Rendezvényszervezés módszertana ILLEMTANI SZABÁLYOK ÉS PROTOKOLLÁRIS ELVÁRÁSOK A RENDEZVÉNYEKEN A rendezvényszervezés előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetelekkel kapcsolatos teljeskörű előkészítő, szervező, összehangoló munka, amely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást. Czabadai Lilla Alapinformációk ELSŐ LÉPÉSEK Időpont, időtartam más nagy rendezvények, ünnepnapok, legyen elég idő Helyszín létszám, elérhetőség, helyigény, technika Program rendezvény jellege határozza meg, érdeklődési kör, kapcsolatteremtés, Erőforrások Közreműködők Események: főesemény, mellék esemény, kiegészítő esemény, protokolláris esemény Arculat: jelmondatok, jelképek Résztvevők PROTOKOLLÁRIS RENDEZVÉNYEK JELLEGÜK SZERINT Társadalmi rendezvények: felvonulások, közgyűlések Tudományos rendezvények: konferenciák, kongresszusok Politikai rendezvények: felvonulások, közgyűlések Művészeti rendezvények: előadások, koncertek, fesztiválok, hangversenyek Egyházi rendezvények: körmenetek, felvonulások, avatási ünnepségek Gazdasági, kereskedelmi rendezvények: árbemutatók, kiállítások, vásárok Sportrendezvények: versenyek, bemutatók, EB, VB Közművelődési rendezvények: fesztiválok, községi programok (pl.: búcsú) Társasági rendezvények: cégek PR tevékenységével összefüggő rendezvények, üzemlátogatások Komplex rendezvények: melyekre több kategória is igaz PROTOKOLLÁRIS RENDEZVÉNYEK FUNKCIÓJUK SZERINT Kongresszus Konferencia Koncert Színászi előadás Vásár Verseny Kiállítás Szabadidős rendezvény Látványfelvonulás, demonstráció Sportesemény Többfunkciós rendezvény HAZAI/NEMZETKÖZI RENDEZVÉNYEK Hivatalos - ceremonális Nem hivatalos csak vezetők Munkalátogatás nincs hivatalos fogadtatás Miniszteri látogatás Diplomáciai látogatás - nagykövetség Előadás jellegű - megnyitó, hozzászólás, zárszó Vitakör jellegű megnyitó, hozzászólás, vitakör, zárszó Munkaterv jellegű plenáris ülés, szekcióülések (jegyzőkönyv), záró plenáris 1
HAZAI/NEMZETKÖZI RENDEZVÉNYEK II. Kongresszus 100-800 fő, több téma, akár több nap, plenáris és szekcióülések Konferencia 100 fő, egy téma, lehet tudományos vagy sport is Vándorgyűlés ismétlődő időpontban, más helyszíneken, 1-3 évente Közgyűlés szervezeti szabályzat és forgatókönyv alapján, 10-1000 fő Ankét 50-100 fő, nyilvános, előadók és vitavezetők Szimpózium <30 fő, egy szakmai téma Vitaülés szűk kör, nincs előadás Kerekasztal beszélgetés max. 10 fő, egyenrangú szakemberek egy témában Munkabizottsági értekezlet 10-15 fő, döntés-előkészítés a cél Álló alkalmak VENDÉGLÁTÁSI ALKALMAK Fogadás legünnepélyesebb, késő délután-este, 1,5-2 óra, nem illik lemondani és késni, tömény italok, legalább kétféle bor, sör, pezsgő, zárásként kávé, állva könnyen fogyasztható ételek a terem közepén, székek nincsenek, dress code Koktélparti kora délelőtt vagy késő délután, 1,5-2 óra, kötetlen, fogadásnál szerényebb italkínálat: általában a helyi specialitások, az ételeket (falatkákat) pincérek kínálják Garden parti lehet fogadás vagy koktélparti is, legyen fedett hely, szabályai típustól függnek Buffet-dinner kora esti órákban, 1,5-2 óra, álló és ültetéses keverékekötetlen ültetéses vacsora, a fogadás ételkínálata több meleg étellel, fővendég? VENDÉGLÁTÁSI ALKALMAK II. Ültetéses alkalmak Villásreggeli a díszétkezés és a munkaebéd között, délelőtt 10-11, 1 óra, hivatalos-félünnepélyes, hidegtálak, bor és sör Díszétkezés ünnepélyes ebéd vagy vacsora2 óra, pontos érkezés elvárt, külön terem, ültetőkártya, többfogásos menü, nagy italválaszték, díszvendég? Munkaebéd, munkavacsora ebédidőben vagy a kora esti órákban, 1-2 óra, éttermi kis létszámú étkezés, hivatalos öltözet Főszervező teljeskörű felelősség KÖZREMŰKÖDŐK Protokollosok szervezők, felelősek a lebonyolításért, nem ők állnak a középpontban, kapcsolattartás Hoszteszek, hosztok regisztrálás, útbaigazítás, nyelvtudás Tolmácsok amennyiben szükséges, csak fordítás, bal oldal Testőrök rendkívüli események megelőzése, kezelése Újságírók Nemzetközi rendezvények esetén szükséges Szervezési Pénzügyi Személyi Sajtó Műszaki albizottságok megalakítása PROTOKOLLÁRIS SZABÁLYOK A protokoll a rendezvényszervezés és rendezvényeken való részvétel tekintetében a hivatalos érintkezésekre, rendezvényekre, meghívásokra, megbeszélésekre vonatkozó íratlan szabályok, illetve az érvényben lévő szokások összességét jelenti. RANGSOROLÁS Célja, hogy meghatározzuk az államférfiak, diplomaták, a magas szintű küldöttségek, illetve a társadalom által kiváltságosan megkülönböztetett személyek egymást követésének rendjét. Első szempont a betöltött pozíció, amennyiben ez azonos, a következők döntenek: Egyenrangú delegációk esetében: a konferencia nyelvének ábécé sorrendje Külföldi és hazai egyenrangúság esetében: hazai terepen a külföldié az elsőbbség Azonos nemű egyenrangú személyek esetében: a kor a mérvadó Azonos korú, különböző nemű egyenrangúság esetében: a hölgyeké az elsőbbség A hivatalos személyeknek, közjogi méltóságoknak állandó rangsora van hazai (és általában külföldi) viszonylatban, mely a Miniszterelnöki Hivatal és a Külügyminisztérium által kiadott protokoll-lista alapján lett létrehozva. 2
MEGHÍVÓ NÉVJEGYEK Mindig írásban történik, telefonon csak a visszajelzés hiányában illik egyeztetni. A meghívónak tartalmaznia kell a következőket: a meghívó nevét és hivatalos rangját a meghívott nevét (kivéve bizonyos nagy létszámú rendezvények esetén) a meghívás tényét (mindig első szám harmadik személyben) a rendezvény pontos helyét és időpontját (minimum két héttel a rendezvény előtt kézhez kell kapni) a részvételi díjat (amennyiben van ilyen) a meghívás alkalmát a rendezvény jellegét az öltözetre vonatkozó elvárásokat visszajelzésre való felkérést, és erre alkalmas elérhetőséget a rendezvény szponzorait (amennyiben vannak) Opcionáis tartalom: program, rövid ismertetők, menü Belépéskor a könnyebb regisztráció érdekében a vendég nyújtja át Rendezvény közben ismerkedéskor illik helyben elolvasni és viszonozni A hivatalos névjegykártya tartalma: Teljes név Pontos beosztás Elérhetőség Cégnév, embléma MEGJELENÉS - ÖLTÖZKÖDÉS HIVATALOS MEGJELENÉS Ápolt, tiszta külső Kifogástalan öltözet napközben vagy félünnepélyes rendezvényeken megengedett a hivatalos öltözet, ünnepélyes rendezvényeken azonban kötelező az alkalmi megjelenés Alkalomhoz illően öltözködik valaki, aki meg tudja találni a fokozatosságot a munkahelyi viselettől az estélyi megjelenésig a ruházkodás, a smink, és az ékszerviselet tekintetében. Elegánsnak az egyéni jó ízlést tükröző, esztétikus megjelenés minősül. Hivatalos megjelenésünkkel tükrözzük egyrészt a munkatársak, látogatók, vendégek iránti megbecsülést, másrészt az embernek magával és másokkal szembeni igényességét. A hivatalos öltözet jelzi, hogy az intézmény milyen értéket képvisel az üzleti és társadalmi életben Sok esetben kötelező A NŐK HIVATALOS MEGJELENÉSE A NŐK HIVATALOS MEGJELENÉSE AMIRE ÜGYELNI KELL Több lehetőségük van, mint a férfiaknak, hivatalos öltözékük a következőképpen alakulhat: klasszikus stílusú kosztüm (szoknya minimum térdközépig érő) színben hozzá illő blúzzal, vagy szoknya hozzáillő blúzzal, egybeszabott ruha, Nadrágkosztüm Az illat legyen visszafogott, ne legyen túl feltűnő A ruha mérete mindig legyen megfelelő A kiegészítők feldobják az öltözéket Az ékszerezés legyen visszafogott, ízléses, nőies A cipő legyen félmagas- vagy magassarkú és mindig passzoljon a táskához Harisnya viselete mindig kötelező Nem megengedett a fehérneműt látni engedő ruhanemű, a miniszoknya, és a sportos viselet 3
A FÉRFIAK HIVATALOS ÖLTÖZETE A FÉRFIAK HIVATALOS ÖLTÖZETE AMIRE ÜGYELNI KELL Öltöny, mely lehet a világos színűtől a sötétig bármilyen, de semmiképp sem fekete. Vagy eltérő színű nadrág és zakó, melyeknek mindenképpen összhangban kell lenniük. Az ing lehet fehér vagy pasztellszínű, esetleg ízlésesen mintás, hozzáillő nyakkendővel. (Mintás inghez, az egyszínű nyakkendő passzol) A cipő színe egyezzen meg az öv színével és harmonizájon a többi ruhadarabbal. A zokni színének is harmóniában kell lennie a többi ruhadarabbal. Az ékszerezés legyen visszafogott. Két gyűrűn és egy órán kívül más ékszer nem viselhető. Nem megengedett a farmer, a pulóver, a garbó, a nadrágon kívül hordott ing, a sportos megjelenés. ALKALMI MEGJELENÉS Informális öltözet informal vagy tenue de ville Hölgyek számára hivatalos öltözet, kiskosztüm, kosztüm vagy kétrészes ruha, a váll mindig fedett Férfiak esetében megegyezik a hivatalos öltözettel ( az évszakhoz igazodó színben) Félünnepélyes öltözet Általában napközben, kora esti órákban Férfiaknál sötét árnyalatú öltöny, fehér ing, szolid nyakkendő, sötétbarna vagy fekete cipő Hölgyeknél napközben hivatalos öltözet, este kisestélyi ALKALMI MEGJELENÉS ÜNNEPÉLYES ÖLTÖZET Ha a meghívón nincs külön feltüntetve a Black Tie vagy White Tie, akkor Férfiak esetében fekete öltöny, fehér ing, szürke vagy sötét mintás nyakkendő, fekete cipő Nők esetében napközben kosztüm, este nagyestélyi Black Tie Férfiaknak: szmoking, fehér ing, fekete csokornyakkendő, fekete cipő, fekete kalap (nem kötelező) Nőknek: kisestélyi (pasztellszínű hosszú ruha) vagy hosszú ruha, selyemharisnya, a ruhához illő selyemszerű körömcipő vagy estélyi szandál White Tie Férfiaknak: frakk, fehér mellény, fehér ing, fehér csokornyakkendő, fekete cipő, cilinder és fehér kesztyű (ez utóbbi kettő nem kötelező) Nőknek: nagyestélyi vagy báli ruha (élénk színű, bokáig érő, ujj nélküli, mélyen dekoltált, nehéz anyagú ruha), selyemharisnya, a ruhához illő selyemszerű körömcipő vagy estélyi szandál, hosszú kesztyű (előírás szerint fehér, de nem kötelező) ILLEM ÉS VISELKEDÉS A RENDEZVÉNYEK SORÁN ILLEM ÉS VISELKEDÉS A RENDEZVÉNYEK SORÁN II. Ismerkedés, társalgás Ismerős bemutat Ha nincs ismerős illik beszélgetést kezdeményezni Ültetés esetén a körülöttünk lévőkkel beszélgetünk Érthető kommunikáció, tabu témák kerülése: egészségi állapot pénzügyi helyzet családi ügyek magánéleti problémák Dohányzás nem illik belépés, kilépés, tánc, bemutatkozás, étkezés közben és folyosón, egy gyufával maximum 2 cigaretta, öngyújtóval egyet Étkezés Álló alkalmakkor a tányérra szedünk, nem kellemetlen mennyiséget Ültetéskor a teríték árulkodó, aperitif, szalvéta, megfelelő evőeszköz, a fogpiszkáló használata kerülendő, a pincér mindig új tányért hoz és új pohárba tölt Italfogyasztás Fő szabály a mértékletesség, étkezés előtt a házigazda emeli a poharát, pohárköszöntő (fővendég), koccintani csak a kartávolságban lévőkkel illik, jelképes poháremelés 4
KÖSZÖNÖM A MEGTISZTELŐ FIGYELMET! 5