ÁROP-1.A.2/A-2008-0146 DÖNTÉSI KOMPETENCIÁKAT SZABÁLYOZÓ RÉSZTANULMÁNY Készült az Alsózsolca város közigazgatási rendszerének a fejlesztése, a polgármesteri hivatal szervezeti átalakítása című projekt keretében Jelen tanulmány Alsózsolca Város Önkormányzatának dokumentuma. Sokszorosítása, Továbbadása írásos engedély nélkül tilos! 2010.
T A R T A L O M J E G Y Z É K I. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ 3 II. HELYZETVIZSGÁLAT, HELYZETÉRTÉKELÉS 5 III. DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTÉS, DÖNTÉSHOZATAL, DÖNTÉSI KOMPETENCIA 8 ÁLTALÁNOSSÁGBAN IV. DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTÉS, DÖNTÉSHOZATAL 13 AZ ÖNKORMÁNYZATOKNÁL V. A TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZAT FELADATAI ÉS 15 HATÁSKÖRE RÉSZLETESEBBEN VI. A DÖNTÉS TÁMOGATÁSI RENDSZER TERÜLETEI 27 VII. JAVASLATOK ALSÓZSOLCA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA DÖNTÉSI 36 MECHANIZMUSÁNAK KORSZERŰSÍTÉSÉRE VIII. FELHASZNÁLT SZAKIRODALOM 51 IX. MELLÉKLETEK 52 1. sz. melléklet: Átruházott hatáskörök 2. sz. melléklet: A képviselő-testület állandó bizottságai által ellátandó feladatok jegyzéke 3. sz. melléklet: Kompetencia mátrix 2
I. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ a törvények adta lehetőségek keretein belül önállóan, demokratikusan, széles körű nyilvánosságot biztosítva törekszik intézni a település közügyeit, valamint gondoskodni a közszolgáltatásokról és a helyi hatalom önkormányzati típusú gyakorlásáról. Az önkormányzat mozgástere és működése azonban nagymértékben függ a központi finanszírozástól és az ide kapcsolódó más tevékenységektől, pl. az önkormányzati feladatellátás rendszeres átszervezésétől. Ezek sok esetben nehezítik a teljességre, minőségre törekvő, pontos munkavégzést elváró közigazgatási tevékenységet, másrészt állandó igényt támasztanak a vezetés felé a változások folyamatos felismerésére, megfelelő cselekvési alternatívák kidolgozására és végrehajtására. E körbe tartozik Alsózsolca város Önkormányzata döntési mechanizmusa korszerűsítésének igénye. Jelen vizsgálat rávilágított arra, hogy a Hivatal döntési és működési mechanizmusának korszerűsítése a folyamatok szabályozottságának, megalapozottságának, átláthatóságának, valamint a kapcsolódó információáramlási és döntési kompetenciáknak a fejlesztésén keresztül valósulhat meg. Ezen célok megvalósulásával emelkedhet a hivatal közigazgatási folyamatainak minősége, egyszerűsödhet az ügyintézés folyamata, kiépülhet a folyamatokat támogató indikátor rendszer. A folyamatfejlesztés eredményeként eredményesebbé és célorientáltabbá válik a szervezeti egységek közötti és a lakossággal a kapcsolattartási és irányítási munka. Jelen résztanulmány a döntés előkészítés, - végrehajtás és ellenőrzés meglehetősen részletes elméleti taglalása, ill. alsózsolcai tapasztalatainak feltárása alapján a javaslati részben 13 pontban foglalja össze a döntési mechanizmus korszerűsítése érdekében megtehető intézkedéseket. Ezek közül néhányat kiemelve: - rendkívül fontos a szabályozási rendszer fejlesztése, amely az ÁROP pályázatot követően a tanulmány szerint az ISO 9001 3
szabványra alapuló minőségirányítási rendszer bevezetésével teljes körűvé válhat, - az egyes tevékenységek szabályozottságához és átláthatóságához szükségessé válik a döntési kompetenciák áttekintése és rögzítése, - döntéshozatali rendszer és a döntésképesség elemzése alapján delegáló döntéshozatali rendszer bevezetésére indokolt törekedni, - növelni célszerű a dolgozók tájékozottságát. Az információáramlás bővítésével a köztisztviselők leterheltsége a növekvő feladatok ellenére nem nő, eredményessége pedig javulhat, - indokolt az önkormányzati intézmények felügyeleti szabályozásának áttekintése, a döntési jogosultságok átstrukturálása és a rendszeres információáramlás fo9lyamatának korszerűsítése, - a partnerek fokozott bevonása a döntéshozatal folyamatába segítheti a döntések hatásainak felmérését, javíthatja a döntések kidolgozottságát is megalapozottságát, valamint nem utolsó sorban az érintettek általi elfogadottságát, - az ügyfél-elégedettségi felmérés eredményeit vissza lehet csatolni a működési folyamatokhoz, biztosítva ez által a folyamatos fejlesztés lehetőségét, - az önkormányzat működési területén hozott döntések előkészítésében, meghozatalában és megvalósításában résztvevők humán fejlesztésében rejlenek a legnagyobb tartalékok a döntési folyamat hatékonyabbá tételéhez (tapasztalatok átadása, képzés, teljesítményértékelés, motiválás) stb. 4
Nyilvánvalóan ezek - s a más résztanulmányokban kidolgozott fejlesztési javaslatok csak fokozatosan, egymásra építve valósíthatók meg. De rendszerbe foglalásuk segítheti a gondolkodást, s a lépések ütemezését. II. HELYZETVIZSGÁLAT, HELYZETÉRTÉKELÉS Az önkormányzati rendszer folyamatos erősödésének eredményeként Alsózsolca Város Önkormányzatának Képviselő-testülete kiemelt céljának tekinti, hogy olyan önszerveződésen alapuló helyi hatalomgyakorlás valósuljon meg, amelyben a lakosság közvetlenül, illetve választott helyi képviselői útján - a törvényi keretek között - önállóan intézheti a helyi ügyek széles körét. feladat- és hatáskörében eljárva kifejezi a helyi közakaratot és megjeleníti a helyi érdekeket. Mindezek figyelembevételével az Önkormányzat önállóan, szabadon, demokratikusan, széles- körű nyilvánosságot biztosítva törekszik intézni a település közügyeit, valamint gondoskodni a közszolgáltatásokról és a helyi hatalom önkormányzati típusú gyakorlásáról. Az önkormányzat képviselő-testülete alapelvként fogadja el, hogy: - a képviselő-testület mindenkor demokratikus alapokon működik; - a képviselő-testületi döntések meghozatalát megelőzően minden esetben lehetőség nyílik a különböző vélemények, így a kisebbségi vélemény ismertetésére; - a képviselő-testület tagjai döntéseik meghozatalakor Alsózsolca polgárainak az érdekeit tartják szem előtt és szolgálják. Az önkormányzat képviselő-testülete és szervei vonatkozásában az Ötv.-ben és más jogszabályokban meghatározott feladat- és hatásköri, szervezeti és működési szabályokat az Alsózsolca Város Önkormányzata Képviselő-testületének a Szervezeti és Működési Szabályzatáról (továbbiakban: SZMSZ) szóló 9/2007./V. 24./ sz. KT. rendeletében rögzítettek figyelembevételével kell alkalmazni. Az önkormányzati rendszer lényegéből adódóan az önkormányzati feladatok és hatáskörök a választott képviselő-testületet, illetve a jegyzőt illetik meg. E feladatokat a képviselő-testület és szervei látják el. A képviselő-testület szervei a polgármester, a képviselő-testület 5
bizottságai, valamint a képviselő-testület hivatala. (Polgármesteri Hivatal) Alsózsolca Város Önkormányzatának döntéshozatali módszere az alábbi jellemzőkkel írható le: a képviselő testület az önkormányzati feladat- és hatáskörök címzettje (főszabályként), rendeletet alkot, határozatot hoz, a legfontosabb hatáskörei nem ruházhatók át, hatáskörgyakorlás, a döntések meghozatalának fóruma a testületi ülés, tagjainak számát a település nagyságának függvényében a polgármesterek, képviselők választásáról szóló törvény határozza meg, a képviselő köteles részt venni a képviselő-testület munkájában, a képviselő a település egészéért vállalt felelősséggel képviseli választói érdekeit. Ezek figyelembevételével a helyzetvizsgálat során áttekintésre kerültek a Polgármesteri Hivatal jelenlegi szervezeti-működési rendje, ügyrendje, s a munkavégzésre vonatkozó szabályzatai, valamint szervezet átvilágítás készült interjúk és helyszíni megfigyelések segítségével. Részletesen elemzésre került, hogy a Hivatalon belül milyen döntéshozatali folyamatok találhatóak meg, illetve az egyes döntési folyamatok milyen szervezeti körhöz, személyhez köthetőek. Az interjúk segítségével feltárhatóak lettek a hivatal beazonosítható, döntési mechanizmusához kapcsolódó erősségei és gyengeségei. Az interjúk során felszínre került, hogy a döntési mechanizmust megfelelőnek tartják. Kiemelt pozitívumnak tekinthető, hogy a városi jelleghez illeszkedően ügyfél-és lakosság centrikus szemlélet hatja át a mindennapok közigazgatási folyamatait. A vezetés törekszik a megfelelő szaktudás elérésére, megtartására és fejlesztésére. Ez a szaktudás biztosítja a biztonságos ügyintézést, az elkötelezett erkölcsös magatartást. Fontosabb - munkatársakat érintő - kérdésekben a köztisztviselők véleményét is kikérik, demokratikus légkör jellemzi a hivatal működési mechanizmusát. A jegyző vezetésével - a csoportvezetők bevonásával - történik a döntés előkészítés. A hivatali döntéseket a jegyző - körültekintő előkészítést követően - hozza meg. A gazdasági program ismert az önkormányzat dolgozói számára. A gazdasági program konkrét szakmai programmá való lebontása kiemelt feladat a Hivatal számára. 6
A vizsgálat során megállapítható volt az is, hogy az önkormányzat és a hivatal működése n agymértékben függ a központi állami finanszírozástól és az ehhez kapcsolódó több más tevékenységtől, pl. az önkormányzati feladatellátás rendszeres átszervezésétől. Ezek sok esetben nehezítik a minőségre törekvő, pontos munkavégzést elváró közigazgatási tevékenységet. A sok változás következtében a Polgármesteri Hivatal szabályzatai, eljárásrendje csak részben aktualizált. Az aktualizáltság hiányának oka elsősorban az időhiányra vezethető vissza. A napi tevékenységek során a jogszabályi megfelelés tisztázott, a jogszabály-változások követése általában időben megtörténik. A változások másik következménye, hogy a feladatok szétosztása, a végrehajtás ellenőrzése nem megfelelően szabályozott. A polgármesteri hivatal folyamatainak felülvizsgálata feltárta, hogy jelentős redundancia az önkormányzat működésében főként csak a városüzemeltetéshez kapcsolódóan található. Ezen a területen előfordult egy-egy folyamatot illetően több szervezeti egység párhuzamos működése. A pályázati tevékenységek során a jövőben is szükség lesz több szervezeti egység párhuzamos munkavégzésére, de ez inkább a team munkának, a munkatársak közös projektmenedzsment tevékenységének az előtérbe kerülését jelenti. Jelenleg a napi tevékenységekbe integrálódva projektmenedzsment vagy team munka keretében a feladatok megszervezettek, irányítottak. A rendszer működése azonban sok esetben a döntési mechanizmus felfelé tolódását okozza. A döntésirányítási rendszer további fejlesztését Alsózsolca város Önkormányzata szükségesnek tartja. (Az intézkedések javaslati szintű megtételéhez azonban egy kis döntéselméleti kitérőt indokolt tenni.) 7
III. DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTÉS, DÖNTÉSHOZATAL, DÖNTÉSI KOMPETENCIA ÁLTALÁNOSSÁGBAN A döntési folyamat egyedül vagy csoportosan cselekvő egyének tevékenysége, az elfogadható alternatívák közül a legjobb kiválasztása. A döntéselmélet szerint a vezetési döntéshozatal nem korlátozódik csupán az esetleges alternatívák közötti választásra, hanem egy hosszabb folyamat eredménye, melynek része a megelőző döntés-előkészítés, a választás és az utólagos követés, módosítás. A modern szervezetekben egyre inkább elválik a döntések előkészítése és maga a döntéshozatal, mert többféle szakismeretre, képességre és készségre, valamint egyre több időre van szükség. A döntés a menedzsmenti munka egyik leglényegesebb eleme. A vezetési folyamatban minden döntési szituációt valamilyen probléma megoldásának szükségessége vezérli. A probléma felismerését az esetek többségében nem követi azonnali megoldás. A probléma felismerésétől a megoldásig általában többfázisú folyamaton keresztül lehet eljutni. A döntési folyamat három szakaszát különböztetjük meg: - a döntés-előkészítő szakasz - a döntés - a döntést követő szakasz - a.) Döntés előkészítés szakaszai: - a probléma felismerése - a probléma elemzése - a döntési szempontok kidolgozása - a döntési alternatívák számbavétele - javaslat kidolgozása - véleményezés A szakasz első fázisa a probléma felismerése, annak felismerése, hogy dönteni kell valamilyen kérdésben. A problémát nem elég felismerni, a probléma elemzésével azt pontosan meg kell határozni, és tisztázni kell az okokat is. A döntés előkészítés szakaszában kell 8
kidolgozni a probléma megoldásának szóba jöhető összes lehetőségét. Fel kell dolgozni ezek várható hatását. Ezzel a menedzsment figyelembe veheti az egyes megoldások előnyeit és a velük járó kockázati tényezőket is. A döntés előkészítés kimenete a javaslat előterjesztése a döntéshozó felé, amely tartalmazza a döntés-előkészítő saját álláspontját is az adott kérdéssel kapcsolatban. Amennyiben a döntés tárgya komplex a döntésnek több előkészítője is lehet. A véleményezés olyan konzultáció, (tevékenység vagy a döntési javaslat elbírálása a közreműködő szakmai szempontjai szerint), amelyet a tevékenység operatív végrehajtására, illetve a döntéselőkészítésre vagy döntésre jogosult vezető állásfoglalása során figyelembe vehet. b.) A döntés a cselekvési változatok közötti választás, egyedi vagy koncepcionális kérdésekben való olyan szintű állásfoglalás, amely a működés normál menete során más vezetők által felül nem bírálható, és amely egyértelműen meghatározza a feladatok végzésének kívánatos módját. A különböző javaslatok (tervek, szabályzatok) jóváhagyása, valamint a magasabb szintű utasítások kiadása és végrehajtásuk ellenőrzése szintén a döntés kategóriájába értendő. Dönteni egy vezető (vagy egy testület) általában önállóan jogosult. A döntéshozatal a legkedvezőbb, legkevesebb kockázatokkal együtt járó megoldás kiválasztása. Attól függően, hogy a döntést hozó mennyire ismeri döntéshozatalkor helyzetét, megkülönböztetünk: - biztos döntést - ismert a helyzet és az okozati összefüggések, - kockázatos döntést - a helyzet nem teljesen ismert, de körülmények bekövetkezésének valószínűsége kiszámítható, - bizonytalan döntést - a helyzet nem pontosan ismert, így van számos körülmény, aminek bekövetkezése nem valószínűsíthető. A programozott döntések a rutinszerűen alkalmazott, ismétlődő döntések. Olyan ügyekben fordulnak elő, amelyekre vonatkozóan általában irányelvek alakíthatók ki. A döntéshozatalra létezik egy megoldó algoritmus, amely az ismétlődő probléma jelentkezése során többször alkalmazható. Ezeknél a döntéseknél, éppen azért mert csak rutint kívánnak, a kijárt úton haladnak, nincs különösebb 9
szerepe a személyes ítélőképességnek, a rátermettségnek, sőt az intenzív megérzéseknek sem. A programozatlan döntések az újszerű és egyszeri, vagy legalábbis ritkán előforduló problémákban, helyzetekben, ügyekben hozott döntések. Ezekre nincsenek olyan előírások, amelyek a döntés meghozatalában általános érvénnyel eligazítanak. Ezekben nem a rutinnak, hanem a felkészültségnek, a helyzet-és személyiségismeretnek, a felelősségvállalásnak, a döntés hozó személyi kvalitásainak van elsőrendű szerepe. A döntések egy jelentős része egyéni, de csoportos döntések meghozatalára is szükség van. A csoportos döntés ereje abba rejlik, hogy a csoport egészében több szakismerettel, információval és tapasztalattal rendelkezik, mint külön-külön a csoport bármelyik tagja. A döntéshozatalnak vannak egyéb általánosan előforduló csapdái is. A legjellemzőbbek: - a döntések hozatalát kerülik, - a döntést nem időben hozzák meg, - a másokkal való konzultációt elmulasztják, - a döntési hibák elkendőzése, - félelem a döntéshozataltól, - a döntési jogkörök bizonytalansága. c.) A döntés utáni szakaszban két feladatot kell megoldani: a döntés megvalósítását és az ellenőrzést, értékelést. A döntés sikere alapvetően attól függ, hogy milyen szervezett a döntés végrehajtása. A sikeres végrehajtást elő kell készíteni, amelynek során figyelembe kell venni a következőket: - a feladat megoldásához szakembereket kell biztosítani, akik ismerik a döntés célját, feladataikat a végrehajtás egész folyamatában - gondoskodni kell a döntésnek megfelelő tárgyi feltételek biztosításáról is - a döntési folyamatban a feladatok végrehajtásának idejét is rögzíteni kell. 10
A menedzsment munkájának egyik legfontosabb része a döntés átadása a végrehajtásra, egyszerűbben a feladatkiadás, melynek az alábbi módjait különböztetjük meg: - parancs, előírás- a leghatározottabb feladatkiadás, - utasítás - a vezető a beosztott tudomására hozza, amit elvár tőle, - ajánlás - a végrehajtóra bízzák a teljesítési határidőt, - tanács- a legkisebb határozottsági fokú, amely a beosztottra bízza annak eldöntését is, hogy elvégzi a feladatot. A feladatok kiadásával kapcsolatos elvárások a következők: - a feladat legyen végrehajtható, - a feladatot világosan kell megfogalmazni, - a feladat kiadása legyen mentes érzelmi megnyilvánulásoktól, - a feladat kiadása legyen teljes, tartalmazza a feladatkiadás célját, várható eredményét. - Döntési kompetencia A döntési kompetencia a bizonyos helyzetekben szükséges állásfoglalás, elhatározás kialakításához nélkülözhetetlen felkészültséget testesíti meg. Ez a kompetencia egy sor tevékenység eredményes végzésének feltételét jelenti. A döntéshez szükséges ismeretek/tudás, a tudás gyakorlati alkalmazása és a döntésnél számottevő személyi tulajdonságok, valamint a beállítódás képezik tartalmát. A döntési kompetencia elméleti háttér elemei: Vezetéselméleti ismeretek, Döntéselméleti ismeretek, Kommunikációs ismeretek, Tárgyaláselmélet ismeretek, Személyiség- és önismeret, Emberismeret. A személyiségjegyek köréből a döntéshez szükséges készségek, jártasságok, képességek köre következőkben határozható meg: A kommunikációs képesség, A mások megismerésének képessége, Az empátia, beleélés képessége, Az érvelés képessége, a 11
Az áttekintés, az összefüggések felismerésének képessége, Elemző - analizáló és szintetizáló - képesség, A helyzet felismerésének, értékelésének képesség, A vélemény-, az ítéletalkotás képessége. A döntési helyzetek esetében fontos a helyzet-azonos beállítódás, mely jelentős szerepet játszik a döntéseknél. Ilyen pl. a jobbra-többre való törekvés, az új iránti elkötelezettség, kockázat vállalási készség, mások helyzetbe hozásának szándéka, fejlődésre-fejlesztésre irányuló szándék stb. A viszonylag élő döntési helyzeteket szimuláló gyakorlatok teszik képessé az egyént a szükséges ismeretek megfelelő alkalmazására (alkalmazásképes tudás), a személyiséget jellemző tulajdonságok működésére. A felvétel előtti kiválasztási interjúk keretében teremtett helyzetek megfelelő visszajelzéssel szolgálnak a 'jelölt' döntési képességéről. Tesztekkel is lehet döntési helyzetek elé állítani a pályázót (Pl.: a szervezési képesség, a konfliktuskezelési teszt stb.), amelyekben tükröződő teljesítmény a döntésre való felkészültségről is ad jelzést. A napi gyakorlat egyre inkább azt igazolja, hogy az egyes munka-, feladatkörök kompetenciáinak meghatározása mind a napi munka eredményesebb ellátásának, mind a céltudatos képző, továbbképző tevékenység magvalósításának nélkülözhetetlen feltételét jelenti. 12
IV. DÖNTÉS-ELŐKÉSZÍTÉS, DÖNTÉSHOZATAL AZ ÖNKORMÁNYZATOKNÁL Az önkormányzatoknál mint az élet sok más területén napi döntések sorozata teszi ki a tevékenységek többségét. Az eldöntendő kérdések két nagy csoportba sorolhatók: Az önkormányzati ügyeknek többek között az a jellemzője, hogy a település egészét, vagy nagyobb részét, a választópolgárok szélesebb körét érintik és megoldásuknál széles mérlegelési lehetőség van. A helyi sajátosságoknak, feltételeknek döntő a szerepük a választott megoldásnál. Ezzel szemben az államigazgatási ügyekben az ország egész területén egységes követelményeket kell érvényesíteni, ezekben a jogokat, kötelezettségeket, a követendő eljárást a központi jogszabályok lényegében azonos módon állapítják meg, a szűkebb körben lehetséges mérlegelés pedig nem önkormányzati típusú. Az önkormányzati ügyek ura, gazdája a képviselő-testület, de a konkrét államigazgatási ügyekre, egyedi hatósági döntésekre nem terjed ki a képviselő-testület irányítási jogköre. Az államigazgatási feladatokat, hatásköröket a jegyző, a polgármesteri hivatal ügyintézője önállóan látja el, a képviselő-testület ezeket nem irányítja. Fontos, hogy a Polgármesteri Hivatal nem egy elkülönült szervezet, hanem a partnerség, az információ áramlás és koordinálás szempontjából, a jogszabályok által kötelezően ellátandó feladatokon keresztül meghatározója a város eredményes működésének. A testületi döntésnek előnyei és hátrányai egyaránt vannak az egyéni döntéshez képest. Előnyök: - több és sokrétűbb információ és szaktudás gyűlik össze, így jobb döntés születhet; - többfajta érdeket figyelembe vevő döntés hozható, ami megkönnyíti a döntés elfogadtatását; - a döntésben és előkészítésében résztvevők magukénak érzik a döntést, így tevékenyen előmozdítják a döntés megvalósítását; - jobban működik a kommunikáció és a koordináció; - a résztvevők ismeretei és készségei gazdagodnak. - Hátrányok: 13
- időigényesebb, helyigényesebb, eszközigényesebb, költségesebb; - erős személy vagy csoport nyomása konfliktushoz vezethet; - egyetértés híján döntésképtelenné válhat a csoport. Fontos, hogy a testületi döntés nagyobb időigénye csak magára a döntési fázisra vonatkozik, a megvalósításra nem. A testületi döntések az előnyök között felsorolt könnyebb elfogadtatásnak és tevékeny előmozdításnak köszönhetően gyorsabban megvalósíthatók, mint az egyéniek. Nem létezik egyetlen legjobb" döntési forma, amely minden esetben követendő lenne. Mindig az adott döntési szituációban várható előnyök és hátrányok mérlegelésével kell kiválasztani a döntéselemzés és a döntéshozatal megfelelő módját. A jogszabályok tartalmuktól függően - a képviselőtestületet, a polgármestert, illetve a jegyzőt jelölik ki az egyes döntések, feladatok végrehajtásának felelőseként. A döntések" számos formában jelennek meg. Naponta számos ügyirat kerül aláírásra, de talán nem is tudatosul kellően, hogy a legtöbb irat egyben valamilyen döntést jelent. Döntés, amely az iratot előkészítő személy(ek) munkája alapján lesz megalapozott" vagy esetleg szabálytalan". Az is tudatosítandó, hogy esetleges probléma esetén belső szabályozás hiányában mindig az aláíró az egyszemélyi felelős, annak ellenére, hogy az is nyilvánvaló, hogy az aláírónak arra általában sem ideje, sem módja nincs, hogy rendszeresen felülbírálja, ismételten elvégezze a döntés-előkészítő munkát. A jogszabályokban kiemelt jogkörök és felelősség indokolják, hogy a felelősségvállalásra kijelölt személy megszervezze, szabályozza, hogy az adott ügyben a felelősségét milyen eljárást követően vállalja aláírásával, tételesen milyen kontrollokat kell elvégezni az adott eljárás során, ami biztosítja, hogy jogszabályoknak megfelelő, körültekintő, az állampolgárok érdekeit ugyanakkor szem előtt tartó döntés szülessen. A döntés formája lehet önkormányzati rendelet vagy határozat, de a legtöbb hivatalos irat, megállapodás, szerződés aláírása is döntést jelent, vagy éppen valamely tanácskozáson a hivatalos képviseletnek is lehet egyfajta döntési" jellege. A belső szabályozás értelme éppen az, hogy tisztázza, mely döntések azok, amelyek csak több személy különböző érdekeket tükröző együttműködése esetén születhetnek meg, illetve melyek azok a döntések, amelyek egyedi előkészítést igényelnek, s az előkészítőnek különös felelősséggel kell eljárnia. 14
V. TELEPÜLÉSI ÖNKORMÁNYZAT FELADATAI ÉS HATÁSKÖRE, SZERVEI RÉSZLETESEBBEN A képviselő-testület feladat és hatásköreit az Alkotmány, illetve az Ötv, továbbá egyéb számára hatáskört megállapító jogszabály szabályozza, mely tekintetében a törvény kötelezi az önkormányzatot a közszolgáltatás közhatalom ellátására. A helyi önkormányzatok kiterjedt feladat- és hatásköre szinte nélkülözhetetlenné teszi, hogy a képviselőtestület a hatáskörének egy részét átruházza. Ennek megvalósítása jogszabályi keretek között történhet. Nagyon sok tényező, különösen a helyi körülmények befolyásolják a döntést: - a képviselőtestület meghatározó szerepének biztosítása; - az ügyek súlyának, jellegének, gyakoriságának stb. figyelembe vétele; - a személyi feltételek következményeinek szem előtt tartása; - a túlsúlyos döntési pontok elkerülése; - gazdaságossági, hatékonysági szempontok érvényesítése. A települési és önkormányzati érdekekre figyelemmel a törvényalkotó meghatározta a települési képviselőtestületek át nem ruházható hatáskörét. A törvény szerint az önkormányzati hatáskörök a Polgármesteri Hivatalra nem ruházhatók át, az államigazgatási hatáskörök címzettje pedig a jegyző, illetve az Ötv. 7. (1) bekezdése szerint kivételesen a polgármester és a képviselőtestület hivatalának ügyintézője. A képviselő-testület hatásköreit - ha az Ötv. lehetővé teszi - önkormányzati rendelettel ruházhatja át. A Polgármesterre illetve az egyes bizottságokra átruházott hatásköröket az 1. sz. melléklete tartalmazza. A képviselőtestület hatásköréből nem ruházhatja át az alábbi területeket érintő döntéseket: a.) a rendeletalkotás, 15
b.) szervezetének kialakítása és működésének meghatározása, továbbá a törvény által hatáskörébe utalt választás, kinevezés, megbízás, c.) a helyi népszavazás kiírása, az önkormányzati jelképek, kitüntetések és elismerő címek meghatározása, használatuk szabályozása, díszpolgári cím adományozása, d.) a gazdasági program, a költségvetés megállapítása, döntés a végrehajtásukról szóló beszámoló elfogadásáról, a helyi adó megállapítása, a településrendezési terv jóváhagyása, a képviselőtestület által meghatározott értékhatár feletti hitelfelvétel, a kötvénykibocsátás, továbbá a közösségi célú alapítványi forrás átvétele, és átadása, e.) önkormányzati társulás létrehozása, társuláshoz, érdekképviseleti szervezethez való csatlakozás, f.) megállapodás külföldi önkormányzattal való együttműködésről, nemzetközi önkormányzati szervezethez való csatlakozás, g.) intézmény alapítása, h.) közterület elnevezése, emlékmű-állítás, i.) eljárás kezdeményezése az Alkotmánybíróságnál, j.) a bíróságok népi ülnökeinek a megválasztása, k.) állásfoglalás megyei önkormányzati intézmény átszervezéséről, megszüntetéséről, ellátási, szolgáltatási körzeteiről, ha a szolgáltatás a települést is érinti, l.) véleménynyilvánítás olyan ügyben, amelyben törvény az érdekelt önkormányzat álláspontjának a kikérését írja elő, m.) amit törvény a képviselőtestület át nem ruházható hatáskörébe utal. (Ötv. 10..) E felsorolás kiegészül azzal, hogy a képviselőtestület bővítheti az át nem ruházható hatásköröket. A képviselő-testület a hatáskör átruházásról, illetőleg az átruházott hatáskör gyakorlásának visszavonásáról lehetőleg annak felmerülésekor dönt. Az átruházott hatáskör gyakorlója az átruházott hatáskörök éves gyakorlásáról a következő év május 31-ig beszámol a képviselőtestületnek. Ha a képviselő-testület az átruházott hatáskört visszavonja, vagy az jogszabály alapján megszűnik, a hatáskör gyakorló a következő testületi ülésen beszámol tevékenységéről. Új közszolgáltatási feladat felvállalása előtt előkészítő eljárást kell lefolytatni, amelynek során meg kell vizsgálni a feladat ellátásának anyagi, személyi és technikai feltételeit. 16
Az eljárás során a képviselő-testület illetékes bizottságait véleményezési jogkör illeti meg. Az előkészítő eljárást a képviselő-testület döntésétől függően a polgármester, illetve alpolgármester vagy az erre felkért bizottság folytatja le. A fentiek alapján a döntési hatáskörök összefoglalása: Önkormányzati döntést hozhat saját jogán", mint a hatáskör címzettje: - helyi népszavazás; - a képviselő-testület; - törvény felhatalmazása alapján, kivételesen a polgármester. Felhatalmazás alapján hozhat jelenleg önkormányzati döntést: - a képviselő-testület bizottsága; - a részönkormányzat testülete; - a helyi kisebbségi önkormányzat testülete; - a polgármester; - a törvényben meghatározottak szerint társulása. A polgármester részére történő hatáskör-átruházás főként a nélkülözhetetlen operativitás miatt javasolt. Az önkormányzat működése nehézkes, esetenként szinte lebénul, ha minden hatáskör testületnél van. Az átruházott hatáskör gyakorlásával összefüggésben a képviselőtestület jogosítványaira kétféle szabályozás is található a helyi önkormányzatokról szóló törvényben. Nevezetesen a képviselő testület: - az átruházott hatáskör gyakorlásához utasítást adhat, a hatáskört visszavonhatja; - a bizottság döntését felülvizsgálhatja. A Polgármesteri Hivatal ellátja az önkormányzat működésével, valamint az önkormányzati hatósági ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. A polgármesteri hivatal előkészíti és végrehajtja a testületi szervek önkormányzati döntéseit, a polgármester irányítása és a jegyző operatív vezetése mellett. A Polgármesteri Hivatal ellátja az önkormányzat számára hatáskört megállapító hatósági feladatokat, azaz előkészíti döntésre az önkormányzati hatósági ügyeket és gondoskodik e döntések végrehajtásának megszervezéséről. A polgármesteri hivatal egységes szakapparátusként működik. 17
A képviselő-testület döntései Az önkormányzati ügyeknek többek között az a jellemzője, hogy a település egészét, vagy nagyobb részét, a választópolgárok szélesebb körét érintik és megoldásuknál széles mérlegelési lehetőség van. A helyi sajátosságoknak, feltételeknek döntő a szerepük a választott megoldásnál. Az önkormányzati hatósági ügyekben a döntési kompetencia a Képviselő-testületet, illetve átruházott hatáskörben a Bizottságot és a Polgármestert illeti meg. A képviselő-testület döntései: a.) önkormányzati rendeletek és b.) önkormányzati határozatok A határozatok végrehajtásával kapcsolatos előterjesztéseket, jelentéseket a jegyző készíti el. A képviselő-testület az Ötv. 16. (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá törvény felhatalmazása alapján - annak végrehajtására - önkormányzati rendeletet alkot az állampolgárokat érintő egyes ügyek helyi szabályozása érdekében. Rendeletalkotás, mint önkormányzati döntés célja: 1. új rendeletet alkotása 2. meglévő rendeletet módosítása 3. meglévő rendeletet hatályon kívül helyezése Kiindulópont tipikusan egy magasabb rendű jogszabály (pl. törvény) helyi végrehajtása. Ha változik a magasabb rendű jogszabály, ez az önkormányzati rendelet megváltoztatását is maga után vonja. A rendeletalkotás kezdeményezője általában a jegyző. A rendelet tervezet előkészítési és képviselő-testületi elfogadási folyamata az alábbi: a.) a tervezetet a jegyző, aljegyző, vagy a Polgármesteri Hivatal tárgy szerint érintett köztisztviselői készítik el. Megbízható az előkészítéssel a tárgy szerint illetékes bizottság, külső szakértő. Az összegyűjtött adatok elemzése és a döntési alternatívák kidolgozása helyi szinten javarészt az önkormányzatoknál dolgozó köztisztviselőkre és részben az önkormányzati intézmények szakembereire hárul. 18
A köztisztviselők, ügyintézők munkája egyrészt kiterjed a jegyzői hatáskörbe utalt feladatok előkészítésére", amelyben sokszor ők maguk a formális vagy informális döntéshozók is, de legtöbb esetben ők az egyetlen szakértők" is. Rájuk hárul a különböző határozatok, rendelet tervezetek, előterjesztések előkészítése is, mely kérdések meghozatalában, ez által a jogszabályok által biztosítottnál általában jóval nagyobb befolyásuk van. A rendelet-tervezet előkészítése, mint döntéselőkészítési tevékenység az alábbiak szerint történik: A képviselőtestület jogszabályi felhatalmazás alapján vagy a jogszabály által nem szabályozott de a lakosság szélesebb körét érintő rendeletek előkészítésénél elveket, szempontokat állapít meg. A tervezetet a polgármesteri hivatal jegyzője készítteti el. Megbízható az előkészítéssel a tárgy szerint illetékes önkormányzati bizottság, ideiglenes bizottság, sőt a külső szakértő is. Szakértő bevonására a jegyző tesz javaslatot. A polgármesteri hivatal akkor is köteles részt venni az előkészítésben, ha a tervezetet bizottság, ideiglenes bizottság, illetőleg szakértő készíti el. A rendelet tervezetben az Előzmények alatt fel kell sorolni mindazokat a tényeket, körülményeket, adatokat, információkat, amelyek az ügyben a megalapozott érdemi döntés hozatalához elengedhetetlenül szükségesek. Hivatkozni kell a lefolytatott szakmai egyeztetésekre. Amennyiben az adott cél elérésre több döntési alternatíva lehetséges, azokat ismertetni kell (alternatív javaslatot tartalmazó előterjesztés). Az előterjesztésben utalni kell az adott témakörre vonatkozó korábbi Képviselő-testületi, illetve bizottsági határozatokra és a végrehajtás tapasztalataira. Amennyiben az adott tárgykör vagy annak háttere jogilag szabályozott, az előterjesztésben hivatkozni kell a határozati javaslat jogszabályi megalapozottságára. Ahol arra lehetőség van csatolni kell a döntésre vonatkozó költséghaszon elemzést, várható döntés költségvetési kihatáshatásvizsgálatát. 19
A költségvetési rendelet és zárszámadás előterjesztés esetében a könyvvizsgáló előzetes írásos véleményét csatolni kell. Az előterjesztés készítőjének Alsózsolca város önkormányzatánál- a szervezetfejlesztési munka eredményeként 2011. január 1.-től felálló Gazdasági vezetővel (Pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoport) - is egyeztetnie kell, amennyiben az előterjesztésnek pénzügyi vonzata van. (Az egyeztetés tényét a Gazdasági vezető aláírásával igazolja) A tervezet véleményezése: Az önkormányzati rendeletek előkészítése során széleskörű elemzésből kell kiindulni. Ennek elsődleges forrása a szabályozandó tárgy szerint érintett szervek, szakemberek, adott esetben a lakosság véleménye. A polgármester egyes rendelet-tervezeteket az érdemi vita előtt közmeghallgatásra bocsáthatja. A lakosság széles rétegeinek jogait, kötelességeit érintő önkormányzati rendeletek tervezetét (pl. rendezési terv) legalább 10 napig közszemlére kell bocsátani, amelynek megtörténtéről lakosságot a helyben szokásos módon tájékoztatni kell. Az önkormányzat által alkotott rendelet akkor megfelelő, ha 1. magasabb rendű jogszabállyal nem ellentétes, 2. életszerű használható alkalmazható. b.) a tervezetet a jegyző véleményével együtt megvitatás céljából a tárgy szerint illetékes bizottság elé kell terjeszteni, erre az ülésre szükség szerint más külső szakember is meghívható. A testületi ülés előtt a tervezett napirendnek megfelelő bizottsági üléseket kell tartani. A bizottsági ülésről jegyzőkönyv születik. A bizottság véleményezi a rendelet tervezetet, ami a képviselő testület részére nem kötelező érvényű. c.) a jegyző az előkészítést és véleményezést követően a rendelet-tervezetet indoklással, indokolt esetben (lehet szóbeli is) együtt a képviselő-testület elé terjeszti. Egyidejűleg tájékoztatja a testületet az előkészítés és véleményeztetés során felvetett, de a tervezetben nem szereplő kisebbségi javaslatokról is, utalva a mellőzés indokaira. A rendeletet a képviselő testület fogadja el. 20
Az önkormányzati rendeleteket a polgármesteri hivatal hirdetőtábláján kifüggesztve kell kihirdetni, a kábeltelevízión keresztül és a soron következő önkormányzati újságba tájékoztatni kell a lakosságot az elfogadott új rendelet számának és tárgyának megjelölésével. A település honlapján, melynek elérhetősége www.alsozsolca.hu megtekinthető a képviselő-testület által hozott hatályos rendeletek tára. Az elfogadott rendelet a polgármesteri hivatal és az intézmények munkatársai számára elektronikusan elérhetők. A rendeletek folyamatos felülvizsgálatáról a jegyző gondoskodik. A kihirdetett rendeletet utólagos normakontrollra megküldik a Borsod Abaúj- Zemplén Megyei Kormányhivatalnak. A képviselők joga: Részt vesz a képviselő-testület döntéseinek előkészítésében, döntéseinek meghozatalában, végrehajtásuk megszervezésében és ellenőrzésében. Kezdeményezi, hogy a képviselő-testület vizsgálja felül bizottságának, a polgármesternek a képviselő-testület által átruházott önkormányzati ügyben hozott döntését. A polgármesteri hivataltól a polgármester, jegyző révén igényelheti a munkájához szükséges tájékoztatást. Sürgős, azonnali intézkedést igénylő közérdekű ügyekben kezdeményezheti a polgármesteri hivatal intézkedését. Bármely bizottsági ülésen tanácskozási joggal részt vehet. A képviselő kötelessége Tevékenyen részt vesz a képviselő-testület munkájában és ennek érdekében írásban vagy szóban a polgármesternél előzetesen bejelenteni, ha a testületi ülésen nem tud megjelenni, illetőleg egyéb megbízatásának teljesítése akadályba ütközik. Felkérésalapján részt venni a testületi ülések előkészítésében, valamint a különböző vizsgálatokban. A tudomására jutott állami, szolgálati, üzleti titkot megőrizni (titoktartási kötelezettsége a megbízatásának lejárta után is fennáll). Kapcsolatot tart a választópolgárokkal. Közreműködni a bizottságok munkájában. A képviselő-testület bizottságai, működése A képviselő-testület döntéseinek előkészítésére, a döntések végrehajtásának szervezésére valamint ellenőrzésére állandó, valamint ideiglenes bizottságok hozhatók létre. 21
A képviselőtestület bizottságai előkészítő, véleményező, javaslattevő ellenőrzési feladatokat ellátó - a képviselőtestület által önkormányzati ügyekben döntési jogkörrel is felruházható egymással mellérendeltségi viszonyban álló, választott testületi szervek. Alsózsolca városnál a képviselő-testület által létrehozott állandó bizottságok: a) Pénzügyi Bizottság, létszáma: 5 fő; b) Ügyrendi Bizottság, létszáma: 3 fő; c) Humánpolitikai és Jóléti Bizottság, létszáma: 7 fő. A bizottságok tagjainak összetételét az SZMSZ 2. számú függeléke tartalmazza. Egyes bizottságok a döntés-előkészítési munka mellett, az átruházott hatáskörökben döntéseket is hozhatnak. (1. sz. melléklet) A képviselő-testület állandó bizottságai által ellátandó feladatok jegyzékét 2. számú melléklet tartalmazza. A képviselő testület élt a lehetőséggel és a Humánpolitikai és Jóléti Bizottságba 3 fő és a Pénzügyi Bizottságba 2 fő külsős tagot választott, ezzel kinyilvánítva a demokratikus működés alapelvét, a lakosság, a választól érdekek, vélemények széleskörű megismerhetőségét, figyelembe vételét illetően döntéseik meghozatalánál. A képviselő-testület indokolt esetben az általa meghatározott feladatok ellátására ideiglenes bizottságot is létrehozhat. A bizottság részletes feladatait a képviselő-testület határozza meg. Az ideiglenes bizottság megbízatása feladatának elvégzéséig, illetve az erről szóló jelentésnek a képviselő-testület által történő elfogadásáig tart. A bizottságok a képviselő-testület elé kerülő szakmai anyagokat előzetesen tárgyalják, a bizottság véleményét a bizottság elnöke ismerteti a testülettel. A bizottság üléseiről emlékeztetőt kell készíteni, amely tartalmazza az elhangzott felszólalások rövid ismertetését és döntését. A bizottság ülésére az írásos anyagok megküldésével egyidejűleg meg kell hívni a bizottsági tagokat a polgármestert, az alpolgármestert, a jegyzőt, aljegyzőt és szükség esetén a szakértőt, valamint a kisebbségi önkormányzat elnökét, ha a bizottság kisebbséget érintő napirendet tárgyal. 22
A bizottságok működésének ügyviteli feladatait a Polgármesteri Hivatal látja el. Közös bizottsági ülések esetén a kialakított véleményt, javaslatot a kijelölt bizottság elnöke, vagy a megbízott bizottsági tag ismerteti a testülettel. A bizottsági ülés meghívóját és az előterjesztéseket legalább 2 nappal a tervezett időpont előtt a bizottság tagjainak, a polgármesternek, az alpolgármesternek, a jegyzőnek, aljegyzőnek továbbá a meghívottaknak el kell juttatni. A képviselő-testület tagjait a bizottsági ülés helyéről, idejéről a napirendről értesíteni kell. A bizottság munkájához eseti szakértőt vehet igénybe, részére tanácskozási jogot biztosíthat. Az egyes bizottságok, valamint a kisebbségi önkormányzat munkájának segítésére a Polgármesteri Hivatal szakemberét a jegyző rendeli ki. A polgármester A polgármester az Ötv. által meghatározott kereteken belül látja el feladatait és gyakorolja önkormányzati és hatósági hatásköreit. A polgármesternek a Képviselő-testület működésével összefüggő feladatai különösen: a.) segíti a képviselők munkáját, b.) képviseli az önkormányzatot, c.) az önkormányzat nevében kötelezettséget vállal, d.) kezdeményezheti a Képviselő-testület önkormányzat érdekeit sértő döntésének ismételt tárgyalását. Ellátja a képviselő-testület döntése által az átruházott hatáskörből adódó teendőket. Az átruházott hatásköröket az 1. sz. melléklet tartalmazza. A polgármester a bizottságok működésével összefüggésben: a.) kötelező jelleggel indítványozhatja a bizottság összehívását, b.) felfüggesztheti a bizottság döntésének végrehajtását, ha az ellentétes a képviselő-testület határozatával, vagy sérti az önkormányzat érdekeit. A felfüggesztett döntés hatályban tartásáról a képviselő-testület soron következő ülésén határoz. c.) a bizottság elnöke tekintetében dönt a kizárásáról, ha az ügy a bizottság elnökét vagy hozzátartozóját személyesen érinti. A polgármester irányítja a Polgármesteri Hivatalt, és e körben: a.) javaslatot tesz a hivatal belső szervezeti tagozódására, munkarendjére, az ügyfélfogadás rendjére, 23
b.) meghatározza a hivatal feladatait az önkormányzati munka szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában, c.) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt közigazgatási /hatósági/ ügyekben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja, d.) szabályozza a hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozás rendjét, e.) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat a jegyző és az önkormányzati intézményvezetők tekintetében. Az alpolgármester A polgármestert helyettesítő alpolgármester jogai és kötelezettségei a polgármesterével azonosak. A jegyző A Polgármesteri Hivatalt a jegyző vezeti. A jegyző munkáltatói jogot gyakorol a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői tekintetében. A polgármester egyetértési jogának gyakorlását jogszabály alapján külön Szabályzat tartalmazza. A jegyző a polgármester irányítása mellett gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról. A jegyző egyéb feladatai: a.) szervezi, összehangolja a Polgármesteri Hivatal munkáját, b.) részt vesz az ügyfélfogadás megszervezésében, c.) döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó közigazgatási hatósági ügyeket, d.) ellátja a törvény vagy kormányrendeletben előírt közigazgatási hatósági feladatokat, hatásköröket e.) dönt a polgármester által átruházott ügyekben, f.) szabályozza a hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozás rendjét. Az aljegyző Az aljegyző feladata alapvetően három dologra irányul: - a jegyzőt tartós akadályoztatása esetén teljes jogkörrel helyettesíti, - végrehajtja a jegyző által rábízott feladatokat, 24
- a polgármesteri hivatal önálló szervezeti egységének az alapvető munkáltatói jogok kivételével vezetésével is megbízható. A képviselő-testület hivatala A Polgármesteri Hivatal belső szervezete az ellátandó feladatok és hatáskörökhöz igazodva csoportokra tagolódik. A csoportok a jegyző vezetésével, a munkaköri leírásuk alapján szakmai felügyelettel megbízott dolgozók közreműködésével végzik feladataikat. A képviselő-testület a polgármesteri hivatal irányítását az önkormányzati ügyeket illetően döntésein keresztül látja el. A települési képviselő a Polgármesteri Hivataltól a jegyző útján igényelheti a képviselői munkához szükséges tájékoztatást és ügyviteli közreműködést. Közérdekű ügyben kezdeményezheti a képviselő-testület hivatalának az intézkedését, amelyre a hivatal köteles intézkedni, illetve 15 napon belül érdemi választ adni. A Polgármesteri Hivatal igény szerint köteles az önkormányzat és a hivatal működésével, a község életével kapcsolatban adatokat szolgáltatni és jelentést készíteni a képviselő-testületnek, valamint a bizottságoknak. A polgármester, jegyző, a Polgármesteri Hivatal ágazati csoportjainak feladat- és hatáskörét a Belügyminisztérium hivatalos kiadványa: A helyi önkormányzatok és szerveik feladat- és hatásköri jegyzéke tartalmazza. A feladatellátások hatékonyságáért, jogszerűségéért a jegyző felelős. A hivatal által intézendő számarányában döntő ügycsoportja a lakosság, jogi személyek egyedi hatósági ügyei, az un. államigazgatási ügyek, amelyek címzettje a jegyző. Ezek jellemzője, hogy - a testület az ügyintézést átfogóan elemezheti, értékelheti, stb., de azok intézésére utasítást nem adhat, konkrétan meg sem jelennek a testület előtt, 25
- a város lakóit személyesen érintik, intézésük színvonala az önkormányzat megítélését, a közhangulatot jelentősen befolyásolja. A Polgármesteri Hivatal az államigazgatási hatósági feladatok ellátását az alábbiak szerint végzi: - A beadványok teljeskörű ügyintézése, nyilvántartása. - Az államigazgatási eljárás lefolytatása: - a tényállás tisztázása (tárgyalás, tanú-, szakértő meghallgatása, helyszíni szemle, kapcsolódó iratok-, jogszabályok tanulmányozása), - határozathozatal, az ügyfél értesítése, - végrehajtás (ha szükséges), - fellebbezés esetén a határozat módosítása, vagy visszavonása, illetve felterjesztés a felettes szervhez. Az államigazgatási ügyekben az ország egész területén egységes követelményeket kell érvényesíteni, ezekben a jogokat, kötelezettségeket, a követendő eljárást központi jogszabályok lényegében azonos módon állapítják meg, a szűkebb körben lehetséges mérlegelés pedig nem önkormányzati típusú. Az ügyfelekkel a Polgármesteri Hivatal munkatársai az alábbiak szerint kerülhetnek kapcsolatba: - az állampolgárok ügyeinek teljes körű intézése, - kérelem nyomtatványok biztosítása, átvétele, iktatás, a kérelem és mellékletei ellenőrzése, - döntés előkészítés, - döntésről értesítés, - nyilvántartás, - irattározás, - az ügyfelek részletes tájékoztatása: - személyes megjelenés esetén a hivatali ügyfélfogadási időben, - telefonon nyújtott felvilágosítással, - Internetes honlapon, - széles kört érintő kérdésekben - helyi sajtóban, közmeghallgatáson, fórumokon 26
VI. A DÖNTÉS TÁMOGATÁSI RENDSZER TERÜLETEI A döntéstámogatás korszerűsítését az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a fenntartott intézmények eredményes működésének igénye indokolja: jó döntés az, amely előfeltételekkel teljesíthető, de túl nem teljesített, a jó döntés nem alultámogatott. Aki tudatosan alultervez, az nem használja ki a rendelkezésére álló erőforrásokat, ezzel kárt okoz, végül az tekinthető jó döntésnek, amely ellenőrizhető, illetve ellenőrzése megoldott. (döntéstámogatás ellenőrzés nélkül értelmetlen.) Az önkormányzati döntéstámogatás, döntéstámogató folyamatok Az önkormányzat (képviselőtestület), a polgármesteri hivatal, illetve az intézmények információs rendszere a sokfajta ügytípus, a szerteágazó tevékenységek, a többféle belső és külső információigény miatt, sokrétű, összetett. Ennek egyre fontosabbá váló eleme az önkormányzati döntéstámogató információs rendszer, amely elsősorban belső igények kielégítését szolgálja, az önkormányzat (képviselőtestület), a polgármesteri hivatal, illetve a fenntartott intézmények belső irányítását támogatja. Az önkormányzati döntéstámogató rendszer az önkormányzat (képviselőtestület), a polgármesteri hivatal, illetve a fenntartott intézmények tevékenységének minden területére kiterjed. Ráépül a gazdálkodás, tevékenység információs alrendszereire (pénzügyiszámviteli, munkaügyi-bérgazdálkodási, innovációs, minőségbiztosítási, tárgyi-eszközgazdálkodási stb.), hiszen a stratégiai és operatív tervezéshez, terv-tény összehasonlításhoz, a különböző szintű és időtávú vezetői döntések előkészítéséhez ezekből az alrendszerekből kell kapnia információkat. Az önkormányzati döntéstámogató rendszer működésének az eredményességét meghatározó mértékben befolyásolja, hogy ezek az alrendszerek milyen minőségű információkat biztosítanak az önkormányzati döntéstámogató funkciók teljesítéséhez. Amennyiben ezeknek az alrendszereknek az információi nem megfelelő minőségűek, az önkormányzati döntéstámogató rendszer hatékonysága csökkenhet, funkciójának a teljesítése akár kérdésessé is válhat. Kijelenthető, hogy az önkormányzatnál akkor célszerű 27
döntéstámogató rendszert kialakítani, ha az alap információs rendszerek képesek a szükséges és megfelelő minőségű információkat biztosítani. Minden önkormányzati döntés-támogató rendszernek ugyanazok az építőelemei: a vezetésorientált számvitel, a tervezés, az ellenőrzés, az információszolgáltatás a vezetés számára. Az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a fenntartott intézmények belső sajátosságaitól, adottságaitól, külső környezetétől függ az, hogy az egységes önkormányzati döntéstámogató építőelemekből milyen konkrét döntéstámogató rendszert alakít ki az önkormányzat. Az önkormányzati döntéstámogató rendszert befolyásoló tényezők Az önkormányzat számára legmegfelelőbb döntéstámogató rendszer létrehozásánál természetesen több tényezőt is figyelembe kell venni, melyek közül a legjelentősebbek a következők: - Külső környezet A külső környezet folyamatosan változik, ezért az önkormányzat sikeres működéséhez hatékony döntéstámogató rendszerre van szüksége, amely hozzájárul ahhoz, hogy az önkormányzat a mindenkori környezetével összhangban legyen. A sikeres működés érdekében azonban ezekhez a feltételekhez folyamatosan alkalmazkodnia kell, ki kell használni a külső környezet adta kedvező lehetőségeket és el lehetőleg kell kerülni az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a fenntartott intézmények működését fenyegető veszélyeket. - Az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények, a település mérete A döntéstámogatásnak kiemelkedő szerepe van az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények tevékenységének, a gazdálkodás, működés folyamatainak koordinálásában. Az önkormányzat, a polgármesteri hivatal, a közszolgáltató intézmények mérete jelentősen befolyásolja az önkormányzati döntéstámogatás építőelemeinek: a vezetői számvitelnek, tervezési, ellenőrzési, beszámolási rendszernek a kiépítettségét. Az önkormányzatokra általában jellemző a sok költséghely, költségviselő, a költségek több szempont szerinti bontása. Ennek megfelelően a költségvetés döntéstámogatásának keretein belül 28
biztosítani kell, hogy a sok költséghellyel, költségviselővel kapcsolatos tervezési, eltérés-elemzési feladatok végrehajthatók legyenek. Az irányítási szinteknek megfelelő tervezési rendszerrel párhuzamosan, az irányítási szinteket figyelembe vevő önkormányzati döntéstámogató beszámolási rendszert kell kialakítani. - A polgármesteri hivatal által végzett ügytípusok jellege, összetettsége, bonyolultsága - Az önkormányzati döntéstámogató rendszer csak akkor működik sikeresen, ha igazodik az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények által végzett tevékenységekhez. Az önkormányzati döntéstámogatás keretében elvégzendő feladatokat befolyásolja tehát az is, hogy a polgármesteri hivatal (és a közszolgáltató intézmények) milyen sokféle ügytípussal és közszolgáltatással foglalkoznak, milyen sokféle szolgáltatást nyújtanak és milyen a szolgáltatások színvonala. A költségvetés döntéstámogatásának biztosítania kell az ügyintézés-ügyvitel, a szolgáltatások struktúrájával kapcsolatos döntésekhez szükséges információkat, azokat az információkat, amelyek kifejezik az egyes szolgáltatások eredményességét, hozzájárulását az önkormányzat kedvező állampolgári megítéléséhez. Természetesen az önkormányzati döntéstámogatási rendszer elemeit úgy kell kialakítani, hogy összhangban legyenek az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények céljaival, az önkormányzati döntéstámogatási rendszer hatékonyan hozzájáruljon ahhoz, hogy az önkormányzat, a polgármesteri hivatal és a közszolgáltató intézmények fő céljait elérjék. A polgármesteri hivatal által kezelt ügytípusok jellege, a közszolgáltatások összetettsége, bonyolultsága lényeges, meghatározó befolyással van a döntéstámogató rendszer kialakítására, a tervezési, költségszámítási, beszámolási rendszer felépítésére. Az önkormányzati döntéstámogató rendszer szempontjából elsősorban annak van kiemelkedő szerepe, hogy mennyire centralizált az önkormányzat, illetve hivatala, milyen 29