MAGYAR TUDOMÁNYOS MŰVEK TÁRA A Magyar Tudományos Művek Tára, röviden MTMT egy országosan egységes, közös rendszer a hazai tudományos kutatás hiteles nyilvántartására és bemutatására. Egy olyan nemzeti bibliográfiai adatbázis amelyben, minden magyarországi tudományos kutató elhelyezheti, és így nyilvánossá teheti tudományos munkásságának adatait. A Magyar Tudományos Akadémia Elnökségének határozata alapján 2009 júliusában kezdte meg működését. Azóta a hazai egyetemek, főiskolák nagy része is csatlakozott hozzá és folyamatosan feltölti adatait a közös rendszerbe. A résztvevő intézmények saját adataikat elkülönített módon tudják kezelni, a kialakított intézményi struktúra részlegei (karok, intézetek, tanszékek) és az azokhoz rendelt szerzőkön keresztül. Időközben az MTA korábbi adatbázisainak: a Köztestületi Publikációs Adattárnak (KPA) és a Tudományos Publikációs Adattárnak (TPA) az integrációjával, a köztestületek tagjainak és az akadémiai kutatóhelyek kutatóinak adatai is bekerültek a rendszerbe, és a továbbiakban itt kerülnek nyilvántartásra (a szerzőkön keresztül ezek nagy része is intézményi kezelés alá kerül). A folyamatosan bővülő adatbázis lehetővé teszi, hogy egységes szerkezetben legyenek elérhetők a tudományos intézmények összesített, illetve a tudományos kutatók egyéni közleményei és idéző közleményei, megkönnyítve a pályázatok benyújtását és a kutatási teljesítmény értékelését. Emellett egyszerűen elkészíthető és kis munkaigénnyel karbantartható személyes tudományos bibliográfiát biztosít a kutatók rendelkezésére. A szervezési feladatokat az intézmény számára (adminisztráció: adatrendezés, adatkorrekció, adatellenőrzés, segítségnyújtás a feltöltéshez) általában az egyetemek, főiskolák központi könyvtárai látják el. Koordinálják az intézményi struktúra részlegeinek munkáját, részt vesznek az MTMT szakmai bizottságaiban. (központi bizottságok közös döntéshozás) A szerzők feladatai a rendszerben: o a saját művek (társszerzős közlemények is) és idézők rögzítése az adatbázisban, o ellenőrzés, karbantartás (javítás, kiegészítés) évente legalább egy alkalommal, o a műhöz tartozó szervezeti egység rögzítése, az adminisztrátorokkal közösen Az MTMT szolgáltatásai: o Hiteles tudományos eredmény-nyilvántartás biztosítása modern informatikai eszközökkel (egységes publikációs és idézettség nyilvántartás). o Nyilvános, más rendszerekkel kompatibilis, hivatkozható publikációs lista létrehozása, amely felhasználható az intézményi akkreditációban is és a doktori iskolákkal kapcsolatos követelmények teljesítése során, MTA, OTKA és NKTH pályázatoknál is. o Az akadémikus tagajánlások, az MTA doktora pályázatok beadásának és azok értékelésének segítése o Az adatot szolgáltató intézmények tudományos teljesítményéről összesítés készítése. (az intézmény értékeléséhez felhasználható statisztikák készítése) o A bibliográfiai adatok révén a publikációs lista átmenetet biztosít az intézmény repozitóriumához, továbbá beilleszthető a személyes honlapra. o A rendszer automatikus adatfeltöltést, és megfelelő előkészítéssel adatkonverziót is végez más adatbázisokból.
BELÉPÉS AZ ADATBÁZISBA Az MTMT adatbázisának használatához természetesen szükség van - regisztráció útján kapott - belépési kódokra: felhasználónévre, egy hozzá kapcsolódó jelszóra és egy működő e-mail címre. Aki 2008 előtt az MTMT Köztestületének tagja volt, már rendelkezik belépési kódokkal. Az adatbázis kezdő oldala a www.mtmt.hu URL címről érhető el. A honlap bal oldalán található gombok segítségével információs oldalakhoz jut el a felhasználó, - legfrissebb hírek, az MTMT adatbázisának, intézményének, központi adminisztrátorainak elérhetősége, az MTMT-ben részt vevő felsőoktatási és tudományos kutató intézetek felsorolása, letölthető dokumentumok az adatbázis használatának és az adatbevitelnek a megkönnyítésére, válaszok gyakran ismételt kérdésekre emellett itt található a Keresés és a belépési modul is. Belépési modul: belépés, regisztráció, emlékeztető Letölthető útmutatók, ismertetők MTMT kezdőoldal A felhasználónév és a jelszó beírásával és a Belépés gombra kattintva léphet be a rendszerbe (a kezdőoldal bal felső részén a belépési modulban) és a szerzői adatlaphoz jut a felhasználó, ahol adatait ellenőrizheti, módosíthatja, esetleg pótolhatja, valamint továbbléphet az adatbeviteli szerkesztői oldalra. ELFELEJTETT KÓDOK PÓTLÁSA Ha a kutató korábban már regisztrált a rendszerbe, de elfelejtette a felhasználónevet, azt a központi vagy intézményi adminisztrátortól tudja megérdeklődni. A felhasználói név egyeztetésekor érdemes a korábban megadott e-mail cím helyességét is ellenőrizni, mivel a jelszó pótlása a rendszeren keresztül automata e-mail küldésével történik. Elfelejtett jelszó pótlására - a felhasználónév birtokában - a kezdőoldal jelszó emlékeztetőjének használatával van lehetőség (a Belépési modulban található).
Jelszó-emlékeztető oldal REGISZTRÁCIÓ A regisztrációt szintén a kezdő oldal belépésre szolgáló részén, a Regisztráció gombra kattintva lehet kezdeményezni: A megjelenő oldalon egy regisztrációs adatlapot kell kitölteni (a csillagozott adatmezők kitöltése kötelező), majd a Regisztrálok gombra kattintás után a következő üzenet jelenik meg: Elektronikus levélben elküldtünk egy visszaigazolást kérő hivatkozást. A jelentkezési folyamat befejezéséhez kérjük, igazolja vissza az e-mail megérkezését a hivatkozásra kattintással, valamint az üzenet alatt a regisztrációkor megadott adatok láthatók. Amennyiben ez az üzenet és az adatok nem láthatóak a képernyőn, vagy üres ablak jelenik meg, a regisztráció nem volt sikeres. Ebben az esetben a központi adminisztrátorokhoz kell fordulni. Sikeres regisztráció után egy levelet küld a rendszer a megadott e-mail címre, az abban szereplő URL-re kattintva erősíthető meg a regisztráció. (Előfordulhat, hogy az url cím nem kattintható, ilyenkor egy üres böngészőablak címsorába bemásolva érdemes megjeleníteni azt) A megerősítést követő 2 munkanapon belül megtörténik a regisztráció, a kódok e-mail-ben történő megküldésével.
SZERZŐI FELÜLET SZERZŐI ADATLAP Ezen az oldalon találhatóak a szerzőt érintő legfontosabb, legújabb hírek, az utolsó belépés időpontja, a szerző adatai: a név, a rendszer által nyilvántartott formában, MTA osztály és az intézmény, amelyhez tartozik, az azonosítók (MTMT, KPA), a jóváhagyott közlemények és idézetek száma, valamint a megadott e-mail cím(ek), személyes honlap, Researcher és Scopus ID, tudományos fokozat(ok). Fontos, hogy a Publikációs/idézettségi adatok érvényessége mezőbe bekerüljön egy dátum, (lehetőség szerint, ameddig az adatok frissítve vannak) mert a szerző felhasználóneve illetve az ehhez kapcsolt, jóváhagyott közlemények és idézők, továbbá a tudományos eredményeket, publikációkat összefoglaló tudománymetriai táblázat csak ennek megléte után válik publikussá (láthatóvá) a nyilvános felületen. Szerzői oldal - adatlap Az oldalon található menüpontok: o Segítség: Az éppen aktuális oldal súgója, segítség, leírás az egyes funkciókhoz o Levelek: Saját, rendszeren belüli (a központi adminisztráció és a szerzők közötti) levelezés. A gomb mögött zárójelben két szám látható: a törtvonal előtti az olvasatlan üzenetek, a második az elvégzetlen, levelezéssel kapcsolatos feladatok számát mutatja. o Jelszó: A megnyíló aloldalon megváltoztatható a jelszó. Az új jelszónak tartalmaznia kell legalább egy kis- és egy nagybetűt, valamint egy számot, illetve minimum 7 karakterből kell állnia o Fórum: A felmerülő probléma (hibabejelentés, kérdés, segítségkérés, hiányzó adatok felvételének kérése) rendszeren keresztül történő megoldása, gyors visszajelzés az MTMT központi munkatársaitól (belső levelezésen keresztül). o Kereső (Gyorskereső): az adatbázisban található nyilvános, szerzők és intézmények által jóváhagyott, illetve feldolgozás alatt státuszú publikációit és hivatkozásait keresheti különböző feltételek szerint a regisztrált felhasználó. A keresőben megjelenő lista, amennyiben a publikációkat, hivatkozásokat a szerző nem hagyta jóvá, nem
azonos a nyilvános keresőben (MTMT portáljáról elérhető nyilvános keresőben) megjelenő listákkal. o Adatbevivő, szerkesztői oldal: a publikációk beírására és/vagy javítására szolgáló felület ADATBEVIVŐ, SZERKESZTŐI OLDAL Itt találhatók az egyes adatbeviteli tevékenységcsoportok és menüpontjaik. Tulajdonképpen ez az oldal a kiindulópontja, minden szerzői tevékenységnek. Az ajánlott adatfelvitel lépései: (Az oldal alsó része) Az oldalon egy 16 lépésből álló adatfelviteli menü található, amely 3 részre bontva kezeli a szerzői lépéseket (a közleményekre, az idézőkre vonatkozó lépések és a már meglévő lista kezeléséhez kapcsolódó tevékenységek), segítve ezzel a tudományos munkásságra vonatkozó bibliográfiai adatoknak az adatbázisban való megfelelő elhelyezését. Közlemények bevitele: 1. Társszerzők által felvitt közlemények magamhoz rendelése: Itt az adattárban már meglévő, társszerzők által korábban felvitt, nyilvános (jóváhagyott) közlemények között lehet keresni, majd saját publikáció találata esetén a hozzárendelést végrehajtani. 2. Mycite import: Egyelőre inaktív lehetőség, az eszköz a mycite alapú adatbázisok közötti adatmozgatásra szolgál. 3. Import adatbázisokból: A lépés az adatbázisokból (WoS, Scopus, MATARKA) exportált adatok beolvasására szolgál. 4. Saját felvitelű közlemények magamhoz rendelése: Itt van lehetőség az adatbázisokból importált, illetve a saját felvitelű szerzőhöz még nem kapcsolt rekordok felhasználóhoz rendelésére.
5. Kézi közleményfelvitel: A közlemény adatainak kézi bevitelére szolgál. Más adatbázisból nem importálható adatok bevitelére ajánlott. 6. Duplumellenőrzés és törlés: A duplumellenőrző eljárás elkészültéig a duplumokkal kapcsolatos műveletek csak kézzel végezhetők el, a közleménylistán a szerkeszthető tételeknél a Duplum vizsgálat gombra kattintva. Az egyes duplum rekordok törlése a hozzá tartozó idézőket is törli, vagyis a szükségeseket először át kell mozgatni a megmaradó rekordhoz. A törlési művelet csak a szerzői jogosultságú közleményeknél hajtható végre, de a duplumnak észlelt közleményeket meg lehet jelölni és a későbbiekben törlésre javasolni (magasabb jogosultságú adminisztrátoroknak). Idézők bevitele: 7. Szerzőtársak által felvitt idézők elfogadása: Ez a menüpont jelenleg még nem érhető el, a létrehozott idézők most minden társszerzőnél megjelennek. 8. Idézőimport adott közleményekhez: Az idéző publikációk (Web of Science, SCOPUS adatbázisból) mentett listájának betöltése egy adott publikációhoz. 9. Függő/független jelölés: A betöltött idézők jelölése: függő vagy független (van-e közös szerző az idézettek és az idézők között), importáláskor ugyanis a nem vizsgált státuszt kapják az idézők. 10. Import irodalomjegyzékkel: Amennyiben az idézők mentése irodalomjegyzékkel történt, az MTMT segít abban, hogy a szerző az irodalomjegyzék egyes tételeit összekösse saját publikációival. A hivatkozó közlemény adatai egy lépésben hozzárendelhetők az összes olyan közleményhez, amelyekre hivatkozott. 11. További jelölések, ha kell (hazai/nemzetközi): Amennyiben a szerző vagy az MTA-osztály igényli, az MTMT-ben tárolni lehet, hogy az idéző közlemény hazai vagy nemzetközi kiadású, illetve, hogy az idéző szerzők között van-e magyar vagy nincs. 12. Kézi idézőfelvitel: Az adatbázisokból (SCOPUS, WoS) nem található rekordok kézi bevitele lehetséges e menüpont alatt. 13. Duplumellenőrzés és törlés: A duplumellenőrző eljárás elkészültéig a duplumellenőrzés kézzel végezhető el, a szerkesztési listán először az Idézők majd az egyes idézőknél a Duplum vizsgálat feliratú gombra kattintva a szerzői jogosultság erejéig. Listakezelés: 14. Saját tudománymetriai táblázat (adatellenőrzés): Ez a menüpont az MTMT nyilvános keresőjéhez jelent kapcsolatot, ahol megtekinthetők és rendezhetők a közlemény és hivatkozási adatok, a tudománymetriai táblázat, illetve az adatok mentésére is lehetőség van. 15. Szerkesztés/jóváhagyás: A megjelenő, szerkeszthető listán elvégezhető a közlemények ellenőrzése és szerzői jóváhagyása, illetve módosítása (adatgazdaként)
16. OTKA táblázat Összesítés az MTMT adatbázis alapján, az OTKA követelményeinek figyelembevételével. Természetesen nem kötelező a felsorolt lépések szerint haladni az közlemények bevitelekor, a Váltás korlátozás nélküli adatfelvitelre gomb megnyomásával (az oldal jobb szélén középmagasságban látható) szabadon lépegethetők a különböző menüpontok, nincs korlátozva a mozgás - a sorrend szerint - a lépések között (Visszatérés: Váltás ajánlott adatfelvitelre ). Míg az ajánlott adatfelvitelnél a lépések kizárólag az ajánlott sorrendben hajthatók végre, addig a korlátozás nélküli adatfelvitelnél a lépések bármilyen sorrendben kiválaszthatók és végrehajthatók. A rendszer alapértelmezetten az ajánlott adatbevitelt kínálja fel, az éppen aktuális állapotról az oldal közepén látható Szerkesztés" felirat mellett ad tájékoztatást. Elvégzésre váró teendők (az oldal jobb felső része) Az Elvégzésre váró szerzői teendők (saját/társszerző) mellett jobbra látható számok a különböző szerzői tevékenységre váró közlemények és idézők számát mutatják saját hatáskörben (a törtvonal előtti szám), és társzerzői vagy adminisztrátori hatáskörben (a törtvonal utáni szám). Ez a lista a hiányos, jóváhagyatlan, szerzőhöz még hozzá nem rendelt tételeket mutatja meg. Ha a szerző a törtvonal előtti számra kattint, az adott publikációk, illetve az adott idézők listája nyílik meg egy új ablakban, ahol saját hatáskörben elvégezheti azok szerkesztését A társszerző elvégzésre váró teendői (a törtvonal utáni szám) természetesen nem végezhetőek el, ilyenkor meg kell várni, amíg a szerzőtárs maga végzi el, esetleg meg lehet kérni rá, vagy a központi, illetve az intézményi adminisztrátor (intézményi társszerző esetén) segítségét kérni a teendők elvégzésére. Javítható szerzői lista (az oldal felső részén középen) A szerzői oldalon található összes közleményt megjelenítő lista. Itt is elvégezhetőek - az összes közleményt látva - a szerzői műveletek: szerkesztés, törlés, ellenőrzés, idézők hozzákapcsolása a közleményekhez. Az áttekinthetőség és szerkeszthetőség megkönnyítésére a lista több szempont szerinti rendszerezésére (Felviteli sorrend (alapértelmezett), Első szerző, Cím, Év, Típus, Folyóirat címe, Idézetek, Impact factor szerint) és válogatott listák megjelenítésére (Hiányosak (saját), (társ), Jóváhagyatlanok (saját), (társ), Import stb.) is van lehetőség. Ha egy publikáció adatai alatt nincs szerkesztés gomb, akkor az más szerző tulajdonában van, a változtatás jogosultsága őt illeti meg. Ilyen esetben az adminisztrátorok is segíthetnek (intézményi, központi). Listák (az oldal bal felső része) A - szerző, társszerző, adminisztrátor által - bevitt adatok alapján nyilvánosan, illetve belépés után elérhető listák jeleníthetők meg, melyeket a külső szemlélő lát a szerző publikációs adatairól. o Értékelő lista o Belépve, a keresőben látszó lista
o Publikus keresőben látszó lista (az adatbázis nyilvánosan, belépési kódok nélkül elérhető keresője) o Munkásság, mely a honlapra is beköthető Ezek mellett a szerző által kiválogatott publikációk egyéni listáit is meg lehet jeleníteni. (Válogatott publikációk listái) KERESÉSI LEHETŐSÉGEK AZ ADATBÁZISBAN A felhasználó nevének és a közleményeknek/idézeteknek a megjelenítése a nyilvános felületen három kritériumhoz kötődik. Adott felhasználó neve a keresőben akkor látható, ha kitöltötte (vagy kérésére az adminisztrátor beírta) a Publikációs/ idézettségi adatok érvényessége mezőt. Adott felhasználó közleményei és idézetei pedig csak akkor láthatók, ha a szerzői hozzárendelés és a jóváhagyás megtörtént. Gyorskeresés Nyilvánosan elérhető a www.mtmt.hu oldalról a Keresés az adatbázisban vagy belépés után a szerzői adatlap menüjében a Kereső gombra kattintva. A gyorskereső a tudományos publikációkban keres. (A Részletes keresőben van lehetőség a megfelelő jelleg beállításával - pl. ismeretterjesztő, oktatási - nem tudományos közlemények keresésére is.) Az oldalon két, egymással ÉS kapcsolatban álló szempontot lehet beállítani: Kutató/szerző nevének részlete : Az adattárban azonosított szerzőre keres, karaktersorozat alapján. A vezetéknév első karaktereinek beírása után a Szerzőkeresés gombra kattintva, a megjelenő menüből ki kell választani a megfelelő szerzőt, akinek a publikációi között a keresés történik, vagy akinek publikációs listáját megjeleníteni kívánjuk. A kereső a szerzőt csak akkor veszi figyelembe, ha neve a lehúzó menüben ki van választva. Az üres lehúzó menü illetve helytelen karaktersorozat nem vesz részt a keresésben. A Szavak, szókezdetek (mindegyik) mezőben különböző, legalább háromelemű karaktersorozatokra lehet keresni a közlemények között, a szavak elején. A rövidebb karaktersorozatokra a rendszer nem ad találatot, kivéve a számok esetében. Ha a keresőablakban szóközzel leválasztott karaktersorozatok vannak, a program mindegyiket külön keresőkérdésnek veszi, és olyan közleményeket fog felsorolni, amelyek az összes keresőkérdésnek együttesen megfelelnek. A Gyorskereső a következő mezőkben keres: DOI, kezdőoldal, szerzői nevek, cím, alcím, absztrakt, folyóirat hosszú név, város, megjegyzés, kulcsszó, illetve az Egyéb típus szöveges mezői. A Keresési feltételek törlése gomb kiüríti a mezők tartalmát.
Részletes keresés Sokféle keresési szempont megadására ad lehetőséget. A Kutató/szerző nevének részlete mező itt is hasonlóan működik, mint a gyorskeresőnél. A szabad mezőkben szóközzel elválasztott karaktersorozatok mindegyik vagy akármelyik előfordulására, pontos karaktersorozatra, illetve pontosvesszővel elválasztott karaktersorozatok bármelyikére lehet keresni a legördülő mezőből kiválasztott adatelemek között (szerző, cím, alcím, kivonat, folyóirat, városnév vagy bármelyik mezőben). A pontosvesszővel elválasztott karaktersorozatok keresése például, akkor hasznos, ha valakinek ismerjük több szerzői nevét.: "Egyik szerző": Kiss I; I Kiss; Istvan Kiss; Kiss Istvan stb. Lehetőség van karaktersorozatok szó elején történő előfordulásának kizárására is. (A Szavak, szókezdetek kizárása (akármelyik) mező használatával) A Típus", Besorolás", Jelleg", valamint az Intézmény opciókkal a találati lista finomítására, szűkítésére, valamilyen szempont alapján történő korlátozására van lehetőség. Az Év és az Azonosító mező kitöltésekor vagy pontos számot lehet beírni, vagy intervallumot, vagy pontosvesszővel elválasztott számokat (például 2004, 2004-2006, 2004; 2006) Az idézők évek és források szerinti szűkítésére is lehetőség van ennek a keresési típusnak a használatával. Találati lista testreszabása A keresők találati oldalán meg lehet határozni, hogy az adott lista milyen sorrendben, milyen kiegészítő információkkal és idéző megjelenítéssel jelenjen meg. Minden beállítás után a Beállítások érvényre juttatása gombra kattintással lehet a kívánt listát előállítani. A Lista típusa legördíthető menüben lévő Letölthető formátumok gombot választva többféle lista kinyerésére van lehetőség.
Az oldal tetején található gombok, legördíthető mezők és jelölőnégyzetek segítségével a lista tetszőlegesen testreszabható. A jelölőnégyzetek aktívvá tételével különböző adatelemek listában történő megjelenítésére van lehetőség (impakt faktor, státusz és azonosító, URL, típus, megjegyzés, nyelv, absztrakt, csak független idézők, szövegkörnyezet). A listában megjelenő közlemények és hivatkozások rendezése is módosítható (Idézők, formátumok, adatelemek, egyéni listák, státusz szerinti rendezési lehetőségek állnak a felhasználó rendelkezésére). Idézők megjelenítésének lehetőségei A rekordok sorrendbe rendezésének lehetőségei Lista testreszabása Munkásság A munkásság oldal csak abban az esetben érhető el a felületről, ha a keresőben a Kutató/szerző nevének részlete sorban, az adattárban azonosított szerzőre történt a keresés. A feliratra kattintva a kiválasztott szerző tudományos jellegű közleményei jelennek meg. Külön beállítással ezen az oldalon (és csak itt) elérhető a szerző teljes közleményjegyzéke is: a fejlécben a Beállítások gombra kattintva, majd a Csak tudományos jelölőnégyzetből a pipa kivétele, és a Beállítások érvényesítése gomb megnyomása után. A Beállítások opció alatt itt is lehet az adott listát alakítani, hogy milyen kiegészítő információkkal és idéző megjelenítéssel jelenjen meg. A Munkásság aloldal alkalmas arra,
hogy a szerzők a személyes vagy intézeti honlapon publikációs listaként erre az oldalra irányítsák az érdeklődőket. AZ ADATBÁZIS LEGFONTOSABB FOGALMAI Adminisztrátor: az adatbázis adminisztrációs teendőivel megbízott személy. Lehet központi adminisztrátor (1 3 szint) vagy intézményi adminisztrátor (4 6 szint). Szerző vagy felhasználó: az a természetes személy, aki az adatbázisba személyesen az online regisztrációs űrlap segítségével vagy adminisztrátori létrehozással bekerül. Belépési kódokkal rendelkezik, melyekkel a saját felületére léphet be adatbevitel céljából. Szerzői név: az a név, ami a közleményekben, hivatkozásokban szerepel a szerzői névsorban. Egy felhasználóhoz több szerzői név is tartozhat. Szerzői hozzárendelés: a felhasználó és a közleményében használt szerzői név összekapcsolása. A felhasználó életművében szerzői hozzárendelés hiányában nem láthatóak a közlemények. A hozzárendelés hiányát! jelzi. Közlemény vagy publikáció: az adatbázis regisztrált felhasználója által írt tanulmány, könyv vagy annak részlete, disszertáció, folyóiratcikk stb. Idéző vagy hivatkozás: adott közleményre történt utalás egy másik közleményben Adatgazda vagy tulajdonos: az a személy, aki a bekerült közleményt vagy hivatkozást szerkesztheti. Felhasználói szempontból egy közleménynek csak egy adatgazdája lehet, általában az a szerző, aki a közleményt, idézetet bevitte az adatbázisba. Intézmény, részleg hozzárendelés: a közlemény szerzői néven keresztül való intézményhez vagy annak részlegéhez kapcsolása. Jóváhagyás: szerzői elismerés a közlemény vagy idéző felvitele és ellenőrzése után. Az adatbázisba bekerült publikáció így válik késszé és egyúttal láthatóvá, nyilvánossá. Később persze még módosítható, ilyenkor újra jóvá kell hagyni. Admin láttamozás vagy admin jóváhagyás: az adminisztrátor által ellenőrzött és bibliográfiailag helyes közlemények, hivatkozások megjelölése (akadémiai, doktori eljárások előtt használatos). Nyilvános kereső: az adatbázis nyilvánosan, belépési kódok nélkül elérhető keresője
AZ ADATFELVITEL LÉPÉSEI Társszerzők által felvitt közlemények magamhoz rendelése (1. lépés) A gombra kattintva a korábban már ismertetett keresési felületre jut el a felhasználó. Azokat a társszerzőket és az általuk beírt közleményeket érdemes itt keresni, akikről feltételezhető, hogy a közös cikkeket már felvitték az adatbázisba. A Kutató/szerző nevének részlete mezőben a keresett személy nevének első néhány karakterét megadva, majd a Szerzőkeresés feliratú gombra kattintva a megjelenő menüből kiválasztható a megfelelő szerző neve. (A kereséskor a szerzőt csak akkor veszi figyelembe a rendszer, ha neve a legördülő menüből ki lett választva.) Ha nem ismeretes, hogy társszerző által került-e már be közlemény az adattárba, a szabad mezőket használva lehet a saját szerzői névre vagy a közleménycímekre keresni. o A Szavak, szókezdetek (mindegyik) sorban különböző, legalább háromjegyű karaktersorozatokra lehet keresni a közlemények között, a szavak elején. Rövidebb karaktersorozatokra és számokra a rendszer nem ad találatot. o Szerzői névkeresésre a Karaktersorozat vagy a Pontos mezőtartalom keresőmezők használata ajánlott. Mindkettő használatánál a legördülő menüben érdemes a bármelyik mezőben opció helyett az egyik szerzőben beállítást választani o Az Év, Intézmény, Típus stb. mezővel szűkíthető a találatok listája. A találati listában csak a már láthatóvá tett, jóváhagyott közlemények jeleníthetőek meg. Szerzői hozzárendeléshez a saját, piros színnel szereplő szerzői névre kell kattintani, majd megerősítés után megtörténik a hozzárendelés. A szerzői név alá ebben az esetben odakerül a felhasználó adatbázisban használt neve és szakterülete is. Az ablak bezárása után (jobb felső sarok, kilépés) a szerkesztői oldalon a javítható szerzői listában megjelennek a hozzárendeléssel összegyűjtött közlemények. Hozzárendelés Már hozzárendelt szerzői név
Import adatbázisokból (3. lépés) E menüpont alatt van mód a más - hazai, illetve nemzetközi - adatbázisban megtalálható publikációs adatok betöltésére, importjára. A rendszer jelenleg az alábbi adatbázisokból származó adatok feldolgozását, importját teszi lehetővé: o SCOPUS - jogosultsághoz kötött o ISI Web of Science - jogosultsághoz kötött o MATARKA - nyilvános o PubMed nyilvános Az adatok feldolgozása két lépésben történik: o a publikációs adatok adatbázisból történő exportálása: Leegyszerűsítve a folyamat a következő: Keresési feltételek beállítása az adatbázisban (Szerző, cím, esetleg időintervallum), a találati listán a megfelelő tételek kiválasztása, majd exportálása (MATARKA: Kosárba rakás majd RIS formátumban exportálás; WoS: Save WoS formátumban; Scopus: Export, RIS Complete format), a fájl gépre mentése.
o a letöltött adatok betöltése, importja Az MTMT-ben az import során a formátumot (WoS fájl importálásakor Publikáció - Web of Science; Scopusnál és a MATARKA-nál Publikáció-RIS ), a nyelvet (angol - Scopus, WoS, magyar - MATARKA), valamint a tudományos jelleget kell/lehet beállítani. Ezután a fájlok beolvasása, majd mentés következik, és máris megjelennek a közlemények a szerző oldalán. Az importálás elvégezhető duplum vizsgálat nélkül és azzal összekapcsolva is. Ezután még ki kell egészíteni az adatokat, amelyek hiányoznak (például a Besorolás mezőt, mivel ilyen adatmező az említett adatbázisokban nincs, ez nem töltődik fel az import során), és jóváhagyni a közleményt.
A folyamat lépéseinek leírása minden adatbázishoz külön segédletben áll rendelkezésre az MTMT portáljáról elérhető MTMT Dokumentumok menüpont (bal oldali információs menüpontok) alatt. Útmutató a Web of Science adatbázisból való adatátvételhez (2011. 04. 28.) http://www.mtmt.hu/sites/default/files/wos110428.pdf Útmutató a Scopus adatbázisból való adatátvételhez (2011.04.28.) http://www.mtmt.hu/sites/default/files/scopus110428.pdf Útmutató a Pubmed adatbázisból való adatátvételhez (2011.04.28.) http://www.mtmt.hu/sites/default/files/pubmed110428.pdf Útmutató a MATARKA adatbázisból való adatátvételhez (2011.04.28.) http://www.mtmt.hu/sites/default/files/utmutato_a_matarka_adatbazisbol_valo_adatatvetelhez.pdf Idézőimport adott közleményekhez (8. lépés) Az adatok feldolgozása itt is két lépésben történik: o a publikációs adatok adatbázisból történő exportálása: A WoS adatbázisban a Cited reference search, hivatkozáskereső használatával idézett szerzőre, vagy műre (ha adott közleményhez akarunk exportálni, ez a célszerű) kereséssel, majd a találati lista szelektálása után a Full Record plus cited Reference gomb megnyomásával történik az exportálás. A Scopus adatbázisban szerzőkereséssel Author Search, majd a szerző dokumentumainak megtekintésével (Show Documents), a megfelelő dokumentum idézőinek behívásával (View Citation), szelektálásával és exportálásával hajtható végre a művelet. Idézett közlemény adatai o a letöltött adatok betöltése, importja A kiválasztott közleményhez az Idéző import...(új böngésző ablakban) feliratra kattintva lehet hozzácsatolni a Web of Science-ből vagy Scopusból származó idéző közleményeket.
Az új felületen megjelennek az importált tételek. Amennyiben nem duplumok, az előttük lévő négyzet ki van pipálva, s a Mentés gombbal befejezhető az importálás. Duplum esetében az idéző sorszáma mellett egy legördülő menü jelenik meg a következő választható opciókkal: Kihagy: Az adott idéző nem lesz beolvasva Ment: A beolvasást a rendszer a duplumjelzés ellenére is elvégzi Kiegészít: A beolvasást az itt pluszban talált információk (absztrakt, irodalomjegyzék, DOI, WOS, PubMed, Scopus azonosítók) erejéig elvégzi, a már rendszerben lévő tételhez hozzáírva azokat A fenti opciók kijelölése után a Mentés gombbal befejezhető az importálás. Az idéző közlemények export és import folyamatának lépései is részletesen elolvashatók a korábban már említett segédletekben.
Import irodalomjegyzékkel (10. lépés) Ennek a menüpontnak a használata csak gyakorlott, a programot jól ismerő felhasználók számára ajánlott. Nem nagyon sok idéző (max. 50-100), például éves kiegészítés feldolgozása esetén érdemes alkalmazni. Első lépésként (export) a szerzőre vonatkozó hivatkozások listáját úgy kell kigyűjteni az adatbázisból, hogy a hivatkozó közlemények adatai mellett a hozzájuk tartozó irodalomjegyzék is mentve legyen, forrásként használhatók mindazon adatbázisok, amelyek idézőket és azokhoz irodalomjegyzékeket szolgáltatnak, például: a Web of Science (Full record + cited references) vagy a Scopus (RIS Complete format) Az import (2. lépés) során az Idézők beolvasása hivatkozási listákkal" menüpont választásával, az elmentett állomány kiválasztása után az idézeteket össze kell rendelni a saját közleményekkel. (rákattintás az irodalomjegyzék tételére, függő/független jelölés beállítása, Mentés, OK, Vissza, Vissza, publikációk listájának megtekintése", idézők jóváhagyása egyenként) Hozzárendelés után: Hozzárendelés előtt (importálás után Hozzárendelés után
Saját felvitelű közlemények magamhoz rendelése (4. lépés) Az adatbázisba import útján bekerülő közleményeknél a rendszer nem minden esetben tudja automatikusan hozzákapcsolni a szerzőt, mint felhasználót a közleményben szereplő szerzői névhez (szerzői hozzárendelés). A hozzárendelést azonban el kell végezni, mivel ez a feltétele a közlemény szerzői listákban való megjelenítésének és adatbázisban való azonosításának. A művelet elvégezhető az Elvégzésre váró szerzői teendők -ben a hozzárendeletlen publikációk melletti számra kattintva is. A megjelenő új ablakban két módon lehet a hiányzó szerzői hozzárendeléseket pótolni: o Az üres mezőbe a közleményekben szereplő szerzői nevet beírva (amennyiben többféleképpen kerültek be a szerzői nevek, akkor egyesével megadva), majd a Hozzáad gombra kattintva a rendszer azoknál a közleményeknél elvégzi a szerzői hozzárendelést, amelyeknél a megadott szerzői nevet megtalálta. o a listában lévő (saját szerzői nevet tartalmazó) közlemények jelölésével majd az Egyedi jelölés gomb megnyomásával a kijelölt közleményeknél megtörténik a szerzői hozzárendelés. A fent leírt módszerrel szerzői hozzárendeléssel ellátott közlemények eltűnnek a megnyitott oldalon a listából, így optimális esetben az oldal a folyamat végére üres lesz. A hozzárendelés a Javítható szerzői listában is elvégezhető, a közlemények szerkesztésével. A szerzői hozzárendeléssel nem rendelkező közlemények sorszáma mellett! jel található. Ezeknek, a publikációknak az adatlapján a Szerző linkre kattintva, a megjelenő új ablakban a szerzői név mellett a Saját gomb megnyomásával a felhasználói név is hozzákapcsolódik a közleményhez. Ezután a Mentés és vissza gombbal bezáródik a szerzői ablak és az adatlap mentése után eltűnik a közlemény sorszáma elől a! jel is.
Függő/független jelölés (9. lépés) Az oldalon azon korábbi felvitelű, illetve új hivatkozások jelennek meg, amelyek státusza még nincs beállítva ( Nem megállapított ), Az importált idézők is ilyenek. A program segítségével automatikusan is és egyedileg is eldönthető, hogy az adott hivatkozás független vagy önidézet. Független hivatkozás: az idéző és az idézett közlemény szerzői közül egy sem azonos. Függő hivatkozás vagy önidézet: az idéző és az idézett közlemény szerzői közül legalább egy azonos. A megjelenő ablakban látható az idézett és az idéző cikkre vonatkozó információ. A szerzők nevei két oszlopban sorakoznak, idézett és idéző közleményre vonatkozóan. A jelölések után a jelölő automatikusan továbblép a következő hivatkozásra vagy publikációra. Az automatikus idézetjelölés nem használható biztonsággal, ha a publikáció és a hivatkozás szerzői névlistája eltérő formában került a rendszerbe (pl. publikációnál Kovacs J, hivatkozásnál J Kovacs vagy KOVACS J K), ezért ilyen esetekben célszerű az egyedi jelölést választani. Amennyiben az idéző vagy az idézett közlemény szerzőségi adataiban az [et al.] megjelölés szerepel a hivatkozás státuszaként a Nem megállapított választandó, mivel az összes szerző ismeretének hiányában - kivéve, ha a látható szerzők révén az egyértelműen megállapítható - nem dönthető el az idéző publikáció státusza. Kézi jelölés során két megközelítés lehetséges. A Javaslat elfogadása, a program által felajánlott jelölés beállítására, vagy egyéni döntés alapján - a program döntésének felülbírásával - a megfelelő felirat (függő, független, nem megállapított) kiválasztása. A jelölés (a megfelelő gomb megnyomása) után a program a következő idézőre, illetve, ha egy közlemény összes idézője meg lett jelölve (Mindet jelöl: a beállított feltételekkel a kiválasztott idézetek jelölésének lefuttatása), akkor a következő publikációra ugrik. A vízszintes vonal alatti lapozó gombok segítségével lapozni lehet, bal oldalt a saját publikációk, jobb oldalt azok idézői között.
Az ablak bezárása gomb megnyomása után a főmenüben a böngésző frissítése után a publikációk alatt a jelölés szerinti új értékek jelennek meg. Az Elvégzésre váró szerzői teendők -ben lévő jelöletlen idézők számára kattintva is hasonló módon lehet végrehajtani a jelöléseket. Továbbá elvégezhető a művelet a Javítható szerzői lista választásával közleményenként haladva az Idézők gomb megnyomása után az egyes idézők szerkesztésével. Javítható szerzői lista tétele: Közlemény és idézői - a jelöletlen idéző sorszáma után kérdőjel látható: Az idéző adatlapja jelölés beállítása:
További idéző jelölések (11. lépés) Bizonyos szervezetek, MTA-osztályok szeretnék tudni, hogy az idézők szerzői között vannake külföldiek, valamint az idéző közlemények külföldi vagy hazai kiadásúak-e. Ezen az oldalon ezt a két információt lehet utólag gyorsan, szerkesztés nélkül megadni közleményenként és idézőként haladva a bal oldali három opcióból és a jobb oldali háromból is egyet bejelölve, majd ezután a Ment feliratú gombra kattintva. Ennél a műveletnél is el lehet fogadni a program által felajánlott lehetőséget (automatikus jelölés) és egyedi jelölésre is van lehetőség. Természetesen az idézők kézi felvitelénél vagy az importált idézők típusának szerkesztéssel való beállításakor is elvégezhetők ezek a jelölések.
Kézi közleményfelvitel (5. lépés) A más adatbázisból nem importálható (3. pont) publikációs adatok manuális rögzítésére szolgáló menüpont. A megfelelő típus kiválasztása majd a Felvitel gomb megnyomása után megjelenik az adatok beírására szolgáló adatbeviteli űrlap. Típus kiválasztása Ez a művelet körültekintést igényel, mivel minden típus űrlapja más-más struktúrával rendelkezik, így már a folyamat elején hibalehetőség lehet a helytelenül kiválasztott típus űrlapjának kitöltése. Ha mégis így történik, akkor az aktuális rekord törlése után (Javítható szerzői lista - Felvételi sorrend szerinti rendezésben az első közlemény - Törlés) újat lehet létrehozni a megfelelő típusban. Az adatbeviteli űrlapon a kötelezően kitöltendő mezők vörös színű keretben kiemelve láthatók. A pirossal jelölt adatmezők linkként működnek. Rákattintás után az új ablakban kereséssel kiválasztott adatelemet generálja a rendszer az adatlapra. Ha a listában nincs megfelelő elem, akkor kérni kell a felvitelét. A hiányzó adatok feltüntetésére a mentés előtt megjelenő, e célra szolgáló felületen van lehetőség. Itt adható meg a törzsadatok között nem szereplő folyóirat, kiadó, kiadás helye stb., melyek az adminisztráció munkáját segítve, számukra az adatok feldolgozása során külön mezőben (Admin megjegyzés) rendelkezésre állnak majd.
A szerzőségi adatok felvitele során elvégezhető a szerzői hozzárendelés (a Saját feliratú gombra kattintva), valamint, ha szükséges, intézmény/részleg (csak a felhasználói felületen beállított intézmény, részleg vagy köztestület, kutatócsoport választható) szerzőn keresztüli csatolása is. Ez az intézmények, testületek, kutatócsoportok tevékenységének összesítéséhez, mutatóhoz szükséges beállítás. Adatbeviteli űrlap szerzői név beírása hozzárendelés a felhasználónévhez Az adatok rögzítésekor az egyes kötelező mezők (pl. Besorolás, Jelleg) menüből történő választásához - a menü mellett található kérdőjelre kattintva megjelenő - rövid szöveg nyújt segítséget. Egy adott közlemény jellege az adatbázis definíciói szerint lehet tudományos, oktatási, közérdekű, ismeretterjesztő, műszaki, művészeti és nem besorolt. A besorolás pedig a választott űrlapnak megfelelően, az adott dokumentumtípuson (főtípuson) belül definiált kisebb csoportokat jelenti. A közleményekhez választható jellegek és besorolások fogalmi meghatározásukkal együtt, táblázatba foglalva megtalálhatóak a belépési oldalon a Jelleg, típus, besorolás című dokumentumban (MTMT dokumentumok alatt).
Ugyanitt más hasznos útmutatók is találhatók, például a konferenciákkal összefüggő közleményeknél gyakran nehéz eldönteni, hogy melyik típusba soroljuk őket, ehhez is található itt egy útmutató: Útmutató a konferenciákkal összefüggő közlemények és absztraktok kezeléséhez továbbá Duplumok gyakorlati útmutató A közleménytípusokat az adatbázis nem különbözteti meg dokumentumhordozó szerint, valamennyi lehet nyomtatott, digitális és elektronikus formátumú is. Egyes dokumentumtípusok űrlapjai - amikor valamely más dokumentum részeként megjelenő közleményt szeretnénk felvinni - két részből állnak: a tartalmazó és a befogadó dokumentum adatait is meg kell adni. (könyvfejezet, konferenciaközlemény). Gyakran előfordul, hogy a befogadó dokumentum (könyv, konferenciakötet) már benne van a rendszerben, ezért mielőtt beírnánk az adatait, a Kiválasztás linkre kattintva ellenőrizni kell, hogy valóban nincs még az adatbázis listájában. Ha megtaláljuk, akkor rákattintva behívható az oldalra. Ez a lépés azért nagyon fontos, mert az adatbázisban egy közlemény csak egyszer szerepelhet, a szerzők felhasználói néven keresztül, mind ahhoz az egyhez kell, hogy kapcsolódjanak. Ha nem ellenőrizzük, csak bevisszük az új közleményt a rendszerbe, akkor duplum (két azonos adatokkal rendelkező közlemény) keletkezik, ilyenkor pedig a rendszer az egyiket (a később keletkezőt - tehát, azt, amit mi beírtunk) nem fogja engedni jóváhagyni és nyilvánossá tenni. (így nem lesz látható a publikus listában).
Kézi idézőfelvitel (12. lépés) Az idézők felvitelénél szintén típus szerint generált űrlapot kell kitölteni a bibliográfiai adatokkal. Az adatmezők és a felvitel módszere egy kissé eltér a közleményekétől, de az elv itt is ugyanaz. A kézi idézőfelvitel két lépésben tehető meg: Első lépésben a Javítható szerzői listában megjelenő saját publikációk közül ki kell választani azt, amelyhez az idézőt szeretnénk kapcsolni (amelyik közleményre vonatkozik a hivatkozás). A közleményeket - az áttekinthetőség kedvéért - lehet szűrni, többféle szempont szerint rendezni, több oldalra tördelni és megjeleníthetők a már rögzített idézők is, különböző részletességgel. Második lépésben a kiválasztott közlemény alatt lévő Idézők feliratú gomb megnyomásával, az adott közleményhez tartozó, idézők bevitelére szolgáló oldalhoz jutunk, ahol a megfelelő típust választva megjelenik a bevitelre szolgáló felület.
Az idézők tulajdonságai, nyilvántartásuk, feltárásuk célja némileg eltér a közleményekétől, így az adatlapokon a közleményektől eltérő csak az idézőknél megjelenő adatmezők is szerepelnek. Különbség még az is, hogy az idézők adatai minden típus esetében egy űrlapon belül kerülnek nyilvántartásra, azaz nem kell listából kiválasztani a befogadó dokumentumot, csak meg kell adni az adatait a megfelelő mezőben. Rögzítés után menteni majd jóvá kell hagyni az idézőt, ezután lehet folytatni a bevitelt egy újabb űrlap megnyitásával. Az idézőket a bevitel után egyszerre is jóvá lehet hagyni. Idézett, hivatkozott közlemény Idézők Jóváhagyás együtt Jóváhagyás egyenként Az összes (pillanatnyilag ismert) idéző bevitele után vissza lehet térni a közleménylistához és újabb közlemény kiválasztásával folytatni a műveletet. Duplumellenőrzés, jelölés, kezelés (6., 13. lépés) A menüpontok alatt van mód a saját szerzői listában található esetleges duplumok (kettő, vagy több rekord egyazon közleményről) jelölésére, megtekintésére, illetve kezelésére. Duplum közleményeket ugyanis az MTMT adatbázisában nem szabad létrehozni, így ha két azonos bibliográfiai adatokkal rendelkező rekord kerül az adatbázisba, az egyiket ki kell törölni. A listában már duplumnak jelölt tételek alatt Duplum! felirat látható. Az adatok a Lássuk! Feliratra kattintva jeleníthetők meg. A listában szereplő azonos tartalmú közlemények vagy idézők manuális módon történő duplumnak jelölésére, összekapcsolására a tételek alatt található Duplumnak jelölöm jelölő ablak szolgál. A jelentéshez megjegyzés, üzenet is fűzhető. A felületen megjelenik a két, megjelölt közlemény adatlapja. Az adatok, a rendelkezésre álló információk, adatok alapján lehetőség van a jelentés elfogadására, megerősítésére (Duplum jelentése), illetve annak elutasítására is (Jelentés elutasítása - ez a gomb használható akkor is, ha automatikus duplum ellenőrzéskor a program tévesen duplumnak jelölt egy közleményt). E műveletet követően az Ablak bezárása gombra kattintva térhetünk vissza a közlemények listájához. A duplumok jelölésének másik módja a tételenkénti duplumszűrés. A közlemény adatai alatt látható Duplum vizsgálat gombra kattintva a program elvégzi annak ellenőrzését, azaz megvizsgálja az azonos típusú összes rekordot az adatbázisban. A még nem jóváhagyott státuszú (nem nyilvános) és/vagy hiányos adatú rekordok a keresésben nem vesznek részt. Ha a vizsgálat negatív Nem duplum szöveg jelzi, ha pozitív, akkor Duplum! felirat jelenik meg. Az idéző rekordok esetében a duplum vizsgálat egy közleményhez hozzárendelt
rekordok halmazán belül keresi a többszöröződést, nem kerül vizsgálatra más közleményhez rendelt idéző közlemény, mivel egy idéző több közleményrekordot is idézhet. Duplum vizsgálat elvégzése automatikus a közlemény felvitele vagy szerkesztése végén a mentés gomb megnyomásakor, valamint a rekord jóváhagyásánál a parancs gomb megnyomásakor. A még nem jóváhagyott rekord jóváhagyásakor duplum találat esetén a program a jóváhagyást nem engedi, kivéve az MTMT Iroda munkatársainak, különleges esetekben. Minden más esetben a jóváhagyást csak a duplum helyzet megszüntetése után végezheti el a felhasználó. Duplum esetén megtekinthetők a közleménnyel azonos másik tétel vagy tételek adatai és megfelelő jogosultság birtokában azok kezelése is elvégezhető. A duplumok kezelése párban történik. A Lássuk! Feliratra kattintva a megjelenő műveleti ablakban a műveletek jogosultsághoz kötöttek, egyes műveletek saját hatáskörben elvégezhetők, míg mások jogosultság hiányában nem végrehajthatók. Erről a rendszer tájékoztat, pl. Törölhető, Nincs joga törölni a közleményt stb. Ezen a duplumkezelő lapon többféle kiegészítés végezhető el. A program felsorolja a jobb oldalon azokat, amelyeket a törlés gomb megnyomásakor elvégezhet. Ezek közül kiemelkedő a közvetlen rekordintézmény hozzárendelés és az idézők átvitele. Az idézők átvitelénél figyelembe kell venni, hogy itt a program sajátosan jár el. Minden idézőt átmásol, és az adminisztrátorra hagyja azt a feladatot, hogy az esetleg keletkező duplum idézőket eltávolítsa. A duplumok keletkezését azzal enyhíti, hogy a másolt idézők nincsenek jóváhagyva, azaz addig nem látszanak a nyilvánosság számára, amíg az adminisztrátor jóvá nem hagyja őket. A két közlemény adatait tartalmazó ablak közül a bal oldali a duplumkezelés során Megmaradó tétel, az ablakok közötti mozgatásra, cserére a <> gombra kattintva van mód. A megfelelő beállításokat követően a Kijelölt adatok átvitele és törlés gombra kattintva a program elvégzi a két közlemény adatainak összefésülését, illetve a kijelölt törlését. Szerkesztés, jóváhagyás, törlés (15. lépés) A Szerkesztés, Jóváhagyás és Törlés feliratú gombok jogosultságtól függően jelennek meg az egyes közlemények alatt a Javítható szerzői listában. A Szerkesztés és Jóváhagyás azoknál a közleményeknél jelenik meg, melyeket az adott szerző vitt fel az adatbázisba, tehát amelyeknek ő a tulajdonosa. Társszerző által felvitt közlemény - melyhez szerzői hozzárendeléssel kapcsolódott - esetében ilyen jogosultság nincs. A jóváhagyás művelet a rekord nyilvánossá tételét jelenti az adatbázisban. A program két alapvető technikai okból nem engedi a jóváhagyást: o A rekord duplum (a program algoritmusa szerint) o A rekord fontos, kötelezően kitöltendő mezőben hiányos, ezért addig nem hagyható jóvá, amíg a hiányt nem pótolják Ha a program téved a duplum megállapításában, akkor a duplum jelentés elutasításával (jogosultsághoz kötött művelet) jóváhagyható a rekord. Törlési lehetősége szintén az adatgazdának van, azonban a törlési jog megszűnik, ha a közleményhez más szerző is csatlakozik a szerzői hozzárendeléssel. A szerzői lista további műveletei A közlemények alatt található Idézők feliratú gombra kattintva lehet új hivatkozásokat manuálisan bevinni az adatbázisba, vagy a korábban bekerülteket szerkeszteni. Idézőt akkor is be tud vinni egy szerző adott közleményhez, ha a közleménynek nem tulajdonosa, szerkeszteni azonban csak azokat tudja, melyeket ő írt be az adatbázisba.
Az Átad gomb segítségével tudja a tulajdonosi, szerkesztési jogait az egyik szerző átadni a másiknak (társszerzőnek). A megjelenő oldalon az Új tulajdonos mezőben adható meg a szerzőtárs neve, majd a > karakterre kattintva a kereső megkeresi a beírt névhez tartozó szerzőket, melyek közül a legördíthető mezőből kiválasztható a keresett szerző. Ezután az Átadás gombra kattintva megtörténik a szerkesztési jog átadása. Saját tudománymetriai táblázat (14. lépés) A táblázatban válogatva és csoportosítva láthatók a különböző kategóriájú közlemények és idézők számai, jól használható segédeszköz a szerző ellenőrző munkájához, valamint adatai kiindulópontként szolgálhatnak tudománymetriai értékeléshez is. Szakterületenként a tudományos publikációk más és más adatait tekintik fontosnak, ennek megfelelően az egyes szerzőknél más-más táblázat típus jelenik meg, annak megfelelően, hogy a szerző adatlapján melyik MTA-osztály van beállítva. Az egyes válogatott publikáció- és idéző-csoportok számai egyben linkek is, ezekre kattintva megjelenik az adott halmazba tartozó publikációk/idézők listája. Folyóiratcikk lektoráltsága: az egyik fő kategória: teljes, IF-es vagy lektoráltnak jelzett cikk. Ha egy bizonyos cikk nem itt van feltüntetve, akkor valamelyik kritériumnak nem tesz eleget: o nem teljes a cikk, vagy o nem impakt faktoros a folyóirat, és nincs is lektoráltnak megjelölve az adattárban ((a folyóirat cikkei két független, anonim lektor által nem lektoráltak) A nincs lektoráltnak megjelölve az adattárban kategória azt jelenti, hogy az - MTMT által alapul vett Ulrich folyóirat katalógus nem tud arról, hogy a folyóirat cikkei lektoráltak lennének (mert a szerkesztőség ezt nem jelezte) Indexek: A lista végén megjelenik a Hirsch-index és a g-index is (az összes és a csak független hivatkozásokból számolt indexek) Ezek a következőket jelentik: o Hirsch-index: azon publikációk maximális száma, melyeknek legalább ezzel a számmal megegyező, vagy több idézőjük van o g-index: azon publikációk maximális g száma, melyeknek összesen legalább g2 idézőjük van OTKA táblázat (16. lépés) Ez a táblázat az Országos Tudományos Kutatási Alapprogramok (OTKA) pályázati rendszerében lévő táblázat meghatározását követi, összeállításában a pályázatok értékelésének szempontjai érvényesülnek. Az MTMT-ben lévő táblázat célja, hogy megkönnyítse a pályázók számára az OTKA pályázati rendszerébe történő adatszolgáltatást abban az esetben, ha közlemények nyilvántartása teljes körű. Az OTKA táblázatban csak a tudományos jellegű közleményeket összegzi a program. A tankönyvek, tankönyvekbe írt fejezetek, valamint az ismeretterjesztő művek nem kerülnek be a számolt közlemények közé.
A táblázat egyes celláiban megjelenő számok hivatkozásként is, illetve kattintással ellenőrzésre, tanulmányozásra is használhatók. A piros számokra kattintva megnyílik egy lista, ami az összegezett közlemények adatait sorolja fel. A táblázat sorainak és oszlopainak szövegei fölé navigált egér megmutatja az adott szöveg sorának vagy oszlopának definícióit. FELHASZNÁLT IRODALOM MTMT szerzői felület használati útmutató (2012. 02. 27.) [Online] http://www.mtmt.hu/system/files/szerzoi_utmutato_v1_0_2012_02_140a.pdf Az adatbázis portáljának további információs anyagai [Online] http://www.mtmt.hu/content/letoltheto-dokumentumok