/általános irodai adminisztrátor Szakmabemutató információs mappa
FELELŐS KIADÓ: PIRISI KÁROLY KÉSZÍTŐ: KANOA CONSULTING PÁLYAORIENTÁCIÓS LEKTOR: HARKÁNYI ADRIENNE INTERJÚALANY: TURBUCZNÉ S. DÓRA SZAKMAI LEKTORÁLÁS: NOVÁK ANDREA A SZAKMAISMERTETŐ MAPPA A TÁMOP 2.2.2 A PÁLYAORIENTÁCIÓ RENDSZERÉNEK TARTALMI ÉS MÓDSZERTANI FEJLESZTÉSE PROJEKT KERETÉBEN KERÜLT KIDOLGOZÁSRA. PROGRAMVEZETŐ: BORBÉLY-PECZE TIBOR BORS A PROJEKT AZ EURÓPAI UNIÓ TÁMOGATÁSÁVAL, AZ EURÓPAI SZOCIÁLIS ALAP ÉS A MAGYAR ÁLLAM TÁRSFINANSZÍROZÁSÁVAL VALÓSUL MEG. FOGLALKOZTATÁSI ÉS SZOCIÁLIS HIVATAL 2010 www.afsz.hu www.epalya.hu www.eletpalya.afsz.hu
Tartalomjegyzék A. Feladatok és tevékenységek B. Követelmények C. Szakképzés D. Kereseti lehetőségek, elhelyezkedési kilátások E. Egyéb információs források
Feladatok és tevékenységek A következő kérdésekre kaphat választ: Melyek a jellemző feladatok, tevékenységek ebben a szakmában? Milyen anyagokkal, eszközökkel kell dolgoznia? (anyagok, szerszámok, műszerek, gépek ) Hol végzi a munkáját? (szabadban, műhelyben, irodában, üzletben ) Munkája során kikkel kerül kapcsolatba, kikkel van dolga? (vevő, ügyfél, kolléga )
FELADATOK ÉS TEVÉKENYSÉGEK Gépelni, is megtanultam, könyvből. Az ezred könyvtárában volt. Azt hiszem, kerestem valamit, vadásztam valamire. /James Jones/ Régebben az asszisztens elnevezést csak laboratóriumban, rendelőintézetben vagy gyógyszertárban dolgozó beosztottra (pl. asszisztensnő, orvosi asszisztens) használták. Ma már az irodai asszisztens is ismert foglalkozás. Ahogy például egy fogorvos elképzelhetetlen asszisztens nélkül, úgy az üzleti világban is szüksége van egy vezetőnek segítőre. Magyarországon és az EU-ban is sok fiatal választja ezt a munkát azért, hogy fizetni tudja egyetemi/főiskolai tanulmányait. Melyek a jellemző feladatok, tevékenységek ebben a szakmában? Az általános irodai adminisztrátor feladata alapvetően a különböző adatok feldolgozása. Ez általában adatbevitelt jelent: különböző adatokat (számok, betűk, jelek) töltenek fel számítógépre megfelelő programok segítségével. Például táblázatokat töltenek fel, számlákat, megrendeléseket visznek fel, címlistákat készítenek. Az adatbevitel történhet kéziratról, nyomtatványról, javított vagy felülírt dokumentumról, esetleg hallás, diktálás után gépelik be az adatokat. T. Krisztina irodai asszisztens a következőt mondja a szakmát művelők feladatairól: Például a könyvelési részlegen adminisztrátorok töltik fel a bejövő és kimenő számlákat a könyvelési programba. Ezekről kimutatásokat, listákat nyomtatnak, melyeket továbbítanak a megfelelő munkatársaknak. Az adminisztrátorok feladatai közé tartozik a bejövő és kimenő levelek iktatása, a postázás, az irodai nyilvántartások vezetése, a pénzügyi A-1
FELADATOK ÉS TEVÉKENYSÉGEK nyilvántartások elkészítése, kapcsolattartás a könyvelővel. Az irodai asszisztensek feladata ennél szerteágazóbb. Mint Krisztina mondja: Az asszisztens a háttérben megbúvó, szorgalmas hangya. Az adminisztrátori feladatokhoz hasonlóan ehhez a munkakörhöz is hozzátartozik az adatbevitel. Ám az irodai asszisztens munkaidejét nem ez tölti ki, hiszen még számos más feladatot is el kell végeznie. Az irodai asszisztenseknél az adatbevitelt főleg a levélírás, jelentések, beszámolók elkészítése, jegyzőkönyvvezetés, leltári nyilvántartás kezelése jelenti. A megadott adatokat begépeli a számítógép szövegszerkesztőjébe, vagy más irodai alkalmazásba (ilyenek pl. az Excel táblázatkezelő, vagy a nyilvántartó rendszerek). Fontos feladata a telefonok kezelése. A bejövő hívásokat fogadja, és továbbítja, ha szükséges. A munkával kapcsolatos ügyintézés egy részét is telefonon végzi (egyeztetés, megrendelések stb.). Dokumentumszerkesztést végez. A bevitt adatokat megformázza a hivatalosan elfogadott szabályok szerint. Hogy egyszerűsítse saját munkáját, iratsablont szerkeszt, amibe már csak a levél szövegét kell begépelnie, és a gép automatikusan megformázza azt. Körlevelet szerkeszt. Nyomtatványt, űrlapot tölt ki számítógéppel. Prezentációkat készít. Ehhez a feladatkörhöz kapcsolódó tevékenység még az adat- és információkeresés meghatározott témában az elektronikus hálózaton (internet, céges belső hálózat stb.). Az így szerzett adatokat letölti, és megfelelő formában (pl. címlista, jegyzékek) továbbítja. Meglévő táblázatot, adatbázist tölt fel adatokkal, vagy újat hoz létre, szerkeszt, frissít, archivál. A-2
FELADATOK ÉS TEVÉKENYSÉGEK Iratokat, dokumentumokat kezel, selejtez, leltároz. A helyi szabályozás szerint kezeli a kimenő és beérkező dokumentumokat (pl. irattároz, ment). A kimenő dokumentumokat továbbításra előkészíti. Közreműködik a selejtezésben. Hatáskörének megfelelően leltározza pl. az irodai eszközöket, irodaszereket. Elkészíti a szervezet belső iratait (pl. jegyzőkönyvet, feljegyzést, emlékeztetőt), és továbbítja ezeket a megfelelő munkatársaknak. Táblázatkezelő programmal kimutatásokat, táblázatokat készít. Adatbázisokból adatokat kérdez le, egyszerűbb szűréseket végez. Jelenléti íveket, szabadság-nyilvántartást kezel. Gazdálkodással kapcsolatos részfeladatot végez. Házipénztárt kezel (pl. pénzt vesz át, bizonylatot állít ki). Gazdálkodik az irodai készletekkel, ezekről eszköznyilvántartást vezet. Az asszisztens kezeli a reklámajándékozással, reprezentációval kapcsolatos dokumentumokat is. Utaztatási költségelszámoltatást végez (útnyilvántartás). Természetesen minden nyilvántartásáról, költségelszámolásáról köteles beszámolni felettesének. Vállalaton kívül és belül is kapcsolatokat létesít és tart fenn. Mindennapi tevékenységének része, hogy feladatokat egyeztet, és együttműködik felettesével, munkatársaival, illetve a cég ügyfeleivel. Elvégzi a felettese által kiosztott feladatokat. Szükség esetén tájékoztatja az ügyfeleket, munkatársakat az aktuális információkról. A szervezet belső céljaira információközlő, tájékoztató levelet készít szakmai irányítással (pl. beszámolót). Külső kapcsolattartást támogató iratot szerkeszt szakmai irányítással (pl. ajánlatokat). A-3
FELADATOK ÉS TEVÉKENYSÉGEK Némely munkahelyen elvárás a gyorsírói feladatok ellátása. Diktálás után gyorsírással rögzíti az ügyiratok, levelek adatait, szövegét. Lejegyzi a kisebb ülések, értekezletek, megbeszélések anyagát. A gyorsírással szó szerint rögzített anyagból szerkesztett dokumentumot állít össze. Gondoskodik ezek továbbításáról, átvételéről. Jegyzőkönyvi dokumentumot készít. Egyezteti főnökével az adat-, illetve jegyzőkönyv-felvétel tényét, körülményeit. Előkészíti a jegyzés körülményeit (tartalmi, tárgyi, technikai előkészületek). A rögzített adatokból, eseményekből a tartalmi hűség megőrzésével feljegyzést készít az érintetteknek. Gondoskodik róla, hogy a jegyzőkönyv és a kapcsolódó dokumentumok az érintett személyekhez jussanak. Felettese találkozóinak, megbeszéléseinek egyeztetése is az asszisztens feladata. Telefonon vagy írásban időpontokat egyeztet felettesének (megbeszélés, értekezlet, találkozók, sajtó stb.). Biztosítja az irodai eszközellátást. Gondoskodik az irodában használt irodaszerek, ügyviteli berendezések tartozékainak beszerzéséről, a vendégek kínálásához szükséges teáról, kávéról. A fent felsoroltak minden asszisztensi munkakörhöz hozzátartoznak. Szakterületüknek (ipar, mezőgazdaság, hírközlés stb.), feletteseik vagy a cég elvárásainak megfelelően e feladatok más teendőkkel is kiegészülhetnek. Ilyenek lehetnek például: vendégek fogadása és kínálása, projekt folyamatainak nyomon követése, kapcsolattartás felelősökkel, A-4
FELADATOK ÉS TEVÉKENYSÉGEK szerződések írása, a szerződésekhez kapcsolódó számlák kezelése (ellenőrzés, továbbítás), teljesítésigazolás készítése stb. T. Krisztina a következőket mondja: Sok feladatot leveszek a főnököm válláról. Intézem például a levelezést, a kapcsolattartást, ellenőrzöm a részfeladatokat, egyeztetek a partnerekkel. Így főnökömnek több ideje marad vezetői feladatai ellátására. Milyen anyagokkal, eszközökkel kell dolgoznia? Az irodai asszisztens sokféle ügyvitel-technikai eszközt és berendezést használ. Mindennapi munkaeszközöknek számítanak például a számítógép, szkenner, nyomtató, fénymásoló, telefon, fax, a hangrögzítő, projektor, iratmegsemmisítő. A kapcsolattartáshoz és bizonyos adatok eléréséhez fontos az internet-hozzáférés. Napi rendszerességgel dolgozik a különböző irodaszerekkel (ilyenek pl. a levélpapír, boríték, toll, gemkapocs, tűzőgép stb.). A leltározáshoz és útnyilvántartások készítéséhez különböző nyomtatványokat kell kitöltenie. Szakmai tudása naprakészen tartásához különböző szakkönyveket, CDjogtárakat kell használnia. Az adminisztrátorok szintén ügyvitel-technikai eszközökkel (számítógép, fénymásoló, nyomtató), irodaszerekkel, nyomtatványokkal dolgoznak. Hol végzi a munkáját? Az irodai asszisztens és az általános irodai adminisztrátor is belső munkahelyen, irodában végzi munkáját, jellemzően teljes munkaidőben (napi 8 órában). Az asszisztensnek bizonyos szakterületeken időnként konferenciákra, sajtótájékoztatókra kell kísérnie felettesét. Ebben az esetben neki is A-5
FELADATOK ÉS TEVÉKENYSÉGEK elengedhetetlen az elegáns, alkalomhoz illő megjelenés (általában kosztüm, szoknya és blúz, vagy ruha). A hétköznapokon egységes munkaruhát nem kell hordaniuk, viszont elvárás a csinos, igényes megjelenés. Munkája során kikkel kerül kapcsolatba, kikkel van dolga? Az általános irodai adminisztrátorok többnyire közvetlen munkatársaikkal, illetve feletteseikkel állnak kapcsolatban. Az irodai asszisztensek közvetlen kollégáikon és feletteseiken kívül kapcsolatot tartanak a vállalat más részlegeinek munkatársaival, más területek vezetőivel, illetve az ügyfelekkel is. A-6
Követelmények A következő kérdésekre kaphat választ: Milyen fizikai igénybevétellel, megterheléssel jár a munkavégzés? Milyen környezeti ártalmakkal, hátrányokkal járhat a szakma gyakorlása? Milyen egészségügyi követelményeket támaszt ez a szakma? Milyen egyéb tulajdonságok megléte kedvező ebben a szakmában? Milyen tantárgyakban kell jó eredményt elérni ehhez a szakmához? Milyen érdeklődési kör a legelőnyösebb ebben a szakmában?
KÖVETELMÉNYEK Milyen fizikai igénybevétellel, megterheléssel jár a munkavégzés? A speciálisan a munkakörből adódó, egészségre ártalmas tényezők és baleseti lehetőségek az irodai asszisztensi és általános irodai adminisztrátori pályán nem jellemzőek. Az irodai adminisztrátorok tevékenysége főként fizikai igénybevétellel jár. Az irodai asszisztensek munkája fizikai és szellemi igénybevétellel is jár. Fizikai igénybevételt a sokáig tartó egy helyben ülés és a gépelés jelent, mindkét munkakörben. Ehhez nélkülözhetetlen a megfelelő állóképesség és teherbírás. A tartós ülő munka és a monoton adatbevitel miatt a hát és a gerincoszlop terhelése igen nagy, a szemek, kezek és lábak fáradása, zsibbadása is gyakori. Az irodai asszisztenseknek szellemi igénybevételt jelent a sok információ befogadása, a dolgok emlékezetbe rögzítése, az összpontosítás, a kommunikáció sok és sokféle emberrel. Sokszor kerülnek váratlan helyzetekbe, olyan problémákba ütköznek, amelyeket azonnal meg kell oldaniuk. A rugalmas kommunikáció, az udvariasság és az önfegyelem alapfeltétele a folyamatos együttműködésnek az ügyfelekkel és a felettesekkel. Milyen környezeti ártalmakkal, hátrányokkal járhat a szakma gyakorlása? Speciálisan a munkakörből adódó környezeti ártalmakkal egyik munkakör sem jár. Az asszisztensi munka mentálisan is igénybe veszi a szakma képviselőit. A szakember számos problémával találkozik, ami sok türelmet, érzelmi kiegyensúlyozottságot, a stresszhelyzetek megfelelő kezelését igényli. B-1
KÖVETELMÉNYEK Milyen egészségügyi követelményeket támaszt ez a szakma? A foglalkozás gyakorlását kizáró egészségi tényezők: szellemi fogyatékosság erős mozgáskorlátozottság kéz/kar/ujjak korlátozott mozgásképessége teljes látás- vagy halláskárosultság A megváltozott munkaképesség mindkét munkaterületen befolyásoló tényező lehet. Látássérültek csak megfelelő látáskorrekció esetén végezhetik ezt a tevékenységet (szemüveg viselése pl. megengedett). Hallássérültek jellemzően csak kommunikációra képes hallókészülékkel készek a feladatok nagy részének elvégzésére. Az általános irodai adminisztrátori munkakör gyakorlásában a kéz, a kar és az ujjak súlyos sérülései befolyásolják a munkavégzést, de enyhébb sérülések esetén a megváltozott munkaképességűek is végezhetik ezt a munkát. Az irodai asszisztensek sok emberrel kerülnek kapcsolatba, ezért esetükben nagyon fontos az érthető beszéd, a jó kifejezőkészség szóban és írásban. A súlyos beszédhiba vagy a beszédkészség zavara igen komoly hátrányt jelent ezen a munkaterületen. Milyen egyéb tulajdonságok megléte kedvező ebben a szakmában? Mindkét foglalkozásnál nagyon fontos a pontosság, a terhelhetőség, a monotonitás tűrése és az irányíthatóság. Mindkét munkakör jó figyelemösszpontosítási és figyelemmegosztási B-2
KÖVETELMÉNYEK képességet, precizitást igényel, mivel nagyon sok információt kell kezelni. Az irodai asszisztens sok emberrel tart kapcsolatot, ezért elengedhetetlen, hogy együttműködési készsége jó legyen. Az önálló munkavégzés képessége is nagy előnyt jelent a munkakör betöltésénél. Jó szervezői készség, és mások informálásának képessége is szükséges ahhoz, hogy sikeres irodai asszisztenssé váljon valaki. Az önképzés, illetve a szakmai ügyekben való aktív tájékozódás is elengedhetetlen. Szakmai tudás Mindkét munkakörben: az elektronikus adatrögzítés szabályai (tízujjas vakírás) technikai eszközök ismerete munkakörben: a hivatalos iratok, levelek fajtái, jellemzői az iratkészítés szabályai, jellegzetes formái kommunikációs technikák ismerete Szakmai képességek Mindkét munkakörben: IT alapismeretek operációs rendszerek ismerete pontosság munkakörben: szövegszerkesztés B-3
KÖVETELMÉNYEK kommunikáció gépírás tízujjas vakírással (150 leütés/perc) komplex eszközhasználati képességek, készségek látás Szerepvállalás és elkötelezettség Mindkét munkakörben: irányíthatóság munkavégzés felfogóképesség munkakörben: figyelem-összpontosítás kontroll (ellenőrzőképesség) nyelvhelyesség, közérthetőség, tömör fogalmazás készsége, visszacsatolási készség ismeretek helyénvaló alkalmazása emlékezőképesség (ismeret-megőrzés) módszeres munkavégzés, lényegfelismerés Milyen tárgyban kell jó eredményt elérni ehhez a szakmához? Az irodai asszisztensi munkakörnél a jó szóbeli és írásbeli kifejezés fontossága miatt kedvező a magyar nyelv és irodalom tantárgy, valamint az idegen nyelvek terén elért jó eredmény. Krisztina erről így beszél: A mi cégünknél az irodai asszisztensi munka felsőfokú végzettséghez kötött, és nyelvtudást is igényel. De ez nem minden munkahelyen feltétel. Milyen érdeklődési kör a legelőnyösebb ebben a szakmában? B-4
KÖVETELMÉNYEK Az irodai asszisztensi munka fontos eleme a másokkal való együttműködés és együttgondolkodás, a csapatmunka, mely személyes kapcsolatokat igényel. Azoknak lehet eszményi ez a foglalkozás, akik szeretnek emberekkel dolgozni, érdeklődnek az új információk, a technikai újdonságok iránt, nyitottak környezetükre és az új dolgokra. Az asszisztens könnyedén és jól szervezi meg a munkáját. Vállalja a felelősséget munkájáért, szereti az önállóságot, de az irányítást is elfogadja. B-5
Szakképzés A következő kérdésekre kaphat választ: Mit kell tanulni a szakképzés során? Hol történik a szakképzés? Milyen iskolai előképzettségre van szükség? Mennyi ideig tart a szakképzés? Milyen költségekkel jár a képzés, és kapható-e támogatás? Mekkora a képzésbe felvehető létszám?
SZAKKÉPZÉS Alapadatok: A szakképesítés azonosító száma (OKJ): 33 346 01 0000 00 00 A szakképesítés pontos megnevezése: irodai asszisztens, általános adminisztrátor Az irodai asszisztens munkakör is az igazán izgalmas munkák közé tartozik. E foglalkozás nélkül nem működhetne életképesen semmilyen cég, szervezet. Bizalmi állássá is válhat, ha jól végzik, hiszen betöltőjének az irányító személy/szervezet közvetlen kiszolgálójaként szinte mindenre rálátása lesz. Mit kell tanulni a szakképzés során? A tanulmányok során 6 tanulmánykörben, modulban sajátíthatja el a jelentkező azokat a készségeket, alapelveket, amelyek szükségesek e munkakör betöltéséhez. Az asszisztens a kapcsolattartás mellett fontos adminisztratív feladatokat is végez különböző számítástechnikai berendezések (pl. személyi számítógép, nyomtató, írógép, másoló, fax) használatával. Ezek használatának megismerése, illetve ismeretük fejlesztése is része a szakképzésnek. Fontos, hogy a cég/szervezet működése közben keletkező információkat valaki rögzítse, dokumentálja tehát a jelentkezőnek meg kell tanulnia a gépírást, iratkészítést. Az asszisztens elvégzi továbbá a levelezések, jelentések, értékelések, kimutatások, táblázatok, szöveges beszámolók begépelését a helyesírási szabályoknak megfelelően. Ezek után az ügyiratkezelés szabályai szerint iktatja, sokszorosítja és postázza az ügyiratokat. Ennek módjáról, mikéntjéről szintén a szakképzés keretein belül szerezhet ismereteket. A szükséges tanegységek / követelménymodulok elnevezése és száma röviden: C-1
SZAKKÉPZÉS gépírás, iratkészítés* (1617-06) dokumentumkészítés és kezelés (1618-06) munkahelyi kapcsolattartás (1611-06) elektronikus szövegfeldolgozás (1612-06) elektronikus információkezelés (1613-06) hivatali gazdálkodás és üzleti protokoll (1614-06) * Ez a modul beszámítható az idegennyelvi titkár és az ügyintéző titkár képzésbe, illetve szakmai vizsgába. A résztvevők a képzés végén vizsgabizottság előtt minden modulból záróvizsgát tesznek. A szakmai vizsga írásbeli, gyakorlati, interaktív és szóbeli feladatokból áll, és a felsorolt 6 modulból történik. (Forrás: 18/2009. (IX. 10.) SZMM rendeletben kiadott szakmai és vizsgakövetelmény) Hol történik a szakképzés? Mivel kifejezetten irodai asszisztens képzés az állami iskolarendszerben nincs, ezért a képesítés leginkább felnőttképzés keretein belül szerezhető meg. A szakképzést úgynevezett OKJ-s tanfolyami keretek között indítják a képző intézmények. Ezek az intézmények szinte az ország minden nagyvárosában megtalálhatóak. Milyen iskolai előképzettségre van szükség? A képesítés megszerzésének előfeltétele a 10. (1998/99-es tanév előtt végzetteknek: 8.) évfolyam sikeres befejezése, illetve megfelelés a pályaalkalmassági követelményeknek. Egészségügyi alkalmassági vizsgálat nem szükséges. C-2
SZAKKÉPZÉS Szakmai előképzettség: Nem szükséges. Mennyi ideig tart a szakképzés? A szakképzés tanfolyami keretek között a képző intézménytől függően változó óraszámú (átlag 250 750 óra), általában heti 2 x 4 óra, többnyire 2 félév, legfeljebb 2 év, illetve legfeljebb 2000 óra. A modulrendszer más keretek között is lehetővé teszi a képzési program követelményeinek teljesítését. A konkrét képzési idő így az egyéni igényeket figyelembe véve ettől eltérő lehet, ezért érdemes érdeklődni a képzési központoknál. Milyen költségekkel jár a képzés és kapható-e támogatás? Átlagosan 150 000 300 000 Ft között mozgó költséggel kell számolnia annak, aki ezt a képzést választja. A szokásos vizsgadíj kb. 50 000 Ft. Fontos tudni, hogy a képzések ára igen jelentős eltérést mutathat, ezért érdemes több helyen érdeklődni. Mivel a képzés piaci alapokon történik, alanyi jogalapú támogatás nincs. A vállalkozások a szakképzési hozzájárulás terhére elszámolhatják a tanfolyam költségeit. Mekkora a képzésbe felvehető létszám? Nincs államilag meghatározott keretszám. Általában az egy tanfolyamon résztvevők létszáma 5 25 fő között mozog. A szakképesítéssel kapcsolatos részletes információk megismerhetők a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézet honlapjának (www.nive.hu) Szakképzési dokumentumok és Adatbázisok menüpontja alatt, valamint a Nemzeti Pályaorientációs Portálon (www.eletpalya.afsz.hu). C-3
Kereseti lehetőségek, elhelyezkedési kilátások A következő kérdésekre kaphat választ: Hogyan alakult az átlagkereset a szakmában? Hányan szereztek szakképesítést az elmúlt időszakban? Hányan dolgoznak ebben a szakmában? Mekkora a munkaerő iránti kereslet ebben a szakmában? Hogyan alakult a munkanélküliek száma? Milyen más foglalkozási területre válthat át az ember viszonylag könnyen?
KERESETI LEHETŐSÉGEK Hogyan alakult az átlagkereset a szakmában? Az irodai asszisztensként dolgozó alkalmazottak havi bruttó átlagbére 138 000 Ft körül alakult 2008-ban. A munkavállaló tapasztalata, iskolai végzettsége, nyelvtudása, és a munkahelyen eltöltött idő függvényében ez az átlagbér 80 000 és 250 000 Ft között változhat. Ezzel a kereseti kilátással a foglalkozás jövedelmi viszonyai az országos átlagfizetéstől elmaradnak. átlagkeresete 160 000 140 000 120 000 100 000 80 000 60 000 40 000 Országos átlagkereseti adatok (bruttó Ft/hónap) Személyi alapbér Országos átlagkereseti adatok (bruttó Ft/hónap) Teljes kereset 20 000 0 2000. 2002. 2004. 2006. 2008. Forrás: http://www.epalya.hu/munka/foglalkozas.php A foglalkozásra jellemző átlagkeresettel kapcsolatos információk megtalálhatók az Állami Foglalkoztatási Szolgálat honlapján: http://foglalkozasok.afsz.hu. D-1
KERESETI LEHETŐSÉGEK Hányan szereztek szakképesítést az elmúlt időszakban? Az irodai asszisztens foglalkozás gyakorlásához több képzés is megfelelő végzettséget biztosít. Az egyéb asszisztensi képzések ugyanarra a munkaterületre teszik alkalmassá a képzetteket, mint ha kifejezetten irodai asszisztens képzésen vettek volna részt. A Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézet adatai szerint évente 1332 ember végzi el sikeresen a foglalkozás gyakorlásához elégséges OKJ-számokhoz kapcsolódó képzéseket. Hányan dolgoznak ebben a szakmában? Az 2008-as adatok alapján az országban 70 000 ember dolgozott irodai asszisztensként. Ebbe bele kell érteni az irodai asszisztens pozíciót betöltőkön kívül a titkárnőket és egyéb irodai foglalkozásúakat is. Ezekkel együtt ez a szakma jelentős foglalkoztatási erejű. Mekkora a munkaerő iránti kereslet ebben a szakmában? Rövidtávú előrejelzés a szakma iránt mutatkozó keresletről: enyhe csökkenés Az irodai asszisztensi álláshelyek száma 2005 óta csökken, különösen nagyot esett 2006-ról 2007-re. Az álláshelyek jelentős szűkülése ellenére több mint 4500 új pozíció nyílik meg évente. A nagy mennyiségű álláshely és a gyakori munkahelyváltási szokások egy állandóan változó álláskínálatot alakítanak ki. Ez viszonylag könnyűvé teszi a munkahelykeresést. A munkahelyek korszerűsödése, valamint az irodai munkák szakképzettségi szintjének emelkedése viszont kisebb irodai asszisztensi létszámot indokolnak. Ennek tudható be, hogy csökken a bejelentett álláshelyek száma. D-2
KERESETI LEHETŐSÉGEK Bejelentett álláshelyek száma országosan (db/év) 2008. 2007. 2006. 2005. 2004. 2003. 2002. 2001. Bejelentett álláshelyek száma országosan (db/év) Bejelentett álláshelyek száma 2000. 0 2 000 4 000 6 000 8 000 Forrás: http://www.epalya.hu/munka/foglalkozas.php Az Európai Unió által működtetett EURES-portálon közzétett álláshirdetések az EURES-tagoktól és partnerektől származnak, ezen belül is elsősorban az európai állami foglalkoztatási szolgálatoktól. A weblapra 2005-től fokozatosan felkerül valamennyi állás, melyet az európai állami foglalkoztatási szolgálatok hirdetnek meg. Az álláshirdetések számos foglalkozás művelőinek szólnak, valamint állandó és szezonális munkalehetőségeket is kínálnak. Tájékoztatást nyújtanak továbbá többek között a pillanatnyi kereseti lehetőségekről is az egyes országokban, köztük természetesen Magyarországon is. Elérhetőség: www.europa.eu.int/eures/index.jsp Hogyan alakult a munkanélküliek száma? Munkanélküliek számának változása 2008-ban: változatlan D-3
KERESETI LEHETŐSÉGEK A bejelentett álláshelyekhez képest 8-9 szeres a munkanélküliek száma. A munkát kereső irodai asszisztensek feltűnően kiegyensúlyozott száma folyamatos túlképzésről árulkodik. A 35 000 fős állástalan tömeg alacsony változása az elmúlt 10 év során arra enged következtetni, hogy sok a tartósan munkanélküli. Sokan kiszorultak az irodai asszisztensi munkahelyekért folytatott versengésből, mivel a 90-es években ezt a munkakört szakképesítés nélkül is be lehetett tölteni, de a 2000-es évek a szakképzettség, a nyelvtudás elvárásának növekedéséről szóltak. Munkanélküli száma 40 000 35 000 30 000 25 000 20 000 15 000 10 000 5 000 A foglalkozást kereső munkanélküliek száma országosan (fő/év) Összes munkanélküli és álláskereső A foglalkozást kereső munkanélküliek száma országosan (fő/év) Pályakezdő munkanélküliek és álláskeresők 0 2000. 2002. 2004. 2006. 2008. Forrás: http://www.epalya.hu/munka/foglalkozas.php További elhelyezkedésre, munkaerő-piaci tendenciákra vonatkozó adatok érhetők el a www.afsz.hu weboldal Statisztika menüpontja alatt. D-4
KERESETI LEHETŐSÉGEK Milyen más foglalkozási területre válthat át az ember viszonylag könnyen? Adatgyűjtő Adminisztrátor Dokumentáló Egészségügyi adminisztrátor Egyéb irodai nyilvántartási foglalkozások Egyéb irodai jellegű foglalkozások Fuvarvállaló Irodai adminisztrátor, írnok Leltár-elszámoltató Műhelyírnok Menetlevél-feldolgozó, - értékelő Munkalap-adagoló Orvos írnok Szerkesztőségi ügyintéző titkár Teljesítménykiértékelő Tulajdonlap-előadó Üzemírnok D-5
Egyéb információs források - Kiadványok - Elektronikusan elérhető információs források
EGYÉB INFORMÁCIÓS FORRÁSOK Kiadványok: Középiskola után (Okker Oktatási, Kiadói és Kereskedelmi Kft.) Évente megjelenő kiadvány. A Fővárosi Munkaügyi Központ kiadványa a középfokú iskolát végzett diákok, szüleik, és tanáraik tájékoztatására készült, a továbbtanulását és munkába állását kívánja elősegíteni. A kötet témakörei: átképzés, pályaválasztás, továbbtanulás, munkába állás, vállalkozás. Felsőoktatási felvételi tájékoztató (Oktatási Minisztérium, Országos Felvételi Iroda) évente megjelenő kiadvány. A felsőfokú tanulmányokra készülő fiataloknak és felnőtteknek összeállított tájékoztató, melynek segítségével választhatnak intézményt, szakot az egyetemek és főiskolák világából. Magyar Közlöny (Magyar Hivatalos Közlönykiadó Kft.) A Magyar Közlönyből a szakképzéssel kapcsolatos hatályos jogszabályokról lehet tájékozódni. Felsőoktatási vizsgakövetelmények (Educatio Társadalmi Szolgáltató Kht.) Évente megjelenő kiadvány. A kötet az érettségi kormányrendelet által meghatározott kötelező és a választható érettségi tárgyak követelményeit közli közép- és emelt szinten. A választható tárgyak közül a gyakrabban választott és a felsőoktatási intézményekbe bejutáshoz leggyakrabban szükséges tantárgyak követelményeit ismerteti. A kötelező tárgyak vonatkozásában közli az Országos Közoktatási Intézet által összeállított érettségi feladatsorokat és azok megoldásait. E-1
EGYÉB INFORMÁCIÓS FORRÁSOK Honlapcímek: http://www.sob.hu/szakok/irodai_asszisztens.pdf a School of Business Üzleti Szakközépiskolák honlapja e helyen az asszisztensi képzés vizsgakövetelményeiről közöl információkat http://www.bereg-szakkepzes.hu/?q=node/2 a Beregi Alapítványi Gimnázium, Szakközépiskola és Szakiskola tájékoztató lapja az irodai asszisztens OKJ-képzésről http://www.milegyek.hu/open.php?id=533 a Nemzeti Felnőttképzési Intézet támogatásával létrejött honlap e helyen részletes információkkal szolgál az irodai asszisztens képzési helyeiről http://www.epalya.hu/munka/feor_megjelenit.php?feor=4193 az Állami Foglalkoztatási Szolgálat kereseti, elhelyezkedési, munkanélküliségi stb. adatai, statisztikái az irodai asszisztensi pályáról E-2