Iratok érkeztetésének és iktatásának lépései Felhasználói dokumentáció verzió 1.1. 2009.
Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal 1.1 2009.03.13 A teljes dokumentáció változása Kiadás: 2009.03.13. Verzió: 1.1. Oldalszám: 2 / 10
Tartalomjegyzék 1. Felbontott küldemény érkeztetése... 4 1.1. A küldemény érkeztetése... 4 1.2. Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése... 4 1.3. Irat főszámos iktatása... 4 1.4. Irat alszámos iktatása... 5 1.5. Irat témaszámos iktatása... 5 1.6. Materiális példány(ok) felvitele... 5 1.7. Materiális példány irattárazása... 6 1.8. Elektronikus példány(ok) felvitele... 6 2. Lezárt küldemény érkeztetése... 6 2.1. A küldemény érkeztetése... 6 2.2. Lezárt küldemény belső továbbpostázása... 6 2.3. Elpostázott küldemény átvételének rögzítése... 6 2.4. Postabontás tényének rögzítése... 7 2.5. Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése... 7 3. Beérkező emailek iktatása... 7 4. Fax érkeztetése és iktatása... 7 4.1. Fax szerver esetén... 7 4.2. Fax szerver hiányában... 8 5. Kimenő iratok iktatása... 8 5.1. Az irat rögzítése... 8 5.2. Az irat iktatása... 8 5.3. Materiális példány(ok) felvitele... 8 5.4. Elektronikus példány(ok) felvitele... 8 5.5. Materiális példány kipostázása... 8 5.6. Az elpostázott materiális példány átvételének rögzítése... 9 6. Kimenő emailek iktatása... 9 7. Belső keletkezésű iratok iktatása... 9 7.1. Az irat rögzítése... 10 7.2. Az irat iktatása... 10 7.3. Materiális példány(ok) felvitele... 10 7.4. Materiális példány irattárazása... 10 7.5. Elektronikus példány(ok) felvitele... 10 Kiadás: 2009.03.13. Verzió: 1.1. Oldalszám: 3 / 10
1. Felbontott küldemény érkeztetése 1.1. A küldemény érkeztetése 1.1.1. Beérkező iratot a Küldemények (1802800) menüpont alatt rögzítünk. 1.1.2. Új küldemény felvitele: Új gomb. 1.1.3. A Küldemények / Érkeztetési adatok fülön a borítékon szereplő adatokat visszük fel. Feltétlenül ki kell tölteni a Beérkezés módja és a Feladó szervezet vagy Feladó személy, illetve kötelező kitölteni a Címzett szervezet és a Birtokló szervezet mezőket! Esetleg megadhatjuk a címzett személyt is, ha az szerepel a borítékon. A borítékot vonalkóddal is elláthatjuk, ha meg akarjuk azt tartani, amit a Vonalkód mezőbe van lehetőségünk rögzíteni. 1.1.4. A Küldemények / Feltüntetett jellemzők fülön további adatok adhatók meg, mint például a ragszám, amit vonalkód-leolvasóval vagy kézzel is fel tudunk vinni a rendszerbe. 1.1.5. A bevitt adatok rögzítése a Mentés gombbal 1.2. Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése 1.2.1. A következő lépés a borítékban érkezett irat(ok) rögzítése: Küldemények(1802800 / Iratok(1803200) menüponton Új gomb. 1.2.2.. Az Iratok / Irat jellemzői fülön fontos a tárgy és a vonalkód felvitele, és a típus és a fajta kiválasztása. 1.2.3. Az irat megőrzési módját és határidejét az irattári tételszám kiválasztásával áll módunkban rögzíteni. 1.2.4. Az irat rögzítéséhez Mentés gomb. 1.2.5. További összerendelések és füleken lévő mezők kitöltéséhez Szerkeszt gomb 1.2.6. Hozzáférők megadása a Hozzáférés fülön az alkalmazottak és/vagy szervezetek kiválasztásával: Szerkeszt majd Hozzáad gomb (az itt kiválasztott személyek lesznek a továbbiakban jogosultak az irat megtekintésére) 1.2.7. Kapcsolattartók megadása Kapcsolat fülön a Szerkeszt majd Hozzáad gombbal és a kötelezően töltendő mezők kitöltésével (az így megadott személyre vagy szervezetre a későbbiekben keresni tudunk) 1.2.8. Kulcsszó megadása a Szerkeszt majd Hozzáad gombbal Kulcsszó és/vagy Típus megadása (az így megadott kulcsszóra vagy szavakra a későbbiekben keresni tudunk) 1.2.9. A megadott összerendelések és a füleken kitöltött mezők adatainak rögzítéséhez Mentés gomb 1.2.10. Ezt követően iktatjuk az iratot. 1.3. Irat főszámos iktatása 1.3.1. Iratok / Iktatási számok fül Iktat gomb 1.3.2. Új iktatási szám rovaton a kötelezően megadandó iktatókönyv mező kitöltése Kiadás: 2009.03.13. Verzió: 1.1. Oldalszám: 4 / 10
a megjelenő listából történő választással 1.3.3. Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb 1.3.4. Eredménye: az Irat jellemzői fül Iktatási szám mezőjében is automatikusan megjelenik az irat egyedi iktatási száma (azonosítója) 1.4. Irat alszámos iktatása 1.4.1. Iktatási számok fülön Iktat gomb 1.4.2. Új iktatási szám rovaton a kötelezően megadandó iktatókönyv mező kitöltése a megjelenő listából történő választással 1.4.3. Új iktatási szám rovaton az Automatikus főszám jelölőnégyzetből a pipa kivétele, és az így megjelenő kötelezően töltendő Főszám mező melletti választó gomb megnyomásával a megjelenő listából azon irat kiválasztása, amely alá alszámosan szeretnénk iktatni az iratot 1.4.4. Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb 1.4.5. Eredménye: az Irat jellemzői fül Iktatási szám mezőjében is automatikusan megjelenik az irat egyedi alszámos iktatási száma (azonosítója), valamint az adott irat alatti Iratkapcsolatok (1803600) menüponton annak az iratnak a jellemzői, amelyhez alszámosan iktattunk. 1.5. Irat témaszámos iktatása 1.5.1. Iktatási számok fülön Átiktat gomb. 1.5.2. Új iktatási szám rovaton a kötelezően megadandó Iktatókönyv mező kitöltése a megjelenő listából történő választással 1.5.3. Ez követően a Témaszám mező legördülő listájából a megfelelő témaszám kiválasztása 1.5.4. Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb 1.5.5. Eredménye: az Irat jellemzői fül Iktatási szám mezőjében is automatikusan megjelenik az irat egyedi témaszámos iktatási száma (azonosítója). 1.6. Materiális példány(ok) felvitele 1.6.1. A Küldemények(1802800 / Iratok(1803200) / Materiális példányok(1804400) menüpontra lépve rögzíthetjük az irathoz tartozó materiális példány(oka)t. 1.6.2. Új materiális példány felvitele: Új gomb. 1.6.3. Materiális példány jellemzői fülön a kötelezően kitöltendő (zöld) mezők megadása. Elsősorban a típust és az adathordozót kell kiválasztani. 1.6.4. Egy iratnak lehet több materiális példánya is, eredeti, másodlat, vagy másolat (pl. szerződéseknél), amit a típus kiválasztásával adhatunk meg. 1.6.5. Fontos, hogy az irat vonalkódját csak az első hozzáadott materiális példány örökli, ezáltal egy adott irat materiális példányait vonalkóddal is megkülönböztethetjük. 1.6.6. Materiális példány rögzítése: Mentés gomb. Kiadás: 2009.03.13. Verzió: 1.1. Oldalszám: 5 / 10
1.7. Materiális példány irattárazása 1.7.1. A következő lépés a materiális példány irattárazása. 1.7.2. Materiális példányok / Irattárazás fül Irattáraz gomb. 1.7.3. A megjelent választólistából kiválasztjuk az irat irattári helyét. 1.7.4. Előfordulhat, hogy a beérkezett irat egyik példányát aláírás után vissza kell postázni a feladónak. Ezt a tényt olyan módon rögzítjük a rendszerben, hogy felveszünk egy másodlati materiális példányt is az irathoz, amit továbbpostázunk az adott cégnek a 2.2-es pontban leírtakhoz hasonlóan. 1.7.5. Az irattárazás rögzítéséhez Mentés gomb. 1.8. Elektronikus példány(ok) felvitele 1.8.1. A Küldemények(1802800 / Iratok(1803200) / Elektronikus példányok(1804800) menüpont Elektronikus példány jellemzői fül 1.8.2. Az utolsó lépés az irathoz tartozó elektronikus példány felvitele, amit beolvashatunk lapolvasóról ( Lapolvasó gomb), kötegelt szkenerrel (ha a rendszer nem rendeli hozzá automatikusan a példányt az irathoz, akkor Meglévő példányból gomb) vagy hozzáadhatunk már meglévő fájlból ( Új gomb). 2. Lezárt küldemény érkeztetése 2.1. A küldemény érkeztetése 2.1.1. Lezárt küldemény érkeztetését az 1.1-es pontban leírtakkal megegyezően kell végrehajtani azzal az eltéréssel, hogy az Érkeztetési adatok fülön be kell jelölni a "Lezárt küldemény jelölőnégyzetet, mert a későbbiekben csak így tudjuk majd továbbpostázni a küldeményt! 2.2. Lezárt küldemény belső továbbpostázása 2.2.1. Az alapadatok felvitele után a lezártan érkezett küldeményt továbbpostázzuk a címzett szervezetnek. 2.2.2. Küldemények / Belső postázás fül Postáz gomb. 2.2.3. A Postázás fülön a kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Címzett szervezet vagy Címzett személy, Postai cím, Kézbesítés módja, Átvétel módja ) 2.2.4. A postázás rögzítése a Mentés gombbal. 2.2.5. Eredménye: a címzett személy e-mail értesítőt kap a postázás tényéről, és a címzett személy Személyes postáim (1811200) / Várható küldemények (1814000) menüponton az Átvesz gombra kattintva átveheti a küldeményt. 2.3. Elpostázott küldemény átvételének rögzítése 2.3.1. Személyes postáim (1811200) / Feladott küldemények (1812400) menüpont 2.3.2. Az átadni kívánt küldemény kiválasztása a listából 2.3.3. Az tényleges átadást követően a Postázás fülön Nyugtáz gomb 2.3.4. A Postázás fülön a Sikeresen célba ért jelölőnégyzet bepipálása Kiadás: 2009.03.13. Verzió: 1.1. Oldalszám: 6 / 10
2.3.5. Az átadás (Nyugtázás) rögzítése a Mentés gombbal 2.3.6. Eredménye: A művelet után az adott sor eltűnik a Személyes postáim (1811200) / Feladott küldemények (1812400) menüpontról. A Postázás fülön a Postatörténet listában megjelennek a postázás adatai és a küldemény birtokosa a címzett szervezet lesz. 2.4. Postabontás tényének rögzítése 2.4.1. Küldemények (1802800) menüpont, Postabontás fül (érkeztetett lezárt és el nem postázott küldemény esetén) 2.4.2. Postabontás fülön Felbont gomb 2.4.3. Postabontás fülön a kötelező (zöld színű) mező kitöltése 2.4.4. Megjegyzés rovat tetszőleges kitöltése (nem kötelező) 2.4.5. A bevitt adatok és a felbontás tényének rögzítése a Mentés gombbal 2.5. Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése Küldeményben érkezett irat(ok) rögzítése az 1.2-es pontban leírtaknak felel meg. Az irat iktatása és a példányok rögzítése is megegyezik az előzőekben leírtakkal. 3. Beérkező e-mailek iktatása 3.1.1. Beérkező e-maileinket az Outlookon keresztül tudjuk iktatni. 3.1.2. Outlookban az iktatandó levélen jobb egérgomb. 3.1.3. A legördülő listából válasszuk ki a Poszeidon / Iktatás lehetőséget 3.1.4. A megjelenő felületen a kötelezően töltendő (zöld) mezők megadása ( Irat tárgya, Iktatókönyv, Küldő partner vagy Küldő szervezet neve ) 3.1.5. Az e-mail iktatásának rögzítéséhez OK gomb 3.1.6. Eredménye: Az email beiktatódik a Poszeidon rendszerébe, ami automatikusan generál az e-mailnek egy egyedi azonosítót, amit az Outlookból iktatott e-mail fejadatain is feltüntet. Az azonosító alapján az iktatott e-mail gyorsan és egyszerűen megtalálható. 4. Fax érkeztetése és iktatása 4.1. Fax szerver esetén Ha rendelkezünk faxszerverrel, akkor beállíthatjuk, hogy a Poszeidon figyelje a fax szerver archív könyvtárát, ezáltal az új bejövő faxok automatikusan megjelennek a Poszeidon rendszerben is. Az új beérkező faxokról akár email értesítést is kérhetünk. 4.1.1. Példányok(1800850) / Faxok(1802100) menüpont 4.1.2. Adott fax kiválasztása az adatlistából 4.1.3. A faxhoz tartozó irat rögzítéséhez Faxok(1802100) / Irat(1804000) menüpont 4.1.4. Új irat hozzáadásához Hozzáad gomb, majd az Irat jellemzői fülön a szükséges mezők kitöltése után ( Tárgy, Fajta, Típus stb.) Mentés Kiadás: 2009.03.13. Verzió: 1.1. Oldalszám: 7 / 10
gomb. 4.1.5. Ezt követően főszámosan (1.3-as pont), alszámosan (1.4-es pont) vagy témaszámosan (1.5-ös pont) iktatjuk az iratot az Iktatási számok fülön. 4.1.6. Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb. 4.1.7. Eredmény: A faxhoz rögzített irat bekerül az Iratok(1820800) adatlistájába. 4.2. Fax szerver hiányában Ha nem rendelkezünk fax szerverrel, akkor a beérkező faxokat ugyanúgy érkeztetjük, mint a felbontott küldeményt (1-es pont). 5. Kimenő iratok iktatása Kimenő iratot az Iratok (1820800) menüpont alatt rögzítünk, majd a hozzá tartozó materiális példányt kipostázzuk, ezzel jelezve, hogy az irat postázásra került. 5.1. Az irat rögzítése 5.1.1. Új irat rögzítéséhez: Iratok(1820800) menüpont Új gomb. 5.1.2. Az irat rögzítése mindenben megegyezik a 1.2-es pontban leírtakkal. 5.1.3. A bevitt adatok rögzítéséhez a Mentés gomb. 5.2. Az irat iktatása 5.2.1. Az Iktatási számok fülön főszámosan (1.3-as pont), alszámosan (1.4-es pont) vagy témaszámosan (1.5-ös pont) iktatjuk az iratot. 5.2.2. Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb. 5.3. Materiális példány(ok) felvitele 5.3.1. Új materiális példány rögzítéséhez: Iratok(1820800) / Materiális példányok(1800600) menüpont Új gomb. 5.3.2. A materiális példány(ok) felvitele mindenben megegyezik 1.6-os pontban leírtakkal. 5.3.3. A bevitt adatok rögzítéséhez a Mentés gomb. 5.4. Elektronikus példány(ok) felvitele 5.4.1. Az utolsó lépés az irathoz tartozó elektronikus példány felvitele, amit beolvashatunk lapolvasóról, kötegelt szkennerrel vagy hozzáadhatunk már meglévő fájlból. 5.5. Materiális példány kipostázása 5.5.1. Materiális példányok / Postázás fül Postáz gomb. 5.5.2. A Postázás fülön a kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Címzett szervezet, vagy Címzett személy, Postai cím Kézbesítés módja, Átvétel módja ) 5.5.3. A postázás rögzítése a Mentés gombbal. 5.5.4. Eredmény: A címzett személy e-mail értesítőt kap a postázás tényéről. A címzett Kiadás: 2009.03.13. Verzió: 1.1. Oldalszám: 8 / 10
a Személyes postáim (1811200) / Várható materiális példányok (1813200) menüponton az Átvesz gombra kattintva veheti át a küldeményt. 5.6. Az elpostázott materiális példány átvételének rögzítése 5.6.1. Személyes postáim (1811200) / Feladott materiális példányok (1811600) menüpont 5.6.2. Az átadni kívánt küldemény kiválasztása a listából 5.6.3. Az átadást követően a Postázás fülön Nyugtáz gomb 5.6.4. A Postázás fülön a Sikeresen célba ért jelölőnégyzet bepipálása 5.6.5. Az átadás (Nyugtázás) rögzítése a Mentés gombbal 5.6.6. Eredménye: A művelet után az adott sor eltűnik a Személyes postáim (1811200) / Feladott materiális példányok (1811600) menüpontról. A Postázás fülön a Postatörténet listában megjelennek a postázás adatai. A materiális példány birtokosa a címzett személy lesz. 6. Kimenő e-mailek iktatása 6.1.1. Az első lépés, hogy az elektronikus úton postázandó iratot iktatjuk az előzőekben leírt módon. 6.1.2. Email formájában való továbbításhoz: Elektronikus példányok menüpont Email fül Küldés gomb. 6.1.3. Hozzáadjuk a címzettet/ címzetteket a Hozzáad gomb megnyomására megjelenő választólistából, majd megadjuk az irat tárgyát. 6.1.4. Az elektronikus postázás rögzítéséhez Mentés gomb. 6.1.5. Eredménye: Megnyílik az Outlook levelező rendszer egy új levélüzenet formájában, melyben kitöltődtek a Poszeidonban már megadott adatok (címzett/ címzettek, irat tárgya), s csatoltan szerepel a Poszeidonban iktatott irat. Ezután még lehetőségünk van az üzenetet szerkeszteni, de elvetni is. 7. Belső keletkezésű iratok iktatása Belső keletkezésű iratot az Iratok (1820800) menüpont alatt rögzítünk. Kiadás: 2009.03.13. Verzió: 1.1. Oldalszám: 9 / 10
7.1. Az irat rögzítése 7.1.1. Új irat rögzítéséhez: Iratok(1820800) menüpont Új gomb. 7.1.2. A belső iratok rögzítése mindenben megegyezik a 1.2-es pontban leírtakkal. 7.1.3. A bevitt adatok rögzítéséhez a Mentés gomb. 7.2. Az irat iktatása 7.2.1. Az Iktatási számok fülön főszámosan (1.3-as pont), alszámosan (1.4-es pont) vagy témaszámosan (1.5-ös pont) iktatjuk az iratot. 7.2.2. Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb. 7.3. Materiális példány(ok) felvitele 7.3.1. Új materiális példány rögzítéséhez: Iratok(1820800) / Materiális példányok(1800600) menüpont Új gomb. 7.3.2. A materiális példány(ok) felvitele mindenben megegyezik 1.6-os pontban leírtakkal. 7.3.3. A bevitt adatok rögzítéséhez a Mentés gomb. 7.4. Materiális példány irattárazása 7.4.1. A materiális példány irattárazása mindenben megegyezik 1.7-es pontban leírtakkal. 7.5. Elektronikus példány(ok) felvitele 7.5.1. Az irathoz tartozó elektronikus példányt beolvashatjuk lapolvasóról, kötegelt szkennerrel vagy hozzáadhatjuk már meglévő fájlból. Kiadás: 2009.03.13. Verzió: 1.1. Oldalszám: 10 / 10