1. Meghívó jelentősége

Átírás

1 Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: Marketing és PR ismeret Vizsgarészhez rendelt vizsgafeladat megnevezése: /2 Marketing- és PR alapfogalmainak ismertetése, üzleti alkalmazása, etikett és protokoll ismeretek 18. Étteremfőnökétől azt a feladatot kapta, hogy egy konkrét rendezvényre készítsen meghívót. Határozza meg az ültetés alapvető protokolláris előírásait! Értékelje a szaktanárától kapott meghívót tartalmi és formai szempontból! Információtartalom vázlata Meghívó jelentősége Meghívó tartalma, kivitelezése Ültetőkártya kihelyezésének szabályai Ültetőkártya készítésének szabályai Ültetőtabló jelentősége 1. Meghívó jelentősége Tárgyalások, ünnepélyes alkalmak, munkaértekezletek szervezésének első lépései közé tartozik a meghívás. Történhet személyesen, telefonon vagy írásban. Meghívó o minden hivatalos eseményre írásos meghívó kell borítékban o postai úton vagy futárral küldik o hozzá lehet tűzni egy lapot extra információkkal o bizonyos részeit lehet kézzel írni o minimum két héttel előbb illik elküldeni, de fontos vendégekkel előtte egyeztetnek is szükséges 2. Meghívó tartalma, kivitelezése Mi legyen rajta? meghívó maga a szó meghívó neve, beosztása, rangja meghívja ez a kifejezés a meghívás tényét: tisztelettel meghívja meghívott neve és esetleg rangja vagy önt, de akkor a borítékot meg kell címezni önt és partnerét ha ez nincs rajta, akkor egyedül kell menni esemény, amire a meghívó szól a meghívás alkalma, indítéka rendezvény típusa/jellege időpont: dátum, óra helyszín neve, címe kérnek e visszajelzést hogy részt vesz e sz.v.p. visszajelzést kér, r.o. csak ha nem jön, p.m. emlékeztető már előre megbeszélték pl. telefonon (V. K. vagy R. S. V. P. választ kérek rövidítésekkel) a lemondás feltételei az öltözetre vonatkozó utalásokat (pl. uniform informal (előíráshoz nem kötött), black tie, white tie) egyéb hasznos információkat (pl. parkolási lehetőség). 1

2 (egy réges-régi meghívó és egy újabb) Ültetési rend A díszétkezéseken ültetési rendet kell készíteni, amelynek során meghatározzák, hogy a meghívott vendégek hol ülnek. A rangsorolás fejeződik ki benne. Az egyes alkalmakhoz meg kell választani a megfelelő asztalformát. Leggyakrabban a téglalap, a kör, a négyzet alakú asztalokat alkalmazzák, de van még T, L, U alakú és fésű formájú is. T és L alakú asztalt protokolláris rendezvényen csak akkor lehet alkalmazni, ha a terem formája ezt kívánja. Az ültetési rendben különböző elvek, szokások érvényesülnek. A legalapvetőbbek: Diplomáciai, hivatalos díszétkezéseken a rang és protokoll előírások érvényesülnek Magánéletben társadalmi szokások az irányadók Európában urak mindig a hölgyek bal oldalán ülnek Angol, amerikai, diplomáciai díszétkezéseknél urak mindig a hölgyek jobb oldalán ülnek Társadalmi életben ültetésnél emberek korát, társadalmi rangját veszik alapul Családi rendezvényeken rokonsági fokok, családhoz való viszony közelsége a mérvadó A fő hely mindig az asztalfő: hosszú asztalnál mindig középen van, ültetési rendje jobbra, balra és vele szemben folytatódik, a fiatalok és a gyerekek az asztal vége fele foglalnak helyet kerek asztalnál az a főhely, ahol az ünnepelt helyet foglal, és onnan kiindulva történik az ültetés 2

3 2-4 fős tárgyaláson még nincs szükség külön ültetési rendre. Arra kell törekedni, hogy a tárgyalófelek egymással szembe kerüljenek, hogy jól értsék és lássák egymást. Nagyobb létszám esetén A téglalap alakú asztal kétoldalú tárgyaláson a legmegfelelőbb. A delegációvezetők az asztal közepénél szemben ülnek, s tőlük jobbra, majd balra felváltva csökkenő rangsor szerint a többiek. Kevés résztvevő esetén a delegációvezetők az asztal végén is ülhetnek (mellettük a tolmács), s őket követik egymás mellett rangsorban a többiek. Négyzet alakú asztalt általában a sokoldalú tárgyalásokon használnak. Az elnökséggel szemben állva jobb kéz felől kezdődik a delegációk ábécé szerinti elhelyezése. A delegációvezetők mellett csak egy-két vezető beosztású tag, esetleg a tolmács ül, a többiek mögöttük foglalnak helyet. Ennél a formánál minden delegáció helye azonos értékű. Kör vagy ovális alakú asztal számos esetben a legcélszerűbb forma, mert lényegében eltünteti a rangkülönbségeket, fizikailag minden résztvevő a többivel azonos helyzetben van. Jól alkalmazható néhány fős megbeszélés, illetve sokoldalú tárgyalás lebonyolítására egyaránt (pl. nemzetközi szervezetek találkozói). Nagy létszám esetén kör alakban elhelyezett asztalok alkalmazása célszerű. A Patkó (U) alakú asztal nagyobb számú résztvevő esetén használható. Az összekötő szár belső oldalát célszerű üresen hagyni, a patkó két szárán a külső helyek magasabb értékűek. A házigazda delegáció vezetője az összekötő szár közepén ül, tőle jobbra-balra rangsorolnak. A fésű alakú asztal az előző forma kibővített változata, ritkán használják tárgyalásokon, mert a résztvevők többsége valakinek háttal ül. Ültetés vendéglátás esetén A mindennapi életben a kényelmes elhelyezkedés, a könnyű felszolgálás a fő szempont. Az étteremben a vendéglátási szokások a protokoll szerint alakulnak. 3-4 fős ebéd, vacsora: a vendég a vendéglátóval szemben üljön vagy a vendéglátó jobbjára kerüljön, a vendég a bejárattal szemben kapjon helyet, mindenre rálátása legyen, ha tolmács is van, akkor kettejük között helyezkedjen el. Téglalap alakú asztalnál alkalmazható formák: francia ültetési rend: A rangsor elején lévő személyek az asztal közepénél foglalnak helyet. Előnye, hogy a fontosabb személyek közel vannak egymáshoz. Arra kell figyelni, hogy az asztal végére hölgyek ne kerüljenek, ezért ilyen esetben udvariasságból előbbre kell őket rangsorolni. angol ültetési rend: Az asztal két végén ül a házigazda és a vendég. Tőlük jobbra-balra az asztal közepe felé haladva csökkenő rangsorban váltakozva a férfiak és a nők, illetve a belföldiek és a külföldiek. Hátránya, hogy a két vezető távol van egymástól, ezért nehézkes közöttük a kommunikáció. Otthoni hivatalos vendéglátásnál a háziasszonyt illeti a főhely, jobbján a fővendég, a házigazda pedig a háziasszonnyal szemben ül, a többiek a vegyes rangsorolás szerint. Az angol ültetési rend szerint az asztal két végén ül a háziasszony és a házigazda, s mellettük jobbra-balra az asztal közepe felé haladva nemek szerint vegyesen a többiek. (A háziasszony két oldalán férfiak, a házigazda két oldalán nők, és így tovább.) 3

4 Patkó alakú asztalnál: a tárgyalásnál leírt sorrendiség alkalmazható. A háziasszony a férje mellett középen foglal helyet. Lehet olyan variáció, hogy a férfiak és nők vegyesen csökkenő rangsor szerinti sorrendben ülnek. Fésű alakú asztalnál: ugyanez a sorrend, de a résztvevők száma több. A szigorú rangsor betartása inkább csak a főhelyekre érvényes. Kör alakú asztalt: szűkebb körű étkezéses vendéglátáskor célszerű alkalmazni. Több kerek asztal esetén a házigazda, a háziasszony és a fontosabb vendégek egy asztalnál ülnek, a többiek külön asztaloknál. Előre elkészített névkártyák segítenek az eligazodásban. 3. Ültetőkártya kihelyezésének szabályai Állami és nagyobb rendezvényeknél a könnyebb tájékozódás végett a vendég pontos helyét bemutató asztalkártyát adunk át. Kérjük, hogy az asztalnál a csillaggal jelölt helyet szíveskedjék elfoglalni! Az asztalokon a terítékben, a desszertevőeszközök fölött a vendég nevét tartalmazó, egyszerű fehér kartonból készült névkártyát helyezünk el, melynek klasszikus mérete 10 x 6 cm. A hivatalos rendezvényeken a a kártyákra a neveket rang nélkül kell felírni, és nem illik a nemre utaló jelzést sem kitenni. Amennyiben egy asztalnál együtt ülnek magyar és külföldi vendégek, akkor a neveket egységesen kell feltüntetni: családnév, keresztnév sorrendben. Nem hivatalos rendezvényeken különböző díszes kártyák is használhatóak. 4. Ültetőkártya készítésének szabályai kivitelezésében igazodnia kell a rendezvény jellegéhez mérete változó lehet, klasszikus nagysága 6 x 10 cm diplomáciai rendezvényeken egyszerű fehér karton, egyéb rendezvényeken lehet díszesebb kártya csak a nevet tartalmazza rang és nemre utaló jelölés nélkül 4

5 5. Ültetőtabló jelentősége az ültetőtabló a protokoll előírásainak megfelelően rögzíti a vendégek pontos helyét asztaluknál a fogadóteremben helyezzük el, ahol a vendégek tájékozódhatnak a teremben biztosított helyükről olyan formában kell elkészíteni, hogy a vendégek könnyen eligazodjanak rajta (szépen megszerkesztett, kellő betűnagysággal elkészített rajz, melyen az egyes asztalokhoz tartozó vendégek nevei szerepelnek) a tablón minden hely számozva van, a nyitott asztalformáknál az asztalok is az ültetőtablóhoz tartozik egy vendéglista a vendégek (abc sorrendbe szedett) neveivel, illetve a név mellett a hozzá tartozó asztal vagy ülőhely sorszámával a hely megkeresésében természetesen továbbra is segítséget nyújtunk a vendégeknek az ültetést végző személyek az ültetőtabló egy-egy példányát kézhez is kapják 5

6 Ki hol üljön az esküvői vacsorán? jan. 18., hétfő, Egy esküvő közeledtével nagyon sokan és nagyon sokszor felteszik ezt a kérdést maguknak és párjuknak. Első lépésként a jeles esemény helyszínét foglaljuk le, természetesn a zenekart, fotóst és sok más egyebet is, de már ilyenkor elkezdünk gondolkodni azon, hogyan is ültessük le a meghívott vendégeket. A hagyományos keretek között tartott esküvői vendégfogadás általában ültetett vacsorát jelent. Ilyenkor a vendéglista összeállítása után a következő nagy feladat az ültetéssel kapcsolatos döntések meghozatala. Az asztalok ideális elrendezése a helyszín, a létszám és a vendégfogadás típusának függvénye. Ez alapján választhatunk pl. kör alakú vagy ovális asztalokat, U-alakba rendezett hosszabb asztalsorokat, majd elkezdhetjük törni a fejünket azon, hogy ki hol üljön majd a vacsorán? Ha nagyon nincsen ötletünk az ülésrendre, hagyhatjuk, szabadon helyet foglalni vendégeinket, egyszerűen az érkezésük sorrendjében. Ennek előnye a kötetlenség és hogy nem igényel különösebb előkészületet a részünkről, hátránya hogy egy-egy később érkező kedves barát vagy rokon esetleg kevésbé szórakoztató asztaltársaság mellett, tőlünk félreeső helyen lesz kénytelen elkölteni az esküvői vacsorát. Kicsit szervezettebb megoldás, ha az egyes asztalokhoz behatárolható vendégcsoportokat rendelünk, mint pl. (1) rokonok, (2) barátok, (3) kollégák, stb. Ez nagyjából orientálja a vendégeket, de nem szab szoros kereteket, hogy ki hol foglaljon helyet. Precízebben kidolgozott változata ennek az ültetési módnak, ha névsort is mellékelünk az asztal számához, így biztosan nem lesz belőle félreértés, hogy kit melyik asztalnál szeretnénk vendégül látni. Végül eljutottunk a formális ültetési rendhez, ahol is pontosan kijelöljük vendégeink helyét az egyes asztaloknál, gondosan ügyelve az asztaltársaságok összetételére és minden apró szóbajöhető részletre, ami bizony nem egyszerű feladat és a tervezgetés során célszerű betartani néhány alapszabályt. Az asztalok ideális elrendezése a helyszín, a létszám és a vendégfogadás típusának függvénye Az ifjú pár a díszhelyen ül az esküvőn, általában egy hosszú asztal közepén. A násznép leültetésekor a házaspárokat külön szokás ültetni, a szerelmes párokat és jegyeseket viszont egymás mellé. A hagyományok szerint az ifjú pár családja és a tanúk - a főasztallal szemben állva és balról jobbra nézve - a következők szerint foglalnak helyet: tanú, menyasszony anyja, vőlegény apja, menyasszony, vőlegény, vőlegény anyja, menyasszony apja, tanú. A szokások persze nem kötelező jellegűek, a legfontosabb hogy jól érezzék majd magukat egymás társaságában vendégeink! Megtehetjük, hogy nem ültetjük külön a férjeket és feleségeket, de arra 6

7 figyeljünk, hogy lehetőség szerint felváltva üljenek az asztaloknál a hölgyek és urak. Amikor azon gondolkodunk, hogy kinek melyik hely lenne a legmegfelelőbb, ne csak a közvetlen asztalszomszédokat nézzük, hanem azt is, hogy kikkel fognak szemben ülni a vacsora alatt. Legyünk figyelmesek egyedül érkező vendégeinkkel is és olyan asztaltársasághoz ültessük őket, ahol könnyen találnak maguknak beszélgető és táncpartnert! Kicsit szervezettebb megoldás, ha az egyes asztalokhoz behatárolható vendégcsoportokat rendelünk Érdemes az esküvőre meghívott gyerekeket is egymás közelében leültetni, esetleg akár egy külön gyerekasztalhoz is! Biztosan nagyon élvezik majd, ha kifejezetten az ő igényeik szerint terített asztalnál, esetleg apró ajándékok birtokában tölthetik el a vacsorájukat. Gondoljunk arra is az ültetés megtervezésekor, hogy a két családnak ritkán lesz majd alkalma így találkozni. Hagyjuk hát, hogy kihasználják a lehetőséget és jobban megismerkedjenek! Ültessük tehát vegyesen a vőlegény és menyasszony rokonait, mégpedig nem túl távol a főasztaltól és nem túl közel a zenekarhoz, hogy beszélgethessenek és jól hallják egymást a vacsora alatt. Érdemes megszámozni az asztalokat, a bejáratnál kifüggeszteni az ülésrendet és persze jelezze ültetőkártya is, kinek hol is van a helye. Ez utóbbinak egyébként megvan az az előnye is, hogy az ültetőkártya elárulja szomszédaink nevét, könnyebbé téve a kommunikációt, a beszélgetést. Induljon tehát az esküvői előkészület! Molnár László Éttermi mester Hotel Silver**** vendéglátó igazgató Forrás: 7

8 Kérjük, hogy az asztalnál a csillaggal jelölt helyet szíveskedjék elfoglalni! 8

9 ÉRTÉKELŐLAP: A vizsgázó neve:. Értékelő lap 18. Étteremfőnökétől azt a feladatot kapta, hogy egy konkrét rendezvényre készítsen meghívót. Határozza meg az ültetés alapvető protokolláris előírásait! Értékelje a szaktanárától kapott meghívót tartalmi és formai szempontból! Típus Szakmai ismeretek alkalmazása a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Az információtartalom vázlata alapján Meghívó jelentősége 20 Pontszámok Max. Elért Meghívó tartalma, kivitelezése 30 A Etikett és protokoll Ültetőkártya kihelyezésének szabályai 10 Ültetőkártya készítésének szabályai 10 Ültetőtabló 10 Szint Szakmai készségek a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Max. Elért 5 Tájékozódás 2 5 Köznyelvi beszédkészség 4 2 ECDL 3.m. Szövegszerkesztés 2 5 Idegen nyelvű olvasott szöveg megértése 2 Összesen 90 Egyéb kompetenciák a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Max. Elért Módszer Kreativitás, ötletgazdagság 1 Tervezési képesség 2 Következtetési képesség 1 Hibakeresés 2 Társas Konfliktusmegoldó készség 2 Személyes Precizitás 2 Összesen 10 Mindösszesen 100. dátum... aláírás 9