka: igaz vagy vélt, sőt kitalált információk illetéktelen és gyakran eltorzított továbbadása. A munkahelyi etika tiltja is. A rágógumi nem társaságba való. Beszélgetés közben nem illik rágógumit rágni. A rágógumit kiköpni, eldobni sem illik; egy észrevétlen mozdulattal bármikor papírzsebkendőben eltüntethető. Az öltözködés A hivatali öltözet elvárható mindazoktól, akik munkakörükből adódóan ügyfelekkel, üzleti partnerekkel kerülnek kapcsolatba. Egyértelműen kizárandó a hivatali öltözet fogalmából a farmer és bármilyen divatos is a szabadidőruha minden változata. A hivatalos öltözet fontos eleme az, hogy öltözködésemmel megtisztelem a partneremet! Férfiaknál Öltöny, világostól a sötétebb (de, nem fekete) színárnyalatig; eltérő színű zakó és nadrág. Fehér vagy pasztellszínű, esetleg enyhén mintás ing, minden esetben hozzá illő nyakkendővel. A cipő színe a ruha színéhez igazodik. Öltöny azonos színű és anyagú nadrág és zakó. Lehet egy soros vagy két soros (a két soros mindig begombolt). Ing Világosabb, mint a zakó (Fekete = alvilági üzenet) Felső gomb mindig begombolva Ing + mellény slampos (kell a zakó) Nyakkendő Kötelező
Övkorcot pont eltakarja Mindig újra kell kötni Cipő Mindig zárt Hosszú, térdig érő, sötét zoknival Délen a barna és árnyalatai elfogadottak Kiegészítők Elfogadott: karikagyűrű, végzettséget jelölő pecsét- és családi pecsétgyűrű valamint a bőrszíjas karóra Nőknél Szoknya és blúz vagy pulóver, egybeszabott ruha, kosztüm, mindig egyszerű, nem erősen kivágott fazonnal. Nadrág, nadrágkosztüm elfogadott, a farmernadrág vagy farmerszoknya tiszteletlenség. Kosztüm Köztes ruhával Önmagában Szoknya + top + blézer Blúz / top nem lehet átlátszó Has és váll nem lehet szabadon Nem lehet mély dekoltázs Szoknya térdig Nadrágkosztüm Francia, olasz, spanyol ügyfeleknél nem elfogadott Kiegészítők Max. 7 ékszer (fülbevaló párja már 2 db) Egy ujjon egy gyűrű Óra bőrszíjjal Arany és ezüst nem kombinálható Körömlakk ne legyen feltűnő Haj mindig feltűzött Műanyag tollat soha; Fecni helyett határidőnapló Fehérnemű Mindig kötelező Melltartó kötelező Cipő Hagyományosan mindig zárt orrú Max. 7 cm sarok Külön álló sarok (nem teli talpú) Táska Öv/ táska / cipő azonos színű A személyes holmiknak külön kistáska
Színek Nem lehet neon, almazöld, tűzpiros, lila Bézs, drapp, világos színek csak mediterrán vidéken Farmer Hagyományosan nem elfogadott Nyáron Az uraknál tilos a bermuda, még akkor is, ha nem irodában dolgozik az illető. És mindenképpen mellőzzék a mintás ingeket. Még ha jó alakja van az úrnak, akkor se vegyen fel ujjatlan inget, trikót. Nem illik. A nyakkendőt pedig kicsit meg lehet lazítani. Vagy ha nem találkozik ügyféllel, akkor le is veheti. Rövid ujjú inget csak akkor vegyenek fel a férfiak, ha aznap nincs semmilyen fontos tárgyalásuk. Emellett az atlétatrikó viselése kötelező. Így nem tapad rájuk az ing. Mindenképpen zárt cipőt válasszanak a férfiak, ha kilépnek az utcára. A szandál a hivatalos életben tilos! A nők öltözete is eléggé változatos a kánikulában. Az egyik legfontosabb, hogy mindig legyen a hölgyeken melltartó. Tilos az átlátszó vagy a nagyon szűk blúz és szoknya. Nem szép, ha egy nő úgy van felöltözve, mintha nem is lenne rajta semmi. A dekoltázsról nem is beszélve! Ha valaki a munkahelyét képviseli, ne mutogassa a keblét! És az is magánügy, hogy ki, milyen fehérneműt visel a nadrág alatt figyelmeztet a szakember. A cipő orra a nőknél is legyen zárt, nem gusztusos a koszos köröm. A hátul nyitott cipőknél figyelni kell a sarok ápoltságára. Kérdések 1. Mit nevezünk időgazdálkodásnak? 2. Hogyan rangsoroljuk a tennivalókat az ABC metódus szerint? 3. Sorolja fel a tervezés ALPEN metódus szerinti elemeit! 4. Mit közünk a hivatalos bemutatkozás alkalmával? Titkárnő, telefonközpontos hogyan mutatkozik be telefonáláskor? 5. Kiktől várható el a hivatali öltözet?