EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM KOLLÉGIUMI HALLGATÓI RÉSZÖNKORMÁNYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT BUDAPEST, 2015
Jelen szabályzat az Eötvös Loránd Tudományegyetem (a továbbiakban: Egyetem) Szervezeti és Működési Szabályzatának I. kötete Szervezeti és Működési Rend (SzMR) 9.sz. melléklete Iratkezelési Szabályzatnak, valamint az Egyetem Hallgatói Önkormányzata (a továbbiakban: ELTE HÖK) Kollégiumi Hallgatói Részönkormányzata (a továbbiakban: KolHÖK) Alapszabályának (a továbbiakban: Alapszabály) megfelelően az KolHÖK iratkezelésének rendjét az alábbiak szerint szabályozza. 1. Általános rendelkezések (1) Jelen egységes iratkezelési szabályzat hatálya a KolHÖK összes, az Alapszabály 6. -ában felsorolt szervére és szakterületi bizottságaira kiterjed. (2) A szabályzat hatálya nem terjed ki: a) A KolHÖK gazdasági működése során keletkezett iratokra, az ezekkel kapcsolatos iratkezelési teendőket az ELTE HÖK iratkezeléssel megbízott ügyintézője látja el; b) A kollégiumi felvételi eljárások során keletkezett iratokra; az ezekkel kapcsolatos iratkezelési teendőket az információszabadságról szóló 2011. CXII. törvény rendelkezéseinek betartása mellett az ELTE Kollégiumi Szolgáltató Központ (a továbbiakban: Kollégium) iratkezeléssel megbízott ügyintézője látja el; c) Az Alapszabály 5. -ában felsorolt szakkollégiumok hallgatói önkormányzatainak működése során keletkezett iratokra; az ezekkel kapcsolatos iratkezelési teendőket az adott szakkollégium iratkezeléssel megbízott ügyintézője látja el. d) A @kolhok.elte.hu végződésű hivatalos elektronikus levelezési címekre beérkezett külső megkeresésekre és az azokra adott válaszokra; azok az Informatikai Igazgatóság szerverein tárolásra kerülnek. 2. Az iratkezelés feladatai (1) Az iratkezelés feladata az iratok átvétele vagy elektronikus rendszeren keresztül történő fogadása, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, az ügyintézés során keletkező kiadványok leírása, továbbítása, valamint az elintézett ügyiratok irattári kezelése, megőrzése, selejtezése, illetve levéltári őrizetbe adása. (2) Iratnak minősül minden olyan jelen szabályzat hatálya alá tartozó írott szöveg és (szám)adatsor, amely a KolHÖK valamely szervének hivatali működésével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, formában és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, különös
tekintettel a testületi ülések jegyzőkönyveire, tisztségviselők kinevezésére, visszahívására és lemondására. (3) Nem minősülnek iratnak a megjelentetés szándékával készült újság, folyóirat vagy könyvjellegű kéziratok. 3. Az iratkezelés szervezete (1) Az iratirányítás, iktatás és irattározás folyamatában részt vesznek: a) a KolHÖK iratkezelői; b) a KolHÖK Ellenőrző Bizottság (a továbbiakban: KolHÖK EB); c) a KolHÖK elnöke; d) az egyes szervek vezetői. (2) A KolHÖK iratkezelői a KolHÖK Titkára és az egyes Diákbizottságok Titkárai. (3) A KolHÖK általános iratkezelési feladatait - kivéve a kollégiumi hallgatói részegységek iratirányítási és irattározási, valamint a szakterületi bizottságok iratirányítási feladatait - a KolHÖK Elnökének felügyelete mellett a KolHÖK Titkára látja el. (4) A kollégiumi hallgatói részegységek iratirányítási és irattározási feladatait a Diákbizottság Elnökének felügyelete mellett a Diákbizottság Titkára látja el. (5) a szakterületi bizottságok iratirányítási feladatait a KolHÖK EB látja el. (6) Az iratkezelés lokális szintű ellenőrzését az egyes szervek vezetői végzik. (7) A KolHÖK iratkezelési rendjének betartását az egész szervezetre vonatkozóan a KolHÖK EB ellenőrzi. 4. Az iratkezelés folyamatában résztvevő tisztségviselők feladatai (1) A KolHÖK Titkárának feladatai: a) koordinálni a KolHÖK többi iratkezelőjének munkáját; b) elvégezni a KolHÖK teljes iratanyagának elektronikus iktatását az ELTE Iratkezelési Szabályzatának megfelelően; c) az egyes ülések összehívása előtt számára iktatásra megküldött meghívókat a beérkezésük után legkésőbb egy munkanappal iktatószámmal ellátva visszaküldeni a megküldő személynek; d) vezetni és hitelesíteni a Választási Bizottságon kívül a KolHÖK központi szerveinek jegyzőkönyveit;
e) publikálni a nyilvános iratokat a KolHÖK hivatalos honlapján az Alapszabályban rögzített határidők betartásával; f) ellátni a KolHÖK központi szervei és szakterületi bizottságai iratainak irattározási feladatait a szervezet székhelyén. (2) A Diákbizottsági Titkár feladatai: a) továbbítani az adott kollégiumi hallgatói részegység iratanyagát a KolHÖK Titkárának elektronikus iktatásra; b) vezetni és hitelesíteni az adott kollégiumi hallgatói részegység szerveinek jegyzőkönyveit; c) ellátni az adott kollégiumi hallgatói részegység iratainak irattározási feladatait a szervezet székhelyén. (3) A KolHÖK EB feladatai: a) továbbítani a Választási Bizottság és a szakterületi bizottságok iratanyagait a KolHÖK Titkárának elektronikus iktatásra; b) vezetni és hitelesíteni a Választási Bizottság és a szakterületi bizottságok üléseinek jegyzőkönyveit; c) hitelesíteni a KolHÖK Elnökség, Választmány, Küldöttgyűlés és Ellenőrző Bizottság jegyzőkönyveit; d) ellenőrizni az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak betartását; e) az KolHÖK EB ezen tevékenységét a KolHÖK EB elnöke irányítja. (4) A KolHÖK Elnökének feladatai: a) továbbítani az összehívás tervezett időpontja előtt legalább egy munkanappal az általa vezetett szervek üléseinek meghívóját a KolHÖK Titkárának elektronikus iktatásra; b) hitelesíteni az általa vezetett szervek üléseinek jegyzőkönyveit; c) gondoskodni a kimenő iratok továbbításáról az Egyetem szervezeti egységei felé; d) az iratkezelés év végi felülvizsgálata, a végrehajtás feltételrendszerének folyamatos ellenőrzése; e) az iratkezelési hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedés kezdeményezése a KolHÖK EB Elnökénél. (5) Az egyes szervek vezetőinek feladatai: a) továbbítani az összehívás tervezett időpontja előtt legalább egy munkanappal az adott szerv ülésének meghívóját a KolHÖK Titkárának elektronikus iktatásra; b) hitelesíteni az adott szerv üléseinek jegyzőkönyveit; c) folyamatosan ellenőrizni az adott szerv iratkezelőjének munkáját.
5. Ülésekre és jegyzőkönyveikre vonatkozó szabályok (1) Az ülés összehívásának pontos módját és a jegyzőkönyv tartalmát az Alapszabály határozza meg. (2) Az ülés tervezett összehívásának időpontja előtt legalább egy munkanappal az ülés vezetőjének az ülés meghívóját kötelező elküldenie a KolHÖK Titkárának, aki elektronikus iktatószámmal ellátva a beérkezést követően legkésőbb egy munkanappal visszaküldi azt az ülés vezetőjének. (3) Az ülés összehívása csak abban az esetben minősül szabályosnak, ha a résztvevőknek iktatószámmal ellátott meghívó kerül kiküldésre. (4) Az ülés megkezdése előtt a résztvevők jelenléti ívet írnak alá, amely a jegyzőkönyv kötelező mellékletét képezi. (5) A jegyzőkönyvvezető az ülésről kéziratos jegyzetet készít. (6) A könnyebb jegyzetelhetőség okán a jegyzőkönyvvezető az ülésről hangfelvételt készíthet. A hangfelvétel készítésének tényét az ülés vezetőjének kötelező közölnie a résztvevőkkel. A hangfelvételt a tisztázati jegyzőkönyv elkészülte után azonnal törölni kell. (7) A jegyzőkönyvvezető az ülés lezárulását követően a kéziratos jegyzetből tisztázati jegyzőkönyvet készít. (8) A tisztázati jegyzőkönyvet a jegyzőkönyvvezetőnek az ülés lezárulása után legkésőbb 168 órával kötelező kiküldenie az ülés résztvevőinek. (9) Az ülés résztvevői a tisztázati jegyzőkönyv kézhezvételétől számított 48 órán belül élhetnek észrevétellel a jegyzőkönyv tartalmát illetően. (10) Amennyiben a jegyzőkönyv tartalmához észrevétel érkezik, a jegyzőkönyvvezetőnek kötelező azt 48 órán belül javítani. (11) Az esetleges javítást követően 24 órán belül a kész jegyzőkönyvet hitelesíttetni szükséges. (12) A hitelesített jegyzőkönyvet esetlegesen további mellékleteivel együtt szkennelt formában kell a KolHÖK Titkárának elküldeni. (13) A KolHÖK Titkára a hitelesített jegyzőkönyvet a meghívó főszáma alatt új alszámon 24 órán belül iktatásba veszi. (14) A KolHÖK Titkára az iktatást követően 48 órán belül gondoskodik a jegyzőkönyv publikálásáról. (15) Az Alapszabály 6. -ban felsorolt szervek és a szakterületi bizottságok jegyzőkönyveit a KolHÖK székhelyén található számítógépen kell tárolni.pdf formátumban. Emellett a kollégiumi
hallgatói részegységek szerveinek jegyzőkönyveit az adott részegység székhelyén található számítógépen is tárolni kell.pdf formátumban. (16) Az Alapszabály 6. -ban felsorolt szervek - kivéve az egyes hallgatói részegységek szerveit - és a szakterületi bizottságok jegyzőkönyveinek eredeti példányait a KolHÖK székhelyén, a kollégiumi hallgatói részegységek szerveinek jegyzőkönyveinek eredeti példányait az adott részegység székhelyén kell tárolni. (17) Az eredeti példányokról a KolHÖK Titkára, illetve a Diákbizottsági Titkár nyilvántartást vezet. (18) Az eredeti példányok nyilvántartása soros (folyószámos) iktatókönyvben történik, amelybe az iratokat elektronikus iktatószámuk szerint kell bevezetni. 6. Záró rendelkezések (1) Jelen szabályzatban nem szabályozott tevékenységek kezelésére nézve az Egyetem mindenkor érvényes szabályzatai irányadóak. (2) Jelen szabályzat a KolHÖK Küldöttgyűlése általi elfogadással lép hatályba és visszavonással, vagy új szabályzat elfogadásával veszíti hatályát.