VIAD ORO K ÖZIGAZGATÁSFEJLESZTÉSI T ANÁCSADÓ ÉS S ZOLGÁLTATÓ KFT. 8230 B ALATONFÜRED, V AJDA J. U. 33. +36 (30) 555-9096 AROP. PALYAZAT@ YAHOO. COM DÉVAVÁNYA VÁROS ÖNKORMÁNYZATI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE AJÁNLÁSOK DÉVAVÁNYA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK PÁLYÁZATI SZABÁLYZATÁHOZ SZAKÉRTŐI TANULMÁNY Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Dévaványa Város Önkormányzati Hivatala szervezetfejlesztése 2009. január 1. 2009. december 31. című, ÁROP-1.A.2/A-2008-0204 kódszámú pályázata keretében 2009
Dévaványa Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának Pályázatkezelési Eljárásrendje A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 2
Dévaványa Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának (továbbiakban: Önkormányzat) pályázati szabályzatának módosításához az alábbi javaslatokat teszem: II. Fogalommagyarázat Pályázat: a pályázati felhívás alapján összeállított és benyújtott nyomtatott és elektronikus anyag. Pályázati felhívás, illetve Pályázati útmutató: olyan dokumentum, amelyben a támogató meghatározza, hogy milyen kedvezményezetti körnek, milyen feltételekkel és milyen célra nyújt támogatást. Pályázó: a pályázatot kezdeményező szervezeti egység, jogi személy, jogii személyiség nélküli egyéb jogalany, az Önkormányzat vonatkozásában a Képviselő-testület, illetőleg az Önkormányzat intézménye. Pályázati referens: a pályázat elkészítésére és lebonyolítására kijelölt felelős személy, aki gondoskodik a projekt a támogatási szerződésben és annak mellékleteiben foglaltak, valamint az Önkormányzat szabályozás előírásainak megfelelően történő megvalósításáról. Partner: az a jogi személy, vagy jogi személyiség nélküli egyéb jogalany, önkormányzatok vonatkozásában a Képviselő-testület, illetőleg az önkormányzat intézménye, mellyel valamely pályázati cél elérése érdekében az Önkormányzat együttműködési szerződést kötött, illetve aki - amennyiben a pályázat beadása feltételeként konzorciumi tagság van előírva - a pályázó konzorcium tagja Projekt: a pályázat kedvező elbírálása és a támogatási szerződés megkötése után elinduló tevékenységek összessége, amely előre meghatározott időtartamra és célok elérésére vonatkozik meghatározott költségkereten belül. Projektmenedzser: a projekt irányításáért, végrehajtásáért felelős személy, aki összefogja a projektben résztvevők munkáját. Pénzügyi ügyintéző: A pályázat pénzügyi lebonyolításában közreműködő személy, a Gazdálkodási iroda munkatársa. Pályázati nyilvántartás: A pályázatok kötelező nyilvántartási rendszere, mely azok legfontosabb adatait tartalmazza. Célja, a pályázatot érintő legszélesebb körű információk rendelkezésére állásának biztosítása. Külsős pályázatíró vállalkozó: Képviselő-testület döntése által megbízott cég, természetes személy,aki a pályázat megírására megbízási szerződést kötött az Önkormányzattal. Támogatási szerződés: A pályázat kiírója által meghatározott, a támogatási összeg folyósításának és felhasználásának feltételeit meghatározó szerződés. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 3
Tervezési egység: Az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatának alapján: a) a Polgármesteri Hivatal pályázati referense; b) az Önkormányzat által fenntartott közszolgáltató intézmény, Önkormányzati tulajdonú vállalkozás vezetője vagy kijelölt munkatársa. III. A szabályzat hatálya 3. A Szabályzat hatály alá tartoznak az önkormányzati pályázati tevékenységben résztvevő polgármesteri hivatali belső szervezeti egységek, valamint az önkormányzat, vagy annak intézménye / gazdasági társaságainak, valamint intézményeinek vezetői, vagy az általuk kijelölt személyek. IV. A pályázati tevékenység szervezeti keretei Hivatali szintű szervezeti egységek A Képviselő-testület (1) Az önkormányzati pályázati tevékenységgel kapcsolatos feladatkörben a Kt. dönt a konkrét projektjavaslatok elfogadásáról, a pályázatok benyújtásáról, és az e tevékenységet érintő költségek biztosításáról. A polgármester (2) A polgármester az önkormányzati pályázati tevékenységgel kapcsolatban főbb feladatai és hatáskörei a következők: a) irányítja a konkrét projektjavaslatok illesztését az önkormányzati fejlesztési stratégiához, és meghatározza a stratégiai prioritásoknak megfelelő pályázati rendet. b) előterjeszti a pályázati tevékenységről készült - a pályázati referens által elkészített - előterjesztéseket, valamint c) az önkormányzat nevében, - a Képviselő-testület döntése alapján - aláírja a bizonyos feladattal megbízott külsős szervezettel kötendő szerződést illetőleg a benyújtandó pályázatot. (3) A jegyző hatáskörében eljárva: Jegyző a) gondoskodik a Pályázati Szabályzat végrehajtásáról, b) gondoskodik a kapcsolódó jogszabályok betartatásáról, valamint c) részt vesz az Polgármesteri Hivatal működését, szervezetét érintő pályázatokba. A műszaki irodavezető A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 4
(4) A műszaki irodavezető közvetlenül irányítja a pályázati referens tevékenységét, rendelkezik a pályázati referens működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételekről; (5) A gazdálkodási iroda vezetője: A gazdálkodási irodavezető a) Gondoskodik a pályázati tevékenység előkészítésével, lebonyolításával valamint elszámolásával összefüggő pénzügyi, számviteli adatok szakszerű szolgáltatásáról. b) Részt vesz a pályázat pénzügyi tervezésében, kapcsolatot tart a pályázati referenssel. c) a pályázati projektek ügyében készült támogatási szerződések és projekt munkatervek alapján gondoskodik azok pénzügyi lebonyolításáról, közreműködik a pénzügyi zárójelentések elkészítésében. d) az önkormányzati intézményi pályázatok lebonyolításával összefüggő egyéb jogköreit a hatályos jogszabályok és érvényes szabályzatok, továbbá az egyes projektek ügyében készült szerződések rendelkezései szerint gyakorolja. Pályázati referens (6) A pályázati referens a Polgármesteri Hivatal műszaki irodájába tagolt, a műszaki irodavezetőnek közvetlen alárendeltségben végzi tevékenységét. (7) A pályázati referens végzi az önkormányzati, intézményi fenntartói pályázatok pályázatfigyelését, koordinációját, közvetítő szerepet tölt be a pályázók és a pályázatok ügyében a döntési joggal felruházott testületek között, nyilvántartást vezet és rögzíti a támogatott projektek megvalósulási lépéseit. E feladatkörben ellátandó főbb tevékenységi körei: 1.) konkrét projektötletek generálása; 2.) átfogó, valamennyi területre kiterjedő és folyamatos pályázati forrásfigyelés irányítása; 3.) a pályázati lehetőségekről folyamatosan tájékoztatja a polgármestert és a Képviselő-testületet; 4.) hivatalon belüli pályázati információs rendszer működtetése; 5.) felel a megpályázott támogatások naprakész nyilvántartásáért, és az ezzel kapcsolatos jogszabályban előírt kötelezettségekért; 6.) önkormányzati pályázati projektek lebonyolításában való közreműködés; 7.) pályázati tanácsadás az önkormányzat intézménye, vállalkozásai, a település más vállalkozói és a lakosság felé; 8.) kapcsolatot tart a fontosabb pályáztató és szerződéskötő hatóságokkal, a pályázatok lebonyolításában résztvevő hivatali szervezeti egységek, az önkormányzati intézmények és gazdasági társaságok, valamint a külső partnerszervezetek vezetőivel, valamint a projektfelelősökkel. Intézményi szintű szervezeti egységek A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 5
(8) az önkormányzat által fenntartott közszolgáltató intézmények vezetői, vagy az általuk kijelölt személy(ek) Hatáskörébe az intézményi kezdeményezésű, szakmapolitikai jelentőségű, valamint limitált számban benyújtható pályázatok tartoznak. V. A pályázati munka működési rendje A. Pályázati információk biztosítása Pályázati információk biztosítása érdekében a pályázati referens: a.) Folyamatosan figyeli a lehetséges pályázati forrásokat, kapcsolatot tart külsős pályázat figyelőkkel. b) Az aktuális pályázati lehetőségekről tájékoztatja a polgármesteri hivatal vezetőségét és a Képviselő-testületet. c.) Az egyes pályázati kiírások dokumentációk megfelelő értelmezésében segíti a pályázókat. B. Pályázati javaslat elkészítése a.) Amennyiben az önkormányzati fenntartású intézmény, vagy önkormányzati tulajdonú vállalkozás pályázik Európai Uniós vagy hazai kiírású pályázati támogatásra, köteles a pályázati referensnek jelezni. b.) Önkormányzati pályázat előterjesztését a pályázati referens, intézményi pályázat előkészítését az intézet vezetője vagy a pályázati referens készíti el. c.) A pályázati referens tanácsadói tevékenységével segíti az intézményi pályázat javaslatának elkészítését. d.) A pályázati előterjesztésben pontosan meg kell jelölni azt a pénzügyi keretet, amelynek terhére lehet a saját forrást biztosítani. e.) A referens továbbítja előterjesztését a Gazdálkodási irodának, az megvizsgálja a projektjavaslatot pénzügyi szempontból és, ha szükséges konzultál a pályázóval, illetve annak módosítását javasolja. C. Pályázati javaslatok engedélyezése 1. A pályázati referens a benyújtott projektjavaslatokat, továbbítja a Pénzügyi- Ellenőrző- Önkormányzati Vagyonkezelő Bizottsághoz előterjesztés formájában. 2. A bizottsági javaslat tükrében a döntéshozó Képviselő-testület a projektjavaslatban megadott adatok mérlegelésével szakmai és pénzügyi szempontok alapján dönt az adott pályázati javaslat támogatásáról. 3. A pályázati projektjavaslatban megjelölt szükséges saját forrás biztosításáról, a pályázatok benyújtásával kapcsolatos egyéb költségek - külső pályázatíró megbízása, külső szakértők bevonása, műszaki tervek, engedélyek stb. költségei) fedezéséről is a Képviselő-testület dönt. 4. A testület határozatában dönt a pályázat projektfelelősének / projektmenedzserének személyéről és a dokumentáció benyújtásának lebonyolítását végző szervezeti egységről, szükség esetén külsős vállalkozóról is. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 6
5. Amennyiben a Képviselő-testület a pályázat benyújtása mellett dönt, a Gazdálkodási iroda gondoskodik az önrészhez szükséges pénzügyi fedezetnek a költségvetésben történő elkülönítéséről. D. A Pályázati dokumentáció elkészítése 1. Amennyiben kedvező volt a projektjavaslat elbírálása, akkor a pályázati referens az illetékes szervezeti egység közreműködésével hozzálát a pályázati dokumentáció elkészítéséhez és összeállításához, mely magában foglalja a pályázat szakmai, pénzügyi és tartalmi összeállítását; 2. Amennyiben szükséges külső pályázatíró cég közreműködése, úgy a beszerzési eljáráshoz szükséges dokumentációkat előkészíti, az eljárás teljes folyamatát koordinálja és a nyertes ajánlattevővel folyamatos kapcsolatot tart fenn; 3. idegen nyelvű pályázatok esetén gondoskodik egy magyar nyelvű kivonat (1.sz.. melléklet) elkészítéséről, amelyből az érintettek tájékoztatást kaphatnak a pályázat főbb adatairól; 4. A pályázat szakmai részének kidolgozása a pályázó (hivatali szervezeti egység, vagy intézmény) feladata. 5. A pályázat költségvetésének elkészítése a pályázati referens feladata, amelyben közreműködik a Gazdálkodási irodavezető. 6. A Gazdálkodási iroda vezetője felel a pályázatok pénzügyi tervezésének megalapozottságáért. 7. A pályázati referens felelős a projekt dokumentációjának összeállításáért, a szükséges nyilatkozatok, beszámolók, projekttervek elkészítéséért; 8. A pályázat előkészítéséhez és a nyertes pályázatok megvalósításához szükséges szerződések előkészítését a pályázati referens végzi. 9. A pályázati referens biztosítja a pályázati dokumentációkhoz szükséges önkormányzati adminisztrációs adatokat. Az egyéb szükséges kötelező mellékletek beszerzésének rendje: a.) a pályázati referens szerzi be közvetlenül: Alapító Okirat, aláírási címpéldányok, APEH-TB igazolás, VPOP igazolás, Környezetvédelmi- Természetvédelmi- Vízügyi hatóság igazolásai, Munkaerőpiaci Alap igazolása Illetékhivatal igazolása szakmai és pénzügyi beszámoló ill. mérleg, nyilatkozat köztartozás-mentességről. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 7
b.) Az egyéb speciális mellékletek beszerzését az érintett hivatali szervezeti egységek végzik, majd juttatják el azokat a pályázati referenshez. Ezek lehetnek: Szakhatósági engedélyek, Építési tervek, Tanulmányok, Szakmai jelentések, beszámolók, Egyéb hivatalos igazolások. 8. A pályázati dokumentációhoz szükséges, kötelezően csatolandó mellékleteket legkésőbb a pályázat beadási határideje előtt egy héttel el kell juttatni a pályázati referenshez. 9. A pályázati referens összegyűjti a pályázathoz szükséges kötelező mellékleteket és összeállítja a teljes pályázati dokumentációt. 10. Az önkormányzati pályázatok benyújtásával kapcsolatos adminisztrációs költségeket (sokszorosítás, nyomdai és postai költségek) a hivatal fedezi saját működési keretéből. E. Az önkormányzati pályázati dokumentációk aláírása, benyújtása 1. A pályázati referens - a pályázat jóváhagyásáról szóló Képvisleő-testületi határozatot mellékelve - benyújtja aláírásra a kész pályázati dokumentációt. 2. Az önkormányzati pályázatokkal kapcsolatos dokumentációkat a polgármester és a jegyző írja alá. 3. A pályázati referens elkészítteti a pályázati csomagot - megfelelő példányszámban, mellékletekkel, csomagolva - és benyújtja azt a pályázati felhívásban megjelölt szervezethez. 4. Az aláírt teljes pályázati dokumentáció határidő előtti benyújtásáról a pályázati referens gondoskodik. 5. a kézhezvételtől számított 1 munkanapon belül eljuttatja a jegyzőhöz, illetve az illetékes szervezeti egységhez a pályázat eredményéről szóló értesítést. F. A Pályázat megvalósítása, ellenőrzés 1. A támogatási szerződést az Önkormányzat nevében a polgármester jegyzői ellenjegyzéssel írja alá. 2. Az elnyert támogatást csak a támogatási szerződésben foglalt célkitűzésekre lehet felhasználni. A tényleges kiadások tartalmának, szerkezetének és a szerződés mellékletét képező költségtervnek egymással összhangban kell lenniük. 3. A nyertes projektek megvalósítása során a támogató által ill. az ütemtervben meghatározott határidők az irányadók. 4. A nyertes pályázat lebonyolítását a támogató által a támogatási szerződésben rögzített feltételeknek megfelelően, a Gazdasági Iroda közreműködésével és a pályázati referens segítségével a kijelölt projektmenedzser / iroda végzi. Ennek keretében gondoskodik a megvalósításban részt vevő személyek, cégek kiválasztásáról, a megbízási és egyéb szerződések elkészítéséről, a szükséges további dokumentációk beszerzéséről;. 5. A pályázó ill. a projektmenedzser a támogatási szerződésnek és a projekt munkatervének megfelelően végzi a projekt szakmai megvalósítását. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 8
6. A pályázati referens tanácsadóként vesz részt a projekt sikeres megvalósításában. 7. Az egyes adminisztrációt érintő kérdésekben a projektmenedzser tanácsért fordulhat a pályázati referenshez. 8. Továbbítja a szerződéseket, teljesítésigazolásokat számlákat, bankszámlakivonatokat és a szükséges egyéb dokumentumokat a támogató felé. G. Pénzügyi elszámolás H. Irattározás 1. A Gazdálkodási iroda a támogatási szerződés és a projekt pénzügyi terve alapján végzi a pénzügyi lebonyolítást. A nyertes pályázathoz szükséges saját forrást a pályázati dokumentációban feltüntetett, illetve a támogatási szerződésben előírt mértékben a döntéshozó testület által jóváhagyott keret terhére biztosítja. 2. A pályázati pénzkeret terhére történő kötelezettségvállalás és utalványozás rendje a Polgármesteri Hivatalban érvényes előírások szerint történik. Önállóan gazdálkodó intézményeknél a pályázati pénzkeret (a pályázat megvalósításához felhasznált összeg) terhére történő kötelezettségvállalás és utalványozás az intézményi kötelezettségvállalás rendje szerint történik. 3. A pályázati pénz keretfelhasználására vonatkozó kötelezettségvállalás csak a projekt menedzser szignójával ellátott írásos dokumentációval történhet. 4. A számláknak meg kell felelniük a vonatkozó jogszabályokban előírt követelményeknek. A számlának minden esetben az Önkormányzat nevére és címére kell szólniuk. 5. A projektmenedzser minden, a pályázattal kapcsolatos, elszámolni kívánt számla eredeti példányára köteles rávezetni a szerződésben foglalt esetleges előírásokat, a dátumot valamint köteles aláírni azt. 6. A pályázattal kapcsolatos pénzforgalmat a Gazdálkodási iroda erre a célra elkülönített számlán bonyolítja, a támogatási szerződésben foglalt előírások szerint. 7. Az Európai Uniós pályázatok pénzügyeit külön - devizaalapú -számlán kell kezelni. Ezen a számlán kell megjelennie az Európai Bizottság által nyújtott támogatásból befolyt összegnek. 8. A Gazdálkodási iroda a főkönyvi könyvelésében külön címet nyit meg minden Európai Uniós pályázathoz, ezen keresztül történik a program finanszírozása és elszámolása. 9. A projekt pénzügyi felelőse felel azért, hogy a pénzkezelés és pénzügyi elszámolás rendje az Európai Bizottság elvárásainak és a helyi szabályozásnak is megfeleljen. 10. a pénzügyi felelős ellenőrzi a banki és pénztári kifizetések teljesülését, értesíti arról a polgármestert, a projektmenedzsert és pályázati referenst. 11. A szükséges közbeszerzési eljárásokat a műszaki irodavezető a közbeszerzésekre vonatkozó szabályok szerint végzi. 12. A nyertes pályázat pénzügyi jelentésének elkészítését a Gazdálkodási iroda vezetőjének koordinációjával a Gazdálkodási iroda végzi. 13. A projekt pénzügyi zárójelentésének elkészítését pályázati referens és projektmenedzser a Gazdálkodási iroda segítségével végzi. 1. A pályázatkezelő ügyintéző köteles gondoskodni arról, hogy a pályázat egy eredeti vagy egy másolati példánya az illetékes szervezeti egység rendelkezésére álljon irattározás céljából. 2. A pályázati referens és a projektmenedzser köteles minden releváns levelet, e-mailt, pályá- A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 9
zattal kapcsolatos ügyiratot az illetékes szervezeti egység részére átadni. 3. Az illetékes irattár köteles a pályázattal kapcsolatos dokumentumok eredeti vagy másolati példányát a szerződésben megjelölt határidőig megőrizni és ellenőrzés esetén rendelkezésre bocsátani I. Támogatók ellenőrzései J. Monitoring 1. A pályázatkezelő ügyintéző a támogatók helyszíni ellenőrzéseiről előzetesen, valamint azok eredményéről utólagosan tájékoztatást kell nyújtania a jegyző, illetve a Gazdasági iroda részére. 2. A pénzügyi ellenőrzéshez a polgármesteri hivatal műszaki és gazdasági irodája nyújt segítséget. 1. A projekt szakmai zárójelentésének elkészítését a projektmenedzser a pályázati referenssel közösen végzi. 2. A záró beszámolóban ki kell fejteni, hogy a projekt mennyire érte el a kitűzött célokat, illetve hogy milyen további - az eredeti célkitűzésben nem megfogalmazott - eredményeket valósított meg. 3. A projektmenedzser és a pályázati referens feladata beszámolni a Képviselő-testületnek a program megvalósításáról 4. Az el nem nyert pályázatok okainak felderítéséről és a testület tájékoztatásáról a pályázati referens gondoskodik. 5. A szerződésben foglalt utókövetési adatszolgáltatásról a projektmenedzser köteles gondoskodni. Záró rendelkezések A jelen szabályzatban foglaltakat jogszabályok és jegyző saját hatáskörben hozott utasításai módosíthatják. Mellékletek A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 10
1.sz. melléklet: Magyar nyelvű kivonat idegen nyelvű pályázatokról A pályázati felhívás kiírója / támogató: A pályázati felhívás címe: A pályázat címe: A tervezett projekt időtartama (hó): A tervezett projekt kezdeti és befejezési dátuma: Az önkormányzat funkciója a tervezett projektben (koordinátor / partner): Pályázatkezelő ügyintéző neve: Feladataink a tervezett projektben: A projekt teljes költségvetése: ebből támogatás: A pályázó teljes költségvetése: ebből támogatás: ebből önerő, és ennek forrása: Az önkormányzatnál felmerült egyéb költség kategóriák és összegeik a pályázatban: ÁFA elszámolható-e a projekt költségvetésének terhére: igen nem Kelt:. A pályázó / pályázatkezelő ügyintéző aláírása A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 11