KÉZIKÖNYV OTP Önkéntes Nyugdíjpénztárral szerződött munkáltatók számára készült portál témakörben Érvényes: 2011. május 30-tól FinIT2 Kft.
NÉHÁNY SZÓ AZ OTP PORTÁL RENDSZEREKRŐL... 4 A MUNKÁLTATÓI ÖNYP portál célja... 4 FOGALOMTÁR... 5 MUNKÁLTATÓ... 5 MUNKÁLTATÓI ADATSZOLGÁLTATÁS... 5 POSTALÁDA... 5 RIPORT... 5 JOGOK - JOGCSOPORTOK... 5 EGY MINTARENDSZER BEMUTATÁSA... 6 MUNKÁLTATÓK... 7 MUNKÁLTATÓ BELÉPÉSE AZ INTERNETES PORTÁLRA... 7 Alapesetben 3 jogcsoport közül lehet választani... 7 A MUNKÁLTATÓ MENÜRENDSZERE... 8 A MUNKÁLTATÓ KIVÁLASZTÁSA... 9 SAJÁT ADATOK... 10 SZEMÉLYES ADATOK... 10 CÉG ADATOK... 11 BEVALLÁSKEZELÉS... 12 MEGTEKINTÉS / RÖGZÍTÉS... 12 A bevallás fej táblázatban a következő adatok állnak rendelkezésre... 12 A tagi adatok táblázatban a következő adatok állnak rendelkezésre... 13 Nyomógombok... 13 ÚJ BEVALLÁS... 14 Bevallás másolása... 17 Bevallás módosítása... 17 ÁLLOMÁNY BEOLVASÁSA... 17 BEOLVASOTT ÁLLOMÁNYOK MEGTEKINTÉSE... 19 A nyilvántartott adatok az alábbiak:... 19 BEOLVASOTT ÁLLOMÁNY FELDOLGOZÁSA... 20 2
BEVALLÁSOK ARCHIVÁLÁSA... 22 POSTALÁDA... 23 ÚJ LEVÉL ÍRÁSA... 23 BEÉRKEZETT LEVELEK... 24 A levelekről nyilvántartott adatok:... 24 KIMENŐ LEVELEK... 26 TÖRÖLT LEVELEK... 27 LEVÉL ELŐZMÉNYEK... 28 ARCHIVÁLÁS... 30 RIPORTOK ÉS LETÖLTÉSEK... 31 BEVALLÁSOK... 31 NYOMTATVÁNYOK LETÖLTÉSE... 33 BEÁLLÍTÁSOK... 34 FELHASZNÁLÓK... 34 JOGCSOPORTOK... 36 ELEMI JOGOK... 38 ESEMÉNY NAPLÓ... 39 A szűrési feltételek a következőek... 39 RENDSZERPARAMÉTEREK... 41 MELLÉKLET... 42 OTP ÖNYP Bevallás fájlformátum... 42 Költségvetési szervek bevallás fájlformátuma... 42 Rekordleírás... 42 Fájlátalakítás... 43 Néhány fontos tanács... 47 3
NÉHÁNY SZÓ AZ OTP PORTÁL RENDSZEREKRŐL Az OTP új portálrendszere segítségével vállalati ügyeit dinamikusan és hatékonyan intézheti. A portálok használatához nincs szükség semmilyen különleges informatikai tudásra, szakemberre, speciális szoftverekre, speciális számítógépre. Kezelhetősége egyszerű, ezáltal kis munkaerő ráfordítást igényel. A portálrendszer segítségével kezelheti dolgozói Cafeteria juttatásait, pénztári bevallásokat, adatszolgáltatásokat adhat fel, szerződött önkéntes nyugdíjpénztári szolgáltatók esetén pedig megnézheti saját és alapellátói bankszámláit, utalásait, kezelheti kapcsolattartóit. Cafeteria Portál Egészségpénztárral szerződött munkáltatók portálja OTP portálrendszer Önkéntes nyugdíjpénztárral szerződött munkáltatók portálja Egészségpénztárral szerződött Szolgáltatók és alapellátó portálja A MUNKÁLTATÓI ÖNYP PORTÁL CÉLJA Az OTP Önkéntes Nyugdíjpénztár a portál segítségével lehetőséget nyújt a szerződött munkáltatói számára, hogy bevallásaikat online állíthassák össze, majd azokat rögzíthessék a rendszerbe. Lehetőség van kézi rögzítésre, és saját rendszerből exportált bevallás állományok beolvasására is. A rögzített bevallásokat a munkáltató feladhatja online az üzletági rendszer számára, ahol feldolgozásra kerül, majd információt kap vissza a bevallás csomag státuszáról. Ha valamilyen hibajelentés érkezik az üzletági rendszer felöl, lehetősége van a munkáltatónak javítani bevallását és újra feladni a rendszer felé. A rendszer része az online postaláda, melynek segítségével a munkáltató kapcsolatot tarthat bevallást feldolgozó rendszerrel. Így azonnali értesítést kaphat, és választ is küldhet bármilyen fontos esemény esetén. 4
FOGALOMTÁR MUNKÁLTATÓ Az OTP Önkéntes Nyugdíjpénztár munkáltatói tagja az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság lehet, aki munkavállalójának tagdíjfizetési kötelezettségét részben vagy egészben átvállalja (munkáltatói hozzájárulás). A munkáltatói hozzájárulásáról külön szerződésben állapodik meg a Pénztárral, amely rögzíti, hogy a munkáltató részben vagy egészben vállalja át a tagdíjfizetési kötelezettséget. MUNKÁLTATÓI ADATSZOLGÁLTATÁS A munkáltató a megkötött szerződésben vállalt munkáltatói hozzájárulást, illetve a pénztártag által adott megbízás alapján a munkabéréből levonandó egyéni tagdíjat levonja és átutalja a Pénztár bankszámlájára. A munkáltató vállalja, hogy a banki átutalással megegyező összegről az utalással egy időben megküldi a bevallást, amely a szerződésben szereplő formában és tartalommal, az aktuális törzs (okiratszám / adóazonosító jel) és pénzforgalmi adatokat jelenti. POSTALÁDA Online levelező rendszer, ahol a munkáltató kapcsolatot tarthat a bevallást feldolgozó rendszerrel. Lehetősége van levél küldésére és fogadására is, törölt, régi leveleinek archiválására is. A levelezések jól átláthatóak, az előzmények szintezett rendszerben is megtekinthetőek. RIPORT A riport egy, a munkáltató bevallásaiból generált szöveges (HTML formátumú) oldal, mely átláthatóvá és nyomtathatóvá (így archiválhatóvá) teszi a bevallásokat, egy megadott időszakra vetítve, melyet a munkáltató állíthat be. JOGOK - JOGCSOPORTOK A jogok olyan elemek, melyek az oldal működését szabályozzák. Minden aloldalhoz és gombhoz tartozik egy-egy elemi jog, melyeket csokorba fogva létre lehet hozni úgynevezett jogcsoportokat. A munkáltatókhoz jogcsoportokat és elemei jogokat lehet rendelni. Ezek szabályozzák a munkáltatók hozzáférését a portál egyes elemeinek működéséhez. Az elemi jogokat módosítani, törölni illetve újat felvenni nem lehetséges. A munkáltatók is kialakíthatnak a saját felhasználóik számára jogcsoportokat, amelyeket csak ők látnak a portálon, és az egyes felhasználók e jogcsoportok alapján érik el vagy nem érik el - a funkciókat. 5
EGY MINTARENDSZER BEMUTATÁSA A portál használatával lehetőség nyílik például az alábbi struktúra kialakítására is: Felhasználó 1. Felhasználó Felhasználó n. Jogosultság Munkáltató 1. Munkáltató Munkáltató m. Bevallások Postaláda Riportok Bevallások Postaláda Riportok A munkáltató adataihoz természetesen csak saját hozzá rendelt felhasználói férhetnek hozzá. 6
MUNKÁLTATÓK MUNKÁLTATÓ BELÉPÉSE AZ INTERNETES PORTÁLRA A portál a https://www.otpportalok.hu webcímen érhető el. Az oldal címét beírva megjelenik az egységes login felület, ahol a megfelelő jelszó megadásával van lehetőség belépni a munkáltató egyedi jogosultságainak megfelelően kialakított felületre, ahol a MUNKÁLTATÓI ÖNYP ikon kiválasztása után a Munkáltatói ÖNYP portálrendszer elindul. Az OTP Pénztárszolgáltató Zrt. az Igénybejelentőn megadott dolgozónak Karbantartó jogot osztja ki, amivel lehetősége van további felhasználókat felvenni a Portálra. Alapesetben 3 jogcsoport közül lehet választani KARBANTARTÓ ez a jog biztosítja, hogy a felhasználó további felhasználókat vegyen fel a Portálra, illetve a meglévő felhasználókat törölje, továbbá egyedi jogcsoportot állítson össze, viszont nincs lehetősége a bevallások kezelésére (Adminisztráció menüpont) LEKÉRDEZŐ ezzel a joggal csak lekérdezéseket lehet a Portálon elvégezni, semmilyen módosítást nincs lehetőség végrehajtani (minden menüpont) 7
ÜGYINTÉZŐ ezzel a jogkörrel rendelkező felhasználó tud, a Pénztár felé bevallásokat továbbítani, illetve levelezést bonyolítani (Bevalláskezelés, Riportok, Postaláda menüpontok) A felhasználók kezeléséről, és a jogokról bővebben az Adminisztráció a kézikönyv Adminisztráció menüpontja foglalkozik bővebben. A MUNKÁLTATÓ MENÜRENDSZERE Sikeres bejelentkezés után a munkáltatók számára elérhetőek az alábbi menüpontok: Saját adatok Személyes adatok Cég adatok Bevalláskezelés Postaláda Megtekintés / rögzítés Állomány beolvasása Beolvasott állományok Archiválás Új levél írása Beérkezett levelek Kimenő levelek Törölt levelek Archiválás Riportok és letöltések Beállítások Bevallások Nyomtatványok letöltése Felhasználók Jogcsoportok Elemi jogok Esemény napló Rendszerparaméterek A képernyőn megjelenik továbbá a Munkáltató kiválasztása funkció, a kiválasztott munkáltató és a belépett felhasználó neve, ill. felhasználói neve. 8
A MUNKÁLTATÓ KIVÁLASZTÁSA A Munkáltató kiválasztása a kívánt munkáltatón történő duplakattintással történik meg, alaphelyzetben (rögtön belépés után) a legelső munkáltató választódik ki automatikusan. Normál munkáltatói felhasználónak nincs szüksége munkáltató választásra. 9
SAJÁT ADATOK SZEMÉLYES ADATOK A menüpontra kattintva megjelennek a felhasználó legfontosabb adatai. A felhasználó személyes adatai közül a login név, és a telefonszám megváltoztatható. A kiemelt kapcsolattartó e-mail címének, és nevének változását csak eredeti példányban benyújtott szerződésmódosítással fogadja el a Pénztár. A felhasználó itt kérhet új TeleCenter azonosítót az <Új TeleCenter ID> gomb segítségével. Az adatait a <Módosítás> gomb lenyomásával tudja megváltoztatni. 10
CÉG ADATOK A menüpontra kattintva megjelennek a kiválasztott cég legfontosabb adatai. A cég adatai közül a telefonszám és az e-mail cím megváltoztatható. A munkáltató nevének, adószámának és címének változását csak eredeti példányban benyújtott szerződésmódosítással fogadja el a Pénztár. Amennyiben módosításra kerül sor, akkor a Rögzítés nyomógombra kattintva menthetőek el a beírt adatok. A nyomógomb hatására egy rövid tájékoztató üzenet jelenik meg, melyben értesítést küld a rendszer, az adatok mentésére. Ezt az üzenetet elolvasás után az OK gombbal lehet bezárni. Ha valamelyik beírt adat a program követelményeinek nem felel meg, arra szintén felugró ablak figyelmeztet, melynek bezárásával lehetőség nyílik a hibás adat javítására. Ameddig ez nem történik meg, az új adatok nem kerülnek mentésre. A Mégsem nyomógomb segítségével a beírt módosítások nem kerülnek mentésre és a rendszer visszatér az alapképernyőre. 11
BEVALLÁSKEZELÉS MEGTEKINTÉS / RÖGZÍTÉS A menüpontra kattintva megjelennek a rendszerbe felvitt eddigi bevallások. Lehetőség nyílik adott bevallást módosítani, törölni, ill. feladni abban az esetben, ha a bevallás megfelelő státusszal rendelkezik. A képernyőn két táblázat látható. A felső táblázatban láthatóak a bevallások összesítő adatai. Ezek közül kattintással lehet választani, melynek eredményeképpen az alsó táblázatban megjelennek a hozzá tartozó tagi adatok. A bevallás fej táblázatban a következő adatok állnak rendelkezésre Hónap: A bevallás tárgyhónapja Típus: A bevallás típusa (munkáltatói vagy támogatói) Rögzítés: A bevallás rögzítésének időpontja Összesen: A bevalláshoz tartozó tagi rekordok munk. hozzájárulás, egyéni tagdíj levonás és eseti befizetés összesen Tételszám: A bevalláshoz tartozó tagi rekordok száma Esedék: A pénzügyi teljesítés dátuma Státusz: A bevallás státusza, mely lehet Rögzítés alatt Érvényesített Feladott 12
Befogadott Könyvelt Részben könyvelt Hibás Feldolgozási hiba: A feldolgozás során kapott legutolsó hiba A tagi adatok táblázatban a következő adatok állnak rendelkezésre Tagi azon: A Pénztártag azonosítója (okiratszám vagy adóazonosító jel) Adomány (csak támogatói típus esetén): munkáltató által a pénztártag munkavállalóinak adományként jutatott befizetés az Önkéntes Kölcsönös Biztosító Pénztárakról szóló 1993. évi XCVI. tv. 17. Munk. tagdíj (csak munkáltatói típus esetén): a munkáltató által a pénztártag munkavállalóinak jutatott befizetés (munkáltatói hozzájárulás) a Személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. tv. 70. Egyéni tagdíj (csak munkáltatói típus esetén): munkabérből levont rendszeres tagdíj Eseti összeg (csak munkáltatói típus esetén): az egyéni tagdíj feletti összeg Státusz: A tag státusza, amely lehet: Tag neve Rögzítés alatt Érvényesített Feladott Befogadott Hibás Feldolgozási hiba: A legutolsó kapott hibaüzenet, a feldolgozás során Nyomógombok Új bevallás: Új bevallás rögzítése Bevallás másolás: Új bevallás rögzítése, meglévő bevallás alapján. A kezdő adatok a másolt bevallás adataival lesznek kitöltve. Csak akkor lehet másolni, ha van kiválasztott bevallás fej. Módosítás: Bevallás módosítása, csak Rögzítés alatti bevallás státusz esetén Törlés: Bevallás törlése, csak Rögzítés alatti státusz esetén Feldolgozási eredmények: A kiválasztott bevalláshoz tartozó összes jelentés, idősorrendben Feladás: Feladás az üzletági rendszer számára A feldolgozási eredmények gombra kattintva, egy felugró ablakban jelennek meg az eredmények. Ezt az ablakot a Bezár gomb megnyomásával lehet bezárni. Az Eredmény oszlopban látszik az adott sor hibaüzenete. 13
A törlés gomb és a feladás gomb megnyomása esetén felugrik egy megerősítő ablak, ahol meg kell erősíteni, hogy valóban törölni / feladni kívánja-e a munkáltató az adott rekordot, vagy sem. (A bevallás törlése, a tagi adatok törlésével jár együtt) Sikeres feladás esetén, a bevallás elküldésre kerül az üzletági rendszer számára. Ezt a program felugró ablakkal jelzi. (Sikeres törlés esetén szintén van felugró ablakos jelzés). A táblázatok általános funkciói A táblázat fejlécén történő kattintás esetén, az adott oszlop szerint rendezi az adatokat, a jelenlegi rendezést és irányt fel / lefele mutató telített fehér nyíl jelzi, azokat a típusokat pedig, amik alapján jelenleg nincs rendezés fel és le mutató szimpla nyíl jelzi. Túl sok adat esetében, a táblázat csak egy bizonyos számú rekordot jelenít meg. Ilyenkor a nem látható adatokat lapozással lehet megtekinteni, az alábbi gombok használatával Az első gomb a legelső oldalra ugrik, a második gomb egy oldalt lép vissza, középen a szám az aktuális oldalt jelzi, a harmadik gomb egy oldalt ugrik előre, míg az utolsó gomb a legutolsó oldalra lép. ÚJ BEVALLÁS Új bevallás létrehozása esetén, először a bevallás fej adatainak megadása kötelező: Típus: Munkáltatói / Támogatói Hónap: A helyes formátum: ÉÉÉÉ.HH (pl.: 2010.05) Esedékesség: Kézzel is beírható, vagy választható a lenyíló naptárból is (külön választható hónap, év). A helyes formátum: ÉÉÉÉ.HH.NN (pl.: 2010.05.24) 14
Összesen: Max. 8 jegyű egész szám Tételszám: Max. 5 jegyű egész szám A rögzítést a Rögzítés nyomógomb megnyomásával lehet elvégezni, amennyiben minden adat megfelelően van kitöltve. Ha például üresen marad egy mező, a program kiemeli, és pirossal jelzi: Ha hibás adat kerülne rögzítésre, a program felugró ablakkal jelzi azt, pl.: A Mégsem gomb megnyomásával a munkáltató visszajut a Megtekintés / rögzítés oldalra. Amennyiben a rögzítés sikeres volt, megjelenik a tagi adatok rögzítésére szolgáló lista, valamint egy táblázat, melyben láthatóak az eddig felvitt tagi adatok, illetve lehetőség van azok módosítására, törlésére. Ilyenkor a Bevallás fej adatai még módosíthatóak, kivéve a Típust. 15
A tagi adatok rögzítéséhez (kötelezően) kitöltendő mezők: Fontos Okiratszám vagy Adóazonosító jel: a pénztártag munkavállaló azonosításához szükséges adat Munk. tagdíj Tagi tagdíj Eseti összeg egy bevallásban egy pénztártag egyszer szerepelhet, amennyiben több hónapra kíván befizetni, azt külön bevallásban, esetleg kézi rögzítéssel teheti meg előzőleg már feladott, könyvelt státuszú bevallás sztornózása a Portál felületről nem lehetséges, a stornózás szándékát külön kell jelezni a Pénztár részére (ajánljuk a beépített levelező alkalmazást) Támogatói bevallás fej típusnál csak Okiratszám/Adóazonosító és Adomány mezők szerepelnek az űrlapban és a táblázatban. Az Érvényesítés gomb megnyomásával, megerősítő ablak ugrik fel. Amennyiben a megerősítő gomb megnyomásra kerül, a teljes bevallás csomag érvényessé válik. Ezt egy ellenőrzés előzi meg, mely a teljes összeget (tagok munk. díj, tagi tagdíj és eseti összeg 16
összege) és a tagi rekordok darabszámát hasonlítja össze, a havi bevallás összesítő adataiban meghatározottakkal. Az ellenőrzés hibája esetén, felugró ablak figyelmeztet a hiba jellegére, pl.: Sikeres érvényesítés esetén a bevallás feladásra kerül az üzletági rendszer számára, majd a Megtekintés / rögzítés oldalra jut a munkáltató. Sikeres rögzítés esetén az alsó táblázatba kerülnek a tagi adatok, ahol egérrel lehet kijelölni őket. Kizárólag kijelölés esetén érhető el a Módosítás és a Törlés gomb. A módosítás gomb megnyomása esetén, a kijelölt tag adatai, a fenti beviteli ablakba betöltődnek, és a Rögzítés gomb megnyomásával az új adatok mentésre kerülnek. Bevallás másolása Bevallás másolása esetén ugyanolyan beviteli képernyőt kell kitölteni, mint új bevallás rögzítése esetén, de itt a bevallás fej adatok már előre ki vannak töltve a másolt bevallás adataival, majd a Rögzítés gomb megnyomása után, a tagi adatok is lemásolódnak és betöltődnek a megfelelő helyre. Bevallás másolása esetén a bevallás fej típusa nem módosítható. Bevallás módosítása Bevallás módosítása esetén, ugyanolyan beviteli képernyőt kap a munkáltató, mint új bevallás esetén, avval a különbséggel, hogy rögtön láthatóak a fej és a tagi adatok is, minden kitöltve a módosítandó bevallás adataival. A rögzítés menete az eddigiekkel megegyező. Bevallás módosítása esetén a bevallás fej típusa nem módosítható. ÁLLOMÁNY BEOLVASÁSA Amennyiben a munkáltató rendelkezik külön ügyviteli rendszerrel, ahol a bevallásokat tárolja és azokat képes szöveges dokumentumba exportálni, lehetősége van a kézi bevallás rögzítés kihagyására. Ehhez szükséges, egy előre rögzített struktúrát felvinni a rendszerbe és hozzárendelni a munkáltatóhoz. A struktúra rögzítéséhez, a munkáltatónak kapcsolatba kell lépnie az OTP-s ügyfélszolgálattal. egy bevallásban egy pénztártag egyszer szerepelhet, amennyiben több hónapra kíván befizetni, azt külön bevallásban, esetleg kézi rögzítéssel teheti meg két azonos fájl névvel nem lehet beolvasni bevallás állományt, kivédve ezzel a többszöri feladás lehetőségét a beolvasott fájl csak szöveges dokumentum lehet, kiterjesztése txt, prn, vagy csv 17
előzőleg már feladott, könyvelt státuszú bevallás sztornózása a Portál felületről nem lehetséges, a stornózás szándékát külön kell jelezni a Pénztár részére (ajánljuk a beépített levelező alkalmazást) Ha a fenti feltételek teljesülnek, a munkáltató beolvashatja a szöveges bevallásokat az állomány beolvasása képernyőn. A beolvasáshoz, ki kell választani az előre rögzített struktúrát, majd a Tallózás (angol nyelvű böngésző esetén Browse) gomb megnyomása után, ki kell választani az exportált szöveges bevallást a számítógépről. A beolvasást a Beolvasás gomb megnyomásával lehet indítani. Amennyiben nincs fájl kiválasztva, vagy a beolvasandó fájl szerkezete nem egyezik meg a struktúrában leírtakkal, a program felugró ablakkal figyelmeztet a hibára. 18
BEOLVASOTT ÁLLOMÁNYOK MEGTEKINTÉSE Ez a képernyő szolgál a sikeresen beolvasott állományok megtekintésére. A nyilvántartott adatok az alábbiak: Hónap: A bevallás hónapja Típus: Munkáltatói vagy támogatói Rögzítés: A bevallás beolvasásának dátuma Összesen: Az állományban található összegek összesenje Tételszám: Hány fő adatait olvasta be sikeresen a program Esedékesség: A bevallásban közölt tételek átutalási határideje Státus: A bevallás feldolgozási állapota Feldolgozási hiba A beolvasott állományok feldolgozásához, a kiválasztott állományra való dupla kattintással lehet eljutni. 19
BEOLVASOTT ÁLLOMÁNY FELDOLGOZÁSA A beolvasott állományra való dupla kattintás után erre a képernyőre visz át a program. A képernyő két részből tevődik össze. A felső részen láthatóak az állomány jellemzői, valamint a szűrő. Megtekinthető a beolvasott állomány eredeti fájl neve, valamint a beolvasás és feldolgozás dátuma. A rekord típus legördülő menü szolgál arra, hogy a lenti táblázatban melyik típusú rekordokat szeretné látni a munkáltató. Amennyiben az összes típusú rekord jelen van, akkor lehet: Fej rekord, tételrekord és záró rekord. A megjelenítendő rekordok száma legördülő menüvel választhatja ki a munkáltató, hogy hány darab rekordot szeretne látni, a lenti táblázatban. Az alsó rekord táblázatban a következő adatok kerülnek megjelenítésre: Sorszám Vállalatkód Tagi azonosító Bevallás összesen Tagdíj tagi része Tagdíj munk. része Többlet tagi része Tárgyhónap Többlet munk. része Adomány Eseti befizetés 20
A visszalépés gomb megnyomásával, visszalép a program a beolvasott állományok megtekintése képernyőre. A feldolgozás gomb megnyomásával van lehetőség a beolvasott állomány feldolgozására. A megerősítő kérdés elfogadása után, megtörténik a feldolgozás. Amennyiben ez sikeresen végbemegy, azt felugró ablak jelzi. Ezután a bevallás feldolgozási dátuma láthatóvá válik, és a bevallás megtekinthető a Megtekintés / rögzítés képernyőn. Látható, hogy az Érvényesített státuszt kapja, tehát ezek után a bevallás csomag már nem módosítható. A módosításhoz a forrás fájlt kell módosítani, és újra beolvasni, feldolgozni a bevallást. Ezen a képernyőn a munkáltató már feladhatja a beolvasott és feldolgozott állományt, a Feladás gomb segítségével. Ennek használata a Megtekintés / rögzítés pontban található. 21
BEVALLÁSOK ARCHIVÁLÁSA Felhívjuk szíves figyelmét, hogy adatait tetszés szerint archiválhatja, viszont a Pénztár az adatok elérhetőségét csak a keletkezésüket követő év végéig garantálja. Az Archiválás menüpontban lehetősége van a munkáltatónak a bevallásait exportálni a portálról a számítógépére. A bevallások PDF formátumban kerülnek exportálásra. Az archiválás mindig a dátum szerinti legelső bevallástól a munkáltató által megadott időpontig történik. A munkáltató a Dátum mezőbe kattintva megadhatja kézzel, vagy kiválaszthatja a lenyíló naptárból a kívánt dátumot. A dátum helyes formátuma: ÉÉÉÉ.HH (pl.: 2010.05). A dátum kiválasztása után az Exportálás gombra kattintva megerősítő kérdés jelenik meg. Amennyiben a munkáltató elfogadja a megerősítést, megjelenik az archivált adatok számítógépre mentését elősegítő felugró ablak. Itt kiválaszthatja a munkáltató, hogy hova szeretné elmenteni a fájlt. Az archivált bevallások tartalmazzák az egyes bevallások fej és tagi rekordjait. 22
POSTALÁDA A postaláda a munkáltató belső levelezési rendszere. Lehetőség van levelek írására az üzletági rendszer felé, valamint fogadásra is. ÚJ LEVÉL ÍRÁSA Az új levél írása gombra kattintva nyílik meg a kimenő levél létrehozására szolgáló képernyő. A levél típusa a Minősítés legördülő menüvel állítható. Amennyiben a levél sürgős prioritással rendelkezik, a Sürgős: mezőt be kell pipálni. A levél tárgya és az üzenet mezők kitöltése kötelező, utóbbi maximum 2000 karakter hosszúságú lehet. A program piros keret jelöléssel figyelmezteti a munkáltatót, ha üresen hagyta valamelyik kötelezően kitöltendő mezőt. Például: A Mégsem gomb megnyomásával a portál kezdőoldalára juthat a munkáltató. A Mentés gomb megnyomásával, a levél adatai rögzítésére kerülnek, majd megtekinthető lesz a Kimenő levelek menüpontban (a leírás lejjebb található). Ebben az esetben később bármikor folytatható, vagy kiküldhető a levél. A Küldés gombra való kattintással, a megerősítő kérdés elfogadása után a levél azonnali kiküldésre kerül az üzletági rendszer felé. Ebben az esetben is megtekinthető később a Kimenő levelek menüpontban, de már nem módosítható. 23
BEÉRKEZETT LEVELEK A Beérkezett levelek menüpont alatt, a munkáltató megtekintheti az üzletági rendszer felől érkezett leveleit. Az oldal alján található táblázatban szerepelnek a beérkező levelek. A levelekről nyilvántartott adatok: Prioritás: Ha sürgős, piros felkiáltójel látszik. Tárgy Státusz: Egy olvasatlan levélre kattintva, a státusz automatikusan olvasottá válik. Minősítés Beérkezés Olvasás Előzmény: Ha a levélnek van előzménye, melyet kis kattintható kép jelez. Erre kattintva a levél előzmény képernyőre ugrik a program (lásd lejjebb). Egy levél kiválasztása, a táblázatban való kattintással történik, amikor is a táblázat alatt megjelenik a kiválasztott levél tartalma. 24
Az Új levél gomb megnyomásával az új levél írására szolgáló képernyőre jut a munkáltató (a leírás feljebb található). A Válasz gomb megnyomásával (csak kijelölt levél esetén érhető el) ugyanolyan képernyőt láthat a munkáltató, mint az Új levél írása, avval a különbséggel, hogy az űrlap alatt látható az eredeti levél (előzmény), amire válaszolni kíván. Ilyenkor szintén lehetőség van mentésre, vagy azonnali levélküldésre. A Törlés gomb megnyomásával (csak kijelölt levél esetén érhető el) a levél fizikailag NEM törlődik, helyette a Törölt levelek közé kerül (a megerősítő kérdés elfogadását követően). A Levél fogadása gomb megnyomása esetén, a rendszer letölti az új beérkezett leveleket, majd automatikusan betölti a táblázatba. A képernyő felső részében található a szűrő. Ennek segítségével megadott szempontok alapján szűrheti le leveleit a munkáltató, könnyebb áttekinthetőség céljából. A megadható szűrési feltételek a következőek: Státusz: Olvasott vagy olvasatlan Tárgy: Tárgy alapján való keresés Minősítés: Tájékoztatás / Rendszerüzenet / Hibaüzenet 25
Beérkezés: Az első mező a Kezdeti dátum, a második mező a Vég dátum. Nem kötelező mind kettőt kitölteni. Olvasás: Ugyanaz vonatkozik rá, mint a Beérkezés dátumaira A Keresés gomb megnyomásával végre hajtódik a szűrés, és a lenti táblázat ez alapján módosul. A Feltételek törlése gomb megnyomásával, az eddigi beírt szűrések kitörlődnek. Ilyenkor a Keresés gomb újbóli lenyomásával lehet alaphelyzetbe állítani a szűrést. KIMENŐ LEVELEK A kimenő levelek képernyő nagyrészt megegyezik a Beérkező levelek képernyőjével, néhány alapvető különbséggel. A táblázatban és a szűrőben egyaránt Olvasás és Beérkezés helyett a Rögzítés és Küldés ideje szerepel. Levél fogadás gomb helyett, levél azonnali küldése gomb van, ami kiküldi a levelet az üzletági rendszer felé. Válasz gomb helyett Módosítás gomb van, ami az Új levél írása képernyőre lépteti a munkáltatót, avval a különbséggel, hogy a levél adatai már előre ki vannak töltve. Lehetőség van ugyan úgy mentésre, ill. azonnali küldésre. A státuszra való szűrés lehet: Rögzítés alatti vagy Feladott. A többi funkció működése azonos a Beérkezett levelek képernyő funkcióival. 26
TÖRÖLT LEVELEK A Törölt levelek képernyőn megtekinthető az összes törölt kimenő és beérkező levél. A levél szűrőben megtalálhatóak a kimenő és egyben a beérkező levelekre vonatkozó tulajdonságok is. Tehát például a Státusz legördülő menüben mind a két irányú levél státuszai szerepelnek (olvasott, olvasatlan, rögzítés alatti, feladott). A szűrőben megtalálható egy új szempont is, az Irány. Evvel választhatja ki a munkáltató, hogy a beérkező vagy kimenő (vagy mindkettő) leveleket szeretné látni. A levél megjelenítő táblázatban szintén látható adat a levél iránya a könnyebb áttekinthetőség érdekében. 27
A Törlés visszavonása gomb megnyomásával, a megerősítő kérdést követően lehetősége van a munkáltatónak a kiválasztott levél eredeti állapotra való visszaállítására. A levél, annak irányától függően kerül vissza a megfelelő helyre, a kimenő vagy a beérkezett levelek közé. LEVÉL ELŐZMÉNYEK A levelek megtekintésekor, az előzmény gombra kattintva, szintezett rendszerben tekintheti meg a munkáltató az adott levelet és annak előzményeit. Az előzmények szintezettségét a levél fejlécének színe (sötétszürkéből világosodik), valamint a levelek vízszintes behúzása mutatja. A visszalépés gombbal a munkáltató az előzőleg megtekintett oldalra ugorhat. A levelek kinyithatóak és becsukhatóak a fejlécükre kattintva. Így átláthatóbb a rendszer. Az összes kinyitása és az összes bezárása gombbal lehet egyszerre az összes levelet kinyitni megtekintésre, vagy becsukni, hogy csak a fejléce látszódjon. 28
Az aktuális levelet (aminek az előzmény gombjára kattintott a munkáltató) zöld nyíl jelzi. 29
ARCHIVÁLÁS Felhívjuk szíves figyelmét, hogy adatait tetszés szerint archiválhatja, viszont a Pénztár az adatok elérhetőségét csak a keletkezésüket követő év végéig garantálja. Az Archiválás menüpontban lehetősége van a munkáltatónak régebbi, törölt leveleit exportálni a rendszerből, a számítógépére. A levelek PDF formátumban kerülnek exportálásra, mely után a rendszerből véglegesen törlődnek is. Az archiválás mindig a dátum szerinti legelső levéltől a munkáltató által megadott időpontig történik. A munkáltató a Dátum mezőbe kattintva megadhatja kézzel, vagy kiválaszthatja a lenyíló naptárból a kívánt dátumot. A dátum helyes formátuma: ÉÉÉÉ.HH.NN (pl.: 2010.05.24). A dátum kiválasztása után az Archiválás gombra kattintva megerősítő kérdés jelenik meg. Amennyiben a munkáltató elfogadja a megerősítést, megjelenik az archivált adatok számítógépre mentését elősegítő felugró ablak. Itt kiválaszthatja a munkáltató, hogy hova szeretné elmenteni a fájlt. Ezek után egy megerősítő kérdés látható, ami megkérdezi, hogy a munkáltató biztosan lementette-e az archivált dokumentumot. Az archivált levelek tartalmazzák a feladót, a levél tárgyát, szövegét és irányát (bejövő / kimenő), a prioritást, valamint a levél küldés / fogadás időpontját. 30
RIPORTOK ÉS LETÖLTÉSEK BEVALLÁSOK A Riportok / Bevallás képernyőn a munkáltatónak lehetősége van a rendszerbe rögzített bevallásairól riportokat készíteni. A képernyőn a Keresési feltételek szekcióban a munkáltatónak meg kell adnia a kezdő és a vég dátumot. Ebben az intervallumban lévő bevallásokból készül majd a riport. z egyes mezőkbe kattintva megadhatja kézzel, vagy kiválaszthatja a lenyíló naptárból a kívánt dátumot. A dátum helyes formátuma: ÉÉÉÉ.HH.NN (pl.: 2010.05.24). Ha a dátumok ki vannak választva, a Nyomtatás gombra kattintva egy új ablakban nyílik meg a riport, HTML formátumban. A munkáltatónak lehetősége van a riport kinyomtatására, vagy a megnyíló ablakban található nyomtató kép segítségével, vagy a böngésző felső sorában a File menübe lépve a Nyomtatás menü kiválasztásával. 31
A megnyíló ablak bármikor bezárható a jobb-felső sarokban található [X]-szel. 32
NYOMTATVÁNYOK LETÖLTÉSE Az ÖNYP munkáltatói portál felhasználói kézikönyv pont lenyomásával letölthető e kézikönyv pdf formátumban. A pdf formátum olvasásához szükséges Adobe Reader program ingyenesen letölthető a www.adobe.com/reader honlapról. 33
BEÁLLÍTÁSOK FELHASZNÁLÓK A felhasználók képernyőn a portált használó munkáltatókat lehet kezelni. A megjelenő listában látszódó adatok: Login név: A felhasználó bejelentkezési neve Név: A felhasználó teljes neve Email: A felhasználó e-mail címe Kiemelt: Kiemelt kapcsolattartó esetén a négyzet be van pipálva. Aktív: A felhasználó kapcsolata a céggel aktív, akkor a négyzet be van pipálva. Érvényes: Ha a felhasználó érvényes, a négyzet be van pipálva. Az egyes felhasználókra kattintva megjelennek alatta egy újabb táblázatban a felhasználóhoz rendelt jogok, illetve a felhasználóhoz való jog hozzárendelés funkciója is elérhetővé válik. 34
A jog táblázatban látható az adott jog kódja, típusa, leírása, valamint a munkáltató. Az egyes jogokat a Törlés gomb megnyomásával azonnal el lehet venni a kiválasztott felhasználótól. A Jog(csoport) hozzárendelése legördülő menüt lenyitva láthatóak az adott felhasználóhoz hozzárendelhető jogok (vagy jogcsoportok). Ezek bármelyikére kattintva, azonnal hozzárendelhető a kiválasztott jog / jogcsoport a felhasználóhoz. Az Új felvitel gomb megnyomásával látható az új felhasználó hozzáadásához szükséges űrlap. Az összes adat kitöltése kötelező: Az adatokat a Mentés gombbal mentheti el a munkáltató. A mentést követően a felhasználóhoz kötelezően hozzá kell rendelni valamely jogcsoportot, mert e nélkül nem teljes a regisztráció. Megjegyzés: A jelszónak legalább 8 karakter hosszúnak kell lennie, tartalmaznia kell legalább 1 számot, legalább 1 nagybetűt, és 1 kisbetűt. (például: test12 ) Valamint a megadott jelszónak egyeznie kell a megerősítő jelszóval. Amennyiben ez nem teljesül, a program kiemeléssel jelzi A Módosítás gomb megnyomásával (csak kiválasztott felhasználó esetében) a módosító űrlap jelenik meg, az adatok előre ki vannak töltve. Az új adatokat a Mentés gombbal mentheti el a munkáltató. Az Érvényesítés / Érvénytelenítés gomb megnyomásával a munkáltató változtathatja az egyes felhasználók érvényességét. Egy érvénytelen felhasználó nem tud belépni a portálra. Az érvényességet a sor végén található négyzet mutatja. Ha érvényes az adott felhasználó, a négyzet be van pipálva. 35
JOGCSOPORTOK A Jogcsoportok menüpontban hozhatja létre a munkáltató az előre beállított elemi jogok közül azokat a csoportokat, amiket később a felhasználóihoz tud rendelni. A menüpont nyitó oldalán egy táblázat látszik, az eddig létrehozott jogcsoportokról (alapesetben: Adminisztrátor, Lekérdező, Ügyintéző) A megjelenített adatok Kód Leírás Saját Érvényes: Ha a jogcsoport érvényes, a négyzet be van pipálva. Az egyes jogcsoportokra kattintva lenyílik egy táblázat, melyben a jogcsoportba tartozó elemi jogok láthatóak. stb 36
A kiválasztás mezőre kattintva lehet kiválasztani azokat a jogokat, melyeket a munkáltató szeretne a jogcsoporthoz rendelni vagy éppen eltávolítani. Ha egy jog ki van választva, attól még lehet érvényes vagy érvénytelen is. Ha a munkáltató kiválasztotta az összes szükséges jogot a csoporthoz, a táblázat feletti Mentés gombbal tárolhatja el az adatokat. Az Új felvitele gomb megnyomásával hozhat létre a munkáltató új jogcsoportot. A Kód és a leírás mezők kitöltése kötelező. A mentést a Rögzítés gomb megnyomásával lehet végrehajtani. A Módosítás gomb megnyomásával már meglévő (és kiválasztott) jogcsoportot lehet módosítani. A mentést a Módosítás gomb megnyomásával lehet végrehajtani. A Törlés gomb megnyomásával egy kiválasztott jogcsoportot azonnal törölhet a munkáltató. Az Érvényesítés / Érvénytelenítés gomb megnyomásával a munkáltató változtathatja az egyes jogcsoportok érvényességét. Egy érvénytelen jogcsoport nem rendelhető hozzá felhasználóhoz. Az érvényességet a sor végén található négyzet mutatja. Ha érvényes az adott jogcsoport, a négyzet be van pipálva. 37
ELEMI JOGOK Az elemi jogok azon jogok, melyek alaphelyzetben a rendszer részei. Ezek a menüpontokhoz, gombokhoz rendelt jogok, melyeket jogcsoportokba lehet összegyűjteni. Ezek a jogok nem módosíthatóak, nem törölhetőek és új jog sem adható hozzá a meglévőkhöz. Az egyes jogokra kattintva, megjelenik egy új táblázat a képernyő alján, mely azt jelzi, hogy a kiválasztott jog melyik jogcsoporthoz tartozik. A kiválasztás mezőt bekattintva érvényesítheti / érvénytelenítheti a munkáltató a kiválasztott jogcsoportot, majd ezt a műveletet a táblázat feletti Mentés gombbal érvényesítheti. 38
ESEMÉNY NAPLÓ Az esemény napló képernyőn az egyes felhasználók eseményeit lehet nyomon követni. A cselekmények átláthatóságát különböző szűrési feltételek megadásával lehet könnyíteni. Az események a következőek lehetnek A szűrési feltételek a következőek Esemény: A fentebbi képen láthatóak, egy bizonyos (vagy az összes) eseményt mutat 39
Szint: Az esemény fontossága. Az 1-es szint a legfontosabb. A rendszer a kiválasztott szintet és az annál fontosabb eseményeket mutatja, pl. 4-es szint esetén az 1,2,3,4 es szinteket. Felhasználó: Itt lehet beállítani, hogy a rendszer melyik felhasználó eseményeit mutassa. Nincs kiválasztva = összes. Munkáltató: A munkáltató kiválasztása során kiválasztott munkáltató szerepel benne, csak új munkáltatóhoz való átlépéssel (választ gomb a portál tetején) lehet módosítani. Csak az adott munkáltatóhoz tartozó felhasználókat mutatja a rendszer. Időpont: Az események kezdő és vég dátuma, amik között mutatja a rendszer az eseményeket. A dátum mező a lenyíló naptárral választható, majd ha ez megtörtént, a legördülő menükből választható az óra és a perc. Nem kötelező mindkét dátum kitöltése a kereséshez. A szűrést a Keresés gomb megnyomásával lehet elvégezni. Az eredmények a lentebb lévő táblázatban láthatóak. A megjelenített adatok: Dátum: Az esemény dátuma Esemény: Az esemény megnevezése Kieg. adat: Kiegészítő adat Felh.: A felhasználó neve Munkáltató: A felhasználó munkáltatója Szint: Az esemény fontossága. 1 = legfontosabb 40
RENDSZERPARAMÉTEREK A rendszerparaméterek menüpont szolgál a portál működéséhez szükséges paraméterek megtekintésére. A paraméterek tájékoztató jellegűek, nem változtathatóak. 41
MELLÉKLET A bevallások beolvasásával kapcsolatban kérjük, olvassa el a 19. oldalon található fontos tudnivalókat. OTP ÖNYP BEVALLÁS FÁJLFORMÁTUM A beolvasandó bevallásokat az alábbi struktúra szerint kell elkészíteni: Kezd. Megnevezés Kötelező Hossz Megjegyzés Típus 1 Vállalat kódja C 5 munkáltató szerződésszáma 6 Okiratszám I C 11 vagy adóazonosító jel 17 Összes Ft I N 8 25 Egyéni tagdíj I N 8 33 Munk. hozzájárulás I N 8 41 Egyéni tagdíj, többlet N 8 49 Pénztári tárgyhó I C 4 ééhh formában 53 Munk. hozz. többlet N 8 61 Adomány (munk) N 8 69 Eseti bef. (tag) N 8 77 CrLf 2 KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEK BEVALLÁS FÁJLFORMÁTUMA Azok a költségvetési szervek, amelyek a Központosított Illetményszámfejtő Rendszert használják, a KIR által előállított fájlformátumot olvashatják be a Portálon. Az önkéntes nyugdíjpénztárak számára alapestben a KIR 3 féle állományt állít elő (.xxxxxxa 1,.xxxxxxc,.xxxxxxl), amelyek közül az a végződésű olvasható be azzal, hogy a kiterjesztést txt-re kell változtatni. Az OTP Önkéntes Nyugdíjpénztár esetében a következő fájlnévvel kerül előállításra a bevallás: 117420001-20030030-00000000.xxxxxxA. Kérjük, havonta nevezze át a fájlt, mivel ugyanazzal a névvel ellátott fájlt, ugyanabból a mappából kétszer nem lehet beolvasni: Rekordleírás Megnevezés Típus Hossz Megjegyzés Adóazonosító jel C 10 kötelező adat Tagsági azonosító C 26 Tag neve C 30 Anyja neve C 30 Lakcím irsz. C 4 Lakcím, helység C 25 Lakcím, közterület C 20 Lakcím, közterület jellege C 15 Lakcím, házszám1 C 6 Lakcím, házszám2 C 1 Lakcím, házszám3 C 4 Egyéni tagdíj C 7 kötelező adat (jobbra igazítva) Munkáltatói tagdíj C 7 kötelező adat (jobbra igazítva) Bevallás hónap C 6 kötelező adat (ÉÉÉÉHH) Pénztár számlaszám C 26 Gazdálkodó törzsszám C 9 1 ahol xxxxxx a gazdálkodó törzsszáma 42
FÁJLÁTALAKÍTÁS Alábbiakban bemutatásra kerül egy ecxel fájl szöveges dokumentummá alakítása a Melléklet 1. számú struktúra leírása szerint. Az átalakítás szempontjából nem releváns, hogy a Microsoft Office Excel melyik verziója áll rendelkezésre. 1. Lépés A beolvasás szempontjából lényegtelen adatokat ki kell törölni. Az oszlopok/sorok kijelölését követően a jobb egérgomb megnyomása után az alábbi menü ugrik fel. 43
2. Lépés A struktúrának megfelelően üres oszlopokat kell beszúrni a hiányzó adatoknak. (Jobb egérgomb / Beszúrás) 3. Lépés A munkáltatói kód, okiratszám, tárgyhónap oszlopokat szöveg típusra kell átállítani, mert így a cella elejére beírt 0 karakterek nem tűnnek el. (Jobb egérgomb / Cellaformázás / Szöveg) 44
4. Lépés Ki kell tölteni a megfelelő adatokkal az üres oszlopokat A oszlop: munkáltatói kód C oszlop: összesen G oszlop: tárgyhónap 5. Lépés Az oszlopok szélességét a struktúra leírás szerint megadott hosszúságúra kell állítani. (Jobb egérgomb / Oszlopszélesség) 45
6. Lépés Jelen esetben a legfelső sort ki kell törölni, ahol az oszlopcímek szerepeltek, majd a Mentés másként paranccsal elmenteni prn formátumban a bevallást. (Jobb egérgomb / Törlés) 46
7. Lépés A mentést követően ajánlott ellenőrzésre megnyitni a fájlt. A kurzort a tárgyhónap elé helyezve az állapotsoron ellenőrizhető, hogy a 49. oszlopnál kezdődik-e a tárgyhónap. Ha ez rendben van, a bevallás átalakítása gyakorlatilag készen van, és beolvasható. Néhány fontos tanács ha az adatszolgáltatásban nem szerepel adomány, eseti befizetés, stb csak a tárgyhónap oszlopig kell elkészíteni a bevallást, ellenkező esetben addig az oszlopig kell megformázni az adatokat, amelyikben az utolsó adat szerepel az összeg oszlopokban nem szerepelhet tizedes jegy, és nem szabad helyi érték szerint csoportosítani ha okiratszám helyett adóazonosító jelet kíván szerepeltetni a bevallásban, a levelezőrendszer segítségével jelezze szándékát a Pénztárnak minden adatot célszerű jobbra igazítani a bevallásokat. prn formátumban kell el menteni, mert ez a formátum tölti ki az üres részeket szóközzel (és nem tabulátorral) a fájlnév lehet tetszőleges, de érdemes az évet és a hónapot is szerepeltetni benne (pl. OTPÖNYP_201012.prn) 47