Kollégium Felhasználói dokumentáció verzió 2.2. Budapest, 2006
Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal 2.1. 2006.09.19. 3.10. Pénzügyek 37-48.. 2.2. 2006.11.16. 3.2.2.1. Képzés(ek) kollégiumi alkalmazottakhoz rendelése, melyeket adminisztrálhat 11. 2.2. 2006.11.16. 3.4.1. Kollégiumi jelentkezési időszakhoz tartozó adatok, szabályok és feltételek megadása 15. 2.2. 2006.11.16. 3.4.4. Kollégiumhoz képzés(ek) rendelése 17. 2.2. 2006.11.16. 3.4.9. Kollégiumba felvett hallgatók megtekintése és karbantartása 27. 2.2. 2006.11.16. 3.5. Kollégiumi szoba foglaltság megtekintése 29. 2.2. 2006.11.16. 3.7. Beköltöztetés 31. 2.2. 2006.11.16. 3.8.2. Kollégisták szobacseréjének adminisztrálása 35. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 2 / 48
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés...5 2. Kollégiumkezelés... 5 3. Kollégiumok...6 3.1. Új kollégium felvitele...6 3.1.1. Kollégiumi alapadatok felvitele, karbantartása...7 3.1.1.1. Felettes szervezet kiválasztása...7 3.1.1.2. Központi iroda meghatározása...7 3.1.2. Kollégium elérhetőségeinek felvitele, karbantartása...8 3.1.3. Környezet kijelölése, ahonnan hallgatók nem kerülhetnek be a kollégiumba.9 3.2. Kollégiumi alkalmazottak...10 3.2.1. Ügyintéző felvétele a kollégiumi alkalmazottak közé...10 3.2.2. Kollégiumi alkalmazottak jogosultságának beállítása...10 3.2.2.1. Képzés(ek) kollégiumi alkalmazottakhoz rendelése, melyeket adminisztrálhat...11 3.2.2.2. Szobatípusok alkalmazotthoz rendelése, melyeket adminisztrálhat.11 3.3. Kollégiumi épület felvitele és adatainak karbantartása...12 3.3.1. Kollégiumi épület emeleteinek, szintjeinek felvitele és karbantartása...13 3.3.1.1. Szobák felvitele és karbantartása...13 3.4. Jelentkezési időszakok...15 3.4.1. Kollégiumi jelentkezési időszakhoz tartozó adatok, szabályok és feltételek megadása...15 3.4.2. Jelentkezési időszakhoz tartozó fontosabb információk megadása...16 3.4.3. Jelentkezési időszakhoz további kollégiumok rendelése...16 3.4.4. Kollégiumhoz képzés(ek) rendelése...17 3.4.5. Jelentkezési időszakok korrekciós pont csoportjai...19 3.4.6. Időszakhoz tartozó hallgatók...19 3.4.7. Jelentkezők...21 3.4.7.1. Jelentkező hozzáadása...22 3.4.7.2. Jelentkezési adatok...23 3.4.7.3. Szociális adatok megadása...24 3.4.7.4. Kollégiumi jelentkeztetés...24 3.4.7.5. Korábbi kollégiumi ciklusok és kölcsönzések megtekintése...25 3.4.7.5.1. Hallgatók megtekintése szobánként a jelenlegi és korábbi ciklusokban...26 3.4.7.6. Kollégiumba jelentkezők féléves adatainak megtekintése...26 3.4.8. Várólistára került hallgatók megtekintése...27 3.4.9. Kollégiumba felvett hallgatók megtekintése és karbantartása...27 3.5. Kollégiumi szoba foglaltság megtekintése...29 3.6. Kollégiumi vendégek felvétele...30 3.7. Beköltöztetés...31 3.7.1. Beköltöztetési adatok megadása...32 3.8. Kollégisták...33 3.8.1. Kollégiumi ciklusok...34 3.8.1.1. Kollégiumi szobák...34 3.8.2. Kollégisták szobacseréjének adminisztrálása...35 3.8.3. Új szobába költöztetés...35 3.9. Kölcsönözhető tárgyak...36 Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 3 / 48
3.9.1. Kölcsönzések...37 3.10. Pénzügyek...37 3.10.1. Kiírt tételek...37 3.10.2. Csekkrögzítés...40 3.10.2.1. Csekkek lekötése kiírásról és átkötése más kiíráshoz...41 3.10.2.2. Elérhető funkciók összegzése...43 3.10.3. Tételcsoportok...43 3.10.3.1. Kiírt tételek...44 3.10.3.1.1. Befizetési tételek importálása...46 Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 4 / 48
1. Bevezetés A jelenlegi dokumentáció célja a NEPTUN.NET rendszer kollégiumkezelési lehetőségeinek funkcionális bemutatása. A rendszer lehetővé teszi az intézményi kollégiumi épületek, szintek, termek, szobák és a hozzájuk tartozó eszközök nyilvántartását. A kollégiumi nyilvántartás kiterjed a hallgatók és kollégiumi vendégek be/kiköltözésével, jelentkezésével, kölcsönzéseivel kapcsolatos adatok naprakész nyilvántartására. 2. Kollégiumkezelés A következőkben ismertetjük a kollégiumkezeléshez szükséges felületek listáját és azok funkcionális leírását. Szükséges menüpontok listája: Kollégiumok (1800 ) Jelentkezési időszakok (2000 ) Időszakhoz tartozó hallgatók (2100 ) Jelentkezők (2200 ) Korábbi kollégiumi ciklusok (2400 ) Kollégiumi szobák (2600 ) Féléves adatok (2800 ) Várólista (500 ) Felvettek (3000 ) Kollégiumi szoba foglaltság (3100 ) Kollégiumi vendégek felvétele (3150 ) Beköltöztetés (3200 ) Kölcsönözhető tárgyak (3400 ) Kölcsönzések (3600 ) Kollégisták (3800 ) Kollégiumi ciklusok (4000 ) Kollégiumi szobák (4200 ) Szobacsere (4400 ) Új szobába költözés (4600 ) Kollégiumi épület (4800 ) Emeletek,szintek (5000 ) Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 5 / 48
Szobák (5200 ) Kollégiumi alkalmazottak (98200 ) Pénzügy (105000 ) Csekkrögzítés (105100 ) Kiírt tételek (105200 ) Tételcsoportok (13150 ) Kiirt tételek (13300 ) 3. Kollégiumok A Kollégiumok (1800) felületre lépve megtekinthetjük a rendszerbe felvitt kollégiumok listáját és azok részletes adatait (elnevezés, kód, számlacím, OM azonosító, bankszámlaszám stb.). A kollégium tartozhat karhoz, de tartozhat magához az intézményhez is. A felvitt adatok szerkesztéséhez kattintsunk a Szerkeszt gombra. Ilyenkor a Mentés és Mégsem gombok piros színűre váltanak. Módosítsuk az adatokat és a rögzítéshez kattintsunk a Mentés gombra. 3.1. Új kollégium felvitele Új kollégium felviteléhez kattintsunk a Hozzáad gombra, adjuk meg a program által megkövetelt adatokat és kattintsunk a Mentés gombra. A következőkben a kollégium adatainak megadásával kapcsolatos tudnivalók kerülnek leírásra. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 6 / 48
3.1.1. Kollégiumi alapadatok felvitele, karbantartása Az Alap adatok fülre lépve a kollégium legfontosabb adatait szükséges rögzíteni. Fontos, hogy a világoszöld színnel jelölt mezők kitöltése kötelező. Ezek a kollégium kódja ( Kód mező) és típusa. A típus azonban automatikusan Kollégium, ezen változtatni nem is lehet. 3.1.1.1. Felettes szervezet kiválasztása A Felettes szervezet kiválasztása gombra kattintva megadhatjuk, hogy a kollégium melyik szervezeti egység alá tartozik. A feljövő listából válasszuk ki a felettes szervezeti egységet és kattintsunk az OK gombra. 3.1.1.2. Központi iroda meghatározása A Teremkiválasztás gombra kattintva meghatározhatjuk a kollégium központi irodáját. A feljövő lista tartalmazza a Teremgazdálkodás menüpont alatt felvitt termek listáját. Válasszuk ki a megfelelő termet és kattintsunk az OK gombra. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 7 / 48
3.1.2. Kollégium elérhetőségeinek felvitele, karbantartása A Címek fület választva lehetőség nyílik a kollégium címeinek, telefonszámainak, email címeinek és egyéb adatainak felvitelére és karbantartására. Egy kollégiumhoz tetszőlegesen több cím is rendelhető. Adat felviteléhez kattintsunk a Szerkeszt gombra majd a belső Hozzáad gombra. Adjuk meg a megfelelő adatokat és a szerkesztés befejezése után, kattintsunk a Mentés gombra. (A város megadása után az irányítószám, az ország és megye automatikusan töltődik ki. Budapest várost kiválasztva azonban csak az irányítószám első számjegye (1) töltődik, a további három számjegyet a felhasználónak kell beírnia. De az ország ekkor is automatikus megjelenik.) A szerkesztés folyamata alatt lehetőségünk van az adatok másolására is, amit a Másol gombra kattintva tehetünk meg. Az Elvesz gombra kattintva pedig a tévesen felvitt adatsorokat törölhetjük a rendszerből. A felületen megadhatók még a kollégiumhoz tartozó e-mailcímek, telefonszámok, honlap címek a különböző fülekre lépve, melyek szerkesztése ugyanazon funkciógombokkal történik. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 8 / 48
3.1.3. Környezet kijelölése, ahonnan hallgatók nem kerülhetnek be a kollégiumba A Tiltott irányítószámok fülön az ügyintéző megadhatja, meghatározhatja, hogy a kollégium mely környezetéből nem fogad hallgatókat. Ez a tiltott irányítószámok megadásával jelölhető meg. Az ügyintéző az irányítószámokat a Szerkeszt, majd a belső Hozzáad gombbal adhatja hozzá a kollégiumhoz. A belső Töröl gombbal pedig eltávolíthatja a már megadott irányítószámokat. A Mentés gombbal menthetjük az elvégzett műveleteket. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 9 / 48
3.2. Kollégiumi alkalmazottak Az ügyintéző hozzáadása a kollégiumi alkalmazottak listájához a következő lépés, ami nagyon fontos, mert kihagyása nélkül az adott ügyintézőnek nem lesz jogosultsága a hallgatókat beköltöztetni, nem fog tudni műveleteket végezni. A Kollégiumi alkalmazottak (98200) menüpontnál jelenik meg a kollégiumhoz tartozó alkalmazottak listája. A képernyő felső részében láthatjuk az alkalmazottakat, a képernyő alsó részén egy alkalmazott személyes adatai tekinthetőek meg. 3.2.1. Ügyintéző felvétele a kollégiumi alkalmazottak közé A Hozzáad gombbal új alkalmazottat rendelhetünk a kollégiumhoz. A Hallgató hozzárendelése gombbal, ha szükség van rá hallgatót is a kollégiumhoz rendelhetünk alkalmazottként. Mindkét esetben táblából választhatjuk ki az egyént. A Hozzáad gombbal egy alkalmazotti táblából, a Hallgató hozzárendelése gombbal egy az összes hallgatót tartalmazó táblából. 3.2.2. Kollégiumi alkalmazottak jogosultságának beállítása A Jogosultságok fülön az alkalmazott adminisztrálási köre látható, illetve újabb képzésre, szobatípusra adhatunk neki jogosultságot. Újabb jogosultságok megadására a képzés, szoba típusok mező melletti Hozzáad gomb szolgál. Egy egyénhez több képzés, szoba típus rendelhető. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 10 / 48
3.2.2.1. Képzés(ek) kollégiumi alkalmazottakhoz rendelése, melyeket adminisztrálhat Az ügyintézőhöz, akihez kollégiumi beköltöztető szerepkör automatikusan hozzárendelődik de csak azokat az egyéneket tudja a beköltöztetni, akiknek a képzése a jogosultságai között szerepel, illetve amilyen szobatípusokra jogot kapott Tehát csak azon hallgatók kollégiumi életét adminisztrálhatja majd, akik a hozzárendelt képzés hallgatói. Őket fogja tudni csak beköltöztetni. Az ügyintézőhöz képzést a Szerkeszt, majd a Képzések mező melletti belső Hozzáad gombra kattintva tudunk rendelni. Ekkor megjelenik a rendszerben szereplő valamennyi képzést tartalmazó tábla, melyből akár csoportosan is ki lehet választani a megfelelőket. A csoportos kijelölés a már megszokott Ctrl vagy Shift billentyűk segítségével lehetséges, de a képzések közül természetesen kereséssel vagy akár az FDL szűrő alkalmazásával is mód van a kijelölésre. Az Összes adat gomb használata akkor szükséges, ha nem jelenik meg az összes sor a táblában. Ha nem rendelünk képzést a kollégiumi alkalmazotthoz, akkor bármelyik képzés hallgatóit be tudja költöztetni a kollégiumba. 3.2.2.2. Szobatípusok alkalmazotthoz rendelése, melyeket adminisztrálhat A szobatípusok megadása szintén nagyon fontos, hiszen akkor tud majd a kollégiumi ügyintéző hallgatókat kollégiumba költöztetni, ha hozzá vannak rendelve a megfelelő típusok. Pl. vendégszoba, költöztethető stb. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 11 / 48
3.3. Kollégiumi épület felvitele és adatainak karbantartása Kollégiumhoz tartozó épületek, a hozzá tartozó szintek, valamint szobák felvitelére van lehetőségünk a Kollégiumi épület (4800) felületen. Új épületet a Hozzáad gombbal vihetünk fel. Megadjuk az épület nevét, de a hozzátartozó telephelyet, címet táblából választhatjuk ki. A tábla elemei Telephelyek (55800), illetve a Teremgazdálkodás (83400) menüpont alatt lettek felvéve. A Szerkeszt gombbal meglévő adatokon végezhetünk módosítást. A Mentés tudjuk tárolni a felvitt adatokat, a Mégsem gomb megnyomásra azonban nem történik változás a rendszerben. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 12 / 48
3.3.1. Kollégiumi épület emeleteinek, szintjeinek felvitele és karbantartása Az Emeletek, szintek (5000) felületen a kollégiumi épület szintjeinek, emeleteinek megadására van lehetőségünk. Új szint felviteléhez kattintsunk a Hozzáad gombra. Kitöltjük a szint nevét, és az Ajtó hozzáadása gombbal táblából megadjuk a szinten lévő szobák ajtaját az összes tárolt attribútumával együtt. A Szerkeszt gombbal a már meglévő adatokat módosíthatjuk. A következő felületen az ajtóhoz tartozó szoba alapadatait, hozzá tartozó információs adatokat (jelenlegi, korábbi lakók) adhatjuk meg. 3.3.1.1. Szobák felvitele és karbantartása A Szobák (5200) felületre lépve lehetséges az előző szinten kiválasztott emelethez szobákat felvinni és azok adatait karbantartani. A szobához tartozó alapadatokat a Hozzáad gombbal vihetjük fel. Így a terem azonosítóját, a férőhelyet, a szoba típusát (költöztethető, iroda, vendégszoba, lefoglalt stb.), illetve a Lakók legördülő menüből választva azt, hogy a szobát milyen nemű hallgatók lakhatják (nő, férfi, vegyes). Ez utóbbi két adat nagy jelentőséggel bír a továbbiakban, hiszen csak a Költöztethető típusú szobába lehetséges majd beköltöztetni hallgatókat, illetve csak olyan nemű hallgatókat enged majd a program egy adott szobához rendelni, ami itt be van állítva. A Szakok mezőben megadhatjuk, hogy milyen képzésekre járó hallgatók költöztethetők be az adott szobába (több képzés is megadható). Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 13 / 48
A Jelenlegi lakók fülön megtekinthetjük, hogy a fenti listában kiválasztott szobában jelenleg kik laknak. A Korábbi lakók fülön pedig a szoba korábbi lakói tekinthetők meg. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 14 / 48
3.4. Jelentkezési időszakok A Jelentkezési időszakok (2000) felületre lépve tekinthetjük meg a rendszerbe felvitt kollégiumi jelentkezési időszakokat és azok részletes adatait. A felvételi időszak megadása ajánlott, amennyiben az intézmény a hallgatói webes felületről szeretné a hallgatók számára elérhetővé tenni a kollégiumi jelentkezést. Itt adhatjuk meg a jelentkezési időszakokhoz tartozó különböző intézményspecifikus jelentkezési, rendezési és számolási szabályokat. 3.4.1. Kollégiumi jelentkezési időszakhoz tartozó adatok, szabályok és feltételek megadása Az Alapadatok fülre lépve tekinthetjük meg és szerkeszthetjük a rendszerbe felvitt kollégiumi jelentkezési időszakokat és azok részletes adatait. Jelentkezési időszak felviteléhez kattintsunk a Hozzáad gombra. A felvételi időszak megadása ajánlott. Természetesen szükséges megadni a jelentkezési időszak tól-ig dátumait. Megadható az Aktuális kollégiumba felvehető hallgatók száma is a mezőbe a megfelelő létszám beírásával. Az adatok kitöltése után kattintsunk a Mentés gombra. Itt adhatjuk meg a jelentkezési időszakokhoz tartozó különböző intézményspecifikus jelentkezési, rendezési és számolási szabályokat. A felületen a feltételek nem szerkeszthetők, módosításukra csak a feltételszerkesztőben van lehetőség. A szabályok és feltételek megadásához kattintsunk a Szerkeszt gombra (amennyiben nem egyből a jelentkezési időszak felvitelénél szerkesztjük azokat), utána pedig az adott szabály mellett található Módosít gombra. A szabályrendszerek szerkesztése metaszerkesztő felület segítségével történik. A felhasználónak a metaszerkesztő felület segítségével egyszerűsített lehetősége van az intézményspecifikus szabályrendszerek megfogalmazására. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 15 / 48
A rendezési szabályok melletti jelölőnégyzetek segítségével a szabályok megjelenítésének sorrendjét határozhatjuk meg. A Szigorított jelentkezés jelölőnégyzet szolgál arra, hogy korábban az adminisztrátor által jelentkezési időszakhoz rendelt hallgatók köre jelentkezhessen csak az adott ciklusban. (Ezeket a hallgatókat az Időszakhoz tartozó hallgatók (2100) felületen lehet hozzárendelni a Hozzáad gombbal.) A kollégiumi pontszámok számítására szintén szabályokat lehet létrehozni a metaszerkesztő segítségével, ha a Szerkeszt gomb megnyomása után a Számolási szabály mezők melletti Módosít gombra kattintunk. 3.4.2. Jelentkezési időszakhoz tartozó fontosabb információk megadása A jelentkezési időszakokhoz lehetőség van egyéb információk rögzítésére. Erre a Leírás fülön van lehetőség a Szerkeszt gomb megnyomásával. A hallgatók számára fontos tudnivalókat tartalmazó szöveget akár beírva, vagy beillesztve a Mentés gombbal lehetséges rögzíteni. 3.4.3. Jelentkezési időszakhoz további kollégiumok rendelése A Kollégiumok fülre kattintva tekinthetjük meg, hogy a kiválasztott időszak melyik kollégiumokra vonatkozik. Ha másik kollégiumba is ugyanazok a feltételek, akkor itt van lehetőség egyesével hozzárendelni jelentkezési időszakhoz más kollégiumo(ka)t a Szerkeszt, majd a belső Hozzáad gombra kattintással. Egy feljövő listából válasszuk ki Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 16 / 48
az időszakhoz rendelendő kollégiumot és a kiválasztás után, pedig kattintsunk az OK gombra. Az Elvesz gombbal törölhetünk egy-egy jelentkezési időszakhoz rendelt kollégiumot. A felületen meg lehet adni a Felvehető hallgatók száma és a Másoddiplomás hallgatók száma mezők kitöltésével, hogy a középső listában kijelölt kollégiumból hány másoddiplomás és hány alapképzésű hallgató vehető fel. A kollégiumhoz saját jelentkezési feltétel is megadható. A Szerkeszt, majd a Módosít gombra kattintva a már ismert metaszerkesztő felület jelenik meg, ahol a feltételek megadása után az OK, majd a Mentés gombra kell kattintani. 3.4.4. Kollégiumhoz képzés(ek) rendelése A Képzések fület választva tekinthetjük meg, hogy az adott időszakban melyik képzésekről lehet jelentkezni, valamint a fül alatt hozzárendelhető, melyik képzés hallgatói jelentkezhetnek az adott kollégiumba. Ezt a Szerkeszt, majd a belső Hozzáad gombokkal lehet megtenni. Egy feljövő listából válasszuk ki az időszakhoz rendelendő képzést és a kiválasztás után, pedig kattintsunk az OK gombra. (A belső Hozzáad gomb hatására feljövő listában a jelentkezési időszakhoz már hozzárendelt képzés(ek) nem jelennek meg.) Az Elvesz gombbal egy-egy képzés törlése lehetséges, ezen gomb segítségével szüntethetjük meg a téves összerendeléseket. A hozzárendelés után kattintsunk a Mentés gombra. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 17 / 48
A felületen megadható az adott képzésen Maximálisan felvehető hallgatók száma a mező kitöltésével. A Képzések fülön találjuk az Automatikus létszám-számítás gombot, amelyre kattintva egy aktuális statisztikát kapunk a hallgatói jelentkezésekről, a képzésenkénti jelentkezések számáról, adott kollégiumban felvehető hallgatók létszámáról. A kapott számok kerekített értékek, a kerekítés minden esetben lefelé történik. De elsődleges funkciója, hogy képzésenként beosztja a jelentkezési limitnek és a képzésről jelentkezők arányának megfelelően a hallgatókat. A beosztás előtt ez kézzel módosítható, de a korábbi limitet felülírja. Kollégiumi jelentkezéseknél nem kell az összes képzést megadni. Ha nincs megadva képzés, akkor bármely képzésről jelentkezhet a hallgató. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 18 / 48
3.4.5. Jelentkezési időszakok korrekciós pont csoportjai A Korrekciós pontok fület választva tekinthetjük meg a jelentkezési időszakhoz rendelt korrekciós pontok csoportjának listáját. A korrekciós pontokat a Szerkeszt, majd a Hozzáad gombbal táblából választhatjuk ki. (A tábla az Adminisztráció (95400) / Kollégiumi korrekciós pontok csoportjai (280200) menüpont alatt felvett elemeket tartalmazza.) A korrekciós pontok csoportjainak kiválasztása után kattintsunk az OK, majd a Mentés gombra. A belső Töröl gombbal a hozzárendelés megszüntethető. 3.4.6. Időszakhoz tartozó hallgatók Adott jelentkezési időszakhoz tartozó hallgatók listája látható a felületen. A jelentkezési időszakhoz tartozó összes hallgató megjelenik a felületen., azok a hallgatók, akik jelentkeztek, azok is, akik visszamondták jelentkezésüket, és azok is, akik nem akarnak jelentkezni, de már kiszámolták, vagy ki szeretnék számolni pontjaikat. Megtekinthetjük a hallgató jelentkezésével kapcsolatos adatokat (címek, jelentkezési adatok, szociális adatok, kollégiumi jelentkezés, korrekciós pontok). A Szerkeszt gombbal módosíthatóak a rendszerben lévő adatok, illetve új adatok is felvihetőek (pl. szociális pontok, korrekciós pontok). A Hozzáad gomb megnyomása után új hallgató (vagy akár hallgatók) rendelhető(ek) az időszakhoz. Hallgató felvitelére importálással is lehetőségünk van, illetve pontszámaikat akár utólag is beállíthatjuk, ha ezeket már korábban egy külső xls fájlban kiszámították. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 19 / 48
A Pontszámolás gombra kattintva kapjuk meg a hallgatók kollégiumi felvételi pontszámát. A gombra kattintva a program rákérdez, hogy csak a kijelölt hallgatók, vagy minden hallgató pontját akarja-e a felhasználó kiszámítani. A követezőekben a program arra is rákérdez, hogy a már korábban kiosztott pontokat felülírja-e az új eljárás során. A számolás végeredményéről a következő üzenetben értesíti a program a felhasználót. A Korrekciós pontok fület választva tekinthetjük meg a jelentkezési időszakhoz rendelt korrekciós pontok listáját. A korrekciós pontokat Szerkeszt, majd Hozzáad gombbal Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 20 / 48
táblából választhatjuk ki, melyek az előző szinten kiválasztott korrekciós csoportokhoz lettek hozzárendelve. (A tábla elemei az Adminisztráció (95400) / Kollégiumi korrekciós pontok csoportjai / Kollégiumi korrekciós pontok felületen lettek felvéve.) A korrekciós pont kiválasztása után kattintsunk az OK, majd a Mentés gombra. A Töröl gombbal a hozzárendelés megszüntethető. 3.4.7. Jelentkezők A Jelentkezők (2200) felületre lépve tekinthetjük meg a kiválasztott kollégiumba jelentkezők névsorát és a jelentkezők részletes adatait. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 21 / 48
A jelentkezési időszak lezárulta után a megadott feltételek, követelmények alapján a Beosztás gombbal oszthatjuk be a jelentkezett hallgatókat. A beosztás után a hallgató státusza felvettre módosul. Abban az esetben, ha a Beosztás gombot többször is megnyomjuk adott jelentkezési időszakon belül, akkor a feltételek alapján minden alkalommal újra az alapoktól kezdi a beosztást. A felvételt nem nyert hallgatók várólistára helyezhetőek. Ezt a Várólista számítás gombra kattintással érhetjük el, és a következő üzenetet küldi a program. 3.4.7.1. Jelentkező hozzáadása A kollégiumba való jelentkezést a hallgatók Web-es felületről tehetik meg, de a program lehetőséget nyújt arra is, hogy kivételes esetben az adminisztrátor jelentkeztesse a hallgatót. A Hozzáad gombra kattintva a rendszer felkínálja a jelentkezési időszaknál megadott képzések hallgatói névsorát. Válasszuk ki a jelentkeztetni kívánt hallgatókat és kattintsunk az OK gombra. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 22 / 48
3.4.7.2. Jelentkezési adatok A Jelentkezési adatok fülre lépve tekinthetjük meg a hallgatóval kapcsolatos jelentkezési adatokat. A Szerkeszt gombra kattintva a jelentkezési adatok szerkeszthetőek, illetve a már felvitt adatok módosíthatóak. A Képzést választ gombra kattintva a program felkínálja a hallgató képzéseit, a képzés kiválasztása után az OK gombra kattintva a program hozzárendeli a hallgató képzését a jelentkezési adatokhoz. A pontszámok mezőibe vihetjük fel a hallgató pontszámait. A Méltányossági kérelem mezőben a hallgató méltányossági kérelmének indokát és időpontját rögzíthetjük. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 23 / 48
3.4.7.3. Szociális adatok megadása A Szociális adatok fülre lépve további adatokat vihetünk fel a rendszerbe a jelentkező hallgatóval kapcsolatosan. Adatok felviteléhez kattintsunk a Szerkeszt gombra, adjuk meg a felületen megadható adatok közül azon adatokat, amelyeket mindenképpen rögzíteni szeretnénk, majd kattintsunk a Mentés gombra. Az itt megadott pontokra hivatkozhatunk a pontszámítási metakifejezésben, és a megadott követelmények alapján a rendszer automatikusan képes számolni a szociális összpontszámokat. 3.4.7.4. Kollégiumi jelentkeztetés A Kollégiumi jelentkezés fülön lehet a hallgatót a Jelentkezési időszakok (2000) / Kollégiumok fülén szereplő kollégiumokba jelentkeztetni. A Kollégiumba jelentkezés gomb segítségével van lehetőségünk a fenti listában kijelölt hallgatót a táblából kiválasztott kollégiumba jelentkeztetni. Kollégiumi jelentkezések sorrendjét az oldalt elhelyezkedő mutatóujjakkal változtathatjuk meg. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 24 / 48
Adott kollégiumot a középső listából kijelölve, melyre már jelentkeztettük a hallgatót a Kollégiumból lejelentkezés gombra kattintva van lehetőség lejelentkeztetni. 3.4.7.5. Korábbi kollégiumi ciklusok és kölcsönzések megtekintése A Korábbi kollégiumi ciklusok (2400) felületen tekinthetjük meg a már korábban is kollégiumban lakó hallgató beköltözésével és kiköltözésével kapcsolatos részletes adatokat. A Kölcsönzések fülre lépve a hallgató kölcsönzéseinek listáját tekinthetjük meg. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 25 / 48
3.4.7.5.1. Hallgatók megtekintése szobánként a jelenlegi és korábbi ciklusokban A Kollégiumi szobák (2600) felületre lépve a program kilistázza a korábbi kollégiumi ciklushoz tartozó szobákat. Megtekinthetjük a szobával kapcsolatos alapadatokat, a terem azonosítóját, férőhely, alapterület adatokat. A Jelenlegi lakók fülre lépve a szobában lakó személyek listáját tekinthetjük meg. A Korábbi lakók fülre kattintva pedig a szoba ún. élettörténetét tekinthetjük meg, azaz a szobában régebben lakó, de már kijelentkezett hallgatók névsorát. 3.4.7.6. Kollégiumba jelentkezők féléves adatainak megtekintése A kollégiumba jelentkező hallgatók féléves adatai tekinthetőek meg a felületen. A felület adatszolgáltatásra szolgál, szerkesztési, módosítási lehetőség nincs. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 26 / 48
3.4.8. Várólistára került hallgatók megtekintése Ezen a felületen látható a felvételt nem nyert hallgatók névsora, akik várólistára kerültek. Az Összes adat gomb segítségével a teljes lista letölthető. 3.4.9. Kollégiumba felvett hallgatók megtekintése és karbantartása A Felvettek (3000) felületre lépve tekinthetjük meg a kiválasztott kollégiumba felvett hallgatók listáját és azok részletes adatait, valamint a felvétellel kapcsolatos részletes adatokat. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 27 / 48
A Hozzáad gombra kattintva a van lehetőség újabb egyének hozzárendelésére, felvételére. A feljövő listából válasszuk ki a kollégiumhoz rendelendő személyeket és kattintsunk az OK gombra. A felületen található füleken lépkedve a hallgató részletes adatait, valamint kollégiumi jelentkezésével kapcsolatos részletes adatokat találjuk. A felületen található fülek funkcionalitása megegyezik a korábbiakban már leírtakéval. A már meglévő hallgatók adatainak módosítására a Szerkeszt gomb megnyomásával van lehetőségünk. A felületre felkerült egy jelölőnégyzet ( Összes kollégium ), melyet ha bepipálunk, akkor az összes kollégiumra vonatkozó hallgatók fognak látszódni. A Kollégiumi felvétel gombra kattintással a felületen szereplő valamennyi egyén ahhoz a kollégiumhoz rendelődik, amelyikre jelentkezett. Ha a hallgató több kollégiumot is megjelölt ( Kollégiumi jelentkezés fül), akkor pedig az első helyen lévő kollégiumba kerül felvételre. A Kollégiumi jelentkezés fülön látható, hogy a beosztás után a hallgató melyik kollégiumban került elhelyezésre. A Felvétel a kollégiumban fülön a Szerkeszt, majd a Kollégium kiválasztása gombra kattintással a hallgatót hozzárendeljük ahhoz a kollégiumhoz, amelybe felvételt nyert, illetve megadjuk a tervezett be, illetve kiköltözésének időpontját. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 28 / 48
Abban az estben, ha a hallgatót már kollégiumhoz rendeltük, akkor az adatai nem módosíthatóak. Erre a következő üzenet is figyelmeztet. 3.5. Kollégiumi szoba foglaltság megtekintése A Kollégiumi szoba foglaltság (3100) felületre lépve statisztikai adatokat kapunk a kollégiumhoz rendelt szobák foglaltságáról. Keresési ( Keresés gomb) és szűrési ( Szűrés gomb) lehetőséget is biztosít a program. A menüpont alatt tetszőleges időpontra lekérhető a lista, nem csak az aktuális időpontra. A Frissítés gombra kattintással jelenik meg a naptárnavigátor segítségével beállított dátumhoz tartozó szobafoglaltság. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 29 / 48
3.6. Kollégiumi vendégek felvétele A Kollégiumi vendégek felvétele (3150) felületre lépve van lehetőségünk a rendszerben nem szereplő egyének kollégiumi felvételére, címek és egyéb, extra adatok rögzítésére. Új vendég felviteléhez kattintsunk a Hozzáad gombra, adjuk meg a megfelelő adatokat, és végül kattintsunk a Mentés gombra. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 30 / 48
A Kollégiumi adatok fülre lépve lehet a vendégek beköltözési adatait megadni. 3.7. Beköltöztetés A Beköltöztetés (3200) felületre lépve tudjuk a hallgatókat az adott kollégiumba beköltöztetni, illetve a már beköltöztetett hallgatók névsorát megtekinteni. Beköltöztetéshez kattintsunk a Hozzáad gombra. Válasszuk ki a beköltöztetendő hallgatókat és kattintsunk az OK gombra. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 31 / 48
Állítsuk be a hallgatók kollégiumi státuszát a Hallgató státusza legördülő menü segítségével. Ehhez jelöljük ki a megfelelő hallgatókat, akiknek a státuszát azonosra szeretnénk állítani és kattintsunk a Szerkeszt gombra. A Képzés mező melletti három pontot ábrázoló gombra kattintva válasszuk ki a kijelölt hallgató képzését. Csak abban az esetben tudjuk majd az adott hallgatót kollégiumhoz rendelni és szobába költöztetni, ha a Személyes adatok fülön minden adat megadásra kerül. Ha beállítottuk a státusz mezőt, akkor a Mentés gombbal tudjuk rögzíteni az adatokat. Tehát a státusz és egyéb adatok beállítása több hallgató csoportos kijelölése után is lehetséges. 3.7.1. Beköltöztetési adatok megadása A Beköltözetés fülre lépve tudjuk a hallgatókat az adott kollégium kiválasztott épületéhez, szintjéhez és szobájához rendelni, vagyis beköltöztetni. Itt lehet kiválasztani az épületet ( Épületet választ gomb), szintet ( Szintet választ gomb), valamint a szobát ( Szobát választ gomb), ahova a hallgatót beköltöztetjük. Ezek megadása csak ebben a sorrendben lehetséges, hiszen a feljövő táblákban mindig azok az adatok szerepelnek, amelyek az előzőhöz tartoznak. Tehát például csak azok a szobák jelennek meg, amelyek a kiválasztott szinthez tartoznak. A specifikus adatok megadása után kattintsunk a Mentés gombra. Az adatokat csak abban az esetben tudjuk megadni, ha be van állítva a hallgatók státusza és képzése, neme és valamennyi adata a Személyes adatok fülön, illetve, ha a Kollégiumi épület (4800) felületen létre lettek hozva az adott kollégiumhoz a szintek és szobák. Amennyiben az adott hallgatóhoz épületet, szintet és szobát is rendeltünk, akkor bekerül a Kollégisták (3800) menüpont alá. Kiadás: 2006.11.16. Verzió: 2.2. Oldalszám: 32 / 48