Az SZMSZ 2. számú melléklete Ikt. sz.: Sarkadi Általános Iskola OM:028301 Adatkezelési szabályzat mely tartalmazza az iratkezelési illetve az informatikai és adatvédelmi szabályzatot 2015.
ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 1. Az intézményünkben folyó adatkezelésnek és adattovábbításnak mindenben meg kell felelnie a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, valamint a 2011. évi CXC. törvény 41-44. -a alapján. 2. Az intézményben csak azon személyes és különleges adatokat lehet kezelni, melyekre a magasabb jogszabályok előírásai lehetőséget biztosítanak. Kivételes esetben (pl.: statisztikai adatgyűjtésnél, tudományos kutatásnál stb.) ez alól az iskola igazgatója felmentést adhat, de ebben az esetben az érintettel közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes. 3. Különös preferenciájú adatvédelmi kockázatok és kezelésük eljárásrendje - A lemorzsolódással veszélyeztetett tanulók támogatására szolgáló korai jelző- és pedagógiai támogató rendszerhez kapcsolódó feladatok ellátása során az adatkezelésre jogosultak körét jogszabály és az intézmény szervezeti és működési szabályzata által nevesített intézményi alkalmazottak jogosultak kezelni az adatkezelés általános szabályai alapján. 4. Az intézményünkben kezelt adatok nyilvántartási módja a következő: - papír alapú nyilvántartás, - számítógépes (elektronikus) nyilvántartás. 5. Az intézmény adatkezelési tevékenységéért az intézmény igazgatója egy személyben felelős. Adatkezelési jogkörének gyakorlásával az intézmény egyes dolgozóit bízza meg az alábbi pontokban részletezett módon. 5. Az adatok felvételével, nyilvántartásával megbízott dolgozók a munkaköri leírásukban szereplő feladatokkal kapcsolatosan: A tanulók adatait felvehetik, nyilvántarthatják: - intézményvezető-helyettesek, tagintézmény-vezető,
- iskolatitkárok, - osztályfőnökök, - gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, A 2011. évi CXC. Köznevelési Törvény szerint nyilvántartott adatok: a) tanuló neve, születési helye és ideje, állampolgársága, állandó lakásának és tartózkodási helyének címe és telefonszáma, TAJ- száma, nem magyar állampolgár esetén a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma, b) szülő neve, állandó és ideiglenes lakásának címe, telefonszáma, c) a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok, így különösen - felvételivel kapcsolatos adatok, - a tanuló tudásának értékelése és minősítése, vizsgaadatok, - a tanulói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok, - a sajátos nevelési igényű tanuló fogyatékosságára vonatkozó adatok, - a beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő tanuló rendellenességére vonatkozó adatok, - a tanuló- és gyermekbalesetre vonatkozó adatok, - a tanuló diákigazolványának sorszáma, - a tanuló azonosító száma, - a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos más adat kizárólag az érintett hozzájárulásával. d) nyilvántarthatóak azok az adatok, amelyek a jogszabályokban biztosított kedvezményekre való igényjogosultság elbírálásához és igazolásához szükségesek. E célból azok az adatok kezelhetők, amelyekből megállapítható a jogosult személye és a kedvezményre való jogosultsága, e) Az általános iskolák igazgatóinak kérésére akkor adjuk ki a volt tanulóik tanulmányi eredményeit, ha a kiskorú tanuló törvényes képviselői az adatközléshez hozzájárulnak. 6. Az alkalmazottak adatait továbbíthatják a munkaköri leírásukban szereplő feladatokkal kapcsolatosan - intézményvezető-helyettesek, tagintézmény-vezető, - iskolatitkárok A tanulók adatait továbbíthatja: - fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, nemzetbiztonsági szolgálat részére valamennyi adatot továbbíthatja: intézményvezető,
- a sajátos nevelési igényre, a beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézségre vonatkozó adatokat a pedagógiai szakszolgálat intézményeinek továbbíthatja: intézményvezető intézményvezető-helyettesek, tagintézmény-vezető, osztályfőnök, gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, - a tudás értékelésével kapcsolatos adatokat az érintett osztályon belül, nevelőtestületen belül, a szülőnek, a vizsgabizottságnak, iskolaváltás esetén az új iskolának, a szakmai ellenőrzés végzőjének továbbíthatja: intézményvezető, intézményvezető-helyettesek, tagintézmény-vezető, osztályfőnök, iskolatitkár, - a diákigazolvány - jogszabályban meghatározott - kezelője részére a diákigazolvány kiállításához szükséges valamennyi adatot továbbíthatja: iskolatitkárok, - a tanuló iskolai felvételével kapcsolatosan az érintett iskolához, középfokú intézménybe történő felvétellel kapcsolatosan az érintett felsőoktatási intézményhez adatot továbbíthat: intézményvezető, intézményvezető-helyettes, tagintézmény-vezető, osztályfőnök, - az egészségügyi, iskola-egészségügyi feladatot ellátó intézménynek a gyermek, tanuló egészségügyi állapotának megállapítása céljából adatot továbbíthat: intézményvezető, - a családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek, gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezetnek, intézménynek a gyermek, tanuló veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából adatot továbbíthat: intézményvezető, intézményvezető-helyettes, tagintézmény-vezető, osztályfőnök, gyermek- és ifjúságvédelmi felelős. 7. Az alkalmazottak adatait a közalkalmazottak személyi anyagában kell nyilvántartani. A személyi anyag része a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény alapján összeállított közalkalmazotti alapnyilvántartás. A személyi anyagot az e célra személyenként kialakított gyűjtőben zárt szekrényben kell őrizni. Az alkalmazottak személyi anyagának vezetéséért és rendszeres ellenőrzéséért az intézményvezető a felelős. 8. A tanulók személyes adatait osztályonként csoportosítva az alább felsorolt nyilvántartásokban kell őrizni: - összesített tanulói nyilvántartás (vezetéséért felelős: iskolatitkárok), - törzskönyv (vezetéséért felelős: intézményvezető-helyettes, tagintézmény-vezető, osztályfőnökök)
- bizonyítvány (vezetéséért felelős: intézményvezető-helyettes, tagintézmény-vezető, osztályfőnökök), - beírási napló (vezetéséért felelős intézményvezető-helyettes, tagintézmény-vezető) - osztálynaplók (vezetéséért felelős: intézményvezető-helyettes, tagintézmény-vezető), - diákigazolványok nyilvántartása (vezetéséért felelős: iskolatitkárok). 9. A 11/1994.(VI.8.) MKM rendelet 10 számú melléklet: különös közzétételi lista a nevelésioktatási intézmények részére által iskolánkra előírt adatokat az iskola honlapján közöljük. Az adatok frissítése minden tanév szeptember 30-ig történik meg. Felelős: intézményvezető, intézményvezető-helyettes, tagintézmény-vezető, rendszergazda.
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Általános rendelkezések I. Az Iskola iratkezelési szabályzata - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. -ának (1) bekezdése, - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és - a 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról 82-116. és a 1. sz. Melléklet alapján készült. Az iratkezelési szabályzat hatálya Az iratkezelési szabályzat hatálya kiterjed az intézményben keletkező, az oda érkező, illetve az onnan továbbított valamennyi iratra. Az iratkezelés szabályozása Az iratkezelési szabályzat az iratok kezelésének biztonságos módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattárazását, selejtezését és levéltárba átadását szabályozza. Az intézmény vezetője az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó személyt. Az iratkezelés belső felügyelete Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért az intézmény vezetője felelős. Az intézmény iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy az oda érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen;
b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek; e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető, a szervezési igazgatóhelyettes gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról; d) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. II. Fejezet Az iratok kezelésének általános követelményei Az iratok rendszerezése Az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Az iratot iktatószámmal ellátva az e célra rendszeresített Serpa nevezetű, digitalis iktatóprogramban kell nyilvántartani (iktatni) és papír alapon az irattárban elhelyezni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy azt az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek
továbbította vagy adta át az iratot. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. III. Fejezet Az iratkezelés folyamata A küldemények átvétele A küldemény átvételére jogosult: a) a címzett vagy az általa megbízott személy; b) az intézmény vezetője, helyettesei vagy az általa megbízott személy, azaz az Iskolatitkár vagy a gazdasági vezető; c) az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy; d) a postai meghatalmazással rendelkező személy. A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; c) az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét. Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szerv belső szabályzatában előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről. Az átvevő a papíralapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az azonnal és sürgős jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell. A gyors elintézést igénylő ( azonnal, sürgős jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a
feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. A küldemény felbontása Az intézményhez érkezett küldeményt - a minősített iratok kivételével a) a címzett, vagy b) a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy c) a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója bonthatja fel. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek s. k. felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint c) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek. A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni. Az irat munkahelyről történő kiviteléről, munkahelyen kívüli tanulmányozásáról, feldolgozásáról, tárolásáról belső szabályzatban kell rendelkezni. A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről belső szabályzatban kell rendelkezni.
Az iktatás adatai Az iktatószám Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival Az iktatószám felépítése a központi ügyiratkezelés esetén: év-irány/sorszám. Az iktatás Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgős jelzésű iratokat. Az iktatókönyvben a következő adatokat kell nyilvántartani: - az iktatás sorszámát (iktatószám), - a pontos beérkezési időt, - a küldő azonosító adatait, - a mellékletek számát, - az irat tárgyát, - az elintézés módját, idejét, határidejét, - kezelési feljegyzéseket (csatolás, postázás, selejtezés várható ideje). Az irat tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden, szabatosan fejezze ki, és ennek alapján helyesen lehessen mutatózni. Nem iktatandó anyagok Nem kell iktatni: - meghívók, prospektusok, reklámok, - sajtótermékek, közlönyök, - tananyagok, tájékoztatók, folyóiratok, - pénzügyi bizonylatok, számlák. A mutatózás A mutatózás a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, amely biztosítja az irat iktatószámának visszakeresését. Az ügyiratokat mutatózni kell, ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a 100-at. A mutatókönyv betűsoros név- és tárgymutató, amely az iratokat név- és tárgy szerint tartja nyilván. A mutatókönyvet az iktatással egyidejűleg naprakészen kell vezetni. Megnyitása, lezárása évenként történik.
Kiadmányozás Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha: - azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá - a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő: - a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és - a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata. Az intézménynél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. Expediálás A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell. Az iratkezelőnek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.). Irattározás Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. Az irattári és a levéltári anyag Irattári anyagnak kell tekinteni az intézmény és jogelődei működése során keletkezett iratokat, valamint az iratokhoz kapcsolódó mellékleteket, amelyekre ügyviteli szempontból még szükség van. Az irattári tételszám (jel) az ügykört, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja. Az irattározás az érvényben lévő irattári terv alapján történik.
Az iktatott ügyiratokat évenként szalagos irományfedél közé kell tenni, emelkedő iktatószám alapján. Az irományfedél gerincére és fedlapjára fel kell tüntetni az évszámot, illetve az iktatószámot 1 n-ig. A dossziéban többféle irattári tételszám is berakható. Levéltári anyag olyan iratállomány, amire az ügyvitelnek már nincs szüksége, de nem selejtezhető. Az irattári terv Az irattári terv a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőségének alapjául szolgáló jegyzék. Az irattári terv meghatározza: az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, az iratok megőrzési idejét, a nem selejtezhető tételeket és a levéltárnak való átadás idejét. Az irattári tárgykörök tételszáma az ügyvitelnek megfelelően növelhető, vagy csökkenthető. Az intézményi ügykörében bekövetkező jelentős változásnál az irattári tervet a következő év elején kell módosítani. Intézményünk irattári tervét a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. Az irattári őrzés, az irattári anyag kiadása Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. Az irattári terv szerint nem selejtezhető tételeket, továbbá amelyek selejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá, a jogszabályban meghatározott idő eltelte után át kell adni a levéltárnak. Az átadás helyét, idejét és módját egyeztetni kell az illetékes levéltárral. Az intézményvezető/tagiskola-vezető és helyettese jogosult az irattárból iratokat kikérni hivatalos használatra. Az irattárból iratot kiadni csak hivatalos használatra lehet, maximum 30 napra; az irattárban jelölni kell a kivételt (kikérő, dátum). Más szerv számára betekintés céljából iratot kölcsönözni csak az intézményvezető / tagiskolavezető engedélyével lehet. A betekintésre engedélyezett ügyiratot az iratkezelő helyiségből kivinni nem szabad. Az iratkezelők az intézményről, az intézményben dolgozókról, az intézményben tanuló gyermekekre vonatkozó anyagokról felvilágosítást csak az intézmény igazgatója/tagiskolavezetője által írásban engedélyezett személynek adhatnak.
Levéltárba adás és az iratselejtezés Az iratok levéltárba adása A nem selejtezhető iratokat az irattári tervben megjelölt átadási időben át kell adni az illetékes levéltárnak. A levéltári átadás-átvétel időpontját esetről-esetre a levéltárral egyeztetve kell megállapítani. Az intézmény megszűnése esetén, az irattár kapcsán felmerülő feladatokról a szabályzat 1. számú mellékletének 3. pontja rendelkezik. Iratselejtezés engedélyezése Az iratselejtezést az intézményvezető rendeli el és ellenőrzi. A tervezett iratselejtezést 30 nappal előbb kell bejelenteni az illetékes levéltárnak. Iratselejtezést csak a tartalmi jelentőséget ismerő vezető irányítása mellett végezhető, az irattári terv őrzési idejének leteltével. Az intézményvezető által megbízott selejtezési bizottság 3 példányban selejtezési jegyzőkönyvet készít, amelyből 1példányt iktatás után szintén az irattárban kell elhelyezni. Az iratok selejtezési ideje lehet 1, 2, 5, 10, 15, 50 év. Vannak olyan fontos vagy történeti szempontból nélkülözhetetlen iratok, amelyek nem selejtezhetők. A levéltár az iratok megsemmisítését a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Ha a közlevéltár a kiselejtezett iratok közül valamely iratot további őrzés céljából kiemel, akkor azt a nem selejtezhető iratok közé vissza kell sorolni, és a levéltári átadásig ott kell őrizni. Ezt a tényt a selejtezési jegyzőkönyvbe be kell jegyezni. Az iratselejtezés Az irattári anyagnak azt a részét, amely nem történeti értékű, és amelyre az ügyvitelben már nincs szükség, a vonatkozó jogszabályok szerint kell selejtezni. A selejtezés az irattári terv alapján történik, ennek megfelelően az irattárban őrzött iratokat legalább 5 évenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. A megsemmisítésről a selejtezési bizottság vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik. Az 1 év után megsemmisíthető iratok esetében selejtezési eljárást nem kell lefolytatni.
Az iratselejtezési jegyzőkönyv A selejtezésre szánt iratokról 3 példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell: az intézmény nevét, az irattárba helyezés évét, a selejtezett irattári tételeket, az iratok mennyiségét, az iratselejtezést végző és ellenőrző személyek nevét. A selejtezési jegyzőkönyv 2 példányát meg kell küldeni a levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulás alapján lehet. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni S megjelöléssel. IV. Fejezet Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. Az intézmény alkalmazottai csak azokhoz az - akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt - iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani. Az elektronikus úton előállított papíralapú nyomtatványok hitelesítése Az adott tárgyban kiadmányozási joggal rendelkezők hitelesítik. Az elektronikus rendszer használata során ki kell nyomtatni és az irattárban kell elhelyezni az alábbi dokumentumok papír alapú másolatát: az intézmény törzsre vonatkozó adatok módosítása az alkalmazott pedagógusokra, óraadó tanárokra vonatkozó adatbejelentések a tanulói jogviszonyra vonatkozó bejelentések az október 1-jei pedagógus es tanulói lista az érettségi törzslapokat.
Az elektronikus úton előállított és fent felsorolt nyomtatványokat az intézmény pecsétjével és az igazgató aláírásával hitelesített formában kell tárolni. Az elektronikus úton előállított, hitelesített és tárolt dokumentumok kezelése Az iskola irodai számítógépes mapparendszerében kell tárolni. Erről rendszeres időközönként (havonta) biztonsági másolatot kell készíteni.
Informatikai és adatvédelmi szabályzat 1. A szabályzat célja Az Informatikai és Adatvédelmi Szabályzat (a továbbiakban: ISZ) a Sarkadi Általános Iskola (a továbbiakban: intézmény) Informatikai Rendszerének használatát szabályozza a szolgáltatásokat igénybevevő felhasználók számára. Az Informatikai Rendszer az iskola tulajdonában és kezelésében levő számítógépek és számítástechnikai eszközök (továbbiakban: eszközök) összekapcsolt rendszere, beleértve az összekapcsoláshoz szükséges kiegészítő eszközöket és vezetékrendszert. Az ISZ feladata az intézmény irodatechnikai és informatikai berendezéseinek, valamint azokon futó szoftvereinek használatát szabályozni. A szabályzat meghatározza az eszközök használatának módját, feltételeit, kitér a jogi és etikai kérdésekre is. A szabályzatban foglaltak ismerete és betartása az eszközöket igénybe vevő minden személy (továbbiakban felhasználó) számára kötelező. Az eszközöket csak olyan személy használhatja, aki a szabályzatot ismeri, és betartja. Ennek érdekében a szabályzatot minden olyan személlyel ismertetni kell, aki az eszközök használatára engedélyt vagy utasítást kap. Erre tanulók esetében (amennyiben az informatikai eszközök használata a tanmenetben szerepel) az első órán kell sort keríteni. Az ISZ-ot minden olyan helyiségben, ahol informatikai eszköz használatára sor kerül, - a netikett melléklettel együtt - jól látható helyen ki kell függeszteni (számítástechnika terem, tanári szoba). 2. Az Informatikai Rendszer célja Az Informatikai Rendszert az iskola üzemelteti. A gépek használatára az iskola jogosít, a hozzáférést az iskola adja ki. Az Informatikai Rendszer célja a felhasználók azon igényeinek kielégítése, amelyek az iskola Pedagógiai Programjában és a Szervezeti és Működési Szabályzatában megfogalmazott oktatási tevékenységekkel kapcsolatosak, ezért az Informatikai Rendszer csak ezen célok elérésére használható, az iskola szándékainak megfelelően. 3. Eszközök A szabályzat alkalmazása tekintetében eszköznek tekintendők a: számítógépek a számítógép perifériák (pl. nyomtató, scanner, egér, stb.) a számítógép hálózat a számítógépeken futó szoftverek a fenti berendezésekhez, szoftverekhez tartozó dokumentációk az adathordozók
Az eszközök pontos jegyzékét az intézményi leltár tartalmazza. A szabályzat elfogadása magában még nem jogosít fel senkit az eszközök használatára. A felhasználók által használható eszközök meghatározása a felhasználói jogosultság alapján történik. Az eszközök kezelése, használata során minden felhasználónak gondosan be kell tartani az alábbiakat: Minden olyan előírást, mely az eszközök kezelési útmutatójában szerepel. Ha egy eszközre nincs ilyen, akkor az intézmény által kiadott kezelési útmutatóban leírtakat. A szoftverek, dokumentumok használata, létrehozása során a szerzői jogokra vonatkozó jogszabályokat. A munka és tűzvédelmi előírásokat, szabályokat. Tilos az eszközök közelében enni, inni. Tilos a szaktanterem teljes területén élelmiszert fogyasztani, vagy azokat kicsomagolt állapotban tartani. Tilos az eszközöket és azok részeit áthelyezni, burkolatukat, csatlakozásaikat megbontani. Tilos a számítógépekre szoftvert telepíteni, illetve engedély nélkül letörölni. A felhasználók kötelesek minden meghibásodást jelenteni. A hibabejelentést az intézmény vezetősége és/vagy a rendszergazda iktatni köteles. A felhasználóknak tilos az eszközök elektromos csatlakozásait megbontani. Elektromos meghibásodás, pl. zárlat gyanúja esetén az eszközt áramtalanítani kell. Ha a meghibásodás a gépterem elektromos hálózatában keletkezik, úgy az egész géptermet áramtalanítani kell a főkapcsolóval. 4. Felhasználók Az Informatikai Rendszer felhasználóit 4 csoportra osztjuk: 1. az intézmény dolgozói, mindazok, akiket az intézmény foglalkoztat, mégpedig a tantestület tagjai azadminisztratív és technikai dolgozók 2. az iskola tanulói, akikkel az iskolai tanulói jogviszony fennáll, 3. időszakos felhasználók az iskola területén szervezett tanfolyamok hallgatói, 4. az Üzemeltetés (ld. 13. pont) tudomásával szerviztevékenységet végző társaság dolgozói. 5. Jogosultságok Az eszközök használatának módját a felhasználói jogosultság szabályozza. A felhasználók különböző jogosultságokkal rendelkezhetnek, melyeket jelen szabályzat alapján, a meghatározott jogosultsági szinteknek megfelelően kell meghatározni. A minimum jogosultsági szint mindenkit megillet, aki az intézménnyel tanulói vagy munkavállalói jogviszonyban áll, és a szabályzat tartalmát megismerte, annak betartását vállalja. A minimum
jogosultsági szint adható pl. tanfolyam esetén az intézménnyel jogviszonyban nem állók részére is. A további jogosultsági szinteket a minimum szint kiegészítéseként kell értelmezni. A felhasználói jogosultságok szintjei: Szint: Jogosultak: Jogok: Minimum Tanár Titkár, intézményvezetői, Rendszergazda Az intézmény bármely tanulója vagy dolgozója Az intézmény tanárai Iskolatitkár, intézményvezető Az intézmény rendszergazdája Általános azonosító, mely lehetővé teszi az oktatáshoz, munkához szükséges adatok elérését, Internet használat Egyéni azonosító, internethasználat, hozzáférés a tanulókkal kapcsolatos adminisztrációs adatokhoz Egyéni azonosító, internethasználat,hozzáférés az adminisztrációs, a gazdálkodással és a dolgozókkal kapcsolatos adatokat tartalmazó könyvtárakhoz Korlátlan jog + router jelszó ismerete Az intézményben a hálózatba nem kötött eszközök használatának rendjét a szabályzat alkalmazásán felül az alábbi személyek hivatottak meghatározni: Titkárság: Tanári szoba: intézményvezető, intézményvezető-helyettesek, tagintézmény-vezető Rendszergazda Szaktanterem: Rendszergazda 6. Szolgáltatások Az informatikai eszközök használatával az alábbi szolgáltatások vehetők igénybe: A számítógépekre telepített oktató és irodai szoftverek használata Saját adatterület az adatok és a levelezés tárolására A számítógéppel készített anyagok nyomtatása Internet hozzáférés (elsősorban www, ftp, mail) Dokumentumok archiválása Dokumentumok másolása, sokszorosítása Dokumentumok digitalizálása A fenti szolgáltatások mindenkor az egyéni jogosultságok függvényében vehetők igénybe. A szolgáltatások használata során gondosan be kell tartani a szerzői jogokra vonatkozó jogszabályokat.
7. Az Informatikai Rendszer használata a tanórákon Az alapelvekben megfogalmazottaknak megfelelően alapvető cél az oktatás támogatása. Ezért a felhasználóknak arra kell törekedniük, hogy az Informatikai Rendszer minden fajta használata e célra irányuljon. A szakmai tárgyak oktatásánál egyértelmű a felhasználás iránya, de napjainkban egyre inkább elvárt, hogy más szakterületek, tantárgyak oktatásához is felhasználjuk az informatika nyújtotta lehetőségeket. Ez megvalósulhat a tanórák keretében is, de emellett lehetőséget kell adni a tanulóknak arra, hogy délután, tanórákon kívül is alkalmazni tudják az informatikai eszközöket ismeretszerzésre vagy meglévő ismereteik elmélyítésére. Erre szolgálnak a szakköri órák. Mivel a tanórák alatt a tanulók is az Informatikai Rendszer felhasználóivá válnak, így nekik is kötelességük betartani az ISZ-t. Alapvető szempont az Informatikai Rendszer órák alatti használatánál, hogy a tanulók csak a tanár utasításait követve dolgozhatnak, mind a gépek tényleges használata során, mind pedig a kiadott feladatok megoldása, vagy tananyag feldolgozása közben. A következőkben megtalálható néhány fontos szabály, amik betartása minden tanulóra nézve kötelező: a géptermekben tanár felügyelete nélkül tartózkodni tilos; a gépeket bekapcsolni csak a tanár kifejezett utasítására lehet; a termekben található elektromos csatlakozásokhoz, vezetékekhez, a gép kábeleihez nyúlni, a gépek burkolatát kinyitni, eltávolítani tilos, és súlyos fegyelmi vétségnek minősül; a tanárok és más iskolai dolgozók által használt gépeket (tanári szoba, titkársággazdasági iroda, igazgatói iroda, szaktanári szobák gépeit) tanuló nem használhatja; a géptermekben elhelyezett szerverekhez nyúlni szigorúan tilos, és súlyos fegyelmi vétségnek minősül; a gépterembe ételt, italt, bármilyen élelmiszert megbontott formában bevinni tilos; a gépteremben a kialakított ülésrendet be kell tartani a tanóra alatti géphasználathoz csak a csoport saját felhasználói neve (pl. diák) használható, kivéve, ha szaktanár kifejezetten mást mond; az alapbeállításokat (képernyővédő, háttér, jelszó stb.) nem lehet megváltoztatni nem lehet semmilyen külső adathordozóról, vagy Internetről programot telepíteni tilos tiltott (pornográf, erkölcstelen) oldalak letöltése tilos bármilyen verekedés, lökdösődés, ami a gépek épségét veszélyezteti minden tanuló az általa használt "számítástechnikai munkahelyet", a kialakított rendnek megfelelõ állapotban hagyja el a foglalkozások végén. (Székét helyére visszatéve, a munka során felhalmozódott papírhulladékot eltakarítva stb.) a tanórák alatt történő bármilyen rendellenes működést, sérülést, rongálást azonnal jelenteni kell a tanárnak, s a hibajelentést a hibafüzetben rögzíteni kell. 8. Az Informatikai Rendszer tanórák utáni használata A számítógépterem délután kizárólag szaktanári felügyelettel, a szakköri és egyébe foglalkozások keretein belül használható.
9. Adatkezelés, adatvédelem Az informatikai eszközök használata során a felhasználók kötelesek betartani az adatkezelésre és adatvédelemre vonatkozó szabályokat, és élhetnek az ebből származó jogaikkal. Kötelezettségek: Minden felhasználó köteles a biztonságos adatkezelésre vonatkozó általános és helyi előírások betartására. A felhasználók a rendelkezésre álló eszközökkel kötelesek lemezeiket ellenőrizni, és megakadályozni a számítógép vírusok terjedését. A felhasználók az intézmény hivatalos és nem hivatalos dokumentumait csak előzetes engedély alapján vihetik ki az intézményből. Az intézmény eszközeivel csak az intézmény számára és személyes célra készíthetők dokumentumok. A személyes célra készült dokumentumok nem szolgálhatnak anyagi haszonszerzés, vagy politikai propaganda céljául. Az intézményben fellelhető dokumentumok titokvédelmi besorolásáról hivatalos iratok tekintetében az intézmény vezetője, a rendszeradminisztrációs, illetve az üzemeltetés biztonsági szempontjairól a rendszergazda dönt. A felhasználók adatai az eszközök meghibásodása vagy bármely más okból megsérülhetnek. Az ebből származó károkért az intézmény felelősséget nem vállal. 9.1 Vírusvédelem Vírusok és kémprogramok elleni védelemmel van ellátva valamennyi számítógép. amely internet hozzáféréssel rendelkezik. A routerben található tűzfal is véd a támadások ellen. 9.2 Hardver védelem A berendezések hibátlan és üzemszerű működését biztosítani kell. Az üzemeltetést, karbantartást és a szervizelést a rendszergazda végzi. 10. Illemszabályok - Netikett Az itt felsoroltak nem szankcionáltak, csupán etikai szabályok. De ha tudunk róluk és betartjuk őket, nem okozunk kellemetlenséget másoknak: az a tény, hogy meg lehet tekinteni egy állomány tartalmát, el lehet olvasni egy dokumentumot, nem jelenti azt, hogy meg is kell tenni; a felhasználóknak takarékoskodni illik az Informatikai Rendszer erőforrásaival; lehetőleg minél előbb törölni kell azokat az állományokat, melyekre nincs szükség; lehetőleg ne futtassunk interaktívan hosszú, számolásigényes feladatokat, szélessávú multimédia-adatfolyamokat vagy ezek használatát beszéljük meg a rendszergazdával; nagy fájlok letöltéséhez kérjük a rendszergazda segítségét, hogy ne lassítsuk ezzel a hálózat sebességét; nem ajánlott személyes adatok (név, lakcím, telefonszám, igazolványszám, bankkártyaszám, születési adatok, esetleg e-mail cím) megadása olyan weboldalakon, ahol nem biztosított ezek biztonságos kezelése.
sose adjuk meg a helyi rendszeren használt felhasználói nevünket és jelszavunkat, és azt ne is használjuk más szolgáltatásnál (pl. webes levelezés). Sokszor előfordul, hogy a megadott adatokat más célra is felhasználják, vagy például e-mail címünkkel visszaélve a későbbiekben óriási reklámözönnel találkozunk postaládánkban Az intézmény felhasználói az Internet és az intranet használata során tanúsított magatartásukkal feleljenek meg a hivatalosnak elfogadott Netikett előírásainak. A Netikett (RFC 1855) hivatalosnak tekinthető magyar fordítása elérhető és megtekinthető a http://www.mek.iif.hu/porta/szint/muszaki/szamtech/wan/kultura/rfc1855h.hun oldalon, valamint a ISZ mellékleteként. Az intézmény felhasználói kötelesek továbbá oly módon használni a hálózatot, hogy magatartásukkal az intézmény hitelét, jó hírét és érdekeit ne sértsék. 11. A használat korlátozásai Az Informatikai Rendszer nem használható az alábbi tevékenységekre: az érvényes magyar jogszabályokba ütköző cselekmények, ideértve a következőket, de nem korlátozódva ezekre: mások személyiségi jogainak megsértése; tiltott haszonszerzésre irányuló tevékenység (pl. piramis-, pilótajáték); a szerzői jogok megsértése; szoftverek szándékos és tudatos illegális használata, terjesztése; az Informatikai Rendszerhez kapcsolódó más - hazai vagy nemzetközi - hálózatok szabályaiba ütköző tevékenységek, amennyiben ezek a tevékenységek ezen hálózatokat érintik; haszonszerzést célzó, közvetlen üzleti célú tevékenység, reklámok terjesztése; az Informatikai Rendszer, illetve erőforrásai szabályos működését megzavaró, veszélyeztető tevékenység; az Informatikai Rendszert, illetve erőforrásait indokolatlanul, vagy szándékosan túlzott mértékben, pazarló módon igénybevevő tevékenység (pl. levélbombák, elektronikus játékok, SPAM); az Informatikai Rendszer erőforrásaihoz, a hálózaton elérhető adatokhoz történő illetéktelen hozzáférés, azok illetéktelen használata (például mások leveleinek elolvasása hagyományosan jogszabályba ütköző tevékenység, és ez az elektronikus levelekre is vonatkozik, tehát ez a levéltitok megsértésének minősül); az Informatikai Rendszer erőforrásainak, a hálózaton elérhető adatoknak illetéktelen módosítására, megrongálására, megsemmisítésére irányuló bármilyen tevékenység; az Informatikai Rendszer biztonságát veszélyeztető információk, programok használata, terjesztése, tárolása; vallási, etnikai, politikai, erkölcsi vagy más jellegű érzékenységet sértő, másokra nézve sértő, esetleg másokat zaklató tevékenység (pl. szélsőséges nézeteket képviselő, fajgyűlölő, vagy pornográf anyagok megtekintése, tárolása, közzététele vagy továbbítása); mások munkájának indokolatlan és túlzott mértékű zavarása, vagy akadályozása (pl. kéretlen, zaklató levelek küldése); a hálózati erőforrások magáncélra való túlzott mértékű használata.
Lényeges kitérni arra, hogy a szellemi alkotásokat hagyományosan szerzői jogok védik. Erre a védelemre nevének megadásával automatikusan jogosult a szerző. A szerzői jogok védelmére nemzetközi egyezmények vonatkoznak, melyek Magyarországon is érvényesek, tehát az iskola nem nézheti el ezek megsértését. Copyright által védett szoftvert csak az idevonatkozó szerződéssel összhangban lehet használni. A nem szabadon terjeszthető programok lemásolása az iskola gépeiről és annak máshol való használata, vagy ilyen programok engedély nélküli elhelyezése az Informatikai Rendszeren, tehát a szerzői jogok megsértése - bűncselekmény! 12. Szankciók Az intézményvezető vagy az általa megbízott személy bármikor jogosult ellenőrizni az intézmény eszközeinek szabályos használatát. Az ellenőrzés tényét nem köteles előre bejelenteni, de törekednie kell, hogy az ne zavarja feleslegesen a napi munkamenetet. Ha felhasználó az intézmény eszközeit nem a szabályzat előírásainak megfelelően használja, úgy fegyelmi vétséget követ el. A szabályok megszegése esetén a jogosultság megvonható, illetve a minimum szintre csökkenthető. A jogosultság megvonása az elkövetett szabálytalanság függvényében lehet ideiglenes, vagy végleges. A számítástechnika tanár az általa hozott korlátozó intézkedéseket a felhasználó felettesének (tanuló esetében az osztályfőnök, munkavállalónál a közvetlen vezető) jelenti, aki dönt annak jóváhagyásáról, illetve a továbbiakban szükséges intézkedésekről. Mivel a szabályok megszegése az egész intézmény informatikai rendszerének, s így mások munkájának biztonságát is veszélyeztetheti, ezért a számítástechnika tanár indokolt esetben saját hatáskörében akár azonnali kitiltást is alkalmazhat. A korlátozó intézkedések ellen tanuló esetén a tantestületnél, munkavállaló esetén az intézményvezetőnél lehet panasszal élni. Az intézmény fenntartja magának a jogot, hogy a jelen ISZ-t megsértőkkel szemben eljárjon. Az eljárást minden esetben a rendszergazda (tanuló esetén a szaktanár javaslatára is) kezdeményezi. Döntését az intézményvezető felülvizsgálhatja. Ha az ISZ megsértése kismértékű, vagy nem tekinthető szándékosnak, akkor az elkövetőt figyelmeztetni és az ISZ-ről tájékoztatni kell. A figyelmeztetés utáni ismételt elkövetést szándékosnak kell tekinteni. Az ISZ megsértése esetén az iskola megvonhatja a hálózat, illetve a gépek használatának jogát határozott időre, vagy határozatlan időre, visszavonásig. A tanulók esetében a szülők felé is jelezni kell a vétséget, s az ellenőrzőben megfelelő intést alkalmazni (szaktanári figyelmeztetés stb.) Különösen súlyos esetben, illetve szándékosság esetén az Üzemeltető a használati jogot köteles megvonni, és az ISZ megsértője az egész Informatikai Rendszerből kitiltható. Ha szükséges, az iskola fegyelmi eljárást, polgári jogi pert is indíthat. Amennyiben az elkövetett vétség a Büntető Törvénykönyv szerint bűncselekménynek minősül, úgy a rendszergazda a tudomására jutást követően azonnal köteles teljes kitiltást foganatosítani, a felhasználó adatait zárolni, s az intézmény vezetőjének a cselekményt jelenteni. A felhasználó minden olyan általa okozott kárért teljes körű kártérítési kötelezettséggel tartozik, mely az eszközök rendeltetés vagy előírás szerinti használatának megszegése miatt történik.
13. Üzemeltetés Üzemeltetési feladatokat az iskola intézményvezetője által e feladatra megbízott személy végezhet. Az Üzemeltetés fenntartja magának azt a jogot, hogy az Informatikai Rendszert bármikor ellenőrizze, leállítsa, vagy átkonfigurálja, illetve fenntart magának bármely egyéb jogot, amely szükséges lehet az iskola számítógépes erőforrásainak megvédéséhez, és a további üzemszerű működés biztosításához. rendszergazda
Záró rendelkezések 1. Jelen Adatkezelési szabályzat az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatának melléklete. A szabályzat mellékleteivel együtt érvényes. 2. A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi közalkalmazottjára és más munkavállalójára. A szabályzatot az intézmény vezetőjének előterjesztése után a nevelő- testület a 2011. szeptember 12-i értekezletén fogadta el. 3. A szabályzat 1-1 példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi dolgozója számára: - Sarkad: az intézményvezető-helyettesek irodájában, az iskola honlapján, - Kötegyán: a tagintézmény-vezető irodájában. 4. A felelős vezetőnek gondoskodnia kell jelen szabályzat olyan módosításáról, amely az új törvények és rendeletek hatálybalépése miatt szükséges. Sarkad, 2015. intézményvezető
1. melléklet (Iratkezelési szabályzat): Egyéb iratkezelési feladatok 1. Felvilágosítás adása ügyfeleknek Az intézmény dolgozói a beadványok átvételén felül az ügyfeleknek kizárólag a beadvány iktatószámáról, ügyintézőjéről, elintézésének időpontjáról, valamint arról adhatnak felvilágosítást, hogy az intézkedést hova továbbították. Az ügy érdeméről nem adhatnak felvilágosítást, iratot betekintésre vagy lemásolás céljából nem adhatnak ki. Az intézményben elintézés alatt álló, vagy már elintézett ügyről érdemi felvilágosítást csak az illetékes ügyintéző vagy intézményvezető/tagiskola-vezető adhat. Felvilágosítást csak az ügyben érdekelt személynek lehet adni, és csak olyan mértékben, hogy ezáltal ne juthasson jogtalan előnyhöz. 2. A szabályok betartása A szabályok következetes megtartásáért el kell érni, hogy az iratkezelés megbízhatóan segítse az ügyintézést, az intézményi feladatok szakszerű, gyors megoldását, a végzett munka ellenőrzését. 3. Intézkedések az intézmény megszűnése esetén Az intézmény megszüntetése, vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező intézménynek kell intézkednie az érintett intézmény iratári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. Az intézményi feladatok átadása esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot. Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutódlással szűnik meg, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az el nem intézett, folyamatban lévő ügyeket a jogutód iktatókönyvébe be kell vezetni. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek 1 példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutód nélkül szűnik meg, a nevelési-oktatási intézmény vezetője a megszűnő intézmény irattárában elhelyezett iratainak jegyzékét az iratok elhelyezésével kapcsolatos intézkedésről szóló tájékoztatást megküldi az illetékes levéltárnak. 4. Intézkedések munkakör átadása esetén Azt a munkatársat, akinek munkaköre megváltozik, vagy munkaviszonya megszűnik a részére kiadott iratokkal, ügyiratokkal el kell számoltatni. A munkakört átadó ügyintéző az iratokat, ügyiratokat az intézményvezető vagy az általa megbízott személynek jegyzőkönyvileg köteles átadni. A jegyzőkönyvet 3 példányban kell elkészíteni, melyből az első példányt az átadó, második példányt az átvevő harmadik példányt pedig az iratkezelő kapja.
2. melléklet (Iratkezelési szabályzat): Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések: Az intézményvezető engedélye alapján készített hivatalos bélyegzőket a központi intézményben az iskolatitkárnak nyilvántartásba kell vennie. A nyilvántartásban fel kell tüntetni: - a bélyegző lenyomatát, feliratát, - a kiadás dátumát, - a használatra jogosult nevét és aláírását. Az iskolatitkár gondoskodik a sérült, vagy elavult bélyegző begyűjtéséért, ill. az új bélyegző kiadásáért. A bélyegző eltűnése esetén a bélyegző felkutatásáról, és az ügyben lefolytatott eljárásról, valamint szükség esetén a bélyegző érvénytelenítéséről az igazgatóhelyettes intézkedik. Az intézménynél a hivatalos bélyegzőket átadás-átvételi jegyzőkönyvben kell kiadni. Az átvett bélyegzőt csak az arra jogosult személy meghatározott célokra használhatja. Tilos üres lapokat, ki nem töltött nyomtatványokat bélyegzővel ellátni, illetve a kiadmányt hitelesíteni, ha azt a kiadmányozó még nem írta alá. A bélyegző használója felelős a bélyegző rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért. Ezért a bélyegzőt: - csak a munkájával kapcsolatban használhatja, - a munkaidő befejezése után illetve a munkahelyről való távozáskor köteles elzárni, - munkaviszony megszűnésekor köteles a bélyegzők nyilvántartásával megbízott személynek átadni, - ha elvesztette, köteles az intézmény vezetőjének azonnal jelenteni.
3. melléklet (Iratkezelési szabályzat): I. Irattári terv Irattári Ügykör megnevezése tételszám Őrzési idő (év) Vezetési, igazgatási és személyi ügyek 1. Intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés nem selejtezhető 2. Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek nem selejtezhető 3. Személyzeti, bér- és munkaügy 50 4. Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem, 10 5. Fenntartói irányítás 10 6. Szakmai ellenőrzés 20 7. Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek 10 8. Belső szabályzatok 10 9. Polgári védelem 10 10. Munkatervek, jelentések, 5 Statisztikák 11. Panaszügyek 5 Nevelési-oktatási ügyek 12. Nevelési-oktatási kísérletek, újítások 10 13. Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók nem selejtezhető 14. Felvétel, átvétel 20 15. Tanulói fegyelmi és kártérítési ügyek 5 16. Naplók 5 17. Diákönkormányzat szervezése, működése 5 18. Pedagógiai szakszolgálat 5 19. Szülői munkaközösség, iskolaszék szervezése, működése 5 20. Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások5 21. Gyakorlati képzés szervezése 5 22. Vizsgajegyzőkönyvek 5
23. Tantárgyfelosztás 5 24. Gyermek- és ifjúságvédelem 3 25. Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatai 1 26. Az érettségi vizsga, szakmai vizsga 1 27. Közösségi szolgálat teljesítéséről szóló dokumentum 5 Gazdasági ügyek 27. Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés, -fenntartás, határidő nélküli épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek 28. Társadalombiztosítás 50 29. Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, 10 selejtezés 30. Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési 5 bizonylatok 31. A tanműhely üzemeltetése 5 32. A gyermekek, tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak 5 33. Szakértői bizottság szakértői véleménye 20 34. Költségvetési támogatási dokumentumok 5 II. Alkalmazott záradékok Záradék Dokumentumok 1. Felvéve [átvéve, a(z)... számú határozattal áthelyezve] Bn., N., Tl., B. a(z) (iskola címe)...iskolába. 2. A... számú fordítással hitelesített bizonyítvány alapján Bn., Tl. tanulmányait a(z) (betűvel)... évfolyamon folytatja. 3. Felvette a(z) (iskola címe)... iskola. Bn., Tl., N. 4. Tanulmányait évfolyamismétléssel kezdheti meg, vagy osztályozó Bn., Tl., N. vizsga letételével folytathatja. 5... tantárgyból tanulmányait egyéni továbbhaladás szerint végzi. N., Tl., B. 6. Mentesítve...tantárgyból az értékelés és a minősítés alól N., Tl., B. 7.... tantárgy... évfolyamainak követelményeit egy tanévben N., Tl., B. teljesítette a következők szerint:... 8. Egyes tantárgyak tanórai látogatása alól az 20.../... tanévben N., Tl., B. felmentve... miatt.