Sikeres Rendezvény Titka 17 hasznos tipp rendezvényszervezéshez ingyenes E-book a rendezvenyhelyszinek.hu-tól 2008, Tóth Gábor www.rendezvenyhelyszinek.hu Jogi nyilatkozat Bár minden erőfeszítést megtettünk, hogy az E-bookban szereplő információk a tökéletesen szolgálják munkáját, a kiadvány olvasója vállal mindennemű felelősséget a benne rejlő információk felhasználásával kapcsolatosan. COPYRIGHT 2008 A Sikeres Rendezvény Titka A kiadványban szereplő információk a MultiArt Kft. Tulajdonában állnak. A szerző és kiadó nem járul hozzá a kiadvány értékesítéséhez. Az E-book részben vagy egészben történő felhasználása kizárólag a szerző írásos hozzájárulásával, és csak a forráshivatkozás pontos megjelölésével lehetséges. Minden jog fenntartva. Kiadja a MultiArt Kft. Tóth Gábor Rendezvényhelyszínek Honlapja 1055 Budapest, Szent István krt. 29. tel: 00 36 1 270 34 93 t.gabor@rendezvenyhelyszinek.hu
Tartalomjegyzék Bevezetés... 2 A rendezvény fő célja... 2 17 hasznos tipp a rendezvény gondos megtervezéséhez, szervezéséhez... 3 Határozza meg, mi a rendezvény célja... 3 Meghívottak köre... 3 Mi a meghívottak érdeklődési köre... 4 Mi a rendezvény fő mondanivalója... 4 A kreatív koncepció meghatározása... 4 Létszám becslése... 5 Időpont körültekintő kiválasztása... 5 Készítsen egy percről-percre rendezvénytervet... 5 Írjon magának egy szervezési ütemtervet, amihez a munkája során végig köti magát... 5 Készítsen listát, hogy milyen eszközök szükségesek a rendezvény előtt, közben és után... 5 Kérjen be minden egyes költségtételre vonatkozó ajánlatot... 6 Helyszínkeresés... 6 Hol és hogyan kereshet helyszínt?... 7 Hogyan kérjen ajánlatot?... 7 Készítse el a beérkező és kimenő fizetések cash-flowját... 8 Plusz szempontok egy szolgáltató kiválasztásához... 8 Végső döntés... 8 Összefoglalás... 9 Utóirat... 9 1
sikeres Rendezvény Titka 17 hasznos tipp a rendezvény gondos megtervezéséhez, szervezéséhez B evezetés Mi a sikeres rendezvény titka? Mi garantálja, hogy a szervezendő eseményén a vendégek jól érzik majd magukat, és nem felejtik azt el? Mekkora szerepe van a helyszín választásnak a rendezvény sikerében? Ha Ön rendszeresen vagy alkalmanként rendezvényt szervez, vagy éppen csak tervezi egy esemény megszervezését, akkor a következő információk nagy segítségére lehetnek. Ez az E-book még akkor is hasznos lehet Önnek, ha rendezvényszervezőt bíz meg a szervezéssel, és nem Önmaga veszi kézbe a szervezési folyamatot. Közel 7 év alatt több tucat sikeres nemzeti - és nemzetközi konferencia, kongresszus szervezésében vettem részt, aktív közreműködésemmel alakítottuk ki Magyarország egyik legjelentősebb helyszín-adatbázisát és keresőrendszerét, a Rendezvényhelyszínek Honlapját, így nem csak szakmai, hanem felhasználói oldalról is pontos és átfogó képem van a rendezvényekről, helyszínekről, valamint a felmerülő szervezési problémákról. A Sikeres Rendezvény Titka című E-bookban szervezői tapasztalataimat igyekszem Önnel megosztani, kézzelfogható tippeket, ötleteket szeretnék Önnek adni, hogy olyan rendezvényt szervezhessen, amely egyedi és emlékezetes marad vendégei számára. A rendezvény fő célja Mindegy, hogy egy születésnapi partit, tréninget, előadást, konferenciát, cégszimpóziumot vagy nagy létszámú nemzeti vagy nemzetközi kongresszust szervez, a célja minden esetben az, hogy sikeres, emlékezetes legyen rendezvénye. A sikeres rendezvény esetén minden apró részletnek jelentősége van. A szervezés speciális tulajdonsága, hogy háttérmunka lévén a vendégek főleg a szervezési hiányosságok és hibák esetén veszik észre, hogy egyáltalán létezik szervező. Egy sikeres rendezvényért ugyanakkor a résztvevők nagyon hálásak, és amennyiben emlékezeteset nyújt a program, úgy komoly marketing-célokat is beteljesíthet. A sikeres rendezvény alappillére a gondosan kiválasztott helyszín. Hiába tervezi és szervezi meg tökéletesen, ad rengeteg kis pluszt a rendezvényhez, ha csak a meghívottak töredéke megy el arra a nem szerencsés helyszínválasztás miatt. 2
Természetesen a résztvevői létszámot nem kizárólag a helyszín kiválasztása határozza meg, azonban ha egy helyszín nehezen megközelíthető, akkor az már önmagában kockáztathatja a rendezvény létszámát. Egy gondosan kiválasztott helyszínre egy egész kreatív program-koncepciót lehet felépíteni, így már nem egyszerűen csak teremkapacitásról beszélünk, hanem a marketing célokat nagymértékben támogató döntésről is. Körültekintő választással Ön akár többszázezer forintot is megspórolhat, és itt nem csak a helyszín bérleti díjait szükséges mérlegelni, hanem azt is, hogy a bérleti díj mit is tartalmaz pontosan. Lehet ugyanis, hogy A helyszín drágább, mint B helyszín, ugyanakkor rendelkezik minden olyan technikai felszereléssel, amit B helyszínre plusz költség ellenében külön kellene megrendelnie. Mielőtt kitérnék arra, hogy milyen szempontok alapján érdemes kiválasztani ideális helyszínét, engedje meg, hogy a szervezőmunka első fázisát bemutassam. Ahhoz, hogy a legmegfelelőbb szolgáltatókat tudja kiválasztani, elengedhetetlen a rendezvény körültekintő, gondos megtervezése. Tervezze meg rendezvényét! Minden rendezvény, konferencia szervezése íróasztal mögötti tervezési folyamattal kezdődik. A profi szervezés célja valamilyen egyedi, felejthetetlen esemény megteremtésének igényével kezdődik. Az alábbiakban rávilágítok a rendezvényszervezés fontosabb és kihagyhatatlan momentumaira, melyek a későbbiekben hasznára válhatnak tervei megálmodásában és megvalósításában egyaránt. 17 hasznos tipp a rendezvény gondos megtervezéséhez, szervezéséhez 1. Határozza meg, mi a rendezvény célja Egy rendezvénynek számos közvetlen és közvetett célja lehet az esemény típusától függően. Gyakori rendezvénycél egy terméket vagy szolgáltatást bemutatni nagyszámú közönségnek, tudományos szervezetek konferenciái esetében egy komplex témáról átfogó új információkat biztosítani, egy családi vagy baráti esemény megszervezésénél az emlékezetes egyedi, jó hangulatú mulatság lehet a cél. A fentieket csak példaképp említettem, annál jobb, minél konkrétabb célt tud meghatározni (Például: XY termékre felhívni a figyelmet, előkészíteni az eladást, vagy nyílt rendezvény esetén az érdeklődők elérhetőségeit összegyűjteni későbbi kapcsolattartás céljából.) 2. Meghívottak köre Ahhoz, hogy a vendégek érdeklődési körének megfelelő programot (tudományos, kulturális-szociális, stb.) állíthasson össze, szükséges a meghívottak összetételét átgondolni. 3
Például: - Férfiak/ nők aránya - Kor szerinti megoszlás - Terület szerinti megoszlás - Érdeklődési kör szerinti megoszlás - Foglalkozás szerinti megoszlás A fentiek csak a legjellemzőbb példaként szolgálnak. 3. Mi a meghívottak érdeklődési köre Az előző pontban leírt csoportokhoz könnyebb hozzárendelni az érdeklődési területet. Az érdeklődési kör megfogalmazása talán a legnehezebb, ugyanakkor az egyik legfontosabb elem. Nem feltétlenül szakmai, hanem szabadidős tevékenységeket is hasznos megemlíteni. A meghívottak mindegyikének lehetetlen meghatározni az érdeklődését, ugyanakkor jobb programot tud összeállítani az érdeklődési kör ismeretében. Például egy gördeszkás találkozón lehet következtetni a jellemző zenei ízlésre is, ezáltal könnyebb olyan előadót meghívni, aki garantálja a rendezvény sikerét. Egy szakmai konferencián nehezebb a vendégek érdeklődését kielégíteni, ilyen esetben a program egyediségét célszerű szem előtt tartani, mivel évente több tucat hasonló konferenciára hívják meg ugyanazon résztvevőket. Amennyiben nem lenne kellő információja a meghívottak érdeklődési területéről, akkor érdemes lehet közvetett vagy akár közvetlen módon megtudni, milyen igényei lehetnek a vendégeknek. 4. Mi a rendezvény fő mondanivalója Elengedhetetlen a rendezvény célját támogató mondanivalót egyértelműen megfogalmazni. Lényegében ez lehet a rendezvény-koncepció alapja, e köré építheti fel az egész eseményt. Nem elég, például egy gyógykészítmény témájában szimpóziumot szervezni. Ahhoz, hogy a figyelmet megragadhassa, a terméket érdemes egy társadalmi, szociális, természeti környezetbe elhelyezni. 5. A kreatív koncepció meghatározása A kreatív koncepció az eddigiek ismeretében könnyen megfogalmazható. Itt kerülhet végleges megfogalmazásra, hogy milyen legyen a rendezvény hangulata, milyen szociális, kulturális programokat illeszthet be, milyen kis pluszokkal támogathatja rendezvényét. Lehet egy kreatív koncepció például egy új autómodell bemutatásánál az autódesign és a többi szektor designjának hasonlóságai, különbözőségei. A cél, hogy új megközelítést adjon a témához. Egy születésnapi partit sokféle választott témára fel lehet fűzni. Példaként említhetem a főleg Amerikában divatos nemzetekkel kapcsolatos eseményeket (francia konyha, francia dekoráció, francia jelmezek ) Érdemes leírni azon programelemeket, amelyek segítik a rendezvény koncepciójának megvalósítását. 4
6. Létszám becslése A létszám pontos meghatározása gyakran nehézségekbe ütközik, lehet például az eseményt nyíltan meghirdetni, amelynél nincs lehetőség visszajelzést kérni a részvételi szándékról, ilyenkor csak hozzávetőlegesen tudjuk megbecsülni a létszámot. A meghívásos eseményeknél érdemes visszajelzést kérni a meghívottaktól, így már pontosabban meg lehet tippelni a létszámot. A tapasztalatok azt mutatják, hogy általában a visszaigazolt résztvevőknek is csak egy része érkezik meg a rendezvényre. A részvételi arány nagyban függ a helyszíntől, koncepciótól, a konkrét programtól, így az jelentősen javítható vonzó programokkal. 7. Időpont körültekintő kiválasztása Minden esemény szervezésénél fontos a megfelelő időpont gondos kiválasztása, mivel egy elhamarkodottan megválasztott időpont akár megfelezheti a részvételi számot. Ilyenkor hasznos összeírni a meghívottakat esetlegesen érintő egyéb programokat, illetve azok időpontját. Például nyáron többen mennek szabadságra, valamint fontos a már meghirdetett témába illő események dátumának figyelembevétele kongresszus és cégszimpóziumok szervezésénél, hiszen, ha a meghívottnak már akad elfoglaltsága az adott időpontra, nem tudnak megjelenni az Ön rendezvényén. 8. Készítsen egy percről-percre rendezvénytervet Rengeteg hibától óvhatja meg magát, ha pontos rendezvénytervet készít. Ez segít abban, hogy feltárjon bizonyos hiányzó szervezési elemeket. Amennyiben pontosan tudja, mikor mi fog történni, akkor az is világosan kiderül, hogy mikor milyen eszközökre lesz szüksége. 9. Írjon magának egy szervezési ütemtervet, amihez a munkája során végig köti magát A nagy nemzeti- és nemzetközi kongresszusok esetében már 1-2 évvel a kongresszus előtt elkezdődik a szervezési folyamat. Itt számolni kell azzal, hogy az esemény időben kerüljön meghirdetésre, jó előre le kell foglalni a helyszínt, szállást, stb.. Ha nem ír ütemtervet, hajlamos lehet fontos feladatokat késői időpontra halasztani, vagy akár kifelejteni. Annál sikeresebb lesz a rendezvénye, minél korábban és minél részletesebben írja össze, hogy mi szükséges a szervezéshez, valamint ha ezekhez időpontokat is rendel, akkor nem érheti nagy meglepetés. 10. Készítsen listát, hogy milyen eszközök szükségesek a rendezvény előtt, közben és után Az eszközlista összefügg az előző pontban szereplő feladatokkal, de ez inkább technikai megközelítésből fontos, amely szoros összefüggésben áll a költségvetéssel. A későn felfedezett költségtételek miatt költségvetési problémák is felléphet- 5
nek. Minden apró részletet, költségelemet írjon össze (pl. üléselnöki táblák, mikrofonok, meghívók, stb.) 11. Kérjen be minden egyes költségtételre vonatkozó ajánlatot Gyűjtse össze az összes ajánlatot, összesítse őket szolgáltatástípusonként, és rendezze sorrendbe az Ön által legjobbnak ítélttől a kedvezőtlenebb ajánlatokig. (Például a legszimpatikusabb helyszín az első, a következő a második, és így tovább.) 12. Helyszínkeresés Milyen szempontok alapján érdemes helyszínt keresni és milyen kritériumoknak kell az annak megfelelnie? Az alábbiakban néhány, a helyszín választást segítő tippet szeretnék megosztani Önnel. Befogadóképesség, teremkapacitás: Először is tudnia kell, a meghívottak létszámát. Lényeges szempont a tervezésnél, hogy milyen módon kívánja leültetni a hallgatóságot (széksoros, körasztalos, iskolapados, u-alakos, ) Amennyiben előadást is tartalmaz a program, amely alatt a szünetek elengedhetetlenek, akkor szüksége lesz egy másik térre is, ahol azokat kényelmesen meg tudja oldani. Amennyiben lesznek külön szekciók, párhuzamos előadások, akkor szintén számolni kell egy vagy több kisebb teremmel ezek megvalósításához. Keresésnél vegye figyelembe, hogy szüksége lehet belső és külső térre egyaránt! Helyszín jellege: Rendezvényhelyszín jellege alapján rengeteg lehetőségünk van a választásra. Helyszín jellege alapján többek között lehetnek: Szállodák Éttermek Kávéházak Múzeumok Sörözők Színházak Hajók Szabadidőközpontok Irodaházak Rendezvényházak Konferenciaközpontok Kastélyok Filmstúdiók Gyárépületek Fürdők, aqua-parkok 6
Szinte nincs olyan hely, ahol ne lenne megoldható egy egy rendezvény, konferencia (már darun felhúzva a város fölött is tarthat rendezvényt). Mint már utaltam is rá a kiválasztásnál, fontos, hogy milyen különleges előnyökkel rendelkezik a helyszín. A fentiekben említett befogadóképesség és helyszínjelleg szűrőfeltételként jelenik meg. Döntési szempontként a már meghatározott, elképzelt hangulatot megvalósítani képes helyszíneket érdemes felkutatni. Egy rendezvény esetében lényeges lehet az is, hogy területi elhelyezkedés szerint hol lesz az esemény. Az előzőekben már említettem, hogy ez a szempont is nagyban befolyásolja a részvételi számot. Van, amikor a könnyű megközelíthetőség, van amikor a különlegesség fontosabb, ilyenkor inkább beillesztik a szervezők a gyors transzfert a költségvetésükbe. 13. Hol és hogyan kereshet helyszínt? Szerencsére az Interneten sok forrásból meríthetünk, azonban a legkönnyebb dolga akkor van, ha egy olyan gyűjtőoldalt talál, ahol sok helyszín közül válogathat, és szűrni is tud. A www.rendezvenyhelyszinek.hu oldalon a szervezési szempontoknak megfelelő szűrési lehetőségeket állíthat be, így gyorsan kap egy olyan helyszínlistát, amiből már sokkal könnyebben tud válogatni. A rendszer arra is felkészült, hogy az egyes szimpatikus helyszíneket eltárolhassa magának amíg keresgél, sőt a keresési folyamat végén 1 űrlap kitöltésével akár 20-30 helyszínnek egyszerre küldhet ajánlatkérést. A rendszer névre szólóan a helyszín értékesítésével foglalkozó kollégának küldi el ajánlatkérését. Ezzel a rendszerrel akár néhány perc alatt összeállíthatja az ideális helyszínlistát, és azonnal elküldheti ajánlatkérését, majd 1-2 napon belül általában megkapja a szükséges árajánlatokat. 14. Hogyan kérjen ajánlatot? Mivel Ön valószínűleg már pontosan tudja, milyen feltételeket kíván meg rendezvénye, ezért írjon le mindent részletesen ajánlatkérésében: - résztvevők számát, ültetés módját, szükséges étkezések számát, nívóját, hangulatát, speciális igényeket, a program ütemtervét, érdemes lehet beleírni a dekorációs és programelemeket is. Minél részletesebben írja meg ajánlatkérését, annál pontosabb ajánlatot kaphat, sőt valószínűleg plusz programlehetőségeket is fognak kínálni Önnek, amivel színesítheti rendezvényét. Amennyiben rendezvényszervezőt bíz meg a kivitelezéssel, ő lesz a leghálásabb azért, hogy már ilyen felkészülten fordul hozzá. A szervezéshez igénybe vehet szervező céget, egyszerűbb esetekben a kiválasztott helyszínt is megbízhatja a rendezéssel. Költséghatékonyság szempontjából nem mindig az a legoptimálisabb, ha a helyszínt vagy a szervezőt bízza meg a legtöbb rendezési elemmel, de Önnek kevesebb tennivalója lesz, ha egy komplex ajánlatot színez ki. 7
Érdemes egy adott helyszínnel kapcsolatosan a létező minimum szolgáltatásra és az egyéb szolgáltatási elemekre vonatkozóan is külön ajánlatot kérni. Például a helyszín csak a helyszínt biztosítja, de a cateringszolgáltatást, dekorációt, programokat, technikai eszközöket Ön szervezi külön. Ezzel a módszerrel egy adott helyszínre vonatkozóan több költségvetése is lesz, ami alapján mérlegelhet, majd dönthet. Egy rendezvény esetén lehet akár 6-8 helyszínre vonatkozóan helyszínenként 3-4 alternatívája, költségvetése is. 15. Készítse el a beérkező és kimenő fizetések cash-flowját Minden egyes szervezési elem, eszköz, személyzet mellé rendeljen költségtételeket. Miután minden felmerülő költséget összeírt, mellékelje az egyes költségtételhez a kifizetés időpontját is, ezt követően tegye meg ugyanezt a bevételi vagy forrás oldallal is. 16. Plusz szempontok egy szolgáltató kiválasztásához A helyzet akkor élesedik igazán, amikor el kell dönteni, kivel is dolgozzunk együtt. Az objektív szempontokat ekkor már ismeri, azonban vannak szubjektív szempontok is, amelyek sokat segíthetnek a kiválasztásban. Lehet akár 6-8 ajánlatunk, ugyanakkor általában még kevés a személyes kapcsolatunk a szolgáltatókkal. Ilyenkor érdemes személyes találkozások és egyeztetések során feltérképezni a szolgáltatókat. Lényeges lehet a szolgáltató partner ügyfélkezelése, amelyet a következő szituációkban lehet megismerni: ajánlatkérésre milyen gyorsan reagál, mennyire ad pontos, az igényeknek megfelelő tájékoztatást, mennyiben segít a nyitott kérdéseket megoldani. Egy rendezvény szervezésénél fontos, hogy a partner legyen megfelelően rugalmas és segítőkész, hogy a váratlan problémákkal tudjon kihez fordulni. Legyen a rendezvényen egy döntési pozícióban lévő személy, aki a szolgáltatót képviseli. 17. Végső döntés Amikor a végleges döntését meghozta a rendezvény szolgáltatóival kapcsolatosan, akkor a szükséges megállapodásokat, foglalásokat mihamarabb célszerű megtenni, hogy semmi se boríthassa fel a tervét. A megállapodásokat az elkészített cash-flow figyelembevételével (beérkező-kimenő pénzek), összehangolásával, kötbérek bevonásával készítse el. A megállapodás lényeges feltételeit igyekezzen Önmaga kialakítani. Nemzetközi részvétel esetén komoly gondot okozhatnak az árfolyam-változások, amellyel már a tervezési fázisban érdemes foglalkozni, de a legutolsó korrekciós lehetőség a megállapodás megkötésénél adódhat. 8
Összefoglalás Bármilyen rendezvényről legyen szó, a cél mindenképpen egy emlékezetes, különleges hangulatú esemény megvalósítása. Sokkal könnyebb sok pénzből gazdálkodva különlegeset alkotni, mint kevésből, azonban én úgy gondolom, hogy az eseményt emlékezetessé teheti szorosabb költségvetéssel is, ha a rendezvény tervezési folyamatán végig megy. Remélem, hogy a Sikeres Rendezvény Titka c. E-bookot hasznosnak találja, és a benne foglaltakat eredményesen tudja majd alkalmazni. Utóirat Nagy örömmel fogadnám, amennyiben az E-bookkal kapcsolatos véleményét megosztaná velem az t.gabor@rendezvenyhelyszinek.hu e-mail címen. Mivel a Sikeres Rendezvény Titka ingyenesen mindenki számára feliratkozást követően elérhető, ezért kérem, ezt az E-bookot ne adja tovább harmadik személynek. Amennyiben ajánlaná ismerősének, úgy a www.rendezvenyhelyszinek.hu-ra történő feliratkozást ajánlja, amellyel azonnal hozzájuthat ehhez a könyvhöz. Szíves figyelmét megköszönve és Sikeres rendezvényeket kívánva, Üdvözlettel: Tóth Gábor Rendezvényhelyszínek Honlapja 1055 Budapest Szent István krt. 29. Tel: + 36 1 270 34 93 mailto:t.gabor@rendezvenyhelyszinek.hu t.gabor@rendezvenyhelyszinek.hu 9