MISKOLCI EGYETEM PÁLYÁZAT NYILVÁNTARTÁS Miskolc, 2011. április hó ME Számítóközpont V2.0 2011. április 11.
Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS... 3 2. PÁLYÁZAT ÉLETÚT FOLYAMATA... 4 3. JOGOSULTSÁG... 7 4. FELHASZNÁLÓI REGISZTRÁCIÓ... 8 5. JELMAGYARÁZAT... 9 6. BEJELENTKEZÉS A RENDSZERBE... 10 7. TÖRZSÁLLOMÁNYOK KEZELÉSE... 11 7.1 SZERVEZETI EGYSÉG... 11 7.2 PROJEKT FELELŐSÖK... 12 7.3 FELHÍVÁS KÓDOK... 13 7.4 PARTNEREK... 14 8. PÁLYÁZATOK KARBANTARTÁSÁNAK LÉPÉSEI... 15 8.1 ÚJ PÁLYÁZAT RÖGZÍTÉSE... 16 8.2 PÁLYÁZATI REGISZTRÁCIÓS ADATLAP ÉS MELLÉKLET IGÉNYLŐ LAP KINYOMTATÁSA... 21 8.3 PÁLYÁZAT BENYÚJTVA ÁLLAPOT BEÁLLÍTÁSA... 22 8.4 NYERTES PÁLYÁZAT ÁLLAPOT BEÁLLÍTÁS... 23 8.5 NEM NYERTES PÁLYÁZAT ÁLLAPOT BEÁLLÍTÁS... 24 8.6 TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS ADATAINAK A RÖGZÍTÉSE... 25 8.7 TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS MÓDOSÍTÁSOK RÖGZÍTÉSE... 26 8.8 NEGYEDÉVES JELENTÉSEK RÖGZÍTÉSE... 28 8.8.1 Indikátorok... 29 8.8.2 Elmúlt negyedév adatai... 31 8.8.3 Nyilatkozat... 32 8.9 BESZÁMOLÓK ADATAINAK A FELTÖLTÉSE... 33 8.10 PÁLYÁZAT LEZÁRÁSA... 34 9. A PÁLYÁZAT ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA... 35 10. PÁLYÁZATOK LEKÉRDEZÉSE... 37 2
1. BEVEZETÉS A Miskolci Egyetem Szenátusa megalkotta a Pályázati Szabályzatot, amelynek célja, hogy az Egyetem pályázati tevékenységének átláthatóságát növelje és lehetővé tegye a szervezeti egységek közötti együttműködést. Ezen célkitűzések érdekében döntés született a Pályázat nyilvántartás alkalmazás fejlesztésére, amely lehetővé teszi a Pályázati szabályzat szerint a pályázatok elektronikus nyilvántartását, követi a feldolgozási folyamatot. A Pályázat nyilvántartás szakmai támogatását a Pályázati Iroda végzi, ilyen jellegű kérdésekkel kapcsolatosan tájékoztatást ad: Lukácsné Huszti Mónika Telefon: 22-53 E-mail: prohm@uni-miskolc.hu A Pályázat nyilvántartás informatikai támogatását a Számítóközpont végzi, a rendszer kezelésével és módosítási igényekkel kapcsolatosan tájékoztatást ad: Bordás Katalin Telefon: 10-64 E-mail: szkkati@uni-miskolc.hu 3
2. PÁLYÁZAT ÉLETÚT FOLYAMATA Pályázat benyújtás, regisztráció (Szervezeti egység) Pályázati adatlap leadása a Pályázati iroda felé. Adatrögzítés Rögzített Ellenőrzés P. iroda N Elutasított I Engedélyezés Engedélyezett Pályázat benyújtva (dátum) Benyújtott Nyert I/N N Nem nyertes I Értesítés a döntésről (dátum) Nyertes Támogatási szerződés megkötése 4
Adatok rögzítése Megvalósítás alatt Beszámolók, negyedéves jelentések rögzítése Szerződés módosítások Szerződés mód. Záró beszámoló rögzítése Pályázat zárása Lezárt pályázat Folyamat vége Jelmagyarázat: Pályázat státuszának jelölése: A Pályázat nyilvántartás alkalmazás feladata egyrészt a pályázatok adatainak rögzítése, másrészt a pályázatok nyomon követése a nyilvántartás folyamatában, amelyet a pályázat státuszának nyomon követésével old meg a rendszer. 5
A pályázatok státusza a lekérdezési listában és az a kiválasztott pályázaton állva is látható az alábbi színképes jelölés segítségével: Státusz 1. Rögzített 2. Elutasított 3. Engedélyezett 4. Pályázat benyújtva 5. Nem nyertes pályázat 6. Nyertes pályázat 7. Megvalósítás alatt 8. Szerződés módosítva 9. Lezárt pályázat Színképes jelölés 6
3. JOGOSULTSÁG A Pályázat nyilvántartás Webes felületen keresztül érhető el. Csak a hitelesített felhasználók képesek belépni a rendszerbe és hozzáférni a pályázatokhoz. Az alábbi táblázat összefoglalja a felhasználói jogosultságokat felhasználói csoportok szerint: Jogosultsági kör Szervezeti egység: Felhasználói Írási Olvasási adminisztráció I/N I/N Korlátlan Felhasználói I/N Csoport Szűkített Rendszergazda I I I K Alkalmazásgazda I I I K Ellenőrzés Projekt felelős I I N Saját pályázat N I N SZ Vezető szervezeti egység korlátozással Vezető korlátlan joggal N I N K A projekt felelősként bejelentkező felhasználó csak a saját hatáskörébe tartozó pályázatokat láthatja, újat vihet fel, módosíthatja és lekérdezheti. A projekt felelős felhasználó jogosultsága nem kötődik szervezeti egységekhez. A munkahelyi vezetőknek olvasási jogosultsága van szervezeti egység korlátozással. A korlátlan jogosultságú vezetők szervezeti egység korlátozás nélkül az összes pályázatot láthatják. Vannak olyan felhasználók, akik vezetők és projekt felelősök is egyben. Ebben az esetben projekt felelős jogosultságot osztunk ki és a felhasználóhoz hozzárendeljük azokat a szervezeti egységeket, amelyekhez mint vezetőnek jogosultsága van. Azon pályázatok esetén, ahol a felhasználó a projekt felelős, írási jogosultsága van, a szervezeti egységei pályázatainál olvasási jogosultsága van. Alkalmazásgazda jogot a Pályázati iroda munkatársai kapnak, akik bármely pályázat adatát lekérdezhetik, a felhasználói adminisztrációt elvégezhetik, valamint a pályázatok ellenőrzésének végeredményét (elutasítás vagy engedélyezés) karbantarthatják. 7
4. FELHASZNÁLÓI REGISZTRÁCIÓ A rendszerben még nem regisztrált felhasználók a bejelentkezési képernyőn a regisztrációt elvégezhetik. A regisztrációt a Pályázati Iroda hagyja jóvá és e-mail-ben visszaigazolást küld a felhasználónak a sikeres regisztrációról. Ezt követően lehet belépni a rendszerbe. A regisztrációs űrlapon az alábbi mezőket szükséges kitölteni: 8
5. JELMAGYARÁZAT A felhasználói felületeken ikonok segítik a felhasználók munkáját, amelyek jelentését az alábbi táblázat foglalja össze: Ikon Ikon jelentése Adatfelvitel üres adatlapon. Adatmódosítás. Kiválasztás. Törlés. Megtekintés Negyedéves jelentések rögzítése Pályázat általános adatai 9
6. BEJELENTKEZÉS A RENDSZERBE Az alkalmazás csak megfelelő felhasználói név és jelszó páros megadásával vehető használatba. A webes böngésző cím mezőjébe írva a http://palyazat.uni-miskolc.hu címet, a következő ábrán látható felület jelenik meg, amelyen a bejelentkezés elvégezhető. 10
7. TÖRZSÁLLOMÁNYOK KEZELÉSE 7.1 Szervezeti egység Az Egyetem szervezeti egységei csak megtekintésre hozzáférhetőek. Amennyiben valamely szervezeti egység megnevezése hibás, illetve van hiányzó szervezeti egység, akkor azt kérjük a Számítóközpontban a rendszergazdának jelezni. 11
7.2 Projekt felelősök A Projekt felelősök menüpont lehetővé teszi, hogy a rendszerben projekt felelősként regisztrált felhasználók elérhetőségeit meg tudjuk nézni. A projekt felelősök adatai csak megtekintésre hozzáférhetők a ikonra kattintva az alábbi képernyő szerint: 12
7.3 Felhívás kódok Új felhívás kódot a projekt felelősök felvihetnek a nem lehet módosítani. ikonra kattintva. Meglévő felhívás kódot 13
7.4 Partnerek A Partnerek menüpontot választva láthatjuk a már rögzített partnerek listáját. A ikonra kattintva meg tudjuk nézni a partner adatait és tudjuk módosítani. A ikon lehetővé teszi új partner rögzítését. 14
8. PÁLYÁZATOK KARBANTARTÁSÁNAK LÉPÉSEI Megnevezés Menüpont Státusz Magyarázat 1. Új pályázat rögzítése 2. Pályázati regisztrációs adatlap és Melléklet igénylő lap kinyomtatása 3. Pályázat benyújtva állapot beállítás 4. Nyertes pályázat állapot beállítás 5. Nem nyertes pályázat állapot beállítás 6. Támogatási szerződés adatainak rögzítése 7. Támogatási szerződés módosítások rögzítése 8. Negyedéves jelentések rögzítése Pályázat rögzítés Pályázat lekérdezés, majd rögzítés Pályázat lekérdezés, majd rögzítés Pályázat lekérdezés, majd rögzítés Pályázat lekérdezés, majd rögzítés, majd Támogatási szerződés adatai Pályázat lekérdezés, majd rögzítés, majd Szerződés módosítások adatai Pályázat lekérdezés, majd rögzítés, majd az ikon. Rögzített Rögzített Engedélyezett Pályázat benyújtva Nyertes pályázat Nem nyertes pályázat Megvalósítás alatt Szerződés módosítva Megvalósítás alatt / szerződés módosítva A lerögzített pályázat első oldala alján található funkciógomb sorában lehet választani a nyomtatást. Amennyiben a Pályázati Iroda engedélyezte a pályázatot, a pályázat első oldala alján található funkciógomb sorában lehet választani. A pályázat első oldala alján található funkciógomb sorban lehet választani, hogy a pályázat nyertes-e vagy sem. A pályázat első oldala alján található funkciógomb sorban lehet választani, hogy a pályázat nyertes-e vagy sem. Ha nem nyertes a pályázat, akkor nincs több teendő. Amennyiben lerögzítettük a támogatási szerződés adatait, a pályázat felveszi a megvalósítás alatt státuszt. Amennyiben van módosított támogatási szerződés és annak adatait lerögzítettük, akkor a pályázat felveszi a szerződés módosítva státuszt. A megvalósítás alatt lévő pályázatok esetében lehet a negyedéves jelentéseket rögzíteni. Az aktuális negyedév 10-ig szükséges az előző negyedévre 15
Megnevezés Menüpont Státusz Magyarázat vonatkozó adatok feltöltése. 9. Beszámolók adatainak a feltöltése Pályázat lekérdezés, majd rögzítés, majd Beszámolók adatai Megvalósítás alatt / szerződés módosítva A megvalósítás alatt lévő pályázatok esetében lehet a beszámolók adatait rögzíteni. 10. Pályázat lezárása Pályázat lekérdezés, majd rögzítés, majd Beszámolók adatai Lezárt pályázat Amennyiben az utolsó beszámoló adatait rögzítjük, akkor jelöljük ki a záró beszámoló jelölőnégyzetet, gépeljük be a kért adatokat, majd mentést követően a pályázat felveszi a lezárt pályázat státuszt. Ezt követően a pályázat adatai csak megtekintésre hozzáférhetők. 8.1 Új pályázat rögzítése A pályázatok felvitelét vagy módosítását csak az aktuális pályázathoz kijelölt projekt felelős végezheti el. A tevékenységet a Pályázat rögzítése menüpont kiválasztásával lehet kezdeményezni. Attól függően, hogy az Egyetemnek milyen szerepe van a pályázat szempontjából, az alábbi választási lehetőségeink vannak: 16
A pályázat felvitelének kezdetekor a pályázat azonosítót nem lehet látni, mivel az csak a mentést követően jön létre automatikusan. A pályázat azonosító képzésében szerepet játszik a befogadó gazdálkodási egység, ezért nagyon fontos, hogy ez jól legyen kiválasztva. Vannak legördülő listából választható, szövegesen megadható és naptárból választható értékű mezők. A pályázat alapadatainak rögzítését és mentését követően az alábbi képernyő szerint tudjuk a pályázathoz kapcsolódó alábbi adatcsoportokat rögzíteni: Általános adatok Pályázat fontosabb adatai Pályázó szervezeti egységek Pályázat általános pénzügyi adatai Főpályázó (ME) pénzügyi adatai Pályázat bemutatása Korábban beadott pályázatok adatai 17
18
19
20
8.2 Pályázati regisztrációs adatlap és Melléklet igénylő lap kinyomtatása A Regisztrációs adatlapot és a Melléklet igénylő lapot a pályázat általános adatait választva, az alábbi képernyő szerint lehet kinyomtatni. 21
8.3 Pályázat benyújtva állapot beállítása A Pályázat beadva nyomógomb lehetővé teszi, hogy a dátum begépelésével a pályázatunk felvegye a Pályázat benyújtva státuszt az alábbi képernyők szerint: 22
8.4 Nyertes pályázat állapot beállítás A pályázat általános adatai képernyőn a Nyert nyomógomb segítségével állíthatjuk be a nyertes pályázat státuszt az alábbiak szerint: 23
8.5 Nem nyertes pályázat állapot beállítás A pályázat általános adatai képernyőn a Nem nyert nyomógomb segítségével állíthatjuk be a nem nyertes pályázati státuszt az alábbiak szerint: 24
8.6 Támogatási szerződés adatainak a rögzítése A Támogatási szerződés adatainak rögzítését követően a pályázat felveszi a megvalósítás alatt státuszt. 25
Amennyiben a saját forrás kifizetése nem a pályázati alap terhére történik, akkor le kell rögzíteni, hogy a saját forrást vállaló szervezeti egység melyik témaszámáról finanszírozza. 8.7 Támogatási szerződés módosítások rögzítése Több szerződés módosítás rögzíthető az alábbiak szerint: 26
27
8.8 Negyedéves jelentések rögzítése A negyedéves jelentéseket a kiválasztott pályázaton állva a Az alábbi jelentéseket szükséges kitölteni negyedévenként: 1. Indikátorok 2. Elmúlt negyedév adatai 3. Nyilatkozat ikonra kattintva érhetjük el. Aktuális negyedév 7-ig szükséges feltölteni az előző negyedévre vonatkozó adatokat! A Negyedéves jelentések fejlécében azt a negyedévet válasszuk ki, amelyre a rögzítés történik! 28
8.8.1 Indikátorok Az indikátorok esetén először a pályázatban vállalt alap értékeket szükséges rögzíteni, majd azt követően negyedévente az aktuális értékeket. 29
30
8.8.2 Elmúlt negyedév adatai Az aktuális negyedévhez képest van szükség az előző negyedéves adatok rögzítésére. Amennyiben több negyedévünk rögzítve van, a rendszer automatikusan számolja a halmozott bevételt, halmozott felhasználást és a budget státuszt a projekt összköltségre vonatkoztatva. 31
8.8.3 Nyilatkozat A Nyilatkozaton fix kérdések szerepelnek, amelyekre a legördülő listából kötelező választ adni: Igen / Nem / Nem releváns Amennyiben megtörtént a válaszadás, a jelölő négyzetbe tett pipával nyilatkozunk a Nyilatkozat lezárásáról. 32
8.9 Beszámolók adatainak a feltöltése Egy pályázathoz több beszámoló vihető fel, minden beszámoló tételhez egy dokumentumot lehet csatolni. 33
8.10 Pályázat lezárása A pályázat lezárását a záró beszámoló rögzítésével tehetjük meg úgy, hogy a beszámolók képernyőjén kijelöljük a záró beszámoló jelölőnégyzetet és kitöltjük a zárásra vonatkozó dátumokat. Mentést követően a pályázat lezárt állapotba kerül és ezt követően csak megtekintésre hozzáférhető. 34
9. A PÁLYÁZAT ADATAINAK MÓDOSÍTÁSA A rendszer lehetővé teszi a pályázatok meghatározott adatmezőinek módosítását. A módosítási lehetőség mindig az aktuális pályázat státuszától függ. Amennyiben a pályázat átlép egy következő státuszra, akkor az előző státuszhoz tartozó adatok nem módosíthatóak. Az alábbi táblázat összefoglalja, hogy a pályázat egyes státuszai esetén mely adatcsoportok rögzítésére illetve módosítására van lehetőség. Státusz 1. Rögzített Általános adatok Pályázat fontosabb adatai Pályázó szervezeti egységek Partnerek megnevezése Módosítható adatcsoportok Pályázat általános pénzügyi adatai Főpályázó (ME) pénzügyi adatai Pénzügyi adatok partnerek része Pályázat bemutatása Korábban beadott pályázatok adatai 2. Elutasított A pályázat elutasítása esetén a folyamat lezáródik, a továbbiakban nem rögzíthető és nem módosíthatóak a felvitt adatok. Az elutasítást a Pályázati iroda teheti meg. 3. Engedélyezett Pályázat engedélyezés dátuma. A Pályázati iroda engedélyezheti a pályázatot. 4. Pályázat benyújtva Pályázat benyújtás dátuma. Ha engedélyezett a pályázat, akkor a projekt felelős rögzíti a pályázat benyújtásának dátumát. 5. Nem nyertes pályázat A Nem nyertes pályázat státusz esetén a folyamat lezáródik, a továbbiakban nem rögzíthető és nem módosíthatóak a felvitt adatok. 6. Nyertes pályázat Támogatási szerződés adatai Támogatási szerződés oldalai 7. Szerződés megkötve Támogatási szerződés oldalai 8. Megvalósítás alatt Beszámolók adatai Saját forrás Támogatási szerződés oldalai Szerződés módosítás adatai 35
Státusz Negyedéves jelentések 9. Szerződés módosítva Beszámolók adatai Szerződés módosítás adatai. Negyedéves jelentések Módosítható adatcsoportok 10. Lezárt pályázat A lezárást követően az adatmódosítás nem engedélyezett, csak megtekintésre férhetők hozzá a pályázat adatai 36
10. PÁLYÁZATOK LEKÉRDEZÉSE A lerögzített pályázatokat az alábbi képernyő szerint, előre definiált szempontok szerint kérdezhetjük le: Nem kötelező minden keresési szempontot kitölteni. Ha nincs kitöltve a keresési szempont, akkor az azt jelenti, hogy arra a jellemzőre nincs szűkítés. Keresési feltételek megadása nélkül látható az összes pályázat, amelyre a bejelentkező felhasználónak jogosultsága van. A lekérdezések eredményeként előálló pályázati lista mindig időrendben, az utolsóként felvitt pályázatot mutatja. A A ikonra kattintva megtekinthető a pályázat tartalma. ikon lehetővé teszi a pályázatok adatainak rögzítését és módosítását. 37