Vezetői Információs Rendszer Felhasználói kézikönyv Verzió 1.2 TÁMOP 4.1.1-08/2/KMR pályázat Adattár alapú Vezetői Információs Rendszer alprojekt 2011. szeptember 30.
Tartalomjegyzék 1 A Vezetői Információs Rendszer a stratégiai gondolkodás eszköze...4 1.1 Elméleti háttér...4 1.2 VIR alkalmazása a gyakorlatban...4 1.3 VIR helye és szerepe a szervezetben...5 1.3.1 A VIR Kompetencia Központ...5 1.3.2 VIR szabályzat...5 2 Adattár alapú működés...6 2.1 Idősorosság...6 2.2 Közös dimenziók...6 2.2.1 Szervezeti egységek...7 2.2.2 Dolgozók...7 2.2.3 Képzések...8 2.2.4 Szótárak...8 2.2.5 Idő kezelés...9 2.3 Adatok frissítése... 10 3 A VIR megjelenítési felülete, a VIR portál... 12 3.1 Belépés a portálra... 12 3.1.1 Nyitóoldal... 12 3.2 A portál felépítése... 13 3.2.1 Stratégia... 13 3.2.2 Saját oldal... 14 3.2.3 Riportok... 14 3.2.4 Elemzések... 15 3.2.5 Dokumentumok... 15 3.2.6 Egyéb funkciók... 16 3.3 Tartalmi elemek... 16 3.3.1 Riportok... 16 3.3.2 Mutatószámok... 17 3.3.3 Ad-hoc elemzések... 17 3.3.4 Statikus dokumentumok... 18 4 A VIR portálon megjelenített vezetői kimenetek értelmezése... 19 4.1 Riportok... 19 2/54
4.1.1 Elérése... 19 4.1.2 Szűrések beállítása... 20 4.1.3 Szűrési típusok... 24 4.1.4 Riport tartalmának értelmezése... 26 4.1.5 Riport funkciói... 27 4.1.6 Adatok részletezése, lebontása... 27 4.1.7 Riportok és riport adatok exportálása... 28 4.1.8 Visszatérés a portálra... 31 4.2 Mutatószámok... 31 4.2.1 Mutatószámok értelmezése... 31 4.2.2 Elérése... 33 4.2.3 Megjelenítése... 33 4.2.4 Mutatók adatainak felhasználása... 37 4.3 Ad hoc elemzések... 39 4.3.1 Elemzési témakörök... 40 4.3.2 Elérése... 43 4.3.3 Funkciói az Excel eszközben... 44 4.4 Statikus dokumentumok... 47 4.4.1 Elérése... 47 4.4.2 Dokumentum típusok... 48 5 A VIR portál további funkcionális elemei... 49 5.1 Kompetencia központ oldal... 49 5.2 Saját oldal... 49 5.3 GYIK... 50 5.4 Hírek... 50 5.5 Keresés... 51 6 Ügyfélszolgálat... 53 3/54
1 A Vezetői Információs Rendszer a stratégiai gondolkodás eszköze 1.1 Elméleti háttér A Vezetői Információs Rendszer (VIR) létrehozásának elsődleges célja az volt, hogy olyan adattár épüljön fel az Óbudai Egyetem forrásrendszereiben elérhető adatokból, amely biztosítani tudja az intézményen belül fellelhető adatok könnyű, gyors és rendszerezett elérését, elősegíti ezek áttekinthetőségét, ezáltal támogatja a hatékonyabb irányítást és a fenntartó felé határidőre történő információszolgáltatást. A VIR biztosítja, hogy a vezetői döntések megalapozásához olyan eszköz álljon rendelkezésre, amely az Óbudai Egyetemen használt adatbázis-kezelő rendszerekben, illetve egyéb adatforrásokban tárolt adatokat megfelelő struktúrában adattárházba tölti be, majd lekérdező és riportgeneráló képessége révén strukturált információt nyújt a különböző szempontú vizsgálatokhoz. A VIR működése során nemcsak előállítja a legfontosabb mutatószámokat és riportokat, de lehetőséget ad arra is, hogy végfelhasználói szintű informatikai tudással az ad-hoc elemzések segítségével új jelentések is elkészülhessenek. Az elérhető információk megosztásáról a Web-es felületen elérhető portál, illetve különböző adatexportálási, riportütemezési lehetőségek gondoskodnak. A VIR kialakítása során az alábbi forrásrendszerek alapadatai kerültek betöltésre az Óbudai Egyetem adattárába: 1. Neptun tanulmányi rendszer 2. GÓLYA felvételi rendszer 3. TÜSZ gazdálkodási rendszer 4. PC-BÉR humán- és bérügyviteli rendszer 5. DPR Diplomások Pályakövető Rendszere XLS forrás 6. Intézményi TDK és OTDK XLS forrás A VIR egy vissza-interfészen keresztül lehetővé teszi az Educatio Kft. által üzemeltett országos felsőoktatási adattárból érkező adatok (országos felvételi adatok, FIR hallgatói és oktatói statisztikai adatok, benchmarking mutatók) fogadását és feldolgozását. 1.2 VIR alkalmazása a gyakorlatban A VIR-nek az intézményi folyamatokba való beépülésével: naprakészen követhetővé válnak az Óbudai Egyetem stratégiai céljai és az ezek elérését támogató folyamatok az Egyetem vezetői gyorsan hozzájuthatnak az Egyetem ellenőrzött adataihoz, és a korábbinál jobban megalapozhatják döntéseiket létrejönnek a korábbinál sokrétűbb, differenciáltabb információk elérésének és hasznosításának feltételei megvalósul az összegyűjtött információk egyszerű újrafelhasználásának lehetősége (pl. pályázat készítésekor) lehetővé válik az intézményi igazgatási erőforrások hatékonyabb felhasználása, az automatizációt kihasználva jelentősen csökkenthető az adatszolgáltatással kapcsolatos munkaterhelés, egyszerűbb és könnyebb lesz az intézményi adatszolgáltatás az ágazati irányítás felé lehetőség nyílik benchmarkok készítésére, az Egyetem összemérheti magát más felsőoktatási intézményekkel 4/54
1.3 VIR helye és szerepe a szervezetben A VIR bevezetése után az elkészült kimenetek használatára első körben az Egyetem felső vezetése jogosult. Fontos, hogy a bevezetés után egy későbbi fázisban amikor a VIR használata már szervesen beépül a vezetői döntéshozatali folyamatokba az Egyetem bővítse azok körét, akik munkáját a VIR támogatni tudja akár döntési, akár operatív működési területen. A folyamatos használat során keletkező tapasztalatokat, észrevételeket folyamatosan nyomon kell követni, majd összegyűjteni és szintetizálni. Ezekből jól levezethetők mind az előállt új vezetői igények, mind a VIR-rel kapcsolatban felmerülő nehézségek és problémák, valamint meghatározhatóak azok az elemzési területek, melyek az adattári adatok felhasználásával kiaknázhatóvá válnak. A fent felsorolt feladatok elvégzéséről és koordinálásáról a VIR Kompetencia Központ gondoskodik. 1.3.1 A VIR Kompetencia Központ Az intézményi VIR felügyeletére és működtetésére az intézményen belül VIR Kompetencia Központ (VKK) működik. A VIR Kompetencia Központ (VKK) a VIR fenntartását, működtetését, továbbfejlesztését ellátó, ezen feladatokra szerveződő testület. Biztosítja a felhasználói támogatást, help-desket, a rendszer használatának feltételeit, és kezeli a továbbfejlesztési igényeket. Ellátja a rendszer használatának növeléséhez kapcsolódó belső kommunikációt, megszervezi az oktatást. Amennyiben a VIR-rel kapcsolatban bármilyen felhasználói észrevétel, igény, javaslat vagy kérdés merül fel, azt a 6. pontban, az Ügyfélszolgálat c. résznél leírt módon és elérhetőségeken kell bejelenteni. 1.3.2 VIR szabályzat A VKK működését, a VIR üzemelését és fejlesztését támogató folyamatokat az Óbudai Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatának 1. mellékletének Szervezeti és Működési Rend 50. függeléke Az Óbudai Egyetem Adattár Alapú VIR (VIR) Működésének Szabályzata határozza meg. 5/54
2 Adattár alapú működés Az adattár alapú informatikai rendszerek számos területen eltérnek az operatív folyamatokat támogató, adatbázis alapú rendszerektől, ezek a tényezők kerültek összefoglalásra az alábbiakban: 1. Az adattár alapú rendszerek tárgy orientáltak, az adattárban tárolt adatok tárgykör, témakör alapján kerülnek tárolása, nem pedig az forrásrendszer alkalmazások által használt struktúrában. Azaz, például, a humán erőforrás gazdálkodási adatok az adattárban egy integrált témakört és adatkört jelentenek, míg forrásrendszer oldalon a HR adatok tárolásra kerülnek mind a PC-BÉR, mind a Neptun rendszerben. 2. Az adattárban az egyes betöltések során keletkező új adatok idősorosan kerülnek tárolásra, szemben a forrásrendszerekkel, ahol vagy mindig az aktuális állapot vagy egy időszak állapota áll rendelkezésre. 3. Az adattárban rendszerezetten rendelkezésre álló mérőszámok esetében biztosított, hogy az egyes forrásrendszerekből származó adatok igény szerint az egyes témakörökben rendelkezésre álló adatok határain belül összegezhetők és aggregálhatók. 4. Az adattár alapú rendszer az operatív működést biztosító forrásrendszerekhez képest: döntően a vezetői és intézményi igények mentén szerveződik, nem pedig technológia vezérelt az elemzések készítését, az információk kinyerését szolgálja, szemben a napi adatgyűjtéssel és adatbevitellel nagyságrenddel nagyobb és jelentősen növekvő adatmennyisséggel rendelkezik lekérdezési és adatkinyerési feladatokra optimalizált nagyszámú aggregált, származtatott adatot tartalmaz 2.1 Idősorosság A VIR adattárolása során a forrásrendszerekből meghatározott gyakorisággal (napi, heti) kerülnek áttöltésre az egyes adatkörök automatizált, ütemezett betöltések által. A betöltések során biztosított, hogy a definiált frissítési szabályok szerint a meghatározott adatkörök egyes időszakbeli állapotai is rögzítésre kerülnek. Az idősoros adattárolás következtében az VIR-ben biztosítottak a következő elemzési lehetőségek: 1. az egy témakörhöz tartozó adatkörök esetében szabadon választott időszak(ok) elemzése (pl.: tanulmányi időszakos bontások) 2. kiválasztott mérőszámok mentén időszakok összehasonlítása, trendek készítése, változási indexek képzése 3. törzsadat jellegű információk változásának nyomon követése (pl.: egy hallgató esetében dátum szerint követhető többek között a hallgató nevének, lakhelyének vagy családi állapotának változása) 2.2 Közös dimenziók A VIR-ben tárolt, több különböző forrásrendszerből származó adatok egységes kezelésének, összerendelhetőségének és a későbbi elemezhetőségének biztosítása érdekében egyes területeken szükséges közös dimenziók létrehozása az adattárban. Ezen közös dimenziók a következők: 1. Szervezeti egységek 2. Dolgozók 3. Képzések 4. Szótárak 5. Idő 6/54
2.2.1 Szervezeti egységek Az Egyetem egyes forrásrendszerei eltérő szerepük (tanulmányi adminisztráció, gazdasági adminisztráció, stb.) miatt más és más szervezeti egység kezelési koncepciót és adott esetben hierarchia felépítést alkalmaznak. A VIR-ben ezen eltérések kezelése szükséges ahhoz, hogy a különböző tématerületekről (oktatás, gazdálkodás, HR, stb.) származó adatok egységesen, egyértelműen megfeleltetve legyenek kezelhetők, illetve biztosítható legyen az adatok összehasonlíthatósága. A VIR-ben egy konszolidált, egy hierarchiát megvalósító szervezeti egység struktúra került létrehozása az alábbi információk alapján: 1. Egyetemi organogram és kapcsolódó szabályzatok 2. Neptunban használt szervezeti egység struktúra 3. TÜSZ-ben használt önálló egység és munkahely struktúra 4. PC-BÉR-ben használt szervezeti egység struktúra 5. az XLS forrásokban használt szervezeti egység struktúra 6. Vezetők által megfogalmazott igények A konszolidált szervezeti egység struktúra használata biztosítja továbbá, hogy az egyes forrásrendszerekben kezelt adatkörök egységes struktúra mentén legyenek értelmezhetők és egymás mellé állíthatók, összerendelhetők, ezáltal egy szervezeti egység oktatási tevékenysége, pénzügyi forgalma és HR erőforrásai együttesen elemezhető. Az adattár betöltési folyamatai során használt eljárások biztosítják, hogy a forrásrendszerekből származó adatkörök minden esetben hozzárendelésre kerüljenek a megfelelő konszolidált szervezeti egységhez, ezáltal a VIR-ben az összerendelési szabályok megadása után konszolidált szervezeti egység struktúra automatikusan előállításra kerül, függetlenül az adatkör forrásától. A gazdasági témakörbe tartozó adatkörök esetében az adattárból mind a TÜSZ gazdálkodási rendszerben használt Önálló egység - Munkahely - Témaszám struktúra, mind a konszolidált szervezeti egység hierarchia kinyerhető, ezáltal biztosított az adatok gazdasági beszámolóknál megszokott csoportosítása és megvalósított a többi tématerület (oktatás, HR, stb.) adataival való összerendelése is. 2.2.2 Dolgozók Az Óbudai Egyetemen a dolgozókhoz kapcsolódó adatok forrása kettős: 1. a Neptun rendszerben a dolgozók személyes adatain kívül megtalálható az összes olyan adat, mely a tanulmányi munkavégzésre vonatkozik (tartott kurzusok, tárgyfelelősségek, vizsgáztatás, stb.) 2. a PC-BÉR rendszerben találhatók meg a dolgozók személyes adatain kívül a munkaügyi (munkaviszony, munkakör, vezetői beosztás) és a kompetencia (nyelvvizsga, végzettségek, tudományos fokozatok) adatok A VIR bevezetése előtt csak manuális módon összerendelve volt lehetséges a két rendszer eltérő adatkörének együttes elemzése, illetve problémát jelenthetett a két rendszerben kezelt dolgozók egymásnak megfeleltetése a személyes adatok eltérései miatt. Az adattár betöltési folyamatok során egyértelműen azonosításra és párosításra kerülnek az egyes dolgozók. Ezt a párosítást az biztosítja, hogy a dolgozók adóazonosító jele mind a Neptun, mind a PC- 7/54
BÉR rendszerben tárolásra kerül, ezáltal a személyes adatok egyeztetése nem szükséges az azonosításhoz. Az adóazonosító jel a VIR kimeneteiben nem jeleníthető meg, csak a megfeleltetést szolgálja. A dolgozók megfeleltetése a következő elvek szerint történik meg az adattárban: 1. Ha a dolgozó megtalálható a PC-BÉR rendszerben, de a Neptun rendszerben nem, akkor az adattárban a dolgozónak csak a PC-BÉR rendszerben tárolt adatai érthetők el. 2. Ha a dolgozó megtalálható a PC-BÉR és a Neptun rendszerben is, akkor a PC-BÉR rendszerben tárolt adatai tekintettek elsődlegesnek a személyes és munkaügyi adatok területén (pl. ha a két rendszerben eltér az adott dolgozó születési ideje, akkor a PC-BÉR rendszerben tárol adat kerül betöltésre az adattárba), a Neptun rendszerből csak a PC-BÉR rendszerben nem tárolt adatok kerülnek átvételre a dolgozó egyes munkaügyi, illetve a kompetencia (nyelvvizsga, végzettségek), az esélyegyenlőségre vonatkozó adatai a PC-BÉR rendszerből kerülnek betöltésre a dolgozó oktatási tevékenységére vonatkozó adatok a Neptun rendszerből származnak. 3. Ha a dolgozó nem található meg a PC-BÉR rendszerben, de a Neptunban igen, akkor az adattárban csak a Neptun rendszerben tárolt adatok lesznek elérhetők. Ez a betöltési módszer biztosítja, hogy a dolgozók oktatási tevékenysége mellé olyan HR adatok is egyértelműen hozzárendelésre kerüljenek, amiket a Neptun rendszer nem tartalmaz (például, hány nyelvvizsgával rendelkezik az adott oktató, mióta dolgozik az adott munkakörében, stb.). 2.2.3 Képzések Az adattárba betöltésre kerülő adatkörök között két olyan forrás található, mely szakokra és képzésekre vonatkozó adatokat tartalmaz: a Neptun rendszerben tárolt szakok és képzések intézményi adatai az AVIR rendszerből származó felvételi adatkör esetében a meghirdetett szakok, illetve az a képzési szótár, amely a hazai felsőoktatás teljes egészére nézve tartalmazza a FIR képzések adatait. A fenti két adatkör összerendelését az adattár betöltési folyamatok biztosítják az egyes szakokhoz és képzésekhez tartozó FIR kódok felhasználásával, ezáltal biztosított, hogy: a Neptunban kezelt szakok egyértelműen összerendelhetők a FIR szótár elemeivel, támogatva az adatszolgáltatási folyamatokat a Neptunban kezelt szakok egyértelműen összerendelhetők a felvételi adatkörből származó meghirdetett képzésekkel, ezáltal egy adott időszakra vonatkozó felvételi és képzési adatok egy kimeneten jeleníthetők meg (pl. egy kimeneten vizsgálható, hogy egy tanulmányi időszakra a jelentkezők közül hány fő iratkozott be, és a beiratkozott hallgatók milyen arányban morzsolódtak le a képzés első két félévében). 2.2.4 Szótárak Az adattárba betöltésre kerültek az AVIR központi adattár által szolgáltatott szótárak és szótár jellegű adatkörök, amelyek lehetővé teszik, hogy az egyes forrásrendszerekben (elsősorban Neptun, PC-BÉR) tárolt adatok konvertálhatók legyenek az adatszolgáltatások során elvárt értékkészletekre, illetve a szótár jellegű adatkörök esetében egységes szerkezetű adatokat biztosítanak és további kapcsolódó adatok legyenek elérhetők. 8/54
A Neptun és PC-BÉR rendszerből származó adatok közül az alábbiak megfeleltetésére, konvertálására volt szükség az adattár betöltési folyamatok során: hallgató jogviszony megszűnés típusa képzés munkarendje képzési időszakok típusa képzési szintek oktatói besorolás személyek neme Az adattárba betöltött és a forrásrendszerekből származó adatokkal összerendelt, AVIR-ból származó szótár jellegű adatkörök: doktori tudományterület: a doktori képzés tudományterületeinek egységes megnevezései képzések: a FIR képzések adatai képzési terület: a képzési területek egységes megnevezései kistérség: a magyarországi kistérségek adatai megye: a magyarországi megyék adatai nyelv: a világ nyelveinek adatai ország: a világ országainak adatai régi szakcsoport: a szakcsoportok egységes megnevezései régió: a magyarországi régiók adatai szakmacsoport: a szakmacsoportok egységes megnevezései szervezetek: az országos felsőoktatási szervezeti struktúra a FIR szerint település: a magyarországi települések adatai. 2.2.5 Idő kezelés A VIR-ben két egységes, a forrásrendszerekben használt idő dimenziókról függetlenül előálló idő dimenzió érhető el: idő: a Gergely-naptár szerinti idő dimenzió képzési időszak: a tanulmányi folyamatok során használt képzési időszak struktúra A forrásrendszerekből származó dátum vagy képzési időszak értékek minden esetben összerendelésre kerültek a fenti két dimenzió egyikéhez (bizonyos esetekben mindkettőhöz), ezáltal a forrásrendszerekből származó egyszerű dátum vagy képzési időszak adathoz számos plusz információ került hozzárendelésre az adattárban az alábbiak szerint (amelyek felhasználhatók a kimenetek készítése során, mint plusz információ): 1. Az adattári idő dimenzióval az alábbi további információk kapcsolhatók hozzá és érhetők el egy összerendelt dátum esetében: a dátumhoz tartozó évszámként tárolva a dátumhoz tartozó félév száma (1, 2) a dátumhoz tartozó negyedév száma (I, II, III, IV) a dátumhoz tartozó hónapszámként tárolva (1, 2, 3,..., 12) a dátumhoz tartozó hónap rövid neve a dátumhoz tartozó hónap teljes neve a dátum az évnek hányadik hetében van a dátum az évnek hányadik napja a dátumhoz tartozó nap rövid neve (hé, ke,...) a dátumhoz tartozó nap teljes neve (hétfő, kedd,...) 9/54
a dátum munkanap-e a dátum éve szökőév-e a dátumhoz melyik tanév kapcsolódik a dátumhoz melyik tanulmányi félév kapcsolódik a dátumhoz melyik tanulmányi félévi időszak kapcsolódik 2. Az adattári képzési időszak dimenzióval az alábbi további információk kapcsolhatók hozzá és érhetők el egy összerendelt tanulmányi időszak esetében: a tanév kezdetének éve a tanév megnevezése a tanulmányi időszak a tanéven belül hányadik időszak (1, 2) a tanulmányi félév típusa (ősz, tavasz) a tanulmányi félév megnevezése a tanulmányi félév rövidítése a tanulmányi félév első napjának dátuma a tanulmányi félév utolsó napjának dátuma 2.3 Adatok frissítése Az egyes adatkörök frissítési gyakoriságának megállapításánál figyelembe vételre kerültek az alábbi szempontok: az adott adatkörhöz kapcsolódó folyamatok hogyan alakítják a forrásrendszer adattartalmát (pl.: vizsgaidőszakban szükséges a vizsga adatok napi töltése a jelentkezések és eredmények naprakész követése miatt, viszont a vizsga adatokat más időszakokban elégséges csak heti szinten tölteni, mert a változások száma nem jelentős) az adott adatkör milyen időintervallumban változik (pl.: az oktatási adatok a 2010/11/1 tanulmányi félévben még a 2009/10/2 tanulmányi félévre vonatkozóan is változhatnak, viszont a 2007/08/1 időszakban nem történik változás) az adott adatkör áttöltése milyen mennyiségű adattal jár. Az adattárba betöltésre kerülő adatkörök frissítési gyakoriságait a 1. táblázat foglalja össze az alábbiak szerint: 1. Forrásrendszer: az adatkört tartalmazó forrásrendszer megnevezése 2. Adatkör: az adatkör tartalmának megnevezése 3. Frissítési gyakoriság: az egyes adatkörök betöltési gyakoriságát jellemzi 4. Frissítés típusa: azt mutatja meg, hogy az adott adatkörből milyen időintervallum adatai kerülnek betöltésre, azaz a megjelöltnél kisebb időintervallum egység nem tölthető be az adattárba teljes: időtől függetlenül minden adat betöltésre kerül teljes felvételi eljárás: az adatkör betöltésekor a teljes felvételi eljárás adatai egyszerre kerülnek betöltésre teljes tanulmányi félév: az adatkör betöltésekor a teljes tanulmányi félév adatai egyszerre kerülnek betöltésre teljes hónap: az adatkör betöltésekor a teljes hónap adatai egyszerre kerülnek betöltésre teljes évjárat: az adatkör betöltésekor a teljes gazdasági évjárat adatai egyszerre kerülnek betöltésre 5. Időszak: azon esetekben töltött, ahol a frissítés típusa oszlop nem teljes, és az mutatja meg, hogy mely vagy hány időszak kerül betöltésre 10/54
előző hónap: az adott adatkör adott havi futásakor minden esetben az előző hónap adatainak frissítése történik az adattában paraméterben megadott: a betöltésben paraméterezhető, hogy mely és hány kerüljön betöltésre (pl.: a kurzusok és vizsgák esetében szükséges az aktuális tanulmányi félév adatainak betöltése mellett a megelőző tanulmányi félév adatainak töltési is, ugyanis az előző tanulmányi félév adatai még módosulhatnak az aktuális tanulmányi félévben 6. Kezdeti időpont: azt az időpontot mutatja, amelytől számítva megtalálhatók a témakör adatai az adattárban 1. táblázat Forrás Adatkör Frissítési gyakoriság Frissítés típusa Időszak Kezdeti időpont Neptun törzsadatok minden szombaton teljes - - Neptun létszámok minden szombaton teljes tanulmányi félév aktuális és megelőző időszakok 2006/2007 ősz Neptun kurzusok napi: január 10-február 10, június 1 - június 30 és szeptember 1-10 között egyéb időben: heti teljes tanulmányi félév aktuális és megelőző időszakok 2006/2007 ősz Neptun GÓLYA Neptun PC-BÉR vizsgák felvételi adatok napi: december 1-január 30 és május 1 - június 30 között egyéb időben: heti felvételi eljárásonként teljes tanulmányi félév felvételi eljárás aktuális és megelőző időszakok paraméterben megadott időszakok 2006/2007 ősz 2011/Á HR nem automatizált módon teljes hónap előző hónap 2007.01.01 TÜSZ gazdálkodási adatok napi teljes évjárat paraméterben megadott évjáratok 2007.01.01 TDK (XLS) TDK, OTDK minden szombaton teljes - - AVIR AVIR felvételi adatok hallgatók, oktatók minden szombaton minden szombaton teljes felvételi eljárás teljes tanulmányi félév paraméterben megadott eljárások paraméterben megadott tanulmányi félév AVIR egyéb minden szombaton teljes - 2010 Az előzőekben leírtak az adattár üzemszerű, folyamatos működésére vonatkozó adatok. A forrásrendszerekben való adatjavítások során az érintett adatkörök esetében van arra mód, hogy a javított adatkörök adatbetöltése a folyamatos működésben megadott értékektől függetlenül megtörténjen. 2007-11/54
3 A VIR megjelenítési felülete, a VIR portál 3.1 Belépés a portálra A VIR megjelenési felülete az ún. VIR portál, amely intraneten vagy interneten keresztül VPN kapcsolat létesítése után, Web-oldalként érhető el. Semmilyen további kiegészítő alkalmazás telepítésére nincs szükség ahhoz, hogy a felhasználó a VIR portált elérje és használhassa. Ehhez csak a böngészőben a http://sas-mt.vir.uni-obuda.hu:9080/sasportal/ oldalt kell megnyitni, majd a portál (a jogosultsággal rendelkező felhasználók számára) elérhető. A portál megnyitásához Internet Explorer vagy Mozilla Firefox böngésző javasolt. 1. ábra A portál megnyitásához a portál betöltése után a megfelelő felhasználói névvel és jelszóval kell belépni. 3.1.1 Nyitóoldal A VIR megjelenési felülete a VIR portál, melynek nyitóoldaláról a rendszer általános információinak gyors elérésére van lehetőség. 2. ábra A portálon az egyes oldalakhoz történő hozzáférést a felhasználó szerepköre határozza meg. A nyitólapról érhetőek el a további funkcionális aloldalak: 12/54
Stratégia Saját oldal Riportok Elemzések Dokumentumok Kompetencia központ Keresés A portál főoldalának szerves részét képezik az alábbi részek is: GYIK: Az oldal használatával kapcsolatosan felmerülő gyakori kérdéseket és válaszokat tartalmazza. Meghatározott elemei megjelennek a kezdőoldalon, majd a további tételek a GYIK oldalon olvashatóak, mely a bal oldali menüsorból érhető el. Hírek: Itt olvashatóak a VIR-rel kapcsolatos aktuális információk, szöveges tartalmak. 3.2 A portál felépítése 3.2.1 Stratégia A Stratégia oldal az intézményi stratégiai mutatószámok áttekintését teszi lehetővé a felhasználók számára. Alapértelmezésben az összes mutatószám utolsó időszakra aktuális értékeit bemutató riport jelenik meg az oldal megnyitása után. 3. ábra 13/54
3.2.2 Saját oldal A Saját oldal a felhasználó számára létrehozott felület, ahová a gyakran használt riportokat (Könyvjelzők), külső linkeket, illetve a VIR rendszerben létrehozott saját riportjait, elemzéseit tudja összegyűjteni. 3.2.3 Riportok 4. ábra A Riportok portáloldalon teljes áttekintést kapunk az elérhető riportok listájáról. 5. ábra 6. ábra 14/54
A riportok témánként csoportosítva láthatóak és linkként érhetőek el, illetve közvetlenül innen meg is nyithatók. Az egyes riportok megnevezése mellett minden riport egyedi azonosító számmal is rendelkezik, így amennyiben a szöveges megnevezése időközben megváltozik, a riport akkor is egyértelműen és könnyen beazonosítható, megtalálható. Az oldalon csak azok a riportok jelennek meg az egyes felhasználók számára, amelyekre jogosultságuk van. A riportokkal a későbbiekben külön fejezetben foglalkozunk, így részletes bemutatásukra ott kerül majd sor. 3.2.4 Elemzések Az Elemzések oldalon a VIR-ben elérhető ad-hoc elemzések megnyitásához szükséges fájlok találhatók meg kiaknázási eszköz szerint csoportosítva: Az Excel alapú ad-hoc elemzések dobozban az egyes elemzések MS Excel eszköz által támogatott XLS fájlok elérhető el. A SAS Enterprise Guide alapú ad-hoc elemzések dobozban az egyes elemzések a SAS Enterprise Guide eszköz által támogatott EGP fájlok érhetőek el. Az elemzésekben elérhető mérőszámok, dimenziók és dimenzió attribútumok a kiaknázási eszköztől függetlenül azonosak. Az oldalon csak azok az ad-hoc elemzések jelennek meg az egyes felhasználók számára, amelyekre jogosultságuk van. 7. ábra 3.2.5 Dokumentumok 8. ábra A Dokumentumok fül alá tölthetők fel azok az intézményi beszámolók, elemzések, stb. melyek statikus (PDF, Word, stb.) formában állnak elő. Ezen dokumentumokat szabadon definiálható gyűjtőkbe lehet rendezni a könnyebb áttekinthetőség érdekében. 15/54
9. ábra Az egyes dokumentumok esetében a felhasználó által használt böngészőtől és annak beállításaitól függően ajánlja fel a böngésző az adott dokumentum megnyitását, mentését vagy más néven történő mentését. 3.2.6 Egyéb funkciók A Kompetencia központ portáloldalon a VIR kompetencia központ számára az üzemeltetéshez és karbantartáshoz szükséges riportok és dokumentációk érhetők el. A Keresés a portál tartalmak közötti általános szabadszavas keresést teszi lehetővé. A kezdőoldalon a Hírek alatt találjuk meg azokat az aktuális információkat, melyekről a VIR Kompetencia Központ a felhasználókat informálni kívánja. A GYIK Gyakran Ismételt Kérdések alatt a portál használatával kapcsolatosan felmerülő gyakori kérdéseket és válaszokat találjuk meg. 3.3 Tartalmi elemek A VIR által szolgáltatott tartalmai kimeneteket az alábbiak szerint lehet csoportosítani: Riportok Mutatószámok Ad-hoc elemzések Statikus dokumentumok 3.3.1 Riportok Az egyes intézményi szakterületek igényei alapján létrehozott riportok az adott terület igényei szerint. Elsősorban statikus struktúrában és tartalomban jelennek meg, azonban a VIR által nyújtott eszközök biztosítják, hogy bizonyos paraméterek dinamikus módon kezelhetők, ezáltal például egy adott időszakra vagy karra vonatkozó adatokat a riportban egyszerűen lehet leszűrni és megjeleníteni. A felhasználók felé az információk megjelenítése elsősorban riportokon keresztül történik. Megjelenési formája lehet: lista, ahol tételesen felsorolásra kerülnek az egyes megjelenítendő elemek, illetve táblázat, ahol az adatoknak valamiféle statisztikai összesítése kerül megjelenítésre, valamint különböző grafikonok. A riportok segítségével az intézmény egyes szereplői számára biztosított: a belső rendszeres kimutatások és jelentések előállításának támogatása a külső adatszolgáltatásokhoz szükséges adatok kigyűjtése az egyes területek alkalmi belső információs igényéinek megválaszolása 16/54
Az egyes riportok az alábbi témakörökbe és al-témákba kerültek besorolásra a VIR ben: Oktatási riportok Gazdálkodási riportok Munkaügyi riportok Ingatlangazdálkodási riportok Ágazati benchmarking riportok 3.3.2 Mutatószámok A stratégiai mutatószámok olyan aggregált, trendszerűen időszakos értékeket megjelenítő, egy-egy terület főbb tevékenységeit mérő mutatószámok, melyek alkalmasak az intézményi stratégia teljesülésének nyomon követésére, az intézményi fejlesztési tervben vállalt mutatószámok alakulásának vizsgálatára, és a minőségbiztosítási rendszer támogatására is. A stratégiai mutatószámok tömörített, könnyen áttekinthető módon pontos képet adnak a felsővezetőknek egy-egy intézményi szegmens vagy folyamat működésének megfelelőségéről. Az egyes mutatószámokhoz célértékek hozzárendelésével biztosítható az intézményi elvárásoknak való megfelelés vizsgálata is. A stratégiai mutatószámok kialakítása során az alábbi szempontok kerültek figyelembe vételre: biztosítsák az intézménynek vagy egy területének pillanatképét és a céloknak való megfelelés áttekintését minden esetben az adott stratégiai cél teljesülését mérjék egyértelműen definiáltak, jól mérhetőek legyenek aggregált módon, egy-egy értékbe sűrítve mérjék az adott terület teljesítményét mérési metódusai és számítási módszerei meghatározottak, dokumentáltak legyenek megfelelőségük vizsgálatható legyen célértékek alapján 3.3.3 Ad-hoc elemzések Az ad-hoc elemzések olyan kimenet típusok, amelyek segítségével egy adott témakör előre definiált adatkörének elemzése a felhasználó igényének megfelelően, egyedi módon történik meg. A felhasználó számára az egyes lekérdezések szabadon állíthatók össze az adott ad-hoc lekérdezésben biztosított mérőszámok és dimenziók felhasználásával, illetve ezek variálásával. Az ad-hoc elemzések a következőket biztosítják a vezetők számára: vezetői igényeknek megfelelő, a riportoknál mélyebb szintű rendszeres riportok és kimutatások kialakítása ad-hoc, egyedi vagy nem rendszeres módon felmerülő igények azonnali, naprakész kielégítése egyedi elemzések végzése, kereszttáblás kimutatások előállítása Az ad-hoc elemzések az alábbi funkcionalitással támogatják a VIR-ben rendelkezésre álló egyes adatköröket: 1. Felhasználói funkciók riport sor- és oszlopértékek kiválasztása egy előre definiált készletből adatlefúrás (mélyebb szintek kibontása) előre meghatározott dimenzió hierarchia mentén csoportosítások és szűrések beállítása rangsorok készítése, sorba rendezés, első/utolsó x darab elem leszűrése alapvető formázások biztosítása 17/54
2. Kimeneti, megjelenítési funkciók listák és felsorolások, illetve kereszttáblák készítése hierarchikus oszlopok és sorok megjelenítése diagramok használata interaktív szűrők használata 3. További felhasználást támogató funkciók mentés más formátumban (Excel fájl, szöveges dokumentum, kép stb.) mentés további saját felhasználásra eredmények megosztása, nyilvános elérés biztosítása 3.3.4 Statikus dokumentumok A statikus dokumentumok között az intézményi döntéshozatal során használható szöveges beszámolók, elemzések, tanulmányok, stb. oszthatók meg, melyek egy-egy témakör kapcsán olyan információkat tartalmaznak, melyek a VIR be a forrásrendszerekből adatszinten nem tölthetők be, vagy a VIR ből származó adatok és információk további, nem a VIR-ben megvalósuló feldolgozási, elemzési kimeneteit tartalmazzák. 18/54
4 A VIR portálon megjelenített vezetői kimenetek értelmezése 4.1 Riportok Az egyes intézményi szakterületek igényei alapján létrehozott riportok az adott terület igényei szerint elsősorban statikus struktúrában és tartalomban jelennek meg, azonban a VIR által nyújtott eszközök biztosítják, hogy bizonyos paraméterek dinamikus módon kezelhetők legyenek, ezáltal például egy adott időszakra vagy karra vonatkozó adatokat a riportban egyszerűen lehet leszűrni és megjeleníteni. A felhasználók felé az információk megjelenítése elsősorban riportokon keresztül történik. Megjelenési formája lehet: lista, ahol tételesen felsorolásra kerülnek az egyes megjelenítendő elemek, vagy táblázat, ahol az adatoknak valamiféle statisztikai összesítése kerül megjelenítésre, illetve különböző grafikonok. A riportok segítségével intézmény egyes szereplői számára biztosított: a belső rendszeres kimutatások és jelentések előállításának támogatása a külső adatszolgáltatásokhoz szükséges adatok kigyűjtése egyes területet alkalmi belső információs igényéinek megválaszolása Az egyes riportok témakörökbe kerültek besorolásra a VIR ben. Az egyes témakörök a későbbiekben szabadon módosíthatók, bővíthetők a vezetői igények szerint. 4.1.1 Elérése A riportok két helyről érhető el a portálon: a kezdőlapon a riportok ikonra kattintva vagy bármelyik lapon a Riportok fülre kattintva. 10. ábra 11. ábra 19/54
A Riportok portáloldalon teljes áttekintést kapunk az elérhető riportok listájáról. 12. ábra A riportok témánként csoportosítva láthatóak és linkként érhetőek el, illetve közvetlenül innen meg is nyithatók. Az egyes riportok megnevezése mellett minden riport egyedi azonosító számmal is rendelkezik, így amennyiben a szöveges megnevezése időközben megváltozik, a riport akkor is egyértelműen és könnyen beazonosítható, megtalálható. A riportok esetében csak azok a riportok jelennek meg az egyes felhasználók számára, melyekre jogosultsága van. A riport megnyitását követően a benne lévő adatok elemezhetőek és szűrhetők. A riportok a tématerületek szerinti csoportosításban találhatóak meg az oldalon: Oktatási riportok Gazdálkodási riportok Munkaügyi riportok Ingatlangazdálkodási riportok Ágazati benchmarking riportok Az egyes témakörök a későbbiekben szabadon módosíthatók, bővíthetők a vezetői igények szerint. A kiválasztott riport linkjére navigálva a riport megnyitása elindul. A könnyebb kezelhetőség érdekében célszerű az egyes riportokat új oldalon megnyitni (ehhez egerünk görgőjével klikkeljünk a kiválasztott riportra). 4.1.2 Szűrések beállítása A riport megnyitását követően adhatók meg az egyes szűrő beállítási oldalak, melyekkel a riportokban megjelenő adatok kiválasztása történik meg. 20/54
13. ábra Az egyes szűrők esetében az kiválasztott érték(ek) minden esetben kék kiemeléssel jelen(nek) meg, a riport megnyitása után minden szűrő esetében egy alapérték lesz kiválasztva. Amennyiben erre szeretnénk visszaállni, akkor a Visszaállítás alapértékre szövegre kattintva nyílik erre lehetőség. Az egyes riportok a szűrési értékek kiválasztása után a Jelentés megtekintése gomb megnyomásával nyithatók meg. Amennyiben valamelyik szűrőben nem került érték kiválasztásra, akkor a következő hibaüzenetet fogja megjeleníteni a VIR portál. 14. ábra A riport csak akkor nyitható meg, ha minden szűrőben kerül kiválasztásra érték. Amennyiben a szűrő értékkészlete elsőre nehezen lenne áttekinthető, akkor van lehetőség az egyes szűrő paraméterek interaktív kiválasztására. Ehhez a szűrő lista mellett nagyító ikon megnyomása szükséges. 15. ábra A nagyító ikonra való kattintáskor az alábbi párbeszéd ablak jelenik meg. 21/54
16. ábra A Keresés fülön a lenyíló mezőben 4 fajta keresési szempont alapján lehet keresni a szűrő által felajánlott értékek között: Tartalmaz: a lenyíló mező melletti mezőbe beírt karakter sort tartalmazza-e a szűrő érték Pontosan megegyezik: a lenyíló mező melletti mezőbe beírt karakter sorral pontosan megegyezik-e a szűrő érték Kezdődik: a lenyíló mező melletti mezőbe beírt karakter sorral kezdődik a szűrő érték Végződik: a lenyíló mező melletti mezőbe beírt karakter sorral végződik a szűrő érték A szűrő értékek közötti keresés beállítása alapján Keresés gombra való kattintással megjelennek a gomb alatti mezőben a keresésnek megfelelő értékek. 17. ábra 22/54
Jelen példában azokra az oktatókra kerestünk rá, akik neve tartalmazza az éva karaktersort. Ha a keresési listában megtaláljuk a keresett értéket, akkor kattintással jelöljük ki azt (ekkor világoskék színnel kiemelve látjuk az adott értéket), majd kattintsunk a Kiválasztás gombra. 18. ábra Ekkor a riport megnyitása után megjelenő szűrési feltételekhez ugrik a portál, ahol módosítani lehet a többi szűrést vagy tovább lehet lépni a riport megjelenítéséhez a Jelentés megtekintése gomb megnyomásával. A Tallózás fülön az egyes szűrési értékek listaszerűen tekinthetők át. 19. ábra Ha a keresési listában megtaláljuk a keresett értéket, akkor kattintással jelöljük ki azt (ekkor világoskék színnel kiemelve látjuk az adott értéket), majd kattintsuk a Kiválasztás gombra. 23/54
20. ábra Ekkor a riport megnyitása után megjelenő szűrési feltételekhez ugrik a portál, ahol módosítani lehet a többi szűrést vagy tovább lehet lépni a riport megjelenítéséhez a Jelentés megtekintése gomb megnyomásával. 4.1.3 Szűrési típusok Az egyes riportok esetében az alábbiakban bemutatott szűrők valamelyike kerül alkalmazásra. Az egyértékű hierarchikus lista szűrő esetében egy szülő elem vagy annak egy gyermeke választható ki. Szülő kiválasztása esetében az össze gyermekhez kapcsolódó érték megjelenik a riporton. Az egyes szülőkhöz tartozó gyermek elemek a + ikonnal jeleníthetők meg, illetve a - ikonnal rejthetők el. 21. ábra Amennyiben minden elemet meg akarunk jeleníteni a riporton, akkor az All kezdetű elemet kell kiválasztani, amely minden esetben a legelső elem a listában. A többértékű hierarchikus lista szűrő esetében több szülő elem, egy szülő elem és több gyermeke vagy több szülő elem több gyermeke választható ki. Ekkor is igaz, hogy a szülő kiválasztása esetében az össze gyermekhez kapcsolódó érték megjelenik a riporton. 24/54
Az Elérhető rovatban az egyértékű hierarchikus lista szűrőhöz hasonló módon találhatók meg az egyes szűrő értékek, míg a Kiválasztott rovatban találhatók meg azok az értékek, melyekre a riport megjelenítéskor szűrés kerül beállításra. A kattintással kiválasztott (kék színnel jelölt) értékek a következő ábrán jelzett egyszeres nyíllal adhatók hozzá a kiválasztáshoz. A kettős nyíl megnyomásával az összes érték áthelyezésre kerül, függetlenül a kiválasztástól. Ha egyszerre több elemet szeretnénk kijelölni, akkor ez egér kattintás és CTRL együttes lenyomása mellett lehetséges. 22. ábra Amennyiben olyan értéket is kiválasztottunk és áthelyeztünk a Kiválasztott rovatba, amit nem szerettünk volna, akkor ezt vagy ezeket jelöljük ki, és kattintsunk az X jelre, mely eltávolítja ezeket az elemek a Kiválasztott rovatból. 23. ábra A lenyíló lista szűrő esetében minden esetben egy elem választható ki a listából. 25/54
24. ábra Ha egy riport esetében több lenyíló lista jelenik meg a szűrések között, akkor az első szűrőben kiválasztott érték hatással van a második szűrőben válaszható értékekre, a második szűrőben kiválasztott érték hatással van a harmadik szűrőben válaszható értékekre, és így tovább. Azaz, ha például az első szűrőben a képzési időszakok között lehet választani, a második szűrőben pedig az oktatók között, akkor a képzési időszak kiválasztása után csak azok az oktatók jelennek meg, akikre vonatkozóan van adat a kiválasztott képzési időszakban. 4.1.4 Riport tartalmának értelmezése A riportok megjelenítése az alábbi szabályszerűséget követi: A riport címe mellett minden esetben megtaláljuk a riport egyedi azonosító kódját. (Így a riport esetleges címváltozás esetén is egyértelműen beazonosítható.) A riport fejlécében megtaláljuk a riport futtatásának időpontját is. Emellett a riport fejlécében megtaláljuk azt az információt is, hogy milyen szűrők kiválasztása mellett futott le az adott riport (Alkalmazott szűrők) 25. ábra A riport futtatásának eredményeként előáll maga az adattartalom, melynek megjelenítése az esetek nagy többségében táblázatos formában történik. A táblázat sorai és oszlopai egyértelmű elnevezéssel bírnak, így az adatok értelmezése magától értetődik. Amennyiben Nincs adat -ként címzett sort vagy oszlopot találunk, az azt jelzi, hogy egy egyértelműen be nem azonosított adatot tartalmaz és jelenít meg a riport. A riportok táblázatai és grafikonjai alatt, a lábléc mezőben a riport futtatásával kapcsolatos fontos technikai információkat találunk. 26/54
A riportot utoljára módosító felhasználó neve vagy teljes neve. A riport utolsó módosításának dátuma és ideje. 26. ábra 4.1.5 Riport funkciói Amennyiben a már megjelenített riport esetében új szűrést szeretnénk választani, akkor nem szükséges a riportot bezárni és újra megnyitni. Az Adat menüpontban az Adatok frissítése paranccsal bármikor vissza lehet térni a riport szűrési opcióihoz. 27. ábra Egyes riportok megjelenítése nagy kiterjedésű lehet akár a táblázat oszlopainak, akár sorainak számát nézve, ezért bizonyos esetekben elkerülhetetlen, hogy a riportok megjelenítése több oldalas legyen. A sok oszlopot tartalmazó riport estében a táblázat felett, jobb oldalon érhetők el a lapozást segítő opciók: 28. ábra Ugrás az első oldalra Lapozás az előző oldalra Oszlopok aktuális kezdő oszlop - aktuális vég oszlop ehhez: összes oszlop Lapozás a következő oldalra Ugrás az utolsó oldalra A sok sort tartalmazó riport estében a táblázat alatt, bal oldalon érhetők el a lapozást segítő opciók: 29. ábra Ugrás az első oldalra Lapozás az előző oldalra Sorok aktuális kezdő sor - aktuális vég sor ehhez: összes sor Lapozás a következő oldalra Ugrás az utolsó oldalra 4.1.6 Adatok részletezése, lebontása Az egyes riportok megnyitása után az adatok további részletezésére, alábontására van lehetőség. 27/54
30. ábra A + ikonnal (ábrán piros nyíllal jelölve) kibonthatók az egyes szülő attribútumokhoz kapcsolódó további adatok. A kibontások során az egyes csoportosító elemekhez kapcsoló Részösszeg sorok jelennek meg a riportokban. 31. ábra A kibontás után megjelenő - ikonnal az adott csoport újra becsukható. A lefelé mutató nyíl ikon megnyomásával jeleníthetőek meg az adott csoportosító elemhez tartozó adatok. 32. ábra Ahogy a 32. ábra mutatja, az ikon megnyomása után csak az adott csoporthoz tartozó adatok jelennek meg a csoporthoz tartozó részösszeggel együtt. A riport felső részében ilyenkor megjelenik a riport előző állapotára mutató link, mely kattintva újból elérhető a riport. 4.1.7 Riportok és riport adatok exportálása A portálon megjelenő riportok alkalmazhatósága és adattartalmának kiaknázási területe széles körű: pl. adatszolgáltatásokhoz, kimutatásokhoz vagy elemzésekhez használhatjuk fel, illetve előadások tematikájába illeszthetjük be őket. A riportokat bármikor exportálhatjuk is az alábbiak szerint. 28/54
33. ábra A Fájl -> Exportálás menüpontra vagy az Exportálás ikonra kattintva egy ZIP kiterjesztésű fájl mentését ajánlja fel portál, melynek mentése és kicsomagolása után elérhető az adott riport HTML és XLS formátumban. 34. ábra A Fájl -> Nyomtatás menüpontra vagy az Nyomtatás ikonra kattintva kiválasztható, hogy a PDF dokumentumba mely oldalak mentése szükséges. A Nyomtatás PDF-be gombra kattintva egy új böngésző oldalon megjelenik a PDF fájl, amely innen menthető vagy nyomtatható. A nyomtatás megkezdése előtt meg kell adni a nyomtatandó terület következő paramétereit: oldal tájolása, mérete, igazítása margók mérete fejléc és lábléc tartalma 29/54
Ezek az információk a Fájl -> Oldalbeállítása menüpontra kattintva érthetők el az alábbi párbeszéd ablakban. 35. ábra Az egyes riportokban található táblázatok adatai exportálhatók XLS, DOC és CSV formátumban. Ehhez a táblázatokra jobb gombbal kattintva a Táblázat exportálása menüpontot kell kiválasztani. 36. ábra A menüpontra kattintva az alábbi párbeszéd ablak fog megjelenni. 37. ábra A sorok részen megadható, hogy a táblázat mely sorait akarjuk exportálni. Amennyiben Excel vagy Word formátumban akarjuk kimenteni a táblázatot, akkor ez exportálás pontban válasszuk ki a kívánt formátumot. A Ok gomb megnyomása után a rendszer egy XLS vagy 30/54
DOC fájl mentését ajánlja fel. Ha az adatokat formázatlan formában akarjuk kinyerni, akkor a párbeszédablakban a Mentés másként: opció előtti választó gombot jelöljük ki, majd válasszuk ki, hogy vesszővel vagy tabulátorral tagolt formázatlan szövegfájlban akarjuk kimenteni az adatokat. 4.1.8 Visszatérés a portálra A riport megtekintése után, ha másik kimenetet akarunk megtekinteni, akkor a VIR portálra a riport oldal bal felső sarkában található Portál feliratra kattintva tudunk visszajutni. 38. ábra A böngésző vissza parancsának használata esetében a portál megfelelő működése nem garantált, ezért javasoljuk, hogy minden esetben a rendelkezésre álló link segítségével navigáljon vissza a portálra. 4.2 Mutatószámok A stratégiai mutatószámok olyan aggregált, trendszerűen időszakos értékeket megjelenítő, egy-egy terület főbb tevékenységeit mérő mutatószámok, melyek alkalmasak az intézményi stratégia teljesülésének nyomon követésére, az intézményi fejlesztési tervben vállalt mutatószámok alakulásának vizsgálatára, és akár minőségbiztosítási rendszer kialakítására is. A stratégiai mutatószámok tömörített, könnyen áttekinthető módon magas szintű képet adnak a felsővezetőknek egy-egy intézményi szegmens vagy folyamat működésének megfelelőségéről. Az egyes mutatószámokhoz célértékek hozzárendelésével biztosítható az intézményi elvárásoknak való megfelelés vizsgálata is A stratégiai mutatószámok kialakítása során az alábbi szempontok kerültek figyelembe vételre: 1. biztosítsák az intézménynek vagy egy területének pillanatképét és a céloknak való megfelelés áttekintését 2. minden esetben az adott stratégiai cél teljesülését mérjék 3. egyértelműen definiáltak, jól mérhetőek legyenek 4. aggregált módon, egy-egy értékbe sűrítve mérjék az adott terület teljesítményét 5. mérési metódusai és kiszámítási módszerei meghatározottak, dokumentáltak legyenek 6. megfelelőségük vizsgálatható legyen célértékek alapján 4.2.1 Mutatószámok értelmezése Az egyes mutatószámok értelmezéséhez szükséges az alábbi fogalmak áttekintése és megértése: 1. Mutatószám frissítési gyakorisága 2. Mutatószám aggregáltsági foka 3. Mutatószám vonatkozási időszaka 4. Mutatószám automatikus vagy kézi töltése Az egyes mutatószám értékeinek frissítése a VIR-ben előre meghatározott időközönként történik, figyelembe véve a mutatószám tématerületét illetve tartalmát. Tipikus frissítési gyakoriságok a VIRben: 1. elsősorban tanulmányi, illetve szervezet, irányítás területen: tanulmányi féléves: az adott mutatószám értéke egy teljes tanulmányi félévre vonatkozik, a tanulmányi félévre vonatkozó adatok és információk alapján áll elő (pl. felvett hallgatók száma) 31/54
tanéves: az adott mutatószám értéke egy teljes tanulmányi tanévre vonatkozik, a tanévre vonatkozó adatok és információk alapján áll elő 2. elsősorban gazdasági, HR és ingatlan területen: havi: az adott mutatószám értéke egy teljes hónapra vonatkozik, a teljes hónapra vonatkozó adatok és információk alapján áll elő (pl. lejárt követelések) negyedéves: az adott mutatószám értéke egy teljes negyedévre vonatkozik, a teljes negyedévre vonatkozó adatok és információk alapján áll elő (pl. intézményi kiadások) féléves: az adott mutatószám értéke egy teljes évre vonatkozik, a teljes évre vonatkozó adatok és információk alapján áll elő (pl. oktatói utánpótlás biztosítása) A VIR-ben megjelenő mutatószámok - a mutatószámok céljainak megfelelően az Egyetem egészének, illetve az egyes karok/képzőhelyek szintjén vannak aggregálva. Utóbbiakat a Részletes adatok riport segítségével lehet megjeleníteni. Az automatikus töltésű mutatószámok - részletesebben lásd az Automatikus és kézi töltésű mutatószámok c. fejezetben - esetében egy-egy mutatószám részleteinek és alábontásainak megjelenítése, illetve további elemzése az adott témakörhöz kapcsolódó ad hoc elemzések, illetve a riportok segítségével lehetséges. Az egyes mutatószámok vonatkozási ideje azt az időintervallumot jelenti, amelyre az adott mutatószám aktuális értéke vonatkozik, azaz amely időintervallum adatai felhasználásra kerültnek az aktuális érték előállításához. Ilyen vonatkozási időszak lehet például: 2011. január: az adott mutatószám érték a 2011-es januári állapothoz tartozó értéket mutatja be, tipikusan a január 31-ig rendelkezésre álló adatok és információk felhasználásával 2011. 1. negyedév: az adott mutatószám érték a 2011 első negyedéves állapothoz tartozó értéket mutatja be, tipikusan a március 31-ig rendelkezésre álló adatok felhasználásával 2010/11/1 félév: az adott mutatószám érték a 2010/11-es tanév első félévi állapothoz tartozó értéket mutatja be, tipikusan a tanulmányi félév végén rendelkezésre álló adatok felhasználásával Az utolsó vonatkozási időszak esedékessége a rendelkezésre álló adatok függvényében korábbi lehet, mint a mutatószámok lekérdezésének időpontja. A mutatószámok vonatkozási időszaka a megjelenítést szolgáló riportokban az alábbi helyen található meg: Mutatószám lista riport: Részletes adatok riport: az időszak oszlopban megjelenő időszak értéke a grafikon vízszintes tengelyén és a táblázat időszak oszlopában megjelenő értékek Az egyes mutatószámokat azok előállítási módja szerint automatikus és kézi töltésű mutatószámokra lehet osztani: Automatikus töltésű mutatószámok: a mutatószám előállítása teljes egészében a VIR-be betöltött adatok segítségével történik, az ott megadott szabályok alapján, automatizált módon, a megfelelő vonatkozási időszakokra. Kézi töltésű mutatószámok: a mutatószám előállítását a mutatószámért felelős személy végzi manuális módon, ugyanis az előállításhoz szükséges adatok nem, vagy csak részben találhatók meg a VIR-ben. 32/54
4.2.2 Elérése A mutatószámok két helyről érhetők el a portálon: a kezdőlapon a Stratégia ikonra kattintva vagy bármelyik lapon a Stratégia fülre kattintva. 4.2.3 Megjelenítése 39. ábra Az egyes mutatószámokat két különböző formában lehetséges megjeleníteni a riport megnyitása után: 1. Lista nézetben az adott mutatószám a többi mutatószámmal együtt látszik táblázatos formában. A mutatószámról az alábbi információk érhetők el: mutatószám tématerülete mutatószám kódja mutatószám neve mutatószám vonatkozási időszaka mutatószám frissítési gyakorisága mutatószám mértékegysége mutatószám aktuális értéke mutatószám célértéke mutatószám alsó határértéke mutatószám felső határértéke mutatószám elfogadási tartományának minimuma mutatószám elfogadási tartományának maximuma 2. Részletes adat nézetben csak a kiválasztott mutatószám adatai látszódnak riport formában. A részletes adat nézet valamely mutatószám aktuális értékére való kattintáskor nyitható meg. Ekkor a következők információk jelennek meg: mutatószám kódja 33/54
mutatószám megnevezése a vizsgált időszakok megnevezése vizsgált szervezeti egység kódja mutatószám mértékegysége mutatószám aktuális értéke mutatószám célértéke mutatószám alsó határértéke mutatószám felső határértéke mutatószám elfogadási tartományának minimuma mutatószám elfogadási tartományának maximuma A riport alján a mutatószám szervezeti egység és időszak szerinti trendgrafikonjai találhatók meg. A fül megnyitása után a riport egy lista nézete jelenik meg, ám az egyes mutatószámok részletes lebontásához a riportot más formában, az alábbi ábrán jelzett ikonra kattintva kell indítani. 40. ábra A megjelenő riport tartalmazza az adott mutatószám intézményi szintű, utolsó időszakra vonatkozó értékeit. Az egyes mutatók aktuális értékére kattintva elérhetők a mutatószám idősoros, intézményi és kari bontású értékei. A mutatószám lista nézetéhez való visszatérés a Részletes adat riport tetején található alábbi linkre kattintva lehetséges. 41. ábra Mindkét megjelenítési riport nézet kezelése kapcsán a Riport funkciói fejezetben leírtak az irányadók. A Mutatószám lista riport tématerületek szerinti csoportosításban tartalmazza az összes intézményi mutatószámot, azok megnevezését, legutolsó aktuális értékét, az aktuális értékhez kapcsolódó időszakot, a cél értéket és a határértékeket. A mutatószámok az alábbi tématerületekbe kerültek besorolásra: 1. Oktatás: a hallgatói létszám, képzési, végzési és pályakövetési mutatószámok. 2. Felvételi: a felvételi tevékenységgel kapcsolatos mérőszámok. 3. Kutatás: a kutatási HR kapacitással és a pályázatokkal és kapcsolatos mutatószámok. 4. Gazdálkodás: bevétel és kiadási, költséghatékonysági jellegű mutatószámok. 5. HR: az dolgozói és oktatási létszám, oktatói utánpótlás, oktató terhelés mérőszámai. 34/54
42. ábra A riport egyes oszlopai az alábbiak szerint értelmezhetők: Tématerület / Kód / Mutató neve: itt jelenik meg a tématerület megnevezése, a mutatószám egyedi kódja és a mutatószám egyedi megnevezése Időszak: azon utolsó időszak megnevezése, amely időszakban a mutatószámról utoljára állt rendelkezésre adat Frissítési gyakoriság: azon időszakosság megnevezése, amely gyakorisággal a mutatószám frissítésre kerül Mértékegység / Aktuális érték: a mutatószám nagyságának és mértékegységének értéke abból az időszakból, amikor az utolsó adat rendelkezésre áll Célérték / Határérték / Elfogadási tartomány: a mutatószám intézmény által meghatározott célértékét, alsó és felső határértékét, illetve az elfogadási tartományának minimumát és maximumát jeleníti meg Az egyes mutatószámok aktuális értékére kattintva megnyitható az adott mutatószám részletes adatait tartalmazó riportja. A mutatószám részletes adatai riport egy adott mutatószámról tartalmazza az összes rendelkezésre álló információt. Ezek a következők: megnevezés, tématerület, leírás, időszakos trend grafikonja, értékek időszakos alakulása táblázatos formában, mutatószámhoz rendelt cél, határ és elfogadási értékek. 35/54
43. ábra A riport egyes részei az alábbiak szerint értelmezhetők: 1. Leíró információk kód és mutató neve: a mutatószám VIR-ben használt egyedi neve és az egyedi kódja számítási mód: a mutatószám számítási módjának rövid leírása 2. Mutató értékének időbeli alakulása (táblázat) időszak: a mutatószám frissítési gyakoriságának megfelelő időosztás megnevezése szervezeti egység: a mutatószám intézményi, illetve kari / képzési hely szerinti lebontása mértékegység / aktuális érték: a mutatószám nagyságának és mértékegységének értéke abból az időszakból, amikor az utolsó adat rendelkezésre áll célérték / határérték / elfogadási tartomány: a mutatószám intézmény által meghatározott célértékét, alsó és felső határértékét, illetve az elfogadási tartományának minimumát és maximumát jeleníti meg 36/54
3. Mutató értékének időbeli alakulása (grafikon) vízszintes tengely: a mutatószám frissítési gyakoriságának megfelelő időosztás megnevezése függőleges tengely: a mutatószám értékeinek és mértékegységének megfelelő skála beosztás aktuális érték: kék vonallal megjelenített érték, mely a mutatószám az adott időszakbeli aktuális értékét jeleníti meg A mutatószám lista nézethez való visszatérés a Részletes adat riport tetején található linkre kattintva lehetséges. 4.2.4 Mutatók adatainak felhasználása 44. ábra A Fájl -> Exportálás menüpontra vagy az Exportálás ikonra kattintva egy ZIP kiterjesztésű fájl mentését ajánlja fel portál, melynek mentése és kicsomagolása után elérhető az adott riport HTML és XLS formátumban. 45. ábra 37/54
46. ábra A Fájl -> Nyomtatás menüpontra vagy az Nyomtatás ikonra kattintva kiválasztható, hogy a PDF dokumentumba mely oldalak mentése szükséges. A Nyomtatás PDF-be gombra kattintva egy új böngésző oldalon megjelenik a PDF fájl, amely innen menthető vagy nyomtatható. A nyomtatás megkezdése előtt szükséges a nyomtatandó terület következő paramétereinek megadása: oldal tájolása, mérete, igazítása margók mérete fejléc és lábléc tartalma Ezek az információk a Fájl -> Oldalbeállítása menüpontra kattintva érthetők el az alábbi párbeszéd ablakban. 47. ábra Az táblázatok adatai exportálhatók XLS, DOC és CSV formátumban. Ehhez a táblázatra jobb gombbal kattintva a Táblázat exportálása menüpontot kell kiválasztani. 48. ábra A menüpontra kattintva az alábbi párbeszéd ablak fog megjelenni. 38/54
49. ábra A sorok részen megadható, hogy a táblázat mely sorait akarjuk exportálni. Amennyiben Excel vagy Word formátumban akarjuk kimenteni a táblázatot, akkor ez exportálás pontban válasszuk ki a kívánt formátumot. A Ok gomb megnyomása után a rendszer egy XLS vagy DOC fájl mentését ajánlja fel. Ha az adatokat formázatlan formában akarjuk kinyerni, akkor a párbeszéd ablakban a Mentés másként: opció előtti választó gombot jelöljük meg, majd válaszuk ki, hogy vesszővel vagy tabulátorral tagolt formázatlan szövegfájlban akarjuk kimenteni az adatokat. 4.3 Ad hoc elemzések Az ad-hoc elemzések olyan kimenet típusok, amely segítségével egy adott témakör előre definiált adatkörének elemzése a felhasználó igényének megfelelően, egyedi módon történik meg. A felhasználó számára az adott ad-hoc lekérdezésben biztosított mérőszámok és dimenziók felhasználásával, ezek variálásával az egyes lekérdezések szabadon állíthatók össze. Az ad-hoc elemzések az egyes vezetők számára a következőket biztosítják: vezetői igényeknek megfelelő, a riportoknál mélyebb szintű rendszeres riportok és kimutatások kialakítása ad-hoc, egyedi vagy nem rendszeres módon felmerülő igények azonnali, naprakész kielégítése egyedi elemzések végzése, kereszttáblás kimutatások készítésének lehetősége Az ad-hoc elemzések az alábbi funkcionalitással támogatják a VIR-ben rendelkezésre álló egyes adatkörök 1. Felhasználói funkciók riport sor- és oszlopértékek kiválasztása egy előre definiált készletből adatlefúrás (mélyebb szintek kibontása) előre meghatározott dimenzió hierarchia mentén csoportosítások és szűrések beállítása rangsorok készítése, sorba rendezés, első/utolsó x darab elem leszűrése alapvető formázások biztosítása 2. Kimeneti, megjelenítési funkciók listák és felsorolások, illetve kereszttáblák készítése hierarchikus oszlopok és sorok megjelenítése diagramok használata interaktív szűrők használata 3. További felhasználást támogató funkciók mentés más formátumban (Excel fájl, szöveges dokumentum, kép stb.) mentés további saját felhasználásra eredmények megosztása, nyilvános elérés biztosítása 39/54
4.3.1 Elemzési témakörök A VIR-ben az alábbi témakörök és területek esetében érhetők el ad-hoc elemzések: 1. Hallgatói létszámok, kreditek, átlagok (O_HALL_SZAK_SZEM) 2. Jelentkezési és felvételi adatok (O_AVIR) 3. Képzés elvégzése (O_HALL_SZAK) 4. Oktatói létszámadatok és kompetenciák (OKT_LT) 5. Oktatói terhelések (OKT_TE) 6. Oktatott kurzusok és kurzus teljesítése (O_KREDITSZERZES) 7. Hallgatói lemorzsolódás és előrehaladás (HALL_LE) 8. Pénzügyi gazdálkodás követése (PU_TETEL, PU_TETEL_KIMUTATAS) 9. Személyi kifizetések (KIAD_SZ) 10. Helyiség nyilvántartás (O_ING_HELY) 4.3.1.1 Hallgatói létszámok, kreditek, átlagok Főbb dimenziók o Hallgató o Szak o Szervezeti egység o Hallgatói státusz o Előrehaladás o Vizsgált képzési időszak Főbb mérőszámok o Aktív státuszú hallgatók o Hallgatói létszám o Számított létszám o Átlagos felvett kreditszám o Tanulmányi átlag FONTOS: Képzési időszak nélkül a kocka összesíti az idők során az összes félév adatait, ezért ennek a dimenziónak kötelező a használata, bármely félév önmagában értelmezhető. 4.3.1.2 Jelentkezési és felvételi adatok Főbb dimenziók o Jelentkező felvételi eljárás o Jelentkezés o Szervezet o Felvételi szak o FIR szak Főbb mérőszámok o Jelentkezők száma o Jelentkezések száma o Felvettek száma o Túljelentkezési arány o Pontszám FONTOS: A felvételi eljárás használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes eljárást, amely általában nem célszerű. 40/54
4.3.1.3 Képzés elvégzése Főbb dimenziók o Hallgató o Hallgatói jogviszony o Szak o Szervezeti egység o Képzési időszakok kezdet befejezés abszolutórium záróvizsga Főbb mérőszámok o Hallgatói létszám o Oklevelet szerzők száma o Egyszakos / többszakos hallgatók száma o Átlagos félévszám 4.3.1.4 Oktatói létszámadatok és kompetenciák Főbb dimenziók o dolgozó o oktató / kutató o besorolás o munkaviszony o munkakör o idő képzési időszak naptári idő Főbb mérőszámok o Dolgozók száma o Oktatók száma o Kutatók száma o Heti átlagos óraterhelés FONTOS: A képzési időszak vagy a naptári év használata nélkül a kocka összesíti az idők során az öszszes adatot, amely általában nem célszerű. 4.3.1.5 Oktatói terhelések Főbb dimenziók o dolgozó o dolgozó szervezeti egysége o képzési időszak o tantárgy o vizsga Főbb mérőszámok o oktatott hallgatók száma o oktatott kurzusok száma o óraterhelés (oktatási) o vizsgáztatott hallgatók száma 41/54
o o vizsgáztatások száma óraterhelés (vizsgáztatás) FONTOS: A képzési időszak nélkül a kocka összesíti az idők során az összes adatot, amely általában nem célszerű. A vizsga dimenzió elemei csak a vizsgára vonatkozó mérőszámok esetében értelmezhetők. 4.3.1.6 Oktatott kurzusok és kurzus teljesítése Főbb dimenziók o Hallgató o Hallgató szakja o Szervezeti egység képzésért felelős kurzus hirdető o Tantárgy o Kurzus o Képzési időszak Mérőszámok o Tárgyat teljesítők száma o Kurzust felvevő hallgatók száma o Érdemjegyek száma o Elégtelen érdemjegyek száma o Szerzett kreditek száma o Eredmények átlaga és szórása o Tárgyfelvétel átlagos száma FONTOS: A képzési időszak használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes félév adatait, amely általában nem célszerű. 4.3.1.7 Pénzügyi gazdálkodás követése Főbb dimenziók o Gazdasági év o Kiemelt előirányzat o KTK o Forrás o Szervezeti egység o Önálló egység / munkahely / témaszám o Főkönyvi szám o Kimutatás (csak PU_TETEL_KIMUTATAS) Főbb mérőszámok o Eredeti előirányzat o Módosított előirányzat o Teljesítés o Kötelezettségvállalás FONTOS: A gazdasági év használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes évet, amely általában nem célszerű. A területet a PU_TETEL és PU_TETEL_KIMUTATAS ad-hoc elemzés fedi le, utóbbi esetében rendelkezésre állnak a kimutatás dimenzió elemei is. 42/54
Óbudai Egyetem 4.3.1.8 Személyi kifizetések Főbb dimenziók o Önálló egység Munkahely Témaszám o Szervezeti egység o Vizsgált időszak Főbb mérőszámok o Kiadások o Személyi kifizetések o Személyi kifizetések kerete o Személyi kifizetések aránya o Személyi keretteljesítés FONTOS: A vizsgált időszak használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes képzési időszakot, amely általában nem célszerű. Személyi kifizetések a Szenátus határozata alapján nem elérhető. 4.3.1.9 Helyiség nyilvántartás Főbb dimenziók o Fizikai elhelyezkedés o Terem funkció o Képzési időszak Főbb mérőszámok o Helyiségek száma o Alapterület o Férőhely o Férőhely kihasználtság o Átlagos csoportlétszám FONTOS: A képzési időszak használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes képzési időszakot, amely általában nem célszerű. 4.3.2 Elérése A mutatószámok két helyről érhetőek el a portálon: a kezdőlapon az Ad-hoc elemzések ikonra kattintva vagy bármelyik lapon a Elemzések fülre kattintva. 50. ábra 43/54
Az egyes területek részletes adatkörét tartalmazó, és azokat riportkészítésre elérhetővé tevő az adhoc elemzések megnyitásához szükséges fájlok (MS Excel vagy SAS Enterprise Guide eszközhöz) letölthetők ezen portáloldalról. 4.3.3 Funkciói az Excel eszközben 51. ábra Az ad-hoc elemzések egyes funkciót az alábbiak szerint lehet csoportosítani: Mezőlista: Táblázat: Grafikon: az ad-hoc elemzésben definiált mérőszámok és dimenziók a mezőlistában adhatók hozzá egy elemzés soraihoz, oszlopaihoz, szűrőihez, illetve értékeihez a mezőlistában kiválasztott mérőszámok és dimenziók kombinációjaként előálló riport megjelenítésére szolgál a táblázatban megjelenő adatok grafikus megjelenítését teszi lehetővé. Az 52. ábra egy konkrét ad-hoc kimenet példa arra, hogy milyen jellegű elemzések készítésére van lehetőség, és amelyen a funkciók közül létrehozásra került egy táblázat és két grafikon. 52. ábra 53. ábra 44/54
54. ábra A mezőlista alapértelmezés szerint a MS Excel jobb oldalsó részén egy külön panelben jelenik meg az alábbi formában, Kimutatás mezőlista fejléccel. 55. ábra Amennyiben a mezőlista nem jelenne meg automatikusan, akkor kattintsunk az Excel munkafüzetben az 56. ábra szerinti területre. 56. ábra 45/54
A mezőlista az elemzés összeállítása során bezárható a Kimutatás mezőlista panel jobb felső sarkában található X jellel. A mezőlista újbóli megjelenítéséhez kattintsunk az 57. ábra szerinti területre, majd a menüben megjelenő Kimutatáseszközök lapon válasszuk ki a Beállítások lapot, és a megjelenítés szekcióban kattintsunk a Mezőlista ikonra. 57. ábra A mezőlista két jól elkülöníthető részből áll: 1. A felső részén ("Válassza ki a jelentésbe felvenni kívánt mezőket") található azok a mutatószámok és dimenziók, amelyek felhasználhatók az elemzés elkészítéséhez. 2. Az alsó részén adható meg, hogy az elemzés milyen adatokat, sorokat és oszlopokat, valamint szűrőket tartalmazzon jelentésszűrő rész: ide húzandók azok a mezők, amelyek elemeivel a teljes elemzés szűrése szükséges oszlopcímkék rész: ide húzandók azok a mezők, amelyeket a táblázat oszlopaiban, illetve a grafikon jelmagyarázatában kell megjeleníteni sorcímkék rész: ide húzandók azok a mezők, amelyeket a táblázat soraiban, illetve a grafikon tengelyén kell megjeleníteni értékek rész: ide húzandók azok a mérőszámok, amelyek a sor és oszlop értékek metszetében kell vizsgálni Az elemzés összeállításának lépései az alábbiak: 1. Ha a Kimutatás mezőlista Jelentésszűrő területére húzunk egy mezőt a Kimutatás mezőlista felső részében található elemekből, a mező ezzel egy időben a táblázat és a grafikon Jelentésszűrő területére kerül. 2. Ha a Kimutatás mezőlista Oszlopcímkék területére húzunk egy mezőt a Kimutatás mezőlista felső részében található elemekből, a mező ezzel egy időben a táblázat Oszlopcímkék, illetve a grafikon jelmagyarázat területére kerül. 3. Ha a Kimutatás mezőlista Sorcímkék területére húzunk egy mezőt a Kimutatás mezőlista felső részében található elemekből, a mező ezzel egy időben a táblázat Sorcímkék, illetve a grafikon tengelymező területére kerül. 4. Ha a Kimutatás mezőlista Értékek területére húzunk egy mezőt a Kimutatás mezőlista felső részében található elemekből, a mező ezzel egy időben a táblázat és a grafikon Értékek területére kerül. 46/54
Amennyiben nem szeretnénk, hogy a mező áthúzása után automatikusan frissüljön a táblázat és a grafikon, akkor a Kimutatás mezőlista alsó részén található Elrendezésfrissítés elhalasztása választónégyzetet pipáljuk ki. Ekkor az egyes mezők áthúzása során sem a táblázat, sem a grafikon nem fog automatikusan frissülni. Ha végeztünk az elemzés összeállításával, akkor kattintsunk a Frissítés gombra, és ekkor az összes behúzott mező megjelenik a táblázatok és a grafikonon. Ennek a frissítési műveletnek az ideje az utolsó frissülés óta behúzott mezők számával és azok adattartalmának nagyságától függően növekszik. A mezőlistáról szóló jelen bejegyzés egyes részeinek forrása: http://office.microsoft.com/hu- hu/excel-help/kimutatas-es-kimutatasdiagram-mezoelrendezesenek-keszitese-es-modositasa- HP010342366.aspx?CTT=5&origin=HA010359471. A linken további információ érhető el a mezőlista használatáról, valamint annak a táblázattal és grafikonnal való összefüggéséről. A mezőlista segítségével összeállított elemzés riportszerűen a táblázat eszközben jelenik meg, mely az alábbi funkciókat biztosítja: a hierarchikus dimenzió elemek lebontása és aggregálása a megjelenített adatok rendezése a megjelenített adatok szűrése részösszegek és teljes összegek képzése A mezőlista segítségével összeállított elemzés grafikus ábrázolását biztosítja. A beilleszthető grafikonoknak több típusa lehet (oszlop diagram, sávdiagram, tortadiagram). A diagramok eltérő módon paraméterezhetőek, szűrhetőek. (52. ábra, 53. ábra, 54. ábra) 4.4 Statikus dokumentumok A VIR portálon a statikus dokumentumok között az intézményi döntéshozatal során használható szöveges beszámolók, elemzések, tanulmányok, stb. oszthatók meg, melyek egy-egy témakör kapcsán olyan információkat tartalmaznak, melyek a VIR be a forrásrendszerekből adatszinten nem tölthetők be, vagy a VIR ből származó adatok és információk további, nem a VIR-ben való feldolgozási, elemzési kimeneteit tartalmazzák. 4.4.1 Elérése A Dokumentumok fül alá tölthetők fel azok az intézményi beszámolók, elemzések, stb. melyek statikus (PDF, Word, stb.) formában állnak elő. Ezen dokumentumokat szabadon definiálható gyűjtőkbe lehet rendezni a könnyebb áttekinthetőség érdekében. 58. ábra 47/54
Az egyes dokumentumok esetében a felhasználó által használt böngészőtől és annak beállításaitól függően ajánlja fel a böngésző az adott dokumentum megnyitását, mentését vagy más néven történő mentését. 4.4.2 Dokumentum típusok A VIR portálra az alábbi dokumentum típusok feltöltése javasolt: MS Word formátumú állományok,.doc vagy.docx kiterjesztéssel MS Excel formátumú állományok,.xls vagy.xlsx kiterjesztéssel PDF formátumú állományok 48/54
5 A VIR portál további funkcionális elemei 5.1 Kompetencia központ oldal A Kompetencia központ portáloldalon a VIR kompetencia központ számára az üzemeltetéshez és karbantartáshoz szükséges riportok és dokumentációk érhetők el. 5.2 Saját oldal A Saját oldal az felhasználó számára létrehozott felület, ahová a gyakran használt riportokat (Könyvjelzők), külső linkeket, illetve a VIR rendszerben létrehozott saját riportjait, elemzéseit, stb. gyűjtheti ki. A Könyvjelzők közé az alábbiak szerint vehetünk fel kimenetet: 1. A portál Keresés fülén a könyvjelzőkhöz hozzáadni kívánt kimenetre rá kell keresni 59. ábra 2. A keresési eredményként kapott táblázatban az adott elemhez tartozó sor elején található lenyíló menüben ki kell választani Könyvjelző gombot 49/54
60. ábra 5.3 GYIK Az oldal használatával kapcsolatosan felmerülő gyakori kérdéseket és válaszokat tartalmazza. A GYIK elemei megjelennek a kezdőoldalon, az egyes kérdésre adott válaszokat a kérdés szövegére kattintva lehet megnyitni, illetve elrejteni. 61. ábra Az oldal aktualizálását és tartalommal való feltöltéséért a VIR Kompetencia Központ által kijelölt kolléga felel. Így amennyiben valamely kérdésére nem talál választ, vagy javaslata lenne arra, hogy milyen kérdésnek kellene még az oldal e részére felkerülnie kérjük, forduljon az Ügyfélszolgálat menüpont alatt található elérhetőségek valamelyikéhez. 5.4 Hírek Itt olvashatóak a VIR-rel kapcsolatos tartalmi és technikai információk, esetleges karbantartási időpontok, és további aktualitások, melyekről a VIR Kompetencia Központ kívánja informálni a felhasználókat. 50/54
62. ábra 5.5 Keresés A Keresés fül segítségével a teljes VIR portálon található tartalmakban (pl. riport, elemzés, fájl, stb.) lehet kulcsszavak alapján keresni. A keresésnél javasolt felhasználói tartalomtípusok: 63. ábra 1. Összes kijelölése: az összes tartalom típusban keresésre kerül a megadott kulcsszó 2. SAS jelentés: portálon megjelenő riportok 3. Adatfeltárás: ad-hoc elemzések webes nézetei 4. Link: a portálon linkként megjelenő dokumentumok között 5. Oldal: a portál oldalak A Keresés fül a portál kezdőoldalán található linkről is elérhető. 51/54
64. ábra 52/54
6 Ügyfélszolgálat A VIR-rel kapcsolatos publikus információ elérhető az Óbudai Egyetem hivatalos honlapján a VIR Kompetencia Központ linken keresztül. A honlapon találja a munkatársak közvetlen elérhetőségét. 65. ábra Az AVIR honlapjáról központi intranet használat esetén közvetlenül be lehet lépni a VIR rendszerbe. A fogalmak értelmezését az ugyancsak innen elérhető Fogalomtár segíti. 66. ábra Internetes eléréskor a VPN használata esetén a biztonsági rendszer tiltja a böngészést. Ebben az esetben a böngészőben a http://sas-mt.vir.uni-obuda.hu:9080/sasportal/ cím megadásával lehet a VIR rendszerbe belépni. 53/54