Szeged Megyei Jogú Város Polgármestere

Átírás

1 Előterjesztő Szeged Megyei Jogú Város Polgármestere Ikt. sz.: 44181/2012. Tárgy: Az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szervek közötti megállapodás jóváhagyása Melléklet: 1 db határozati javaslat Készítette: Közgazdasági Iroda Véleményezésre megküldve: Oktatási Bizottság Kulturális, Egyházügyi, Közművelődési és Idegenforgalmi Bizottság Pénzügyi Bizottság Jogi, Ügyrendi és Közbiztonsági Bizottság Törvényességi véleményezésre bemutatva: április 12.

2 Tisztelt Közgyűlés! A Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálat (továbbiakban: NGSZ) és az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek munkamegosztásáról és felelősségvállalás rendjéről szóló megállapodás (Továbbiakban: Megállapodás) a 344/2009. (VI.26.) Kgy. sz. határozattal került elfogadásra. A Megállapodás lefedi az NGSZ és az intézmények közötti pénzügyi, gazdasági műszaki, beszerzési folyamatokat, de az alábbiakban kiemelt változások indokolttá teszik annak módosítását: - A költségvetési szervek működését befolyásoló új államháztartási törvény, és a törvény végrehajtására kiadott kormányrendelet, a szeptember 1-től hatályba lépő köznevelési törvény, valamint közoktatásról, a közbeszerzésről és a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvények módosítása január 1-vel hatályba lépő rendelkezés szerint az önkormányzat irányítása alatt álló önállóan működő, elemi költségvetés alapján gazdálkodó, költségvetési szerv részére az önkormányzat számlavezető pénzintézeténél önálló fizetési számlát kell nyitni. A NGSZ-hez rendelt önállóan működő költségvetési szervek önálló pénzforgalmi számlái feletti rendelkezéseket az önálló intézmény és az NGSZ között létrejött megállapodásban kell rögzíteni. Tekintettel arra, hogy a jelenleg hatályos Megállapodás jelentős mértékben módosul, az áttekinthetőség érdekében javasolom, hogy új - egységes szerkezetű - Megállapodás kerüljön jóváhagyásra. Kérem a Tisztelt Közgyűlést az előterjesztés megtárgyalására és a határozati javaslat elfogadására. Szeged, április 12. Dr. Botka László polgármester

3 Kivonat Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlés napján megtartott soros ülésének jegyzőkönyvéből./ ( ) Kgy. Határozat Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése megtárgyalta a polgármester /2012 sz. az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szervek közötti megállapodás jóváhagyása tárgyában készült előterjesztését és az alábbi határozatot hozta: 1. A Közgyűlés a határozat mellékletét képező, a Nevelési - Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (továbbiakban: NGSZ), mint önállóan működő és a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata fenntartásában működő nevelési-oktatási intézmények, művelődési házak önállóan működő intézmények közötti Megállapodást jóváhagyja és ezzel egyidejűleg a 344/2009.(VI.26.) Kgy. sz határozatot hatályon kívül helyezi. 2. A Közgyűlés utasítja az NGSZ és a hozzárendelt intézmények vezetőit a jóváhagyott megállapodás aláírására. Határidő: május 31. Felelős: NGSZ és az érintett intézmények vezetői A határozatról értesítést kapnak: Tisztségviselők, Címzetes Főjegyző, Aljegyző, Polgármesteri Kabinet, Jegyzői Iroda, Közgazdasági Iroda, Oktatási, Kulturális és Sportiroda, Magyar Államkincstár Csongrád Megyei Igazgatóság, Csongrád Megyei Kormányhivatal, a Nevelési Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata vezetője, valamint az érintett intézmények vezetői. Kmf. Dr. Botka László sk. Dr. Mózes Ervin sk. polgármester címzetes főjegyző

4 4 Határozati javaslat melléklete MEGÁLLAPODÁS amely létrejött a szerződő felek, egyrészről a Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (6724 Szeged, Huszár u. 1.), mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, a továbbiakban NGSZ, másrészről a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése vonatkozó határozatával az NGSZ-hez rendelt, Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata fenntartásában működő az NGSZ mindenkor hatályos Alapító Okirata mellékletében felsorolt költségvetési szerv (székhelyén), mint önállóan működő költségvetési szerv a továbbiakban Intézmény között, az alulírott helyen és időben. Szerződő felek az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet rendelkezésének megfelelően az NGSZ és az Intézmény közötti munkamegosztást, illetve a felelősségvállalás rendjét és az együttműködésük szabályait ebben a megállapodásban rögzítik továbbiakban MEGÁL- LAPODÁS. Szerződő felek költségvetési szervek, ezért feladataik, és az érdekkörükbe tartozó tevékenység ellátása a vonatkozó hatályos jogszabályok keretei között történhet, függetlenül attól, hogy az esetleges jogszabály-módosítás, vagy változás (ide értve a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlése továbbiakban Közgyűlés rendeleteit is) e megállapodásban átvezetésre került-e, vagy sem. A felek az együttműködésük során a mindenkor hatályos jogszabályi előírások és a belső szabályzataik szerint járnak el, amelyek nem teljes körűen, de nevesítetten: 1) A helyi önkormányzatokról szóló (jelenleg a évi LXV.) törvény (Ötv.), 2) Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény, 3) az államháztartásról szóló (jelenleg a évi CXCV.) törvény (Áht.), 4) az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (Ávr.), 5) a jelenleg hatályos közoktatásról szóló évi LXXIX. törvény, és a szeptember 1-jétől hatályos a nemzeti köznevelésről szóló évi CXC. törvény, 6) a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló (jelenleg az évi CXL.) törvény, 7) a Magyarország évi központi költségvetéséről szóló (jelenleg a évi CLXXX- VIII.) törvény, 8) a számvitelről szóló (jelenleg a évi C.) törvény, a közbeszerzésekről szóló (jelenleg a évi CVIII.) törvény (Kbt.), 9) a Munka Törvénykönyvéről szóló (jelenleg az évi XXII.) törvény (Mt.), valamint a július 1-jétől hatályos évi I. törvény (Mt)

5 10) a közalkalmazottak jogállásáról szóló (jelenleg az évi XXXIII.) törvény (Kjt.), 11) a nemzeti vagyonról szóló évi CXCVI. törvény 5 12) az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló (jelenleg a 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet, 13) az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Kormányrendelet, 14) a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet, 15) a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetésről szóló hatályos rendelete, 16) a Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló hatályos rendelete (Vhr.), 17) a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata vagyona feletti rendelkezési jog gyakorlásának szabályairól szóló (jelenleg a 25/2003. (VI. 27.) Kgy. rendelete, 18) a Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata és a hozzárendelt Intézmények hatályos: a) Számlakerete, b) Számlarendje, c) Számvitel Politikája, d) Pénzkezelési Szabályzata, e) Eszközök és Források Értékelési Szabályzata, f) Leltárkészítési és Leltározási Szabályzata, g) Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének Szabályzata, h) Önköltség-számítási és árképzési Szabályzata, i) Beszerzési Szabályzata, j) Belső Ellenőrzési Kézikönyve, k) Belső Kontrollrendszer szabályzata, l) Ügyrendje, m) Iratkezelési és irattárózási szabályzata, n) Számítástechnikai védelmi szabályzata, o) Kommunikációs eszközök használatának szabályzata, p) Gyermek- és Diákétkeztetési Szabályzat, q) Energiagazdálkodási szabályzata, r) Munkavédelmi szabályzata, s) Tűzvédelmi szabályzata, t) Vagyonvédelmi szabályzata, u) Közalkalmazotti szabályzat, u) Műszaki munkák bonyolításának szabályzata, A MEGÁLLAPODÁS, vagy jogosultsággal bíró hivatalos iratokat, bizonylatokat, szerződéseket, megrendelőket, munkaügyi okmányokat, vagy ezt helyettesítő iratokat az elektronikus aláírás rendszerbe állításáig hagyományos módon, hiteles aláírással és bélyegzővel kell ellátni.

6 6 Felek a tudomásukra jutó és saját működésüket, ezen megállapodást, vagy az együttműködésüket érintő dolgokról különös tekintettel a jogszabály-változásokra egymást haladéktalanul tájékoztatják. 1. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSE Általános megállapítások: a) A költségvetés tervezése és végrehajtása, a beszámolók elkészítése az NGSZ, és minden Intézmény számára egyaránt elérhető Internet alapú TITÁN rendszer ETRIUSZ, KASZPER, KATI, SAMU, MAGISZTER, PAPIRUSZ 2009 és ENIKŐ elnevezésű számítógépes moduljainak kötelező és kizárólagos felhasználásával történik. Az egyes modulokba történő felhasználói jogosultságokat illetve azok megszűntetését az Intézmény Igazgatója, az NGSZ-nél az igazgató, vagy a gazdasági igazgató a RITEK-nél írásban kezdeményezi. b) Az ETRIUSZ modul foglalkozik a költségvetési koncepció, a költségvetés tervezés, költségvetés, beszámoló, az évközi adatszolgáltatások (költségvetési jelentés INFO, a mérleg), egyéb táblázatok (pályázatok, szerződések, finanszírozás ütemezése) és az előirányzat módosítási kérelmek nyilvántartásával és feldolgozásával. c) A KASZPER modul végzi a kötelezettségvállalások, a kimenő és bejövő számlák, az utalványrendeletek, az utalványozások, érvényesítések és ellenjegyzések, a bruttó és nettó bérek, valamint az NGSZ részelőirányzatok felhasználásának nyilvántartását, a bank- és pénztárfeldolgozást, a könyvelési tételek kontírozását, főkönyvi kivonat és áfa analitika készítését. d) A KATI modul tartja nyilván a nagy és kis értékű tárgyi eszközöket, illetve azok mennyiségben és értékben történő mozgásait költséghelyenként, illetve alleltáranként, értékcsökkenést számol és leltárfelvételi ívet nyomtat. e) A SAMU modul biztosítja a személyzeti nyilvántartást, a rendszeres személyi juttatások és megbízási szerződések nyilvántartását, illetve általa lehet a közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos mindennemű szerződést, változást elkészíteni. f) Az ETELKA modul végzi az Intézmények óvodásainak és tanulóinak egységes nyilvántartását, az étkezési térítési díjak beszedésének és támogatásokkal együttes elszámolását az NGSZ felé, naprakészen biztosítja az étkezési adagok rendelését a Suli-Host Kft-től. g) A PAPIRUSZ 2009 modul egy számítógépes iktató, postázó rendszer, amely egységes szerkezetben képes megoldani az Intézmény és az NGSZ közötti jelentős mennyiségű iratforgalom nyilvántartását, postázását, de emellett alkalmas az Intézmény bármilyen irányba történő levelezésének, postázásának és iktatási feladatainak nyilvántartására. h) Az ENIKŐ modul biztosítja az NGSZ és az Intézmények energia fogyasztásmérő helyeinek nyilvántartását, rögzíti az egyes fogyasztásmérő órák időponthoz kötött óraállását, alapadatokat szolgáltat a számlázáshoz, biztosítja a közüzemi számlák adatrögzítését, miközben kontrollálja a benyújtott számlák helyességét. i) Az NGSZ saját működésével kapcsolatos igazgatási, gazdasági, műszaki és beszerzési feladatai megegyeznek az Intézményi feladatokkal. A MEGÁLLAPODÁS-ban az NGSZ feladatai alatt az Intézmények és NGSZ által együttesen ellátandó feladatok közül az NGSZ által ellátandó feladatokat kell érteni Az Intézmény az ETRIUSZ modulban az e célra kifejlesztett elektronikus tervező táblázatok kitöltésével, illetve adott esetben a rendelkezésére bocsátott formanyomtatványokon teljesíti az NGSZ által körlevélben magadott határidőre a felügyeleti szerv tervezési irányelvei szerint a kiemelt előirányzatokra lebontott tételes költségvetési tervét a költségvetési rendelet elkészítéséhez Az Intézmény a tárgyévi költségvetési rendelet alapján tételesen felosztja az önkormányzati támogatásból fedezett kiadásait, megtervezi saját bevételeit és az ebből fedezett kiadásait. Tételes költségvetést alakít ki a kötött felhasználású céltámogatásaira, a normatív kötött felhasználású támogatásaira és egyedi céltámogatásaira vonatkozóan. Az elemi költségvetés készítésekor nem térhet el a Közgyűlés által jóváhagyott kiemelt előirányzati keretétől, valamint a felügyeleti szerv által megadott tervezési irányelvektől Az Intézmény elkészíti költségvetése szöveges indoklását a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint, amely tételesen tartalmazza az adott költségvetési előirányzat összegének számítási módját és indoklását. Az elektronikus környezetben (Word, Ex-

7 7 cel,) készülő szöveges értékelésben ki kell mutatni a céltámogatások soronkénti részletes adatait és a kiadásokat forrásonként Az Intézmény a kötelező nyomtatvány-garnitúra és mellékletei elektronikus kitöltésével elkészíti a tárgyévi elemi költségvetését, és a körlevélben foglaltak szerinti dokumentumokat a megadott határidőre megküldi az NGSZ-nek Az Intézmény az elemi költségvetés elkészítését követően az NGSZ által meghatározott formanyomtatványon elkészíti, és határidőre megküldi az előirányzatok telephelyek, szakfeladatok, források és részletező kódok szerinti lebontását az NGSZ-nek Az NGSZ a költségvetési rendelet elkészítéséhez szükséges intézményi adatszolgáltatásokat tartalmilag és számszakilag ellenőrzi, majd előírt határidőre továbbítja a Szeged Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Közgazdasági Irodájának továbbiakban Közgazdasági Iroda. Hiba esetén egyeztetést kezdeményez az Intézménnyel Az NGSZ a vonatkozó Közgyűlési rendeletben meghatározott keretszámok alapján intézményi bontásban elkészíti a rendelkezési jogosultsága körébe tartozó előirányzatok elemi költségvetést Az NGSZ az ETRIUSZ modulban számszakilag és tartalmilag felülvizsgálja az Intézmények elemi költségvetését. Amennyiben a felülvizsgálat során eltérést észlel, egyeztet az Intézménnyel, illetve helyesbítést kezdeményez Az NGSZ a vonatkozó jogszabályokban előírt formában és tartalommal, az Önkormányzat által megadott módon és meghatározott szempontok, keretszámok figyelembe vételével, az Intézmények által benyújtott elemi költségvetések és szöveges indoklások, értékelések alapján elkészíti az (NGSZ és az Intézmények) összesített elemi költségvetését és annak dokumentációját, majd mindezt az előírt határidőre megküldi a Közgazdasági Irodának Az NGSZ a Közgazdasági Iroda által felülvizsgált intézményi elemi költségvetés papíralapú dokumentációját továbbítja az Intézmény részére Az NGSZ az Intézmény által formanyomtatványon beküldött elemi költségvetés előirányzat lebontását egyezteti a Közgyűlési rendeletben jóváhagyott költségvetéshez, eltérés esetén egyeztet az Intézménnyel. Egyeztetés után a KASZPER modulban rögzíti és lekönyveli az eredeti előirányzatokat. 2. A KÖLTSÉGVETÉSI ELŐIRÁNYZATOK FELHASZNÁLÁSA Általános megállapítások: a) Az Intézmény saját jogkörébe tartozó előirányzatai felett az Intézmény rendelkezik (kötelezettséget vállal, kifizetéseket és bevételeket utalványoz) azzal a feltétellel, hogy a saját bevételeiből az energia kiadások előirányzatai terhére más fizetési kötelezettséget nem vállalhat. b) Az Intézmény az elemi költségvetésében részletesen meghatározott saját rendelkezésű előirányzatainak felhasználásáról a vonatkozó jogszabályok betartása mellett szabadon dönt azzal a megszorítással, hogy amennyiben a kötelezettségvállalás a Köbeszerzési törvény, vagy a mindenkor hatályos Szeged Megyei Jogú Város Közgyűlésének a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló hatályos rendelete (Vhr.) hatálya alá esik, akkor az eljárás lefolytatására az NGSZ az illetékes. A közbeszerzési törvény, vagy a Vhr. hatálya alá nem tartozó esetben az Intézmény térítésmentesen megbízhatja az NGSZ műszaki és/vagy beszerzési csoportját a beruházási, beszerzési és/vagy szolgáltatási feladatok, műszaki ellenőrzések, szakmai teljesítés-igazolások lebonyolításával. c) Az Intézmény az előirányzatainak felhasználásáért teljes körűen felel. A felhasználásra vonatkozó információt az NGSZ által az Intézményi könyvelési adataiból elkészített havi elektronikus költségvetési jelentés (INFO) és azt ezt kiegészítő Szabadon felhasználható maradvány táblázat együtt biztosítja. d) A kötelezettségvállalás KASZPER modulba történő Intézményi berögzítése (nyilvántartásba vétele), illetve a már ellenjegyzett kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt utalványrendelet és számla együttese ellenjegyzési kérelmet jelent az NGSZ számára, így azt külön megismételni szükségtelen.

8 8 e) Kimenő számla csak a KASZPER modulban készíthető. Rendkívül indokolt esetben a kézi számlázás ügyviteli folyamatának NGSZ által elfogadott teljes körű írásbeli szabályozottsága esetén az NGSZ adhat írásbeli engedélyt kézi számlázásra. f) Minden kötelezettségvállalás (kiadást, vagy bevételt eredményező gazdasági esemény) ellenjegyzésre kerül. Erre az NGSZ igazgatója, vagy az általa felhatalmazott személy(ek) jogosult(ak). Az Intézményi kötelezettségvállalásokat pénzügyileg ellenjegyezni csak az előirányzat-felhasználási terv és szabad előirányzat alapján lehet. g) A KASZPER modulban az Intézmény részére is elérhető a főkönyvi kivonat (összevont, halmozott adatok listája), valamint a könyvelésre vonatkozó tételes főkönyvi lista, amely a költségvetési jelentés (INFO) egyeztetésének alapja. h) Az Intézmény elkülönített banki alszámlán vezetett szakképzési hozzájárulásként átvett pénzeszközeit saját felelősségére és csak a cél szerint használhatja fel. Az év során elért bevételi többleteit a tárgyévi költségvetés végrehajtási szabályairól szóló Közgyűlési rendeletben (Vhr.) foglaltaknak megfelelően kizárólagos rendelkezési jogkörében használhatja fel kötelezettségvállalásra, utalványozásra, pénzügyi ellenjegyzésre és a (köz)beszerzésre vonatkozó szabályok betartása mellett. i) A szakképzési hozzájárulás, illetve minden más támogatás, tárgyi eszköz ajándékozás, stb., egyszóval előny elfogadása olyan kötelezettségvállalásnak minősül, amelyhez az NGSZ általi ellenjegyzésen felül még a Polgármester jóváhagyása is szükséges. Ilyen esetben az okmányokat az NGSZ-nek kell ellenjegyzésre benyújtani, aki hivatalból gondoskodik a szükséges polgármesteri jóváhagyásra történő felterjesztésről, illetve az okmányok Intézményhez történő visszajuttatásáról Az Intézmény a kötelezettségvállaló hiteles aláírásával (engedélyezésével) egyidejűleg, de legalább 8 munkanappal a teljesítés megkezdését megelőzően berögzíti a gazdasági eseményt a KASZPER modulba (kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele). A KASZPER modul által adott szigorú sorszámot mint kötelezettségvállalás azonosító számot felírja a kötelezettségvállalás okmányára és az okmányt legalább két eredeti példányban a kötelezettségvállalás aláírását (keltezését) követő 3 munkanapon belül ellenjegyzésre megküldi az NGSZ-nek Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás a bruttó forintot el nem érő tandíjak, nevezési díjak, belépő jegyek, fénymásolási díjak, kis értékű vásárlások, szolgáltatások, stb. kifizetéséhez. Azonban minden esetben szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás, a bruttó forintot el nem érő kifizetések és bevételek beszedése során is, amennyiben a kötelezettségvállalás megbízási díjra, fellépő díjra, egyéb vállalkozói díjak, stb. kifizetésére irányul, illetve a bérbeadások esetében minden esetben szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás. E szabály alkalmazhatósága érdekében tilos a gazdasági eseményt részekre bontani Az Intézmény a beérkezés napján dátumbélyegzővel érkezteti és iktatja a PAPI- RUSZ 2009 modulba a beérkező számlát. A beérkező számla teljesülésének szakmai-teljesítés igazolását követően a számlát a KASZPER modulban a számlát megalapozó kötelezettségvállaláshoz elektronikusan kapcsolja, megállapítja a fizetés határnapját a Vhr aktuális szabályainak megfelelően és rögzíti, kinyomtatja majd az utalványozóval aláíratja az utalványrendeletet. Az utalványrendelettel felszerelt számlát legkésőbb a fizetési határidő lejártát megelőző 5 munkanappal érvényesítésre és ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítésre megküldi az NGSZ-nek Az Intézmény a nem teljesített szolgáltatásról, vagy a hiányosan leszállított áru beszerzéséről szóló számlát nem fogadhatja be, a postán érkezett számlát a kézhezvételt követően postafordultával vissza kell küldenie a feladónak. Az Intézmény csak azon szolgáltatások, valamint árubeszerzések számláit fogadhatja be, amelyek maradéktalanul és hiánytalanul teljesültek Az Intézmény az általa nyújtott szolgáltatás szakmai-teljesítésigazolását követően a kötelezettségvállalásban foglalt feltételek szerint a KASZPER modulban kiállítja a kimenő számlát a hozzátartozó utalványrendelettel együtt, elektronikusan kapcsolja a kötelezettségvállaláshoz, aláíratja az utalványozóval, majd ellenjegyzésre és a a bevétel teljesülése után a könyvelésre megküldi az NGSZ-nek. A PAPIRUSZ 2009 modulban iktatott számla első példányát az Intézmény megküldi a vevőjének.

9 Az Intézmény a költségvetési jelentés (INFO) és a szabadon felhasználható maradvány tábla alapján havonta elemzi, szükség esetén a költségvetési forrásaihoz igazítja saját gazdálkodási tevékenységét Az Intézmény köteles a részére elektronikusan elérhetővé tett költségvetési jelentést tételesen ellenőrizni, az előirányzatok felhasználásának mértékét figyelemmel kísérni, az intézményi analitikák könyveléshez kapcsolódó adatait folyamatosan vezetni és ellenőrizni Amennyiben az Intézmény a részére szolgáltatott, illetve elérhetővé tett adatokban az alapbizonylatokhoz képest eltérést észlel, a megjelenést követő 10 munkanapon belül írásos feladást készít az eltérés rendezésére vonatkozóan, melyet az NGSZ amennyiben jogosnak ítéli meg a következő havi könyvelésében rendez. Ha a rendezéssel az NGSZ nem ért egyet, erről írásban értesíti az Intézményt, és javaslatot tesz a megoldásra. Amennyiben ezzel az Intézmény nem ért egyet, úgy haladéktalanul egyeztetést kezdeményez az NGSZ illetékes munkatársával, és közösen feltárják az eltérés okát, a javítást a törvényi előírásoknak megfelelően végrehajtják. Az egyeztetésről jegyzőkönyvet készítenek Az Intézménynek a saját bevételeit, a feladatokkal összefüggő önköltség-számítással alátámasztott fenntartási és üzemeltetési kiadásokra (beleértve az energia kiadásokat is) illetve az önköltség-számítással nem összefüggő, energia felhasználással járó szolgáltatási bevételek 20%-át az energia kiadások ellentételezésére kell fordítania. A ténylegesen realizált bevételek alapján az intézmény negyedévente, a negyedévet követő hó 20. napig az NGSZ részére kimutatást készít a bevételeit terhelő energia felhasználásokról. Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat formájában is beérkező kötelezettségvállalásokat (kinevezés, átsorolás, megbízás, megrendelés, szerződés, megállapodás, határozat, stb.) alaki és formai szempontból ellenőrzi, meggyőződik a KASZPER modulban szereplő nyilvántartással történő egyezőségéről. Amennyiben teljesülnek a kötelezettségvállalás ellenjegyezhetőségének feltételei akkor az NGSZ 5 munkanapon belül ellenjegyzi és az okmányokat az Intézménynek visszaküldi. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem ellenjegyezhető, akkor az NGSZ 5 munkanapon belül az ok megjelölésével az okmányokat visszaküldi az Intézménynek Az NGSZ a hozzá elektronikusan és papíralapú bizonylat (számla és utalványrendelet) formájában beérkező a kötelezettségvállaláshoz elektronikusan csatolt utalványozott kifizetéseket, illetve követeléseket alaki, formai szempontból és szakmai-teljesítésigazolás megtörténtét ellenőrzi és az elektronikus kötelezettségvállalással egyezteti. Amennyiben minden jogszabályi feltétel teljesül, akkor érvényesíti, ellenjegyzi és teljesíti az utalványrendeletben foglaltakat. Ha bármilyen feltétel nem teljesül, akkor az ok megjelölésével 5 munkanapon belül az okmányokat visszaküldi az Intézménynek Az NGSZ a bevételi előirányzatok teljesüléséről és a kiadási előirányzatok felhasználásáról a Vhr.-ben foglalt részletezettségű és adattartalmú költségvetési jelentést (INFO) készít a rendeletben meghatározott időpontokban az ETRIUSZ modulban. A költségvetési jelentés az Intézmény számára elektronikus úton érhető el Az NGSZ a bevételi és kiadási előirányzatok és teljesítések alakulásáról havonta elkészíti a Szabadon felhasználható maradvány táblát, mely az Intézményeknek nyomtatott formába kerül kiküldésre Az NGSZ a költségvetési jelentés Intézmény által végzett ellenőrzése után a hozzá beérkezett és általa jóváhagyott teljesítés átkönyvelésre vonatkozó kérelmeket a KASZ- PER modulban a következő költségvetési jelentés elkészültéig lekönyveli Az NGSZ a saját és az Intézmények összesített költségvetési jelentését a költségvetés végrehajtásáról szóló Közgyűlési rendeletben (Vhr.) foglalt időpontokban és határidőkre elkészíti és megküldi a Közgazdasági Irodának.

10 Az Intézmény által megküldött saját bevételeit terhelő energia költségekre vonatkozó kimutatást az NGSZ egyezteti az intézmény könyvelési adataival, majd a jóváhagyott kimutatásban szereplő összeget támogatás értékű működési célú kiadásként az intézmény NGSZ rendelkezési jogkörébe tartozó előirányzatára átkönyveli. 3 KÖLTSÉGVETÉSI ELŐIRÁNYZAT-MÓDOSÍTÁS, PÓTELŐIRÁNYZAT Általános megállapítások: a) Az NGSZ intézményi hatáskörű módosítási kérelmet havonta, Közgyűlési hatáskörű előirányzat módosítási kérelmet a Közgazdasági Iroda ütemezésének megfelelően fogad el. Ezen időponton túl már csak a következő ütemre van befogadási lehetőség. b) Pótelőirányzatra vonatkozó igény csak akkor nyújtható be (akkor fogadható be), ha a kiemelt előirányzatokon mutatkozó megtakarításból, illetve saját forrásból a hiányzó fedezet sem részben, sem teljes mértékben átcsoportosítással nem biztosítható Az Intézmény az NGSZ-szel egyeztetett költségvetési jelentés (INFO) és a Szabadon felhasználható maradvány kimutatás alapján elemzi, szükség esetén a forrásaihoz igazítja gazdálkodási tevékenységét. Indokolt esetben saját, vagy felügyeleti hatáskörű előirányzat-módosítást kezdeményez az Ávr-ben és a Vhr-ben az előirányzatokkal való gazdálkodásokra vonatkozó szabályok szerint az NGSZ-nél az ETRIUSZ modulban, illetve teljesítés-átkönyvelést a Word és Excel programok által készített kérelmek alapján Amennyiben előirányzat-módosításnál az Intézmény eltérést észlel a kérelméhez képest, 5 munkanapon belül személyes egyeztetést kezdeményez az NGSZ erre illetékes ügyintézőjénél a hiba kijavítása érdekében Amennyiben az Intézmény gazdálkodása során pótelőirányzat válik szükségessé, az ez irányú kérelmet a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló Közgyűlési rendelet (Vhr.) előírásainak megfelelően kell elkészíteni és megküldeni a Közgazdasági Irodának Az NGSZ az intézményi saját hatáskörbe tartozó előirányzat-módosításokat a kérelem beérkezésétől számított 5 munkanapon belül felülvizsgálja. Ha az egyeztetés során hibát talál, erről rövid úton (telefonon, telefaxon, ben) tájékoztatja az Intézményt és a hibás előirányzat módosítási kérelmet az ok megjelölésével, javításra visszaküldi Az NGSZ az Intézmény által beterjesztett pontban jelzett, alakilag és tartalmilag hibátlan módosítási kérelmeket a beérkezéstől számított 5 munkanapon belül ellenőrzi és a soron következő költségvetési jelentésig az Intézmény költségvetésében átvezeti és a költségvetés végrehajtási szabályairól szóló önkormányzati rendeletben (Vhr.) meghatározott határidőre megküldi a Közgazdasági Irodának Az Intézmény által kezdeményezett és Közgyűlés hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítási kérelmet az NGSZ felülvizsgálja, az esetlegesen szükséges intézményi egyeztetés után véleményével ellátva a Közgazdasági Irodának megküldi A költségvetésről szóló Közgyűlési rendelet által jóváhagyott előirányzat-módosításokat és pótelőirányzatokat az NGSZ a KASZPER modulban lekönyveli, és a Közgazdasági Irodától kapott könyvelési értesítőt az Intézménynek 5 munkanapon belül továbbítja Az NGSZ az Intézmény által a Közgazdasági Irodára benyújtott pótelőirányzati igényét a Közgazdasági Iroda megkeresése alapján felülvizsgálja és véleményezi a pótelőirányzat szükségességét. 4 PÉNZ- ÉS BANKSZÁMLAKEZELÉS Általános megállapítások: a) Az Intézmény alpénztára (ellátmánypénztára) bevételeiből az étkezési térítési díj bevétel kivételével készpénzes kiadást teljesíthetnek, de a hónap utolsó munkanapján kimutatott pénztáregyenlegüket köte-

11 11 lesek az intézményi fizetési számlára befizetni. Továbbá a fel nem használt bevételeket az Intézménynek be kell fizetnie a fizetési számlájára, amennyiben annak összege meghaladja a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket. Az intézményi befizetés abban az esetben sem teljesíthető készpénzkímélő módon, ha azzal egyidejűleg az Intézmény készpénzes ellátmányt vesz fel. b) Készpénzes kiadások teljesítésénél irányadó a Közgyűlés végrehajtási rendeletében (Vhr.) rögzített értékhatár, mely szerint meghatározott összeg fölötti számla készpénzben nem rendezhető (kivéve a rendeletben meghatározott kivételek estében). Egy gazdasági esemény több részletben való számlázása esetén a korlát a teljes összegre értendő. c) Az ellátmány intézményi összege a Pénzkezelési Szabályzat intézményi sajátosságait tartalmazó melléklete szerint kerül megállapításra. Az ellátmány összegét minden költségvetési év kezdetekor az NGSZ az Intézménnyel közösen felülvizsgálja, és az ellátmány keretösszegét indokolt esetben az Intézmény írásbeli kérelme alapján az NGSZ módosíthatja Az Intézmény a hatályos Pénzkezelési Szabályzat szerint havi elszámolási kötelezettséggel készpénzes ellátmányt igényelhet jogszabály szerinti kisösszeg alatti kifizetésekre. A kisösszeg feletti kifizetésekhez az NGSZ előzetes ellenjegyzése szükséges Az Intézmény írásos kérelmére az NGSZ az ellátmány összegén felül írásban megindokolt esetben készpénzelőleget biztosít, amellyel a felvételtől számított 8 munkanapon belül, köteles elszámolni. Ez alól kivételt képez az útielőleg, amely esetén az elszámolás határideje az utazás befejezését követő első munkanaptól számított 3 munkanap. Indokolt esetben az intézmény írásbeli kérelme alapján az elszámolás határideje módosítható, de az előleg felvételétől számított 30 napot nem haladhatja meg. A készpénz előlegre vonatkozó írásos kérelmet legalább a felvétel napját megelőző 3 munkanappal korábban szükséges megküldeni az NGSZ részére Az Intézmény a felvett készpénzellátmánnyal a hatályos Pénzkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint számol el, az alábbiak figyelembe vételével: a) a bevételekről és kiadásokról bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot állít ki kizárólag a KASZPER modulban, b) a bevételeket, illetve kiadásokat a KASZPER modulban az erre rendszeresített pénztárjelentésbe az előírt adattartalommal felvezeti, c) az alapbizonylatokon (számlák, kiküldetési rendelvények, stb.) feltünteti a könyvviteli elszámolására utaló főkönyvi számlaszámokat, a kiadás fedezetéül szolgáló forrást (saját bevétel, átvett pénzeszköz, önkormányzati támogatás) és a kapcsolódó részletező kódot, valamint a szakfeladat-számot és telephelykódot, d) amennyiben egy alapbizonylaton több tétel található és tartalmilag az egyes tételek forrása eltér egymástól, akkor az egyes tételeknél külön-külön feltünteti a c) bekezdésben jelzett adatokat Amennyiben a bevételi pénztár napi záró egyenlege meghaladja a hatályos Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott értéket, az Intézmény köteles a készpénzt a fizetési számlájára befizetni. Az értékhatár alatti bevétel kisösszegű kifizetésekre fordítható A bevételeket a hatályos ÁFA törvénynek megfelelően kiállított szigorú számadású nyomtatvány (nyugta, számla) kiállításával, illetve a KASZPER modulba történő rögzítéssel, feldolgozással kell érvényesíteni Az NGSZ a saját, és a hozzárendelt önállóan működő költségvetési szervek (Intézmények) pénzeszközeit a Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzata számlavezető bankjánál nyitott bankszámlán kezeli, más hitelintézetnél bankszámlát nem nyithat. A szakképző iskolák szakképzési hozzájárulásainak, valamint a pályázati programokhoz kapcsolódó pénzeszközök (forint, deviza) kezelésére amennyiben a támogatási szerződés, vagy pályázati kiírás ezt kötelezően előírja az NGSZ az Intézmény fizetési számlája alá rendezett elkülönített banki alszámlát nyit. Az NGSZ saját, és a hozzárendelt intézmények pénzforgalmának kezelése a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott intézményenkénti fizetési számlákon történik. Az intézményi fizetési számlák és alszámlái fölött az Intézmények és a számlavezető bank között létrejött Fizetésiszámla-szerződés, valamint mellékleteiben meghatározottak szerint az NGSZ jogosult rendelkezni.

12 Az NGSZ biztosítja az Intézmény részére a költségvetési év elején az NGSZ részére megküldött, és az NGSZ által jóváhagyott írásbeli igénylése alapján a havi készpénz-ellátmányt, mely összegről az NGSZ főpénztárában az Intézmény készpénz kifizetési bizonylatot kap. Ezzel az Intézmény a számlavezető banknál vezetett fizetési számláról készpénzben felveheti az ellátmány összegét. Az NGSZ főpénztára a hatályos Pénzkezelési Szabályzat előírásainak megfelelően elvégzi az ellátmány elszámoltatását, melynek időpontjáról a TITÁN üzenő felületen előzetesen tájékoztatást ad Az NGSZ külső szolgáltató céggel kötött szerződés alapján a Pénzkezelési Szabályzat rendelkezéseinek megfelelően gondoskodik az étkezési térítési díjak őrzött pénzszállításáról, melynek költsége az NGSZ-t terheli Az Intézmény azon feladatainak megvalósítására, melyekre vonatkozóan az Intézményt a kötelezettségvállalás és az utalványozás joga megilleti, az NGSZ havi finanszírozási keretet biztosít. Az Intézmény által utalványozott számlákat az NGSZ ellenjegyzés után kifizeti, átutalja, illetve az Intézmények fizetési számlájára érkező jóváírásokról az intézményt írásban értesíti Az NGSZ finanszírozási kerettől függetlenül elkülönítetten kezeli az intézményi fizetési számlák forgalmát és az elkülönített, valamint szakképzési alszámlák banki kivonatának egy hiteles másolatát az intézmény részére 5 munkanapon belül megküldi. 5 ÉTKEZTETÉS, ÉTKEZÉSI TÉRÍTÉSI DÍJAK BESZEDÉSE ÉS ELSZÁMOLÁSA Általános megállapítások: a) Étkezni csak az étkezési térítési díj megfizetését követően lehet. b) Amennyiben a szülő, vagy a tanuló az Intézményben kihirdetett befizetési napon nem fizeti be az étkezési térítési díjat, az étkezési adag megrendelését az Intézmény a befizetési időszak kezdetétől mindaddig szünetelteti, amíg az étkezési időszak hátralevő étkezési napjaira számított térítési díj befizetésre nem kerül. Utólagos befizetésre az Intézmény Vezetője által előre megjelölt pótbefizetési napon van lehetőség. Ennek elmulasztása esetén az adott befizetési időszakban a gyermek (tanuló) étkezési ellátásra nem jogosult. c) A 100%-os étkezési díjkedvezményre jogosult gyermekek (tanulók) bármilyen okból történő hiányzása esetén a szülő (tanuló) köteles a hiányzás napján, de legkésőbb másnapján az ellátást biztosító Intézmény felé a gyermek (tanuló) távollétét jelezni, és az étkezést a hiányzás végéig lemondani. Ennek elmaradása esetén, a gyermek (tanuló) részére megrendelt étkezési adag a hiányzást követő második napon az Intézmény által mindaddig lemondásra kerül, amíg a szülő (tanuló) nem jelzi, hogy mely naptól vesz részt ismételten az (óvodai) iskolai nevelésben. Előzetes jelzés hiányában csak a gyermek (tanuló) ismételt (óvoda) iskolai jelentkezését követő második naptól van lehetőség az étkezés igénybevételére. d) Esetleges részletfizetést az Intézmény Vezetője kizárólag egyedi elbírálás alapján írásban engedélyezhet, ez azonban nem eredményezheti, hogy az étkezést igénybevevő utólagos befizetéssel étkez - zen. e) Ha az étkező a befizetési kötelezettségének a szokásos módon és határidőre nem tett eleget, akkor írásban kell felszólítani a hátralék rendezésére. Amennyiben az intézkedés nem vezetett eredményre, akkor az Intézmény Vezetője a felügyeleti szervnél kezdeményezi a térítési díj-hátralék közadók módjára történő behajtását, vagy a behajthatatlan követelés törlését. Amennyiben túlfizetés keletkezett, akkor az a következő havi személyi térítési díjba beszámolandó, vagy az ellátott részére viszszafizetendő Az Intézmény az ETELKA étkezési modulban az NGSZ nevében, önállóan, saját felelősségére végzi az intézményi ellátási (étkezési) díjaknak, és az alkalmazottak és vendégek térítési díjainak beszedését és nyilvántartását. Az ETELKA modulban nyilvántartást vezet az étkezés igénybevételéről, a fizetendő személyi térítési díjakról, a hátralékokról és a túlfizetésekről is Az Intézmény feladata és felelőssége az étkezést igénybevevő ellátottak és alkalmazottak étkezésének felmérése és a vonatkozó közgyűlési rendeletben (Vhr.) előírt étkezési norma alapján az egyes kedvezmények és támogatások figyelembevételével fizetendő havi étkezési térítési díjak megállapítása és annak beszedése Az Intézmény az előzetes felmérés alapján kéri be az étkezést igénylőtől azokat az igazolásokat, nyilatkozatokat, határozatokat stb., amelyek a térítési díj megállapításánál

13 13 kedvezmény igénybevételére adnak lehetőséget. Az Intézmény az ETELKA étkezési modulban rögzíti ezen igazolások, nyilatkozatok adatait Az Intézmény a megállapított térítési díjat tárgyhóra vonatkozóan a tárgyhót megelőző hó a között, az Intézmény Vezetője által megállapított nap(ok)on szedi be. A szeptember havi étkezési térítési díj beszedésének időpontját az Intézmény Vezetője kivételesen megállapíthatja szeptember hónap első 5 munkanapjára esően is. Az óvodák nyári étkezési díjfizetési időpontjait és helyszíneit az Intézmény Vezetője esetileg állapítja meg és hirdeti ki, azzal a megkötéssel, hogy a díjfizetés napjának az étkezési időszakot megelőző 2-20 napba kell esnie Az étkezési díj beszedésének időpontjait a pénzszállítás gazdaságos és biztonságos szervezhetősége miatt az NGSZ előzetes egyetértésével kell megállapítani Az Intézmény az ETELKA étkezési modul használatával a beszedett térítési díjakról napi nyugtaszámos befizetési listát köteles nyomtatni és a beszedett étkezési térítési díjakat a hatályos Pénzkezelési szabályzatban foglaltak szerint a beszedés napján a saját fizetési számlájára, vagy indokolható esetben postai úton köteles befizetni. Amenynyiben a banki, vagy postai nyitvatartási idő lejáratát követően a hatályos Pénzkezelési szabályzat szerinti engedélyezett záró pénzkészletet meghaladó készpénz halmozódik fel az Intézménynél, telefon, telefax, , vagy személyes megbeszélés útján értesíteni köteles az NGSZ-t a pénzszállítás, vagy a pénzőrzés szükségességéről Az Intézménynél, ha az ETELKA étkezési modul nem tehető működőképessé az NGSZ előzetes értesítése mellett - a pénzbeszedés napján jegyzőkönyvet kell felvenni erről a tényről, és a beszedés időpontja előtt kinyomtatott lista alapján az NGSZ által biztosított (kézi) nyugta felhasználásával kell a térítési díjakat beszedni és arról napi elszámolást készíteni. Az ETELKA modul helyreállása után nyugta nyomtatása mellett kell a kézi nyugtának megegyező befizetők tételeit a modulba felrögzíteni, és a nyugták valamennyi példányát áthúzni és rávezetni Kézi nyugtán befizetve. A jegyzőkönyv egy példányát az NGSZ-nek 3 munkanapon belül meg kell küldeni Az Intézmény az igényelt ételadagokat étkezési típusonként az ETELKA modulon keresztül rendeli meg. A havi előzetes és a napi végleges rendelések, valamint a napi pótigények és lemondások kezelése a hatályos Gyermek- és diákétkeztetési szabályzat szerint történik Az Intézmény az Összesített havi végleges rendelés 1 példányát az Intézményvezető által aláírva és lebélyegezve tárgyhót követő hó 5-ig köteles megküldeni az NGSZnek Az Intézmény feladata az ETELKA modul segítségével a kiutalt szociális támogatások jogosultanként való nyilvántartása és a fel nem használt támogatás elszámolása az NGSZ közvetítésével a Szociális Iroda felé Az Intézmény feladata az ETELKA modul segítségével a szülői túlfizetések nyilvántartása és elszámolása az NGSZ közvetítésével a szülő felé Az Intézmény köteles egyeztetni a Szolgáltató által kiállított havi számla mellékletében szereplő adagszámokat és az ETELKA étkezési modulban nyilvántartott, megrendelt adagszámokat. Eltérés esetén a Szolgáltatóval egyeztet, melynek eredményéről készített feljegyzést az NGSZ-nek 3 munkanapon belül megküldi Az Intézmény írásban jelzi az NGSZ-nek, ha az étel minőségével, az adagok mennyiségével, illetve a konyha üzemeltetésével, az étkeztetés lebonyolításával és az energia felhasználásával, elszámolásával kapcsolatosan kifogása van Az elektronikus ebédjegy-automata az ETELKA étkezési modul adatállományából dolgozik. A középiskolákban, kollégiumokban és ahol elektronikus ebédjegy-automata került felszerelésre, az Intézmény feladata az elektronikus ebédjegy-automata rendszer működéséhez szükséges adatok rögzítése és karbantartása az ETELKA étkezési modulban (diákigazolvány, lakcímkártya, digitális arckép, stb.). Az elektronikus ebédjegy-automata zökkenőmentes működése érdekében köteles a konyhai személyzettel a napi kapcsolatot tartani, probléma esetén azonnal intézkedni. Az elektronikus ebédjegy auto-

14 14 matán keresztül történő étkeztetés a hatályos Gyermek- és diákétkeztetési szabályzat szerint történik Az NGSZ a Szolgáltató által megküldött élelmezési számla mellékletét a kézhezvételtől számított 3 munkanapon belül megküldi az Intézmény részére Az NGSZ biztosítja az Intézmény részére az ETELKA étkezési modul működésképtelensége idejére a pénzbeszedéshez szükséges, NGSZ nevére szóló nyugtákat Az NGSZ koordinálja az ETELKA étkezési moduljával kapcsolatos problémákat, javítja, karbantartja a felhasználói jogkör alá eső menüpontokat. Papír alapú formában fogadja az Összesített havi végleges rendeléseket és feldolgozza azokat Az NGSZ egyezteti a Szolgáltató által kiszámlázott adag mennyiségét és értékét az Intézmény által megrendelt és jelentett adagszámmal. Amennyiben eltérés mutatkozik az Intézmény által megküldött feljegyzés alapján, intézkedik a Szolgáltató felé a számlahelyesbítésért Az NGSZ a hatályos Pénzkezelési szabályzatában foglaltak szerint a pénztári elszámolás alkalmával ellenőrzi az ETELKA étkezési modulból kinyomatott nyugtalistát és a KASZPER pénztári elszámolását Az NGSZ végzi az élelmezési kiadások kontírozását, valamint az erre vonatkozó könyveléshelyesbítéseket Az NGSZ végzi az Intézmény által beküldött bizonylatok alapján a szociális támogatás visszautalását a Szociális Iroda felé Az NGSZ írásban tájékoztatja az Intézményt a térítési díj változásáról és annak megállapított összegéről Az NGSZ folyamatosan ellenőrzi az Önkormányzat és a Szolgáltató között létrejött szerződésben foglaltak teljesítését, figyelemmel követi a Szolgáltató által átutalt bérleti díj szerződésben foglalt tejesítését Az NGSZ összefogja, egybegyűjti az Intézmények által jelzett, az étel minőségével illetve az adagok mennyiségével kapcsolatos problémákat, szükség esetén intézkedik a Szolgáltató felé, indokolt esetben szakértőt von be Az NGSZ feladata az elektronikus ebédjegy-automata működéséhez szükséges eszközök biztosítása (kézi vonalkód olvasó, telepített vonalkód olvasó, központi egység, monitor, étkeztetői kártyák). 6 SZÁMVITELI FELADATOK Az Intézmény a dátumbélyegzővel érkeztetett és a PAPIRUSZ 2009 modulba iktatott beérkező számláit, illetve az általa kiállított számlákat a telephely-kód megadása mellett előkontírozza, a hatályos rendelkezéseknek megfelelően felszereli, a KASZPER modulban konkrét kötelezettségvállaláshoz rendeli, szakmai teljesítésigazolással látja el, megállapítja a tárgyévi Vhr. szerinti fizetési határidőt, utalványrendeletet készít, melyet az utalványozásra jogosult hiteles aláírása után érvényesítésre, ellenjegyzésre, majd pénzügyi teljesítésre és könyvelésre a fizetési határidő lejárta előtt 5 munkanappal megküld az NGSZ-nek Az Intézmény a következő analitikus nyilvántartásokat köteles vezetni a hatályos rendelkezéseknek megfelelően: a) A SAMU modulban az Intézménynél foglalkoztatott közalkalmazottak és a létszámhoz kapcsolódó illetménykeret tételes kimutatása, b) A Magyar Államkincstár (továbbiakban MÁK) által biztosított formanyomtatványon a túlóra nyilvántartása, a helyettesítések nyilvántartása, a (táppénz) betegszabadság nyilvántartása,

15 15 c) Az ETELKA étkezési modulban a gyermek és felnőtt étkezéssel kapcsolatos pénzügyi és statisztikai adatok nyilvántartása, d) Word és Excel programok segítségével, illetve kézi karton felhasználásával vezeti: a meghatározott célra átvett pénzeszközök elszámolása és nyilvántartása, pályázati támogatások elszámolása és nyilvántartása, a fizetési előlegek nyilvántartása, az ellátmány-elszámolások nyilvántartása, az előleg elszámolások nyilvántartása, szabadság-nyilvántartás, az ellátottak pénzbeli juttatásainak elszámolása, a kötött felhasználású és egyedi kiemelt céltámogatások felhasználásának nyilvántartása, amelyekről a féléves és évvégi költségvetési beszámoló részeként a felügyeleti szerv által megadott szempontok szerint a céltámogatások elszámolásának keretében elszámol, helyiségbérletek analitikus nyilvántartása, a tanulmányi kirándulások elszámolása, egyedi raktári nyilvántartás, szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, elszámolása, (köz)beszerzési eljárások és azok dokumentációjának nyilvántartása, függő kiadások és bevételek analitikája Az Intézmény végzi a KATI modulban az alleltár(ak) szerinti kis és nagy értékű tárgyi eszközök listázását, a költséghelyenkénti, illetve a kis értékű eszközkészlet kategóriánkénti listázását Az Intézmény a raktári készlet értékében bekövetkezett változásáról negyedévente feladást küld az NGSZ felé Az Intézmény havonta, egyeztetést kezdeményez az NGSZ-szel a függő kiadások és bevételek analitikájának egyeztetésére Az Intézmény a szakképzési támogatásairól vezetett analitikáját havonta, a tárgyhót követő 10-ig tételesen egyezteti az NGSZ-szel és tárgyév december 31-i fordulónappal következő év január 20-ig írásban hitelesítve, megküldi az NGSZ részére az analitika szerinti fel nem használt szakképzési támogatás összegét Az Intézmény köteles vezetni a pályázat céljára elkülönített alszámláinak (devizaszámla, forint számla) pénzforgalmi analitikáját, melyet szükséges esetben egyeztet az NGSZ-szel, valamint tárgyév december 31-i fordulónappal következő év január 20-ig írásban hitelesítve megküld az NGSZ részére Az Intézmény tárgyévet követő január 31-ig írásban nyilatkozik, hogy az általa vezetett analitikus nyilvántartások tárgyév december 31-i záró állománya megegyezik az NGSZ által végzett főkönyvi könyvelés adataival. Amennyiben eltérés van, akkor az NGSZ útmutatása alapján közösen megkeresik a hiba okát és megszűntetik azt Az NGSZ ellátja az Intézmény és saját szervezete könyvvezetési feladatait, vezeti a 6.1 pontokban felsorolt analitikus nyilvántartások kivételével a Számlarendnek megfelelő valamennyi analitikus nyilvántartást, ezek különösen az: immateriális javak, nagy értékű tárgyi eszközök: földterület, telkek, épületek, építmények, gépek, berendezések, felszerelések, járművek, a kis értékű tárgyi eszközök, szellemi termékek, idegen tulajdonú eszközök, befektetett pénzügyi eszközök, üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközök, követelések és

16 16 kötelezettségek analitikus nyilvántartása Az NGSZ az Intézmény által előkontírozott számlák kontírozását felülvizsgálja, ellenőrzi, majd számvitelileg igazolja. A NGSZ végzi a bér, az élelmezési kiadások, a közüzemi és szolgáltatási díjak, a pénzforgalom nélküli tételek és az előirányzatok, a könyvelési helyesbítések, valamint az összes részjogkörbe tartozó bevétel és kiadás kontírozását Az NGSZ könyveli a KATI modulban a kis és nagy értékű tárgyi eszközök, idegen tulajdonú eszközök mennyiségében és értékében bekövetkezett változásait az intézmény feladása alapján Az NGSZ végzi a KATI modulban a költséghelyek és a kategóriák karbantartását Az NGSZ az Intézmény által beküldött készletváltozást ellenőrzés után a KASZPER modulba lekönyveli Az NGSZ a KASZPER modulban folyamatosan vezeti és nyilvántartja az Intézmény követelés- és tartozás-állományának (vevő-szállító analitika) alakulását, a kötelezettség-vállalásokról és követelés-szerzésekről szóló dokumentációkkal összevetve ellenőrzi azok megalapozottságát. Az esetlegesen észlelt eltérésekről az észleléstől számított 5 munkanapon belül írásban tájékoztatja az Intézmény Vezetőjét és felhívja a figyelmét az eltérések írásbeli indokolására, valamint a követelések kiszámlázására Az NGSZ az Intézménnyel történő havi egyeztetés eredményeképpen rendezi és átkönyveli a havi függő tételeket. Év végi zárást megelőzően az NGSZ kiküldi a függők tárgyévi záró egyenlegeinek részletezéséről készült táblázatot Az NGSZ meghatározza a szakképzési támogatásról vezetett analitika tartalmi és formai követelményeit. Az intézmény által havonta megküldött egyezető lapokat és az egyeztetést követően laponként hitelesíti. 7 LÉTSZÁM- ÉS BÉRGAZDÁLKODÁS Általános megállapítások: a) Az Intézmény a létszám- és személyi juttatás előirányzattal önállóan gazdálkodik (teljes jogkörrel rendelkezik előirányzatai felett, felelős a felhasználás alakulásáért, és az adatoknak a SAMU modulban történő felviteléért), figyelemmel kíséri az engedélyezett álláshelyek betöltöttségét, a havi illetménykeret-lekötésének alakulását (rendszeres kifizetések). b) Közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányt, illetve természetes személy részére szóló megbízási szerződést kiállítani csak a SAMU modulban szabad. A gép által kinyomtatott okmányokba utólagosan kézzel belejavítani, beleírni tilos. Csak rendkívül indokolt esetben ellenjegyezhető azon közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával, illetve megszűnésével kapcsolatos okmány, megbízási szerződés, amelyet nem a SAMU modulban készítettek el, vagy kézi javítást, kiegészítést tartalmaz. Ilyen esetben a szabálytól való eltérés okát jegyzőkönyvbe kell foglalni, melyet annak a személynek is alá kell írni, akinek a hibájából nem volt lehetséges időben a rögzíteni a SAMU modulban. A jegyzőkönyvet csatolni kell az okmányhoz. c) A közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmány (kinevezés, vezetői megbízás, átsorolás, munkaviszony megszűntetése, stb.) és a megbízási szerződés is kötelezettségvállalás, ezért a vonatkozó szabályok értelmében az ellenjegyzési kötelezettség rájuk is vonatkozik. Az ellenjegyzés nélküli kötelezettségvállalás érvénytelen. d) Amennyiben a munkaviszonnyal kapcsolatos okmány hatálya a keltezésnél korábbi akkor a munkáltató intézmény köteles a visszamenőleges hatály okát jegyzőkönyvbe rögzíteni. A jegyzőkönyvet a késlekedést előidéző személynek is alá kell írnia, majd csatolni kell az okmányhoz. Ennek hiányában az okmány nem ellenjegyezhető. e) A Magyar Állam Kincstár és az Intézmény közötti kapcsolatot kizárólag az NGSZ tart(hat)ja fenn, az Intézmény és a MÁK részére közvetlenül az NGSZ adja meg a szükséges információt. Az Intézmény a munkaerő- és bérgazdálkodással kapcsolatos ügyekben közvetlenül az NGSZ-szel áll kapcsolatban, tőle kapja meg a szükséges tájékoztatást, segítséget Az Intézmény a vonatkozó jogszabályi előírások betartása mellett elvégzi a munkáltatói jogkör gyakorlásával együtt járó feladatokat, a SAMU modulban elkészíti és kiadja a közalkalmazotti jogviszony létesítésével, módosításával illetve megszüntetésével (megszűnésével) kapcsolatos okmányokat (kinevezés, besorolás, adatfelvételi lap, számlanyitás bejelentő, kinevezés módosítás, átsorolás, elszámoló lap, közalkalmazotti igazo-