Felhasználói leírás A CKB Trend rendszer adminisztrátori funkcióiról Verzió: 3.1 Készült: 2010. október 9. 1/36.oldal
TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezetés...3 2. Belépés a CKB rendszer adminisztrátori felületére...4 3. Adminisztrátori funkciók:...5 3.1. Statisztika...5 3.2. Elmentett ajánlatok...6 3.2.1. Az elmentett ajánlatok listájának szűrése...6 3.2.1.1. Egyszerű keresés...6 3.2.1.2. Részletes keresés...7 3.2.1.3. Egyéb szűrési beállítások...9 3.2.2. Az elmentett ajánlatok lista mezőinek jelentése:...9 3.2.3. Navigáció az elmentett ajánlatok lista oldalai között:... 10 3.2.4. Karbantartási funkciók... 11 3.2.4.1. Ajánlat részletező... 11 3.2.4.2. Megjegyzés írása... 11 3.2.4.3. Megjegyzés olvasása... 12 3.2.5. A dokumentumok menüpont (PDF-ek betöltése)... 12 3.2.6. Üzenet küldése a fejlesztő cégnek... 14 3.3. Beállítások... 14 3.3.1. Cégadatok... 15 3.3.2. Termékek ki/bekapcsolása... 16 3.3.3. Biztosítói kódok... 17 3.3.4. Ajánlatszámok... 18 3.3.4.1. Ajánlatszámok felvitele... 19 3.4. Partnerek (felhasználók felvétele, karbantartása)... 21 3.4.1. Kereskedések... 23 3.4.2. Telephelyek... 24 3.4.3. Felhasználók... 26 3.4.4. Adminisztrátorok... 27 3.5. Egyéni ügyfelek... 29 3.6. Üzenetek... 30 4. Státuszkezelés... 31 4.1. A szerződések státuszai... 31 4.2. A státuszok megváltozása... 32 4.2.1. A szerződések státuszának automatikus be/átállításra... 32 4.2.2. A szerződések státuszának manuális be/átállításra... 33 5. Szerződések elektronikus feladása... 34 6. Ajánlat visszatöltése... 36 6.1. Visszatöltés javításra... 36 2/36.oldal
1. Bevezetés Mindegyik CKB Trend rendszert használó biztosításközvetítő cég rendelkezik egy adminisztrátori felülettel, ahol olyan speciális funkciókat érhet el, amelyeket a rendszer általános felhasználói nem. Ezek a funkciók a rendszer működésével kapcsolatosak, illetve a rendszert használó munkatársak, ügyfelek tevékenységeinek szabályozását, nyomon követését segítik. FIGYELEM! Ez a felhasználói leírás a CKB Trend rendszer általános operátori funkcióit írja le. Egyes partnereinknél az egyedi fejlesztések FIGYELEM! miatt az operátori funkciók működése eltérhet az itt leírtaktól. Lehetséges, hogy bizonyos funkciók másképp működnek, vagy a megjelenésük eltér az ebben a leírásban bemutatott képernyőképektől. TÁJÉKOZTATÁS! A bemásolt példák (képernyőképek) az SK TREND Kft. demo oldalán készített fiktív szerződéseket, és adatokat tartalmaznak. Adatvédelmi jogszabályokat nem sért a bemutatásuk. FIGYELEM! A CKB Trend rendszer a biztosítási termékek változása, bővülése, illetve technológiai fejlesztések miatt folyamatosan változik. A változások követésének érdekében a felhasználói leírásokat időről -időre módosítjuk, bővítjük. Amennyiben a rendszerben jelentős eltéréseket tapasztal a felhasználói leíráshoz képest, kérjük, ellenőrizze a Dokumentumtárban, hogy van -e frissebb leírás. 3/36.oldal
2. Belépés a CKB rendszer adminisztrátori felületére A CKB Trend rendszer élesítésekor, minden partnerünk kapott egy adminisztrátori felhasználói azonosítót és jelszót. Az adminisztrátori felületre a képernyő jobb felső sarkában elhelyezett bejelentkező ablakba történő felhasználónév és jelszó megadásával lehet belépni. Ha a kódokat helyesen gépelte be, a <<BELÉPÉS>> gomb megnyomása után megjelenik az adminisztrátori felület. Sikeres belépés esetén a bejelentkező ablak helyén megjelenik az adminisztrátor felhasználó neve, és a fejlécben a felhasználói menüpontok helyét átveszik az adminisztrátori menüpontok (funkciók). A rendszer minden adminisztrátori bejelentkezéskor az alapértelmezettként beállított Elmentett ajánlatok menüponttal indul, ezen belül pedig a KGFB szerződések felsorolása látható. Kivételt képez ez alól a szabály alól az, az eset, amikor a rendszer fejlesztője új üzenetet küld, amit az adminisztrátor még nem vett át. Ebben az esetben az Üzenetek menüponttal nyit az adminisztrátori felület. A CKB Trend rendszerben az alábbi adminisztrátori funkciók érhetők el: Statisztika Elmentett ajánlatok Beállítások Partnerek Egyéni ügyfelek Üzenetek A felhasználói leírásban az adminisztrátori funkciókat a menüsorban feltüntetett pozíciójuk szerint balról jobbra haladva tárgyaljuk. 4/36.oldal
3. Adminisztrátori funkciók: 3.1. Statisztika A statisztika menüpontban a rendszeren keresztül kötött szerződések darabszáma tekinthető meg biztosítónkénti és termékenkénti bontásban. A lista alap beállításai tovább szűrhetőek időszakra, (az időszak alatt mindig a kockázatviselés kezdetének intervallumát kell érteni) illetve szerződött partnerekre. A keresett időszak és/vagy partner adat megadását követően a <<SZŰRÉS>> gomb megnyomása szükséges a lista szűkítésére. 5/36.oldal
3.2. Elmentett ajánlatok Az adminisztrátori joggal rendelkező felhasználók, az összes felhasználó (közvetítő), és az on-line ügyfelek által készített szerződéseket is megtekinthetik, kinyomtathatják, illetve egyéb a szerződés státuszát (lásd 4. pont) érintő műveleteket végezhetnek. A megjelenő ablak három részből áll: A felső (menü) részben találhatóak a CKB Trend rendszeren keresztül köthető termékek. A menü ágazat és termék szinten jelenik meg, (pl.: gépjármű ágazat, azon belül KGFB, CASCO, GAP, stb. termékek), A középső részen a szerződés(ek) megtalálását könnyítő szűrő feltételek kerültek elhelyezésre, Az alsó részben pedig a keresési feltételeknek megfelelő találatok. Alapesetben a menüpontba való belépéskor nincsenek beállítva szűrő feltételek, így a teljes KGFB szerződés állományt jeleníti meg a program, oldalakra tördelve. 3.2.1. Az elmentett ajánlatok listájának szűrése A szerződések közötti keresés kétféle módon történhet. Egyetlen szűrő mező beállításával, illetve több feltétel együttes megadásával is. 3.2.1.1. Egyszerű keresés Az egyszerű keresés egyetlen mező tartalma alapján keres a szerződések között. Használata abban az esetben javasolt, ha egy konkrét ajánlatot keres a szerződések között (pl. Szabó Lajos nevű sz erződő ajánlatát, vagy az ABC-001 rendszámú gépjárműre kötött szerződést, stb.) A Keresés nevű legördülő mezőben válassza ki azt a paramétert, amire szűrni szeretné az adatbázist, majd a mellette lévő mezőbe írja be a keresett értéket. Az adat megadása után nyomja meg a <<KERESÉS>> gombot. 6/36.oldal
A legördülő mező tartalma a kiválasztott ágazat és termék szerint változik (pl. rendszámra, és alvázszámra, csak gépjármű termék esetén lehet keresni). 3.2.1.2. Részletes keresés Amennyiben nem egy konkrét szerződésre keres, vagy nem ismeri a keresett ajánlat pontos azonosító adatait, használja a Részletes kereső funkciót. A részletes keresés paraméterei alapesetben nem láthatóak a képernyőn. A <<RÉSZLETES KERESŐ>> nyomógombra kattintással a képernyőn megjelennek a részletes keresésre vonatkozó paraméterek. Amennyiben több szűrési feltétel kerül megadásra, úgy a rendszer azokat a szerződéseket fogja listázni, amelyek minden beállított szűrési feltételnek megfelelnek. Ez azt jelenti, hogy a szűrő mezők között logikai és kapcsolat van. Pl.: ha a szűrési feltétel: Termék= KGFB, Státusz= Kötegelhető, Biztosító = Allianz, akkor azok a KGFB szerződések kerülnek megjelenítésre, amelyek az Allianz biztosítóhoz lettek közvetítve, és a jelenlegi státusza kötegelhető. A szűrési feltételek beállítása után a <<Keresés>> nyomógombra kattintva az alábbi találati listát kapjuk: 7/36.oldal
A listában azok a szerződések szerepelnek, amelyek a megadott keresési feltételnek megfelelnek. Jelen példa esetében 7 db szerződés. A szűrő mezőkben kiválasztott beállításokat a <<KERESÉS TÖRLÉS>> gombbal lehet megszüntetni, ezután visszaáll az alaphelyzet, vagyis az összes szerződés láthatóvá válik. A szerződéseket az alábbi szűrő feltételek alapján lehet leválogatni: Ágazat: Az oldal tetején található fülek segítségével választhatóak az ágazatok. Termék: A fent (ágazatban) kiválasztott ágazaton belüli termék kiválasztására. Kockázatviselés kezdetének intervalluma: Adott dátumok közé eső kockázatviselés kezdettel rendelkező szerződések leválogatására alkalmas. Partner/On-line: A kötés típusa szerint keres. Annak függvényében, hogy a szerződést a biztosításközvetítő üzletkötője (szakmai felhasználó), vagy on-line ügyfél készítette. Státusz: A szerződések aktuális státusza alapján keres. A szerződések státuszai az alábbiak lehetnek: o Várakozó: Az ajánlat készítési folyamat során a rögzített adatok mentésre kerültek. o Igazolás: Az okmányiroda részére a szerződés megkötéséről igazolás lett kiállítva. o Lezárt: Az ajánlat kötési folyamat végén lezárásra került a szerződés, azaz legenerálódnak a nyomtatványok. o Sztornózott: A biztosítási ajánlat meghiúsulása esetén állított státusz. o Aláírt: A szerződés végponton történő aláírását jelenti. 8/36.oldal
o o o o Kötegelhető: SEND funkcióhoz kapcsolódó elektronikus továbbításhoz szolgáló státusz Kötegelt: (Fejlesztés alatt) Javítandó: (Fejlesztés alatt) Elutasított: (Fejlesztés alatt) Biztosító: Az adott biztosítóhoz kötött szerződések listázására alkalmas. Kereskedés: Az adott kereskedéshez tartozó felhasználó(k) által kötött szerződések listázását végzi. Telephely: Az adott telephelyhez tartozó felhasználó(k) által kötött szerződések list ázását végzi. Felhasználó: Az adott felhasználó által kötött szerződések listázására alkalmas. 3.2.1.3. Egyéb szűrési beállítások Tarifa mentések: A CKB rendszerben, az ajánlatok mentésén kívül lehetőség van a díjtájékoztató, azaz tarifálás mentésére is. Az ágazatokkal egyvonalban a Tarifa mentések fülre kattintva lehet kiválasztani, azt az opciót, ami alapján a rendszer az elmentett tarifálások között fog keresni. A tarifa mentések között is van lehetőség szűrő feltételek megadására. A Keresés legördülő mezőben található fix paraméterek kiválasztása után a mező mellett található üres mezőbe beírva az értéket és a <<KERESÉS>> gombot megnyomva csak az adott feltételeknek megfelelő elmentett tarifálások jelennek meg. 3.2.2. Az elmentett ajánlatok lista mezőinek jelentése: Az elmentett ajánlatok menüpontban a szerződések listája soronként (rekordonként) jelenik meg. Minden sor egy ajánlatnak felel meg. A sorokban a szerződés azonosítását segít ő, a szerződés legfontosabb adatait tartalmazó információk kerültek feltüntetésre. 9/36.oldal
A sor (rekord) felépítése a következő: ID: A CKB Trend rendszerben minden elmentett díjtájékoztatónak (tarifálás), elmentett ajánlatnak (várakozó ajánlat), illetve lezárt szerződésnek van egy egyedi azonosítója. Ez a szám minden partnerünknél csak egyetlen szerződéshez (rekordhoz) tartozhat, így egyértelműen azonosít egy rekordot. Bármely okból valamelyik szerződésre kívánnak hivatkozni, ezt az egyedi azonosítót kérjük megadni. Státusz (Stat.): A szerződés (rekord) aktuális státuszát mutatja. (Az ikonok jelentését lásd a 4. pont, státuszkezelés menüpontban.) Biztosító: A szerződéskötés során választott Biztosító Társaság neve. Ajánlatszám: Az adott szerződéshez kiosztott ajánlati sorszám. A rendszer az ajánlati sorszámokat automatikusan osztja, a biztosítók által kiadott intervallumokból (lásd a 3.3.4.1. Ajánlatszám felvitele pontot) Dátum: A biztosítás kockázatviselésének kezdete. FRSZ: (Ez az oszlop csak gépjármű ágazatba tartozó termékek választása jelenik meg!) A biztosított gépjármű forgalmi rendszáma. Név: A Biztosítási szerződés szerződőjének neve. Karbantartás: A szerződésről további részletes információk találhatóak a karbantartás ikonok alatt. (Részletesen lásd a 3.2.4. Karbantartás pont alatt) Dokumentumok: A szerződés tartozó letölthető dokumentumokat (nyomtatványokat) tartalmazza PDF formátumban. (Részletesen lásd a 3.2.5. Dokumentumok pont alatt) Üzen: Az üzenet ikonon keresztül van lehetősége a szerződés dokumentumaival kapcsolatos észrevételit jelezni. 3.2.3. Navigáció az elmentett ajánlatok lista oldalai között: A szerződések listája alatt található az oldal lapozására szolgáló funkciógomb. Egy oldalon maximum 10 szerződés kerül feltüntetésre. A bal sarokban látható, hogy hány oldalon keresztül (a per jel utáni érték) tekinthetőek meg a leválogatásnak megfelelő szerződések, és ezek közül az aktuális oldal hányadik (a per jel előtti érték). A jobb sarokban lévő adat pedig azt mutatja meg, hogy összesen hány szerződés felelt meg a keresési feltételnek. 10/36.oldal
Az oldalak között a felületen megszokott módon az <<ELŐZŐ OLDAL>>, illetve a <<KÖVETKEZŐ OLDAL>> gombokkal lehet navigálni. Az utolsó találati oldalon már nincs <<KÖVETKEZŐ OLDAL>> gomb, és értelemszerűen az első oldalon sincs <<ELŐZŐ OLDAL>> gomb. 3.2.4. Karbantartási funkciók A képernyőn rendelkezésre álló hely kevés arra, hogy egy szerződésről minden fontos információt egy sorban tüntessünk fel. Ezért bizonyos adatok almenüpontokban kerültek elhelyezésre. Az ajánlatok felsorolásánál található Karbantartás almenüpont, a szerződések további kiemelt adatainak információit tartalmazza. Itt van lehetőség a szerződések státuszának állítására, illetve itt kerültek elhelyezésre a felhasználók által a szerződésekhez fűzött megjegyzések is. Szintén ebben az almenüben kaphatnak információt a szerződések elektronikus továbbításának sikerességéről, vagy sikertelenség esetén a hiba okáról. Az almenüpontokba a megfelelő ikonokra kattintva lehet belépni. 3.2.4.1. Ajánlat részletező Az ajánlat részletező almenüpontra kattintva további információk találhatóak a szerződésről. Az adatok témakör szerinti bontásban kerültek feltüntetésre, és a megjelenített adattartalom, függ a termék jellegétől. Az ajánlat részletező ablak alsó részén kerültek elhelyezésre a szerződés aktuális állapotának (státuszának) jelzésére (beállítására) szolgáló gombok. Minden esetben csak azok a státuszok kerülnek feltüntetésre, amire az adott szerződés átállítható. A státusz megváltoztatása érdekében nyomja meg azt a nyomógombot, amire át kívánja állítani a szerződés állapotát. (részletesen a 4. Státuszkezelés pontban.) 3.2.4.2. Megjegyzés írása A szerződésekhez a felhasználó, illetve az adminisztrátor bármilyen szabadformátumú megjegyzést rögzíthet. A megjegyzés szövegét a megnyíló ablakba kell beírni. 11/36.oldal
A beírt megjegyzés a <<RÖGZÍT>> gomb megnyomásával menthető el. Amennyiben a beírt megjegyzést mégsem kívánja elmenteni, kattintson az ablakon kívül. Az ablak a beírt szöveg elmentése nélkül fog bezáródni. Egy szerződéshez több megjegyzést is rögzíteni lehet. A megjegyzések időrendi sorrendben kerülnek tárolásra, kiegészítve a bejegyzést tevő felhasználó azonosítójával, és a rögzítés időpontjával. 3.2.4.3. Megjegyzés olvasása Azoknál a szerződéseknél, amelyekhez megjegyzést fűzött a felhasználó, vagy az adminisztrátor, az ikon megváltozik, és a megjegyzés írása ikon helyére a megjegyzés olvasása ikon kerül. Az ikonra kattintva, a megnyíló ablakban olvasható(ak) a korábban rögzített megjegyzés(ek) szövege(i). 3.2.5. A dokumentumok menüpont (PDF-ek betöltése) Ebben a menüpontban az adott szerződéshez tartozó, a szerződéskötés eredményeként generálódó nyomtatványokat lehet megnyitni, és megtekinteni. A terméktől és szerződés adataitól függően több file (nyomtatvány) is tartozik(tartozhat) egy rekordhoz. Minden file-t külön ikon jelöl. Az ikon utal a nyomtatvány tartalmára. Bizonyos esetekben egy adott ikon alatt több nyomtatvány is található. (Pl. a megbízási szerződés nevű ikon tartalmazhatja a csoportos beszedési megbízást, vagy évfordulós KGFB váltás esetén a felmondó nyilatkozatot is.) A nyomtatványok letölthetőségére utaló ikonok: CASCO biztosítási ajánlat betöltése 12/36.oldal
KGFB biztosítási ajánlat betöltése Lakás biztosítási ajánlat betöltése Utas biztosítási ajánlat betöltése Kisvállalkozói vagyon ajánlat betöltése Munkanélküliség ajánlat betöltése Családi védelem ajánlat betöltése GAP költségfedezeti (önrész) ajánlat betöltése GAP számlaérték ajánlat betöltése Műszaki garancia ajánlat betöltése Gumiabroncs ajánlat betöltése Asistance ajánlat betöltése Megbízási szerződés betöltése Csekk nyomtatvány betöltése KGFB Igazolás betöltése Hibára utaló ikon: Amennyiben az ajánlatok valamilyen okból kifolyólag nem készülnek el, akkor a dokumentumok oszlopban egy piros i betű fog szerepelni. Az ikonra kattintva egy felugró ablakban megjelenik a hiba oka. Figyelmeztető ikon: A választott szerződéshez nem tartoznak letölthető dokumentumok, vagy azok a bejelentkezett felhasználó részére nem érhetőek el. (Pl. Várakozó státuszú szerződés esetén a Várakozó ajánlat. Csak a felhasználó által tölthető vissza. Visszatöltéshez kattintson az óra ikonra! üzenet jelenik meg.) FIGYELEM!!! Az igazolásokat és várakozó ajánlatokat csak az a felhasználó tudja vissza tölteni, aki azokat elmentette. A mentett rekordokat az adminisztrátor sem tudja visszatölteni, csak az állapotáról kaphat tájékoztatást. Kapcsolt termékek (együttkötés) Amennyiben a kiválasztott szerződés együttkötési folyamat során lett létrehozva (pl. casco és KGFB), abban az esetben a dokumentumokat jelölő ikonok mellett egy jobbra, lefelé mutató sárga nyíl található. Az ikon arra utal, hogy a rekordban megjelenített szerződéshez más típusú szerződés is tartozik. Az ikonra kattintva megtekinthetőek a kapcsolódó szerződés(ek) főbb adatai és nyomtatványai. 13/36.oldal
3.2.6. Üzenet küldése a fejlesztő cégnek Az Üzenet ikonon keresztül van lehetősége a felhasználóknak a szerződés dokumentumaival kapcsolatos észrevételeiknek megtételére. A sárga hátterű megjegyzés mezőbe írja le röviden a problémáját, majd kattintson a <<KÜLDÉS>> nyomógombra. FIGYELEM Itt csak a nyomtatványokkal kapcsolatos problémák bejelentését fogadjuk! Ha az ajánlati képen hibát, problémát, elírást, stb. fedez fel vagy nem készült el az ajánlat. Az ettől eltérő problémakörbe tartozó bejelentéseket figyelmen kívül hagyjuk!. Kérjük ezeket az ügyfélkapu szolgáltatáson keresztül jelezzék. 3.3. Beállítások A beállítások menüpont a biztosításközvetítő cég azonosító adatainak rögzítésére, és a rendszer működését szabályozó beállítások elvégzésére szolgál. A beállítások menüpont részei: Cégadatok Termékek aktiválása Biztosítói kódok 14/36.oldal
Ajánlatszámok 3.3.1. Cégadatok A cégadatok almenüpontban a rendszert használó biztosításközvetítő cég legfontosabb adatait kell rögzíteni. A biztosításközvetítő adatai, az itt rögzített információk alapján kerülnek rá a nyomtatványokra, illetve az on-line felületen a biztosításközvetítőről, a felhasználó részére adandó tájékoztatás is ezen adatok alapján történik meg. Fontos, hogy a beírt adatok minden esetben a valóságot tükrözzék, és rendszeresen aktualizálva legyenek. Név: A biztosításközvetítő megnevezése, Adószám: A biztosításközvetítő adószáma, Ügyvezető: A biztosításközvetítő ügyvezető igazgatójának neve, Felelősség biztosító: Annak a biztosítótársaságának a neve, ahol a biztosításközvetítő szakmai felelősség biztosítását megkötötte, Fedezet káronként: A tevékenység gyakorlása során bekövetkezett kár fedezetére meghatározott kártérítési limit, Fedezet összesen: A szakmai felelősség biztosításban meghatározott, biztosítási kockázatokra nyújtott maximális fedezet összege, Cégjegyzékszám: A biztosításközvetítő cégjegyzékszáma, Felügyeleti engedélyszám: A biztosításközvetítő felügyeleti hatóságnál (PSZÁF) nyilvántartott engedély száma, Cím: A biztosításközvetítő székhelyének címe, Levelezési cím: A biztosításközvetítő levelezési címe, E-mail cím: A biztosításközvetítő központi e-mail címe. Az itt megadott e-mail cím 15/36.oldal
Feladó e-mail cím: Másolat e-mail cím: kerül rá a szerződéskötés során használt nyomtatványokra, A mezőnek speciális szerepe van az on-line kötések esetén. Az on-line regisztráló ügyfelek minden esetben e-mail üzenetet kapnak a biztosításközvetítőtől, arról, hogy sikeresen regisztrálták magukat a rendszerben, illetve arról, hogy sikeresen lezárták az ajánlatukat. Ezek az üzenetek az itt megadott e-mail címről fognak érkezni, vagyis az ügyfél ezt a címet fogja látni a feladó neveként a saját elektronikus levelezőjének beérkezett üzenetek fiókjában. Ez a mező szintén az elektronikus levelek küldéséhez kapcsolódik. Annak érdekében, hogy meggyőződhessenek arról, hogy a levelek valóban elmentek, illetve azok elküldését dokumentálni lehessen, meg lehet adni egy másolat e-mail címet, így nem csak az on-line felhasználó kapja meg az üzenetet, hanem arról a biztosításközvetítő is másolatot kap. FIGYELEM! A CKB rendszer automatikus elektronikus üzenetként generálja, és küldi ki a leveleket a regisztráló ügyfelek e-mail címére. A fogadó számítógép, vagy számítógép hálózat, az azon beállított biztonsági fokozattól függően kiszűrheti a leveleket, kéretlen reklám levélnek (SPAM) minősítve azokat. Túl sok kiküldött levél esetén maga a küldő e-mail cím is SPAM listára kerülhet, onnantól kezdve egyetlen levél sem fog elmenni, az adott címről. Az ilyen esetekben - hatáskör hiányában - az SK TREND Kft.-nek nincs lehetősége intézkedni, és felelősséget sem tudunk vállalni. A szolgáltatásunk, csak a levelek küldésére terjed ki, annak megérkezését a felhasználóhoz, nem tudjuk garantálni. 3.3.2. Termékek ki/bekapcsolása A CKB Trend rendszer felhasználói maguk határozhatják meg, hogy a rendszer által kínált termékek közül melyiket szeretnék a saját felületükön megmutatni. Ebben a menüpontban kerültek felsorolásra a CKB Trend rendszeren keresztül elérhető termékek, biztosítónkénti felosztásban. A biztosítók nevei vízszintesen az X tengelyen, a termékek pedig függőlegesen az Y tengelyen vannak felsorolva. A tengelyek metszéspontjában kell megjelölni, hogy az adott biztosító, adott termékét szeretnék bekapcsolni, vagy sem. A kiválasztott társasághoz abban az esetben tud ajánlatot közvetíteni, amennyiben a megfelelő oszlopban és sorban található jelölő ikont aktívvá (zöld pipa) teszi. Speciális beállítási lehetőség, hogy egy adott társaság díjai csak a KGFB kampány idején szerepeljenek a díjtájékoztatón, más időszakban pedig ne jelenjenek meg. Ezt az ÁTKÖTÉS sorban lehet megadni. A csak üzletkötő oszlopban egy adott termék bepipálása azt jelenti, hogy a megjelölt terméket csak a biztosításközvetítő üzletkötői látják a felületen (amennyiben be vannak jelentkezve) az on-line felhasználók viszont nem. 16/36.oldal
Jelmagyarázat: Az adott biztosítónál nincs ilyen termék, vagy még nem szerepel a CKB Trend rendszerben, Létező termék az adott biztosítónál, de nincs bekapcsolva, Létező termék az adott biztosítónál, és be is van kapcsolva a termék A termékek bekapcsolása csak azokban az esetekben lehetséges, ahol a behajtani tilos tábla feltüntetésre került a mátrixban. A sima szürke háttér azt jelenti, hogy nincs az adott biztosítónak ilyen terméke, ezért azt nem is lehet bekapcsolni. 3.3.3. Biztosítói kódok A biztosítótársaságok a biztosításközvetítők azonosításának megkönnyítése érdekében kódo kat alkalmaznak. Ezek a kódok egyértelműen azonosítanak egy biztosításközvetítőt az adott biztosítótársaságnál. A biztosítói kódok feltüntetésre kerülnek az ajánlatokon, és több biztosítótársaság esetében minden egyes WS (Webservice szolgáltatás) hívásnál el kell küldeni a tarifálási, illetve ajánlatkészítési szolgáltatások igénybevételéhez. Ebben a menüpontban kell megadni a biztosítótársaságoktól kapott biztosítói kódokat. Amennyiben ezek az adatok nincsenek kitöltve, vagy hibásan lettek megadva, előfordulhat, hogy nem érkezik vissza díj a tarifáláskor, illetve a biztosító más partner (biztosításközvetítő) nevére rögzítheti a szerződést, ezáltal a jutalékot is. A biztosítói kódok formátuma társaságonként eltérő, ezért segítségül a mezők mellett feltüntetettünk példákat, hogy az adott biztosítónak hogyan néz ki a biztosítói kódja. A biztosítói kódok menüpontban kizárólag azok a biztosítótársaságok jelennek meg, amelyeknél legalább egy termék a termék aktiválás menüpontban előzőleg bekapcsolásra került. 17/36.oldal
A biztosítói kódok megadása után a képernyő alján nyomja meg az <<ADATOK RÖGZÍTÉSE>>gombot. A Generali-Providencia Biztosító esetében az alkusz kód mellett a kirendeltség kódot, a Groupama biztosítónál a kezelő egység kódját, az AEGON-nál pedig a 4 jegyű jelszót is rögzíteni kell. A rendszer a Genertel Biztosító díjait is számolja, illetve képes ajánlatok közvetítésére, viszont a kódját nem szükséges itt rögzíteni. A Genertel esetén ezt cégünk egy másik felületen regisztrálja. FIGYELEM A CKB rendszerben egy társaság termékének bekapcsolása nem helyettesíti az adott társasággal kötött szerződést. Cégünk nem ellenőrzi, hogy a bekapcsolt társasággal az adott termékre partnerünknek van e érvényes szerződése, a szükséges szerződések megkötése minden esetben a biztosításközvetítő feladata. Egy új társaság bekapcsolása esetén mindig ellenőrizze, hogy a bekapcsolás mellett töltött e fel ajánlati sorszám tartományt a bekapcsolt céghez. 3.3.4. Ajánlatszámok A CKB Trend rendszer minden általa készített ajánlatra, automatikusan ajánlatszámot generál A program előre kiosztott ajánlati sorszám tartományokból dolgozik, az ajánlatokra a rendelkezésre álló intervallumból a következő szabad sorszámot írja rá. Egy új biztosító bekapcsolása után minden esetben rögzíteni kell, a hozzá tartozó ajánlati sorszám tartományt, ellenkező esetben az ajánlatok 0-s sorszámmal, illetve utasbiztosítások esetén egyáltalán 18/36.oldal
nem fognak elkészülni. Ajánlati sorszám tartományt a biztosítótársaságoktól kell igényelni. Egyes biztosítótársaságok esetén erre már nincs szükség, mert az ajánlati sorszámot a biztosító webes szolgáltatása osztja ki. 3.3.4.1. Ajánlatszámok felvitele A biztosítótársaságok által kiadott tartományok berögzítése ebben a menüpontban történik. A legördülő menüből (Biztosító) válassza ki, hogy melyik társasághoz kíván ajánlati sorszám tartományt berögzíteni, majd jelölje meg, hogy melyik termékhez (Módozat) rögzíti a tartományt. Egyes társaságok esetében termékektől függetlenül közös tartományból kerül kiosztásra az ajánlatszám, de vannak olyan biztosítók is, ahol külön -külön kell meghatározni azokat. Az ajánlatszám mezőbe, a tartomány első, és utolsó értékét kell begépelni, majd a <<RÖGZÍTÉS>> gombra kattintani. FIGYELEM Egyes társaságok (pl. ALLIANZ, Generali, Wabard, Posta) ellenőrző kóddal látják el az ajánlati sorszámot. A CKB rendszer ezeket a kódokat automatikusan kalkulálja, ezért a tartomány berögzítésekor az ellenőrző kódokat figyelmen kívül kell hagyni, vagyis az utolsó számjeg yet nem kell rögzíteni. Az ajánlati sorszámoknak egyedinek kell lenniük. Nem fordulhat elő, hogy két ajánlaton ugyanaz a sorszám szerepel, ezért a CKB rendszer a tartomány berögzítése előtt ellenőrzi, hogy korábban feltöltésre került-e, az aktuálisan feltöltendő tartomány valamelyik eleme, vagy esetleg a teljes tartomány. Amennyiben a feltöltendő állományban olyan elemek is szerepelnek, amelyek már korábban rögzítésre kerültek, a rendszer figyelmeztető üzenetet küld, és nem engedi berögzíteni a tartományt. Kérjük, ebben az esetben ellenőrizze, hogy helyesen gépelte e be a tartományt. Ha tévedésből elütötte a tartomány valamelyik értékét, azt javítsa, és nyomja meg ismételten a <<RÖGZÍTÉS>> gombot. Az egyszerre felvihető tartomány maximális darabszáma 1000db!. Ennél nagyobb tartományt nem tud berögzíteni, csak kettő, esetleg több lépésben (1000 darabonként). 19/36.oldal
Ha helyes intervallumot adott meg akkor a rendszer megjeleníti a tartomány kezdő és végső sorszámát, és megerősítést kér, hogy valóban szeretné e felrögzíteni az új sorszámokat. Kattintson az <<IGEN>> gombra, és a művelet végrehajtódik. Ha nem a helyes tartományt látja képernyőn, válassza a <<NEM>> gombot, és helyesbítse az adatokat. Az új tartomány kiosztása után az ajánlatszámok almenüpontban ellenőrizni tudja, hogy valóban betöltésre kerültek e az adatok. A korábban mínuszban nyilvántartott ajánlatok részére a rendszer automatikusan lefoglal annyi darab ajánlati sorszámot, amennyi ajánlathoz nem lett kiadva sorszám, a maradéknak pedig megjelenik a szabad ajánlatszámok oszlopban. Természetesen a mínuszos ajánlatszámok lefoglalása nem jelenti automatikusan a korábban 0 -s sorszámmal generált ajánlatok automatikus újra generálását. A táblázat biztosítótársaságonként mutatja az összes kiadott ajánlatszámot, (1. oszlop) és a rendelkezésre álló (Szabad) még kiosztható ajánlatszámokat. A 3. oszlop pedig (Lezárt) az eddig felhasznált ajánlatok számát tartalmazza. 2.3.4.2. Ajánlatszámok megtekintése A fentiek szerint felrögzített tartományok a képernyő alsó részén található biztosító és termék szintű bontásban megtekinthetőek. 20/36.oldal
Ha a szabad ajánlatok száma a közvetítő cég méretéhez viszonyítva jelentősen lecsökken, új tartományt kell kiosztani. Kérjük, minden esetben számoljanak azzal, hogy a tartomány beszerzése bizonyos esetekben napokig is eltarthat, ezért időben kérjenek új tartományt a biztosítótársaságoktól. A CKB rendszer automatikus figyelmeztető üzeneteket küld az operátor e-mail címére abban az esetben, ha a szabad ajánlatok száma 10 alá csökken. 3.4. Partnerek (felhasználók felvétele, karbantartása) A CKB Trend rendszer három szinten kezeli a felhasználókat. Mivel a rendszer legelső verziója a gépjármű kereskedésekben kötött szerződések elkészítésére, kezelésére íródott a szintek az akkori felhasználási mód szerint lettek elnevezve. 21/36.oldal
1. szint: Kereskedések 2. szint: Telephely 3. szint: Felhasználó A felhasználók szintenkénti csoportosítására elsősorban a statisztikai funkciók, illetve a keresési funkciók támogatása érdekében van szükség. Új felhasználót csak úgy lehet felvenni a rendszerbe, hogy azokat kapcsolni kell a felette lévő szintekhez. Ez még az egyszemélyes alkusz cégek esetén is szükséges. Ilyen speciális esetekben, az 1. szint lesz maga az alkusz cég, a 2 szint az alkusz központ, a 3. szint pedig a felhasználó. A rendszerben nincs szabályozva, hogy ki milyen logika alapján építi fel a felhasználói szintjeit, viszont később a rendszer használata során, a felépített struktúra alapján tudja majd leválogatni a szerződéseit. A partnerek menüpontban, lehetősége van új partnerek felvételére a rendszerbe, illetve a meglévő partnerek karbantartására. A CKB rendszer szempontjából minden olyan felhasználó partnernek számít, akinek a biztosításközvetítő adminisztrátora felhasználói jogosultságot ad. (pl. a cég alkalmazottai, szerződéses partnerei, a kereskedésben dolgozó biztosításközvetítők, stb.) Nem számítanak partnernek azok az ügyfelek, akik az interneten keresztül on -line regisztrálnak a rendszerbe. Ők egyéni ügyfelek lesznek (lásd a 3.5. Egyéni ügyfelek pontot.) A Partnerek menüpont almenüpontokból épül fel. Az almenüpontokon állíthatóak be, a regisztrált kereskedések, telephelyek, felhasználók, és adminisztrátorok. 22/36.oldal
3.4.1. Kereskedések A kereskedések jelenthetnek valós gépjármű kereskedést, de valójában az adott biztosítá sközvetítőnél meglévő szervezeti hierarchia legfelsőbb szintje (pl. Központ, Igazgatóság, Unit, stb.) A kereskedés szint kitöltésére, akkor is szükség van, ha a cég struktúrája szerint valójában nincs ilyen egység. Ebben az esetben, a biztosításközvetítő cég központi irodáját kell rögzíteni. FIGYELEM CKB Universal, és CKB Free ügyfeleink esetén a kereskedés szintjén maga a biztosításközvetítő áll. Ezek a partnereink nem tudnak új kereskedést rögzíteni. A menüpontba történő belépéskor a korábban rögzített kereskedések listája jelenik meg a képernyőn. A listát a Keresés mezőbe beírt érték alapján szűrni lehet. A megadott karaktersorozat előfordulását a kereskedés név oszlopban keresi a rendszer. (vagyis pl. címre nem keres) Új kereskedés rögzítése az <<ÚJ KERESKEDÉS>> gombra kattintással lehetséges. Ebben az esetben az alábbi képernyő jelenik meg. Az űrlapon az alábbi mezőket kell kitölteni: Kereskedés neve: A kereskedés (szervezeti egység) neve. Kereskedés címe: A kereskedés, (szervezeti egység) címe. Kereskedés telefonszám: A kereskedés (szervezeti egység) telefonszáma. Kereskedés e-mail cím: A kereskedés (szervezeti egység) e-mail címe. A fentiek során megadott adatokat a <<RÖGZÍTÉS>> gombbal lehet tárolni. A <<MÉGSEM>> gombra kattintva az előző képernyőre tér vissza, a módosítások elmentése nélkül. Minden rekord végén két nyomógomb szerepel. A gombok megnyomásával szerkeszthetővé, illetve törölhető válik az adott kereskedés. <<MÓDOSÍTÁS>> A nyomógomb megnyomása után, láthatóvá válnak a kereskedés aktuálisan tárolt adatai. A megfelelő mezőbe kattintva módosíthatja a mező tartalmát. A változások mentéséhez nyomja meg a <<RÖGZÍTÉS>> gombot, ha nem kívánja megváltoztatni a mezők tartalmát, kattintson a <<MÉGSEM>> gombra. 23/36.oldal
<<TÖRLÉS>> A gombra kattintva a korábban rögzített kereskedést ki tudja törölni. Ha semmilyen változást nem kíván végrehajtani, akkor a <<MÉGSEM>> gombra kattintva az előző képernyőre jut. A kereskedés törlése előtt az alábbi megerősítő üzenet jelenik meg a képernyőn FIGYELELEM Ha egy kereskedést töröl a rendszerből, akkor a törölt kereskedés által korábban kötött szerződések a továbbiakban nem lesznek láthatóak az elmentett ajánlatok között. 3.4.2. Telephelyek A kereskedések, illetve szervezeti egységek rendelkezhetnek több telephellyel is. Ezek rögzítésére, megtekintésére, és karbantartására alkalmas a telephely nyilvántartás. A listában a Keresés mezőbe beírt érték alapján lehet szűrni. A megadott karakter sorozatot a telephelyek neveiben keresi a rendszer. Új telephely rögzítése az <<ÚJ TELEPHELY>> gomb megnyomásával lehetséges. Ebben az esetben az alábbi képernyő jelenik meg. Új telephelyet csak meglévő kereskedés alá lehet rögzíteni. Mielőtt megnyomná az <<ÚJ TELEPHELY>> gombot, válassza ki a listából, hogy melyik kereskedés alá szeretné rögzíteni a telephelyet. Ha még nem létezik a kereskedés lépjen vissza a kereskedés almenüpontba, és először rögzítse a kereskedést. 24/36.oldal
Az űrlapon az alábbi mezőket kell kitölteni: Kereskedés: Az előző oldalon kiválasztott kereskedés neve látható ebben a mezőben. CKB Univerzál, és Free ügyfeleink esetén ennek a mezőnek az értéke minden esetben az adott biztosításközvetítő cég neve. A mező tartalma nem módosítható. Név: A telephely megnevezése. Cím: A telephely címe. Telefonszám: A telephely telefonszáma. E-mail cím: A telephely e-mail címe. Egyes biztosítótársaságok, a márkakereskedéseknek speciális díjakat, kedvezményeket biztosítanak. Ezek a kedvezmények a márkakereskedői kódok biztosítói webservice-be történő beküldése esetén kerülnek megadásra. Azoknak a partnereinknek akiknek szerződése van a biztosítókkal ilyen jellegű kedvezmények igénybevételére, az itt berögzített kódokkal küldjük az adott márkakereskedés tarifálási kéréseit. Amennyiben a kódok hibásak vagy érvénytelenek, a kedvezmények nem kerülnek megadásra. Ha a rögzítendő telephely nem egy valóságos gépjármű kereskedés telephelye vagy olyan telephely, amelynek nincs meghatározott márkakereskedői kódja, akkor ezt a mezőt hagyja üresen GENERALI Márkakereskedői kód: GENERALI Üzletkötő kód: ALLIANZ kód: UNIQA kód: A Generali Biztosító által kiadott márkakereskedői kód. A mező kitöltése nem kötelező! A Generali Biztosító által kiadott üzletkötő kód. A mező kitöltése nem kötelező! Az ALLIANZ Biztosító által kiadott márkakereskedői kód. A mező kitöltése nem kötelező! Az UNIQA Biztosító által kiadott márkakereskedői kód. A mező kitöltése nem kötelező! A fentiek során megadott adatokat a <<RÖGZÍTÉS>> gombbal lehet tárolni. A <<MÉGSEM>> gombra kattintva az előző képernyőre tér vissza, a módosítások elmentése nélkül. Minden rekord végén két nyomógomb szerepel. A gombok megnyomásával szerkeszthetővé, illetve törölhető válik az adott telephely. 25/36.oldal
MÓDOSÍTÁS A nyomógomb megnyomása után, láthatóvá válnak a telephely aktuálisan tárolt adatai. A megfelelő mezőbe kattintva módosíthatja a mező tartalmát. A változások mentéséhez nyomja meg a <<RÖGZÍTÉS>> gombot, ha nem kívánja megváltoztatni a mezők tartalmát, kattintson a <<MÉGSEM>> gombra. TÖRLÉS A gombra kattintva a korábban rögzített telephelyet tudja törölni. Ha semmilyen változást nem kíván végrehajtani, akkor a <<MÉGSEM>> gombra kattintva az előző képernyőre jut. A telephely törlése előtt az alábbi megerősítő üzenet jelenik meg a képernyőn 3.4.3. Felhasználók A CKB rendszer felhasználói kizárólag természetes személyek lehetnek, akik ténylegesen készítik a tarifálásokat, és az ajánlatokat. A fent leírtak szerint a felhasználókat egy adott kereskedéshez és azon belül egy telephelyhez be kell sorolni. A megjelenő listában a Keresés mezőbe beírt értékre lehet szűrni. Az itt rögzített adatsorral való egyezést a rendszer a usernév, és a teljes név oszlopokban keresi. Új felhasználó felvétele előtt ki kell választani, hogy a felhasználót, melyik kereskedéshez, és azon belül melyik telephelyhez kell rögzíteni. A fentiek kiválasztása után nyomja meg az <<ÚJ FELHASZNÁLÓ>> gombot, majd rögzítse a felhasználó adatait. 26/36.oldal
Kereskedés: Az alkusz/bróker cég neve, változtatása nem lehetséges Telephely: A rögzítést megelőzően kiválasztott telephely neve, változtatása lehetséges a szűrő segítségével Felhasználó azonosító: Az itt megadott azonosítóval fog tudni belépni az új felhasználó a rendszerbe. A mező kitöltése kötelező Jelszó: kötelezően kitöltendő, minimum 4 karakter Jelszó megerősítése: egyeznie kell a jelszóval, kötelezően kitöltendő Teljes név: A felhasználó neve, kötelezően kitöltendő Cím:Felhasználó munkahelyének címe Telefonszám: felhasználó közvetlen telefonszáma, ha nincs akkor az alkusz központi, kötelezően kitöltendő E-mail cím: Felhasználó e-mail címe, kötelezően kitöltendő Jogosultságok: Egy adott felhasználónak a rendszerhez való hozzáférési jogát határozza meg: Kizárva: A felhasználót nem feltétlenül kell kitörölni a rendszerből, ha várhatóan később ismételten jogot szerez a használatára. Amennyiben ezt a jelölő négyzetet kipipálja a felhasználó nem fog tudni bejelentkezni a rendszerbe. Engedélyezve: Teljes felhasználói jogkörrel rendelkező felhasználó. A megjelenő listában a Keresés mezőbe írt értékkel van lehetőség szűrni. Az itt rögzített adat a felhasználók neveiben keresik a megfelelőt. FIGYELEM A felhasználó azonosítóban, és a jelszóban a különleges karakterek használata nem megengedett. Javasoljuk, hogy ezekben a mezőkben, ne használjanak ékezetes betűket sem. A rendszer a lapból nem tiltja az ékezetes betűk használatát, de az adatkonverzióknál, rendszer frissítéseknél, stb. problémákat okozhat. 3.4.4. Adminisztrátorok A fentiekben részletezett 3 szint mellett, létezik egy speciális felhasználói jogosultság is. Ezzel a jogosultsággal a felhasználók nem a szerződéskötési folyamathoz, hanem az adminisztrátori funkciókhoz férnek hozzá. Az itt nyilvántartott felhasználóknak van jogosultságuk a jelen kézikönyvben tárgyalt funkcióhoz. 27/36.oldal
Új adminisztrátor felviteléhez az <<ÚJ ADMIN>> gombot megnyomva rögzíthetőek az adatok, melyek a következők: Felhasználó azonosító: Jelszó: Jelszó megerősítése: Teljes név: E-mail cím: Az itt megadott azonosítóval fog tudni belépni az új felhasználó a rendszerbe. A mező kitöltése kötelező Kötelezően kitöltendő, minimum 4 karakter Meg kell egyeznie a jelszóval, kötelezően kitöltendő Az adminisztrátor neve, kötelezően kitöltendő Az adminisztrátor e-mail címe, kötelezően kitöltendő Jogosultságok: Egy adott adminisztrátor, rendszerhez való hozzáférési jogát határozza meg: Operátor: Az operátori jogosultság, az új felhasználók felvételének kivételével minden más a felhasználói leírásban szereplő funkció használatára lehetőséget biztosít. Új felhasználó rögzítése csak IT admin jogosultsággal lehetséges. IT Admin: A felhasználók karbantartását végzi, így csak partnerek menüponthoz van Jogosultsága. (A CKB Univerzál, és CKB Free ügyfeleknek nincs lehetősége, új adminisztrátor rögzítéshez.) Egy adminisztrátor felhasználónak mindkét jogosultságot ki lehet osztani, így egy személy teljes körű adminisztrátori jogkörrel rendelkezhet. A jogosultságok szétbontására csak nagy cégeknél van szükség. 28/36.oldal
3.5. Egyéni ügyfelek A CKB rendszer alkalmas egyéni ügyfelek on-line kötéseinek kezelésére is. A programot partnereink beépíthetik a saját weboldalukba. Ebben a felhasználási módban az egyéni ügyfelek regisztrációjukat követően elkészíthetik saját ajánlataikat. A kötési folyamat során minden egyéni ügyfélnek kötelezően regisztrálnia kell magát. Az Önök rendszerében regisztrált egyéni ügyfeleket ebben a menüpontban tartja nyilván a rendszer. FIGYELEM Egyéni ügyfélnek számít minden olyan on-line felhasználó, aki regisztrálta magát a rendszerben, (ebbe a listába a regisztráció alapján kerül bele). A regisztráció önmagában nem jelenti azt, hogy az ügyfél ajánlatot is készített. Egy adott személy, vagy vállalkozás többször is regisztrálhatja magát (különböző felhasználói nevekkel) így duplikáció, vagy többszöröződés a listában előfordulhat. A listában minden egyes regisztrált ügyfél egyedi azonosítóval rendelkezik (ID) Látható az ügyfél neve (Teljes név), a felhasználó név, amivel regisztrált (Usernév), illetve az általa megadott telefonszám, és e-mail cím. Az e-mail cím link-ként kerül megjelenítésre, így rákattintva azonnal megnyílik az adott számítógépen alapértelmezett levelezőprogramként beállított felhasználás, és a címzett helyén a kiválasztott ügyfél e-mail címe. 29/36.oldal
3.6. Üzenetek Cégünk a fontosabbnak vélt információkat ezen a csatornán keresztül is megosztja a biztosításközvetítő cégek adminisztrátoraival. Amennyiben új információt küldünk az ÜZENETEK funkción keresztül, akkor az adminisztrátori belépéskor a rendszer az ÜZENETEK oldallal indul, így az új üzenet azonnal elolvasható. Az üzenet elolvasását, az "ELOLVASVA" gomb lenyomásával nyugtázni kell. Ennek hatására az üzenet bezárul, és folytatni lehet a napi munkát. Amíg az adminisztrátor nem veszi át az összes új üzenetét, addig nem tud dolgozni az adminisztrátori rendszerben. Az ÜZENETEK menüpontban a korábban küldött üzenetek eltárolásra kerülnek, a nyugtázás időpontjával együtt, így azok bármikor visszakereshetőek és újra elolvashatóak. Ha nem érkezett új üzenet, akkor a rendszer a megszokott módon az ELMENTETT AJÁNLATOK oldalon nyílik meg. 30/36.oldal
4. Státuszkezelés A CKB rendszer egy front-end díjszámító, és ajánlatkészítő rendszer, amelynek nem feladata az elkészült szerződések nyilvántartása. Ennek ellenére a folyamatok során készülő tarifálások, és ajánlatok több fázison mennek keresztül, ami szükségessé teszi a szerződések aktuális állapotának megjelölését. Ezen fázisok megkülönböztetése, illetve a tarifálások, szerződések aktuális állapotának meghatározása érdekében minden elmentett tarifálás, és ajánlat státusszal rendelkezik. A státuszok és ezen keresztül a szerződések életciklusának változását, a státuszkezelés funkción keresztül lehet nyomon követni 4.1. A szerződések státuszai Az ajánlatok aktuális státuszát az elmentett ajánlatok listában (2. oszlop) egy ikon jelzi. Ha az egeret az ikon fölé mozgatja (nem kell rákattintani), akkor szövegesen is kiíródik a státusz Az ajánlatok az életciklusuk során az alábbi státuszokkal rendelkezhetnek: Tarifált Ebben a státuszban, még nincs kiválasztva biztosító, csak a díjtájékoztató lett elmentve. A díjtájékoztató (tarifálás) elmentésére a díjtájékoztató oldalon van lehetőség. Tarifálást csak abban az esetben lehet elmenteni, ha a felhasználó be van jelentkezve a rendszerbe. Várakozó Az ajánlatkészítés során, ha már választott a felhasználó biztosítót, bármikor elmentheti az addig rögzített adatokat. Az adatok mentésére az ajánlat összefoglaló oldalon van lehetőség. Igazolás Az igazolás a várakozó státuszú ajánlat speciális esete. Igazolást új gépjármű forgalomba helyezése esetén kell készíteni. Igazolás készítésére azért van szükség, mert az okmányirodába a rendszám kiadásához valamilyen igazoló dokumentumot kell vinni a KGFB szerződés megkötéséről. (rendszám hiányában az ajánlatot nem lehet lezárni) Az igazolás elkészítéséhez a rendelkezésre álló adatokat ki kell tölteni, majd az ajánlat összefoglaló oldalon az <<IGAZOLÁS>> gombra kell kattintani. Sztornózott A szerződések készítése során keletkezhetnek olyan ajánlatok, amelyek nem kerülnek véglegesítésre (az ügyfél nem írja alá, visszamondja, esetleg hibásan lett kitöltve, stb.). Ezeket az ajánlatokat sztornózni lehet. A sztornózott ajánlatok nem kerülnek fizikailag törlésre (hiszen kiadott ajánlati sorszámmal rendelkeznek), hanem sztornózott státuszt kapnak, és szerepelni fognak az elmentett ajánlatok listájában. 31/36.oldal
Lezárt A teljes körűen, rögzített ajánlati adatok ellenőrzése után, az <<AJÁNLAT RENDBEN>> nyomógomb hatására a CKB rendszer ellenőrzi a begépelt adatokat, és ha azokat hibátlannak találja, akkor legenerálja az ajánlati nyomtatványokat. Ezzel párhuzamosan az ajánlat státuszát automatikusan Lezárt státuszúra állítja. Lezárt státuszú szerződést csak a CKB rendszer automatikus funkciója tud létrehozni. Státusz átállítással manuális módon nem valósítható meg. A rendszer a lezárás dátumát követő 5. napon automatikusan átállítja a lezárt státuszú szerződéseket Aláírt státuszúvá. Aláírt A rendszer a lezárás dátumát követő 5. napon automatikusan átállítja a lezárt státuszú szerződéseket Aláírt státuszúvá. Ezeknek az ajánlatoknak a feldolgozása befejeződött. Kötegelhető (Küldhető) A kötegelhető státusz a szerződések elektronikus továbbításához kapcsolódó státusz. Valójában nem egy státuszról van szó, hanem azok csoportjáról. A kötegelhető státusznak különböző állapotai vannak aszerint, hogy az elektronikus adatfeladás milyen stádiumban van. (Részletek a szerződések elektronikus feladása pontban) Amennyiben igénybe veszi SEND szolgáltatásunkat, abban az esetben fontos a szerződés kötegelhető státuszba állítása. Ez jelzi, hogy az adott szerződés elektronikusan továbbítható a biztosító részére. Ezt követően már nincs lehetőség a szerződés sztornózására. 4.2. A státuszok megváltozása A szerződések státusza kétféle módon változhat meg: Automatikusan (a rendszer által generált folyamatok során) Manuálisan (a felhasználó, vagy az operátor beavatkozása következtében) 4.2.1. A szerződések státuszának automatikus be/átállításra A CKB rendszer célja, hogy segítse a felhasználók munkáját, ennek érdekében a státuszok beállítása az esetek többségében automatikus, nem igényli a felhasználó beavatkozását. Automatikus státusz beállítás történik a következő esetekben: Tevékenység Beállított Státusz A. Tarifálás mentése esetén Tarifált B. Ajánlat mentése esetén Várakozó C. Igazolás generálása esetén Igazolás D. Ajánlat lezárása esetén Lezárt E. Lezárt ajánlat 5 nap után (ha nincs manuális beavatkozás) Aláírt F. Aláírt ajánlat Kötegelhető Az E. esetben, csak akkor történik meg az ajánlat automatikus státusz átállítása Aláírt -ra, ha a felhasználó, vagy az adminisztrátor ezt korábban nem tette meg manuális módon. Annak érdekében, hogy a szerződés feldolgozása ne álljon meg a rendszer az 5. napon elvégzi a státusz állítást. 32/36.oldal
4.2.2. A szerződések státuszának manuális be/átállításra Egyes státuszok állítása, manuálisan módon is, vagy csak úgy lehetséges. Ezekben az esetekben a felhasználó döntésén múlik, hogy egy adott státuszban lévő szerződés státu szát meg kívánja e változtatni. A szerződések státuszának manuális beállítására az elmentett ajánlatok menüpontban van lehetőség. Minden egyes rekord sorban megtalálható a karbantartás (fogaskerék és kalapács) ikon. Az ikonra kattintva megnyílik az Ajánlat részletező ablak, aminek a legalsó sorában helyezkednek el a státuszváltó gombok. Minden szerződésen csak azok a státuszok találhatóak meg, amelyekre az adott szerződés ténylegesen átállítható. Egy szerződést magasabb státuszúra csak lépésen ként lehet átállítani. (pl. Egy Lezárt státuszú szerződést, nem lehet közvetlenül Kötegelhetőre állítani. Először Aláírt státuszúvá kell tenni, majd a következő lépésben a már Aláírt szerződést lehet Kötegelhető re kapcsolni. Manuálisan az alábbi státusz változtatásokra van lehetőség: Eredeti státusz Választható státusz Választható státusz Visszatölthető? A. Tarifálált NINCS NINCS IGEN B. Várakozó NINCS NINCS IGEN C. Igazolás NINCS NINCS IGEN D. Sztornózott NINCS NINCS NEM E. Lezárt Sztornózott Aláírt IGEN F. Aláírt Sztornózott Kötegelhető IGEN G. Kötegelhető NINCS NINCS IGEN FIGYELEM Kötegelhető státuszban lévő szerződést nincs lehetőség sztornózni, illetve sztornózott szerződés visszaállítása nem lehetséges. 33/36.oldal
5. Szerződések elektronikus feladása A biztosítótársaságok évről-évre nagyobb hangsúlyt helyeznek, az elkészített szerződések elektronikus formában történő továbbítására. A technológia fejlődésével egyre több társaság tér át a papírmentes folyamatokra, ami idő, és költségmegtakarítás mellett, környezetvédelmi szempontból is támogatandó cél. A CKB rendszer alkalmas a rendszeren keresztül kötött szerződések elektronikus továbbítására a biztosítótársaságokhoz, illetve a biztosításközvetítők back-office programjaihoz. A szerződések elektronikus feladásának módja, és technológiája teljes mértékben megegyezik a biztosítók saját front-end rendszereinek megoldásaival Az elektronikus adatfeladás rendkívül összetett folyamat, ezért a rendszert úgy alakítottuk ki, hogy a felhasználók a lehető legtöbb információt tudják kinyerni az elektronikus továbbításra kijelölt szerződéseikről. A szerződések elektronikus küldésének feltétele, hogy a küldendő szerződéseket Kötegelhető státuszúra kell állítani. Ezt az átállítást CKB Kurír, és CKB Univerzál felhasználóink manuálisan tudják megtenni. Az Ő esetükben a CKB rendszer nem végez automatikusan Kötegelhető státuszra állítá st. Ha a szerződést nem állítja át az adminisztrátor kötegelhetőre, akkor az nem lesz elküldve a biztosítóhoz. A kötegelhető státuszt csak adminisztrátori jogosultsággal lehet beállítani. CKB Free felhasználók esetén a lezárt szerződések amennyiben nem sztornózzák azokat,- 5 nap múlva automatikusan Kötegelhető státuszba kerülnek, és megtörténik a feladásuk a biztosítóhoz. Az elektronikus adatküldés folyamatát állapotjelzők segítségével követheti nyomon. Az állapotjelzők az elmentett ajánlatok menüpontban a karbantartás almenüpontban kerültek elhelyezésre. A továbbiakban az ikon különböző állapotai jelzik, hogy a kiválasztott szerződés feldolgozása milyen fázisban van. Elektronikus továbbításra kijelölt A kötegelhető státuszúra állított szerződéseknél a karbantartás menüpontban megjelenik egy boríték ikon. Az ikon azt jelzi, hogy az adott szerződést kijelölték elektronikus továbbításra. Az ikonra kattintva, további részletek olvashatóak az adott szerződés feldolgozottságára vonatkozóan. Ez az állapot azt jelenti, hogy a szerződést a mai napon jelölték meg elektronikus továbbításra. Elektronikus továbbításra kijelölt, nem továbbítható szerződés Azokat a szerződéseket jelöli, amelyeket az adminisztrátor kijelölt ugyan elektronikus továbbításra, de vagy a CKB rendszer, vagy biztosító nincs felkészülve annak feldolgozására. Ezek a szerződések nem kerülnek elektronikusan továbbításra. A szerződés elektronikusan feladásra került (Sikeresen továbbított szerződés) Azokat a szerződéseket jelöli, amelyeket sikerült továbbítani a biztosítóhoz. A továbbítás sikeressége biztosítónként mást-mást jelent. Egyes társaságok már vissza tudják igazolni a szerződés átvételét. Más cégeknél viszont csak annyit jelent, hogy a CKB rendszer elküldte nekik a szerződést, de nem kapott arról visszajelzést, hogy a biztosítói rendszer befogadta e. 34/36.oldal
Az ikonra kattintva a beküldés eredményéről kaphat információkat, megjelölve a sikeres felküldés dátumát. Sikertelenül továbbított szerződés A CKB rendszer megpróbálta elektronikusan feladni ezt a szerződést, de a biztosító szervere nem fogadta, vagy hibaüzenetet küldött vissza válaszként. A hiba oka alapvetően kétféle lehet: o A felküldés során technikai hibakövetkezett be. o A szerződés adatai között olyan információ szerepel, ami nem felel meg a biztosító elvárásainak. Ezeket, a szerződéseket a hiba elhárítása után újra kell küldeni. A piros boríték ikonra kattintva megnyílik egy ablak. Az ablakban egy információs ikont is talál! ( i ), ha rákattint az ikonra, megtekintheti a biztosító által küldött hiba okot, vagy okokat. A hiba ok alapján Önnek el kell döntenie, hogy mit kíván tenni a továbbiakban a szerződés elektronikus feldolgozásának érdekében. A lenyíló ablak alján található nyomógombok közül a döntésének megfelelően válasszon: o Visszatöltés javításra A szerződés visszatöltésre kerül, és a hibás adatok kijavíthatók benne. A gombra kattintás esetén a rendszer visszakérdez, hogy biztosan vissza kívánja -e tölteni a kiválasztott szerződést. Igen válasz esetén betölti a korábban rögzített adatokat, és az adminisztrátornak lehetősége van módosítani az adatok között. A javítás az adminisztrátori rendszer keretein belül történik, így nincs arra lehetőség, hogy javítás közben a felhasználó egy új folyamatot indítson. (pl. új tarifálás) Erre a képernyő tetején elhelyezett piros felirat is figyelmezteti a felhasználót. A hibás adat(ok) javítása után kattintson az <AJÁNLAT RENDBEN> gombra. Mivel a javítási folyamat során, nem hagyta el az adminisztrátori felületet a felső menüsorban mindvégig az adminisztrátori funkciók maradtak meg. Kattintson arra a menüpontra, ahol a munkáját folytatni kívánja. A javított szerződés ismételten elektronikus továbbításra kijelölt állapotba kerül. o Újraküldés javítás nélkül Technikai probléma bekövetkezése esetén kell ezt az opciót választani, az adatok javítása nélkül, a következő nap megpróbálja ismételten elküldeni a szerződést a rendszer. A gombra kattintás után a szerződés állapota újra Elektronikus továbbításra kijelölt lesz. o Felküldés elutasítása Ha többszöri próbálkozás után sem sikerült elküldeni a szerződést, ezen opció választása esetén nem fogja többször megismételni rendszer az elektronikus továbbítást. A gombra kattintás után a program visszakérdez, hogy biztosan elutasítja e a további küldést. 35/36.oldal
Amennyiben igennel válaszol a kérdésre a szerződést Elektronikus feladás elutasítva állapotúra állítja. 6. Ajánlat visszatöltése A CKB rendszeren keresztül megkötött szerződések (jelenleg KGFB-re kialakítva) adatai az Elmentett ajánlatok menüpontból visszatölthetőek. Az elkészült ajánlatot jelen pillanatban kétféle okból van lehetőség visszatölteni. - visszatöltés javításra - visszatöltés új szerződés készítésére A funkciók használata jogosultsághoz kötött. Adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók az ajánlatok adatainak javítását, míg a felhasználók (userek) az újrakötés funkciót (részletesen lásd. CKB felhasználói leírás_2.0.) is elérik. 6.1. Visszatöltés javításra Az operátor által is használható funkció az ajánlat adataiban történt hibás rögzítés vagy elírás javításának céljából került kialakításra. Az adott szerződés sorában található Ajánlat részletező ikon alatt található a funkció. Használata státusz független, mivel a javított ajánlatból új szerződés jön létre, új azonosítóval (ID). A visszatöltés javításra gomb megnyomásakor a rendszer betölti a szerződés adatait és a KGFB alap paramétereinek oldalára lépteti a felhasználót. A szükséges javítást követően a folyamat változatlan, azaz az Ajánlat rendben gomb megnyomásával zárható le az ajánlat. A korábbi KGFB ajánlat (hibás) státuszállítása manuálisan történik, az automatikus sztornózást a rendszer nem végzi el. Kérjük a funkció használatát követően végezzék el a szükséges státuszállítás! 36/36.oldal