A választó lekérdezés a leggyakrabban előforduló lekérdezés típus. Egy vagy több táblából hív le adatokat, és az eredményt egy adatlapon jeleníti meg, ahol a rekordokat frissíteni lehet (bizonyos keretek között). A választó lekérdezés ezen kívül használható rekordok csoportosítására, valamint összegek, átlagok és más jellemzők kiszámítására. Lekérdezés létrehozása Az Access lekérdezést segítő felülete a Tervezőrács (vagy QBE rács). Lekérdezés készítéséhez át kell térnünk a Lekérdezések objektumra, majd onnan elindítani a Lekérdezés létrehozása Tervező nézetben parancsot (dupla kattintással). 1. ábra Lekérdezés objektum ablaka Ezzel megnyitjuk a Tervezőrácsot, melyben fel lehet venni a lekérdezésben szereplő táblákat, adatmezőket és feltételeket. A tervezőrács sorai A lekérdezés fajtájától függ, hogy milyen sorok jelennek meg a Tervezőrácsban. Az ábra az alapbeállítást mutatja: minden lekérdezésben megjelenik a Mező és a Tábla sor. A többi az adott lekérdezés típusától függ (ezeket majd a megfelelő lekérdezések tárgyalásánál megvizsgáljuk). Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 1
Táblaterület 2. ábra Tervezőrács felépítése Mező: az eredményben megjelenítendő mező, vagy ha nem is jelenítjük meg, de feltételt kell hozzá megadni. Tábla: annak a táblának a neve, amelyikben az adott mező szerepel. Automatikusan kitöltődik, ha kiválasztottuk a megfelelő mezőt. A lekérdezésben épp résztvevő táblákat a táblaterületen láthatjuk. Rendezés: meghatározható, hogy növekvő vagy csökkenő sorrendben jelenjenek-e meg az eredmény rekordjai. Megjelenítés: a mező jelenjen-e meg az eredménytáblában. Előfordulhat, hogy csak feltételt kellett hozzá megadni, de nem akarjuk az eredménytáblában megjeleníteni. Feltétel: ide kell írni a feltételeket, hogy mi alapján kérdezünk; mindig abba az oszlopba, amelyik mezőre a feltétel szól. Ha egyszerre több feltételt kell egy mezőre adni, akkor a vagy sorba írjuk. Ha több mezőre kell feltételt írni, és azok ugyanabban a Feltétel nevű sorban vannak, akkor azok a feltételek és logikai kapcsolatba kerülnek. A tervezőrács megnyitása és táblák felvétele Ügyeljünk arra, hogy csak azokat a táblákat vegyük fel a tervezőrácsba, melyek mezői ténylegesen szerepelnek a lekérdezésben. Ha két tábla között a tervezőrácsban nincs kapcsolat, akkor fel kell hozzájuk venni a kapcsolótáblájukat is, még akkor is, ha a kérdés nem irányul a kapcsolótábla egyetlen mezőjére sem. Ha ezt nem teszszük, akkor rossz eredményt ad majd a lekérdezésünk. Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 2
A lekérdezéseknek több fajtája van: Egyszerű választó lekérdezés Kereszttáblás lekérdezés Azt, hogy melyiket használjuk, az adott feladat dönti el! A tervezőrács használatára és lekérdezések készítésére nézzük meg a következő mintapéldákat! Választó lekérdezés A választó lekérdezésekkel meglévő táblákból képesek vagyunk adott feltételeknek megfelelő sorokat kiválogatni. Az eredménytábla virtuális, azaz csak addig van a memóriában, illetve a képernyőn, amíg azt be nem zárjuk (tárolva csak az SQL utasítás lesz, amely a lekérdezést eredményezte). Ennek a megoldásnak több előnye is van, például: kevés helyet igényel; ha változnak az adatok, akkor az elmentett lekérdezést újra futtatva, az aktuális változásokat is megjeleníti az eredmény. Hátránya, hogy további feldolgozás céljából nem tartható meg az eredménytábla. Egyszerű választó lekérdezés Feladat Kérdezzük le az 5 évesnél idősebb autókat! A lekérdezés eredményében jelenjen meg az autók összes tulajdonsága! Megoldás Ennél a feladatnál csak az Autók táblára lesz szükségünk, mert a kérdésünk olyan információra irányul, amely ebből a táblából maradéktalanul kinyerhető. Az alábbi lépéseket hajtjuk végre: Nyissuk meg az Autókereskedés adatbázist! Az adatbázis ablakon válasszuk a Lekérdezések objektumot, majd a Lekérdezés létrehozása Tervező nézetben funkciót (dupla kattintás)! Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 3
3. ábra Új lekérdezés indítása A megjelenő táblaválasztó ablakon jelöljük ki az Autó-k táblát, és kattintsunk a Hozzáadás gombra! 4. ábra Tábla hozzáadása a tervezőrácshoz Mivel a feladat szerint a lekérdezés eredményében minden autó-mezőt meg kell jeleníteni, ezért az Autók táblában jelöljük ki az összes adatmezőt, majd a csoportot egérrel húzzuk a rács első oszlopának Mező cellájára! Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 4
5. ábra Összes adatmező kiválasztása A feladat szerint a táblából csak az 5 évnél idősebb autók listáját kérjük. A tábla adatmezőinek felhasználásával hogyan fogalmazzuk meg ezt a feltételt? Az 5 évnél idősebb autók Évjárat adata kisebb 2002-nél ennél az adatmezőnél adjuk meg ezt feltételként! 6. ábra Feltétel megadása lekérdezésben Utolsó lépésként az eredménytábla megjelenítéséhez kattintsunk az eszköztár Nézet ikonjára. Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 5
7. ábra Váltás az adatlap nézetre 6. ábra A lekérdezés eredménye Látjuk, hogy 3 rekord felel meg a feltételeknek. Mentsük Öreg autók néven a lekérdezést, majd zárjuk be. Ha vissza akarunk térni a lekérdezés tervező nézetére, az előbbi ikonra (képe most megváltozott) kell újból kattintanunk. Korábban említettük, hogy az adatbázisokból való lekérdezés eszköze az SQL. Az SQL nyelvben utasításokat és az utasítások működését befolyásoló feltételeket adhatunk meg az adatbázis-kezelő számára ezeket a program (pl. az Access) értelmezi és végrehajtja. Most megoldott lekérdezésünk szemmel láthatóan működik de hol az SQL parancs, melyet az Access végrehajt? A válasz: a program segítségével és felületén megadott beállításainkból (tábla, adatmezők, feltételek stb.) az Access maga állítja elő, majd futtatja le a szükséges SQL parancsot. Ha kíváncsiak vagyunk, hogyan néz ki az 5 évnél idősebb autókat listázó parancs, a lekérdezés tervező ablak címsorán kattintsunk a bal egérgombbal, majd válasszuk az SQL nézet menüpontot (vissza is ugyanígy jutunk a tervező nézetbe). Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 6
8. ábra Lekérdezésünk SQL nézete Többtáblás választó lekérdezés Következő feladatunk bonyolultabb lekérdezésre mutat példát. Feladat Kérdezzük le azokat az autókat rendszámmal, márkával, típussal, amelyeket budapesti vásárlók vettek meg. Az eredmény vevőnévsor szerint növekvő sorrendben legyen! Az alábbi lépéseket végezzük el: Megoldás A táblák felvétele és a mezők kiválasztása. Most több táblára lesz szükségünk, hiszen értékesített autókat kell autóadatokkal és vevőnevekkel megjeleníteni, ráadásul a szűrőfeltétel a vevők címadata alapján állítható be. A lekérdezés adatmezőit az egyes táblákból egyenként válogatjuk össze: a kívánt tábla valamely adatmezőjét egérrel egy üres rács-oszlop Mező cellájára húzzuk (ahhoz pedig, hogy egy lekérdezésmezőt töröljünk, a Mező cella tartalmát kell törölni). Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 7
9. ábra Lekérdezés összeállítása a Tervezőrácsban Vegyük észre, hogy az Értékesítések tábla egyetlen mezőjére sem vonatkozik feltétel, de mégis fel kellett venni, mert egyébként nem lenne kapcsolat az Autók és a Vevők között. A helységet nem kell megjeleníteni, hiszen a lekérdezés minden rekordjában (sorában) csak budapestiek szerepelnek ezért a Megjelenítés jelölődobozból itt kiveszszük a jelet. A feltétel itt a budapest szóval való azonosság. A rendszer nem érzékeny a kis- és a nagybetűk megkülönböztetésére. A vezetéknév alapján növekvő sorrendbe rendeztettük az eredménytáblát. 10. ábra Lekérdezés eredménye, az eredménytábla Mentsük a lekérdezést Budapesti vásárlók néven. Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 8
Csoportosítás lekérdezésekben A lekérdezések nemcsak tételes felsorolásokra vonatkozhatnak, hanem számított adatok (például összesítés, megszámlálás, átlagszámítás stb.) képzésére is. Lehetőség van bármely tulajdonság alapján csoportot létrehozni és a csoport elemeire műveleteket végezni. A műveletek a következők lehetnek: Minimum Maximum Átlag Összesen Darab Első Utolsó stb. Tananyagunkban csak a fent felsoroltakat fogjuk használni. Feladat Határozzuk meg a 2007. szeptember 21-én eladott autókból származó összbevételt! Megoldás 11. ábra Csoportosított lekérdezés létrehozása A tábla és a mezők felvétele után bekapcsoljuk az eszköztáron a Σ ikont. Ekkor megjelenik a Tervezőrácsban az Összesítés sor. Itt be kell állítani arra a mezőre a csoportosítást (a Group By automatikusan megjelenik, de a mezőbe kattintva a legördülő Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 9
menüben módosítható), amelyet a feladat meghatároz, illetve, amelynek az elemeire valamilyen műveletet akarunk végezni. A másik mezőben be kell állítani magát a műveletet (itt: Sum). Természetesen a műveletnek összhangban kell lennie a mező típusával (ne akarjunk összesítést végezni például szövegtípusú mezővel). A feltételt ugyanúgy kell megadni, mint eddig. Eredmény: 12. ábra A csoportosított lekérdezés eredménye Természetesen itt csak egy rekord van, mert egy csoportot (2007. 09. 21) határoztunk meg. Annyi rekord keletkezik, ahány csoportot meghatározunk. Mentsük a táblát Szept. 21-ei bevétel néven! Számított mező létrehozása Számított mezőnek nevezzük a választó lekérdezésben azokat a mezőket, amelyek adatai nincsenek az adatbázisban, de bármely más tárolt adat és konstansok segítségével előállítható. Az így keletkezett mezőre is lehet feltételeket megadni! Feladat Jelenítsük meg azokat az eladott autókat, amelyek egységárának áfával növelt értéke eléri vagy meghaladja a 15 000 000 Ft-ot (az áfa 20%)! Megoldás Választó lekérdezésként felvesszük a táblá(ka)t, és a megfelelő mezőt vagy mezőket. A Tervezőrács következő oszlopába szögletes zárójelek közé [ ] tesszük annak a mezőnek a nevét, amelyik részt vesz a számításban. Lehet ilyen több mező is. A matematikai képletet ugyanúgy kell beírni, ahogy azt a matematikában megszoktuk ebben a példában: Bruttó érték: [Egység ár]*1,2. Lehet normál zárójeleket is használni. A rendszer a kifejezést a matematikai szabályok alapján értékeli ki. Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 10
13. ábra Számított mező létrehozása Eredmény: 14. ábra Számított mező eredménye Mentse el a lekérdezést Drága autók eladási árai néven. Számított mező paramétereként részt vehet dátumtípusú mező is, mivel az is számra vezethető vissza. Dátumtípusú mezőben érvényesek a dátumot kezelő függvények is: Date(): Az aktuális dátumot adja vissza Year(dátum): A dátumból elválasztja az évszámot. Pl.: Year(2007.09.25)=2007 Month(dátum): A dátumból a hónap számát adja vissza Pl.: Month(2007.09.25)=9 Day(dátum) : A dátumból a nap számát adja vissza Pl.: Day((2007.09.25)=25 Lehetséges a fenti függvények argumentumába a Date() függvényt helyezni. Pl.: Year(Data()): Az aktuális évszámot adja vissza. Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 11
A program által generált és a saját magunk által írt SQL parancsok Az Access programmal történő kezdeti ismerkedésünk során megtanultunk adatbázist létrehozni a program segítségével (Fájl Új ). Később foglalkoztunk táblák, majd lekérdezések készítésével is, és azt mondtuk, hogy mindezen műveletek mögött valójában a program által generált SQL utasítások állnak. A lekérdezéskészítő funkciónál láttuk is, hogy átváltva SQL nézetre, megtekinthetjük a program által készített SQL parancsot. Azt azonban nem említettük, hogy az SQL nézet önmagában is használható, ha saját magunk akarjuk az SQL parancsot megírni; sőt, ez visszafelé is működik: a parancs megírása után visszaváltva tervező nézetre, a program ábrázolni fogja parancsunkat. Próbáljuk ki első feladatunkat az 5 évnél öregebb autók listája ilyen fordított módszerrel! Az adatbázis-ablakon válasszuk a Lekérdezések objektumot, majd azon belül a Lekérdezés létrehozása Tervező nézetben funkciót (utóbbit dupla kattintással). Eddig a szokásos módon haladunk de most a Tábla megjelenítése címkéjű ablakot táblaválasztás nélkül fogjuk bezárni. Zárjuk be a Tábla megjelenítése ablakot! Ekkor a Lekérdezés1 című ablak üresen marad. Váltsunk SQL nézetre (a lekérdezés ablak címsorán jobb egérgombbal kattintunk, majd SQL nézet). Az SQL nézet egy szövegszerkesztő ablak, amelyben most egy üres SELECT utasítást látunk. Egészítsük ki a következőre: SELECT Rendszám, Márka, Évjárat FROM Autók WHERE Évjárat<2002; 15. ábra Az SQL nézet ablaka a parancs kiegészítése után Az ablak címsorán jobb egérgombbal kattintva, váltsunk Adatlap nézetre ekkor megtörténik a lekérdezés (ha nem hibáztunk a parancs beírásakor). Ha Tervező nézetre váltunk, a program azt is létrehozza az általunk írt SQL utasításból. További ismeretek: Az SQL nyelv Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 12
Kereszttáblás lekérdezés A kereszttáblás lekérdezések olyan lekérdezések, amelyek eredménytáblázatának sorai és oszlopai különböző csoportokat határoznak meg a sor-oszlop találkozásokban (cellák) pedig a csoportok közös részeire vonatkozó mennyiségeket akarjuk megjeleníteni. A kereszttáblás lekérdezések is választó lekérdezések, de lehetőség van bizonyos mezők alapján csoportosítani, a csoportra műveletet végezni. A különbség a megjelenítési módban van: a lekérdezés nem sorról sorra jeleníti meg az eredménytáblát, hanem minden csoportot megjelenít, de csak abba a cellába ír eredményt, ahol van érték a megfelelő oszlopban. Feladat Jelenítsük meg, hogy a különböző autómárkában melyik színűből hány darab van! Megoldás Felvesszük a táblát és a megfelelő mezőket; ha kell, meghatározzuk a feltételeket. Áttérünk Kereszttáblás lekérdezésre (a Lekérdezés típusa ikonnal). Ekkor a Σ ikon automatikusan bekapcsolódik és ki sem lehet kapcsolni. Bekerül a Tervezőrácsba két új sor. Az egyiket már ismerjük, ez az Összesítés sor; és lesz egy új, a Kereszttábla sor. Az Összesítés sorban ugyanúgy meghatározzuk a csoportokat és a műveletet, mint az összesítő lekérdezésben csak itt az egyik csoport a sorfejléc lesz, a másik pedig az oszlopfejléc, a harmadik mező pedig az eredmény. Tehát itt mindig legalább 3 mezőt kell felvenni a Tervezőrácsba. Ezután a Kereszttábla sorban meg kell határozni, hogy melyik lesz a sorfejléc, az oszlopfejléc és az érték. Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 13
Lekérdezés típusa Az eredmény: 16. ábra Kereszttáblás lekérdezés létrehozása 17. ábra Kereszttáblás lekérdezés eredménye Látjuk, hogy a lekérdezés az értékeket a csoportok kereszteződésében helyezi el. Például Fiatból kettő van az adatbázisban, egy ezüst és egy fehér. Mivel a Count függvényt használtuk, ezért, ha lenne két ezüst BMW, akkor ott 2-es jelenne meg. Most az látszik, hogy nincs két egyforma színű autó ugyanolyan típusból! Készítette: Számalk Zrt., Szakképzési igazgatóság 14