TARTALOMJEGYZÉK I. Bevezetés... 3 II. A Megbízott feladatai és kötelezettségei... 4 II/1....4 II/2....7 II/2.1. Projektmene... 7 II/2.2.... 7 II/2.3.... 7 II/2.4. Támogató személyzet... 8 II/3....8 II/4. A Megbízott felszerelése...8 II/5....8 II/6. A végrehajtás helyszínei...9 II/7....9 III. A Megbízó feladatai és kötelezettségei...10 IV....10 A-2
Szombathely Megyei Jogú Város szennyvízelvezetési és -tisztítási rendszerének fejlesztése - I. Bevezetés A Megbízó a Projekt megvalósítására öt közbeszerzési eljárást ír(t) ki, amelyek közül az építési Szombathely nyugati városrésze szenny- fejlesztése, - méter hosszo Magas- és Mélyépítési Munkákhoz, 1999. FIDIC, az ún. Piros Könyv szerint). A szennyvíztisztító rendszer tech, amely két részt tartalmaz: II. rész: Új komposzttelep létesítése Sz felügyeletére; PR-tanácsadás a környezettudatosság fejlesztésére és a lakosság informálása a A Megbízó a Projekt költségeit részben a Kohéziós Alapból kapott támogatásból fedezi. A Kohéziós Alap támogatását az Európai Bizottság és a Magyar Köztársaság Kormánya között megkötött Pénzügyi Megállapodás szabályozza. A Megbízó ezen (Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Fejlesztési Igazgatósága) kötött támogatási ). A Megbízó a Projekt PIU ) hozott létre. munkatársai n Projekt végrehajtásához; a Megbízó és a PIU munkatársainak felkészítése, hogy képesek legyenek a A-3
Szombathely Megyei Jogú Város szennyvízelvezetési és -tisztítási rendszerének fejlesztése - II. A Megbízott feladatai és kötelezettségei szerint, a II/2. pontban meghatározott személyzet ill. szükség estén további eseti kiemelt segítségnyújtás a Megbízónak és a PIU munkatársainak a Projekt d betartatásában, a a Megbízó és a PIU munkatársainak szakirányú tudás-felmérése, (SWOT analízis), a felmérés eredménye alapján képzésük végrehajtására feladatterv kidolgozása, illetve a képzés lebonyolítása; a Projekt végrehajtására konzorciumot alkotó önkormányzatokkal és az -vel való munkamegbeszélések megszervezésében -készítés, majd a szükséges információáramlás biztosítása; a II/5 olyan egyéb szolgáltatások nyújtása, melyek a Projekt végrehajtásával kapcsolatosan a Megbízó vagy a Megbízott megítélése szerint indokoltak lehetnek. II/1. munkatársainak segítése a projektmenedzsment feladatok elvégzésében. A projektmenedzsment a Projekt megvalósításának valamennyi szakaszára az alábbi részletezésben leírtak szerint kiterjed. I. szakasz Áttekintve a Projekt aktuális helyzetét és a Pénzügyi Megállapodásban, a Támogatási összehangolására; Projekt- PIU munkájának integrálását a Megbízó Polgármesteri Hivatalának napi tevékenységébe, figyelembe véve a Polgármesteri eljárási és munkarend kialakítása a napi együttm szervezett információ cseréjére; A-4
Szombathely Megyei Jogú Város szennyvízelvezetési és -tisztítási rendszerének fejlesztése - javaslat-tétel és tanácsadás a Projekt átfogó irányításához és nyomon követéséhez (monitoring) szükséges adatbázis létrehozásához, amely integrálja a papír alapú irattári rendszerére; felmérés során meg kell határozni az egyes funkciók ismeretigényét és ahhoz hasonlítva kell specifikálni, hogy az adott funkciót ellátó személynek milyen II. szakasz Általános iránymutatás, tanácsadás és koordináció, a Egy megbízható, szakavatott projekt menedzsment háttér kialakításához felméri a PIU és a Megbízó illetékes munkatársai számára szükséges képzési igényeket; képzéseket, figyelembe véve azt, hogy a képzésben csak a Megbízó által kijelölt személy vehet részt. A képzési tervre vonatkozó javaslatot a Megbízó hagyja jóvá. A képzés célja tudatos képesség- és teljesítményfejlesztés személyre szabott képzéssel, sikeres példák bemutatásával, hogy a Megbízó, illetve a PIU munkat szervezetten és hatékonyan végezhessék a jelen és további hasonló projektek -megoldó képesség birtokában. hangsúlyt: a KA projektek szervezése, lebonyolítása szakirányú jogi, közgazdasági és vízépítési angol nyelvi képzés a nemzetközi szakirodalomban való eligazodáshoz és jelentések tartalmi és formai követelményei, pénzügyi jelentések készítése; a KA projektek megvalósításához szükséges ismeretek, tapasztalatok az eddig megvalósított projekteknél, A projektekre vonatkozó közösségi és magyar jogszabályok gyakorlati alkalmazása a projekt menedzsment során; minden témakörben gya Tanulmányút szervezése már megvalósult szennyvízelvezetési és tisztítási Kohéziós Alap projekt tapasztalatainak megismerésére (gyakorlati tanácsok, ezni, utazás nélkül A-5
Szombathely Megyei Jogú Város szennyvízelvezetési és -tisztítási rendszerének fejlesztése - elhelyezés, étkezés, helyi közlekedés költsége a Megbízási díjban benne foglaltatik. jelentések (beleértve a Kohéziós Alap Monitoring Bizottsági ülésekre hathavonta jelentéseket) elkészítését, biztosítja a szükséges formátum és tartalom összhangját (a je Projekt zárójelentés elkészítését, biztosítja a szükséges formátum és tartalom a Projekt lényeges szakaszainak lezárásakor elkészíti a Megbízó részére az elért eredményeket bemutató prezentációt (a rendezvények szervezése a PR-tanácsadó feladata). A lényeges szakaszok: a nyugati városrész csatornázásának átadás-átvétele, a komposzttelep átadás-átvétele és a szennyvíztisztítótelep átadás-átvétele. felüg oldalán, Szervezet és/vagy a Kohéziós Alap Irányító Hatóság által szervezett értekezleteken; az Megbízó egyéb illetékes szervezeti egysége elvégezze; segíti a Megbízót a projektmen elvégzésében (pl. vállalkozói jelentések véleményezésében való részvétellel); tjában meghatározott illetékes szervek által 48 órán belül a Megbízó székhelyén megjelenjen, Megbízónak jelentsen és a szükséges intézkedést megkezdje; - önkormányzatokkal, azok képviseleti szerveivel, a területileg illetékes környezetvédelmi hatóságokkal, a Projekt sikere szempontjából releváns egyéb hatóságokkal, szervezetekkel és személyekkel. A-6
Szombathely Megyei Jogú Város szennyvízelvezetési és -tisztítási rendszerének fejlesztése - II/2. A Megbízottnak világosan szervezett, a megfele feladatkörét, beosztását, a munkavég ló ajánlati felhívás tartalmazta. II/2.1. II/2.2. ehajtásában. A II/1. pontban felsorolt feladatok mellett a bevonandó eg -nél teljesít. A képzési igények felmérésére és a képzések megszervezésére leszámítva a munka a Megbízott egy PIU-funkciók elemzése és a funkciót ellátó személyekkel való interjúk alapján az egyéni képzési tervek elkészítése, valamint a leghatékonyabb képzési forma kiválasztása, a képzés megszervezése. köteles eljárni. II/2.3. tve a eljárásnak átláthatónak kell lenni alapulnia. A kiválasztást indokolni és dokumentálni kell. A kiválasztást a Megbízónak ási díjban benne foglaltatik. A-7
Szombathely Megyei Jogú Város szennyvízelvezetési és -tisztítási rendszerének fejlesztése - II/2.4. Támogató személyzet A támogató és háttérszemélyzet költsége a Megbízási díjban benne foglaltatik. II/3. kell gondoskodnia. II/4. A Megbízott felszerelése munkavégzéséhez szükséges számítógépet, faxot, fénymásolót, egyéb IT és alkalmára) biztosítása a Megbízott feladata, melyek költsége a Megbízási díjban benne foglaltatik. II/5. A Megbízott a Megbízónak a Projekttel kapcsolatosan az alábbiak szerint készít jelentéseket. Jelentés / Dokumentum Megjegyzés Tervezet beadása jelentés Negyedéves jelentések z szükséges részletes munkaterv kidolgozása, tartalmi és formai elemeinek, a szétosztás körének meghatározása. Tartalmaznia kell a Megbízott negyedéves teljesítésére vonatkozó adatokat a Megbízott számlájának alátámasztására. A jelentés jóváhagyása a számla kifizetésének feltétele. Zárójelentés A Megbízott tevékenységének (Különös zárójelentést és végszámlát kell készíteni. 30 napon belül. Negyedévente, a jelentési - ig. A zárójelentés tervezetét legalább 30 nappal a Megbízott tevékenységének nyújtani. A-8
Szombathely Megyei Jogú Város szennyvízelvezetési és -tisztítási rendszerének fejlesztése - A fenti jelentések és dokumentumok tartalmára tett j nyomon k meghatározásakor figyelembe kell venni a Megbízó beszámolási kötelezettségével kapcsolatos követelményeket is. n, a számolnia. az eltérés okait fel kell tárni. Lemaradás esetén javaslatot kell tenni annak jelentést kés írásbeli kérésére, a kérelemben megjelölt tartalommal soron kívüli jelentést kell kell benyújtani. A Megbízottnak a fenti jelentéseit 10 nyomtatott példányban (8 magyar és 2 angol) és 2 elektronikus dokumentumban (1 magyar és 1 angol) kell a Megbízó által kinevezett Projektmenedzser részére benyújtania. II/6. A végrehajtás helyszínei Szombathely és környéke, illetve Szombathely Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal, Szombathely, Kossuth L. u. 1-3. A képzést Szombathelyen kell lebonyolítani. A tanulmányút helyszínének kiválasztása a Megbízott javaslata alapján történik. II/7. a szükséges jelentések és a Projekt zárójelentése elkészült és jóváhagyták; a Megbízó és a PIU munkatársainak szakirányú tudása feltérképezésre került; képzésük és betanításuk megtörtént; megvitatták; a jö zárójelentésben; a Megbízott zárójelentését a Megbízó elfogadta. A-9
Szombathely Megyei Jogú Város szennyvízelvezetési és -tisztítási rendszerének fejlesztése - átfogó végrehajtási terv tervezete és jóváhagyott változata; képzési igényfelmérés és jóváhagyott javaslat; képzések megtörténtek, a képzési anyaga átadásra került a Megbízó számára, illetve a mellékletben számolnak be; a Megbízó álta negyedévente) és dokumentumok magyar és angol nyelven, melyek a el készültek; a Projekt jóváhagyott zárójelentése magyar és angol nyelven; III. A Megbízó feladatai és kötelezettségei írásbeli és szóbeli információ- koordináció a Projekt m továbbítása a Megbízottnak; a Megbízott jelentéseinek felülvizsgálata és jóváhagyása; a Megbízott benyújtott számláinak felülvizsgálata és jóváhagyás esetén továbbítása a zetnek. IV. számú kapcsolat a Megbízó lesz. vonta szervezett munkaértekezleteken kell tisztázni, illetve szükség esetén kétoldalú, a Megbízó és a Megbízott közötti egyeztetést is össze kell hívni. kell nyújtani a Megbízónak. megtartását, mely felkérésre a másik fél 8 napon belül köteles választ adni. A kérést elutasítani nem lehet, a megbeszélés megtartásában mindkét fél köteles Eur teljesü eredményességét. A-10