Stratégiai célok lebontásának módszertana 1/35 Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése és folyamat felülvizsgálata Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása Budapest XX. kerületi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala részére Budapest, 2009. június 26. Verzió: 01 IFUA Horváth & Partners Kft. H-1119 Budapest Fehérvári út 79. Telefon: +36 (1) 382 88 88 Fax: +36 (1) 382 88 89 company@ifua.hu http://www.ifua.hu A HORVÁTH & PARTNERS csoport tagja T H E P E R F O R M A N C E A R C H I T E C T S Barcelona Berlin Boston Budapest Düsseldorf Madrid Munich Prague Stuttgart Vienna Zurich
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 2/35 1. Bevezetés Az Önkormányzat az Államreform Operatív Program (ÁROP) A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a Közép-magyarországi régióban tárgyú pályázata keretében benyújtott, Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztési és folyamat felülvizsgálati pályázata vissza nem térítendő támogatásban részesült. Az IFUA az Önkormányzat által feladott egyszerűsített közbeszerzési eljáráson nyerte el a szerződés teljesítésére való jogosultságát. Jelen dokumentum feladatkörébe eső részfeladat: 7.2.6. részfeladat pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása A feladatkör végrehajtásához kapcsolódó jogszabályok elsősorban: Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. tv. Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Kormány-rendelet A projekt első szakasza feladatai a helyzetelemzés, illetve a helyzetelemzés eredményeként a főbb stratégiai célok, irányvonalak meghatározása volt. Ennek során felmérés készült a jelenlegi pénzügyi és gazdálkodási folyamatokról, a pénzügyi mozgásokhoz kapcsolódó döntési helyzetekről. A felmérés alapján az Önkormányzat képviselőivel egyeztetve kerültek szövegszerű, hatálybaléptetésre alkalmas formába a jelen tanulmányhoz csatolt dokumentumok. A részfeladatot a projektszervezet részeként működő Gazdálkodási Munkacsoport látja el. A munkacsoport végzi el a szükséges helyzetfelméréseket, majd megfelelő módon dokumentálja azokat. Kidolgozza a területen szükséges változtatások tervét, javaslatot készít és kidolgozza, dokumentálja azt. A munkacsoport munkáját a projektvezetés irányítja és felügyeli. 2. Részfeladat célja A projektszakasz célja egy olyan pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer kialakítása, amely biztosítja, hogy a Polgármesteri Hivatal valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra. 3. helyzetértékelés Az önkormányzat rendelkezik hatályos Folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) szabályzattal, valamint megfogalmazta a hivatal ellenőrzési nyomvonalával kapcsolatos eljárási szabályokat, azonban nincs jelenleg szabályozva az intézményi kockázatkezelés-, valamint a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje. Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/C. -a rendelkezik arról, hogy az intézménynek meg kell alkotnia kockázatkezelési szabályzatát. A kockázatkezelési szabályzat része a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésnek (FEUVE). A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani az önkormányzat
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 3/35 tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatok hierarchiáját a következő ábra szemlélteti: Bizonytalanságok Stratégiai döntések Stratégiai szint A stratégiát intézkedésekké alakító döntések Program szint A megvalósításhoz szükséges döntések Projekt és működési szint 4. Javaslatok A részfeladat megvalósítása során kialakítandó kockázatkezelési rendszer: tartalmazza a XX. kerületi Önkormányzat által meghatározott és az ellenőrzési nyomvonalba bevont folyamatok esetében a tevékenységeket, illetve gazdálkodást befolyásoló kockázatokat; tartalmazza a kockázatok értékelését; a kockázatértékelés eredményei alapján lehetőséget ad intézkedések megfogalmazására a kockázatok kiküszöbölése, mérséklése érdekében. A kockázatokat az alábbi csoportokba lehet sorolni: pénzügyi (likviditási) kockázatok; humán erőforrással kapcsolatos kockázatok; eljárásokkal kapcsolatos kockázatok (hibás lebonyolítási eljárásból adódó kockázat, helytelen ügyvitelből adódó kockázat, munkakörnyezeti kockázat); külső eseményekkel kapcsolatos kockázatok (vagyonelemeket érintő káresemények, katasztrófák); rendszerekkel kapcsolatos kockázatok (rendszerek működésének hibájából, kieséséből eredő anyagi és nem anyagi természetű veszteségek); jogi környezet változásából adódó kockázatok; valamint vezetési és irányítási kockázatok (menedzsment kockázat).
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 4/35 Az ellenőrzési nyomvonal táblázatok mellett a kockázatok bemutatását tartalmazó táblázatok is e szabályozás részét képezik, de túl is mutatnak e szabályozás keretein. A szabályozás kialakításához olyan workshopok lefolytatására teszünk javaslatot, ahol az egyes kiemelt ellenőrzési nyomvonalak felelőseivel közösen meghatározva a kockázat tényezőket kialakítjuk azok kezelésének módszertanát. A workshop keretein belül az alábbi fő lépéseket tárgyalják a résztvevők: I. A kockázatok azonosítása II. A kockázatok értékelése III. Kockázati reakciók IV. Kockázatok felülvizsgálata Eredmény: Fentiek eredményeként elkészül egy a XX: kerületi önkormányzat sajátosságait is kezelő kockázatkezelési módszertani szabályozás, mely szövegszerű formában átadva alkalmas a hatályba léptetésre. Eredmény dokumentumok: 1. sz. melléklet - Szabályzat a kockázatkezelés rendjéről 2. sz. melléklet - Kockázat azonosítási kérdőív
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 5/35 1. sz. melléklet - Szabályzat a kockázatkezelés rendjéről PESTERZSÉBET ÖNKORMÁNYZATÁNAK POLGÁRMESTERI HIVATALA SZABÁLYZAT A KOCKÁZATKEZELÉS RENDJÉRŐL Pesterzsébet Önkormányzata (továbbiakban Önkormányzat) Kockázatkezelési szabályzata az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/C. -nak megfelelően került összeállításra. I. Általános rész 1. A szabályzat célja A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani az Önkormányzat tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelési szabályzat része a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésnek (FEUVE). A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján az Önkormányzat érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. 2. A kockázat és kockázatkezelés fogalma Kockázat a nem kívánt esemény bekövetkezési valószínűségének és az esemény következményeinek az együttese. Minden szervezetet egy meghatározott cél (vagy célok) érdekében hoztak létre, illetve hogy működésével egy meghatározott célt (vagy célokat) szolgáljon. Ezek megvalósítása vagy teljesítése során azonban olyan tényezők is szerepet játszanak, amelyek bekövetkezése és hatása bizonytalan. Bizonytalanságuk a szervezet működésének, felépítésének összetettségéből, illetve a környezet (gazdasági, társadalmi, politikai, természeti stb.) összetettségéből és kiszámíthatatlan változásaiból fakad.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 6/35 Ezeket a bizonytalan tényezőket hívhatjuk kockázatnak, amelyre az az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 2. 63. pontja a következő meghatározást adja, kifejezetten a közigazgatásra vonatkozóan: kockázat: a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését. Tágabb értelemben véve a kockázat mindazon események összességét jelenti, amelyek bekövetkezése hatással lehet a szervezet által kitűzött célok elérésére. Ez a hatás lehet negatív, illetve pozitív is. Amennyiben pozitív hatásról van szó, azt definiálható úgy is, mint lehetőség. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat: amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata, Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. A kockázatok forrása lehet az Önkormányzatra nézve külső eredetű kockázat, vagy az Önkormányzat saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza A kockázat azonosítása A kockázat értékelése Elfogadható kockázati szint meghatározása a vezetés számára A kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása A kockázatokra adható válaszok mérlegelése A válaszintézkedés beépítése, és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata. A kockázatkezelés stratégiai szemléletű megközelítésének kulcsa a kockázatok beazonosítása a fő célkitűzések tükrében. E célra létrehozott munkacsoport meghatározza a szervezet tevékenységéhez kapcsolódó kockázatokat és az éves terv alapján interjúkkal, összegző megbeszéléseken értékeli a szükséges intézkedéseket.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 7/35 Külső kockázatok Infrastrukturális Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. Gazdasági Költségvetési támogatások csökkenése, elvonása, árbevételek elmaradása, nem tervezhető központi intézkedések negatív hatással lehetnek a tervekre. Jogszabályok Környezetvédelmi A jogszabályok, minisztériumi rendelkezések, árfolyam-változások, infláció és egyéb szabályok korlátozhatják a tevékenységeket. A környezetvédelmi megszorítások Politikai Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Elemi csapások Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a tevékenységekre. Belső szervezeti kockázatok PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési Biztosítási Tőke beruházási A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala. Felelősségvállalási A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol és a szervezet jogosult kártérítését követelni. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Stratégiai Működési A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül. A célok csak részben valósulnak meg. Információs A döntéshozatalhoz nem elegendő információ a szükségesnél kevesebb ismertre alapozott döntést eredményez. Üzemeltetési A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 8/35 Projektetek Innováció jelentős bevétel kiesést idézhet elő. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre. Elmulasztott újítási lehetőségek. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti Egészség és biztonsági A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, vagy megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya A hatékony munkavégzést akadályozzák a nem megfelelő munkaköri környezet és a munkavégzéshez szükséges feltételek biztosításának hiányosságai. 3. A kockázat kezelője A kockázatkezelés körében a polgármester kijelöli az adott kockázatok folyamatgazdáit saját felelősségükön belül. Ez azt jelenti, hogy az Önkormányzat magasabb vezetői felelnek a kockázatok felismeréséért, kezeléséért. A kockázatkezelési tevékenység feladat és hatáskörét a szabályzat tartalmazza. 4. A kockázatkezelési hatáskör A polgármester felelőssége és kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A kockázatelemzés felöleli az Önkormányzat teljes tevékenységi területét. A Önkormányzat magasabb vezetői (továbbiakban vezetők) évente elkészítik az irányításuk alá tartozó terület célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), annak kezelési módját, amely tevékenységet a Kockázatkezelő Bizottság az általa megfogalmazott ajánlásaival segíti. A vezetők felmérik, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat nagyságokkal, lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 9/35 5. II. A végrehatás szabályai 1. A kockázatok azonosítása 1.1. A kockázatok azonosítása, értékelése A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek az Önkormányzat célkitűzéseit, veszélyeztető fő kockázatok. A kockázatok azonosításához szükséges kockázatelemzés bemutatását az 1. sz. melléklet tartalmazza. 1.2. Elfogadható kockázati szint meghatározása A feltárt kockázattal kapcsolatos reakciókat az adott szervezet által elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni, az e fölötti kockázatokra intézkedéseket kell hozni. 1.3. Kockázati reakciók Kockázat átadása /pl. biztosítások megkötése/ Kockázat elviselése /a megteendő intézkedés aránytalanul nagy költségekkel jár/ Kockázat kezelése /a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése/ 2. A kockázat kezelése A kockázat kezelésért felelős polgármesternek tevékenységében támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. A kockázat azonosítással a megfelelő válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők. A költségvetési évre szóló munkaterv/célkitűzések végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 10/35 A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a polgármester intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés az elsődleges eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést a polgármester tanácsadó testülettel /Kockázatkezelő Bizottság/ együttműködve, annak ajánlásai alapján végzi. A Kockázatkezelő Bizottság vezetője a jegyző. Tagjai: osztályvezetők aljegyző főépítész A Kockázatkezelő Bizottság szükség szerint, de minimum évente kétszer ülésezik. Feladatát képezi a működési tapasztalatok, a folyamatba épített vezetői ellenőrzés, valamint a külső ellenőrző szervek által feltárt okok értékelése, annak alapján javaslattétel a polgármesternek a kockázatkezelésre vonatkozóan. 3. A kockázatkezelés időtartama A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni. A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával. 4. A kockázatok és intézkedések központi nyilvántartása A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása a jegyző szervezetében történik.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 11/35 A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően: a nyilvántartásba vétel időpontját, sorszámát, bejegyzés dokumentumait, a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét, az intézkedés végrehajtásáról tett jelentést. A nyilvántartás mintáját a 3. sz. melléklet tartalmazza. A kockázatkezelési eseteket a Kockázatkezelő Bizottság javaslatai alapján a polgármester szükség szerint intézkedik az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. 6. III. Záró rendelkezések A polgármester gondoskodik arról, hogy a Kockázatkezelési szabályzatban foglalt előírásokat az érintett vezetők és munkatársaik megismerjék. A szabályzat 2009. -től lép hatályba. Budapest, 2009. Szabados Ákos polgármester dr. Kiss Irén címzetes főjegyző
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 12/35 1. sz. melléklet KOCKÁZATELEMZÉS A kockázat értékelési folyamatoknál meg kell határozni a pontos kritériumokat, amelyek a céloknak való megfelelést biztosítják. Meg kell határozni, hogy: mely kockázatok jelentősek, mely ellenőrzési pontok fogják csökkenteni a kockázatot, milyen további kiegészítő ellenőrzések szükségesek, milyen jellegű nyomon követés szükséges? A kockázati tényezők a következőképpen osztályozhatók Pénzügyi és gazdasági bevétel volumene, kiadások, készpénz összege, likviditás és forgó- illetve tőkeeszközök értéke, egyéb befektetett erőforrások értéke, a szervezet számára. értéke, a művelet értéke a szervezet számára. Magatartási. Történeti a vezetőség és a munkatársak személyes tulajdonságai és értékei; szerepek és helyzetek; tisztesség, megbízhatóság, motiváció; a belső ellenőrzéssel szemben tanúsított hozzáállás, elszámoltathatóság és - kontroll. Múltbéli veszteségek, hibák, szabálytalanságok, volumene, gyakorisága és oka. Működési műveletek komplexitása, láthatósága, érzékenysége, stabilitása; változás mértéke és valószínűsége a műveletekben, munkatársak személyében és folyamatokban Környezeti külső tényezők: pénzügyi, gazdasági, jogi stb.; a környezet dinamizmusa; kapcsolódások más rendszerekhez, más műveletektől való függés (pl. informatika)
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 13/35 Belső kontrollhoz kapcsolódó A problémák megelőzésére, észlelésére és korrigálására, a rendszerek gyengeségeinek kiemelésére és kijavítására és a célkitűzések elérésének elősegítésére tervezett belső kontrollok megléte és eredményessége. A műveletek és pénzügyi kontrollok, illetve az átruházott kontrollok és delegált hatáskör terjedelme. Közvélemény a közvéleményre gyakorolt hatás. A vezetők és a Kockázatkezelő Bizottság véleményét, megítélését figyelembe kell venni arra vonatkozóan, hogy mely területeket kell nagy kockázatúnak tekinteni. A kockázat értékelése alapvetően a fent említett, különféle tényezők kvalitatív minősítésére alapul, amely a tapasztalatokra és a rendelkezésre álló információkra támaszkodó megítélést eredményez. A kockázatelemzés módszerét a 2. sz. melléklet tartalmazza.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 14/35 2. sz. melléklet KOCKÁZATELEMZÉSI MÓDSZER A kockázatelemzés és felmérés célja megállapítani az Önkormányzati kockázatok mértékét, jelentőségük szerinti sorba állítását annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a szervezetre, ha valóban felmerülnek. A magas kockázatú rendszereket gyakrabban kell ellenőrizni. Az ellenőrzések tekintetében magas prioritású rendszerek beazonosításához nemcsak a kockázatértékelést kell figyelembe venni, hanem más lehetséges tényezők hatását is értékelni kell (pl. a vezetők véleménye). Az Önkormányzat kockázatelemzését a kockázati tényezők és azok súlya alapján kell elvégezni. 10 olyan tényező került meghatározásra, amely hatással lehet a rendszer működésére. Kockázati tényezők: 1. Bevételek 1) alacsony 2) közepes 3) magas Súly: 8 2. Informatikai támogatottság 1) kitűnő 2) közepes 3) rossz Súly: 5 3. Szabályozás összetettsége 1) kicsi 2) közepes 3) nagy Súly: 4 4. Változás / Átszervezés 1) Stabil rendszer, kis változások 2) Kis változások, de nem rendszeresek vagy jelentősek
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 15/35 3) A munkatársak személyét, a szabályozást és a folyamatokat érintő, jelentős változások Súly: 3 5. Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége 1) kicsi 2) közepes 3) nagy Súly: 3 6. Csalás, hamisítás 1) adott területen alacsony mértékű a bekövetkezésének valószínűsége. 2) adott területen közepes mértékű a bekövetkezésének valószínűsége 3) adott területen magas mértékű a bekövetkezésének valószínűsége Súly: 2 7. Vezetők aggályai a rendszer működését illetően 1) Alacsony szintű 2) Közepes szintű 3) Magas szintű Súly: 3 8. Munkatársak tapasztalata és képzettsége 1) Nagyon tapasztalt és képzett 2) Közepesen tapasztalat és képzett 3) Kevés vagy semmilyen tapasztalat és képzettség hiánya. Súly: 4 9. Tévedések valószínűsége 1) kicsi 2) közepes 3) nagy Súly: 3 10. Előző ellenőrzés óta eltelt idő 1) 1 évnél kevesebb
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 16/35 2) 1-4 év 3) 4 évnél több Súly: 2 Az 7. "Vezetők aggályai " tényezőt illetően a polgármester véleményét is ki kell kérni. E szakasz végére kockázati tényezőjének mértékét - magas, közepes, alacsony - meg kell állapítani. A várható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően, az egyes kockázatokat elemezni kell. Kockázati tényezők és alkalmazott súlyok: Sorszám Kockázati tényező 6.1.1.1.1.1.1.Kockáz ati tényező Alkalmazott Súly Kockázati pontszám 1. Bevételek 1-3 8 8-24 2. Informatikai támogatottság 1-3 5 5-15 3. Szabályozás összetettsége 1-3 4 4-12 4. Változás ill. átszervezés 1-3 3 3-9 5. Pénzügyi szabálytalanságok 1-3 3 3-9 valószínűsége 6. Csalás, hamisítás 1-3 2 2-6. Vezetők aggályai 1-3 3 3-9 8. Munkatársak képzettsége és 1-3 4 4-12 tapasztalata 9. Tévedések valószínűsége 1-3 3 3-9 10. Előző ellenőrzés óta eltelt idő 1-3 2 2-6 MINIMÁLIS PONTSZÁM 37 MAXIMÁLIS PONTSZÁM 111 Az egyedi kockázati pontszám a vonatkozó kockázati tényező értéke és az alkalmazott súly, szorzata. Az összegzett kockázati pontszám az egyedi kockázati pontszámok összege). A kockázat meghatározása érdekében az összegzett kockázati pontszámot elosztjuk a vonatkozó kockázati pontszámok maximumainak összegével és a kapott eredmény alapján besoroljuk a kockázatot alacsony, közepes, illetve magas osztályokba. A kockázatelemzés eredménye információval szolgál a stratégiai terv elkészítéséhez, ténylegesen rendelkezésre álló erőforrásokat veszi figyelembe.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 17/35 3. sz. melléklet A kockázatok és intézkedések nyilvántartása Sorszám Nyilvántartásba vétel időpontja, dokumentumai, Bekövetkezés valószínűsége Felmerülő kár mértéke Kockázat kezelésére javasolt intézkedés Felelős munkatárs neve, a végrehajtásról tett jelentés
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 18/35 1. sz. melléklet - Szabályzat a kötelezettségek vállalása rendjéről PESTERZSÉBET ÖNKORMÁNYZATÁNAK POLGÁRMESTERI HIVATALA SZABÁLYZAT A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, AZ ELLENJEGYZÉS, AZ UTALVÁNYOZÁS, VALAMINT A SZÁMLÁK IGAZOLÁSÁNAK RENDJÉRŐL E Szabályzat hatálya kiterjed Pesterzsébet Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalára. A gazdálkodás folyamatában a jogok gyakorlását és kötelezettségek teljesítését tartalmazó feladatok a felelősségi szabályok által meghatározott sorrendben követik egymást. Értelmező rendelkezések Költségvetési keret: olyan keretösszeg, amely felett kötelezettségvállalásra jogosult rendelkezik, ezen szabályzatban foglaltak szerint. Kötelezettségvállalás: Különösen a jóváhagyott kiadási előirányzatok terhére foganatosított olyan intézkedés, amely a jövőbeni fizetési kötelezettséggel jár. Különösen az írásban lefektetett kinevezés, személyi juttatások megállapítása, foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése, szolgáltatás megrendelése, tárgyi eszközök és készletek beszerzése, beruházási és felújítási szerződések aláírása, olyan pénz kifizetéssel nem járó megállapodás, amely alapján a felek kölcsönös szolgáltatással tartoznak egymásnak, valamint minden más fizetési ellenszolgáltatási kötelezettséggel járó szerződés, megállapodás kötése, illetve bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés. Előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása, a pályázat kiírása amennyiben nem kerül visszavonásra. Ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy az okmányok jogszabályoknak, az önkormányzat döntéseinek megfelelnek, az adott kötelezettségvállalásnak megfelelő pénzügyi forrás - összegszerűen és jogcímében rendelkezésre áll, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat,
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 19/35 a kötelezettségvállalás szakmai feladatellátást szolgáló szükségességének vizsgálata megtörtént. Szakmai teljesítés igazolása: A kiadás teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtt az adott jogügylethez kapcsolódó ellenőrzés, melynek célja annak szakmai igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumában vállalt kötelezettség teljesítése megfelelő-e és megalapozza-e a kiadások teljesítését, illetve a bevételek beszedését. Szakmai teljesítést igazoló: a kötelezettségvállaló, illetve az általa írásban megbízott személy vagy a jogügyletben érintett szervezeti egység vezetője. Érvényesítés: a kiadás teljesítése, illetve a bevétel beszedése előtt a szakmai teljesítés igazolás alapján az összegszerűség, a számlára, a számlát helyettesítő bizonylatra előírt alaki és tartalmi követelményeknek való megfelelés, továbbá a szükséges pénzügyi fedezet meglétének ellenőrzése. Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése. Utalvány ellenjegyzése: magában foglalja - a kötelezettségvállalás ellenjegyzésénél leírtak értelemszerű alkalmazása mellett a szakmai teljesítés igazolásának és az érvényesítés megtörténtét is. I.) Kötelezettségvállalás A.) 1.) A kötelezettségvállalás a költségvetési szerv nevében, a költségvetési szerv feladatainak ellátása (végrehajtása) során fizetési vagy más teljesítési kötelezettség vállalása, valamint bevételi előirányzat teljesítésének előírása, a költségvetési szerv feladatainak célszerű és hatékony ellátására figyelemmel. 2.) a.) A helyi önkormányzat nevében kötelezettséget a polgármester vagy az általa felhatalmazott személy vállalhat. A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. A kötelezettséget vállaló személynek a kötelezettségvállalás előtt meg kell győződnie arról, hogy a fel nem használt előirányzat biztosítja-e a kiadás teljesítésére a pénzügyi fedezetet. A kötelezettségvállalás a jegyző vagy az általa kijelölt személy ellenjegyzése után és a I./8.)b.) pontban foglalt kivétellel - csak írásban történhet b.) A választási eljárásról szóló 1997. évi C. törvény 2. -ának hatálya alá tartozó választások helyi, területi előkészítésére, lebonyolítására felhasználandó pénzeszközök - beleértve a kisebbségi önkormányzat(ok) választásának lebonyolításához rendelkezésre álló pénzeszközöket is - feletti kötelezettségvállalásra a jegyző jogosult.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 20/35 3.) A kötelezettségvállalás során az arra jogosult személy intézkedik a munka, a szolgáltatás elvégeztetésére, az áruszállítás megrendelésére és egyben kötelezettséget vállal arra, hogy annak teljesítése után - az átvételt követően - a megállapodás szerinti ellenértéket kifizeti. 4.) A költségvetési gazdálkodás során a leggyakrabban előforduló kötelezettségvállalási formák: kinevezési, alkalmazási okirat, túlóra, helyettesítés, jutalom elrendelése szerződés (vállalkozási, szállítási, adásvételi, közüzemi, megbízási, támogatási, kölcsön és egyéb szerződés) megállapodás megrendelés kiküldetési rendelvény közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, ajánlattételi felhívás megküldése támogatási konstrukció meghirdetése, pályázat kiírása bírósági, államigazgatási, valamint szabálysértési jogerős határozat, illetve végzés jogszabályon alapuló kifizetés esetén a keretgazda osztály által írt feljegyzés tartalékok polgármesterre átruházott hatáskörben történő felhasználásáról rendelkező határozat Előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, ajánlattételi felhívás megküldése a pályázat kiírása a támogatási konstrukció meghirdetése tartalékok felhasználásáról rendelkező határozat A kötelezettségvállalás az e szabályzat szerint ellenjegyzési jogosultsággal rendelkező személy ellenjegyzése után, és csak írásban történhet. 5.) Tárgyéven túli fizetési kötelezettség kivéve a jogszabályon, bírósági és államigazgatási jogerős határozaton alapuló kötelezettségvállalást csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában a működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható. A költségvetési fedezetet a költségvetés tervezésekor biztosítani kell. 6.) A kötelezettségvállalással terhelt pénzmaradványnak tekintendő a kötelezettségvállalások azon állománya, melyre a kötelezettségvállalás tárgyévi előirányzat terhére történt és a teljesítés a tárgyévben nem valósult meg. A beérkezett számlákkal kapcsolatos feladatokat, a nyilvántartás tartalmát a Számlarend és az Értékelési Szabályzat tartalmazza. Az önkormányzat intézményei
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 21/35 alulfinanszírozásának pénzügyi rendezésére a tárgyévet követően, a pénzmaradvány jóváhagyásával egyidejűleg kerül sor. B.) A Képviselő-testület által jóváhagyott éves költségvetés előirányzatain belül kötelezettségvállalásra jogosultak 1.) a.) a jegyző (távollétében az aljegyző) értékhatár nélkül, munkáltatói jogkörének gyakorlása során és egyéb munkavégzésre irányuló kötelezettség tekintetében, b.) a jegyző értékhatár nélkül a választási eljárásról szóló 1997. évi C. törvény 2. -ának hatálya alá tartozó választások helyi lebonyolításával kapcsolatban a költségvetésben jóváhagyott pénzeszközök tekintetében, 2.) nettó 3.500.000 Ft értékhatárig az osztályvezetők (a Pénzügyi és Adó Osztály osztályvezetője és a Városfejlesztési és Fenntartási Osztály vezetője kivételével), illetőleg távollétükben az osztályvezető-helyettesek (a Pénzügyi és Adó Osztály osztályvezető-helyettesei és a Városfejlesztési és Fenntartási Osztály osztályvezető-helyettese kivételével), a főépítész, kizárólag peres ügyek tekintetében a Polgármesteri Hivatal jogi képviselője, valamint kizárólag a közbeszerzésekkel kapcsolatos kiadások tekintetében a Közbeszerzési Iroda vezetője (távollétében a Közbeszerzési Iroda vezető-helyettese), 3.) nettó 15.000.000 Ft értékhatárig a Városfejlesztési és Fenntartási Osztály vezetője (távollétében az osztályvezető-helyettes), 4.) a polgári védelem költségvetési előirányzatain belül - értékhatár nélkül - a Polgári Védelem parancsnoka, 5.) nettó 3.500.000 Ft értékhatár felett a polgármester, távollétében az alpolgármesterek, 6.) kivételt képeznek a magánszemélyekkel kötött megbízási szerződések, amelyekkel kapcsolatban a.) az I./B./2) pontban felsorolt kötelezettségvállalók egy megbízási szerződés tekintetében, a megbízás időtartamától függetlenül, 50.000 Ft értékhatárig vállalhatnak kötelezettséget, b.) 50.000 Ft értékhatár felett kizárólag a polgármester (távollétében az alpolgármesterek) és a jegyző (távollétében az aljegyző) vállalhatnak kötelezettséget. 7.) a helyi kisebbségi önkormányzatok esetében, kötelezettségvállalásra, értékhatár nélkül, a helyi kisebbségi önkormányzat elnöke, vagy az általa felhatalmazott kisebbségi önkormányzati képviselő jogosult,
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 22/35 8.) a.) a nettó 50.000 Ft-ot meghaladó kifizetések esetében az írásbeli kötelezettségvállalás kötelező. Az írásbeli kötelezettségvállalás bizonylatainak a megrendelt áru, szolgáltatás értékadatait tartalmaznia kell. b.) nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként nettó 50.000 Ft-ot el nem érő kifizetések esetében. 9.) a kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan beleértve a helyi kisebbségi önkormányzatok kötelezettségeit is - a Pénzügyi és Adó Osztály a kinevezés, illetve a folyamatos teljesítést tartalmazó szerződések kivételével - olyan analitikus nyilvántartást köteles vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. 10.) a Pénzügyi és Adó Osztály a kötelezettségvállaló(k) kérésére - köteles információt szolgáltatni, illetőleg egyeztetni bármely költségvetési előirányzat felhasználásáról. II.) Kötelezettségvállalás ellenjegyzése hogy A.) 1.) Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, a.) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, áll-e, b.) az előirányzat felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre c.) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. 2.) Az ellenjegyző az 1.) a.) - c.) pontokban foglalt feladatai ellátásához szükség szerint szakértőt vehet igénybe. 3.) a.) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a II./A./1.) pontban előírtaknak, az ellenjegyzésre jogosultnak erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót. b.) Ha a kötelezettségvállaló az a.) pontban foglalt tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítja az ellenjegyzőt, köteles e tényről a helyi önkormányzat képviselő-testületét haladéktalanul írásban értesíteni. A képviselő-testület soron következő ülésén köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. Amennyiben a Pénzügyi és Adó Osztály vezetője (távollétében az osztályvezető-helyettesek) az ellenjegyző, a kötelezettségvállaló részéről ellenjegyzésre történő írásbeli utasításáról köteles a jegyzőt írásban tájékoztatni. Ezt követően a jegyző írásban értesíti a képviselő-testületet.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 23/35 Ellenjegyzés nélkül gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható. B.) 1.) E Szabályzat I/B. pontjában foglaltak szerinti kötelezettségvállalások ellenjegyzési joga a.) az I./B./ l.) - 4.) pontok esetében a Pénzügyi és Adó Osztály vezetőjét (távollétében az osztályvezető-helyetteseket), b.) az I./B./4) pontok esetében a jegyzőt (távollétében az aljegyzőt), c.) a magánszemélyekkel kötött megbízási szerződések esetében - az I./B./5./a.) pont szerinti kötelezettségvállalások esetében a jegyzőt (távollétében az aljegyzőt), - az I./B./5./b.) pont szerinti kötelezettségvállalások esetében a polgármester és az alpolgármesterek által vállalt kötelezettségek tekintetében a jegyzőt (távollétében az aljegyzőt), a jegyző által vállalt kötelezettségek tekintetében a Pénzügyi és Adó Osztály vezetőjét (távollétében az osztályvezető-helyetteseket) illeti meg. 2.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében, a kötelezettségvállalások ellenjegyzését a kisebbségi önkormányzat megbízása alapján a kisebbségi önkormányzat testületének tagja végzi. III.) Szakmai teljesítés igazolás 1.) a.) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, a megrendelés, a megállapodás teljesítését b.) A szakmai teljesítés igazolás a teljesítés alapjául szolgáló okmányra bélyegzővel vagy kézírással Igazolom, kifizethető szöveg rávezetésével és a szakmai teljesítés igazolására jogosult aláírásával történik. Beruházások, felújítások, karbantartási munkálatok esetében a szakmai teljesítés igazolására jogosult személy aláírását meg kell hogy előzze a műszaki ellenőr számla kollaudációja, amelyet az okmányon bélyegzővel és aláírásával - végez. 2.) A szakmai teljesítés igazolását a kötelezettségvállalásra jogosultak, illetőleg a helyettesítésükre kijelölt személyek - az e Szabályzat I. fejezetében foglaltak értelemszerű alkalmazásával - végzik.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 24/35 3.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében a szakmai teljesítés igazolására a helyi kisebbségi önkormányzat elnöke, vagy az általa kötelezettségvállalásra felhatalmazott kisebbségi önkormányzati képviselő jogosult. IV.) Érvényesítés A.) 1.) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni és szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítés- igazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a pénzügyi fedezet meglétét, az előírt alaki követelményeket betartották-e (alaki és tartalmi szempontból a vonatkozó jogszabályi előírásoknak és a gazdálkodói szabályozásnak megfelelnek-e), a gazdasági esemény kellően dokumentált-e (pl. munkavégzés igazolása, áruszállítás megtörténte), 2.) Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. 3.) Bevétel esetén a számla kiállítójának kell a felülvizsgálatot elvégeznie annak érdekében, hogy biztosított legyen, miszerint a bevétel jogszerűen illeti meg a költségvetési szervet. 4.) Az érvényesítésnek - az "érvényesítve" megjelölésen kívül - tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot. 5.) Amennyiben az érvényesítő az A/l.) pontban felsoroltak vizsgálata során eltérést tapasztal, írásban köteles erről a Pénzügyi és Adó Osztály vezetőjét - az osztályvezető által kialakított formanyomtatványon - tájékoztatni. A Pénzügyi és Adó Osztály vezetője köteles azonnal az eltérés(ek) kiküszöbölésére a szükséges intézkedéseket megtenni. 5.) Érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó végezhet. A polgármester indokolt esetben felmentést adhat a képesítési előírás alól. B.) Az érvényesítési jog gyakorlására az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői közös utasításban foglaltak szerint a jegyző által írásban felhatalmazott köztisztviselő jogosult a III/A/5.) pontban foglaltakra figyelemmel.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 25/35 C.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében az érvényesítést az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői közös utasításban foglaltak szerint a jegyző által írásban felhatalmazott köztisztviselő jogosult a IV./A/5.) pontban foglaltakra figyelemmel. V.) Utalványozás A.) 1.) Az utalványozás a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. Utalványozásra a polgármester vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. 2.) Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel (a továbbiakban: utalvány) lehet. 3.) A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon (utalványrendeleten) fel kell tüntetni a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, az "utalvány" szót, a költségvetési évet, a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának a számát, a fizetés időpontját, módját és összegét, a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését, a nettó 50.000 Ft feletti összegű kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételi sorszámát. a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását. 4.) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban) a 3.) pontban meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. 5.) Nem kell külön utalványozni a szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését. B.) Az utalványozási jog gyakorlására a polgármester, illetőleg e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői együttes utasításban felhatalmazott személyek jogosultak. C.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében az utalványozási jog gyakorlására a kisebbségi önkormányzat elnöke vagy az általa felhatalmazott kisebbségi önkormányzati képviselő jogosult. VI.) Utalvány ellenjegyzése
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 26/35 l.) Az utalvány ellenjegyzése során e Szabályzat II./A/l.)-3.) pontjában foglaltak értelemszerű alkalmazásával kell eljárni, továbbá meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. 2.) Az ellenjegyzésre jogosultnak az utalványt, ha nem ért vele egyet, akkor kell ellenjegyeznie, ha erre az utalványozó írásban utasítja. A további eljárási szabályokra a II/3.) pontban foglaltakat kell alkalmazni. 3.) Az utalványozás ellenjegyzésére a jegyző, illetőleg az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői közös utasításban felhatalmazott személyek jogosultak. 4.) A helyi kisebbségi önkormányzatok esetében az utalvány ellenjegyzésére a jegyző, illetőleg az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri-jegyzői közös utasításban felhatalmazott személyek jogosultak. VII. A választási eljárásról szóló 1997. évi C. törvény 2. -ának hatálya alá tartozó választások helyi, területi előkészítésére, lebonyolítására felhasználandó, központi költségvetésből biztosított pénzeszközök - beleértve a kisebbségi önkormányzat(ok) választásának lebonyolításához rendelkezésre álló pénzeszközöket is - feletti kötelezettségvállalásra, illetőleg utalványozásra a jegyző, a kötelezettségvállalás, illetőleg az utalványozás ellenjegyzésére - beleértve a kisebbségi önkormányzat(ok) választásának lebonyolításához rendelkezésre álló pénzeszközöket is - a Pénzügyi és Adó Osztály vezetője (távollétében az osztályvezető-helyettesek) jogosult. VIII. Összeférhetetlenség, felelősségvállalás 1.) A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. 2.) Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatokat nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója (a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. tv. 685 -ának b.) pontja), vagy a maga javára látná el. 3.) Amennyiben osztályvezetővel szemben áll fenn az összeférhetetlenség, úgy kötelezettséget vállalni, utalványozni és ellenjegyezni a polgármester (távollétében alpolgármester) és a jegyző (távollétében aljegyző) jogosult, egyidejűleg figyelemmel e Szabályzat VII/1. pontjában foglaltakra. 4.) Ha az összeférhetetlenség a polgármester vagy a jegyző tekintetében áll fenn, az összeférhetetlenség feloldásához szükséges jogosítvány gyakorlására - Képviselő-testületi határozat birtokában - a Pénzügyi és Adó Osztály vezetője jogosult.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 27/35 5.) A kötelezettségvállalást előkészítő osztály vezetőjének felelőssége, hogy a kötelezettségvállalás az előirányzat-felhasználási ütemtervnek megfelelően keletkezzen. Amennyiben a kötelezettségvállalás az ütemtervtől eltérne, akkor annak nyilvántartásba vétele előtt kezdeményeznie kell az előirányzat-felhasználási ütemterv módosítását. 6.) A kötelezettségvállalást előkészítő osztály vezetőjének felelőssége, hogy beszerzési igény esetén a kötelezettségvállalásra Pesterzsébet Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának beszerzési illetve közbeszerzési szabályzatában előírt eljárást követően kerüljön sor. 7.) A szakmai igazolás végzésére kijelölt személy felelőssége, hogy a fentiekről saját maga meggyőződjön, vagy azt saját maga számára az ügyletben érintett személy aláírásának megkövetelésével hitelt érdemlően bizonyítsa. 8.) A kötelezettségvállaló, az utalványozó, az ellenjegyző, az érvényesítő és a szakmai teljesítésigazolást végző fegyelmileg felelős a gazdálkodási szabályok betartásáért. 9.) Büntetőjogi felelősség érvényesül, ha a szabálytalan utalványozással bűntettet is elkövetnek. 10.) Minden olyan kötelezettségvállalás (megrendelés), amely e szabályzat keretein kívül történik, az önkormányzat részéről semmisnek tekintendő, arra sem pénzeszközt, sem anyagot vagy más eszközt, szolgáltatást kiadni, illetve benyújtani nem lehet. IX. Záró rendelkezések 1.) Kötelezettségvállalásra és szakmai teljesítés igazolására jogosult személyek jegyzékét e Szabályzat 1. sz. Függeléke tartalmazza, amelynek eredeti példányát a Pénzügyi és Adó Osztály. tartja nyilván. 2.) Kötelezettségvállalás ellenjegyzésére jogosult személyek jegyzékét e Szabályzat 2. sz. Függeléke tartalmazza, amelynek eredeti példányát a Pénzügyi és Adó Osztály tartja nyilván. 3.) Utalványozásra, utalványozás ellenjegyzésére és érvényesítésre jogosultakat az e Szabályzat alapján kiadott polgármesteri és jegyzői együttes utasítás tartalmazza. 4.) E Szabályzat 2009. napján lép hatályba, egyidejűleg az e tárgyban 2008. szeptember 15-én kiadott Szabályzat hatályát veszti.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 28/35 Budapest, 2009. Szabados Ákos polgármester dr. Kiss Irén címzetes főjegyző Mellékletek: 1) A polgármester által kötelezettségvállalásra és utalványozásra felhatalmazott személyek neve és aláírás mintája 2) A jegyző által kötelezettségvállalás ellenjegyzésére felhatalmazottak neve és aláírás mintája 3) A kötelezettségvállalást előkészítő osztályok vezetőinek mint keretgazdáknak az egyes előirányzatok felhasználásáért való felelőssége 4) A szakmai teljesítés igazolás végzésére kijelölt személyek neve és aláírás mintája 5) A szakmai teljesítésigazolás bélyegző szövege 6) A jegyző által érvényesítési joggal megbízott személyek neve és aláírás mintája 7) Az érvényesítő bélyegző szövege 8) Utalványrendelet minta 9) A jegyző által utalvány ellenjegyzésére felhatalmazott személyek neve és aláírás mintája
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 29/35 2.sz. melléklet Kockázatazonosítási kérdőív Kockázat-azonosítási kérdőív Az alábbi kérdőív a szervezeti problémák viszonylag gyors feltárására szolgál. A diagnózis arra a feltételezésre épít, hogy egy szervezet mindennapi teljesítményét 10 tényező-csoport alapvetően behatárolja. A szervezeti hatékonyságot csökkentő, az operatív tevékenységet akadályozó, és a mindennapi munkát alapvetően hátráltató legfontosabb problématípusok a következők: 1. Zavaros, nem átgondolt, a változásokhoz nem alkalmazkodó szervezeti felépítés 2. Nem megfelelő személyi állomány, rossz kiválasztás 3. Nem elég hatékony kontrollok 4. Alacsonyszintű motiváltság, nem megfelelő bérezés és jutalmazás, gyenge az elkötelezettség 5. Csekély mértékű kreativitás, a kockázatvállalás alacsony szintje és a változásokra való gyenge készség. 6. Nem megfelelő együttműködési készség 7. Nem a helyzethez és a munkatársak elvárásaihoz nem illeszkedő vezetés stílus/kultúra 8. Nem megfelelő célmeghatározás, hiányoznak a személyre és szervezeti egységre lebontott célok 9. A szervezetlenség és az információval való nem megfelelő ellátottság 10. A nem megfelelő döntési stílus. A kérdőív valamennyi tényezőcsoportra tíz kérdést fogalmaz meg. Ezekből választja ki az olvasó azokat, amelyet saját szervezetére leginkább érvényesnek, a munkát leginkább akadályozónak minősít. Ezzel egyben a szervezeti munkát leginkább zavaró problémákat is azonosítja. Természetesen az egyes csoportok között átfedések is lehetnek. Kitöltési útmutató: 1. A kitöltés során először tekintsen végig a kérdéseken és próbálja értelmezni a saját szemszögéből ezeket. Vonatkoztassa saját munkájára, és gondoljon saját konkrét munkacsoportjára. Próbáljon mindig konkrét pozitív vagy negatív - tapasztalatokat felidézni. 2. Ezt követően haladjon végig újra figyelmesen pontról pontra valamennyi kérdésen és jelölje meg azokat, amelyekről úgy érzi, saját szervezetében az átlagosnál komolyabb problémákkal küszködnek. Törekedjen arra, hogy ebben a menetben a megjelölt kérdések száma ne haladja meg az összes kérdések felét, vagyis mintegy 50-et. 3. A kérdőíven bejelölt mintegy 50 kérdést, amelyet mint szervezetének komoly gondot jelentő problémáját azonosított. Menjen most újra végig csak ezeken a kérdéseken, és válassza ki ezek közül azt a 30-at, amelyet saját szemszögéből, saját egyéni tapasztalatai alapján a legsúlyosabbnak érez. Jelölje ezeket be az alábbi mátrixban, bekarikázva a megfelelő számot.
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása 30/35 Szervezeti diagnosztikai kérdőív A. Zavaros szervezeti felépítés 1. Nem világosak a felelősségi viszonyok 2. A munkaköröket nem határozzák meg egyértelműen 3. A szervezeti felépítés régóta változatlan, és már elavult, 4. A valóságos helyzetet egyáltalán nem tükrözi azt a szervezeti felépítést, amelyet a SZMSZ tartalmaz. 5. A különböző szervezeti egységek egymástól függetlenül, néha egymás ellenére működnek 6. Néhány egységben sokan dolgoznak, másutt meg kevesen, ahhoz viszonyítva, amit el kell végezni 7. A szervezeti felépítés inkább a hatalmi viszonyokat, semmint a valóságos feladatokat tükrözi. 8. A vezetők egy része túl van terhelve, egy másik része viszonyt kevés munkáról panaszkodik. 9. Gyakran van átszervezés, de ez nem segíti a munkát, és nem javítja a hatékonyságot. 10. A különböző szervezeti egységek nem ismerik, és nem is becsülik egymás munkáját. B. Nem megfelelő a személyi állomány 11. Az emberek kiválasztása az idő szorításában, véletlenszerűen és hirtelen történik. 12. Nincsenek előre rögzített kiválasztási elvek, és a szelekció során háttérbe szorul a rátermettség és a tehetség. 13. Hosszú ideig tart, amíg az új emberek beilleszkednek, mert nem segítik őket ebben. 14. A felvételnél rendszeresen felmentést adnak a képzettségi és egyéb követelmények alól 15. Az újonnan felvettek közül sokan hamar kilépnek. 16. Nagy a fluktuáció és ez zavarja a munkát 17. Gyakori, hogy nem illeszkedik megfelelőn a munkakör, és az azt betöltő személy. 18. Sokan érzik úgy, hogy nem becsülik meg tapasztalatukat és lojalitásukat. 19. Kevés az igazán tehetséges ember a cégnél. 20. Nem törekednek az emberek tudásának és képességének megfelelő hasznosítására C. Nem elégséges és nem kellően hatékony az ellenőrzés 21. Senkinek nincs világos képe arról, mit is várnak el tőle. 22. Az emberek úgy érzik, magukra vannak hagyva a szervezetben. 23. Senki nincs tisztában a munkák előrehaladásával a szervezeti egységben 24. Gyakori, hogy tűzoltás-szerűen kell egy munkát elvégezni, mert elkerülte mindenkinek a figyelmét. 25. Sokáig lehet csak úgy ellenni a szervezetben, anélkül, hogy teljesítményt nyújtana valaki, mert senki nem kéri számon a feladatok végrehajtását. 26. A vezetés, ellenőrzésen többnyire a hangos szidást érti. 27. A szervezetlenségért és a nem megfelelő minőségű munkáért a körülményeket szidják, és más szervezeti egységet okolnak. 28. A szervezetben mindenki természetesnek tartja, hogy az el nem végzett munkát nem kérik számon. 29. A feladatokat nem adják ki konkrétan, és a teljesítést nem is kérik számon. 30. A vezetők nem törődnek azokkal, akik rendszeresen késve és nem megfelelő minőségben végzik munkájukat.