MEGÁLLAPODÁS amely létrejött a szerződő felek, egyrészről a Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (H-6725 Szeged, Huszár u.1.), mint önállóan gazdálkodó, az előirányzatok felett teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv, a továbbiakban NGSZ, másrészről a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése vonatkozó határozatával az NGSZ-hez rendelt Intézmény, (Megnevezése), (Székhelye), mint részben önállóan gazdálkodó, az előirányzatok felett részjogkörrel rendelkező költségvetési szerv a továbbiakban Intézmény között, az alulírott helyen és időben. Szerződő felek az Államháztartás működési rendjéről szóló Kormányrendelet rendelkezésének megfelelően az NGSZ és az Intézmény közötti munkamegosztást, illetve a felelősségvállalás rendjét és az együttműködésük szabályait ebben a megállapodásban rögzítik továbbiakban MEGÁLLAPODÁS. Szerződő felek költségvetési szervek, ezért feladataik, és az érdekkörükbe tartozó tevékenység ellátása a vonatkozó hatályos jogszabályok keretei között történhet, függetlenül attól, hogy az esetleges jogszabály-módosítás, vagy változás (ide értve a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése továbbiakban Közgyűlés rendeleteit is) e megállapodásban átvezetésre került-e, vagy sem. A felek az együttműködésük során a mindenkor hatályos jogszabályi előírások szerint járnak el, amelyek nem teljes körűen, de nevesítetten A helyi önkormányzatokról szóló (jelenleg a 1990. évi LXV.) törvény (Ötv), Az államháztartásról szóló (jelenleg az 1992. évi XXXVIII.) törvény (Áht), A közoktatásról szóló (jelenleg az 1993. évi LXXIX.) törvény. Továbbá A Magyar Köztársaság költségvetéséről szóló (jelenleg a 2005. évi CLIII.) törvény, A számvitelről szóló (jelenleg a 2000. évi C.) törvény, és a közbeszerzésekről szóló (jelenleg a 2003. évi CXXIX.) törvény (Közbesz.tv.), A Munka Törvénykönyvéről szóló (jelenleg az 1992. évi XXII.) törvény (Mtv), A közalkalmazottak jogállásáról szóló (jelenleg az 1992. évi XXXIII.) törvény (Kjt), illetve az Államháztartás működési rendjéről szóló (jelenleg a 217/1998.(XII.30.)) Kormányrendelet (Ámr), Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló (jelenleg a 249/2000. (XII. 24.)) Kormányrendelet, Az építési műszaki ellenőri tevékenységről szóló (jelenleg 158/1997. (IX.26.)) Kormányrendelet, A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló (jelenleg a 193/2003.(XI.26.)) Kormányrendelet, a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetésről szóló hatályos rendelete, a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló hatályos rendelete (Vhr.), A Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata Beszerzési Szabályzata, A Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata vagyona feletti rendelkezési jog gyakorlásának szabályairól szóló (jelenleg a 25/2003. (VI. 2.) Kgy.) rendelete, a Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata hatályos Számlarendje, Számvitel Politikája, Pénzkezelési Szabályzata, Eszközök és Források Értékelési Szabályzata, Leltárkészítési és Leltározási Szabályzata, Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének Szabályzata, Önköltség-számítási és árképzési Szabályzata, Beszerzési Szabályzata, Belső Ellenőrzési Kézikönyve. A megállapodás szerkezete az alábbiak szerint tagolódik: a három karakterből álló számozások közül a 2. helyen álló 1 az intézményi, míg a 2 az NGSZ-t jelenti. Az NGSZ és az Intézmény kapcsolatában az adattovábbítás, tájékoztatás történhet írásban, vagy a Regionális Információtechnológiai Központ Zrt. (RITEK) Internet alapú Térségi Információs Technológiai és Általános Nyilvántartórendszer (a továbbiakban TITÁN rendszer) keretében, illetve annak üzenőtábláján keresztül, e-mailben, vagy elektronikus adathordozón is. A kötelezettséggel, vagy jogosultsággal bíró hivatalos iratokat, bizonylatokat, szerződéseket, vagy ezt helyettesítő okmányokat az elektronikus aláírás rendszerbe állításáig hagyományos módon, hiteles aláírással és bélyegzővel kell ellátni.
Felek a tudomásukra jutó és saját működésüket, ezen megállapodást, vagy az együttműködésüket érintő dolgokról különös tekintettel a jogszabály-változásokra egymást haladéktalanul tájékoztatják. 1. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSE Általános megállapítások: a) A költségvetés tervezése és végrehajtása, a beszámolók elkészítése az NGSZ, és minden Intézmény számára egyaránt elérhető Internet alapú TITÁN rendszer ETRIUSZ, KASZPER, KATI, SAMU, MAGISZTER, PAPIRUSZ és ENIKŐ elnevezésű számítógépes moduljainak kötelező és kizárólagos felhasználásával történik. Az egyes modulokba történő felhasználói jogosultságokat illetve azok megszűntetését az Intézmény Igazgatója, az NGSZ-nél az Igazgató, vagy a Gazdasági Igazgató a RITEK-nél írásban kezdeményezi. b) Az ETRIUSZ modul foglalkozik a költségvetési koncepció, a költségvetés tervezés, az évközi adatszolgáltatások (költségvetési jelentés INFO, a mérleg, energia céltámogatás) és az előirányzat módosítási kérelmek nyilvántartásával és feldolgozásával. c) A KASZPER modul végzi a kötelezettségvállalások, a kimenő és bejövő számlák, az utalványrendeletek, az utalványozások, érvényesítések és ellenjegyzések, a bruttó és nettó bérek, valamint az NGSZ részelőirányzatok felhasználásának nyilvántartását, a bank- és pénztárfeldolgozást, a könyvelési tételek kontírozását, főkönyvi kivonat és áfa analitika készítését. d) A KATI modul tartja nyilván a nagy és kis értékű tárgyi eszközöket, illetve azok mennyiségben és értékben történő mozgásait költséghelyenként, illetve alleltáranként, értékcsökkenést számol és leltárfelvételi ívet nyomtat. e) A SAMU modul biztosítja a személyzeti nyilvántartást, a rendszeres személyi juttatások és megbízási szerződések nyilvántartását, illetve általa lehet a közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos mindennemű szerződést, változást elkészíteni. f) A MAGISZTER modul végzi az Intézmények óvodásainak és tanulóinak egységes nyilvántartását, az étkezési térítési díjak beszedésének és támogatásokkal együttes elszámolását az NGSZ felé, naprakészen biztosítja az étkezési adagok rendelését a Suli-Host Kft-től. g) A PAPIRUSZ modul egy számítógépes iktató, postázó rendszer, amely egységes szerkezetben képes megoldani az Intézmény és az NGSZ közötti jelentős mennyiségű iratforgalom nyilvántartását, postázását, de emellett alkalmas az Intézmény bármilyen irányba történő levelezésének, postázásának és iktatási feladatainak nyilvántartására. h) Az ENIKŐ modul biztosítja az NGSZ és az Intézmények energia fogyasztásmérő helyeinek nyilvántartását, rögzíti az egyes fogyasztásmérő órák időponthoz kötött óraállását, alapadatokat szolgáltat a számlázáshoz, biztosítja a közüzemi számlák adatrögzítését, miközben kontrollálja a benyújtott számlák helyességét. i) Az NGSZ saját működésével kapcsolatos igazgatási, gazdasági, műszaki és beszerzési feladatai megegyeznek az Intézményi feladatokkal. A MEGÁLLAPODÁS-ban az NGSZ feladatai alatt az Intézmények és NGSZ által együttesen ellátandó feladatok közül az NGSZ által ellátandó feladatokat kell érteni. 1.1.1 Az Intézmény az ETRIUSZ modulban az e célra kifejlesztett elektronikus tervező táblázatok kitöltésével, illetve adott esetben a rendelkezésére bocsátott formanyomtatványokon teljesíti az NGSZ által megadott határidőre a kiemelt előirányzatokra lebontott tételes költségvetési tervét a költségvetési rendelet elkészítéséhez. 1.1.2 Az Intézmény a tárgyévi költségvetési rendelet alapján tételesen felosztja az önkormányzati támogatásból fedezett kiadásait, megtervezi saját bevételeit és az ebből fedezett kiadásait. Tételes költségvetést alakít ki a kötött felhasználású céltámogatásaira, a normatív kötött felhasználású támogatásaira és egyedi céltámogatásaira vonatkozóan. Az elemi költségvetés készítésekor nem térhet el a Közgyűlés által jóváhagyott kiemelt előirányzati keretétől, valamint a felügyeleti szerv által megadott tervezési irányelvektől. 1.1.3 Az Intézmény elkészíti költségvetése szöveges indoklását, amely tételesen tartalmazza az adott költségvetési előirányzat összegének számítási módját és indoklását. Az elektronikus környezetben (Word, Excel, ETRIUSZ) készülő szöveges értékelésben ki kell mutatni a szakfeladatra vonatkozó előirányzatokat, valamint a céltámogatások soronkénti részletes adatait és a bevételből fedezett kiadásokat egyaránt. 1.1.4 Az Intézmény a kötelező nyomtatvány-garnitúra és mellékletei elektronikus kitöltésével elkészíti a tárgyévi elemi költségvetését, és megadott határidőre megküldi az NGSZ-nek. 2.oldal
1.1.5 Az Intézmény az elemi költségvetés elkészítését követően az NGSZ által meghatározott formában elkészíti, és határidőre megküldi az előirányzatok telephelyek szerinti lebontását az NGSZ-nek. 1.2.1 Az NGSZ a költségvetési rendelet elkészítéséhez szükséges intézményi adatszolgáltatásokat tartalmilag és számszakilag ellenőrzi, majd előírt határidőre továbbítja a Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Közgazdasági Irodájának továbbiakban Közgazdasági Iroda. Hiba esetén egyeztetést kezdeményez az Intézménnyel. 1.2.2 Az NGSZ a vonatkozó Közgyűlési rendeletben meghatározott keretszámok alapján intézményi bontásban elkészíti a részjogkörű elemi költségvetést. 1.2.3 Az NGSZ az ETRIUSZ modulban számszakilag és tartalmilag felülvizsgálja az Intézmények elemi költségvetését. Amennyiben a felülvizsgálat során eltérést észlel, egyeztet az Intézménnyel, illetve helyesbítést kezdeményez. 1.2.4 Az NGSZ a vonatkozó jogszabályokban előírt formában és tartalommal, az Önkormányzat által megadott módon és meghatározott szempontok, keretszámok figyelembe vételével, az Intézmények által benyújtott elemi költségvetések és szöveges indoklások, értékelések alapján elkészíti az (NGSZ és az Intézmények) összesített elemi költségvetését és annak dokumentációját, majd mindezt megküldi a Közgazdasági Irodának. 1.2.5 Az NGSZ a Közgyűlési rendeletben jóváhagyott költségvetés alapján elkészített intézményi papíralapú dokumentációt a kézhezvételtől számított 15 napon belül továbbítja az Intézmény részére. 2. AZ ELŐIRÁNYZATOK FELHASZNÁLÁSA Általános megállapítások: a) Az Intézmény saját jogkörébe tartozó előirányzatai felett az Intézmény rendelkezik (kötelezettséget vállal, kifizetéseket és bevételeket utalványoz) azzal a feltétellel, hogy a saját bevételeit terhelő fenntartási, karbantartási, valamint energia kiadások előirányzatai terhére más fizetési kötelezettséget nem vállalhat. b) Az Intézmény az elemi költségvetésében részletesen meghatározott előirányzatok felhasználásáról a vonatkozó jogszabályok betartása mellett szabadon dönt azzal a megszorítással, hogy amennyiben a kötelezettségvállalás a Közbeszerzési törvény hatálya alá esik, akkor az eljárás lefolytatására az NGSZ az illetékes. A közbeszerzési törvény hatálya alá nem eső esetben az Intézmény térítésmentesen megbízhatja az NGSZ műszaki és/vagy beszerzési csoportját a beruházási, beszerzési és/vagy szolgáltatási feladatok, műszaki ellenőrzések, szakmai teljesítés-igazolások lebonyolításával. c) Az Intézmény az előirányzatainak felhasználásáért teljes körűen felel. A felhasználásra vonatkozó információt az NGSZ által az Intézményi feladások alapján elkészített havi elektronikus költségvetési jelentés (INFO) biztosítja. d) A kötelezettségvállalás KASZPER modulba történő Intézményi berögzítése (nyilvántartásba vétele), illetve a már ellenjegyzett kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt utalványrendelet és számla együttese ellenjegyzési kérelmet jelent az NGSZ számára, így azt külön megismételni szükségtelen. e) Kimenő számla csak a KASZPER modulban készíthető. Rendkívül indokolt esetben a kézi számlázás ügyviteli folyamatának NGSZ által elfogadott teljes körű írásbeli szabályozottsága esetén az NGSZ adhat írásbeli engedélyt kézi számlázásra. f) Minden kötelezettségvállalás (kiadást, vagy bevételt eredményező gazdasági esemény) ellenjegyzésre kerül. Erre az NGSZ igazgatója, vagy az általa felhatalmazott személy(ek) jogosult(ak). Az Intézményi kötelezettségvállalásokat teljesíteni csak előirányzat-felhasználási terv és szabad előirányzat alapján lehet. g.) A KASZPER modulban az Intézmény részére is elérhető a főkönyvi kivonat (összevont, halmozott adatok listája), valamint a könyvelésre vonatkozó tételes főkönyvi lista, amely a költségvetési jelentés (INFO) egyeztetésének alapja. h) Az Intézmény az NGSZ rendelkezési jogkörébe tartozó elkülönített banki alszámlán vezetett szakképzési hozzájárulásként átvett pénzeszközeit saját felelősségére és csak a cél szerint használhatja fel. Az év során elért bevételi többleteit a tárgyévi költségvetés végrehajtási szabályairól szóló Közgyűlési rendeletben (Vhr.) foglaltaknak megfelelően kizárólagos rendelkezési jogkörében használhatja fel a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre és a (köz)beszerzésre vonatkozó szabályok betartása mellett. i) A szakképzési hozzájárulás, illetve minden más támogatás, tárgyi eszköz ajándékozás, stb., egyszóval előny elfogadása olyan kötelezettségvállalásnak minősül, amelyhez az NGSZ általi ellenjegyzésen felül még a Polgármester jóváhagyása is szükséges. Ilyen esetben az okmányokat az NGSZ-nek kell 3.oldal
ellenjegyzésre benyújtani, aki hivatalból gondoskodik a szükséges polgármesteri jóváhagyásra történő felterjesztésről, illetve az okmányok Intézményhez történő visszajuttatásáról. 2.1.1 Az Intézmény a kötelezettségvállalás hiteles aláírásával (engedélyezésével) egyidejűleg berögzíti a gazdasági eseményt a KASZPER modulba (kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele). A KASZPER modul által adott szigorú sorszámot mint kötelezettségvállalás azonosító számot felírja a kötelezettségvállalás okmányára és az okmányt legalább két eredeti példányban a kötelezettségvállalás aláírását (keltezését) követő 3 munkanapon belül ellenjegyzésre megküldi az NGSZ-nek. 2.1.2 Az Intézmény dátumbélyegzővel érkezteti és iktatja a beérkező számlát. A beérkező számla teljesülésének szakmai-teljesítésigazolását követően a számlát a KASZPER modulban a számlát megalapozó kötelezettségvállaláshoz elektronikusan kapcsolja, megállapítja a fizetés határnapját és rögzíti, kinyomtatja majd az utalványozóval aláíratja az utalványrendeletet. Az utalványrendelettel felszerelt számlát a fizetési határidő lejártát megelőző 5 munkanapon belül érvényesítésre és ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítésre megküldi az NGSZ-nek. 2.1.3 Az Intézmény az általa nyújtott szolgáltatás szakmai-teljesítésigazolását követően a kötelezettségvállalásban foglalt feltételek szerint a KASZPER modulban kiállítja a kimenő számlát a hozzátartozó utalványrendelettel együtt, elektronikusan kapcsolja a kötelezettségvállaláshoz, aláíratja az utalványozóval, majd ellenjegyzésre és a követelés beszedésére megküldi az NGSZ-nek. A számla első példányát az Intézmény megküldi a vevőjének. 2.1.4 Az Intézmény a költségvetési jelentés (INFO) alapján elemzi, szükség esetén a költségvetési forrásaihoz igazítja saját gazdálkodási tevékenységét. 2.1.5 Az Intézmény köteles a részére elektronikusan elérhetővé tett költségvetési jelentést tételesen ellenőrizni, az előirányzatok felhasználásának mértékét figyelemmel kísérni, az intézményi analitikák könyveléshez kapcsolódó adatait folyamatosan vezetni és ellenőrizni. 2.1.6 Amennyiben az Intézmény a részére szolgáltatott, illetve elérhetővé tett adatokban az alapbizonylatokhoz képest eltérést észlel, a megjelenést követő 10 munkanapon belül írásos feladást készít az eltérés rendezésére vonatkozóan, melyet az NGSZ amennyiben jogosnak ítéli meg a következő havi könyvelésében rendez. Ha a rendezéssel az NGSZ nem ért egyet, erről írásban értesíti az Intézményt, és javaslatot tesz a megoldásra. Amennyiben ezzel az Intézmény nem ért egyet, úgy haladéktalanul egyeztetést kezdeményez az NGSZ illetékes munkatársával, és közösen feltárják az eltérés okát, a javítást a törvényi előírásoknak megfelelően végrehajtják. Az egyeztetésről jegyzőkönyvet készítenek. 2.1.7 Az Intézmény a saját bevételeit terhelő energia költségekről, az önköltség-számítás és a ténylegesen realizált bevételek alapján, a gazdasági félévet (évet) követő hó 15. napig az NGSZ részére kimutatást készít. 2.2.1 Az NGSZ a költségvetés végrehajtásáról szóló Közgyűlési rendelettel jóváhagyott Intézményi elemi költségvetés előirányzatait a KASZPER modulban lekönyveli. 2.2.2 Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat formájában is beérkező kötelezettségvállalásokat (kinevezés, megbízás, megrendelés, szerződés, megállapodás, határozat, stb.) alaki és formai szempontból ellenőrzi, meggyőződik a KASZPER modulban szereplő nyilvántartással történő egyezőségéről. Amennyiben teljesülnek a kötelezettségvállalás ellenjegyezhetőségének feltételei akkor az NGSZ 3 munkanapon belül ellenjegyzi és az okmányokat az Intézménynek visszaküldi. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem ellenjegyezhető, akkor az NGSZ 3 munkanapon belül az ok megjelölésével az okmányokat visszaküldi az Intézménynek. 4.oldal
2.2.3 Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat (számla és utalványrendelet) formájában beérkező a kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt utalványozott kifizetéseket, illetve követeléseket alaki, formai és szakmai-teljesítésigazolás szempontjából ellenőrzi, egybeveti az elektronikus kötelezettségvállalással. Amennyiben minden jogszabályi feltétel teljesül, akkor érvényesíti, ellenjegyzi és teljesíti az utalványrendeletben foglaltakat. Ha bármilyen feltétel nem teljesül, akkor az ok megjelölésével 3 munkanapon belül az okmányokat visszaküldi az Intézménynek. 2.2.4 Az Intézmény által megküldött saját bevételeit terhelő energia költségekre vonatkozó kimutatást az NGSZ összeveti az önkormányzati szabályozással (tárgyévi Vhr.). Amennyiben az önköltség-számítás szerinti energia költség magasabb, mint az önkormányzat által meghatározott mérték, akkor a különbözettel csökkentésre kerül az intézmény részjogkörű energia teljesítési értéke. 2.2.5 Az NGSZ a bevételi előirányzatok teljesüléséről és a kiadási előirányzatok felhasználásáról a KASZPER és az ETRIUSZ modulokban a költségvetés végrehajtásáról szóló Közgyűlési rendeletben (Vhr.) foglalt részletezettségű és adattartalmú költségvetési jelentést (INFO) készít a rendeletben meghatározott időpontokban. A költségvetési jelentés az Intézmény számára elektronikus úton érhető el. 2.2.6 Az NGSZ a költségvetési jelentés Intézmény által végzett ellenőrzése után a hozzá beérkezett és általa jóváhagyott teljesítés átkönyvelésre vonatkozó kérelmeket a KASZPER modulban a következő költségvetési jelentés elkészültéig lekönyveli. 2.2.7 Az NGSZ a saját és az Intézmények összesített költségvetési jelentését a költségvetés végrehajtásáról szóló Közgyűlési rendeletben foglalt időpontokban és határidőkre elkészíti és megküldi a Közgazdasági Irodának. a. ELŐIRÁNYZAT-MÓDOSÍTÁS, PÓTELŐIRÁNYZAT Általános megállapítások: a) Az NGSZ intézményi hatáskörű módosítási kérelmet bármikor, Közgyűlési hatáskörű előirányzat módosítási kérelmet a Közgazdasági Iroda ütemezésének megfelelően fogad el. Ezen időponton túl már csak a következő ütemre van befogadási lehetőség. b) Pótelőirányzatra vonatkozó igény csak akkor nyújtható be (akkor fogadható be), ha a kiemelt előirányzatokon mutatkozó megtakarításból, illetve saját forrásból a hiányzó fedezet sem részben, sem teljes mértékben átcsoportosítással nem biztosítható. c) Költségvetési szervnél a pénzmaradvány, illetve az előirányzat-maradvány személyi juttatásokból származó része a személyi juttatásokba tartozó tételeken túlmenően a kiemelt előirányzatokba tartozó tételek kifizetésére is fordítható. A pénzmaradvány, illetve az előirányzat-maradvány további része személyi juttatásokra nem használható fel. A pénzmaradvány, illetve az előirányzat-maradvány terhére nem vállalható olyan tartós kötelezettség, amely támogatási többlettel jár. 3.1.1 Az Intézmény az NGSZ-szel egyeztetett költségvetési jelentés (INFO) alapján elemzi, szükség esetén a forrásaihoz igazítja gazdálkodási tevékenységét. Indokolt esetben saját, vagy felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosítást kezdeményez az NGSZ-nél az ETRIUSZ modul, illetve teljesítés-átkönyvelést a Word és Excel programok által készített kérelmek alapján. 3.1.2 Amennyiben előirányzat-módosításnál az Intézmény eltérést észlel a kérelméhez képest, 5 munkanapon belül személyes egyeztetést kezdeményez az NGSZ erre illetékes ügyintézőjénél a hiba kijavítása érdekében. 3.1.3 Amennyiben az Intézmény gazdálkodása során pótelőirányzat válik szükségessé, az ez irányú kérelmet a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló Közgyűlési rendelet (Vhr.) előírásainak megfelelően kell elkészíteni, és felülvizsgálatra benyújtani az NGSZ-nek. 3.1.4 Az NGSZ rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok esetében az Intézmény kezdeményezi az előirányzatok átcsoportosítását, szükség esetén felügyeleti hatáskörű 5.oldal
előirányzat módosítását. A kérelmet az NGSZ felülvizsgálja, és indokolt esetben a következő előirányzat módosításra a Közgazdasági Irodának megküldi. 3.2.1 Az NGSZ az intézményi saját hatáskörbe tartozó előirányzat-módosításokat a kérelem beérkezésétől számított 5 munkanapon belül felülvizsgálja. Ha az egyeztetés során hibát talál, erről rövid úton (telefonon, telefaxon, e-mailben) tájékoztatja az Intézményt és a hibás előirányzat módosítási kérelmet az ok megjelölésével javításra visszaküldi. 3.2.2 Az NGSZ az Intézmény által beterjesztett 3.2.1. pontban jelzett, alakilag és tartalmilag hibátlan módosítási kérelmeket a beérkezéstől számított 5 munkanapon belül az Intézmény költségvetésében átvezeti. 3.2.3 Az Intézmény által kezdeményezett és Közgyűlés hatáskörébe tartozó előirányzatmódosítási kérelmet az NGSZ felülvizsgálja, az esetlegesen szükséges intézményi egyeztetés után véleményével ellátva a Közgazdasági Irodának megküldi. 3.2.4 A költségvetésről szóló Közgyűlési rendelet által jóváhagyott előirányzat-módosításokat és pótelőirányzatokat az NGSZ a KASZPER modulban lekönyveli, és a Közgazdasági Irodától kapott könyvelési értesítőt az Intézménynek 5 munkanapon belül továbbítja. 4. PÉNZ- ÉS BANKSZÁMLAKEZELÉS Általános megállapítások: a) Az NGSZ a saját, és a hozzárendelt részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek (intézmények) pénzeszközeit a Raiffeisen Bank Szegedi Fiókjánál nyitott bankszámlán kezeli, más hitelintézetnél bankszámlát nem nyithat. A szakképző iskolák szakképzési hozzájárulásainak, valamint a pályázati programokhoz kapcsolódó pénzeszközök (forint, deviza) kezelésére amennyiben a támogatási szerződés ezt kötelezően előírja az NGSZ rendelkezési jogkörébe tartozó elkülönített banki alszámlát kell nyitni. Az NGSZ saját, és a hozzárendelt intézmények pénzforgalmának kezelése a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott intézményenkénti technikai alszámlákon történik. A bankszámla és alszámlái fölött kizárólag az NGSZ jogosult rendelkezni. b) Az Intézmény alpénztára (ellátmánypénztára) bevételeit az ellátmány és az előleg, mint bevétel kivételével a készpénzes kiadások teljesítésére nem használhatja fel. A bevételeket az Intézménynek be kell fizetnie a technikai alszámlájára, amennyiben annak összege meghaladja a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket. Az intézményi befizetés abban az esetben sem teljesíthető készpénzkímélő módon, ha azzal egyidejűleg az Intézmény készpénzes ellátmányt vesz fel. c) Készpénzes kiadások teljesítésénél irányadó a Közgyűlés végrehajtási rendeletében (Vhr.) rögzített értékhatár, mely szerint meghatározott összeg fölötti számla készpénzben nem rendezhető. Egy gazdasági esemény több részletben való számlázása esetén a korlát a teljes összegre értendő. d) Az ellátmány intézményi összege a Pénzkezelési Szabályzat melléklete szerint kerül megállapításra. Az ellátmány összegét minden költségvetési év kezdetekor az NGSZ az Intézménnyel közösen felülvizsgálja, és az ellátmány keretösszegét indokolt esetben az Intézmény írásbeli kérelme alapján az NGSZ módosíthatja. 4.1.1 Az Intézmény a Pénzkezelési Szabályzat szerint havi elszámolási kötelezettséggel készpénzes ellátmányt igényelhet a szakmai készlet és kis értékű tárgyi eszközvásárlás, a kiküldetési és reprezentációs, valamint reklámkiadásokra, továbbá egyes kis összegű szolgáltatási kiadások készpénzben történő teljesítésére, illetve az ellátottak pénzbeli juttatásainak készpénzben kifizetendő összegére. 4.1.2 Az Intézmény írásos kérelmére az NGSZ az ellátmány összegén felül megindokolt esetben készpénzelőleget biztosít, amellyel a felvételtől számított 8 napon belül, de legkésőbb a tárgyhó végén köteles elszámolni. Ez alól kivételt képezhet az útielőleg, amikor is az Intézmény írásbeli kérelmére, indokolt esetben az elszámolás a következő hónapra átvihető. 4.1.3 Az Intézmény a felvett készpénzellátmánnyal a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint számol el, az alábbiak figyelembe vételével: a) a bevételekről és kiadásokról bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot állít ki kizárólag a KASZPER modulban, 6.oldal
b) a bevételeket, illetve kiadásokat a KASZPER modulban az erre rendszeresített pénztárjelentésbe az előírt adattartalommal felvezeti, c) az alapbizonylatokon (számlák, kiküldetési rendelvények, stb.) feltünteti a könyvviteli elszámolására utaló főkönyvi számlaszámokat, vagy a kiadási részelőirányzat pontos megnevezését, a kiadás fedezetéül szolgáló forrást (saját bevétel, vállalkozási bevétel, átvett pénzeszköz, önkormányzati támogatás), valamint a szakfeladat-számot és telephely-kódot, d) amennyiben egy alapbizonylaton több tétel található és tartalmilag az egyes tételek forrása eltér egymástól, akkor az egyes tételeknél külön-külön feltünteti a c) bekezdésben jelzett adatokat. 4.1.4 Amennyiben a napi bevétel eléri, vagy meghaladja a hatályos Vhr-ben, illetve a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket, az Intézmény köteles a készpénzt a technikai alszámlájára befizetni. A bevételeket a részére rendelkezésre bocsátott szigorú számadású nyomtatvány kiállításával, illetve a KASZPER modulba történő rögzítéssel, feldolgozással kell érvényesíteni. 4.1.5 Az Intézmény az NGSZ-től kapott technikai alszámla banki kivonat hiteles másolata alapján naprakész analitikus nyilvántartást vezet. 4.2.1 Az NGSZ biztosítja az Intézmény előzetes szóbeli, és az azt megerősítő írásbeli igénylése alapján a készpénz-ellátmányt, mely összegről az NGSZ főpénztárában az Intézmény készpénz kifizetési bizonylatot kap. Ezzel az Intézmény a számlavezető banknál vezetett bankszámláról készpénzben felveheti az ellátmány összegét. Az NGSZ főpénztára a Pénzkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően elvégzi az ellátmány elszámoltatását, melynek időpontjáról a TITÁN üzenőtábláján előzetesen tájékoztatást ad. 4.2.2 Az NGSZ gondoskodik az indokolt pénzszállítás és pénzőrzés biztosításáról, annak szállítási és őrzési költségét az NGSZ és az Intézmény fele-fele arányban viseli. 4.2.3 Az Intézmény azon feladatainak megvalósítására, melyekre vonatkozóan az Intézményt a kötelezettségvállalás és az utalványozás joga megilleti, az NGSZ havi finanszírozási keretet biztosít a központi bankszámláról, vagy az NGSZ főpénztárából. Az Intézmény által utalványozott számlákat az NGSZ ellenjegyzés után kifizeti, átutalja, illetve a követelést beszedi. 4.2.4 Az NGSZ finanszírozási kerettől függetlenül elkülönítetten kezeli az intézményi banki technikai alszámla forgalmát és folyamatosan, a bankszámlán történő pénzmozgást követő 3. munkanapon a banki kivonat egy hiteles másolatát az intézmény részére megküldi. 5. ÉTKEZÉS, ÉTKEZÉSI TÉRÍTÉSI DÍJAK BESZEDÉSE ÉS ELSZÁMOLÁSA Általános megállapítások: a) Étkezni csak az étkezési térítési díj megfizetését követően lehet. b) Amennyiben a szülő, vagy a tanuló az Intézményben kihirdetett befizetési napon nem fizeti be az étkezési térítési díjat, az étkezési adag megrendelését az Intézmény a befizetési időszak kezdetétől mindaddig szünetelteti, amíg az étkezési időszak hátralevő étkezési napjaira számított térítési díj befizetésre nem kerül. Utólagos befizetésre az Intézmény Vezetője által előre megjelölt pótbefizetési napon van lehetőség. Ennek elmulasztása esetén az adott befizetési időszakban a gyermek (tanuló) étkezési ellátásra nem jogosult. c) A 100%-os étkezési díjkedvezményre jogosult gyermekek (tanulók) bármilyen okból történő hiányzása esetén a szülő (tanuló) köteles a hiányzás napján, de legkésőbb másnapján az ellátást biztosító Intézmény felé a gyermek (tanuló) távollétét jelezni, és az étkezést a hiányzás végéig lemondani. Ennek elmaradása esetén, a gyermek (tanuló) részére megrendelt étkezési adag a hiányzást követő második napon az Intézmény által mindaddig lemondásra kerül, amíg a szülő (tanuló) nem jelzi, hogy mely naptól vesz részt ismételten az (óvodai) iskolai nevelésben. Előzetes jelzés hiányában csak a gyermek (tanuló) ismételt (óvoda) iskolai jelentkezését követő második naptól van lehetőség az étkezés igénybevételére. 7.oldal
d) Esetleges részletfizetést az Intézmény Vezetője kizárólag egyedi elbírálás alapján írásban engedélyezhet, ez azonban nem eredményezheti, hogy az étkezést igénybevevő utólagos befizetéssel étkezzen. e) Ha az étkező a befizetési kötelezettségének a szokásos módon és határidőre nem tett eleget, akkor írásban kell felszólítani a hátralék rendezésére. Amennyiben az intézkedés nem vezetett eredményre, akkor az Intézmény Vezetője a felügyeleti szervnél kezdeményezi a térítési díj-hátralék közadók módjára történő behajtását, vagy a behajthatatlan követelés törlését. Amennyiben túlfizetés keletkezett, akkor az a következő havi személyi térítési díjba beszámolandó, vagy az ellátott részére visszafizetendő. 5.1.1 Az Intézmény a MAGISZTER étkezési modulban az NGSZ nevében, önállóan, saját felelősségére végzi az intézményi ellátási (étkezési) díjaknak, és az alkalmazottak és vendégek térítési díjainak beszedését és nyilvántartását. A MAGISZTER modulban nyilvántartást vezet az étkezés igénybevételéről, a fizetendő személyi térítési díjakról, a hátralékokról és a túlfizetésekről is. 5.1.2 Az Intézmény feladata az étkezést igénybevevő ellátottak és alkalmazottak étkezésének felmérése és az Önkormányzat által előírt étkezési norma alapján az egyes kedvezmények és támogatások figyelembevételével fizetendő havi étkezési térítési díjak megállapítása és annak beszedése. 5.1.3 Az Intézmény az előzetes felmérés alapján kéri be az étkezést igénylőtől azokat az igazolásokat, nyilatkozatokat, határozatokat stb., amelyek a térítési díj megállapításánál kedvezmény igénybevételére adnak lehetőséget. Az Intézmény a MAGISZTER étkezési moduljában rögzíti ezen igazolások, nyilatkozatok adatait. 5.1.4 Az Intézmény a megállapított térítési díjat tárgyhóra vonatkozóan a tárgyhót megelőző hó 10-28-a között, az Intézmény Vezetője által megállapított nap(ok)on szedi be. A szeptember havi étkezési térítési díj beszedésének időpontját az Intézmény Vezetője kivételesen megállapíthatja szeptember hónap első hetére esően is. Az óvodák nyári étkezési díjfizetési időpontjait, és helyszíneit az Intézmény Vezetője esetileg állapítja meg és hirdeti ki, azzal a megkötéssel, hogy a díjfizetés napjának az étkezési időszakot megelőző 2-20 napba kell esnie. 5.1.5 Az étkezési díj beszedésének időpontjait a pénzszállítás gazdaságos és biztonságos szervezhetősége miatt az NGSZ előzetes egyetértésével kell megállapítani. 5.1.6 Az Intézmény a MAGISZTER étkezési modul használatával a beszedett térítési díjakról napi nyugtaszámos befizetési listát köteles nyomtatni és a beszedett étkezési térítési díjakat amennyiben meghaladja a tárgyévi Vhr-ben meghatározott összeget a beszedés napján a saját technikai alszámlájára, vagy postai úton köteles befizetni. Amennyiben a banki, vagy postai nyitvatartási idő lejártát követően az engedélyezett záró pénzkészletet (Vhr.) meghaladó készpénz halmozódik fel az Intézménynél, telefon, telefax, e-mail, vagy személyes megbeszélés útján értesíteni köteles a NGSZ-t a pénzszállítás, vagy a pénzőrzés szükségességéről. 5.1.7 Az Intézménynél, ha a MAGISZTER étkezési modul nem tehető működőképessé az NGSZ előzetes értesítése mellett - a pénzbeszedés napján jegyzőkönyvet kell felvenni erről a tényről, és a beszedés időpontja előtt kinyomtatott lista alapján az NGSZ által biztosított (kézi) nyugta felhasználásával kell a térítési díjakat beszedni és arról napi elszámolást készíteni. A MAGISZTER modul helyreállása után nyugta nyomtatása nélkül kell a kézi nyugtának megegyező befizetők tételeit a MAGISZTER modulban lezárni. A jegyzőkönyv egy példányát az NGSZ-nek 3 munkanapon belül meg kell küldeni. 5.1.8 Az Intézmény a megrendelések alapján a Suli-Host Kft-vel egyeztetett időpontban és időszakra vonatkozóan az igényelt ételadagokat étkezési típusonként írásban rendeli meg. A napi pótrendelést és lemondást, a tárgynapot megelőző nap 10 óráig kell összesítve a Suli-Host Kft. felé leadni. A MAGISZTER étkezési moduljában lehetőség van automatikusan előállítható, összesített ételadagokat tartalmazó e-mail automatikus küldésére a Suli-Host Kft-től bekért e-mail címekre (konyhákra). A 8.oldal
gyorsjelentésszerű e-mailes rendeléseket a Suli-Host Kft-vel kötött tárgybani megállapodásban foglaltaknak megfelelően hiteles aláírással ellátott bizonylat erejű megrendeléssel utólag meg kell erősíteni. 5.1.9 Azon Intézmény, amelyek ellátottja más, de szintén NGSZ hatáskörébe tartozó intézményben kívánja igénybe venni az étkezést (pl. kollégista a tanulmányát folytató intézményben), a Suli-Host Kft-nek köteles előzetesen és írásban közölni az ételadagok átirányítási igényét. 5.1.10 Az Intézmény az 5. 1. 2 pontban jelzetteken túlmenően a beszedett térítési díjakról, a kapcsolódó szociális támogatásokra jogosultakról, a támogatás összegéről és a megrendelt ételadag mennyiségéről analitikus nyilvántartást vezet a MAGISZTER étkezési modul használatával, melyet e-mailben és kinyomtatott, majd hitelesen aláírt formában (havi élelmezésjelentés, tényleges tárgyhavi befizetés lista), az NGSZ által előírt határidőre (általában tárgyhót követő hó 5-ig) köteles az NGSZ-nek eljuttatni. 5.1.11 Az Intézmény az étkezői nyilvántartás és a havi élelmezés jelentés 1 példányát az Intézményvezető által meghatalmazott személyek aláírásával (készítette, ellenőrizte) az egyéb élelmezési dokumentumokkal együtt köteles lefűzve tárolni. 5.1.12 Az Intézmény köteles egyeztetni a Suli-Host Kft. által kiállított havi számla mellékletében szereplő adagszámokat és az általa nyilvántartott, megrendelt adagszámokat. Eltérés esetén a Suli-Host Kft-vel egyeztet, melynek eredményéről készített feljegyzést az NGSZ-nek 3 munkanapon belül megküldi. 5.1.13 Az Intézmény feladata a kiutalt szociális támogatások jogosultanként való nyilvántartása és a fel nem használt támogatás elszámolása az NGSZ közvetítésével a Szociális Iroda felé. Beküldendő bizonylatok: kimutatás a támogatás alakulásáról jogosultanként, teljesítésigazolás, ezen felül lakcímre utalás esetén a postaköltségről kiállított utalványrendelet szükséges. 5.1.14 Az Intézmény írásban jelzi az NGSZ-nek, ha az étel minőségével, az adagok mennyiségével, illetve a konyha üzemeltetésével, az étkeztetés lebonyolításával és az energia felhasználásával, elszámolásával kapcsolatosan kifogása van. 5.2.1 Az NGSZ a Suli-Host Kft. által megküldött élelmezési számla mellékletét a kézhezvételtől számított 3 munkanapon belül megküldi az Intézmény részére. 5.2.2 Az NGSZ biztosítja az Intézmény részére a MAGISZTER működésképtelensége idejére a pénzbeszedéshez szükséges, NGSZ nevére szóló nyugtákat. 5.2.3 Az NGSZ koordinálja a MAGISZTER étkezési moduljával kapcsolatos problémákat, javítja, karbantartja a felhasználói jogkör alá eső menüpontokat. E-mail és papíros alapú formában fogadja a havi étkezési jelentéseket és feldolgozza azokat. 5.2.4 Az NGSZ egyezteti a Suli-Host Kft. által kiszámlázott adag mennyiségét és értékét az Intézmény által megrendelt és jelentett adagszámmal. Amennyiben eltérés mutatkozik az Intézmény által megküldött feljegyzés alapján, intézkedik a Suli-Host Kft. felé a számlahelyesbítésért. 5.2.5 Az NGSZ ellenőrzi az Intézmény által szolgáltatott MAGISZTER étkezési modulban található tárgyhavi tényleges befizetés listát a KASZPER feladásaival. 5.2.6 Az NGSZ végzi az élelmezési kiadások kontírozását, valamint az erre vonatkozó könyveléshelyesbítéseket. 5.2.7 Az NGSZ végzi a beküldött bizonylatok alapján a szociális támogatás visszautalását a Szociális Iroda felé. 9.oldal
5.2.8 Az NGSZ írásban tájékoztatja az Intézményeket az évenkénti térítési díj változásáról és annak megállapított összegéről. 5.2.9 Az NGSZ folyamatosan ellenőrzi az Önkormányzat és a Suli-Host Kft. között létrejött szerződésben foglaltak teljesítését, figyelemmel követi a Suli-Host Kft. által átutalt bérleti díj szerződésben foglalt tejesítését. 5.2.10 Az NGSZ ellenőrzi a konyhákban történt beruházásokat, felújításokat, karbantartásokat, eszköz beszerzéseket, az eszköznyilvántartásokat és selejtezéseket. Ellenőrzi a konyhák energia elszámolását. 5.2.11 Az NGSZ összefogja, egybegyűjti az Intézmények által jelzett, az étel minőségével illetve az adagok mennyiségével kapcsolatos problémákat, szükség esetén intézkedik a Suli-Host Kft. felé, indokolt esetben szakértőt von be. 6. SZÁMVITELI FELADATOK 6.1.1 Az Intézmény a dátumbélyegzővel érkeztetett és iktatott beérkező számláit, illetve az általa kiállított számlákat a telephely-kód megadása mellett előkontírozza, a hatályos rendelkezéseknek megfelelően felszereli, a KASZPER modulban konkrét kötelezettségvállaláshoz rendeli, megállapítja a tárgyévi Vhr. szerinti fizetési határidőt, utalványrendeletet készít, melyet az utalványozásra jogosult hiteles aláírása után érvényesítésre, ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítésre és könyvelésre a fizetési határidő lejárta előtt 5 munkanappal megküld az NGSZ-nek. 6.1.2 Az Intézmény analitikus nyilvántartásokat köteles vezetni a hatályos rendelkezéseknek megfelelően: a) A SAMU modulban az Intézménynél foglalkoztatott közalkalmazottak és a létszámhoz kapcsolódó illetménykeret tételes kimutatása, b) A Magyar Állam Kincstár (továbbiakban MÁK) által biztosított formanyomtatványon a túlóra nyilvántartása, a helyettesítések nyilvántartása, a (táppénz) betegszabadság nyilvántartása, c) A KATI modulban a kis értékű tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása, d) A MAGISZTER étkezési modulban a gyermek és felnőtt étkezéssel kapcsolatos pénzügyi és statisztikai adatok nyilvántartása, e) Word és Excel programok segítségével, illetve kézi karton felhasználásával vezeti: a meghatározott célra átvett pénzeszközök elszámolása és nyilvántartása, pályázati támogatások elszámolása és nyilvántartása, a fizetési előlegek nyilvántartása, az ellátmány-elszámolások nyilvántartása, az előleg elszámolások nyilvántartása, szabadság-nyilvántartás, az ellátottak pénzbeli juttatásainak elszámolása, a kötött felhasználású céltámogatások felhasználásának nyilvántartása, (amelyekről az év végén a céltámogatások elszámolásának keretében írásban tájékoztatja a NGSZ-t), egyedi céltámogatások felhasználásnak analitikus nyilvántartása, a vállalkozási tevékenységgel összefüggő bevételek és azok felhasználásának nyilvántartása, helyiségbérletek analitikus nyilvántartása, a tanulmányi kirándulások elszámolásai, egyedi raktári nyilvántartás, szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, elszámolása, (köz)beszerzési eljárások és azok dokumentációjának nyilvántartása, függő kiadások és bevételek analitikája. 10.oldal
6.1.3 Az Intézmény végzi a kis értékű tárgyi eszközök KATI modulban történő analitikus nyilvántartását. Az eszközmozgást rögzítő bizonylat egy példányát a számlához, vagy a számlát helyettesítő bizonylathoz csatolva ellenőrzésre és könyvelésre megküldi az NGSZ-nek. 6.1.4 Az Intézmény végzi az alleltár(ak) szerinti ki és nagy értékű tárgyi eszközök listázását, a költséghelyenkénti, illetve a kis értékű eszközkészlet kategóriánkénti listázását. 6.1.5 Az Intézmény havonta, a tárgyhót követő 5-ig egyeztetést kezdeményez az NGSZ-szel a függő kiadások és bevételek analitikájának egyeztetésére. 6.1.6 Az Intézmény a szakképzési támogatásairól vezetett analitikáját havonta, a tárgyhót követő 10-ig tételesen egyezteti az NGSZ-szel és tárgyév december 31-i fordulónappal következő év január 20-ig írásban hitelesítve, megküldi az NGSZ részére az analitika szerinti fel nem használt szakképzési támogatás összegét. 6.1.7 Az Intézmény tárgyévet követő január 31-ig írásban nyilatkozik, hogy az általa vezetett analitikus nyilvántartások tárgyév december 31-i záró állománya megegyezik az NGSZ által végzett főkönyvi könyvelés adataival. Amennyiben eltérés van, akkor az NGSZ útmutatása alapján közösen megkeresik a hiba okát és megszűntetik azt. 6.2.1 Az NGSZ ellátja az Intézmény és saját szervezete könyvvezetési feladatait, vezeti az 6.1 pontokban felsorolt analitikus nyilvántartások kivételével a Számlarendnek megfelelő valamennyi analitikus nyilvántartást, ezek különösen az: immateriális javak, nagy értékű tárgyi eszközök: földterület, telkek, épületek, építmények, gépek, berendezések, felszerelések, járművek, befektetett pénzügyi eszközök, üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközök, követelések és kötelezettségek analitikus nyilvántartása, függő kiadások és bevételek analitikája. 6.2.2 Az NGSZ az Intézmény által előkontírozott számlák kontírozását felülvizsgálja, ellenőrzi, majd számvitelileg igazolja. A NGSZ végzi a bér, az élelmezési kiadások, a közüzemi és szolgáltatási díjak, a pénzforgalom nélküli tételek és az előirányzatok, valamint a könyvelési helyesbítések kontírozását. 6.2.3 Az NGSZ könyveli a KATI modulban a nagy értékű tárgyi eszközök mennyiségében és értékében bekövetkezett változásokat az intézmény feladása alapján. 6.2.4 Az NGSZ végzi a főkönyv alapján történő nagy értékű tárgyi eszközök listázását, a nagy értékű tárgyi eszközök kategóriánkénti listázását, a bizonylategyeztető listákat, a költséghelyek karbantartását és a kategóriák karbantartását. 6.2.5 Az NGSZ a KASZPER modulban folyamatosan vezeti és nyilvántartja az Intézmény követelés- és tartozásállományának (vevő-szállító analitika) alakulását, a kötelezettségvállalásokról és követelés-szerzésekről szóló dokumentációkkal összevetve ellenőrzi azok megalapozottságát. Az esetlegesen észlelt eltérésekről az észleléstől számított 5 munkanapon belül írásban tájékoztatja az Intézmény Vezetőjét és felhívja az eltérések írásbeli indokolására, valamint a követelések kiszámlázására. 6.2.6 Az NGSZ az Intézménnyel történő havi egyeztetés eredményeképpen rendezi és átkönyveli a havi függő tételeket. 11.oldal
6.2.7 Az NGSZ meghatározza a szakképzési támogatásról vezetett analitika tartalmi és formai követelményeit. Az intézmény által megküldött egyezető lapokat, az egyeztetést követően azokat laponként hitelesíti. 7. MUNKAERŐ- ÉS BÉRGAZDÁLKODÁS Általános megállapítások: a) Az Intézmény a létszám- és személyi juttatás előirányzattal önállóan gazdálkodik (teljes jogkörrel rendelkezik előirányzatai felett, felelős a felhasználás alakulásáért, és az adatoknak a SAMU modulban történő felviteléért), figyelemmel kíséri az engedélyezett álláshelyek betöltöttségét, a havi illetménykeret-lekötésének alakulását (rendszeres kifizetések). b) Közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányt, illetve természetes személy részére szóló megbízási szerződést kiállítani csak a SAMU modulban szabad. A gép által kinyomtatott okmányokba utólagosan kézzel belejavítani, beleírni tilos. Csak rendkívül indokolt esetben ellenjegyezhető azon közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával, illetve megszűnésével kapcsolatos okmány, megbízási szerződés, amelyet nem a SAMU modulban készítettek el, vagy kézi javítást, kiegészítést tartalmaz. Ilyen esetben a szabálytól való eltérés okát jegyzőkönyvbe kell foglalni, melyet annak a személynek is alá kell írni, akinek a hibájából nem volt lehetséges időben a rögzíteni a SAMU modulban. A jegyzőkönyvet csatolni kell az okmányhoz. c) A közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmány (kinevezés, vezetői megbízás, átsorolás, munkaviszony megszűntetése, stb.) és a megbízási szerződés is kötelezettségvállalás, ezért a vonatkozó szabályok értelmében az ellenjegyzési kötelezettség rájuk is vonatkozik. Az ellenjegyzés nélküli kötelezettségvállalás érvénytelen. d) Amennyiben a munkaviszonnyal kapcsolatos okmány hatálya a keltezésnél korábbi akkor a munkáltató intézmény köteles a visszamenőleges hatály okát jegyzőkönyvbe rögzíteni. A jegyzőkönyvet a késlekedést előidéző személynek is alá kell írnia, majd csatolni kell az okmányhoz. Ennek hiányában az okmány nem ellenjegyezhető. e) A Magyar Állam Kincstár és az Intézmény közötti kapcsolatot kizárólag az NGSZ tart(hat)ja fenn, az Intézmény és a MÁK részére közvetlenül az NGSZ adja meg a szükséges információt. Az Intézmény a munkaerő- és bérgazdálkodással kapcsolatos ügyekben közvetlenül az NGSZ-szel áll kapcsolatban, tőle kapja meg a szükséges tájékoztatást, segítséget. 7.1.1 Az Intézmény a vonatkozó jogszabályi előírások betartása mellett elvégzi a munkáltatói jogkör gyakorlásával együtt járó feladatokat, a SAMU modulban elkészíti és kiadja a közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával illetve megszüntetésével (megszűnésével) kapcsolatos okmányokat (kinevezés, besorolás, adatfelvételi lap, számlanyitás bejelentő, kinevezés módosítás, átsorolás, elszámoló lap, közalkalmazotti igazolás, közalkalmazotti jogviszony megszüntető irat). 7.1.2 Az Intézmény a munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkavállaló és a munkáltató részéről aláírt okmányok legalább három (munkavállalói, munkáltatói és MÁK) példányát 3 munkanapon belül MÁK kísérőjegyzékkel ellátva ellenjegyzésre megküldi az NGSZ-nek. 7.1.3 A bérjellegű, nem rendszeres kifizetések (megbízási szerződés alapján végzett munka ellenértéke, célfeladat ellenértéke, túlóradíj, minőségi pótlék, kereset-kiegészítés, jubileumi jutalom, stb.) esetén: a) Az Intézmény a KASZPER modulban korábban már ellenjegyzett és mellékletekkel felszerelt megbízási szerződést, alapbizonylatot, stb. továbbítja az NGSZ részére. A bérkifizetésről szóló rendelkezésen feltünteti a kifizetés pontos jogcímét, és a terhelt előirányzatot (önkormányzati támogatási előirányzat, saját bevétel, vállalkozási bevétel, vagy átvett pénzeszköz). b) Az Intézmény tárgyhót követő 3-ig MÁK nyomtatványon jelenti az NGSZ-nek a munkából való távolmaradást (betegszabadság, GYED, GYES, táppénzes ellátások). c) Az Intézmény tárgyhót követő 10-ig MÁK nyomtatványon jelenti az NGSZ-nek a túlórát, a helyettesítést és a szabadság feladást. 12.oldal
7.1.4 Az Intézmény nem rendszeres bérkifizetés esetén, minden egyes kifizetésről szóló rendelkezéskor írásban tájékoztatja az NGSZ-t a dolgozó kifizetését terhelő egyéb levonás összegéről, jogcíméről és kedvezményezettjéről. Ennek elmulasztásából eredő károk, kamatok és bírságok az Intézményt terhelik. 7.1.5 Az Intézmény feladata a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetésről készült bérjegyzékek, a kifizetési jegyzékek, valamint a könyvelési bizonylatok egyeztetése, ellenőrzése. A téves számfejtés, vagy kifizetés, elmaradt feladás elsősorban az Intézmény felelőssége, mivel a rendelkezésére álló bizonylatokat azonnal köteles egyeztetni. Eltérés esetén írásban 3 munkanapon belül a szükséges lépésekről tájékoztatja az NGSZ-t. 7.1.6 Az Intézmény a Vhr. alapján minden hónap 5-ig köteles elkészíteni és megküldeni a SAMU modulban a létszám és illetmény hó végi záró adatairól készített kimutatást, amit az NGSZ felülvizsgálat után tárgyhónap 10-ig a Közgazdasági Irodára továbbít. 7.1.7 Az Intézmény minden negyedév utolsó hónap 25-ig kitölti és az NGSZ-nek megküldi a KSH által kiadott Jelentés az üres álláshelyek számáról elnevezésű űrlapot, melyet feldolgozás után elektronikus adathordozón az NGSZ tárgyhónapot követő hónap 3- ig továbbít a MÁK felé. 7.1.8 Az Intézmény a nem rendszeres munkáltatói kifizetésekről (pl. hideg, meleg étkezési hozzájárulás, utazási költségtérítés, napidíj, kiküldetés, stb.) telephely szerinti bontásban feladást teljesít minden hónap 25-ig a NGSZ-nek. A nemleges kifizetésekről is írásban kell nyilatkozni. 7.2.1 Az NGSZ az Intézménytől beérkező MÁK kísérőjegyzékkel ellátott közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányokat alaki, formai és tartalmi ellenőrzés után amennyiben az ellenjegyezhetőség feltételei fennállnak 3 munkanapon belül ellenjegyzi, egy példányát továbbítja a MÁK-nak, a fennmaradó példányokat visszaküldi az Intézménynek. Amennyiben nem ellenjegyezhető az okmány, akkor az NGSZ 3 munkanapon belül az ok megjelölésével az iratok összes példányát visszaküldi az Intézménynek. 7.2.2 Az NGSZ az Intézmény által beküldött bizonylatokat ellenőrzi, az Intézményi Munkaügyi Információs Rendszerbe (IMI) berögzíti a túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, szabadság feladás kivételével tárgyhó 4. napjáig elektronikus adathordozón továbbítja a MÁK-nak. 7.2.3 Az NGSZ az Intézmény által beküldött bizonylatok közül a túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, és a szabadság feladást tartalmazó MÁK nyomtatványt ellenőrzi, majd berögzíti az IMI rendszerbe, és tárgyhó 15-ig elektronikus adathordozón továbbítja a MÁK-nak. 7.2.4 A bérjellegű, úgynevezett nem rendszeres kifizetéseknél az NGSZ végzi a számfejtést a MÁK által biztosított IMI rendszerben. A számfejtés eredményét utalványrendelet formájában rögzíti a KASZPER modulban. A kifizetés végrehajtásának NGSZ általi utalványozását és ellenjegyzését követően az NGSZ gondoskodik a nettó összeg jogosult, az esetleges egyéb levonások összegének pedig a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalásáról. 7.2.5 Az NGSZ az Intézménynek ellenőrzésre és tájékoztatásul havonta megküldi a jogosultak és kedvezményezettek kifizetési jegyzékét és a könyvelési bizonylatokat. 7.2.6 Az NGSZ a MÁK-tól havonta kapott bérfizetési jegyzéket és a könyvelési bizonylatokat átvételi elismervény ellenében átadja az Intézménynek. 7.2.7 Az NGSZ a rendszeres és nem rendszeres bérkifizetési jegyzékek és könyvelési bizonylatok intézményi ellenőrzése és észrevételezése alapján havonta intézkedik a bérfüggő kiadások és bevételek rendezéséről. 13.oldal
7.2.8 Az NGSZ rögzíti és a MÁK-nak elektronikus adathordozón az általa megadott határidőre megküldi a nem rendszeres munkáltató kifizetésekről szóló feladásokat az IMI rendszerből. 8. SELEJTEZÉS LELTÁROZÁS 8.1.1 Az Intézmény az NGSZ által rendelkezésére bocsátott Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a Leltárkészítési és leltározási szabályzat alapján elvégzi a rá háruló feladatokat. 8.1.2 Az Intézmény a vonatkozó szabályzatban foglaltaknak megfelelően megállapítja a rendeltetésszerűen nem használható vagyontárgyak körét. Selejtezési ellenőrt kér az NGSZ-től és ha szükséges elkészítteti a szakértői véleményt, majd értékesíti, vagy selejtezi az eszközöket. Elkészíti a selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyveket, a hulladék-anyagok jegyzőkönyvét, megteszi a további szükséges intézkedéseket. 8.1.3 Az Intézmény az NGSZ Leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott, előzetesen egyeztetett éves ütemterv által előzetesen kijelölt időpont és a Leltárkészítési és leltározási szabályzat alapján elkészíti az intézményi leltározási ütemtervet, kijelöli a leltározási bizottságot, leltárellenőrt kér az NGSZ-től. 8.1.4 Az Intézmény az egyedi leltárutasításban meghatározottak szerint elvégzi a helyszíni leltározást, megállapítja a leltárkülönbözetet és az NGSZ leltárkiértékelése alapján amennyiben szükséges elvégezteti az eltérés vizsgálatot, illetve felelősségre vonást alkalmaz. Erről a leltárfelvételkor készült folyamatos jegyzőkönyv, a leltárbizonylatok, és a felelősségre vonásról szóló határozat megküldésével tájékoztatja a NGSZ-t. 8.1.5 Tárgyévben végrehajtott leltározás esetén a hatályos rendelkezéseknek, szabályzatoknak megfelelően az Intézmény saját hatáskörben dönthet arról, hogy december 31-i fordulónappal a készletet tartalmazó listát mérleg alátámasztásnak tekinti, vagy fordulónappal újra leltároz. Az Intézmény a vonatkozó jogszabály által előírt gyakorisággal köteles leltározni. 8.1.6 A nagy értékű tárgyi eszközök kivezetése a 6.2.3 pont szerint történik. A kis értékű tárgyi eszközök kivezetése a KATI modulban az Intézmény feladata. 8.2.1 Az NGSZ elvégzi a Leltárkészítési és leltározási, illetve a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzatában rögzített ráeső feladatokat. 8.2.2 A NGSZ az Intézménnyel történő egyeztetés után kijelöli a leltárellenőröket, kiadja a leltárfelvételi ívet, elvégzi az ellenőrzést és a kiértékelést, gondoskodik a leltárbizonylatok, iratok megfelelő példányainak őrzéséről, kezeléséről. 8.2.3 NGSZ a selejtezéshez kijelöli a leltárellenőrt, aki selejtezéskor felügyeli a szabályszerűséget. Észrevételét a selejtezési jegyzőkönyvben rögzíti. 9. ADATSZOLGÁLTATÁS, BESZÁMOLÁS 9.1.1 Az Intézmény az évközi és éves beszámoló, a költségvetés és a pénz- és előirányzatmaradvány elszámolás elkészítéséhez, valamint az év közben felmerülő egyéb, az intézmény-hálózatot érintő, egységes felmérések, jelentések, műszaki adattár, döntési javaslatok elkészítéséhez az Önkormányzat és/vagy a NGSZ által meghatározott adattartalommal és formában adatszolgáltatást teljesít. 9.1.2 Az Intézmény a beszámolókhoz elkészíti a szöveges értékelést. Szöveges indokolással adatot szolgáltat a pénz- és előirányzat-maradvány elszámolásához, a céltámogatás felhasználásáról, a feladatmutatók alakulásáról. 14.oldal
9.1.3 Az Intézmény részt vesz az NGSZ által szervezett, előre meghirdetett továbbképzéseken, oktatásokon, szakmai megbeszéléseken, tájékoztatókon, bemutatókon. Kérés esetén a kapcsolódó témában adatszolgáltatást teljesít. 9.2.1 Az NGSZ jogszabályokban előírt határidőre és adattartalommal, a könyvelési adatok, az Intézmény adatszolgáltatása és szöveges értékelése alapján elkészíti az Intézmény évközi és éves pénzforgalmi beszámolóját és ezek dokumentációit. 9.2.2 Az NGSZ a költségvetés végrehajtási utasításában (Vhr.) foglalt határidőre elkészíti a költségvetési jelentést. Az évközi és éves költségvetési jelentést megküldi a Közgazdasági Iroda részére. 9.2.3 Az NGSZ a Közgazdasági Iroda által felülvizsgált, a zárszámadás alapját jelentő beszámoló-garnitúra egy példányát megküldi az Intézmény részére. 9.2.4 Az NGSZ az éves beszámoló részeként elkészíti a céltámogatások elszámolását. Ehhez bekéri az Intézményi elszámolást, az egyes céltámogatások felhasználására vonatkozó összesítő adatait, majd ezeket összeveti a könyvelésből lekérdezhető felhasználási adatokkal. Eltérés esetén a határidők betartása mellett egyeztetést kezdeményez, melynek során kéri az Intézményt az eltérés írásos feltárására. A feltárás alapján gondoskodik a végrehajtható módosítási kérelmek figyelembe vételéről. 9.2.5 Az NGSZ a jogszabály és a Közgazdasági Iroda leiratában meghatározott módon elkészíti az intézményi pénz- és előirányzatmaradvány-elszámolást, amelyhez az Intézmény előzetesen adatot szolgáltatott. 9.2.6 A NGSZ megküldi az Intézmény részére az előzetes pénz-és előirányzat-maradvány elszámolást, amit az Intézmény haladéktalanul ellenőriz. Amennyiben az Intézmény eltérést észlel vagy nem ért egyet az elszámolással, személyes egyeztetést kezdeményezhet. Az eltérés, illetve kifogás rendezéséről jegyzőkönyv készül. A jóváhagyott pénz- és előirányzat-maradványról a Közgazdasági Iroda az NGSZ útján tájékoztatja az Intézményt. 9.2.7 Az NGSZ ellátja az Intézmény adatszolgáltatása alapján az államháztartással szembeni adatszolgáltatási feladatokat. A jogszabályban előírt adattartalommal, formában és határidőre elkészíti és továbbítja a a) a negyedéves és éves beruházási statisztikai jelentést, b) az áfa bevallást, c) az energiafelhasználási beszámolót, d) közbeszerzési éves statisztikai összegezést, e) egyéb, az intézményi vagyon működtetésével kapcsolatos adatszolgáltatásokat, f) rehabilitációs hozzájárulás elszámolását. Az áfa és a rehabilitációs hozzájárulás esetében a kapcsolódó pénzforgalmat az NGSZ rendezi, átutalja a fizetendő adót és hozzájárulást. 9.2.8 Az NGSZ a jogszabályban előírtaknak megfelelően, az ETRIUSZ rendszerben a Közgazdasági Iroda által meghatározottak szerinti adattartalommal az Intézmény tartozásállományáról igény esetén havi rendszerességgel, a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig adatszolgáltatást teljesít a Közgazdasági Iroda részére. 10. ENGEDÉLYEZÉSI ELJÁRÁS (Kötelezettségvállalás, szakmai teljesítés-igazolás, érvényesítés, utalványozás és ellenjegyzés) 15.oldal
Általános megállapítások: a) Az Intézmény a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok terhére, illetve saját bevétel megszerzése érdekében kötelezettséget vállal, utalványoz. Költségvetési szerv nevében, a költségvetési szerv feladatainak ellátása (végrehajtása) során fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni (a továbbiakban kötelezettségvállalás) az önállóan, illetve a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv vezetője, vagy az általa írásban megbízott személy (a továbbiakban kötelezettségvállaló/utalványozó) jogosult. Ugyanez vonatkozik a kiadás teljesítésének, illetve a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére, azaz az utalványozásra is. b) Utalványozni csak a KASZPER modul külön írásbeli rendelkezésével (a továbbiakban utalványrendelet) lehet. c) A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését. A szakmai teljesítésigazolás módjáról és az azt végző személy(ek) kijelöléséről a költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban köteles rendelkezni. A szakmai teljesítésigazolásnak az okmányon (számlán) feltüntetett gazdasági esemény megtörténtét kell igazolni és magára az okmányra (számlára) kell felvezetni. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. d) Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, a kötelezettségvállalás sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, különösen sérti, ha túllépi a létszám és kiadási előirányzatot, fedezet nélküli a kötelezettségvállalás, aránytalan a szolgáltatás-ellenszolgáltatás, feltűnően alacsony, vagy magas ár alkalmazása, jóváhagyatlan pénzmaradvány felhasználás történne, a beszerzési szabályzat, a közbeszerzési törvény, ezen MEGÁLLAPODÁS, illetve az Intézmény szabályzatai előírásai nem kerültek betartásra. e) Az ellenjegyzésre jogosultnak az okmányt ha nem felel meg az ellenjegyzés feltételeinek akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a kötelezettségvállaló, vagy az utalványozó írásban utasítja. Ez esetben az ellenjegyző az okmányt az ellenjegyzés utasításra történt záradékkal köteles ellátni, s erről a Polgármestert 3 munkanapon belül értesíteni köteles. Az ellenjegyző utasítás ellenére is megtagadhatja az ellenjegyzést, ha ezzel bűncselekményt valósítana meg. f) Érvényesítést csak az NGSZ igazgatója által ezzel írásban megbízott, a jogszabály szerinti iskolai végzettséggel rendelkező NGSZ dolgozó végezhet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. g) Ott ahol az aláírás alakisága cégszerű aláíráshoz kötött, a cégszerű aláírás a kötelezettségvállalásra és az ellenjegyzésre feljogosított személyek együttes, első- és másodhelyi aláírásával jön létre. h) A kötelezettségvállalás minden egyes példányán szerepelni kell az ellenjegyzésnek, azaz a kötelezettségvállalást legalább 2 példányban (vevő-szállító) kell ellenjegyzésre küldeni. i) A kötelezettségvállaló, a szakmai teljesítést igazoló, az utalványozó, az érvényesítő és az ellenjegyző aláírása hiteles kell legyen. Akkor hiteles az aláírás, ha azt az arra jogosult személy saját kezűleg írja alá, és aláírása mellett szerepel az Intézmény hivatalos bélyegzőlenyomata. j) Kizárólag csak eredeti sajátkezű aláírások fogadhatók el hiteles aláírásként. A másolt (nyomtatott, faxolt, bélyegzett) aláírás nem hiteles. k) Az e-mailben, vagy faxon érkező megrendelések az eredeti és hiteles aláírású visszaigazolás csatolásával érvényes kötelezettségvállalássá tehetők, amennyiben egyébként megfelelnek az ellenjegyzés feltételeinek. l) Másolat csak hitelesítés után ellenjegyezhető (másolt számla nem hitelesíthető). Másolatot hitelesíteni a Hiteles, az eredetivel mindenben megegyezik bélyegzőlenyomat melletti dátum és eredeti hiteles aláírással lehet. Másolat hitelesítésére csak a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, illetve ellenjegyzésre jogosult személy jogosult. m) Amennyiben a hitelesített másolatok között nincs egyetlen eredeti aláírású okmány sem, akkor ennek okát jegyzőkönyvbe kell foglalni, a jegyzőkönyvet a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, illetve ellenjegyzésre jogosult személyek mindegyikének alá kell írni és a jegyzőkönyvet csatolni kell a hitelesített másolatokhoz. 10.1.1 Az Intézmény a kötelezettségvállalásra és utalványozásra jogosultak névsorát, munkakörét és aláírás-mintáját írásban megküldi a NGSZ-nek, és a későbbiekben biztosítja ezek naprakészségét. 10.1.2 Az Intézménynek a kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott költségvetés fel nem használt és le nem kötött jogcím szerinti előirányzata biztosítja-e a fedezetet (keretfigyelés). A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia, és az Intézmény kötelezettségvállalásaival összhangban köteles biztosítani, hogy a szükséges költségvetési és saját forrásai a jogcím szerinti előirányzatnak megfelelően rendelkezésre álljon. 16.oldal
10.1.3 Az Intézmény kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt elkészíti az utalványrendeletet a KASZPER modulban. Feltünteti, hogy a rajta szereplő összeget saját bevételéből, az átvett pénzeszközei terhére, vállalkozási bevételből vagy a részére jóváhagyott támogatási előirányzat terhére rendeli kifizetni, illetve bevételként utalványozni. Vállalkozási bevételből teljesítendő kiadás esetén feltünteti továbbá, hogy az adott kiadást a vállalkozási tevékenység érdekében vagy az alaptevékenységgel összefüggésben használja fel. 10.1.4 Az intézményi utalványozó az ellenjegyzőhöz hasonlóan az utalványozás előtt meggyőződik arról, hogy a bizonylat szabályszerűen van-e kiállítva és aláírva, van-e fedezet a kifizetésre, a beszerzési szabályzat, közbeszerzési törvény, ezen MEGÁLLAPODÁS és az Intézmény vonatkozó szabályzatai be lettek-e tartva, illetve, hogy a kedvezményezett jogosult-e az átvételre. 10.2.1 Az NGSZ arra felhatalmazott dolgozójának joga és a jogszabályi feltételek fennállása esetén kötelessége az Intézményi kötelezettségvállalások és utalványrendeletek ellenjegyzése. Az NGSZ ellenjegyzése nélkül a kötelezettségvállalás érvénytelen, a kiadás nem teljesíthető, a bevétel nem szedhető be. Az Intézménytől beérkező okmányokat az NGSZ 3 munkanapon belül elbírálja. 10.2.2 Az NGSZ arra kijelölt dolgozója (az érvényesítő) a kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrzi azok jogosultságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. 10.2.3 Az Intézmény írásbeli adatszolgáltatása alapján a NGSZ nyilvántartja az Intézménynél arra írásban kijelölt, kötelezettségvállalásra és utalványozásra jogosultak névsorát, aláírásmintáját és a jogosultság mértékét. Az ellenjegyzés gyakorlása során ellenőrzi a kötelezettségvállaló, vagy az utalványozó illetékességét. 10.2.4 Az ellenjegyzett okmány példányait az NGSZ 3 munkanapon belül az Intézménynek visszajuttatja. A rendkívüli káresemények közvetlen következményeinek elhárításával kapcsolatos, a kárveszély nagyságával arányban álló azonnali Intézményi kötelezettségvállalást az NGSZ utólagosan ellenjegyzi. 11. VAGYONKEZELÉS, VAGYONKATASZTER 11.1.1 Az Intézmény a használatában lévő önkormányzati vagyon felett a vonatkozó Közgyűlési rendeletben meghatározottak szerint rendelkezik, és vezeti az előírt nyilvántartásokat. Ennek értelmében az Intézmény mint önkormányzati vagyonkezelő a rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyontárgyat birtokolja, használja és a használatából származó hasznot beszedi. 11.1.2 Az Intézmény köteles gondoskodni: a) a kezelésébe átadott vagyontárgy értékének megőrzéséről, ennek keretében viseli a vagyontárgy fenntartásával, felújításával, karbantartásával, őrzésével kapcsolatos terheket és közterheket, b) köteles gondoskodni a vagyontárgy nyilvántartásáról a KATI nagy és kis értékű tárgyi-eszköznyilvántartó rendszerben, állományváltozásának átvezetéséről, és a tulajdonos önkormányzat felé történő elszámolásáról, c) köteles gondoskodni a kezelésében lévő, de birtokából kikerült (pl. bérbe adott-, ideiglenesen átadott eszközök) vagyon használatának, hasznosításának ellenőrzéséről. 11.1.3 Az Intézmény vezetője felelős az Intézmény használatába adott vagyon rendeltetésszerű használatáért annak érdekében, hogy az alapító okiratban előírt tevékenységeit a jogszabályi előírásoknak megfelelően lássa el. 17.oldal
11.1.4 Az Intézmény vezetője írásban köteles jelezni az NGSZ-nek és a tulajdonos képviselőjének, amennyiben a használatába adott vagyon feladatai ellátásához nem szükséges. 11.1.5 Az Intézmény feladata az a) ingatlanvagyon-kataszter Intézményre vonatkozó adatainak nyilvántartása, b) adatszolgáltatás az NGSZ-nek a vagyonkataszter adataiban történt változásokról, c) az általa nyilvántartott és az NGSZ részére szolgáltatott adatoknak a földhivatal ingatlan-nyilvántartás azonos tartalmú adataival történő egyezőségének ellenőrzése, és erről nyilatkozat adása az NGSZ-nek, d) az általa az NGSZ számára szolgáltatott adatok, tények és jogok aktualizálása, az ezt alátámasztó iratok átadása a NGSZ-nek. 11.2.1 Az NGSZ feladata az intézményi ingatlanvagyon-kataszter a) aktualizálásához szükséges alapbizonylatok vagyonkezelő költségére történő beszerzése, kezelése és őrzése, b) a kataszterben szereplő adatok, valamint a számviteli egyezőségéről történő gondoskodás, a bekért egyezőségi nyilatkozatok nyilvántartása, c) adatszolgáltatás a Városüzemeltetési Irodán keresztül az Önkormányzat által az ingatlanvagyon-kataszter vezetésével megbízott szervezet részére. 11.2.2 A kataszter ingatlan adatlapjának, valamint a földre, az épületre, a közműre és egyéb építményre vonatkozó betétlapjainak az adatai meg kell, hogy egyezzenek a földhivatali ingatlan-nyilvántartás azonos tartalmú adataival, illetve a vagyon-, közmű kezelőjének nyilvántartásával. Az NGSZ feladata (a számviteli törvénnyel összhangban) a számviteli nyilvántartással való egyezőség érdekében a kataszterben előírt bruttó érték nyilvántartás, valamint a bruttó érték változás és az egyenleg vezetése is. Ha a NGSZ ezirányú tevékenysége során eltérést tapasztal, erről levélben értesíti a Városüzemeltetési Irodát. 12. ÜGYIRAT- ÉS BIZONYLATKEZELÉS, NYILVÁNTARTÁS Általános megállapítások: a) A TITÁN rendszeren belül működő PAPIRUSZ modul egy számítógépes iktató, postázó rendszer, amely egységes szerkezetben képes megoldani az Intézmény és az NGSZ közötti jelentős mennyiségű iratforgalom nyilvántartását, postázását, de emellett alkalmas az Intézmény bármilyen irányba történő levelezésének, postázásának és iktatási feladatainak nyilvántartására is. b) Az NGSZ és az Intézmények közötti iratok átadása-átvétele kizárólag a PAPIRUSZ modulon keresztül történik. c) Az irat rögzítésekor minden esetben meg kell nevezni az irat tárgyát, az irat típusát, a mellékletek számát. d) A KASZPER és SAMU modulban készített iratok a PAPIRUSZ modulba automatikusan átemelődnek, ezért azokat szükségtelen újból rögzíteni. e) A PAPIRUSZ modulban a főszámos (-alszámos) és a gyűjtőszámos iktatás is lehetséges. 12.1.1 Az Intézmény a vonatkozó előírásokban meghatározottak figyelembe vételével, megköti a saját rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatok felhasználására, bevételek megszerzésére irányuló kötelezettségvállalásokat, a KASZPER modulban elektronikus nyilvántartásba veszi és az aláírás keltezésétől számított 3 munkanapon belül ellenjegyzés céljából a PAPIRUSZ modulon keresztül történő szabályszerű átadás-átvétel mellett kézbesíti az NGSZ-nek. 12.1.2 Az Intézmény azon okmányait is külön figyelemfelhívás mellett az NGSZ-nek adja át, amelyek polgármesteri (fenntartói) jóváhagyást igényelnek. 12.1.3 Az Intézmény a kötelezettségvállalást tartalmazó iratokat (okmányokat) köteles a beérkezéskor (az Intézményben előállított iratokat az elkészítést követően azonnal) nyilvántartásba venni (iktatni), és a későbbiekben az Iratkezelési és irattározási szabályzat előírásainak megfelelően kezelni, őrizni. 18.oldal
12.1.4 Az Intézmény megszervezi a gazdasági eseményeket eredményeztető ügyiratok (bizonylatok) érkeztetését és iktatását, gondoskodik az ügyiratok biztonságos őrzéséről és a megfelelő titokvédelemről, illetve a vonatkozó szabályzatokban meghatározott eredeti iratok NGSZ-hez továbbításáról a PAPIRUSZ modulon keresztül az Iratkezelési és Irattározási Szabályzat szerint. 12.2.1 Az NGSZ az Intézmény által kötött szerződéseket (ideértve a követelést eredményező szerződéseket, valamint a személyi jellegű kifizetést eredményező szerződéseket is, pl. megbízási szerződések, közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő dokumentumok, stb.) az előírásoknak megfelelően a PAPIRUSZ modulon keresztül igazoltan átveszi, illetve átadja az Intézménynek. Az NGSZ a kötelezettségvállalásokról a vonatkozó szabályokban előírt elektronikus nyilvántartást vezet a KASZPER, a SAMU és a PAPIRUSZ modulban. 12.2.2 Az NGSZ biztosítja az Intézmény által megküldött gazdasági eseményeket eredményeztető, vagy rögzítő ügyiratok (szerződések, bizonylatok) érkeztetését és iktatását a PAPIRUSZ modulban, gondoskodik az ügyiratok biztonságos őrzéséről és a megfelelő titokvédelemről. 12.2.3 Az NGSZ ellenjegyzés után azon okmányok esetében, amelyeknél az Intézmény jelezte hivatalból gondoskodik a szükséges polgármesteri (fenntartói) jóváhagyás megszerzéséről, majd az iratokat az Intézmény rendelkezésére bocsátja. Ilyen esetben a szükséges ügyintézési idő a jóváhagyás megszerzésének időtartamával kibővül. 12.2.4 Amennyiben a PAPIRUSZ modul nem működik (pl. áramszünet, a rendszer meghibásodása, stb.) az iratok átadása és átvétele az NGSZ és az Intézmények között erre az esetre rendszeresített átadás-átvételi jegyzőkönyvön keresztül történik. A PAPIRUSZ modul elindulása után a jegyzőkönyv tartalmát erre utaló megjegyzéssel utólag a rendszerbe be kell rögzíteni. 13. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS Általános megállapítások: a) A költségvetési szerveknek a Közbeszerzési törvény és a Beszerzési Szabályzat előírásai szerint kell eljárni az árubeszerzési, szolgáltatás igénybevétele és építési beruházási (karbantartási, felújítási) ügyekben. b) A közbeszerzési műszaki leírás azoknak a műszaki előírásoknak az összessége, amelyek meghatározzák a közbeszerzés tárgya tekintetében megkövetelt jellemzőket, amelyek alapján a közbeszerzés tárgya oly módon írható le, hogy az megfeleljen az ajánlatkérő által igényelt rendeltetésnek. A műszaki leírás tartalmazza a minőségre, a teljesítményre, a biztonságra és a méretekre vonatkozó jellemzők meghatározását, ideértve a közbeszerzés tárgyára alkalmazandó, a minőségbiztosításra, a terminológiára, a jelekre, a vizsgálatra és vizsgálati módszerekre, a csomagolásra, a jelölésre, a címkézésre vonatkozó követelményeket. Építési beruházás vagy szolgáltatás (karbantartás) megrendelése esetében továbbá tartalmaznia kell a tervezésre és költségekre vonatkozó szabályokat, a munkák vizsgálati, ellenőrzési és átvételi feltételeit, az építési eljárásokat vagy technológiákat, valamint minden olyan egyéb műszaki feltételt, amelyet az ajánlatkérőnek módjában áll általános vagy különös rendelkezésekkel előírni az elkészült munka és azon anyagok vagy alkatrészek tekintetében, amelyeket az magában foglal. c) A közbeszerzési eljárás ajánlati, vagy ajánlattételi felhívása kötelezettségvállalásnak minősül, ezért ellenjegyzése kötelező. d) Az ajánlatkérő (Intézmény) csak abban az esetben mentesül a szerződés megkötésének kötelezettsége alól, ha az eredményhirdetést követően általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére vagy teljesítésére nem képes. 13.1.1 Az Intézmény a Közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzései, szolgáltatás igénybevételei, karbantartásai, felújításai és beruházásai lebonyolításával (teljes körű ügyintézésével), a közbeszerzési eljárás lefolytatásával a NGSZ-t bízza meg. 13.1.2 Az Intézmény a várható jövő évi előirányzatai alapján valószínűsíti a következő költségvetési évre vonatkozó árucsoportonkénti beszerzési, karbantartási (felújítási, beruházási) és egyéb szolgáltatási igényeit, meghatározza azok 12 havi becsült értékét. A becsült értékek alapján elkészíti az Intézmény előzetes közbeszerzési tervét, melyet szeptember 25-ig felülvizsgálatra és nyilvántartásba vételre megküld az NGSZ-nek. 19.oldal
13.1.3 Az Intézmény a közbeszerzésekről szóló törvény rendelkezése alapján véglegesíti a közbeszerzési tervét és felülvizsgálat, illetve nyilvántartásba vétel miatt április 10-ig megküldi a NGSZ-nek. 13.1.4 Az Intézmény feladata a közbeszerzési eljárás törvényben meghatározott előkészítése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése, a dokumentáció előkészítése. 13.1.5 Az Intézmény az NGSZ-nek írásban megküldi a közbeszerzési eljárás kiírásához szükséges adatokat, amelyek az alábbiak: a) az ajánlatkérő nevét, címét, telefon- és telefax-számát (e-mail); b) a dokumentáció elkészítéséhez szükséges műszaki leírást; c) a közbeszerzés tárgyát, illetőleg mennyiségét; d) a szerződés időtartamát vagy a teljesítés határidejét; e) a teljesítés helyét; f) az ajánlatok bírálati szempontját; g) a közbeszerzési eljárás tárgyára vonatkozó becsült érték meghatározását. A dokumentumok elkészítéséhez az Intézmény kérheti az NGSZ közbeszerzési referensének közreműködését. 13.1.6 Az Intézményvezető által írásban kijelölt, a közbeszerzés tárgyával kapcsolatban szakmai tapasztalattal rendelkező (megbízott) személy az Intézmény képviselőjeként, mint a Bíráló Bizottság tagja közreműködik az ajánlatok elbírálására létrehozott Bíráló Bizottság munkájában. Az Intézmény vezetője mint döntéshozó a Bíráló Bizottság javaslata alapján saját egyszemélyi felelősséggel dönt a közbeszerzési eljárás nyerteséről. Döntését írásban rögzíti. 13.1.7 Az Intézmény az éves közbeszerzéseiről külön jogszabályban meghatározott minta szerinti éves statisztikai összegzést készít, amelyet tárgyévet követő év április 30-ig felülvizsgálatra megküld az NGSZ-nek. 13.2.1 Az NGSZ jogosult, adott esetben köteles a saját nevében mint ajánlatkérő közbeszerzési eljárást lefolytatni. 13.2.2 Az NGSZ a vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelően a Beszerzési Szabályzatban határozza meg a közbeszerzési eljárás előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjét. 13.2.3 Az NGSZ biztosítja az Intézmény által konkrétan és körültekintően megfogalmazott, megfelelően dokumentált igények alapján a (köz)beszerzési ajánlati, ajánlattételi felhívás és a szerződéstervezet elkészítését, kibocsátását, fogadja a beérkező ajánlatokat, gondoskodik azok szakszerű kezeléséről. Az NGSZ dokumentálja a közbeszerzési eljárást. 13.2.4 Az NGSZ igazgatója a (köz)beszerzési eljárás során beérkezett ajánlatok elbírálására legalább háromtagú Bíráló Bizottságot hoz létre. A Bíráló Bizottság állandó tagjai az NGSZ műszaki igazgatója, a beszerzési vezető (közbeszerzési referens), a műszaki vezető és az ajánlatkérő Intézmény vezetője által írásban kijelölt intézményi képviselő(k). 13.2.5 A Bíráló Bizottság tagjai külön-külön lapon írásban értékelik az ajánlatokat, és ezt követően alakítják ki a közös álláspontot, amit szintén írásban dokumentálva a döntéshozónak (ajánlatkérő Intézmény igazgatójának) átadnak. 13.2.6 Az NGSZ az Intézmény által elkészített éves összegző statisztikai jelentést felülvizsgálja és jogszabályban rögzített határidőre a megküldi a Közbeszerzések Tanácsának. 20.oldal