- 1 - Fő me nü Naptár kezelése a GroupWise-ban A GroupWise levelező rendszer naptára ( ) egy elektronikus határidőnapló, ahol, mint a hagyományos határidőnaplókban tárolhatjuk az összes találkozóink idejét, helyét, feljegyzéseinket, tennivalóinkat. A naptár egy rendszermappa, amelyet a GW hoz létre. Igen széles körű lehetőségeket biztosít a GroupWise, többek között betekintést engedhetünk másoknak a naptárunkba (megoszthatjuk velük), láthatjuk mások naptárait (ha megosztották velünk), mobil eszközünkkel szinkronizálhatjuk, több naptárt is kezelhetünk. Eszköztár Naptár eszköztár Találkozók panel Feljegyzések panel Tennivalók panel
- 2 - A Naptár beállításai Első lépésként a Főmenü Eszközök/Beállítások /Naptár menüpontjában végezhetjük el a naptárunk alapértékeinek beállítását: Naptárunknak egyéni megjelenést alakíthatunk ki, saját alapértelmezett értékek megadásával: a munkahét első napját (hétfő), találkozók alapértelmezett hosszát (1 óra), különböző eseményekhez különböző háttérszíneket rendelhetünk az általános munkarendet, munkanapokat, az elérhetőségek napjait (mindig csak a kijelölt munkanapokon)
találkozó időintervallumát, napjait időpontkersésének - 3 - dátum és idő megjelenítési formátumokat állíthatunk be. Naptárunkat a Naptár eszköztár ikonjaira: az Eszköztár/Naptár legördülő menü menüpontjaira kattintva számos nézetben (formátumban) jeleníthetjük meg:
- 4 - A jobb egér billentyűvel a Naptár eszköztárra történő kattintás után a megjelenő menüben elvégezhetjük a Naptár nézet testre szabását: További beállításokat végezhetünk, ha a naptár valamely napjára kattintunk a jobb oldali egérgombbal: Válthatunk a Grafikus és a Szöveges megjelenítő között, a naptár időközét, háttérszíneit módosíthatjuk, új tételeket (a kattintás helyétől függően találkozót, tennivalót feljegyzést/emlékeztetőt) vehetünk fel. Jelen dokumentumban csak a feladatainkat a legjobban támogató beállítási lehetőségek kerültek bemutatásra, további finomhangolásokat a minden napos használat során lehet felfedezni.
- 5 - Találkozók létrehozása, ütemezése A létrehozható találkozóknak kettő típusa van: találkozó (értekezlet csoportos), amelyre több személyt hívhatunk meg, kitűzött találkozó, ami gyakorlatilag nem több mint egy figyelmeztetés (önmagunknak és másoknak szóló), hogy az adott időpontban nem leszünk elérhetőek. A találkozók megjelennek a GroupWise naptárában és az időpontkereső foglaltságot fog jelezni a megjelölt időszakban, ennek ellenére újabb találkozót is tervezhetünk önmagunknak a naptárban. Találkozó ütemezése saját részre, kitűzött találkozó Amennyiben egy adott időszakban nem tudunk részt venni találkozókon, megbeszéléseken, akkor ütemezzünk be egy kitűzött találkozót arra az időszakra, és amikor egy másik felhasználó szeretne meghívni bennünket egy találkozóra, és időpontkeresést végez, látni fogja, hogy a megadott időpontokban nem érünk rá, foglaltak unk. A kitűzött találkozó létrehozása: 1. Kattintsunk az Eszköztár gombján lévő nyílra, majd a Kitűzött találkozó parancsra, a Naptárban kattintsunk a kívánt dátumra, majd azon a napon, a Találkozók panelen, kattintsunk duplán egy időpontra, a Találkozók panelen az egér jobb billentyűvel kattintsunk a keresett időpontra és a megjelenő menüben válasszuk az Új/Kitűzött találkozó menüpontot,
- 6 - kattintsunk a Főmenüben a Fájl/Új/Találkozó menüpontra, a Ctrl+Shift+A billentyű kombináció leütésével. 2. Írjuk be a találkozónk tárgyát és egy helyét. (Nem kötelező.) 3. Adjuk meg a kezdő dátumot (alapértelmezésben a választott naptári dátum olvasható), A gombra kattintva is megadhatjuk a találkozó dátumát, illetve - ismétlődés esetén - dátumait. Ismétlődő kitűzött találkozó létrehozásához lásd lentebb az Ismétlődő találkozók ütemezése pontban egész napos esemény esetén jelöljük be az Egész napos esemény lehetőséget. 4. Adjuk meg a kezdő időpontot és az időtartamot (alapértelmezésben: a naptárban kijelölt kezdő időpont, az időtartam a Főmenü Eszközök/Beállítások /Naptár menüpont Általános lapján megadott érték, pl. 1 óra olvasható). Az időtartamot percben, órában Egész napos eseményként adhatjuk meg. A gombra kattintva a zöld (kezdet) piros (befejezés) csúszkák segítségével állíthatjuk be a találkozó kezdetét és végét (időtartamát). Amennyiben a találkozó külföldön és nem a saját időzónánkban fog történni, akkor azt is meghatározhatjuk, hogy mely időzónában fog történni a találkozó. Lásd lentebb az Időzóna megadása egy találkozó számára pontban. 5. A Megjelenítés menü segítségével adjuk meg, hogy a találkozó hogyan kerüljön megjelenítésre. 6. Írjunk be egy üzenetet, és ha szükséges mellékletet is csatolhatunk. (Nem kötelező.) A Beállítások fülre kattintva több más beállítást is elvégezhetünk, mint pl. a találkozó magas prioritásúvá minősítése (részletesen lásd a Levélírás GroupWise-ban dokumentumban a Levél küldési beállítások kezelése fejezetet a 11. oldalon). 7. Szükség esetén a találkozót Műveletek menüben az F8 funkció billentyűvel megjelölhetjük magánjellegűként is. 8. Kattintsunk az eszköztár Kitűzés gombjára.
- 7 - Találkozók ütemezése több ember számára Találkozók ütemezése több ember számára 1. Kattintsunk az Eszköztár gombjára a mellette lévő nyílra, majd az Értekezlet* parancsra, a Találkozók panelen az egér jobb billentyűvel kattintsunk a keresett időpontra és a megjelenő menüben válasszuk az Új/Találkozó menüpontot. 2. A Címzett mezőbe írjuk be a találkozóra meghívni szándékozott személyek felhasználóneveit, majd nyomjuk le az Enter billentyűt. Igény szerint adjunk meg további felhasználóneveket a Másolat és a Titkos másolat mezőkbe (a címzettek kiválasztásának leírását részletesen lásd a Levélírás GroupWise-ban dokumentum 5. oldal 2. pontjában). Ha a Főmenü Eszközök/Beállítások /Naptár menüpont Általános lapján bejelöltük az Én is részt veszek az új találkozókon jelölőnégyzetet, akkor a címzettek között a mi felhasználónevünk automatikusan megjelenik. 3. A Feladó mezőben megjelenő név megváltoztatásához (másik fiók egy helyettesítő nevére) kattintsunk a Feladó gombra, majd a megfelelő névre. 4. A Hely mezőben adjuk meg a találkozó helyszínét. 5. Adjuk meg a kezdő dátumot (alapértelmezésben a választott naptári dátum olvasható), A gombra kattintva is megadhatjuk a találkozó dátumát, illetve - ismétlődés esetén - dátumait. Ismétlődő kitűzött találkozó létrehozásához lásd lentebb az Ismétlődő találkozók ütemezése pontban. egész napos esemény esetén jelöljük be az Egész napos esemény lehetőséget. 6. Adjuk meg a kezdő időpontot és az időtartamot (alapértelmezésben: a naptárban kijelölt kezdő időpont, az időtartam a Főmenü Eszközök/Beállítások /Naptár
- 8 - menüpont Általános lapján megadott érték, pl. 1 óra olvasható). Az időtartamot percben, órában Egész napos eseményként adhatjuk meg. A gombra kattintva a zöld (kezdet) piros (befejezés) csúszkák segítségével állíthatjuk be a találkozó kezdetét és végét (időtartamát). Amennyiben a találkozó külföldön és nem a saját időzónánkban fog történni, akkor azt is meghatározhatjuk, hogy mely időzónában fog történni a találkozó. Lásd lentebb az Időzóna megadása egy találkozó számára pontban. 7. A Megjelenítés menü segítségével adjuk meg, hogy a találkozó hogyan kerüljön megjelenítésre. A Másolat és a Titkos másolat mezőkben lévő címzettek a találkozót Nem foglaltként kapják meg. 8. Írjuk be az üzenet tárgyát és szövegét, ha szükséges mellékletet is csatolhatunk. (Nem kötelező.) A Beállítások fülre kattintva több más beállítást is elvégezhetünk, mint pl. a találkozó magas prioritásúvá minősítése (részletesen lásd a Levélírás GroupWise-ban dokumentumban a Levél küldési beállítások kezelése fejezetet a 11. oldalon). Ha szeretnénk meggyőződni arról, hogy a személyek a találkozó idején szabadok, használjuk az időpontkeresést az Eszköztár gombjára kattintva. További információkért lásd lentebb az Időpontkeresés használata a rendelkezésre állás ellenőrzésére pontban. 9. Szükség esetén a találkozót Műveletek menüben az F8 funkció billentyűvel megjelölhetjük magánjellegűként is. 10. Kattintsunk az eszköztár Küldés gombjára. Ismétlődő találkozók ütemezése Amennyiben egy találkozó rendszeres pl. heti értekezlet, előre megállapított fix időpontokban kerül megtartásra stb, akkor lehetőség van a találkozókra szóló meghívók ütemezett küldésére: 1. Kattintsunk a Művelet/Ismétlődő dátumkijelölés menüpontra a dátumkijelölő ablakban kattintsunk az Ismétlődés beállítása 2. A megjelenő ablakban a megfelelő dátumokra kattintva jelölhetjük ki a találkozók dátumait. Figyelem: A Naptárban az összes dátumot meg kell jelölni, még azt is, amelyre a Naptárban a gombon először kattintottunk. Lehetőség van képlet alapján történő kijelölésre is. De bonyolultsága miatt ennek ismertetésére jelen dokumentumban nem térünk ki.
- 9-3. Az OK gomb leütésével véglegesíthetjük a kijelölést. Ha ismétlődő találkozóról van szó, akkor a találkozó kezdő időpontjaként gombra kattintva láthatjuk. szöveg fog megjelenni. Az időpontokat a Ismétlődő találkozók jelölése Az ismétlődő találkozókat a következőképpen jelöli meg a GroupWise: Az elküldött üzenetben: Aktuális találkozó dátuma, ideje A találkozók dátumai A kimenő tételek mappában az üzenet előtti +/- jel
- 10 - Időzóna megadása egy találkozó számára Az Időzóna szolgáltatás segítségével különböző időzónákban tartózkodó címzettek számára ütemezhetünk értekezletet. Ez olyankor lehet fontos, ha egy munkatárs hivatalos úton külföldön, más időzónában tartózkodik, és fontos lenne a jelenléte az utazást érintő jelentése az értekezleten. A Groupwise a címzettek időzónája alapján automatikusan korrigálja az értekezletek időpontjait. Mivel a GroupWise beállítja az időt, a konferenciabeszélgetés minden ütemezett felhasználója egyszerre kap hívást, függetlenül attól, hogy náluk mennyi a helyi idő. Az Időzóna szolgáltatás segítségével beállíthatjuk azt is, hogy a GroupWise ne korrigáljon az időzónák alapján. Az Időzóna szolgáltatás biztosítja, hogy a különböző időzónákban dolgozó résztvevők naptárában és postafiókjában a találkozó mellett a saját időzónának megfelelő idő álljon. 1. Kattintsunk a Műveletek/Időzóna kiválasztása parancsra, majd az Időzóna legördülő listára és válasszuk ki a találkozó helyének időzónáját. Alapértelmezett a helyi, magyar időzóna. Ha módosítani akarjuk, akkor az Időpont megadása ikonra történt kattintás után az Időzóna legördülő menüből jelölhetjük ki a megfelelő időzónát. 2. A kijelöléshez kattintsunk az OK gombra. Amikor az Időzóna szolgáltatással ütemezett felhasználók megkapják a találkozót, és az megjelenik a postafiókjukban, a találkozó tárgya után egy időbejegyzést találnak. Ha például az értekezlet témája Rektori értekezlet, és az Időzóna GMT értékű, a felhasználók ezt a következőképpen látják: Rektori értekezlet (GMT). A felhasználók naptáraiban általában a hely van megjelölve az időzónával, nem a tárgy.
- 11 - Időpontkeresés használata a rendelkezésre állás ellenőrzésére Ha szeretnénk meggyőződni arról, hogy a személyek a találkozó idején szabadok, az Eszköztár gombjára kattintva használjuk az időpontkeresést. Időpontkeresés végrehajtása 1. A találkozó összehívásához írjuk be a Címzett mezőbe a meghívottak felhasználói nevét. 2. A Kezdő dátum mezőben adjuk meg a találkozó lehetséges legkorábbi időpontját. 3. Határozzuk meg a találkozó időtartamát. 4. Kattintsunk az eszköztár gombjára. 5. Az Időpontkeresés párbeszédpanel alján olvasható jelmagyarázat mutatja a naptárban a rácson látható, találkozót jelölő minták jelentését. Amennyiben megjelenik az ikon a felhasználó neve előtt, a naptárban a beütemezett időpontra kattintva további információ jeleníthető meg a találkozóról az Egyéni ütemtervek lap alján található mezőben. Az ikon azonban csak akkor látható, ha a felhasználó az Eszközök/Beállítások/Adatvédelem/Helyettesítési hozzáférési lista menüpontban hozzáférési (legalább olvasási) jogot adott nekünk a Találkozók -hoz. Részletesebben lásd a Helyettesítés kezelése a GroupWise-ban dokumentumot. Ha a keresésből törlés nélkül szeretnénk kizárni egy felhasználót, az Igénybe vehető idő lapon kattintással töröljük a jelölést a felhasználó neve melletti négyzetből. Személyek kizárása a keresésből akkor lehet hasznos, amikor egy (például a Másolat mezőben szereplő) felhasználót meg kell ugyan hívni a találkozóra, de részvétele nem feltétlenül szükséges. A kizárt személy újbóli felvételéhez kattintással jelöljük be a neve melletti jelölőnégyzetet.
- 12-6. Az Automatikus gombra kattintva kijelölhetjük a legkorábbi lehetséges időpontot. Ezután az OK gombra kattintva átadhatjuk a megadott felhasználóneveket, a kiválasztott időpontot és az időtartamot az éppen ütemezett találkozónak, használjuk addig az Automatikus gombot, amíg a kívánt időpont meg nem jelenik. Ezután az OK gombra kattintva átadhatjuk a megadott felhasználóneveket, a kiválasztott időpontot és az időtartamot az éppen ütemezett találkozónak, az Igénybe vehető idő fülre kattintva megnézhetjük a lehetséges időpontokat. Kattintsunk a megfelelő időpontra, majd az OK gombra kattintva adjuk át a tervezett találkozónak a felhasználókat, a kiválasztott időpontot és az időtartamot. 7. Ha a keresés után egy felhasználót szeretnénk eltávolítani a Meghívás értekezletre listából, kattintsunk az Igénybe vehető idő fülre, kattintsunk az eltávolítandó felhasználó nevére, nyomjuk meg a Törlés billentyűt, majd kattintsunk az Igen gombra. Ez akkor hasznos, ha több felhasználóról szeretnénk információt kapni, majd el szeretnénk vetni a nem kívánt személyek meghívását. 8. Fejezzük be az ütemezést, és küldjük el a találkozóra szóló meghívást. Ha az időpontkeresést még a találkozó létrehozása előtt szeretnénk elvégezni, a Naptár nézetben kattintsunk az Eszközök/Időpontkeresés menüpontra. Az Időpontkeresés párbeszédpanelen adjuk meg a meghívott személyek felhasználói nevét, a keresési kezdő dátumot, az átnézendő napok számát, majd a keresés megkezdéséhez kattintsunk az OK gombra. A megjelenő Találkozó időpontjának kiválasztása lapon miután megtaláltuk a megfelelő időpontot, (az OK gomb helyén) a Találkozókérés gombra kattintva átvihetjük az adatokat egy új találkozóablakba, majd befejezhetjük a találkozóra szóló üzenetet. A keresési tartományt megváltoztathatjuk, ha a találkozó ütemezését az Eszközök/Időpontkeresés parancsra kattintva végezzük el (lásd fentebbi képernyő), és az
- 13 - Átnézendő napok száma mezőben módosítjuk az ott látható értéket, amelyet az Eszközök/Beállítások/Naptár/ Időpontkeresés menüben is megtehetünk. Találkozó címzetteinek módosítása 1. Nyissuk meg az Kimenő tételek mappát. 2. Keressük meg a módosítani kívánt találkozót. 3. Kattintsunk a jobb egérgombbal a találkozóra, majd válasszuk a Címzettek módosítása pontot. 4. Módosítsuk a címzetteket a megfelelő mezőkben (Címzett, Másolat és a Titkos) mezőkben. 5. Kattintsunk az OK gombra.
- 14 - Találkozó törlése a kimenő tételek mappában A találkozó akkor törölhető, vonható vissza, ha mi ütemeztük be, ha rendelkezünk a szükséges helyettesi jogokkal a beütemező felhasználó Postafiókjához. 1. Nyissuk meg az Kimenő tételek mappát. 2. Keressük meg a módosítani kívánt találkozót. 3. Kattintsunk a jobb egérgombbal a találkozóra, majd válasszuk a Törlés pontot, a billentyűzeten üssük le a Delete billentyűt. 4. Ha a törölni kívánt találkozó ismétlődő találkozó volt (ha nem ismétlődő találkozót törlünk, ez a lépés kimarad), akkor megjelenő ablakban értelemszerűen kattintsunk: az Ezt billentyűre, ha csak az aktuálisan kijelölt, a Mindet billentyűre, ha a kapcsolódó összes ismétlődő, az Ezen előfordulás utániakat billentyűre, ha az aktuális találkozót meg akarjuk tartani, és az ismétlődő többi, találkozót kívánjuk törölni; 5. A megjelenő ablakban értelemszerűen kattintsunk: ha csak a saját naptárunkból akarjuk törölni (pl. a mi részvételünk már nem fontos, már zsúfolt, túl sok bejegyzés van a naptárunkban és megjegyeztük az időpontot), akkor a Saját postafiókból ha nem akarjuk megtartani a találkozót és visszavonjuk a meghívásokat és a saját naptárunkban a bejegyzést valamilyen célból meg akarjuk tartani, akkor A címzett postafiókjából ha találkozóról szóló összes naptári bejegyzést törölni akarjuk, akkor a Minden postafiókból jelölőgombra. 6. (Nem kötelező) Írjunk be egy üzenetet a lemondás okáról. 7. Kattintsunk az OK gombra.
- 15 - Találkozó törlése 1. A Naptárban keressük meg a törölni kívánt találkozót. 2. Kattintsunk a jobb egérgombbal a találkozóra, majd válasszuk a Törlés pontot, a billentyűzeten üssük le a Delete billentyűt. 3. Ha találkozóról szóló összes naptári bejegyzést törölni akarjuk, akkor kattintsunk a Tétel törlése a többi címzett postafiókjából is. jelölőnégyzetre. 4. (Nem kötelező) Írjunk be egy üzenetet a lemondás okáról. 5. Kattintsunk az OK gombra. 6. Ha a törölni kívánt találkozó ismétlődő találkozó volt (ha nem ismétlődő találkozót törlünk, ez a lépés kimarad), akkor megjelenő ablakban értelemszerűen kattintsunk: az Ezt billentyűre, ha csak az aktuálisan kijelölt; a Mindet billentyűre, ha a kapcsolódó összes ismétlődő az Ezen előfordulás utániakat billentyűre, ha az aktuális találkozót meg akarjuk tartani, és az ismétlődő többi; találkozót kívánjuk törölni;
- 16 - Találkozók újraütemezése Szükség esetén a már elküldött és a meghívottak által elfogadott egyszeri ismétlődő találkozókat is átütemezhetjük: 1. A Kimenő tételek mappában a Naptárban kattintsunk az egér jobb oldali gombjával az újraütemezni kívánt találkozóra, majd az Újraküldés parancsra a megnyitott találkozó tételben kattintsunk a Műveletek/Újraküldés menüpontra. Ha ismétlődő találkozókat azok egyikét szeretnénk átütemezni, akkor az alábbi képernyőn kattintsunk a megfelelő gombra: Ezt Az ismétlődő találkozók közül csak a megjelölt találkozót akarjuk átütemezni, a többit nem. Ebben az esetben, ez a találkozó kikerül a találkozók ismétlődő sorából, a többi találkozó dátuma változatlan marad. Mindet Az ismétlődő találkozók mindegyikét át akarjuk ütemezni. Ha egyedi találkozók szeretnénk átütemezni, akkor az Újraküldés menüpont választása után szerkesztő nézetben megnyílik a találkozó tétel. 2. A megnyitott tételben végezzük el a szükséges módosításokat, kattintsunk az eszköztár Küldés gombjára. 3. A megjelenő ablakban az eredeti tétel visszahívásához kattintsunk az Igen gombra. Ha a találkozót ugyanannak a napnak egy másik időpontjára szeretnénk átütemezni, akkor az egérrel húzzuk át a tételt a Naptárban az új időpontra.
- 17 - Találkozó elfogadása elutasítása 1. Nyissuk meg a találkozót. 2. Kattintsunk az eszköztár Elfogadás Elutasítás gombjára. Kattintsunk a gomb jobb oldalán látható nyílra, majd válasszunk a legördülő listáról. 3. Ha az Elfogadás/Elutasítás beállításai lehetőséget választjuk, beírhatunk egy megjegyzést is (nem kötelező), mielőtt az OK gombra kattintunk. A küldő, a találkozót kezdeményező személy automatikus - a GroupWise rendszer által küldött - üzeneteket is kérhet a találkozó elfogadásáról/elutasításáról. A találkozók jobb követhetősége érdekében célszerű elvégezni az alábbi beállításokat a Főmenüben az Eszközök/Beállítások/Küldés/Találkozó lapon. A Nyugtázás részen beállíthatjuk a találkozó kéréséről szóló üzenet megnyitása, elfogadása, elutasítása után a GroupWise rendszer által küldendő üzeneteket, a Nincs/Válaszlevél/Értesítő/Értesítés és levél lehetőségek egyikét. Döntésünket az Alkalmaz és az OK billentyűk leütésével hagyhatjuk jóvá.
- 18-4. Ha ismétlődő találkozóra érkezett a meghívás, akkor az Ezt gombra kattintva az adott találkozót, a Mindet gombra kattintva pedig valamennyi találkozót elfogadhatjuk, illetve elutasíthatjuk. Találkozó átruházása Előfordulhat, hogy egy találkozón nem tudunk részt venni, és valakit elküldünk a képviseletünkben. Ebben az esetben a GroupWise Átruházás funkciója segít: 1. A Naptár nézetben keressük meg azt a találkozót, amelyet át akarunk ruházni. 2. Kattintsunk az egér jobb oldali gombjával az átruházni kívánt találkozóra, majd az Átruházás parancsra a megnyitott találkozó tételben kattintsunk a Műveletek/Átruházás menüpontra. Ha ismétlődő találkozókat azok egyikét szeretnénk átütemezni, akkor az alábbi képernyőn kattintsunk a megfelelő gombra: Ezt Az ismétlődő találkozók közül csak a megjelölt találkozót akarjuk átruházni, a többit nem. Ebben az esetben, ez a találkozó kikerül a találkozók ismétlődő sorából, a többi találkozó dátuma változatlan marad. Mindet Az ismétlődő találkozók mindegyikét át akarjuk ruházni. Ezen előfordulás utániakat A kijelölt találkozót követő találkozókon való részvételt akarjuk átruházni. Ha egyedi találkozót szeretnénk átruházni, akkor az Árruházás menüpont választása után szerkesztő nézetben megnyílik a találkozó tétel. Az üzenet Tárgy sora módosul: 3. A Címzett mezőbe írjuk be annak a személynek személyeknek a felhasználónevét, akire/akikre át akarjuk ruházni a részvételt.
- 19-4. Írjuk be a címzetteknek szánt esetleges megjegyzéseket. 5. Kattintsunk az eszköztár Küldés gombjára. 6. A megjelenő ablakban kattintsunk az Igen gombra, ha azt szeretnénk, hogy a tétel megmaradjon naptárban, ellenkező esetben a Nem gombra. A találkozó létrehozója, feladója a tétel jellemzőire tekintve meg tudja állapítani, hogy kire ruháztuk át a részvételt, illetve a Kimenő tételek mappában is láthatjuk azt, hogy kinek küldtük el a találkozóra szóló meghívót. Találkozózók átruházásához hasonlóan lehet átruházni tennivalókat és a feljegyzéseket is. Figyelmeztetés/riasztás beállítása Az ikonra kattintva figyelmeztetés állíthatunk be magunkban, hogy az elfogadott találkozó előtt mennyi idővel küldjön riasztást a GroupWise. Naptárbeállítások párbeszédpanelen megadhatunk egy olyan alapértelmezett beállítást, melynek hatására a GroupWise minden elfogadott találkozóra automatikusan figyelmeztetést jelenít meg. 1. A főmenüben kattintsunk az Eszközök/Naptár/Általános pontra. 2. Válasszuk ki a Találkozó és/ az Egész napos esemény lehetőséget a Beállítások elfogadása mezőben. 3. Állítsuk be azt az időt, amennyivel a találkozó és/ az egész napos esemény előtt a figyelmeztetést akarunk kapni. 4. Az érvényesítéshez kattintsunk az OK gombra. A fenti beállítások hatására az alábbi riasztás fog megjelenni: A Törlés gombra kattintva törölhetjük a riasztást. Az Olvasás gombra kattintva megnyitjuk találkozóra szóló értesítést és elolvashatjuk azt. Az Elhalasztás gombra kattintva újabb időre elhalaszthatjuk és újabb riasztást kérhetünk.
- 20 - Tennivalók kezelése a GroupWise-ban Az előttünk álló feladataink rendszerezéséhez, figyelemmel kíséréshez nyújt segítséget a GroupWise a Tennivalók rendszermappával ( ), amelyet egy gyűjtőlistaként kezelhetünk, ahol bármely konkrét cselekvést igénylő (általunk önmagunknak másoknak meghatározott mások által nekünk kiosztott) feladatainkat és hozzátartozó feljegyzéseinket tarthatjuk számon. Amikor kitűzünk elfogadunk egy feladatot, az automatikusan megjelenik a tennivalók mappában. Bármely GroupWise tételtípus (levél, találkozó, feladat, emlékeztető feljegyzés) elhelyezhető a Tennivalók mappában. Minden tétel mellett megjelenik egy jelölőnégyzet ( ), amely a tétel befejezésekor, végrehajtásakor bejelölhető, kipipálható ( ). Például elhelyezhetünk egy e-mailt a Tennivalók mappában saját magunk emlékeztetésére, hogy valami konkrét feladat kapcsolódik hozzá. A tennivalók mappa elemei nem feltétlenül jelennek meg a naptárban. A naptárba csak az esedékességi dátummal rendelkező tételek kerülnek. Ha a tennivalók mappa egy elemét a naptárban is szeretnénk megjeleníteni, meg kell határoznunk hozzá egy esedékességi dátumot, azaz határidőt. A tennivalóknak kettő típusa van: egy több személynek kiosztott, kitűzött, ami gyakorlatilag nem több mint egy figyelmeztetés egy általunk végrehajtandó feladatról. Miután egy tételt a Tennivalók mappába helyeztünk: a fontossága alapján a kívánt sorrendbe rendezhetjük őket, módosíthatjuk a helyüket a tennivalóink között, végrehajtási határidőt rendelhetünk hozzá, végrehajtását kioszthatjuk más személyeknek, megoszthatjuk közöttük, a tennivalókat teljes egészében átruházhatjuk, nyomon követhetjük előrehaladását egy készenléti arány meghatározásával, végrehajtása után megjelölhetjük befejezettként. Mint az előzőekből látható egy egyszerűbb projektkezelő áll a rendelkezésünkre, amellyel kevésbé összetett feladatok végrehajtását irányíthatjuk, felügyelhetjük. A tennivalók létrehozása, kezelése sok hasonlóságot mutat a találkozók létrehozásával, kezelésével. A hasonló, megegyező tevékenységeknél csak utalást teszünk a találkozóknál ismertetett részekre és csak a kezelésbeli különbségek kerülnek részletesebben ismertetésre. Tennivalók nyugtázásának beállításai A tennivalók állapotának jobb követhetősége érdekében célszerű beállítani, hogy a GroupWise rendszer automatikus nyugtázó üzeneteket küldjön a tennivaló elfogadásáról/elutasításáról/elkészültéről: 1. Keressük meg a Főmenüben az Eszközök/Beállítások/Küldés/Tennivaló lapot. 2. A Nyugtázás részen beállíthatjuk, hogy a tennivalóról szóló értesítések megnyitása, elfogadása, elutasítása a végrehajtás után a GroupWise rendszer automatikus üzeneteket küldjön (alapértelmezésben nincsenek ilyen üzenetek). 3. Választásunkat az Alkalmaz és az OK billentyűk leütésével hagyjuk jóvá.
- 21 - A létrehozás lépései: Tennivalók létrehozása 1. Nyissuk meg a Tennivalók ( ) mappát, és a Tennivalók panelen az egér jobb billentyű leütése után megjelenő menüben válasszuk az Új/Tennivaló menüpontot, Kattintsunk az Eszköztár gombján lévő nyílra, majd a Tennivaló/Kitűzött tennivaló menüpont egyikére, a Főmenüben kattintsunk a Fájl/Új/Tennivaló menüpontra a Ctrl+Shift+T billentyű kombináció leütésével Naptár nézetben (mappában) a Tennivalók panelban az egér jobb billentyű leütése után megjelenő menüben válasszuk az Új menüpontot majd a Tennivaló/Kitűzött tennivaló menüpont egyikét. 2. Ha csak önmagunknak Kitűzött tennivaló -t szeretnénk létrehozni, amelyet nem küldünk el más GroupWise felhasználóknak, adjuk meg a: tennivaló tárgyát, kezdő dátumát, végrehajtás határidejét, leírását, csatoljuk a szükséges mellékleteket és végül kattintsunk a gombra.
- 22-3. Ha olyan Tennivaló -t szeretnénk létrehozni, amelyet elküldünk más GroupWise felhasználóknak, adjuk meg a: tennivaló címzettjeit, a végrehajtókat, Ha azt szeretnénk, hogy a másoknak kiosztott tennivaló a saját Tennivalók listánkban is megjelenjen, akkor önmagunkat is vegyük fel a címzettek közé, ellenkező esetben csak a Kimenő tételek mappában láthatjuk, ahonnan szintén áthelyezhetjük a Tennivalók mappába a következő módszerek egyikével: - Az áthelyezni kívánt tennivaló tételre kattintunk és az egér bal billentyűt lenyomva tartva helyezzük át ( fogd és vidd módszer). - Az egér jobb billentyűvel rákattintunk a tételre és a legördülő menüben a Megjelenítés a Tennivalókban menüpontot választjuk. Az így kijelölt tétel változatlanul az eredeti mappában marad, csak egy másolata jelenik meg a Tennivalók mappában. Ha a tételt akár a Kimenő tételek akár a Tennivalók mappájából töröljük, a másik mappából is törlődni fog, és a Lomtár -ban fog megjelenni (egy példányban). kezdő dátumát, végrehajtás határidejét, tennivaló tárgyát, leírását, csatoljuk a szükséges mellékleteket és végül kattintsunk a gombra. 4. Az új tennivaló - alapértelmezésben - a Tennivalók listájának utolsó helyére kerül felvételre. Ha szükséges, meghatározhatjuk az új tennivaló helyét a listában. Kattintsunk a Tennivalók azon helyére, amely mögé az új tételt szeretnénk felvenni. Ha például az új tételt a negyedik helyre szeretnénk felvenni, akkor kattintsunk a jelenlegi harmadik tételre, majd folytassuk a tennivaló tétel létrehozását.
- 23 - A Tennivalók mappa szervezése, altennivalók (részfeladatok) A jobb áttekinthetőség, kezelhetőség érdekében a nagyobb feladatokat célszerű részfeladatokra bontani. A GroupWise-ban erre szolgálnak az altennivalók, amelyeket Tennivalók tételeihez rendelhetünk hozzá. Ha a fő tennivalót készként jelöltük meg, az altennivalók is készként lesznek megjelölve. Hasonlóképpen, ha az összes altennivalót készként jelöltük meg, a fő tennivaló is készként lesz megjelölve. Altennivaló létrehozása a Tennivalók egy tételéhez: 1. Nyissuk meg a Tennivalók mappát. 2. Kattintsunk a jobb egérgombbal arra tennivalótételre, amelyet részfeladatokra szeretnénk bontani, majd az Új altétel menüpontra. 3. Írjunk be egy tárgyat az új altennivaló (részfeladat) számára, majd nyomjuk meg az Enter billentyűt. 4. További információk hozzáadásához kattintsunk duplán az újonnan létrehozott altételre. Létező tétel áthelyezése egy altennivalóba: 1. Nyissuk meg a Tennivalók mappát. 2. Válasszuk ki azt a tételt, melyet altennivalóvá - részfeladattá - szeretnénk tenni. 3. Az egérrel húzzuk a tételt az alá a tennivalótétel alá, melyhez az altennivaló (részfeladat) tartozni fog. Egy behúzott nyíl mutatja azt a helyet, ahová a tétel el lesz helyezve. - nyíl mutatja ha tennivalóként új helyre helyezzük a tételt, - nyíl mutatja ha altennivalóként helyezzük el a tételt pl. a Tennivaló5 alá, A tétel átkerül a lista megadott helyére. Az egérrel átrendezhetjük a tennivalók sorrendjét is. Egy altennivalót ugyanígy áthelyezhetünk egy másik tennivaló altennivalói, a tennivalók közé az altennivalók közül. A tennivaló, altennivalói a következőképpen jelennek meg: A +/- jelre kattintva nyithatjuk, zárhatjuk a tennivalók struktúráját. Tennivaló elfogadása/elutasítása/átruházása A tennivalók elfogadásának/elutasításának/átruházásának a menete megegyezik a találkozók hasonló tevékenységeivel, lásd fentebb a Találkozó elfogadása elutasítása (17. oldal) és a Találkozó átruházása (18. oldal) részekben.
- 24 - Tennivalók készültségi fokának megadása, követése, befejezetté nyilvánítása Készenléti arány megadása: 1. A Tennivalók mappában nyissuk meg azt a tételt, amelyre vonatkozóan meg akarjuk adni a készenléti arányt. 2. Kattintsunk a Tennivalók fülre. 3. A %Kész mezőben adjuk meg a készenléti arányt. Ha készre szeretnénk jelenteni a tennivalót, akkor a tennivalók panelen jelöljük be az adott tennivaló mellett található jelölőnégyzetet. Ha szeretnénk visszavonni a készre jelölést, töröljük a jelet a tennivaló melletti jelölőnégyzetből. 4. Ha a tennivalók sorrendjén szeretnénk módosítani, akkor a Sorrend ablakban állíthatjuk a megfelelő sorszámot, a Lista elejére, Lista végére gomb leütésével jelölhetjük a tennivaló helyét. A módosítássokat a tétel bezárásakor automatikusan menti a program.
- 25 - A készenléti arány megjelenítése a Tennivalók mappában 1. Nyissuk meg a Tennivalók mappát. 2. Kattintsunk a jobb oldali egérgombbal a Tennivalók mappa oszlopfejlécére, és válasszuk a További oszlopok lehetőséget. 3. A Létező oszlopok listában keressük meg és kattintsunk a %Kész, majd a Hozzáadás parancsra. 4. A Tennivaló készre jelentése dátumának megjelenítéséhez a Létező oszlopok listában keressük meg és kattintsunk a Kész, majd a Hozzáadás parancsra. 5. Kattintsunk a Fel Le gombokra az oszlop kívánt pozícióba helyezéséhez. 6. Kattintsunk a Kisebb Nagyobb gombokra az oszlopszélesség beállításához. 7. A jóváhagyáshoz kattintsunk az OK gombra. Az oszlop megjelenik a Tennivalók mappában. Figyelem! Az elküldött, kiosztott, feladatok készenléti aránya itt nem jelenik meg! Azok ellenőrzését lásd lentebb!
- 26 - Egy elküldött tennivaló készenléti állapotának ellenőrzése 1. Nyissuk meg a Tennivalók mappát. 2. Nyissuk meg az ellenőrizni kívánt tennivalót. 3. Kattintsunk a Jellemzők fülre. 4. A Stílus menüben válasszuk a Speciális jellemzők -et. A megjelenő ablakban a Főmenü az Eszközök/Beállítások/Küldés/Tennivaló lapon megadott Nyugtázási beállítások függvényében láthatjuk az elküldött, kiosztott tennivalók készenlétét.
- 27 - Feljegyzések kezelése a GroupWise-ban Meghatározott napon a saját naptárunkba más személy naptárába különböző feladatokra, határidőkre, szabadságokra, szabadnapokra stb. vonatkozó feljegyzést, emlékeztetőt küldhetünk. A feljegyzéseknek kettő típusa van: egy több személynek kiosztott, kitűzött, ami gyakorlatilag nem több mint egy figyelmeztetés önmagunknak. A kitűzött feljegyzések a megadott napon jelennek meg a naptárban. Ezek nem kerülnek be sem a saját, sem más felhasználó postafiókjába. Feljegyzések nyugtázásának beállításai A feljegyzések állapotának jobb követhetősége érdekében célszerű beállítani, hogy a GroupWise rendszer automatikus nyugtázó üzeneteket küldjön a feljegyzés megnyitásáról/elfogadásáról/elutasításáról: 1. Keressük meg a Főmenüben az Eszközök/Beállítások/Küldés/Feljegyzés lapot. 2. A Nyugtázás részen beállíthatjuk, hogy a feljegyzésről szóló értesítések megnyitása, elfogadása, elutasítása után a GroupWise rendszer automatikus üzeneteket küldjön (alapértelmezésben nincsenek ilyen üzenetek). 3. Választásunkat az Alkalmaz és az OK billentyűk leütésével hagyjuk jóvá.
- 28 - Feljegyzés létrehozása A létrehozás menete: 1. A naptárban nyissunk meg egy olyan nézetet, amely tartalmazza a Feljegyzések panelt (ilyen például a Nap nézet), a Hét nézetben kattintsunk egy dátumra, majd duplán a Feljegyzések panel egyik üres helyére, a Főmenüben kattintsunk a Fájl/Új/Emlékeztető menüpontra, más valakinek szóló emlékeztető készítéséhez, a Ctrl+N billentyű kombináció leütésével, más valakinek szóló emlékeztető készítéséhez, Naptár nézetben (mappában) a Feljegyzések panelen az egér jobb billentyű leütése után megjelenő menüben válasszuk az Új menüpontot majd a Feljegyzés/Kitűzött emlékeztető feljegyzés menüpont egyikét. 2. Ha csak önmagunknak Kitűzött emlékeztető feljegyzés -t szeretnénk létrehozni, amelyet nem küldünk el más GroupWise felhasználóknak, adjuk meg a: feljegyzés tárgyát, kezdő dátumát (alap értelmezésben az aktuális dátum), a ikonra kattintva megadhatjuk a feljegyzés esedékességének dátumát, illetve - ismétlődés esetén - dátumait. leírását, csatoljuk a szükséges mellékleteket és végül kattintsunk a gombra.
- 29-3. Ha olyan Feljegyzést -t szeretnénk létrehozni, amelyet elküldünk más GroupWise felhasználóknak, adjuk meg a: feljegyzés címzettjeit, Ha azt szeretnénk, hogy a másoknak elküldött feljegyzés a saját Feljegyzések panelunkon is megjelenjen, akkor önmagunkat is vegyük fel a címzettek közé, ellenkező esetben csak a Kimenő tételek mappában láthatjuk, kezdő dátumát (alap értelmezésben az aktuális dátum), a ikonra kattintva megadhatjuk a feljegyzés esedékességének dátumát, illetve - ismétlődés esetén - dátumait. leírását, csatoljuk a szükséges mellékleteket és végül kattintsunk a gombra. A Beállítások lapon minősíthetjük az üzenetet, választ kérhetünk a címzettektől, stb (részletesebben lásd a Levélírás GroupWise -ban dokumentum Levél küldési beállítások kezelése részben, 11. oldal). Ha később szeretnénk megnézni az információt, nyissuk meg a Naptárt, és jelöljük ki a megjelenés napját. A Feljegyzések panelen kattintsunk duplán a feljegyzésre. Feljegyzés elfogadása/elutasítása/átruházása A feljegyzések elfogadásának/elutasításának/átruházásának a menete megegyezik a találkozók hasonló tevékenységeivel, lásd fentebb a Találkozó elfogadása elutasítása (17. oldal) és a Találkozó átruházása (18. oldal) részekben.