KNOWLEDGETREE DOKUMENTUMMENEDZSMENT SZOFTVER KÉZIKÖNYV E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 1
A dokumentum az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében, az Államreform Operatív Program támogatásával, az Elektronikus közigazgatási keretrendszer tárgyú kiemelt projekt megvalósításának részeként készült. A dokumentum elkészítésében részt vett: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 2
1. Metaadat-táblázat Megnevezés Leírás Cím (dc:title) KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver kézikönyv Kulcsszó (dc:subject) Kézikönyv, projektmenedzsment Leírás (dc:description) A kézikönyv elısegíti a KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver használatban vételét (beleértve az offline üzemmódban történı használathoz szükséges telepítést is) az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) informatikusai (rendszergazdái) tekintetében. Típus (dc:type) Szöveg Forrás (dc:source). Kapcsolat (dc:relation). Terület (dc:coverage) Magyarország Létrehozó (dc:creator) e-közigazgatási Keretrendszer Kialakítása projekt Kiadó (dc:publisher) Miniszterelnöki Hivatal Résztvevı (dc:contributor) KOPINT-DATORG Zrt Jogok (dc:rights). Dátum (dc:date) 2008. Formátum (dc:format) MS-Word Azonosító (dc:identifier). Nyelv (dc:language) HU Verzió (dc:version) V1 Státusz (State). Fájlnév (FileName) EKK_ekozig_ KnowledgeTree_kezikonyv_081128_V1.doc Méret (Size). Ár (Price). Felhasználási jogok (UserRights) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 3
2. Verziókövetési táblázat A dokumentum neve KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver. Kézikönyv A dokumentum készítıjének neve KOPINT-DATORG A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma 2009.09.21. Verziószám V1 Összes oldalszám 64 A projekt azonosítója E-közigazgatás keretrendszer kialakítása. 2.1. Változáskezelés Verzió Dátum A változás leírása V1 2008.11.28 Minıségbiztosításra átadva V2 V3 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 4
3. Szövegsablon Megnevezés Leírás 5. Elıszó (Foreword) A Kézikönyv környezetének bemutatása 6. Bevezetés (Preamble) Megközelítés (célok, terjedelem) és módszertan 7. Alkalmazási terület (Scope) Bemutatja, hogy a Kézikönyv milyen fıbb szakmai területekre terjed ki 8. Rendelkezı hivatkozások Bemutatja, hogy kinek és milyen célú felhasználásra készült a kézikönyv (References) 9. Fogalom-meghatározások A legalapvetıbb, átfogó fogalmak meghatározása (Definitions) 10-11. A tanulmány egyedi A Kézikönyv egyedi tartalma tartalma (UniqueContent) 12. Bibliográfia A dokumentum készítése során felhasznált szakirodalom 13. Rövidítésgyőjtemény A dokumentumban használt rövidítések 14.. Fogalomtár A dokumentumban használt, fontosabb fogalmak és azok magyarázata 15 Ábrák A dokumentumban megtalálható ábrák jegyzése 16. Mellékletek (Appendix) A dokumentum mellékletei E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 5
4. Tartalomjegyzék 1. METAADAT-TÁBLÁZAT 3 2. VERZIÓKÖVETÉSI TÁBLÁZAT 4 2.1. VÁLTOZÁSKEZELÉS 4 3. SZÖVEGSABLON 5 4. TARTALOMJEGYZÉK 6 5. ELİSZÓ 8 6. BEVEZETÉS 10 6.1. MEGKÖZELÍTÉS - A KÉZIKÖNYV CÉLJA 10 6.2. MÓDSZERTAN A DOKUMENTUM-KÉSZÍTÉS MÓDSZERTANA 10 7. ALKALMAZÁSI TERÜLET (SCOPE) 11 8. RENDELKEZİ HIVATKOZÁSOK (REFERENCES) 12 9. FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK (DEFINITIONS) 13 9.1. MI A DOKUMENTUMMENEDZSMENT SZOFTVER? 13 9.2. MELYEK A DOKUMENTUMMENEDZSMENT RENDSZER FİBB FUNKCIÓI? 13 10. A PROJEKT DOKUMENTÁCIÓKEZELÉSI ALRENDSZERREL SZEMBENI KÖVETELMÉNYEK 14 10.1. KÖVETELMÉNYCSOPORTOK 14 10.2. FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK 15 10.3. TECHNIKAI KÖVETELMÉNYEK 16 10.4. A SZERVEZET ALKALMAZKODÓKÉPESSÉGÉNEK SZEREPE 16 11. KNOWLEDGETREE (NYÍLT FORRÁSKÓDÚ) DOKUMENTUMMENEDZSMENT RENDSZER 17 11.1. A KNOWLEDGETREE PROJEKT DOKUMENTUMMENEDZSMENTET TÁMOGATÓ SZOFTVER ÜZEMBE HELYEZÉSE 19 11.1.1. A KNOWLEDGETREE SZOFTVER ONLINE ÜZEMMÓDJA 19 11.1.2. A KNOWLEDGETREE SZOFTVER OFFLINE ÜZEMMÓDJA 20 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 6
11.2. A KNOWLEDGETREE PROJEKT DOKUMENTUMMENEDZSMENTET TÁMOGATÓ SZOFTVER HASZNÁLATA 37 11.2.1. KIK SZÁMÁRA JAVASOLT A KNOWLEDGETREE SZOFTVER HASZNÁLATA? 37 11.2.2. MILYEN ISMERETEK, TAPASZTALATOK SZÜKSÉGESEK A KNOWLEDGETREE HASZNÁLATÁHOZ? 38 11.2.3. A LEGALAPVETİBB PROJEKT DOKUMENTUM MENEDZSMENT ISMERETEK RÖVID ÖSSZEFOGLALÁSA 38 11.3. A KNOWLEDGETREE DOKUMENTUMMENEDZSMENT RENDSZER FİBB FUNKCIÓI 39 11.4. A KNOWLEDGETREE DOKUMENTUMMENEDZSMENT SZOFTVER HASZNÁLATÁNAK KÖLTSÉGEI 56 11.4.1. AZ ONLINE HASZNÁLAT KÖLTSÉGEI 56 11.4.2. AZ OFFLINE HASZNÁLAT KÖLTSÉGEI 56 12. BIBLIOGRÁFIA 58 13. RÖVIDÍTÉSGYŐJTEMÉNY 59 14. FOGALOMTÁR 61 15. ÁBRÁK 64 16. MELLÉKLETEK 65 E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 7
5. Elıszó A kormány egyik kiemelt célja a közigazgatási folyamatok ügyfélközpontúságának növelése, a szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának javítása. Az Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" projekt (röviden: Projekt) az Új Magyarország Fejlesztési Terv (2007 2013) Államreform Operatív Programja kiemelt projektje. A kiemelt projekt fejlesztéseit 897 millió forint európai uniós és hazai társfinanszírozásban hajtják végre. A fejlesztés kedvezményezettje a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága. A fenti, kiemelt kormányzati célhoz a Projekt úgy járul hozzá, hogy megteremti az informatikai és szabályozási feltételeket, kidolgozza a szükséges módszertani hátteret, hozzájárul a szolgáltatásokban és az infrastruktúrában meglévı, szükségtelen párhuzamosságok felszámolásához és a deregulációhoz. A Projekt feladata, sok más egyéb mellett, az interoperabilitás és a biztonságos e-közigazgatási rendszer létrehozásához minimálisan szükséges szabványok, követelmények, eljárásrendek meghatározása, módszertani útmutatók készítése, illetve a további e-közigazgatási fejlesztésekhez a projektmenedzsment módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása. A Projekt keretében kidolgozott szabványokat egy, az összes fejlesztı által elérhetı szabványtárban teszik majd közzé. Mivel a késıbbi projektek résztvevıinek alkalmazniuk kell az e-közigazgatási keretrendszer elıírásait, ezért a projektmenedzsment-módszertan és a szakmai monitoring rendszer kialakítása, valamint a projektmenedzsmentet és a projekt dokumentációk kezelését támogató szoftverekhez Kézikönyv és Oktatási anyag kidolgozása is a projekt részét képezi. Az ÚMFT Államreform Operatív Program Elektronikus közigazgatási keretrendszer kialakítása" kiemelt alprojektjei: Folyamatleíró módszertan és eszközrendszer kidolgozása Interoperabilitási követelmények meghatározása IT biztonsági követelmények meghatározása Alkalmazásfejlesztési keretrendszer kidolgozása Szabványtár kidolgozása E-közigazgatási pilot projektek indítása Projektmenedzsment módszertan kidolgozása A koordinációs elısegítése Termékek, szolgáltatások értékelésének, auditjának elıkészítése E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 8
A projekt megteremti az e-közigazgatási rendszerfejlesztés központi koordinációjához és irányításához szükséges tudáshátteret. Az E-közigazgatási keretrendszer kialakítása projekt (Projekt) E-közigazgatási pilot projektek indítása alprojekt (Alprojekt) célja komplex támogatás, segítségnyújtás az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok (Programok) projektjei s ennek révén a programok és az ÚMFT sikeres megvalósításához, a célok eléréséhez. Az Alprojekt keretében négy, tartalmában egymással szorosan összefüggı dokumentum készül: dotproject Kézikönyv dotproject - Oktatási segéd. A jelenlegi ajánlások javaslatok és adaptáció KnowledgeTree Kézikönyv KnowledgeTree Oktatási segédanyag A Szakmai monitoring keretrendszernek koncepcionális szinten fı komponense van: projektmenedzsment (tervezés, követés) projekt dokumentációk kezelése A két komponens természetesen szorosan együttmőködik, együtt alkotják az integrált rendszert. A támogató szoftvercsomagra azért van feltétlenül szükség, mert az ÚMFT Közigazgatási Reform Programok projektjei, méretüknél, összetettségüknél, jelentıségüknél fogva nem valósíthatók meg sikeresen nem csak a megfelelı módszertanok, módszerek, technikák szakszerő és hatékony alkalmazása nélkül, de megfelelı szoftver-támogatás nélkül sem eredményesen (l. projekt-háromszög - határidı, minıség, költség). A jelen Kézikönyvben a projektgazda szervezetek projektvezetıi (projektadminisztrátorai) számára áttekintjük a Knowledgetree szoftver üzembe helyezésének és használatának legfontosabb feladatait. E kötet célja a szoftver gyakorlati alkalmazásának, napi használatának támogatása, míg a szoftver használatára történı felkészülést a Knowledgetree oktatási anyag címő kötet hivatott elısegíteni. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 9
6. Bevezetés 6.1. Megközelítés - A kézikönyv célja A KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver. Kézikönyv címő dokumentum (Dokumentum) célja, szoros összefüggésben a Projekt céljával, hogy elısegítse a KnowledgeTree dokumentum-menedzsment szoftver használatban vételét (beleértve az offline üzemmódban történı használathoz szükséges telepítést is) az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) informatikusai (rendszergazdái) tekintetében elısegíteni a KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver használatát az érintett szervezetek (pl. települési önkormányzatok) munkatársai (projektvezetık, projektadminisztrátorok) számára A Kézikönyvnek választ kell adni az alábbi kérdésekre: Hogyan vegyük használatba a KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftvert online, illetve offline üzemmódban? Hogyan használjuk a KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftvert projektek dokumentumainak tárolására, aktualizálására, gyors visszakeresésére? 6.2. Módszertan a dokumentum-készítés módszertana A Kézikönyv elkészítése során a nemzetközi legjobb mőszaki gyakorlat (best engineering practice) technikáit, módszereit, és dokumentációs formáit fogjuk alkalmazni. Figyelembe vesszük a feltételezett felhasználók feltételezett, elvárható, alapvetı informatikai ( digitális írástudás ) és projektekkel kapcsolatos ismereteit, illetve tapasztalatát is. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 10
7. Alkalmazási terület (scope) A KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver. Kézikönyv címő Dokumentumban, bemutatjuk a szoftver használatba vételéhez szükséges, legfontosabb tevékenységeket (offline, illetve online használat esetén is). Ugyancsak bemutatjuk, hogyan lehet a szoftver segítségével új projekt-dokumentumokat rögzíteni, korábbiakat módosítani, aktualizálni, dokumentumokat gyorsan visszakeresni, illetve a rendszerbıl törölni. Nem célja a Kézikönyvnek természetesen sem alapvetı informatikai (rendszergazdai, illetve felhasználói) ismereteket nyújtani, ezek meglétét feltételezzük. Nem tartozik a Kézikönyv feladatai közé alapvetı projektvezetési vagy projekt módszertani ismeretek nyújtása sem, ezek meglétét szintén feltételezzük. A jelen Kézikönyv, a benne foglaltak célközönségét elsıdlegesen azok a (fıleg kisebb) szervezetek alkotják, amelyek közigazgatás-fejlesztési (és további) projekteket hajtanak végre (például települési önkormányzatok, amelyek nem rendelkeznek projektvezetést támogató alkalmazással). E szervezeteken belül a Kézikönyv egyrészt azon rendszergazdákat segíti, akik feladata lesz a szoftver telepítése, illetve annak alkalmazása során a végfelhasználók informatika-oldali támogatása, másrészt azok a projektvezetıket (projektadminisztrátorokat), akik a fejlesztési projekteken dolgoznak (végfelhasználók). A Kézikönyv célközönségbe tágabb értelem beleértendık a Közigazgatási Reform Programokhoz tartozó projektek (és további projektek) projektgazda-szervezeteinek a vezetıi és munkatársai, valamint a projektek közremőködıi (beszállítók, szolgáltatók, tanácsadók, szakértık stb.) is. Még tágabb értelemben ide számíthatók mindazon szervezetek és személyek is, amelyek, illetve akik a Közigazgatási Reform Programok projektjei (és további projektek) eredményeként létrejövı termékek (pl. információs rendszerek) és szolgáltatások (pl. elektronikus ügyintézés felhasználói s így az e termékek, szolgáltatások által biztosított elınyök (pl. tér és idı korlátok nélküli ügyintézés) élvezıi lesznek. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 11
8. Rendelkezı hivatkozások (references) Knowledgetree dokumentummenedzsment szoftver. Kézikönyv c. Dokumentum kidolgozására az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Programja Eközigazgatási keretrendszer kialakítása kiemelt projekt (Projekt) keretében készül. A Kézikönyv a Miniszterelnöki Hivatal Informatikai Államtitkársága és az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai (Elektronikus Közigazgatás Operatív Program, Államreform Operatív Program), valamint további programok és projektek projektgazda-szervezetei számára készült. Kidolgozására annak érdekében került sor, hogy támogassa, elısegítse a program projektjeinek sikeres, eredményes végrehajtását, illetve annak érdekében is elsısorban a projektmenedzsment és a dokumentációkezelési feladatokat. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 12
9. Fogalom-meghatározások (definitions) 9.1. Mi a dokumentummenedzsment szoftver? A dokumentummenedzsment rendszer egy olyan, komplex szoftvercsomag, amely támogatja az Új Magyarország Fejlesztési Terv Közigazgatási Reform Programjai keretében megvalósuló projektekhez (és további projektekhez) szükséges dokumentációk tárolását, aktualizálását, visszakeresését, elısegítve ezzel e projektek sikeres, hatékony megvalósítását és ezen keresztül a Közigazgatási Reform Program és az ÚMFT (valamint további programok, tervek) céljai elérését. 9.2. Melyek a dokumentummenedzsment rendszer fıbb funkciói? A dokumentummenedzsment szoftver fıbb funkciói: Dokumentumok felvitele (beleértve: metaadatok megadása) Dokumentumok le- és visszatöltése, kikölcsönzése / visszaadása Dokumentumok aktualizálása Dokumentumok törlése Dokumentumok keresése A rendszer törzsadatainak kezelése, rendszeradminisztráció E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 13
10. A projekt dokumentációkezelési alrendszerrel szembeni követelmények Ebben a fejezetben azt vizsgáljuk, hogy mely (fontos) tényezık támasztanak követelményeket a szakmai monitorig keretrendszer projekt dokumentációkezelési alrendszerével szemben, és melyek ezek a követelmények? Ebben a fejezetben az E-közigazgatási keretrendszer részeként megvalósuló Szakmai monitoring keretrendszer projekt dokumentációkezelési alrendszerével kapcsolatos követelményeket specifikáljuk. A Szakmai monitoring keretrendszer projekt dokumentációkezelési alrendszer egy olyan, komplex szoftver, amelynek feladata az Új Magyarország Fejlesztési Terv (ÚMFT) Közigazgatási Reform Programjai (EKOP, ÁROP) keretében megvalósuló nagy, összetett informatikai fejlesztési projektek megvalósítása során jelentkezı projekt dokumentációkezelési feladatok átfogó, hatékony informatikai támogatása és ennek révén e projektek, valamint ezen keresztül a Közigazgatási Reform Programok és az ÚMFT sikeres megvalósításának elısegítése. A cél olyan rendszer (szoftver-csomag) kiválasztásának elısegítése, amely rendszer komplex módon és hatékonyan támogathatja a projektdokumentációs feladatokat az alábbi, fıbb projekt-területeken: projekttervezés, projektirányítás projekt pénzügyi tervezése, elszámolása az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, Európai Szociális Alapra és Kohéziós Alapra vonatkozó szabályozásból, illetve az ezen alapok pályázatai támogatásával megvalósuló projektekre vonatkozó szabályozásból adódó dokumentálási feladatok támogatása (pályázatírás, riportok, elszámolások stb.) 10.1. Követelménycsoportok Az elektronikus dokumentumkezelı rendszerek legkézenfekvıbb elınye, hogy a dokumentumok és a velük elvégzendı munkafolyamatok követhetıvé, visszakereshetıvé, átláthatóvá és ez által hatékonyabbá válnak. Nem elhanyagolható elıny, hogy a dokumentumok rendszerezetten, strukturáltan kerülnek tárolásra és integrált keresık segítségével visszakereshetıvé válnak. A projektdokumentáció-kezelési alrendszerrel szemben támasztott fıbb követelményeket az alábbi csoportokba foglalva elemezzük: funkcionális követelmények; technikai követelmények; a szállítóval szembeni, fıbb követelmények, valamint a szervezet alkalmazkodóképességének szerepe E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 14
10.2. Funkcionális követelmények A projekt dokumentációkezelési alrendszerrel szemben támasztott funkcionális követelmények a következık: A projektek teljes életciklusa alatt kezelje a keletkezı dokumentációkat, dokumentumokat (mind az elektronikus, mind pedig a papír alapú dokumentumokat, utóbbiakat természetesen elektronikus formában szkennelve, digitalizálva) Lehessen a különbözı dokumentumokat mind projekthez, mind pedig konkrét projektfeladathoz hozzárendelni Kövesse és tartsa nyilván a projekt során keletkezı dokumentumok verzióit, azok változásait, jelölje külön a dokumentumok végleges verzióját (megkülönböztetés a munkaverzióktól) Biztosítsa, hogy egy adott dokumentáción egyidıben csak egy projekttag dolgozhasson (kikölcsönzés / visszacsatolás, check in/check out) Biztosítsa az alábbi keresési lehetıségeket: o kulcs-indexek alapján o metaadatok alapján o tartalom szerint (opcionális) Tartalmazzon rövid szöveges leírási lehetıséget a fájl tartalmát illetıen Adjon lehetıséget a fájl-jelölı kulcsszavak megadására Adjon lehetıséget azonos nevő fájlok tárolására Adjon lehetıséget egy dokumentum véglegessé nyilvánítására Adjon lehetıséget egy véglegessé nyilvánított dokumentum ismételt kikölcsönözhetıvé tételére Különböztesse meg a legfrissebb, és megelızı verziókat Adjon lehetıséget fı, és alverzió számok megadására Tartalmazzon automatikus (félautomatikus) verziókövetést Tartalmazzon áttekintı nézetet egy fájlhoz tartozó megelızı verziók áttekintésére Tartsa nyílván, hogy ha a fájlt kikölcsönözték, kinél van az utolsó verzió Adjon lehetıséget kapcsolódó (ügyfél/alvállalkozó) cég, és a fájl összerendelésére Adjon lehetıséget a fájlok kategorizálására Hozzáférés, jogosultságkezelés o a dokumentum-hozzáférés legyen összhangban a projekthez, projektfeladathoz történı hozzáféréssel, és ne legyen túlbonyolított o tegye lehetıvé különbözı hozzáférési jogosultságú felhasználók (projekttagok, alvállalkozók és további szereplık) o valósítson meg kiegészítı jogosultságkezelést per file jelleggel Tegye lehetıvé könyvtárak kezelését Akadályozza meg a véletlen felülírást Lehessen szőrni a projektekhez/feladatokhoz csatolt fájlokra Legyen lehetıség automatikus dokumentumgenerálásra (projekt / feladat / határidı, pl. automatikus riport a határidı elérésekor vagy más esemény bekövetkezésekor) Biztosítson automatikus e-mail küldést esemény bekövetkezésekor - fájlmozgás, kikölcsönzés, új feladat, feladat változása (az e-mail küldés opcionális lehetıség legyen) Támogassa dokumentum sablonok használatát (pl. pályázatíráshoz) Legyen egyszerő a felhasználói felület, minél egyszerőbb struktúrájú legyen ( minél kevesebb kattintással lehessen dolgozni ) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 15
legyen a felhasználók által könnyen elfogadható 10.3. Technikai követelmények A projekt dokumentációkezelési alrendszerrel szembeni technikai követelményeket az alábbiakban foglalhatjuk össze. Teljeskörő együttmőködés, kétirányú átjárhatóság a projektvezetési alrendszer és a projekt dokumentációkezelési alrendszer között. Külsı (interneten keresztüli) hozzáférés is biztosított legyen a dokumentumokhoz (külsıs projekttagok, illetve belsıs projekttagok otthoni munkavégzése, valamint távmunkavégzés lehetısége). A böngészın (browser) keresztül történı használat preferált, de ennek hiánya nem kizáró ok. Legalább logikai szintő kapcsolat a projektgazda szervezet által használt pénzügyi rendszerrel. Könnyen, gyorsan telepíthetı, üzembe helyezhetı alkalmazói rendszer szállítása. Platform-függetlenség (multi-platformos támogatás). Open Source megoldás elıny, de nem követelmény. 10.4. A szervezet alkalmazkodóképességének szerepe A dokumentumkezelı rendszerek bevezetésének talán legkritikusabb pontja, hogy a felhasználók hogyan fogadják az új rendszert. Még ha a dokumentumkezelés valamennyi egyéb célja is megvalósul, az ebbıl a szempontból eredménytelen rendszerek csak korlátozott sikereket érhetnek el. Ugyanakkor a felhasználók rendkívül elégedettek lesznek a munkájukat gördülékenyebbé tevı, hatékonyságukat növelı és a feladataikat megkönnyítı rendszerrel. A tapasztalatok szerint a felhasználók azokat a rendszereket fogják elfogadni, amelyek minimális betanulást igényelnek, és lehetıvé teszik a dolgozók számára a szándékuknak megfelelı munkavégzést. Az ismerıs és ösztönösen használható kezelıfelületek abban is segítenek, hogy a felhasználók a rendszert pusztán a jelenlegi munkafolyamat kiterjesztéseként fogadják el, ne pedig egy teljesen új eljárásként kezeljék. A könnyen használható eszközök a dokumentumkezelési megoldás elfogadására ösztönzik a felhasználókat. Összegezve a felhasználói elfogadottság akkor lesz a leggyorsabb, ha a felhasználók valóban a személyes munkájuk hatékonyságát és korszerősítését segítı eszközként tekintenek a tartalomkezelési rendszerre. A felhasználók a dokumentumok gyorsabb megtalálását elısegítı, a jóváhagyási folyamatokat meggyorsító, valamint a feladatok felesleges ismétlését minimálisra csökkentı rendszereket fogják elfogadni és támogatni. Ajánlott, hogy a szervezet rendelkezzen kijelölt kulcsfelhasználóval, aki az átlag felhasználónál mélyebben ismeri a rendszer elemeit, képes az átlagfelhasználó ismeretein túlmenı konfigurációs módosításokra is. A tudástranszfer hatékony módja az on-the-job E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 16
training, vagyis a tervezés pillanatától a projektzárásig javasolt a kulcsfelhasználók részvétele az implementáció során. A dokumentumkezelı rendszerek sikertelen bevezetésének oka legtöbbször nem valamilyen technikai probléma, hanem az, hogy nem felel meg maradéktalanul a szervezeti igényeknek. A dokumentummenedzsment rendszer bevezetések több mint felében nem teljesülnek a szervezetek elızetes várakozásai ezek közül is a leggyakoribb probléma, hogy nem térül meg a projekt, mivel a bevezetett rendszert a munkatársak nem hajlandók a terveknek megfelelıen használni. Elıfordul, hogy egy dokumentummenedzsment-rendszer a felhasználókon bukik meg, mivel nem tartják ergonomikusnak, nem felel meg az igényeiknek, nem tetszik a felhasználói felület, vagy egyszerően túl bonyolultnak találják a szoftver mőködését. Ilyen esetekben a munkatársak hamar megtanulják, milyen módon kerülhetik meg a dokumentumkezelı rendszert, és e-mailben vagy akár egy pendrive-on cserélik ki egymás között a dokumentumokat. Ennek következtében a munkavégzés hatékonysága nem javul, vagyis hiába történt meg a befektetés; emellett biztonsági szempontból is rendkívül aggályos lehet a dokumentumok megkerülı csatornákon keresztüli cseréje. A rendszer bevezetése kapcsán a felhasználókat négy csoportba lehet sorolni abból a szempontból, hogy a változásokra hogyan reagálnak: a támogatók nyitottak a változásra, és egészen biztosan használni fogják az új rendszert, a tanácstalanoknak nincsen kialakult véleményük, így jó kommunikációval könnyen meg lehet gyızni ıket az alkalmazás elınyeirıl, az elutasítók csoportjába tartozó dolgozók úgy érzik, hogy a változások egzisztenciájukban érintik ıket, ezért ellenállnak azoknak, az elfogadók vegyes csoportot alkotnak: ık nem fogják elszabotálni a rendszer bevezetését, de nem is érdekli ıket különösebben annak sikere; különbözı indokokkal, de elfogadják a változásokat. A gyakorlat szerint a támogatókat szükségtelen gyızködni, az elutasítókat pedig nem mindig lehet, illetve nem feltétlenül érdemes, ezért elsısorban a tanácstalanok és az elfogadók felé kell irányítani a kommunikációt, hogy pozitív várakozás alakuljon ki bennük a rendszerrıl. Ha a dokumentumkezelı rendszert használók kerülnek többségbe, akkor az ellenzıket is könnyebben elfogadókká lehet tenni. Mindehhez hatékony belsı marketingre van szükség, valamint a projekt bevezetése elıtt már szükséges az alkalmazottak fele a megfelelı kommunikáció. 11. KnowledgeTree (nyílt forráskódú) dokumentummenedzsment rendszer A KnowledgeTree nyílt forráskódú, web alapú dokumentum menedzsment szoftver, amely rendelkezik a nagy gyártók dokumentumkezelı rendszereinek összes tulajdonságával. Az open source megoldások közül ez az egyik legnépszerőbb és legszélesebb körben használt dokumentumkezelı rendszer. Az alkalmazást teamek, valamint kis és közepes mérető szervezetek számára tervezték. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 17
A KnowledgeTree integrálható a Microsoft Windows és Office rendszerekkel. A KnowledgeTree szoftver mögött egy fejlesztıi közösség is áll, amely közösség saját portállal rendelkezik, ez a KnowledgeTree Forge portál (www.forge.knowledgetree.com) A KnowledgeTree kereskedelmi forgalomban kapható szoftver, nyílt forráskódú elektronikus dokumentum kezelı rendszer. A KnowledgeTree Community Edition a KnowledgeTree rendszer nyílt forráskódú, ingyenes változata, amely ingyenesen letölthetı, használható, módosítható. Anélkül, hogy kereskedıhöz kötıdne, s könnyen hozzáférhetı forráskóddal a KnowledgeTree rugalmasabb és kötséghatékonyabb alternatívát kínál, mint a kereskedelmi szoftverek. Mit jelent számunkra a GNU GPL? A KnowledgeTree Community Edition változatát ingyenesen letölthetjük és használhatjuk Módosíthatjuk az alkalmazás forráskódját Tovább adhatjuk (másoknak átadhatjuk) a KnowledgeTree Community Edition forráskódját és az általunk végzett módosításokat A KnowledgeTree Community Edition használata azonban kötelezettségekkel is jár a részünkrıl A program legutolsó verziója: 3.5.4. A KnowledgeTree képes együttmőködni a Microsoft Office, Microsoft Windows és a Linux rendszerekkel. A KnowledgeTree többféle változatban rendelkezésre áll KnowledgeTreeLive: a szoftver mind dokumentum menedzsment szoftver szolgáltatás (lásd: http://www.knowledgetree.com/products/knowledgetree_editions_feature_matrix) KnowledgeTree Community Edition: ingyen letölthetı, GPLv3 open source licence alatti hozzáféréssel a forráskódhoz KnowledgeTree Community Edition A KnowledgeTree nyílt forráskódú változata. Ingyen letölthetı, használható, módosítható és továbbadható, alávetve a GNU GPLv3 open source licenc terminológiának A KnowledgeTree Community Edition azzal a szándékkal készült, hogy a nyílt forráskódú közösség és a korábbi alkalmazók használják A KnowledgeTree Community Edition ingyenes, de ez nem tartalmaz minden kereskedelmi jellemzıt és nem tarozik hozzá kereskedelmi támogatás. A közösségi támogatási erıforrások megtalálhatók a KnowledgeTree Community Support Page n. A minıség mélységeit a nyílt forráskód közösség kezdeményezései határozzák meg E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 18
11.1. A Knowledgetree projekt dokumentummenedzsmentet támogató szoftver üzembe helyezése A Knowledgetree dokumentum menedzsment rendszer a szokásosnak nevezhetı LAMP, azaz Linux, Apache, MySQL, PHP technológiára épülı megoldás. A szoftver használata alapvetıen három különbözı módon lehetséges: Software-as-a-Service szolgáltatásként igénybevehetı, mely a világ bármely pontjáról elérhetı, nincs szükség a szoftver vagy az operációs rendszer karbantartására (KnowledgeTreeLive) Software Appliance virtualizált környezetbe, vagy célhardverre telepíthetı verzió, melyhez nem szükséges operációs rendszer. Ezen környezet karbantartására szintén nincs szükség, a rendszer automatikusan frissíti magát. (KnowledgeTree Community Edition) Saját telepítés saját szerverre telepíthetı megoldás, elérhetı verziók: KnowledgeTree Premium, KnowledgeTree Plus, KnowledgeTree Basic, KnowledgeTree Community Tekintettel a javasol felhasználásra, az elsı két használati módot tekintjük célszerőnek, s jelen Kézikönyvben is ezt a kettıt mutatjuk be részletesebben is. 11.1.1. A Knowledgetree szoftver online üzemmódja Ez a Software-as-a-Service szolgáltatásként igénybevehetı használatot jelenti. - Hol és hogyan érhetı el a Knowledgetree szoftver online használatra? A KnowledgeTree alkalmazás Software-as-a-Service üzemmódra az alábbi URL címen érhetı el: http://www.knowledgetree.com/live_demo - Milyen fontosabb elıfeltételei vannak az online használatnak? A Knowledgetree szolgáltatásai elérhetıek webböngészın keresztül, Windows kliensekrıl, Microsoft Office alkalmazásokból és egyéb WebDAV kliensekbıl Hogyan valósítható meg az online használat? Lépjünk be a www.knowledgetree.com oldalra! A jobb oldali menüsorból válasszuk ki a Try a live commercial demo menüpontot (A Try szóra kell kattintani) Adjuk meg a kért regisztrációs adatokat: keresztnév, vezetéknév, email cím - kétszer azonos módon, telefonszám, a szervezet (önkormányzat, intézmény) neve, ország valamennyi adat megadása kötelezı; az Are you evaluating KnowledgeTree for your own organization? kérdésre (saját szervezete számára próbája-e ki a rendszert?) válaszoljunk igen -nel (yes); a válasz kötelezı Submit gombbal zárjuk le az adatok bevitelét! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 19
A megadott e-mail címre hamarosan egy levelet kapunk, amely közli velünk, hogy a demót a http://demo.knowledgetree.com/login.php címrıl érhetjük el, s admin login névvel és admin jelszóval jelentkezhetünk be Lépjünk be a megadott URL címen található demó verzióba a megadott login névvel és jelszóval! Mely esetekben javasolható az online használat? Online módon a rendszer demo változata használható. Ez a mód elsısorban a rendszerrel történı ismerkedésre, a rendszer kipróbálására, a használatra történı felkészülésre javasolható, míg éles használatra az offline üzemmódot javasoljuk (ingyenesen letölthetı, használható KnowledgeTreeCommunity változat) 11.1.2. A Knowledgetree szoftver offline üzemmódja - A Knowledgetree szoftver telepítése az offline használathoz Lépjünk be a www.knowledgetree.com oldalra! Válasszuk ki a Minimum Requirements (Minimum követelmények) menüpontot! A következı képernyın megismerhetjük a KnowledgeTree rendszer minimum platformkövetelményeit. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 20
Kattintsunk a Products (Termékek) gombra! Válasszuk ki a Minimum Requirements (Minimum követelmények) menüpontot! A következı képernyın megismerhetjük a KnowledgeTree rendszer minimum platformkövetelményeit. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 21
A minimum hardver követelmények az alábbiak: A minimum szoftver követelmények a következık: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 22
A fımenübıl válasszuk ki a Home gombot, ekkor visszatérünk a KnoewledgeTree.com alapképernyıre és folytathatjuk a telepítést A jobb oldali menübıl válasszuk ki a Try Now almenü Download an unsupported Community Edition menüpontját (a Download szóra kell kattintani)! Megjelenik az a képernyı, ahol a letöltéshez különbözı adatokat kell megadni E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 23
Adjuk meg a kért adatokat. Ügyeljünk arra, hogy jó e-mail címet adjunk meg, mert erre a címre kapjuk majd az információkat arról, hogyan kell a letöltést elvégezni. A megadott e-mail címre a KnowledgeTree Community Team-tól egy levél érkezik, melynek legfontosabb információja az, hogy a kiválasztott Community Edition letöltését a http://www.knowledgetree.com/products/opensource/downloadopensource URL- címrıl kell elvégezni. Lépjünk be erre a honlapra! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 24
(i) Válasszuk az 1. KnowledgeTree Community Edition Stack Installer, mert nem elég csak a forráskódot letöltenünk! (ii) Mindenképp a mátrix bal oldali oszlopából (3.5.4 Full Stack Installer) válasszunk, mert nem meglévı rendszerünket akarjuk felülírni (ugrade), hanem újat telepíteni (iii) - ha Windows operációs rendszert használunk, kattintsunk a Windows sorában lévı Download felirat melletti nyílra (iv) - ha Linux operációs rendszerünk van, úgy az e sorban lévı (bal oldali) nyílra kattintsunk E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 25
Megkezdıdik a letöltés a telepítéshez az arra kijelölt helyre. (Ez Windows rendszer esetében alapértelmezetten az Asztal). A letöltés eredményeként a saját gépünkön (server vagy szóló számítógép) rendelkezésünkre áll a megfelelı típusú, verziójú telepítı program (pl. ktdms-oss-3.5.4- installer.exe. ktdms: KnowledgeTree Document Management System / Dokumentumkezelı rendszer) Indítsuk el a telepítı programot (az iconra történı kattintással): E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 26
Windows rendszer esetén a fenti üzenet jelenik meg. Kattintsunk a Futtatás gombra! Kattintsunk a Forward (elıre, tovább) gombra! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 27
A folytatáshoz fogadjuk el a licenc-megállapodást (I accept elfogadom) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 28
Fogadjuk el, vagy (indokolt esetben, kellı körültekintéssel) módosítsuk a felkínált installációs könyvtárat! (Másik könyvtár kereséséhez, kijelöléséhez kattintsunk a kinyíló mappát ábrázoló ikonra! Ezután kattintsunk a Forward gombra! Fogadjuk el a felkínált Appache Web Server portot a Forward gombbal! Fogadjuk el a felkínált (alapértelmezett) választ a Forward gombbal! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 29
Fogadjuk el a felkínált (alapértelmezett) választ a Forward gombbal! Adjuk meg a kért jelszót (kétszer gépeljük be, azonos módon), majd: Forward! Adjuk meg a kért adatbázis-jelszót (amit majd szükség esetén használni szeretnénk), majd: Forward! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 30
Fogadjuk el a felkínált választ, majd Forward! Fogadjuk el a felkínált választ ( I accept the agreement), majd Forward! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 31
Fogadjuk el (lehetıleg) a felkínált választ (s nagyon indokolt esetben térjünk el attól), majd Forward! A regisztrációhoz adjuk meg a kért adatokat: keresztnév, vezetéknév, email cím, telefonszám, majd Forward! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 32
Folytassuk az adatok megadását (vállalat, ország, iparág, a vállalat nagysága), majd Forward! Válaszoljunk (az alábbi ajánlásoknak megfelelıen, illetve értelemszerően) a feltett kérdésekre: E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 33
Akarunk-e megismerni további jellemzıket és kereskedelmi támogatást? Ez esetben az értékesítési csapatuk kapcsolatba lép majd velünk. o A felkínált válasz: Yes (igen), o A javasolt válasz: No (nem) Érdekel-e bennünket a helyi KnowledgeTree partner által nyújtandó szolgáltatás? o A felkínált válasz: Yes (igen), o A javasolt válasz: No (nem) Honnan hallottunk a KnowldgeTree-rıl? A legördülı menübıl az alábbi lehetıségek közül választhatunk: o keresımotor (Goodle stb.), o online hirdetés o internetes katalógus (diretory), o barát vagy kolléga o KnowledgeTree partner cég o Egyéb A válaszok megadása után a Forward billentyővel léphetünk tovább. Kattintsunk a Forward gombra! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 34
A telepítésvarázsló készen áll arra, hogy a számítógépünkre telepítse a KT dokumentumkezelı rendszer Community Edition ( közösségi kiadás ) változatát a számítógépünkre. Továbblépés: Forward gombbal. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 35
Elindul a telepítés. Befejezése elıtt az alábbi képernyı / üzenet jelenik meg: A telepítés befejezéséhez kattintsunk a Finish gombra! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 36
A rendszerbe történı elsı bejelentkezéskor a login év és a jelszó is Admin lesz. - A telepített KnowledgeTree szoftver tesztelése (a telepítés sikerességének ellenırzése) A telepítést végzı rendszergazdának és az alkalmazást majdan használó projektvezetınek (projektadminisztrátornak) célszerő egy technikai és felhasználói tesztet összeállítani és végrehajtani annak érdekében, hogy mind technikai, mind pedig tartalmi értelemben meggyızıdjenek a szoftver mőködıképességérıl, illetve használhatóságáról. Ezzel elkerülhetı az, hogy az esetleges problémák majd az éles használat idején, a támogatott projekt beindulását követıen jelentkezzenek és fennakadást, késedelmet okozzanak annak megvalósítása során, a határidık tekintetében. 11.2. A Knowledgetree projekt dokumentummenedzsmentet támogató szoftver használata 11.2.1. Kik számára javasolt a KnowledgeTree szoftver használata? A KnowledgeTree projekt dokumentummenedzsment szoftver használata elsısorban olyan, fıként kisebb projektgazda-szervezetek számára javasolt, amelyek közigazgatásfejlesztési (vagy további) projekteket hajtanak végre, s még nem rendelkeznek projekt dokumentummenedzsment szoftverrel (s a projekt szőkös költségvetése nem is teszi lehetıvé ilyen szoftver beszerzését). A KnowledgeTree nyílt forráskódú szoftver, amely (jelenleg) térítésmentesen használható mind online, mind pedig offline üzemmódban. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 37
11.2.2. Milyen ismeretek, tapasztalatok szükségesek a KnowledgeTree használatához? A KnowledgeTree projekt dokumentummenedzsment tevékenységeket támogató szoftver használata projektvezetıi (projektadminisztrátori) feladat, melyhez az alábbi, alapvetı kompetenciák szükségesek, illetve ezek meglétét feltételezzük: - legalább alapvetı projektmenedzsment (projektadminisztrációs), illetve dokumentummenedzsment ismeretek - legalább alapvetı számítógép-kezelési (felhasználói szintő) ismeretek 11.2.3. A legalapvetıbb projekt dokumentum menedzsment ismeretek rövid összefoglalása Az EU alapok támogatásával megvalósuló fejlesztési projektek (mind például az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében definiált Közigazgatási Reform Programok projektjei, amelyek az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Európai Szociális Alap és a Kohéziós Alap támogatásával valósulnak meg) életciklusa az alábbi, fıbb szakaszokból épül fel: a) Elıkészítés Stratégia-készítés / aktualizálás Követelmény-specifikáció Mőszaki terv (pl. rendszerterv) Projektterv Megvalósíthatósági tanulmány (megvalósíthatóság, fenntarthatóság vizsgálta, költség/haszon elemzés, illetve megtérülési számítás) Hatáselemzés, hatástanulmány (szükség esetén) Pályázatkeresés b) Pályázat Pályázatírás Hiánypótlás (ha kérik) Ellenırzés (opcionális) Befogadás / elutasítás Támogatás megítélése / pályázat elfogadása c) Megvalósítás A projekt mőszaki tartalmának, leszállítandó termékének elıállítása Tervezés, fejlesztés / kiválasztás, telepítés Oktatás, tesztelés, minıségirányítás Átadás-átvétel Projektvezetés, minıségbiztosítás, beszámolók Pénzügyi elszámolások d) Üzemeltetés, monitoring A projekt életciklusa alatt, mint az a fentiekbıl is látszik, nagyon sok különbözı dokumentum keletkezik, amelyeket nyilván kell tartani, gyorsan és számos különbözı szempont, ismérv alapján vissza kell tudni keresni, módosítani, megtekinteni, nyomtatni, végül pedig archiválni. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 38
E dokumentumok egy része a projekt egészéhez kapcsolódik (pl. Projekt Alapító Dokumentum, Projektterv, rendszerterv), mások a projekt egy adott tevékenységéhez (pl. megvalósíthatósági tanulmány, költség/haszon elemzés, támogatási szerzıdés stb.) 11.3. A KnowledgeTree dokumentummenedzsment rendszer fıbb funkciói 1. ábra: : Knowledgetree (opensurce) dokumentummenedzsment rendszer szolgáltatásai E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 39
DMS administration: a Dokumentum Menedzsment Rendszer adminisztrációja Funkciók: Miscellaneous / vegyes Különféle beállítások, amelyek más kategóriába nem sorolhatók, beleérve a help és az elmentett keresések kezelését. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 40
Users and Groups / felhasználók és csoportok Ebbıl a menedzsment panelbıl ellenırizhetjük, mely felhasználók tudnak bejelentkezni, és mely csoportokhoz, illetve szervezeti egységekhez tartoznak Security Management / biztonság kezelése Jogosultságok hozzárendelése felhasználókhoz és csoportokhoz, és annak specifikálása, hogy mely jogosultságok birtokában a dokumentumkezelı rendszer mely részeihez férhetünk hozzá Document Storage / dokumentumtárolás Kezeli a lecsatolt, achivált és a törölt dokumentumokat. Document Metadata and Workflow Configuration / Dokumentumok metaadatai és munkafolyamat konfiguráció A dokumentumok metaadatainak konfigurációja: dokumentum típusa, mezıi, kapcsolattípusok és munkafolyamatok Search and Indexing / keresés és indexelés Keresési és indexelési beállítások System Configuration / rendszerkonfiguráció A rendszerkonfiguráció beállításai Users and Groups / felhasználók és csoportok A fımenübıl válasszuk ki a DMS Administration menüpontot! Az Administration almenübıl válasszuk ki a Users and Groups, majd abból a Manage Users menüpontot! A megjelenı User Management menübıl válasszuk ki az Add new user / Új felhasználó felvitele pontot! Adjuk meg a fenti adatokat! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 41
Username / felhasználónév (a felhasználó ezen a néven jelentkezik majd be) Name / a felhasználó tényleges, teljes neve Email Address / a felhasználó email címe Email Notifications: ha bejelöljük, a felhasználó az értesítéseket a fentiekben megadott email címére is megkapja, ellenkezı esetben csak a Dashboard -ra ( mőszerfalra ) Password (jelszó): kétszer meg kell adni, teljesen azonos módon. Create user gombbal lezárhatjuk az adatok felvitelét. User Management / Felhasználók adatainak megtekintése, módosítása, törlése A view all funkció segítségével megjeleníthetjük a rendszerben található felhasználókat A Username funkció segítségével megadhatjuk a keresett felhasználónevet vagy annak egy részét, majd a Search For Users gombra kattintva elindíthatjuk a keresést. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 42
Az így megjelenített felhasználók vonatkozásában lehetıség van a felhasználó adatainak szerkesztésére (edit), ennek során jelszavának módosítására (change password), a felhasználó törlésére (delete) Group Administration / felhasználócsoportok adminisztrációja E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 43
Funkciók: Add a new group: új csoport felvitele View all groups: valamennyi csoport megjelenítése Adott nevő felhasználócsoport keresése Új csoport felvitele Meg kell adni az új csoport nevét Meg kell határozni, rendelkezzenek-e az új csoport rendszeradminisztrátori jogosultságokkal Create group gomb segítségével az adatbevitel lezárható Csoportok megjelenítése, szerkesztése, törlése A csoportokat megjeleníthetjük a view all gropus funkció segítségével, vagy úgy, hogy a Group Name adatmezıbe megadjuk a csoport nevét vagy annak egy részletét, majd a search for groups funkció segítségével elindítjuk a keresést E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 44
Az így megjelenített csoportok vonatkozásában lehetıség van a csoport adatainak szerkesztésére (edit), ennek keretében a csoport nevének módosítására, a csoport tagjai számára unit adminisztrációs jogok megadása / visszavonása a csoport tagjai számára rendszer adminisztrációs jogok megadása / visszavonása azon unit (egység) megadására / módosítására, amelyikhez az adott egység tartozik a csoport törlésére (delete) a csoporthoz tagok hozzárendelésére (Manage Users), a hozzárendelés megváltoztatása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 45
Az Available Users (rendelkezésre álló / választható felhasználók ablakból választjuk majd ki a csoport (új) tagjait, ehhez azonban az ablakot elıbb fel kell tölteni, ami a Show All (Mutasd mindet) gomb segítségével lehetséges, a feltöltés elıtt szőrı (filter) beállítására is lehetıség van A kiválasztást / visszavonást a» és «jelek segítségével végezhetjük el; a csoporthoz kiválasztott felhasználók megjelennek az Assigned Users (kiválasztott felhasználók) ablakban A kiválasztást a save changes (változások elmentése) gomb segítségével fejezhetjük be, adatmentéssel (cancel gombbal pedig adatmentés nélkül) Browse Documents / dokumentumok böngészése Új dosszié létrehozása (Add a Folder) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 46
Dokumentum hozzáadása (Add Document) Add a document egy dokumentum hozzáadása E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 47
File: a felviendı dokumentum (azonosítójának) kiválasztása (Tallózás funkció segítségével) Document Title: a dokumentum címének megadása (ez lesz a dokumentum legfıbb neve a KnowledgeTree rendszerben) Documen Type: a dokumentum típusa (lehúzós menübıl választható Add: a kiválasztott dokumentum hozzáadása az irattartóhoz (folder) Specify metadata: a dokumentumot leíró adatok (metaadatok) specifikálása Tag: címke General information / Általános információk Category: a dokumentum kategóriája A legördülı menübıl az alábbi lehetıségek közül választhatunk Administrative / adminisztratív Financial / pénzügyi Legal / jogi Miscellaneous / vegyes (máshová nem sorolható) Sales / értékesítési Technical / technikai Media Type / Média típusa A legördülı menübıl az alábbi lehetıségek közül választhatunk Audio / hang Image / kép Text / szöveges Video Save document: a dokumentum elmentése Ezután megjelennek az irattartóba helyezett dokumentum részletes adatai. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 48
General Information / általános információk Document Fileneme: annak a fáljnak a neve, amelybıl a dokumentumot feltöltjük. Created by: a dokumentum létrehozója (felhasználó) Ownwd by: a dokumentum tulajdonosa (felhasználó) Last updated by: aki a dokumentumot utoljára módosította (felhasználó) Document ID: a dokumentum azonosítója Tag: címke - Knowledgetree dokumentumok kikölcsönzése (checkout) funkció használata E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 49
- Válasszuk ki a bal oldali menübıl a Document Actions pont alatt a Checkout menüpontot! Ha a Download File-t bejelöljük ( ), nem csak a dokumentum státusza változik meg, hanem az fizikailag is le is töltıdik, s dolgozhatunk vele. - Knowledgetree dokumentumok visszacsatolása (checkin) funkció használata E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 50
- Válasszuk ki a jobb oldali menübıl a Document actions almenü Checkin menüpontját! - A Browse (Tallózás) menüpont segítségével válasszuk ki a visszacsatolandó fájlt! - Ha a Major Update-t bejelöljük ( ), a dokumentum verziószáma 1.0-ra változik, ellenkezı esetben annak második számjegye nı meg 1-gyel - A Reason rovatban írjuk le röviden (max. 250 karakter) a dokumentumon végrehajtott módosításokat E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 51
- Force Original Filename (az eredeti fájlnév megerısítése): ha ezt bejelöljük ( ), a feltöltött dokumentum ugyanazt a nevet kapja, ami az eredetié is volt. - A Checkin gombra kattintva a visszacsatolás megtörténik. - Knowledgetree dokumentumok törlése funkciók és azok használata A dokumentum nevére történı kattintással válasszuk ki a törlendı dokumentumot! A Document actions menübıl válasszuk ki a Delete funkciót! E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 52
A Reasons adatmezıben írjuk le, max 250 karakter hosszan, azt, hogy miért, milyen okból törökjük a dokumentációt A törlést a Delete Document gombbal zárhatjuk le - Bulk Upload / Download - Tömeges le- és feltöltés Lehetıség van több dokumentum egyszerre, egy lépésben történı fel- és letöltésére is. Feltöltés elıtt tömöríteni kell a dokumentumokat (zip fájl) A letöltés egy tömörített állományba (zip fájl) történik - Knowledgetree dokumentumok keresése funkciók és azok használata Ez a search (keresés) funkció segítségével törtéhet (bal felsı vagy jobb alsó sarok) Írjuk be a keresett dokumentum nevét vagy annak egy részletét! A search gombbal indítsuk el a keresést! Megjelenik mindazon dokumentációk neve, amelyek nevében ez a szó(töredék) szerepel E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 53
A dokumentum, illetve az azt tartalmazó irattartó (folder) nevére kattintva az megnyílik, áttekinthetı, szerkeszthetı A keresés eredménye elmenthetı (Save; elıtte adjuk meg a mentési fájl nevét) További, kereséssel kapcsolatos funkciók: o Advanced Search / fejlett keresés o Serach Criteria Editor / keresési kritériumok szerkesztése o Manage Saved Search / az elmentett keresések menedzselése Fejlett keresés (advanced search) E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 54
Keresési lehetıségek: - azon tételek visszakeresése, amelyek megfelelnek o valamennyi specifikált kritériumcsoportnak o bármelyik (egyik) kritériumcsoportnak - kritériumcsoportok o kikölcsönzött (checked out) egy adott napon / idıszakban o kikölcsönzött egy adott felhasználó által (checked out by) o létrehozva (created) egy adott idıszakban o létrehozva egy adott felhasználó által (created by) o dokumentum szövege (document text) o dokumentum típus szerint (document type) o fájlnév (filename) o fájlméret (filesize) o iratgyőjtı (folder) o módosítva (modified) egy adott idıszakban o módisítva valaki által (modified by) o E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 55
11.4. A KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver használatának költségei 11.4.1. Az online használat költségei A KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver online használata regisztrációt igényel, de mind a regisztráció, mind pedig a használat jelenleg ingyenes (free of charge). 11.4.2. Az offline használat költségei A KnowledgeTree dokumentummenedzsment szoftver és az összes, annak használatához szükséges komponens jelenleg térítésmentesen letölthetı és használható. A letöltéshez regisztráció szükséges, de a regisztráció is ingyenes. A KnowledgeTree szoftvernek létezik kereskedelmi változata is, amely térítés ellenében vehetık igénybe, s amely további funkciókkal rendelkezik és amelyhez további szolgáltatások is tartoznak. Ezek a funkciók és szolgáltatások azonban a közigazgatási fejlesztési projektek során történı használathoz nem (feltétlenül) szükségesek. E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 56
E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 57
12. Bibliográfia Görög Mihály - Ternyik László: Informatikai projektek vezetése. Kossuth Kiadó, Budapest, 2001 Doss - McDermott: IS Project Management Handbook. Prentice Hall Direct, London, 2000 Jason Charvat: Project Management Methodologies. Selecting, implementig, and supporting methologies and processes for projects. John Wiklley & Sons, Inc., Hoboken, New Yersey, 2003 Colin Bently: Prince 2 - a practical handbook. 2nd Edition. Linacre House, Jordan Hill, Oxford, 2003. Andersen Grude Haug: Goal Directed Project Management. 3rd Edition. Kogan Page, London and Sterling, 2004 Slack - Chambers - Harland - Harrison - Johnston: Operations Management. Second Edition. pitman Publishing, London, 1998 Dick Leonard: Guide to the European Union. The Economist Books Limited, London, 2002 John Ward: Principles of Information System Management. Routledge London - New York, 1998 Poór József és szerzıgárdája: Menedzsment tanácsadási kézikönyv. Akadémiai Kiadó, Budapest, 2003 Hetyei József: Pénzintézetek és állami intézmények információs rendszerei Magyarországon. ComputerBooks, Budapest. 2003 http://www.knoledgetree.com/ E-közigazgatás keretrendszer kialakítása 58