Felkészülés egy sikeres kiállítási részvételre avagy a hibákat a kiállításokon is csak egyszer szabad elkövetni Tihanyi Klára Hungexpo Zrt üzletfejlesztési igazgató
A kiállítások napjainkban Magyarországon a rendszerváltás után lett a kiállítás szervezés a gazdaság látványos versenyágazata A B2B szakkiállítások népszerűsége töretlen az internet korában is A B2C kiállítások és vásárok közül azok maradtak népszerűek, amelyek egy jól körülhatárolható célcsoporthoz szólnak A kiállítási részvétel egy komplex marketingeszköz
Kiállítási részvétel és a marketingstratégia
A kiállítások siker faktorai fontos szempont a megfelelő választáshoz A sikeres kiállításhoz az kell, hogy az adott piac legfontosabb szereplői jelen legyenek. Ezáltal a potenciális vásárlóknak, érdeklődőknek egy igazi találkozóhelyévé tud válni a rendezvény. A szakmai szervezetek támogatása elengedhetetlen. A kiállítás mellett látogató-vonzó érdekes kísérőprogramok, szakmai konferenciák zajlanak.
A siker első lépése: a részvétel pontos céljának meghatározása Új üzleti kapcsolatok kiépítése, új partnerek felkutatása Meglévő üzleti kapcsolatok ápolása, mélyítése Új piacok feltérképezése Új termékek, innováció bemutatása, tesztelése A cégimage javítása, presztízsének növelése Piaci árszint, árkondíciók felmérése
A siker első lépése: a részvétel pontos céljának meghatározása Konkurenciafigyelés Az ágazatra jellemző trendek feltérképezése, piaci információk begyűjtése Új értékesítési csatornák kiépítése Képviselők, ügynökök felkutatása Helyszíni értékesítés Piaci jelenlét prezentálása Fogyasztói igények, vélemények megismerése
A részvétel megszervezése Legfontosabb faktor az idő! A részvétel költségeinek megtervezése helyfoglalás, standtervezés, szolgáltatások megrendelése, szállítmányozás megszervezése, promóciós anyagok, szóróanyagok megtervezése, standüzemeltetés, hostessek,
Költségek megoszlási arány (átlag) Stand kivitelezése (tervezés, dekor, építés, bontás) 19% 10% 5% 3% 25% 38% Stand bérlése, energiaellátás (helydíj, szolgáltatások) Személyzet (utazás, szállás, étkezés) Standüzemeltetés és kommunikáció (hostessek, vendéglátás) Egyéb költségek (tréningek, follow up, piackutatás) Járulékos költségek (szállítmányozás)
A standhely kiválasztása A stand elhelyezkedése kulcsfontosságú, akár a részvétel sikere is múlhat rajta. Így a kiállítónak törekednie kell a számára legjobb hely kiválasztására- ebben a szervezők is segítenek. Ehhez időben kell jelentkezni, sok esetben előjelentkezési kedvezménnyel honorálják ezt a szervezők! A jó hely sok tényezőtől függ, nem csak a jelentkezés időpontja, hanem a stand nagysága, típusa, a design, a tematika.
Kitűnni a tömegből! Kihasználni az ingyenes lehetőségeket! De ne bízzunk mindent a szervezőkre, legyünk proaktívak! előpromóció megtervezése: szaklapokban, neten, hírlevelek kiküldése, email aláírás a kiállítás logojával partnerek meghívása, DM több lépcsőben: savethedatelevél e-tickett kiküldése kiállítás weboldalán adatok, újdonságok feltöltése kiállítói profil kezelése vásárterületi reklámok: szórólap, rádió, hostess promóció, plakát szponzoráció pályázat termékversenyre szakmai előadások tartása, részvétel üzletember találkozókon attrakciók a standon - adatbázisgyűjtés fejlesztés alatt: mobilapplikáció alapú figyelemfelkeltés (pl. Smart Events, Pozi Technologies)
A stand funkciói A standnak három nagyon fontos kommunikációs funkciója van: a látogatót megállásra készteti, megszólítja, és beinvitálja. A látogatók figyelmét elsősorban a vizuális elemek keltik fel, ezért az információszolgáltatás mellett a figyelemfelkeltésnek legalább akkora jelentősége van. A design mellett felkelthetjük a látogatók figyelmét, ha valamilyen látványos programot, attrakciót, de akár nem túl nagy befektetéssel nyereményjátékot hirdetünk.
Kedvező standkialakítás
Kedvező standkialakítás
Kedvezőtlen standkialakítás
Kedvezőtlen standkialakítás
Egységstand hagyományos megjelenéssel
Egységstand látványos dekorációval
A személyzet szerepe Létfontosságú kérdés a megfelelő standszemélyzet kiválasztása és felkészítése. A személyzetnek valójában két funkciót kell betöltenie: egyrészt fogadja a látogatókat, másrészt igény szerint pontos, részletes tájékoztatást tud adni a termékekről, vagy éppen érdemben tud tárgyalni. (felkészültség, nyelvtudás!) A személyzetnek maximálisan motiváltnak, proaktívnak kell lennie, hogy a sok stand közül pont a mi standunkra invitálja a látogatót.
Mystery Shopping felmérés - Gastromotive Hungary Kft kutatása 262 stand került vizsgálatra a Hungexpo kiállításain. Minden próbavásárló potenciális vásárlóként fellépve érdeklődött a kiállítók szolgáltatásai, termékei iránt. A statisztikai eredmények jól mutatják, hogy a potenciális üzleti partnerek elégedettsége mely pontokon sérül Az utolsó egy méter, avagy az eladó, mint a sikeres értékesítés kulcsfigurája
Mystery Shopping felmérés Az egyes vizsgálati szempontok az alábbi főcsoportokra bontva kerültek elemzésre: Atmoszféra 87,39% A kiállító munkatárs fellépése 92,81% Értékesítési beszélgetés 77,66% Elérhetőségek egyeztetése 30,75% Szóróanyagok, prospektusok 78,15% A kiállítási stand megjelenése 95,18%
Mystery Shopping felmérés Megfelelő termékismeret híján az eladó nem tudja eléggé szeretni a terméket, ajánlása rutinszerű, vagy bizonytalan lesz, motiváltsága kevéssé érezhető Nem invitálják be a vásárlót, nem köszöntik az értékesítési beszélgetés vesztett helyzetből indul Nem eléggé nyitottak a partner egyedi igényeire Ellenvetés kezelés alternatív kínálat, kiegészítő szolgáltatás ajánlása is fejlesztésre szorul sok esetben.
Mystery Shopping felmérés A kiállító munkatársak mindössze 30 százalékban egyeztetett időpontot a továbblépéshez a potenciális ügyfelekkel A kiállítók 18 százaléka lépett kapcsolatba a kiállítást követően potenciális üzleti partnerével Az eladási beszélgetés során kialakult összbenyomás alapján a potenciális partnerek a kiállítókat 62,4 százalékban választanák üzleti partnerüknek.
A részvétel értékelése A kiállítás után össze kell hasonlítani az eredményeket a kitűzött célokkal. Szempontok: Megrendelések, sikeres üzletkötések száma A begyűjtött névjegykártyák, adatbázis, vagyis a potenciális üzletfelek száma Teljes részvételi költség kiszámítása Így meg lehet határozni az egy kapcsolatra jutó költségek mértékét is, ami fontos a következő kiállítási részvétel eldöntéséhez
Follow up A kiállítás csak akkor válik hatékonnyá, ha a zárást követően az információk feldolgozásra kerülnek, és azok rendszerezésével egyfajta akcióterv készül. A follow-up jól szolgálhatja a potenciális partnerekkel megkezdett dialógus folytatását, a kapcsolatok ápolását, fejlesztését, a döntéshozatal megkönnyítését, a vásárlást, a szerződés létrejöttét.
Köszönöm szépen a figyelmet, kérdés esetén állok szíves rendelkezésükre!