A Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletének 2/2007. számú módszertani útmutatója a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási tevékenység informatikai támogatásának szakmai tartalmáról Budapest, 2007. október
1. A MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ KIADÁSÁNAK CÉLJA Jelen módszertani útmutató kiadásával a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete a biztosítókról és a biztosítási tevékenységről szóló 2003. évi LX. törvény (Bit.) alapján kötelező gépjárműfelelősségbiztosítási ágazatot művelő biztosítók részére mutatja be azt, hogy a kötelező gépjárműfelelősségbiztosítási ágazat informatikai folyamatait felügyelési tevékenysége, ellenőrzése keretében miként vizsgálja, így az nyilvánosságra hozott felügyeleti módszertannak tekinthető. A Felügyelet szerint az útmutató segítséget nyújt felhasználói részére abban, hogy megértsék az adott témakörben a Felügyelet gondolkodását és ez által lehetővé váljék számukra a Felügyelet megítélése szerint legjobb gyakorlat követése. Az útmutató kiadása ez által a biztosítók érdekét is szolgálja. Jelen módszertani útmutatóban a Felügyelet megfogalmazza azokat a minimális követelményeket, melyek figyelemmel a Felügyelet munkája során a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási tevékenység állománykezelésével összefüggésben, panaszügyekből és helyszíni vizsgálatokból szerzett tapasztalatokra a biztosítók valamennyi ügyfele számára azonos és előre kiszámítható feltételeket teremtenek a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási tevékenység művelése során. A módszertani útmutató különös tekintettel van arra, hogy a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási jogviszony olyan több pólusú viszony, melyben az általános biztosítási jogviszonyoktól eltérően a biztosított és a károsult személye elkülönül, és a károsultra fokozottan hátrányos következményekkel járhatnak biztosító állománykezelésének hiányosságai. A módszertani útmutatóban foglalt elvárások követése a biztosítók és az ügyfeleik alapvető érdekeit szolgálja, ezért az azokhoz való igazodást a Felügyelet ellenőrzései során megvizsgálja és a lényeges eltéréseket figyelembe veszi az egyes szervezetek tevékenységének értékelésekor, azonban nem lehet felügyeleti kötelezés vagy szankció alapja. 2. A MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ FELHASZNÁLÓINAK KÖRE A módszertani útmutató címzettjei a Magyarországon kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási ágazatot művelő biztosítók.. 3. KAPCSOLÓDÓ JOGSZABÁLYOK 2003. évi LX. törvény a biztosítókról és a biztosítási tevékenységről, 190/2004. (VI. 8.) Kormányrendelet a gépjármű üzemben tartójának kötelező felelősségbiztosításáról Jelen módszertani útmutató az elvek és elvárások megfogalmazásakor nem kíván visszautalni a vonatkozó jogszabályi rendelkezésekre, amennyiben tehát a jogszabályok azokon túlmutató követelményeket írnak elő, az ezeknek való megfelelést a Felügyelet természetesen továbbra is elvárja. 4. AZ ALKALMAZÁS IDŐPONTJA A módszertani útmutatóban foglaltak követése a jelen útmutató kiadásának napjától kezdődően javasolt. 2
5. HATÁLY A jelen módszertani útmutató a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási ágazatot művelő biztosítók által működtetett informatikai rendszerekre terjed ki. I. Speciális állománykezelési feltételek a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási tevékenység művelése esetén A kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási ágazat művelése nagy mennyiségű szerződés kezelését teszi szükségessé, ezen belül a jelen szabályozás szerint a naptári év végén történő biztosítóváltásból adódó állománykezelési feladatok miatt elengedhetetlen, hogy az ezen ágazatot művelő biztosítók megfelelő funkcionalitású, automatizált, a munkafolyamatokat a lehető legjobban és megbízhatóan támogató informatikai rendszerekkel rendelkezzenek. Azonban felhívjuk a figyelmet arra, hogy az informatikai rendszereken nem kizárólagosan az alkalmazott hardware és software együttesét értjük, hanem az ezekhez kapcsolódó szabályzatok, és ellenőrzési rendszerek és ellenőrzési folyamatok integritását is, természetszerűleg a kellő humán erőforrással együtt. A fentiek alapján meghatározott rendszerekkel szemben támasztott minimális követelmények az alábbiak: 1. Az állomány-nyilvántartás kialakítása során a szerződésekkel kapcsolatos, azok adattartalmában módosítást eredményező összes esemény rögzíthető, nyomon követhető, ellenőrizhető, lekérdezhető legyen, akár standard lekérdezések, akár az állományhoz kapcsolódó log-file-okra alapuló ad-hoc lekérdezések segítségével. 2. Az állománykezelő rendszer kialakított adattartalma ne szűküljön be kizárólag az adott év díjszerkezetének megfelelő adatok körére, mivel a későbbi díjkalkulációk készítésénél statisztikai adatbázisként lehet szükség a korábbiakban nem használt szempontokkal történt bővítésre is. 3. A biztosító saját üzletkötői esetében központilag biztosítsa a díj tarifálására szolgáló programot, s amennyiben nem hálózaton keresztül történik a program és a kapcsolódó adatok frissítése, akkor szabályozással és ellenőrzéssel biztosítsa a megfelelő verzió használatát. 4. Független biztosításközvetítők esetében, amennyiben azok saját fejlesztésű programot használnak, azok internetes oldalain megjelenített tarifáló programok helyes működését, illetve a teljes körűségét legalább a legtöbb biztosítást közvetítők vonatkozásában a biztosító tesztadatok bevitelével ellenőrizze a (pl. az alkalmazott kedvezmények körének rögzíthetőségét), valamint azt is, hogy az internetes ajánlatfogadás esetén az adatállomány egyértelműen tartalmazza az ajánlat megtételének pontos idejét is. Mindezekkel nem érintve a független biztosításközvetítők azirányú felelősségét, hogy ügyfeleiket a közzétett tarifákról tájékoztassák. 5. Az elektronikus adatfogadás és ajánlatfeldolgozás esetén a biztosító határozza meg az adatok pontos tartalmi és formai követelményeit. Ezen követelményeknek való megfelelést ellenőrző programmal biztosítsa, külön figyelemmel az adatok teljességére, megfelelőségére, a tarifálás pontosságára. Azon biztosításközvetítők esetében, melyek elektronikus formában továbbítják az ajánlatok adatait a biztosító felé, az együttműködési megállapodás vagy az azokhoz kapcsolódó eljárásrend részletesen térjen ki az adathibák és hiányok javításának módjára és határidejére, tekintettel arra, hogy az ajánlatok feldolgozottságának késedelme hátrányos következménnyel jár a szerződőkre. 3
6. Amennyiben a biztosító nem tud számítógépes támogatást nyújtani a biztosításközvetítők részére, abban az esetben kiemelt hangsúlyt ajánlott fektetnie utóbbiak oktatása során a fizetendő biztosítási díjak helyes összegének meghatározására. 7. Amennyiben a független biztosításközvetítőkkel kötött megállapodások a kártörténeti igazolások elektronikus feldolgozását is magukban foglalják, szükséges a lehető legnagyobb mintavétellel végrehajtott ellenőrzés a kártörténeti adatok rögzítési pontatlanságainak kiszűrésére. 8. Az adattovábbítás teljes biztonságára vonatkozóan, az ügyfelek személyes adatainak védelmére való tekintettel az adattovábbítás elektronikus módon való teljesítésével szemben megfelelő elvárásokat a biztosító fogalmazza meg informatikai szabályzatában. 9. Mivel a papír alapon beérkező ajánlatok két csoportba sorolhatók, egyrészt az elektronikus formában már átvett ajánlatok hiteles, aláírással ellátott példányai, másrészt azok, melyek adatrögzítése szükséges, ezért a biztosító alakítson ki megfelelő iktatórendszert, amely biztosítja a papír alapú dokumentumok nyomon követhetőségét. 10. Az elektronikusan fogadott ajánlatok, amíg a papír alapú dokumentum meg nem érkezik a biztosítóhoz, úgy kerülhetnek be az állománykezelő rendszerbe, hogy abban egyértelműen lehetővé váljék a csak elektronikusan beérkezett (provizórikus) ajánlatok, a papír alapon is beérkezett ajánlatok és a kötvényesített szerződések megkülönböztetése. 11. Mivel a kizárólag papír alapon beérkezett ajánlatok feldolgozásának feladata a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási termék évenként egyszeri átkötési időszaka miatt jelentős szezonalítást mutat, javasolt szerződéseket kötni a kellő létszámú és szaktudású időszakos külső munkaerő biztosítására. 12. Az állományban javasolt az egyes tételek esetén megjelölni az adatrögzítő személyét és a munkavégzés idejét (év, hónap, nap) a felelősségelhatárolás és a hibajavítás, esetleges teljesítményértékelés érdekében. A hibák előfordulásának lehetőségét egyes adatok berögzítése helyett a nyilvántartó rendszerben előre meghatározott adatlistából való kiválasztással javasolt csökkenteni (pl. közterület nyilvántartás adatbázisából való választás). 13. Amennyiben a biztosító folyamatos on-line kapcsolatot tud kiépíteni a központi kötvénynyilvántartó rendszerrel, akkor az adatrögzítésnél a gépjármű fő adatainak megadásával a kötvénynyilvántartóból a gépjárműről valamint a tulajdonosról és üzembentartóról rendelkezésre álló adatok lekérdezhetők, melynek eredményeképpen az adatrögzítés gyorsabb és pontosabb. 14. A kötvényesítési folyamat a biztosító belső döntése alapján történhet ajánlatonként (egyenként) vagy csoportosan, azonban az állománykezeléssel kapcsolatos szabályzat határozza meg azt a pontot a munkafolyamatok sorában, amikor az ajánlatok valamint az azokat alátámasztó dokumentumai teljességének ellenőrzése történik. 15. A kötvényesítés előtti ellenőrzési funkció feladata az esetleges, jogszabályban meghatározott esetben alkalmazható elutasítandó ajánlatokra való figyelemfelhívás is, melyhez ki kell alakítani a tiltandó üzembentartók állományát annak biztosítására, hogy a biztosító rendszerébe megfelelő szerződések, helyes adatokkal, megfelelően alátámasztott módon kerüljenek, különösen a szerződő adatai, a biztosítás díja, díjfizetés paraméterei, B/M besorolás. Ezen munkafolyamat során külön figyelmet kell fordítani az elektronikus adattovábbítással megkapott dokumentációk teljességére és megfelelőségére. 4
16. Az ellenőrzési folyamat az egyes adatmezők lehetséges ellenőrzése mellett (mint például a címek, gépjárműtípusok esetében csak létező egyedek kerüljenek feltüntetésre) terjedjen ki arra is, hogy az ellenőrzés jelezzen, ha az ajánlaton szereplő gépjárműnek már van érvényes kötelező gépjármű-felelősségbiztosítása az adott biztosítónál. Ilyen esetekben javasolt a helyzet tisztázása. 17. Az ellenőrzési folyamat során, történjen az akár az adatrögzítés, adatbeolvasás, vagy az alátámasztó dokumentumok áttekintése keretében, elengedhetetlen a különböző formalevelek automatizált elkészítésének biztosítása, különös tekintettel arra, amikor az ellenőrzés során az eredetileg megállapított besorolás nem megfelelő. 18. Amennyiben a biztosító u.n. flotta szerződéseket is köt, elengedhetetlen, hogy az állománynyilvántartásban a flottához tartozó gépjárművek tételesen kerüljenek felvezetésre, mely eljárás biztosítja a díjfizetettségi adatok egyedi beazonosításának lehetőségét. 19. A megkötött szerződéseket a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási kötvényeket nyilvántartó szerv részére fel kell adni. Ennek módját javasolt előre megtervezni, tesztelni és a kötvénynyilvántartó szerv adataival a folyamatos működés során összevetve ellenőrizni. 20. Alapkövetelmény a díjkönyvelés munkafolyamatában a megfelelő összegű és ütemezésű díj szerződésenkénti előírása. Az állománykezelő rendszerben meg kell jeleníteni azt, hogy mely szerződések kerültek díjhalasztással megkötésre, és ezeknek mennyi az időtartama. 21. A biztosításközvetítőkkel kötött megállapodásokban meghatározott jogosultságoktól függően szükséges kialakítani a biztosítási díj befizetésének olyan rendszerét, mely lehetővé teszi a befolyt pénzösszegek egyértelmű beazonosítását a szerződésekhez. 22. Banki utalással, vagy postai utalványon teljesített fizetmények esetén hiányos, téves azonosítók illetve nem pontos biztosítási díj megadása esetén a szerződésre való beazonosítást különböző algoritmusok leprogramozásával lehet segíteni, azonban az esetek egy részében ez nyilvánvalóan csak külön kézi feldolgozással történhet meg. A gyors ügyintézés érdekében javasolt a függő tételek rendezésének szabályzatban történő rögzítése. 23. Az állománykezelő rendszer biztosítsa azon elvárásnak való megfelelést, hogy ne csak a forintra egyező befolyt díjak esetén történjen meg a díj beazonosítása és szerződésre könyvelése. 24. Azon tételek kezelésére vonatkozóan, melyek szerződésre való beazonosítása nem lehetséges és technikai okokból visszautalni sem lehet, a biztosítónak megfelelő belső szabályzattal szükséges rendelkeznie. 25. Amennyiben vannak biztosításközvetítők, amelyek jogosultak a biztosítási díj beszedésére, elengedhetetlen, hogy a megállapodásokban a befolyt díj biztosító felé való továbbítására megadott határidő az 5 napot ne haladja meg, tekintettel a díjnemfizetés hangsúlyosan hátrányos következményeire kötelező gépjármű-felelősségbiztosítás esetében. A biztosító várja el a biztosításközvetítőtől az egy összegben teljesített utalásokhoz megfelelő tételes lista összeállítását, mely alapján az utalt összeg felosztható az érintett szerződésekre. A tételes lista befizetési adatainak és az utalás dátumának összevetésével a biztosító kísérje figyelemmel a biztosításközvetítők által beszedett díjak továbbításának megfelelőségét. 26. A díjhátralékos szerződésekkel kapcsolatos eljárásokat részletes szabályzat fogalmazza meg. A hátralékos szerződések esetében a biztosító küldjön az ügyfél részére figyelemfelhívó és a biztosító döntése szerint díjhalasztást lehetővé tévő levelet, a hátralékos díj összegének megfelelő csekkel együtt. A biztosító a csoportos díjbeszedés meghiúsulásáról is adjon tájékoztatást az ügyfélnek. 5
27. A rendszerben törölt státuszúra állított szerződés bármely okból történő státuszmódosítását - kizárólag írásos dokumentum alapján - csak az arra jogosultsággal rendelkező munkatárs hajthatja végre. 28. A díjhátralékos szerződések esetén, amennyiben a díjhalasztás határideje is lejárt, megfelelő automatizmusokkal szükséges a szerződés törlésének biztosítása, valamint az üzembentartó és a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási kötvényeket nyilvántartó szerv részére az értesítés megküldése. 29. A kötelező gépjármű-felelősségbiztosítási kötvényeket nyilvántartó szerv részére megküldött feladásokra válaszul érkező jelzések ellenőrzését a válasz állományból készített lekérdezésekkel javasolt könnyebbé tenni annak érdekében, hogy az ügyintézők a jelzett hibákat minél rövidebb időn belül orvosolni legyenek képesek. 30. Az évvégi felmondásokhoz kapcsolódóan a kártörténeti igazolások szükséges adattartalommal való kiállítása, valamint az évvégi feladatokhoz kapcsolódóan a már meglévő állomány következő bonusz-malusz fokozatának, és díjának számítása legyen a rendszer által automatikusan elvégezhető funkció. II. Kapcsolódás a biztosító más rendszereihez 31. A biztosító informatikai rendszerében a kár bejelentését követően legyen haladéktalanul megállapítható a károkozó gépjármű biztosított voltának ténye, illetve a szerződés díjrendezettsége. 32. Az állománykezelő rendszer készítse el a kapcsolódó számviteli rendszer felé a szükséges feladásokat (például díjelőírás, befolyt díj). Amennyiben nem biztosítható a rendszerek között zárt kapcsolat a feladások adatátvitelének ellenőrzésének biztosítottnak kell lennie. A tartalékképzéshez, viszontbiztosítói elszámolásokhoz és jutalék-elszámolásokhoz valamint külső szervek részére készítendő adatszolgáltatásokhoz szükséges lekérdezések legyenek automatizáltan elkészíthetők. 33. A biztosító más művelt ágazatait kezelő rendszereinek lekérdezés szinten való összekapcsolása javasolt a bizonyos személyhez kapcsolódó törzsadatok felvitelének hatékonyabbá tételéhez, a hibák számának csökkentéséhez, valamint a más ágazatokban kötött szerződések létéhez kapcsolódó kedvezményes rendszer alkalmazása esetén az ellenőrzés megvalósításához. III. Záró rendelkezések A Felügyelet felhívja a figyelmet arra, hogy a biztosító a módszertani útmutató tartalmát szabályzatai részévé teheti. Ebben az esetben jogosult feltüntetni, hogy vonatkozó szabályzatában foglaltak megfelelnek a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete által kiadott vonatkozó számú módszertani útmutatónak. 6