DOKUMENTUMKÉSZÍTÉS ÉS KEZELÉS AZ IRODÁBAN FELADATOK ELEKTRONIKUS FORMÁBAN (40 ÓRA) MODUL Részletes tematika tananyagtartalmak Elméleti tananyagrész Bevezetés Az elméleti ismeretek alapul szolgálnak az ügyviteli alapismeretek tananyagtartalmának elsajátításához, lehetőséget biztosítanak az iratok kezelésével, nyilvántartásával, rendezésével és őrzésével kapcsolatos ismeretek elmélyítéséhez. Betekintést nyújt a belső és külső iratok tartalmi és formai jellemzőibe. A tanuló a tananyagrész feldolgozása után képessé válik arra, hogy önállóan tudjon dokumentumokat szerkeszteni megadott adatok és feladat-meghatározások alapján. Az egyes részek tartalmazzák a feldolgozásra javasolt óraszámokat is. Természetesen a csoport képessége és haladási tempója miatt ezek az arányok változhatnak. Az elméleti ismeretekre 15 óra áll rendelkezésre, míg a gyakorlati részre 25 órányi anyagot tartalmaz a pályázati anyag. Elmélet aránya: 37%, gyakorlat aránya: Iratkezelés és adminisztráció Az iratokkal kapcsolatos tevékenység összefoglaló neve az iratkezelés, ami magában foglalja az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását. 5 óra Az ügyiratkezelés alapvető feladata, hogy gyorsan és pontosan lehetővé tegye az iratok eljuttatását az ügyintézőkhöz, valamint biztosítsa az iratok visszakeresését. Az ügyiratkezelés első lépése az irat hivatalba érkezésével kezdődik. Jellemzően hivatali szervhez irat postai úton érkezik. A küldeményeket - annak érdekében, hogy pontosan szétoszthatók és iktathatók legyenek - fel kell bontani. Ezt a műveletet nevezzük postabontásnak. Kivételt képeznek a Saját kezű felbontásra vagy a Titkos! jelzésű küldemények. Ezeket csak a címzett, illetve a titkos küldeményt az arra vezető által felhatalmazott személy bonthatja fel. 1. kép 1 A postabontás fázisát követi a küldemény ellenőrzése. A felbontáskor elengedhetetlen annak ellenőrzése, hogy a borítékon jelzett iratok, ill. a levélben jelzett mellékletek hiánytalanul, sértetlenül megérkeztek-e. Az iratokhoz tartós rögzítéssel csatolni kell a postaszolgálati adatokat feltüntető borítékot, amely bizonyítási eszköznek is minősülhet. (Pl. Ajánlott!, Epressz!) 1 Forrás: http://sdt.sulinet.hu/interaktiv/ Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 1
Iratkezelés az irodában PÁLYÁZAT 5 óra A postabontás után, illetve az irat átvétele után következik az átvétel igazolása. A nyilvántartásba vétel miatt a bontás után a beérkezett levelet vagy iratot érkezési (érkeztetési) bélyegzővel látják el. Ezen fel kell tüntetni az érkezés napját és az egyéb iktatási adatokat is. Érkezett:... Iktatószám:... Ügyintéző:... Selejtezési határidő:... Az érkeztetés utáni művelet eredményeképpen a hivatali szerv vezetője szignálja az iratot, azaz kijelöli az ügy elintézéséhez a megfelelő ügyintézőt. A folyamat után a postai küldemény iktatására kerül sor. Az iktatás az iktatóbélyegző iraton való elhelyezéséből, a lenyomat rovatainak értelemszerű kitöltéséből áll. Az ügyintéző az ügy elintézése után, a hivatali szerv vezetője által jóváhagyott, letisztázott és a kiadmányozásra előkészített iratot a szerv vezetőjével hitelesítteti, azaz aláíratja, valamint ellátja a levelet a hivatali szerv bélyegzőjével. Ezt a folyamatot összefoglaló néven az irat postára adását megelőző folyamatnak hívjuk. Az ügyintézés során a hivatalba érkezett leveleket a hivatali szervek különböző szempontok szerint, csoportokba rendezve tárolják. Ennek érdekében az iratokat a szervezet irattárába vagy egy helyileg illetékes irattárba küldik. Az irattári tevékenység az iratkezelés azon része, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. Azokat az iratokat, amelyeknek az ügyintézése lezárult, irattárba kell helyezni. Az ügyiratot a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő napon kell határidős-nyilvántartásba venni vagy irattárba helyezni. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap, nap bejegyzésével fel kell tüntetni. Határidős-nyilvántartásba helyezésnél az iktatókönyv Határidő rovatába kell bejegyezni a megfelelő napot. A nyilvántartásba vétel után az iratot az irattári terv tételszámai szerinti csoportosítás alapján kell elrendezni. Az iratok őrzésére vonatkozóan szabályokat alkalmaznak a szervezetek. Az iratmegőrzési idő lejárta után a maradandó értékű iratokat a levéltárba küldik tartós megőrzés céljából. A levéltár a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. A selejtezésre szánt iratok az irattárban kerültek már előzőleg elhelyezésre az ügyviteli munkafolyamat lezárásaképpen. Az irattárba helyezett iratok közül minden évben selejtezés alá kell vonni azon iratokat, amelyekre ügyviteli szempontból már nincs szükség, és amelyeknek az irattári tervben meghatározott megőrzési idejük lejárt. A selejtezésről értesíteni kell az illetékes levéltárat a selejtezés megkezdése előtt minimum 30 nappal. Az iratok selejtezésekor meg kell hívni a területileg illetékes levéltár képviselőjét is. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell készíteni két példányban, az egyik példányt a területileg illetékes levéltár kapja meg. A kiselejtezett iratokról jegyzéket kell készíteni, az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatába a selejtezés tényét rögzíteni kell. A selejtezés terjedjen ki az ügykezelők irattári anyagain kívül amennyiben van ilyen a vezetőknél, ügyintézőknél irattározott iratokra, valamint a nem selejtezhető kategóriába sorolt iratok felesleges példányaira is. A különböző közigazgatási és államigazgatási szervek irattári terve és Ügykezelési Szabályzata rendelk e- zik a selejtezhető anyagok körével. Iktatott iratokat csak a Szabályzatban foglaltak szerint szabad selejtezni. Ezeket az iratokat más módon megsemmisíteni vagy használhatatlanná tenni tilos! A közigazgatási szervek körébe tartozó intézmények az alábbi iratokat selejtezhetik: a) felsőbb szervektől érkezett rendelkezéseket (pl. parancsok, utasítások, szabályzatok) - tájékoztatókat, oktatási anyagokat, b) munkaterveket és időszaki jelentéseket, c) azokat az iratokat (statisztikai jelentéseket, táblázatokat) amelyek adatai összefoglalóban szerepelnek, d) más állami, gazdasági vagy társadalmi szervektől információ, tájékoztatás céljából érkezett iratokat. Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 2
A selejtezett anyagokról szóló jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza: - felvétel dátuma: - selejtezést kérő szervezeti egység neve: - selejtezést végző neve: - selejtezést ellenőrző neve: - a központi irattárnak selejtezésre javasolt átadandó iratok o évszámát, o tételszámát, o selejtezésből visszatartott iratok megnevezését, o selejtezett iratmennyiség számát, - a selejtező aláírását, - a selejtezést ellenőrző aláírását, - a selejtezést lebonyolító szerv bélyegzőjét. Minden szerv az iratait az irattárban tárolja. Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Az irattári anyagok a selejtezést követően mindig cserélődnek. Az irattári anyagnak azt a részét, amely nem történeti értékű, és amelyre az ügyvitel érdekében (további ügyintézést nem igénylő irat) már nincs szükség, ki kell selejtezni. A selejtezés következtében ki kell választani azokat az iratokat, amelyeknek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt, ennél fogva kiselejtezhető. A selejtezési határidő az iktató bélyegzőn feltüntetésre kerül. A feltüntetett évszám segítséget nyújt a selejtezési határidő megállapításában, azaz abban, hogy meddig kell az irattárban az anyagot tárolni. A megőrzési időt az érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. A cég vezetői időnként elrendelhetik, hogy az egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési idejének hosszabb megőrzési időt szabjanak ki. Ezt a vezető aláírásával az irattári tételszámnál fel kell tüntetni. A hivatalos iratok tartalmi és alaki jellemzői vázlatosan A témakörhöz tartozó szempontok: az iratok fajtái, a hivatalos iratok felépítése, szerkezete, formai szabályok, alaki jellemzők. Mi az irat? 3 óra A hivatali és a magánéletben nagyon sokszor irattal foglalkozunk. Amikor hivatalos szervvel szeretnénk valamilyen ügyet lebonyolítani, levelet írunk. Amikor valamelyik távoli rokonunkkal szeretnénk információt cserélni, hírt adni az elmúlt hetek eseményeiről, levelet írunk. Az irat fogalmát több szempontból megközelítve is meghatározhatjuk. Ha a hivatali élet területén vizsgáljuk, akkor biztos, hogy az irattárossal hozzuk kapcsolatba, aki nap mint nap az iratokat rendszerezi, iktatja, őrzi és védi. Ha a magánszemélyek oldaláról közelítjük a fogalom meghatározását, akkor minden olyan igazolvány, kártya, amin pecsét van, hivatalos iratnak minősül. Ha egy iratot kezelünk, elgondolkodhatunk azon, ha csoportosítanunk kellene, milyen iratfajtákba rendeznénk őket. A továbbiakban tekintsük át az iratok fajtáit: a) Levéljellegű iratok Ezek általában a lakosságot tájékoztatják széles körben. Céljuk lehet valamilyen rendezvényre szervezés, felhívás, közlemény, hirdetmény. Ezek az iratok tömeghez, a társadalom nagyobb rétegeihez szólnak. Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 3
Az iratoknak ez a kategóriája képezi a legszélesebb kört. Gyakorlatilag ebben a csoportosításban találhatók meg azok az egyedi iratfajták, amelyeket nap mint nap kezelünk, a hivatali szervek ügyintézései során előfordulnak. A kategórián belül a kapcsolattartás alapján a következő alcsoportokat különböztetjük meg: hivatal hivatalnak (a hivatalon belüli ügyintézés), hivatal magánszemélyeknek (hivatali szerv ügyintézése állampolgárokkal), magánszemély hivatalnak (az állampolgárok ügyintézése hivatali szervekkel), magánszemély magánszemélynek (állampolgárok levelezése hivatali és magánügyben). b) Ténymegállapító iratok Ezek az iratfajták is lehetnek egyediek és tömegesek. A rendeletek ismertetése plakáton, falragaszon, közlemények a sajtóban, kérdőívek, űrlapok mind a lakosság nagyobb részéhez szólnak. Tartalmukat tekintve tényeket, megállapításokat tartalmaznak. Az egyedi jellege ezeknek az iratoknak abban nyilvánul meg, hogy tényeket szögeznek le, határozatokat, valós adatokat tartalmaznak. Ennek alapján ezeket is alcsoportokra bonthatjuk: hivatali jellegűek (pl. jegyzőkönyvek, beszámolók, jelentések), hivatal és a magánember közötti kapcsolattartás iratai (a hivatal konkrét tényeket, állásfoglalást közöl), magánszemélyek egymás közötti kapcsolattartása (pl. szerződés, elszámolás, nyugta, elismervény). Az eddigieket foglaljuk össze az irat fogalmának meghatározásával: Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. A hivatalos iratok tartalmi és alaki jellemzői vázlatosan 5 óra hivatalos iratok fajtái a hivatalos levelek felépítése, szerkezete a belső irat fogalma formai szabályok, alaki jellemzők iratminták A hivatalos iratokat két nagy csoportra osztjuk: a) külső és b) belső levelek. A külső levelek többnyire három fő részből állnak: fejrész, o a feladó és a címzett adatai o a postai utasítás(ok) o a keltezés o az irattározási adatok főrész, o a levél tárgya o a megszólítás o a levél szövege zárórész o az üdvözlés és o az aláírás. Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 4
A hivatalos levél szövege tartalmi szempontból három fő részre tagolható: a bevezetésre, a tárgyalásra és a befejezésre. A bevezető részben a kapcsolatteremtés a célunk. Ez a levél tartalmától és az előzményektől függően változó lehet. Térjünk ki levélírásunk miértjére. Hivatkozhatunk valamilyen korábbi előzményre. Pl. kiáll í- tásra, telefonbeszélgetésre, hirdetésre, tárgyalásra stb. Előfordulhat, hogy már a bevezetésben megfogalmazzuk tömören, milyen céllal írjuk levelünket. A bevezető részben alkalmazhatjuk az állandó szókapcsolatokat, a jól bevált panelmondatokat. Pl. Hivatkozunk f. év május hó 10-i levelükre A levél tárgyalásos részében fejtjük ki mondanivalónkat a levél tárgyához kapcsolódóan. Ügyeljünk a rövid, áttekinthető, lényegre törő fogalmazásra. Mindig csak egy témát fejtsünk ki, ne akarjunk egyszerre több ügyet is bonyolítani, mert az zavarossá teheti az ügy intézését. Ha segítséget kérünk, legyünk udvariasak, és ne tolakodóak! A befejező részben fejezzük ki, hogy mi a célunk, utaljunk a további ügyintézésre, a válaszlevél időtartamára, esetleg utaljunk a kapcsolat fenntartásának módjára. A tartalmi szabályok érvényesítésekor ala p- vető szabály: kinek és milyen célból írunk levelet. A hivatalos levelek jobb oldalán helyezkednek el azok az adatok, amelyek a levelek nyilvántartásba vét e- lét szolgálják. Ezek foglalják magukba a következő adatokat: keltezés, a levél ügyintézője, iktatószám, a levelet küldő szerv ügyintézője. hivatkozási szám, Ezeket az adatokat iktatási-irattározási adatoknak nevezzük. Az adatok egy része feltüntetésre kerül az iktatókönyv megfelelő rovatában. A keltezésnek mindig a levél írásának dátumát kell tükröznie, a hivatkozási és iktatószám után pedig az évszám szerepel. A keltezés mindig a címzett nevével kerül egy sorba a levélpapír jobb oldali margójához igazítva. A keltezés tartalmazza a helységnevet, évszámot, hónapot és napot. A levél ügyintézője adatnál annak az ügyintézőnek a nevét kell feltüntetni, aki az ügyben eljárni köteles. A hivatali intézmények ügyintézői, titkárai munkájuk során külső és belső levelezést folytatnak. A belső levelezés során sok esetben egyszerű formájú, tartalmú és kivitelezésű ügyiratokat készítenek. Ezeket hívjuk egyszerű ügyiratoknak. Ezek formája valóban egyszerű: legtöbbször az irat címének felírásával kezdődik. Ezt követően néhány sor általában 1 sor kihagyás után következik a viszonylag rövid szöveg. Itt nem kötelező a három bekezdés alkalmazása, lehet egy vagy két bekezdést is írni, tartalmától függően. Túlnyomórészt A/4-es lapra írják. Sok olyan ügyirat van közöttük, amelyekben pénzösszegeket tüntetünk fel. Ezeket számmal és betűvel is kötelező kiírni. Helyettesíthetők a gyakran használatos ügyiratok űrlapokkal, formanyomtatványokkal. Több egyszerű ügyiratnál követelmény, hogy két tanúval aláírassák, vagy hivatali bélyegzőt tegyenek rá. Belső leveleknek nevezzük azokat az iratokat, amelyeket a cégen belül továbbítanak. A belső levelezés leggyakrabban előforduló iratai: a jegyzőkönyv, az emlékeztető az emlékeztető, a feljegyzés, a körlevél, a jelentés, a beszámoló stb. Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 5
Ezek a belső iratok tartalmukban és formájukban is eltérnek a külső levelek formai szabályaitól. Mindegyik a szervezet munkáját szolgálja, saját céljaikra használják fel. Többnyire fontos információkat tartalmaznak a cég életével, értekezleteivel, különböző eseményekkel kapcsolatban. Pl. ha valamilyen fontos intézkedés kiadását, feladatteljesítést szeretnének dokumentálni, akkor feljegyzést készítenek. A belső levelek, az egyszerű ügyiratok a következő szerkezeti egységekből állnak: az irat neve, az irat szövege, keltezés, az irat kiállítójának neve (cég neve, személy neve), az aláíró munkaköri beosztása, melléklet (pl. jelenléti ív). Formai szabályok, alaki jellemzők Összefoglalva: Az egyszerű ügyiratok - tartalmi és formai szempontból egyszerűek, - nincs előírt kötött alakjuk, - A/4-es lapon készítjük, - nyomtatványon is készíthető, - a cím írását a bal lapszélnél (öt leütésig ritkított írással) kezdjük, - a szöveg tartalmi tagolását egy sor üresen hagyásával jelöljük, - a keltezés után három sor kihagyásával tüntetjük fel az aláírást és alatta a beosztást. Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 6
A hivatalos levél szerkezeti részei, elrendezési szempontok: A címzett neve Keltezés Iktatószám: Helységnév Ügyintézőnk: iktatási, irattározási Utca, házszám Hivatkozási szám: adatok Irányítószám Ügyintézőjük: Epressz! Ajánlott! Tárgy: A tárgy megnevezése Megszólítás A levél szövege nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn. Elköszönő, üdvözlő szavak A levelet küldő szerv neve Aláírás(ok) beosztás Melléklet(ek): X = 1 üres sor értéke, ami a betűméretnek megfelelő térköznyi értéket jelenti Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 7
Egyszerű ügyirat alaki jellemzői Az irat címe 1 üres sor Szöveg. 1 üres sor A szöveg folytatása. 1 üres sor Keltezés 3 üres sor Az intézmény neve 3 üres sor Aláírás(ok) beosztás 1 üres sor Melléklet(ek): Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 8
A belső irat formája A címzett neve Helyben Az irat címe alcím Megszólítás! Az irat szövege. Új bekezdés. Keltezés Intézmény aláírása Aláírás beosztás Melléklet(ek): Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 9
Karikázza be a helyes válasz betűjelét! Ellenőrző kérdések 2 1. Az iratkezelés magában foglalja a) a telefonálás szabályait, postabontást, küldemények továbbítását, b) iktatást, szignálást, ügyintéző kijelölését, c) iratok fénymásolását, iktatását, szignálását. 2. Melyik sorrend helyes az ügyintézés folyamatát tekintve? a) Irat érkezése, postabontás, küldemény ellenőrzése, átvétel igazolása, szignálás. b) Küldemény ellenőrzése, irat érkezése, átvétel igazolása, szignálás. c) Irat érkezése, postabontás, szignálás, ügyintéző kijelölése. 3. A szignálás nem más, mint a) A levél saját kezű aláírása. b) A hivatali szerv vezetője kijelöli az ügy elintézéséhez a megfelelő ügyintézőt. c) A levél érkezési dátumának feljegyzése. 4. Az érkeztető bélyegző lenyomatának adatai: a) érkezett, iktatószám, ügyintéző, lejárati határidő, b) ügyintéző, iktatószám, szignálta, selejtezési határidő, c) érkezett, iktatószám, ügyintéző, selejtezési határidő. 5. A levelek irattárban történő tárolásának célja: a) helytakarékosság a titkárságon, b) maradandó értékű, nem selejtezhető iratok tárolása, c) miután egy ügy intézése lezárult, a hozzátartozó levelek megőrzés és visszakereshetőség céljából az irattárba kerülnek. 6. Milyen iratok selejtezhetők? a) Minden olyan irat, aminek az ügyintézése lezárult. b) Egy év után minden irat. c) Minden olyan irat, amelynek az őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt, és nem maradandó értékű irat. 7. Milyen kategóriákba soroljuk az iratokat? a) Levéljellegű iratok. b) Ténymegállapító iratok. c) Mindkettő. 8. A külső levelek fő részeinek helyes sorrendje? a) Fejrész, főrész, zárórész. b) Főrész, fejrész, zárórész. c) Iktatási-irattározási adatok, a levél szövege, aláírások. 9. Mit tartalmaznak az iktatási-irattározási adatok? a) Dátum, ügyintéző, hivatkozási és iktatószám. b) Keltezés, iktatószám, hivatkozási szám, ügyintéző(k). c) Keltezés, iktatószám, érkezett. 10. Belső irat a következők közül: a) jegyzőkönyv, körlevél, jelentés, feljegyzés, b) szállítási értesítés, körlevél, megrendelés, jelentés, c) szerződéskötés, ajánlattétel, feljegyzés. 2 Megoldás a Fogalomtár végén található. Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 10
FOGALOMTÁR Belső irat Beszámoló Címzett Elismervény Érkeztetés Feljegyzés Iktatás Iktatásiirattározási adat Iktatókönyv Irat Iratkezelési szabályzat Irattár Irattári terv Irattározás Jegyzőkönyv Jelentés A szervezetek belső levelezésébe tartozó irat. Egy adott hivatalos tevékenység meghatározott időszakáról szóló szakmai összefoglaló, melyet egy munkatárs, beosztott készít a munkahely különböző vezetői részére. Az a személy, szervezet, intézmény, akinek a levelet küldik. Valamely tárgy a pénz kivételével átvételének írásos bizonyítéka. Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt. Fontosnak tartott tények, állapotok, helyzetek, intézkedés, feladatteljesítés írásos rögzítése. Az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait; elektronikus irat esetében az iktató képernyő rovatait töltik ki. A nyilvántartásba vételhez szükséges adatok )pl. iktatószám, ügyintéző). A szerv rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is. Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett A szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv. Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. A köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. Valamely esemény tárgyát, körülményeit írásban rögzítő okirat jellegű írás Informáló, tájékoztató, felvilágosító irat, a hivatali életben a beosztott írja a Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 11
Kiadmányozás Levéltár Mutatózás Nyugta Postabontás Postai utalás Postázás Selejtezés Selejtezési jegyzőkönyv Szignálás Tájékoztató Ügyintézés Ügyirat Ügyvitel vezetőnek. (kiadványozás):a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés), tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről ("K" betűjellel). A maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. A nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél. Pénz átvételéről szóló irat. Az érkezett iratok leellenőrzése utáni fázis, és a nyilvántartásba vétel céljából történő művelet. A küldemények kézbesítésére vonatkozó utasítás (ajánlott). A lezárt ügyintézői folyamat eredményeként elkészített levél postára adása a címzett részére. Az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése. A selejtezési munkálatoknak az a dokumentuma, amely a selejtezést végző nevét, ellenőrző nevét, felvétel dátumát, a központi irattárnak selejtezésre javasolt átadandó iratokat tartalmazza. Az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részéről, akinek hatáskörébe tartozik, az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasítás kiadása, az ügy kiadmányozása. Olyan írásos kommunikáció, amelyben valakit vagy valamely szervet, intézményt tájékoztatnak, azaz közölnek vele valamit. Valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. A szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. Az ügyintézés mozzanatainak egymásutánja, azok összessége. Magában foglalja mindazokat a formai és technikai feltételek, szolgáltatások teljesítését, amelyek az érdemi ügyintézéshez szükségesek. Az ellenőrző kérdések megoldása: b, a, b, c, c, c, c a, b, a Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 12
Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 13
Gyakorlati tananyagrész Külső és belső iratok szerkesztése 5 óra az iratok szerkezeti részeinek ismertetése minta alapján külső és belső irat szerkesztése a hivatali iratok adatainak szabályos elrendezése az iratban A következő feladatok megoldásával a tanuló gyakorlottá válik a hivatali iratok szerkesztésében, megismeri az iratok különböző szerkezeti részeinek formai követelményeit, alkalmassá válik a levelezés szabályai szerint egyszerű és hivatali leveleket szerkeszteni megadott adatok és levélszöveg alapján. Különbséget tud tenni a külső és belső iratok között mind tartalom, mind formai tekintetben. Az egyszerű ügyirat formája Az irat címe 1 üres sor Szöveg. 1 üres sor A szöveg folytatása. 1 üres sor Keltezés 3 üres sor Az intézmény neve 3 üres Aláírás(ok) beosztás Melléklet(ek): Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 14
Készítsen egyszerű ügyiratokat a minta segítségével! N y u g t a 6 250 Ft-ról, azaz Hatezer-kettőszázötven forintról. Ezt az összeget a mai napon a Török Aladár Gimnázium pénztárába a farsangon eladott tombolajegyek ellenértékeként befizettem. Budapest, 20 (hónap). (nap) Ujj Róza tanuló (a pénz átadója) Zerge Ferenc pénztáros (a pénz átvevője) Elismervény Elismerem, hogy a mai napon a Diákszövetségtől 5 db számítógépet átvettem az iskolai számítástechnikai verseny lebonyolításához. Budapest, 20 (hónap). (nap) Prekop Attila Hunyadvár Általános Iskola 8. a osztályfőnöke Meghatalmazás Meghatalmazom Horváth Lászlónét, hogy a címemre érkező postai küldeményeket 20 június és július hónapjaiban helyettem felvegye. Bókaföldvár, 20 (hónap). (nap) Gubai Piroska Horváth Lászlóné meghatalmazó meghatalmazott 2578 Bókaföldvár, Hajagos u. 56. 2578 Bókaföldvár, Fő u. 4. Tanúk: Piros Ottó Zoltai Kálmán 2578 Bókaföldvár, Gyár u. 6. 2578 Bókaföldvár, Nyár u. 47. Szig. sz.: 456789 AB Szig. sz.: 878955 BV Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 15
Készítse el a minta alapján az egyszerű ügyiratokat! PÁLYÁZAT Tájékoztató Tájékoztatjuk Önöket, hogy régi iparági partnerük, az Országos Villamos-távvezeték Részvénytársaság szervezetében átalakult, megújult. Az új szervezeti rend kialakításának célja az OVIT Rt. működésének korszerűsítése és racionalizálása, versenyképességének javítása és ennek érdekében az üzemviteli és lét e- sítési tevékenységek technikai, gazdasági és szervezeti szétválasztása oly módon, hogy egyúttal megvalósuljon az alaphálózat új, kezelői típusú egyensúlyának és értékeinek megőrzése. Céljaink megvalósítására dolgoztuk ki az új szervezeti és működési szabályzatot és ennek szellemében hoztuk létre az Üzemviteli Igazgatóságot Tóth Ferenc igazgató és Somogyi István igazgatóhelyettes vezetésével. A gazdálkodás irányítását továbbra is Király Gyula igazgató látja el. Meggyőződésünk, hogy az átalakulás kapcsán változatlan marad az alaphálózat üzemviteli biztonsága. Az Önök cégével való további sikeres együttműködés reményében a közeljövőben szeretnénk további információval személyesen is felkeresni Önöket. Budapest, év, hó, nap Országos Villamos-távvezeték Rt. Lengyel Gyula vezérigazgató Feljegyzés Nagy János úrnak 1. A Tiszavidéki Fémművek anyagellátási osztálya arról értesíti, hogy a bakelit tubussapkák szállítására nem áll módjában póthatáridőt adni. Ha a szerződés szerinti határidőig kötelezettségünknek nem teszünk eleget, kötbérigényüket bejelentik. 2. A Zalaegerszegi Gabonaértékesítő Egyesülés kéri a beküldött ponyvák megjavítását és visszaszállítását 15 napon belül. A telefonon kapott közléseket a mai napon 10 és 12 óra között vettem. Nagykanizsa, 2011. január 25. Űr Balázsné adminisztrátor Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 16
Szekeres Zoltán igazgatóhelyettes részére Helyben Emlékeztető a diákparlament üléséről Tisztelt Igazgatóhelyettes Úr! A Balatoni Rehabilitációs Iskola december 5-én diákparlamenti ülést tartott. Az ülésen az alábbi határozatok születtek: 1. Meg kell szüntetni az utóbbi években nagy mértéket elért késéseket, ezért elektronikus beléptető megépítését javasolják. 2. Hatékonyabban kell ellenőrizni a tiltott dohányzókat, szükség esetén fegyelmi eljárást kell ellenük kezdeményezni. 3. A tanári előtt tanárra várakozó diákokat váltsa fel az újonnan kialakított diákügyeleti rendszer. A javaslatokat a megjelentek egyhangúlag elfogadták. Segesvár, 20. (hónap).. (nap) Nagy Angéla elnök Melléklet: 1 db jelenléti ív Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 17
Balaton-parti Vendéglátó-ipari Részvénytársaság Igazgatósága Szász Botond elnök úr részére Helyben JELENTÉS belső ellenőrzésről Tisztelt Elnök Úr! A cég szakemberei túlszámlázási és hitelrontási ügyek miatt különféle vendéglátó-egységekben belső ellenőrzést végeztek az elmúlt időszakban. Összesen három étteremben jártak, s ennek eredményeképpen a következő megállapítások születtek: 1. Siófokon a Sirály éttermet 2 hétre be kellett zárni, mert nem felelt meg az ÁNTSZ által előírt feltételeknek. Ez idő alatt a konyha egészségügyi festését, takarítását és 2 db mélyhűtő gép javítását is elvégezték. A festési és javítási költségek összesen: 345 000 Ft volt, melyet az étterem tulajdonosának kellett kifizetnie. A munkálatok elvégzése után a szakemberek újból ellenőrzést végeztek, majd megállapították, hogy az étterem újból üzemelhet. 2. Balatonaligán a Kozel étterem 3 hétig nem üzemelhetett, mert romlott élelmiszereket árusítottak, valamint helytelen számlázási módszereket alkalmaztak. 3. Balatonrekettyén a vasút környékén található Hörpintelek söröző működését kellett szüneteltetni szintén 3 hétig, mert illegálisan dohányárut árusítottak. Az ellenőrzések eredményeit a szakemberek jegyzőkönyvbe foglalták, s a megállapításokról az étteremtulajdonosok is kaptak egy jegyzőkönyvi példányt. Balatonbesnyő, 2009. november 18. Tisztelettel Szokolai Tivadarné titkárságvezető Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 18
MASPED-RAKTÁR Zalaegerszegi István igazgató PÁLYÁZAT Győr,.. Iktatószám: 58/20 Ügyintézőnk: Hajnal Virág Budapest Hivatkozási szám: 69/20... Szabadkikötő út 56. 1201 Tárgy: Szállítási értesítés Tisztelt Igazgató Úr! Értesítem Önt, hogy a dél-koreai autógyártól (Kangzsu Kia-Car) megérkeztek a Kia típusú autók. Előzetes telefonbeszélgetésre hivatkozva az autókat a cégük telephelyére leszállítjuk. Szállítási határidő: 20... december 20. de. 11 óra. Szállítási mód: vasúton, darabárként. Az áru ellenértéke az alábbi okmányok ellenében fizethető ki: 5 pld. aláírt kereskedelmi számla, a szállítmányozó cég igazolása az áru visszavonhatatlan továbbításáról, 2 pld. súlyjegyzék, 1 pld. bizonylat, előadói nyilatkozat. Amennyiben a szállítással kapcsolatban kérdés merül fel, érdeklődjön Krizsai Kálmánnénál a 06-60-6549-987 telefonszámon. Tisztelettel Car & Car Kft. 5874 Győr, Pf. 587 Tótfalusi András ügyvezető igazgató Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 19
Szövegszerkesztő programok lehetőségeinek kihasználása iratszerkesztésben 5 óra Iratanyagaink elkészítése közben nap mint nap tapasztaljuk, hogy a szövegszerkesztő és táblázatkezelő program használatának alapos ismerete elengedhetetlenül fontos az igényes feladatok elvégzéséhez. Éppen ezért érdemes a komple feladatok elvégzése előtt egy kis bemelegítést végezni a szövegszerkesztő és táblázatkezelő program alapműveleteinek gyakorlása témakörében. Az alábbi feladatok ezt a célt szolgálják. Készítse el a következő hirdetés szövegét a minta szerint! A Bonus Kft. 2008. március 1-jétől 1 fő jelentkezését várja pénzügyi szakterületre. Feladatok: számlázás, vevői adatbázis kezelése, vevői kapcsolattartás, controlling jelentések elkészítése. Elvárások: középfokú közgazdasági végzettség, hasonló területen szerzett gyakorlat, Word, Ecel ismeretek. Kérjük, hogy pályázatát 2008. február 10-ig a következő címre küldje: palyazat@bonus.hu Készítette: Dr. Tóthné Molnár Judit 20