Iskolai könyvtár szabályzat Az iskolai könyvtár gyűjőköre, állományalakítása 2009
A. Iskolai könyvtár szabályzat A Kiss Árpád Általános Iskola () könyvtárának működését az érvényes törvényi szabályozással összhangban a következők szerint szabályozom. Az iskolai Könyvtári Szabályzat intézményünk Szervezeti Működési Szabályzatának mellékletét képezi. 1. Az iskolai könyvtárra vonatkozó általános adatok: 1.1. A könyvtár neve: Kiss Árpád Általános Iskola Könyvtára 1.2. A könyvtár címe,telefonszáma: : tel.:35-300-811 1.3. A könyvtár fenntartójának neve: Kiss Árpád Általános Iskola 1.4. A könyvtár fenntartójának címe: 1.5. A könyvtár, mint iskolai könyvtárhálózat tagja az alábbi szakmai szervezetekkel tart kapcsolatot: Balassi Bálint Megyei Könyvtár, Salgótarján, Madách Imre Városi Könyvtár, Balassagyarmat, Balassagyarmat iskolai Könyvtárai, Városi Levéltár Könyvtára 1.6. A könyvtár jellege: zárt könyvtár(csak az iskola dolgozói,tanulói vehetik igénybe) 1.7. A könyvtár elhelyezése :Az iskola épületében,külön helyiségben 1.8. A könyvtár használata: ingyenes 1.9. Az iskolai könyvtár dokumentumainak számát nem határozom meg. 2. Az iskolai könyvtár működésének célja Az intézményben működő iskolai könyvtár működésének alapvető célja: - segítse elő az oktató nevelő munkát, - a rendelkezésre álló szakkönyvek, tankönyvek, kiadványok, folyóiratok segítségével biztosítja a szakmai munka (oktató-nevelő munka) színvonalának szinten tartását, fejlesztését, - segítse elő az iskolai könyvtárhasználók (nevelők,tanulók,technikai dolgozók) általános műveltségének kiszélesítését, - a folyamatosan korszerűsített könyvtárállomány segítségével közvetítse az új, modern ismereteket. 2
3. Az iskolai könyvtár feladatai 3.1. Az intézmény könyvtárának-mint a nevelő-oktató tevékenység szellemi bázisának alapfeladata szerint: - elősegíti az iskolai szervezeti és működési szabályzatában és pedagógiai programjában rögzített célok megvalósítását - biztosítja az iskola nevelői és tanulói részére az oktatáshoz és a tanuláshoz szükséges információkat, ismerethordozókat(tankönyveket, szak- és általános jellegű könyvek, audiovizuális eszközöket, stb.) - folyamatosan fejleszti, feltárja,megőrzi,gondozza,és rendelkezésre bocsátja gyűjteményét a tanulók és a pedagógusok igényeinek figyelembevételével. - rendszeres, folyamatos tájékoztatást nyújt a könyvtár dokumentumairól és szolgáltatásairól,részletes információt ad az igénybe vehető szolgáltatásairól. - központi szerepet tölt be a tanulók önálló könyv és könyvtárhasználatának fejlesztésében - részt vesz, illetve közreműködik az intézmény-oktatási, nevelési,helyi tantervének megfelelő könyvtári tevékenységében (tanóra tartása a könyvtárban,bevezetés a könyvtárhasználatba, művelődési és iskolai egyéb programok, segítség nyújtása egyéni és csoportos könyvtárhasználók részére. - biztosítja más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak hozzáférhetőségét (tájékoztatás,információcsere,dokumentumok beszerzése segítségével). - ellátja a dokumentumok kölcsönzésével kapcsolatos feladatokat,beleértve a tankönyvek, segédkönyvek kölcsönzésével kapcsolatos tevékenységeket is. - a fenntartó részére statisztikai adatokat szolgáltat. 3.2. A könyvtár kiegészítő feladatai: - A könyvtár rendezvényeket, könyvtárismertető foglalkozásokat tart, igény szerint rendhagyó irodalom órát, vetélkedőket is szervez. - számítógépes informatikai szolgáltatást biztosít. - tájékoztatást nyújt az iskolai könyvtárak,a pedagógiai-szakmai szolgáltatásokat ellátó intézményekben működő könyvtárak,a nyilvános könyvtárak dokumentumairól, szolgáltatásairól. - más könyvtárak által nyújtott szolgáltatásokat biztosít. - részt vesz a könyvtárak közötti dokumentum-és információcserében. - közreműködik az iskolai tankönyvellátás megszervezésében, lebonyolításában. 3
3.3. Az intézmény könyvtárának szakmai feladatai. Az intézmény könyvtárának a célja,illetve a feladatai teljesítése érdekében az alábbi szakfeladatokat kell ellátnia: - az iskola helyi tantervének figyelembevételével folyamatosan bővíti, korszerűsíti állományát az intézmény tanárai,nevelőközösségei,és más iskolai könyvtárhasználók javaslatainak,igényeinek figyelembevételével. - az iskolai könyvtár állományának gyarapítását (beszerzés, ajándék, csere,stb.) az éves munkatervében foglaltak alapján,az iskolai beszerzési keret figyelembevételével végzi. - a könyvtárhasználatról számítógépes nyilvántartást vezet. - a vissza nem hozott könyveket felszólítással,térítési kötelezettség megvalósításával kella leltár állományába visszajuttatni. - a beszerzett, megőrzésre átvett dokumentumokat 5 napon belül bevételezi, és leltárba veszi. - naprakészen vezeti a leltárkönyvet. - a tanári kézipéldányokról, útmutatókról, gyorsan avuló kisebb terjedelmű kéziratokról ún. brossúranyilvántartást vezet. - az elavult, feleslegessé váló,vagy fizikailag használhatatlanná vált dokumentumokat vagy az olvasók által elvesztett könyveket az iskola selejtezési szabályzatával összhangban állományából kivonja, az ezzel kapcsolatos nyilvántartást elvégzi - a könyvtárállomány leltározását az intézmény Leltározási Szabályzatának megfelelő időben és módon elvégzi. - a könyvek elhelyezését, tagolását azok tartalmának, jellegének figyelembevételével végzi: - kézi könyvtár - segédkönyvtár (tanárok és iskolai dolgozók részére kikölcsönzött könyvek) - kölcsönözhető állomány, - időszaki kiadványok(napilapok, hetilapok, folyóiratok, szaklapok, szakkatalógusok, stb.) - nevelő, oktatói kéziratok(tankönyvek, tantervek, útmutatók, stb.) - a könyvtárból kihelyezett dokumentumok,az ún. letétek - egyéb írásos dokumentumok (kották, térképek, kéziratok, fordítások, stb.) - a könyvtári állományt a katalógusépítés szabályainak és szempontjainak megfelelően alakítja ki és tartja karban. - gondoskodik a könyvtári állomány megfelelő tárolásáról, a raktári rendről, rendszeres gyakorisággal ellenőrzi az állományt. 4
4. Az iskolai könyvtár gazdálkodása Az iskolai könyvtár feladataihoz szükséges pénzügyi,tárgyi feltételeket az éves intézményi költségvetés alapján kell meghatározni. A könyvtáros a mindennapi gazdálkodáshoz a meghatározott időtartamra ellátmányt vehet fel, amelylyel minden hónapot(vagy hetet) követő időpontig köteles elszámolni. Az ellátmány az alábbi célokra fordítható: - szakkönyvek vásárlása - a leltárban szükséges információhordozók beszerzése - nyomtatványok beszerzése, - tankönyvek beszerzése,stb. Egyéb-az ellátmánynál nagyobb értékű-könyvtári eszközök vásárlása, csak az intézmény vezetőjének vagy gazdasági vezetőjének írásbeli hozzájárulásával történhet. Balassagyarmat, 2009-09-01 Bedőcs Ildikó. könyvtáros 5
Az iskolai könyvtár gyűjőköre, állományalakítása Készítette: Bedőcs Ildikó könyvtáros 6
A Kiss Árpád Általános Iskola Könyvtári állományának gyűjtését, állományalakítását az alábbiak szerint kell végezni: 1. Az iskolai könyvtár feladataival összefüggő gyűjtési terv Az oktatási intézmény a Szervezeti és Működési Szabályzatában, valamint az iskola pedagógiai programjában meghatározottak szerint az iskolai könyvtár az alábbi szempontok szerint gyűjti állományát: 1.1. Gyűjtés köre 1.2. Gyűjtés mélysége, nyelvi, időbeli határai 1.3. Gyűjtés dokumentumtípusai 1.1. A főgyűjtőköri és mellékgyűjtőköri szempont szerinti gyűjtés Az iskola alapvető feladatainak megvalósításához kapcsolódó dokumentumok a főgyűjtőkört a másodlagos iskolai funkcióhoz kapcsolódó dokumentumok a mellékgyűjtőkört alkotják. Főgyűjtőkör - lírai, prózai és drámai antológiák, - klasszikus és kortárs szerzők művei, gyűjteményes kötetei - klasszikus és kortárs szerzők teljes életművei - népköltészet - nemzetek irodalma ( klasszikus, modern ) tematikus antológiák - életrajzok, történelmi regények, - gyermek és ifjúsági regények, elbeszélések, versek, - ifjúsági irodalom ( szépirodalom, vers ) - általános lexikonok, - enciklopédiák, - a tudományok, a kultúra, a hazai és az egyetemes művelődéstörténet alapszintű segédkönyvek, történeti összefoglalók, ismeretközlő művek, - az adott környezetre (Balassagyarmat és környéke, valamint Nógrád megye) vonatkozó helyismereti és helytörténeti kiadványok, - az iskola életével, Kiss Árpáddal mint névadóval és a Diáktanáccsal kapcsolatos anyagok, - a helyi tantervekhez kapcsolódó kötelező" és ajánlott olvasmányok, - a nevelés, oktatás elméletével foglalkozó legfontosabb kézikönyvek, - pszichológiai művek, enciklopédiák, szakszótárak, ifjúkor lélektana - tantárgyi bibliográfiák - felvételi követelményekről, a továbbtanulás lehetőségeiről készített kiadványok, - iskolai könyvtár tevékenységét érintő jogszabályok, állásfoglalások, - állománygyarapításhoz kiadványok, jegyzékek, mintakatalógusok, tantárgyi bibliográfiák, - oktatással összefüggő statisztikai kiadványok, kimutatások, - családjogi, gyermek- és ifjúságvédelemmel kapcsolatos jogszabályok, rendeletek és azok gyűjteményei - oktatással kapcsolatos jogszabályok gyűjteménye, - tanügyigazgatással, gazdálkodással kapcsolatos szakirodalom és jogszabályok illetve azok gyűjteménye, - a művészeti oktatást ( ének, rajz, színjátszás, tánc ) segítő alapvető kiadványok beszerzése és folyamatos gyarapítása; - a hátrányos helyzetű tanulók segítése céljából különböző pedagógiai és szociológiai könyvek és audio-vizuális dokumentumok beszerzése az osztályfőnökök számára; 7
- az idegennyelei oktatás fejlesztése érdekében idegennyelei különgyűjtemény kiemelése - angol, német - bővítése; - az osztályfőnöki órák segédanyagainak fejlesztése - különös tekintettel a kábítószerek elleni nevelésre; - a lelki és testi egészség érdekében a pedagógiai programban megfogalmazott cél elérésére folyamatos gyűjtése a mentálhigiénés és sporttal kapcsolatos dokumentumoknak - a nevelőtestület szakmai továbbképzését és a kiegészítő felsőfokú tanulmányait segítő művek beszerzése, - a pedagógiai gyűjtemény fejlesztése és bővítése 1.2. Gyűjtés mélysége, nyelvi, időbeli határai Az iskolai könyvtár az iskola feladataival összhangban a.) teljesség igényével gyűjti a magyar nyelven megjelenő kiadványok közül a következőket: - lírai, prózai és drámai antológiák, - klasszikus és kortárs szerzők művei, gyűjteményes kötetei, - klasszikus és kortárs szerzők teljes életművei, - általános lexikonok, - enciklopédiák, - a tudományok, a kultúra, a hazai és az egyetemes művelődéstörténet elméletei és történeti öszszefoglalói, - a tudományok, a kultúra, a hazai és az egyetemes művelődéstörténet elméleti és módszertani összefoglalói, - a tananyagokhoz kapcsolódó - a tudományokat részben vagy teljesen bemutató segédkönyvek, történeti összefoglalók, ismeretközlő művek - szaktantárgyakhoz kapcsolódó elméleti ismeretközlő irodalom és történeti összefoglalók, - a helyi tantervekhez kapcsolódó kötelező" és ajánlott olvasmányok, - a nevelés, oktatás elméletével foglalkozó legfontosabb kézikönyvek, - a különféle tantárgyak oktatását segítő módszertani kézikönyvek, segédletek, - az intézmény történetével, életével, névadójával kapcsolatos anyagok, - felvételi követelményekről, a továbbtanulás lehetőségeiről készített kiadványok, - iskolai könyvtár tevékenységét érintő jogszabályok, állásfoglalások, - oktatással összefüggő statisztikai kiadványok, kimutatások, - családjogi, gyermek és ifjúságvédelemmel kapcsolatos jogszabályok, rendeletek és azok gyűjteménye, - oktatással kapcsolatos jogszabályok és azok gyűjteménye, - tanügyigazgatással, gazdálkodással kapcsolatos, szakirodalom és jogszabályok illetve azok gyűjteménye - művészeti oktatást segítő elméleti és gyakorlati szakkönyvek, - a pedagógusok továbbképzését és képzését segítő szakkönyvek, a pedagógiai gyűjteményt bővítő szakkönyvek b.) Válogatva gyűjti magyar nyelven az iskolai céljait, feladatait, valamint a pénzügyi tárgyi szempontokat figyelembevéve: - nemzetek irodalma ( klasszikus és modern irodalom ), - tematikus antológiák, - életrajzok, történelmi regények, - alapszintű általános lexikonok, - alapszintű enciklopédiák, - a tudományok, a kultúra, a hazai és az egyetemes művelődéstörténet alapszintű elméleti és történeti összefoglalói, - a tananyaghoz kapcsolódó - a tudományokat részben vagy teljesen bemutató alapszintű segédkönyvek, történeti összefoglalók, ismeretközlő művek, 8
- az adott környezetre (Balassagyarmat és környéke, Nógrád megye vonatkozó helyismereti, helytörténeti kiadványok - pszichológiai művek, enciklopédiák, szakszótárak, az ifjúkor lélektana, - tantárgyi bibliográfiák, - állománygyarapításához kiadványok, jegyzékek, mintakatalógusok, c.) Az iskola könyvtára folyamatosan szerzi be a teljes mélységű, szintű dokumentumokat, anyagokat. A válogatott gyűjtésszintű anyagok beszerzése, állománygyarapítása a pénzügyi és tárgyi, egyéb feltételektől függően esetenként történik a könyvtáros javaslata, valamint az intézmény vezetőjének (vagy a gazdasági vezetőjének) írásbeli jóváhagyása alapján, abban az esetben, ha a könyvtáros részére átadott ellátmányi összeget a beszerzés meghaladja. Ha az eseti állománygyarapítást az adott időszak ellátmányi összege fedezi, a beszerzésről a könyvtáros dönt, kikérve a felettese szakmai véleményét. 1.3. Gyűjtés dokumentumtípusai A könyvtár gyűjtőköre magában foglalja az iskola feladatainak ellátásához szükséges alább felsorolt dokumentumtípusokat, illetve információhordozókat: a.) könyvek és könyvjellegű kiadványok b.) audiovizuális ismerethordozók - hangzó dokumentumok: magnószalagok, hanglemezek, kazetták, stb. - számítástechnikai ismerethordozók: CD-k, CD ROM-ok, lemezek, szoftverek, Internet, stb. - oktató csomagok 2. Könyvtári állományalakítás A könyvtári állomány az összegyűjtött dokumentumok összessége. Az iskolai könyvtár állományalakítási tevékenysége az állomány gyarapítási és apasztási tevékenységből tevődik össze. Az állományalakítási tevékenység szabályozása a következő: 1.) Állománygyarapítás forrásai, mértéke 2.) Állománybavétel munkafolyamata 3.) Katalóguskészítés és szerkesztés általános szabályai 4.) Állományapasztás, törlés 5.) Állománygondozás, -védelem, -ellenőrzés 1.) Állománygyarapítás forrásai, mértéke A könyvtár szakmai és gazdaságossági szempont alapján pénzügyi keretek figyelembevételével köteles gyarapítani állományát. 1.1. Az állománygyarapítás forrásai: a.) beszerzés - könyvkereskedésektől, kiadóktól, magánszemélyektől, számla, vagy szerződés alapján történik a gyarapítás. b.) csere - iskolák, pedagógiai intézetek, pedagógusképző intézmények és más egyéb intézmények - könyvtárától kap az intézmény új dokumentumot, előzetes megállapodás alapján, c.) ajándék - az iskolai könyvtár más könyvtáraktól, intézményektől, jogi és nem jogi személyektől térítésmentesen kap a gyűjtőkörébe tartozó dokumentumokat d.) egyéb - olyan dokumentumok, melyek az iskola belső irataiból, anyagaiból, oktatási segédletekből, stb. tevődnek össze. 9
1.2. A gyarapítás mértéke A fő gyűjtőkörébe tartozó új beszerzések példányszámát a felhasználók számának, valamint a beszerzési keret figyelembevételével az alábbiak szerint állapítom meg: - lírai, prózai, és drámai antológiák: - klasszikus és kortárs szerzők művei, gyűjteményes kötetei: pld. - népköltészet gyűjteményes kötetei: pld. - nemzetek irodalma ( klasszikus és modern irodalom ): pld. - tematikus antológiák pld. - életrajzok, történelmi regények: pld. - ifjúsági regények, elbeszélések, versek: pld. - általános lexikonok: pld.. - enciklopédiák: pld. - a tudományok, a kultúra, a hazai és egyetemes művelődéstörténet elméleti és történeti összefoglalói: pld. - a tananyagokhoz kapcsolódó segédkönyvek, történeti összefoglalók, ismeretközlő művek: pld. - az adott környezetre (Balassagyarmat és környéke és Nógrád megye) vonatkozó helyismereti, helytörténeti kiadványok: pld. - iskolánkkal és történetével, életével, névadójával kapcsolatos anyagok: pld. - a helyi tantervekhez kapcsolódó kötelező" és ajánlott olvasmányok: - kötelező: pld. - ajánlott pld. - a nevelés, oktatás elméletével foglalkozó legfontosabb kézikönyvek: pld. - a különféle tantárgyak oktatását segítő módszertani kézikönyvek, segédletek: pld. - pszichológiai művek, enciklopédiák, szakszótárak, az ifjúkor lélektana: pld. - tantárgyi bibliográfiák: pld. - felvételi követelményekről, a továbbtanulás lehetőségeiről készített kiadványok: pld. - iskolai könyvtár tevékenységét érintő jogszabályok, állásfoglalások: pld. - zenei irodalom, kották: pld. - állománygyarapításához kiadványok, jegyzékek, munkakatalógusok, tantárgyi bibliográfiák: pld. - oktatással összefüggő statisztikai kiadványok, kimutatások: pld. - családjogi és ifjúságvédelemmel kapcsolatos jogszabályok, rendeletek és azok gyűjteménye: pld. - tanügyigazgatással, gazdálkodással kapcsolatos szakirodalom és jogszabályok illetve azok gyűjteménye: pld - művészeti oktatást és a szakköri tevékenységet segítő kiadványok: pld. A mellékgyűjtőkörbe tartozó dokumentumok példányszámát eseti jelleggel az állománygyarapodás időpontjában szabom meg, figyelembe véve a felhasználók számát, a beszerzés indokoltságát. 2. Állománybavétel munkafolyamata 2.1.Az állománybavétel menete időrendben: - Átvételkor a számla (szállítólevél) tartalmának összehasonlítása, ha a szállítmány hiányos, vagy külalakilag hibás, akkor azt reklamálni kell, és addig bevételezni nem szabad; - ha az egyeztetés szerint minden rendben van, akkor leltárba kell venni. 2.2. Bélyegzés Az iskolai könyvtár állományába tartozó minden dokumentumot az iskola által használt bélyegzővel kell lepecsételni: - könyveknél, kiadványoknál a címlap hátlapját, valamint a könyv, kiadvány utolsó értelmes, összefüggő szöveget tartalmazó oldalát, - audiovizuális dokumentumoknál a csatolt, rögzített címkét 10
2.3. Előrendezés A beérkezett könyveket, dokumentumokat rendezni kell. 2.4. Nyilvántartásba vétel A dokumentumokat nyilvántartásba kell venni. A számlán fel kell tüntetni a leltárba vételt. Leltárkönyv A dokumentumokat a leltárkönyvbe be kell vezetni. Adatai: - sorszám - egyedi állománybavétel kelte, - gyarapodás módja, - az állományba vett dokumentum típusa, - beszerzési érték, - megjegyzések. 3. Katalógus készítés, és szerkesztés szabályai Az olvasók eligazodását segítjük a megfelelő feltártsággal. Erre szolgálnak a katalógusok. 3.1. A katalógusépítés szempontjai A Kiss Árpád Általános Iskola könyvtárában az alábbi katalógus kötelező: - betűrendes és szakkatalógus - raktári, - betűrendes katalógus, - szakkatalógus 3.2. A katalóguskészítés általános szabályai a) a katalóguskészítés az iskolai könyvtáros feladata, b) a bármilyen úton gyarapított állományi könyvekről, dokumentumokról, ismerethordozókról katalóguscédulát kell készíteni c) a szükséges katalóguscédulák számát a katalógustípusok számának figyelembevételével a bibliográfiai leírás alapján kell megállapítani, d) minden mű minden példányából legalább kettő darab katalóguscédulát kell készíteni, melyből az egyik kölcsönző, másik raktári lap, e) a katalóguscédulaszám - a címleírás formai szabályai szerint - szerepeltetni kell legalább az alábbi adatokat: - a mű címét, (alcímét) szerzőjét, - a kiadás sorszámát - a megjelenés helyét, idejét, - a kiadás szerzőségi közlését, - a nyomda nevét, címéét, - a felelős kiadó nevét, - a könyv terjedelmét, - a könyv méretét, - a sorozat esetén, annak számát, arab számmal jelölve, - a raktári jelzetet (esetleg egyedi leltári számot) a katalóguscédulák bal sarkában fel kell tüntetni, - az osztálybasorolási (ETO) számot a katalóguscédulákon fel kell tüntetni, - ISBN számát, - Egyéb 11
3.3. A katalógusszerkesztés elvei a) A dokumentumok osztályozása az ETO szerint történik a tudományterületek ismeretágak, tárgykörök, műfajok szerint, b) A katalógusépítés szabályai szerint a több példányban készült katalóguscédulákon aláhúzással kell jelölni az alkalmazott szakjelzetet, rendszavakat, c) A katalógusok építésénél, rendezésénél az alábbi szempontokat figyelembe kell venni: - A katalóguscédulákon ellenőrizni kell, hogy szerepelnek-e rajta a szükséges besorolási adatok, ha nem, akkor a tétellel ki kell egészíteni azt, - A cédulán meg kell jelölni aláhúzással - a rendszert, vagy szakjelzetet, ETO számot, - A cédulákat elő kell rendezni, a sorrend, betűrend minél pontosabb kialakulása céljából, - Az előrendezett cédulákat be kell sorolni a katalógusba a betűrendbe sorolás szabályai szerint, - A cédulák besorolásával párhuzamosan un. Utalókat kell készíteni, ha könyvben közölt adatok más besorolásra is vonatkoztathatók, - A katalógust az áttekinthetőség követelményének szempontjából osztólapokkal kell tagolni, - A katalógust folyamatosan gondozni, rendezni, - Ha szükséges - javítani kell d) A betűrendes katalógusok összeállításánál a c) pontban felsoroltakon túlmenően az alábbi besorolási szempontokat is figyelembe kell venni, illetve azokat a cédulákon feltüntetni: - A szerzők) nevét, - A mű címét (gyűjtemény esetén minden mű címét, többkötetes könyv esetén a közös címet, a sorozat címét, stb.), - A közreműködők felsorolását (szerkesztő, összeállító, átdolgozó), - Azon személyek, intézmények, földrajzi helyek nevét, amelyről a mű szól, e) a szakkatalógusok rendjét az ETO sorrendje szerint kell kialakítani és rendezni. f) A szakkatalógusok szerkesztésénél a c) pontban felsoroltakat kell figyelembe venni. A szakkatalógusnál is kell osztólapokat alkatinazni, melyeken emelkedő sorrendben sorakoznak az ETO számok. g) Az osztólapok mögött szakmai besorolás szerint betűrendes sorrendben kell felsorakoztatni a katalóguscédulákat. f) a katalógusokba kerülő cédulában mindig csak azt a rendszót, vagy ETO szakjelzőszámot húzzuk alá, melynek alapján a betűrendes, vagy szakkatalógusi besorolás történt, g) a raktári katalógust - mely a könyvtári állomány felállításának rendjét képezi le - a könyvtár helyrajza szerint kell kialakítani, rendezni. h) Ennek megfelelően kell kialakítani a kézikönyvtár, a segédkönyvtár, a kölcsönözhető állomány, az olvasóterem, szakágak, ismeretágak szerinti raktárlap csoportosítását. h) a könyvtár által gyűjtött bibliográfiákat, mintajegyzékeket, stb... a példányszámtól függően kell elhelyezni pl. a kézikönyvtárba vagy olvasóteremben. 4. Állományapasztás 4.1. Az állomány törlésének okai, indokoltsága Az iskolai leltár állományának apasztása, törlése abban az esetben történhet meg, ha - a dokumentum tartalmi, szakmai szempontból elavult, - a dokumentum felesleges példánynak minősül (olvasó igényhiány miatt, vagy nem tartozik a könyvtár gyűjtőkörébe) - a dokumentum a használat következtében elrongálódott, - a dokumentum elveszett, megsemmisült, - a leltár során hiányként jelentkezett. 4.2. Az állomány törlésének időbeli hatálya Az állomány törlése - rendszeres jelleggel (évente), - elemi kár, vagy lopás esetén a hiány észlelése időpontjában történik. 12
4.3. Az állomány törlésének dokumentálása A selejtezendő, vagy egyéb okból törlendő dokumentumokról, típusonként és a törlés okának feltüntetésével jegyzéket készíteni 3 példányban. A törlési jegyzékben fel kell sorolni a - a leltári számot, - a mű címét, szerzőjét, - a dokumentum nyilvántartási szakjelzetét, - a törlés indokoltságát. A törlésre vonatkozó jóváhagyást követően az egyedileg nyilvántartott dokumentumot ki kell vezetni - a címleltárkönyvből oly módon, hogy át kell húzni a leltári számot, és a megjegyzés rovat törlés rovatba be kell írni a törlési dokumentum sorszámát, vagy iktatószámát, - csoportos leltárkönyv vonatkozó rovatból a címleltárkönyvnél leírt módon - a katalóguscédulát ki kell emelni a betűrendes, szak-, és raktári katalógusból. Az összesített nyilvántartású anyagok törlése un. törlési ügyiraton történik, amelyen fel kell tüntetni - ügyirat számát, keltét, - a törlés indokát, - a törölt művek együttes értékét, - a törölt művek összes darabszámát. A törlési eljárásról szóló jegyzéket, illetve ügyiratot az iskola vezetőjével jóvá kell hagyatni, s az engedélyezés után annak egy-egy példányát át kell adni a gazdasági területnek könyvelés illetve ha szükséges- pénzügyi rendezés céljából. 5. Állománygondozás-, védelem-, ellenőrzés 5.1. A könyvtári állomány elhelyezése: Az áttekinthetőség és világos rendszerezés céljából biztosítani kell a könyvtári állomány megfelelő elhelyezését és raktári rendjét. Ezért az alábbi fizikai feltételeket kell biztosítani: - a könyvtári állomány kölcsönözhető részét szabadpolcon kell elhelyezni, - a könyvtári dokumentumok nem kölcsönözhető állományát az olvasóteremben (sarokban) szintén szabadpolcon kell elhelyezni, - külön polcon kell elhelyezni azokat a dokumentumok egy-egy példányát, melyek kevésbé keresettek, vagy részben elavultnak tekinthetők, - a hasonló témakörű dokumentumok elhelyezését a rendszó betűrendjében kell biztosítani, - az elrendezést eligazító táblákkal feliratokkal, magyarázó jelzésekkel kell áttekinthetővé tenni, - a napilapokat, folyóiratokat külön polcokon kell elhelyezni, időbeli sorrendben, - a térképeket, zenei anyagokat, kottákat külön-külön kell elhelyezni oly módon, hogy hozzáférhető és áttekinthető legyen 5.2. A könyvtári állomány védelme A könyvtári állomány fizikai állapotát védeni kell. Ennek érdekében gondoskodni kell szakszerű tárolásról (önálló könyvtárhelyiség), a könyvtári helyiség megfelelő tisztaságáról és fűtéséről. A könyvek, dokumentumok, ismeretközlő eszközök kíméletes használata minden iskolai könyvtárhasználó kötelessége. A könyvek, dokumentumok, ismeretközlő eszközök karbantartásáról, javításáról a megfelelő feltételek mellett gondoskodni kell, mely a könyvtáros egyik munkaköri felelőssége. 13
5.3. A könyvtári állomány ellenőrzése Az iskola könyvtári tevékenységének tárgyi, személyi és egyéb ezzel összefüggő feltételek biztosításáért az intézmény vezetője, a tényleges könyvtári munka szabályszerűségéért, az állomány megőrzéséért, megfelelő kezeléséért pedig a könyvtáros a felelős. E kötelességből fakadóan a könyvtárosnak rendszeresen ellenőriznie kell az állomány hiánytalanságát, a nyilvántartások pontosságát. A könyvtári állomány ellenőrzését az iskola leltározási szabályzatában foglaltak alapján kell elvégezni. Az ellenőrzés szempontjai: a.) az állományt ellenőrizni kell meghatározott időszakonként, b.) soron kívül kell ellenőrizni, ha az állományt valamilyen okból károsodás éri, c.) állományellenőrzéshez leltározási ütemtervet kell készíteni, d.) a leltározást legalább két személynek kell végezni, e.) az állományellenőrzést nyilvántartások rendezésével, valamint az állományok rendezésével elő kell készíteni, f.) az állomány ellenőrzése a dokumentumok és a könyvtári nyilvántartások összehasonlításával történik, annak egyenlősége esetén a leltárkönyvek megfelelő rovatait kell lepecsételni, g.) az állományellenőrzés során fellelt hiányosságokról hiányjegyzéket kell összeállítani, h.) a leltár eredményéről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben fel kell tüntetni a leltár jellegét (időszaki, soronkívüli), számszerű adatokat és a hiány vagy többlet mennyiségét. 14