A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA BUDAPEST 2008 (2016. április 23. napjától hatályos változat)
TARTALOMJEGYZÉK A szabályzat hatálya 3 Az iratkezelés feladatai 3 Az iratkezelés szervezete 4 A szervezeti egységvezetők és az ügykezelők feladatai 5 A küldemények átvétele, felbontása 6 Az iratok érkeztetése 9 Az iratok nyilvántartásba vétele 11 Szignálás 15 Az ügyiratok kezelése és intézése 16 Irattárba helyezés, irattári kezelés 18 Megszűnő szervezeti egység iratainak átadása-átvétele 20 Az iratok selejtezése, levéltári átadása 20 Egyéb iratkezelési feladatok 22 Irattári terv 23 Értelmező rendelkezések 23 Hatályba léptető és záró rendelkezések 26 2
A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény rendelkezéseinek, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendeletnek (a továbbiakban: Korm. rendelet), a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet, 1 valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztható követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletnek 2 megfelelően a Budapesti Gazdasági Egyetem (továbbiakban: Egyetem) intézményeinek iratkezelését az alábbiak szerint szabályozom. A szabályzat hatálya 1. Jelen egységes iratkezelési szabályzat hatálya az Egyetem összes szervezeti egységére kiterjed; betartásáért az illetékes egységek vezetői felelősek. (2) 3 Az iratkezelési szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a felsőfokú tanulmányok befejezését igazoló oklevelekre, bizonyítványokra is. Az oklevelek, bizonyítványok nyilvántartására, elhelyezésére, megsemmisítésére (selejtezésére) vonatkozó részletes eljárási szabályokat figyelemmel a vonatkozó jogszabályok, valamint e szabályzat rendelkezéseire külön rektori utasítás tartalmazza. Az iratkezelés feladatai 2. (1) Az Egyetem általános ügyintézési és iratkezelési feladatait a rektor irányítja. Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok és előírások, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári terv és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a rektor felelős. Az egységes iratkezelést az Egyetem jogi igazgatója felügyeli. (2) Az Egyetem iratkezelési rendjének ellenőrzését az egész Egyetemre vonatkozóan a Magyar Nemzeti 4 Levéltár látja el. (3) 5 A minősített adatokat tartalmazó iratokat a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény rendelkezései szerint kell kezelni, továbbá biztosítani kell az információs önrendelkezési jogról és az infomárciószabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseinek betartását. 1 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 2 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 3 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 48. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 4 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 5 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 48. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 3
3. (1) Az iratkezelés feladata a küldemények átvétele, vagy elektronikus rendszeren keresztül történő fogadása, érkeztetése, iktatása, szignálása, nyilvántartása, az ügyintézés során keletkező kiadványok leírása, továbbítása, valamint az elintézett ügyiratok irattári kezelése, megőrzése, selejtezése, illetve levéltári őrizetbe adása. (2) Iratnak minősül: a) Valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja. b) Iratnak minősülnek továbbá a különböző hallgatói és egyéb nyilvántartások (törzskönyvek, vizsgajegyzőkönyvek, záróvizsga jegyzőkönyvek, diploma és habilitációs nyilvántartások stb.), amelyeket az Egyetem megfelelő szervezeti egységei kötelesek gondosan vezetni. Ezek számítógépes nyilvántartása esetén a lezárt nyilvántartásokat tanévenkénti bontásban kötelesek 1 példányban időtálló módon kinyomtatni és bekötött állapotban őrizni, majd az irattári tervben meghatározott időpontban a Magyar Nemzeti 6 Levéltárnak átadni. c) Iratnak minősülnek az Egyetem vezető testületeinek (Szenátus, Rektori Tanács, Konzisztórium 7 ) üléseiről készített hangfelvételek is. Az iratkezelés szervezete 4. (1) Az Egyetemen az iratkezelést az irányítók, az egyes szervezeti egységek iratkezeléssel megbízott dolgozói (továbbiakban: ügykezelő) és az irattárosok látják el. (2) Az iratirányítás, iktatás és irattárazás szervezete az Egyetem központi szerveinél: a) a Rektorátus és a Gazdasági Igazgatóság kivételével a Kancellária iktatásért, és irattárazásért felelős ügykezelői (Kancellári Titkárság, Rektori Titkárság) 8 ellátják a Rektorátushoz és a Kancelláriához érkező és az itt keletkezett iratok irányítását és irattárazását. b) a Gazdasági Igazgatóság ügykezelője látja el a Gazdasági Igazgatóságra érkező és ott keletkezett iratok iktatását és irattárazását, (3) 9 Az iratirányítás, iktatás és irattárazás szervezete a karokon: 6 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 7 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 8 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 9 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 4
a) a karok dékáni hivatalainak és a Tanulmányi és oktatásszervezési Főosztály 10 (a továbbiakban: TOF) ügykezelői látják el a karhoz érkező és ott keletkezett iratok iktatását és irattárazását; b) 11 c) 12 az intézeteknek, tanszékeknek, egyéb az a), és b) pontokban fel nem sorolt szervezeti egységeknek címzett és ott keletkező iratok iktatását és irattárazását a dékáni hivatalok ügykezelői végzik. (4) 13 A kollégiumokhoz érkező és ott keletkező iratok iktatását és irattárazását a kollégium felügyeletéért felelős kar dékáni hivatal titkárságának ügykezelői végzik. 5. (1) A Rektorátus, a Kancellária 14 és a Gazdasági Igazgatóság egy-egy elektronikus iktatókönyvvel rendelkeznek, amelyekbe kell érkeztetni, iktatni, kezelni minden, ezen szervezeti egységekhez érkező iktatandó küldeményt. (2) 15 A karokon osztott érkeztetés, iktatás, ügyiratkezelés történik. A TOF-hoz személyesen benyújtott, vagy postán, illetőleg kézbesítő útján érkező, a hallgatók tanulmányaival kapcsolatos ügyekre vonatkozó küldeményt (tanulmányi irat) a TOF, tanulmányi osztályok a kar vezetője által érkeztetéssel, és iktatással megbízott dolgozói kezelik a tanulmányi ügyekre fenntartott elektronikus iktatókönyvben. A karokra személyesen benyújtott, vagy postán, illetőleg kézbesítő útján érkező egyéb, nem tanulmányi, és nem gazdasági ügyekre vonatkozó tartalmú küldeményeket (intézményi irat) a dékáni hivataloknak, a kar vezetője által érkeztetéssel, és iktatással megbízott dolgozói kezelik az ezen célra fenntartott elektronikus iktatókönyvben. (3) 16 A karok gazdasági ügyekre vonatkozó küldeményeit a kar gazdasági osztályának ezen feladatokkal a gazdasági igazgató által a kar gazdasági vezetőjével egyetértésben megbízott dolgozók érkeztetik, iktatják, kezelik a Gazdasági Igazgatóság elektronikus iktatókönyvében. A szervezeti egységvezetők és az ügykezelők feladatai 6. (1) A 4. (2)-(3) bekezdéseiben meghatározott szervezeti egységek vezetőinek feladatai: 10 Módosította a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 11 Hatályon kívül helyezte a 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 20.) 31. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2015. január 1. napjától. 12 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 13 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 14 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 15 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 16 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 5
a) az iratkezeléssel foglakozó dolgozók kijelölése, feladatkörük részletes meghatározása, b) az iratkezelés év végi felülvizsgálata, a végrehajtás feltételrendszerének folyamatos ellenőrzése, c) az iratkezelési rend betartásának rendszeres ellenőrzése, d) az iratkezelési hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedés kezdeményezése, e) az irattári anyag károsodását előidéző rendkívüli esemény alkalmával közreműködés a hibaelhárítás és az anyagmentés megszervezésében. (2) Az ügykezelők feladatai: a) a küldemények átvétele, felbontása, kezelése, b) a hivatalos ügyek csoportosítása, szétosztása, c) iratok érkeztetése, digitalizálása a 14. -nak megfelelően, d) az iratok iktatása, előíratok csatolása, mutatózás, e) a határidős ügyek nyilvántartása, f) a szükséges iratok ügyintézőkhöz való továbbítása, valamint az ezzel kapcsolatos nyilvántartás vezetése, g) kiadmányozás előkészítése, digitalizálása (szkennelése), a kiadmányok továbbítása, postai feladása, h) a továbbítandó küldemények bérmentesítésére szolgáló ellátmány kezelése, i) az ügyiratokról hivatalos másolat és másodlat készítése, j) az elintézett ügyek irattári elhelyezése, k) az irattár kezelése, rendezése, l) az irattári anyag selejtezése és levéltári átadása, m) a hivatali ügyek nyilvántartása, n) az ügyiratok nyilvántartása. A küldemények átvétele, felbontása 6
7. (1) Az Egyetem részére postán vagy kézbesítő útján érkező iratok, tértivények és más küldemények, valamint az ügyfelek által közvetlenül benyújtott beadványok és kérelmek átvétele a 4. -ban meghatározott szervezeti egységek ezen teendő elvégzésével megbízott alkalmazottainak feladata. A minősített küldeményeket (ajánlott, elsőbbségi, távirat, csomag stb.) a posta szabályainak megfelelően kézbesítőkönyvvel kell átvenni. (2) Elektronikus úton, és faxon érkezett küldemények átvételére jogosult az a személy, akinek elektronikus postafiókjába, illetőleg faxszámára a küldemény megérkezett. Amennyiben a küldemény hivatalos elintézést igényel a küldemény érkezésének észlelését követően azonnal, de legkésőbb a küldemény érkezését követő első munkanap kezdetén továbbítani kell az illetékes érkeztetést végző dolgozónak. (3) Amennyiben a küldeményt átvételre nem jogosult személy vette át köteles haladéktalanul, de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén eljuttatni azt az érkeztetést végző illetékes dolgozóhoz. (4) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek s.k. felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte. (5) Az (1) bekezdésben meghatározott dolgozó a küldeményeket az érkeztetést végzőhöz továbbítja. (6) A tértivevénnyel (vétív) érkező küldeményeket az érkeztetőhöz, és iktatóhoz vétívvel együtt kell továbbítani, akik érkeztetés, és iktatás után a vétívvel együtt juttatják el azt a címzetthez. A címzett igazolja a tértivevényen az átvétel tényét, és visszaküldi azt az érkeztetőhöz, aki postai úton gondoskodik a tértivevény feladóhoz történő továbbításáról. 8. (1) A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; c) az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét. (2) 17 Az átvevő a papíralapú iratok esetében a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri. Az azonnal és sürgős jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. 17 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 7
(3) Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). (4) 18 (5) Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelési egységnek az iratkezelési szabályzat szerinti kezelése céljából átadni. (6) A gyors elintézést igénylő ( azonnal, sürgős jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni. 9. (1) 19 Az elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó számítástechnikai rendszerére, és ez a kockázati tényező felismerhető az irat érkezése során. (2) A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelenthet, ha a) az Egyetem informatikai rendszereihez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerek üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerekben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. (3) A fogadó a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt, kivéve, ha a küldemény levélszemétnek minősül. (4) Nem köteles a fogadó a (3) bekezdés szerint értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett hasonló jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény az adott küldőtől. 10. (1) A küldemények felbontását a névre, saját kezű felbontásra szóló küldemények kivételével az érkeztető végzi. A névre szóló, de saját kezű felbontásra, vagy s. k. felbontásra jelzéssel el nem látott küldeményeket is fel kell bontania, és érkeztetnie kell. (2) A névre, saját kezű felbontásra szóló küldeményt a címzett távollétében a címzett közvetlen munkahelyi vezetője, illetve annak helyettese felbonthatja, ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. A rektor és helyettesei, a kancellár, 20 illetve a dékán és helyettesei nevére, saját 18 Hatályon kívül helyezte a 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 20.) 31. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2015. január 1. napjától. 19 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 20 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 8
kezű felbontásra szóló küldeményeket a Rektori Hivatal, illetve Dékáni Hivatal vezetője csak akkor bonthatja fel, ha erre korábban írásban felhatalmazást kapott. (3) A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a részére címzett, saját kezű felbontásra szóló hivatalos küldemények felbontására esetenként vagy állandó jelleggel helyettest írásban megbízni. 11. (1) A névre, saját kezű felbontásra szóló iratot amennyiben az mégis hivatalos elintézést igényel a címzett a felbontást követően köteles visszajuttatni az iktatónak. (2) Amennyiben az ügykezelő azt állapítja meg, hogy a küldemény által jelzett ügyben az intézménynek nincs hatásköre vagy illetékessége, akkor köteles gondoskodni a küldemény hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervhez, illetve intézményhez történő továbbításáról. (3) Az olyan küldemény átvétele esetén, amelynek burkolata sérült, vagy amelyen a felbontás jelei megállapíthatók, az átvevőnek a küldeményre, és az átvételi okmányra rá kell vezetnie, hogy sérülten érkezett, vagy felbontva érkezett és ezt alá kell írnia. A küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. Ezután a sérült küldeményeket a 4. -ban meghatározott szervezeti egység vezetőjének, vagy névre, saját kezű felbontásra szóló küldemény esetén a címzettnek haladéktalanul be kell mutatni, akinek soron kívül ellenőriznie kell a küldemény tartalmának meglétét. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről feladót értesíteni kell. (4) Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. Papíralapú küldemény esetében, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni. (5) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni. (6) A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. Ha az átvétel igazolását a benyújtott irat másolatán kérik, a benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az ügykezelőnek gondosan meg kell győződnie. 12. (1) Az Egyetem címére érkező küldeményeket a 4. -ban meghatározott illetékes, önálló iratkezelést végző egységek ügykezelői bontják fel és ellátják a beérkezés dátumát tartalmazó bélyegzővel. (2) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha a felbontó hiányt állapít meg, azt az iratra rá kell vezetnie. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja meg a további folyamatos kezelést. (3) Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét 9
köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni. A pénz, illetékbélyeg, illetőleg más érték további sorsáról érdemi ügyintézés során kell rendelkezni. (4) A küldemény téves felbontásakor azt újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, munkahelyének címét, a téves felbontás dátumát, majd a küldeményt a címzetthez kell továbbítani. (5) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt a 9. -ban jelzett kivétellel, irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. Az iratok érkeztetése 13. (1) Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában érkeztetni kell. A névre, saját kezű felbontásra szóló küldeményt a boríték, csomagolás megsértése nélkül kell érkeztetni a címzettnek való továbbküldés előtt. (2) 21 Az elektronikus iratkezelő rendszer érkeztetési nyilvántartása minimálisan az alábbi adatokat tartalmazza: a) a küldő neve, b) a beérkezés időpontja, c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám), d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám, továbbá e) az Egyetem által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító (az elektronikus iratkezelő rendszer ezt automatikusan generálja): ea) Rektorátus iktatókönyve: RH/XXXXX/évszám/Érk.; eb) Gazdasági Igazgatóság iktatókönyve: GMF/XXXXX/évszám/Érk.; ec) Kancellária iktatókönyve: KR/XXXXX/évszám/Érk.; ed) Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar tanulmányi iratai: 21 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 10
KVIK/XXXXX/évszám/TOÉrk.; ee) Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar intézményi iratai: KVIK/XXXXX/évszám/DHÉrk.; ef) Külkereskedelmi Kar tanulmányai iratai: KKK/XXXXX/évszám/TOÉrk.; eg) Külkereskedelmi Kar intézményi iratai: KKK/XXXXX/évszám/DHÉrk.; eh) Pénzügyi és Számviteli Kar tanulmányai iratai: PSZK/XXXXX/évszám/TOÉrk.; ei) Pénzügyi és Számviteli Kar intézményi iratai: PSZK/XXXXX/évszám/DHÉrk.; ej) 22 ek) 23 el) Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg tanulmányi iratai: GKZ/XXXXX/évszám/TOÉrk.; em) Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg intézményi iratai: GKZ/XXXXX/évszám/DHÉrk. (3) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik. (4) Az (1) bekezdéstől eltérően, azon beadványt, amelyet a szerv foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul. (5) Az (4) bekezdés alapján érkeztetett beadványt nem kell iktatni, ha azt nem a jogszabályban meghatározott formában nyújtották be, azzal, hogy a küldőt ebben az esetben egy munkanapon belül elektronikus úton tájékoztatni kell a beadvány előterjesztésére irányadó formáról. (6) Érkeztetés, és iktatás nélkül kell a címzetthez továbbítani: a) sajtótermékek (napilapok, folyóiratok, közlönyök, hivatalos lapok), b) könyvek, tananyagok, hivatalos kiadványok (tarifa- és árjegyzékek, katalógusok, menetrendek, stb.), c) reklám- és propagandaanyagok (prospektusok, szórólapok, termékismertetők, stb.), tájékoztatók. 22 Hatályon kívül helyezte a 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 20.) 31. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2015. január 1. napjától. 23 Hatályon kívül helyezte a 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 20.) 31. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2015. január 1. napjától. 11
14. (1) Az érkeztetés során a papíralapon beérkezett küldeményeket digitalizálni kell. A digitalizálás szkenner segítségével, vagy szükség esetén egyéb tárgyi eszköz, szoftver felhasználásával történik. (2) Nem kell digitalizálni a 18. (2) bekezdésében meghatározott iratokat. (3) A digitalizált irat papíralapú eredetijét előadói ívben kell elhelyezni, és átmeneti levéltárba kell tenni; az iratkezelési, ügyintézési folyamat a továbbiakban az aktához csatolt elektronikus irat alapján történik. Az előadói ívben kell elhelyezni az adott ügyben később keletkezett további papíralapú iratokat. (4) Amennyiben szükségesnek látszik az iratkezelési folyamat további szakaszaiban is a digitalizálás után az eredeti papíralapú irat használata, akkor az azt tartalmazó előadói ívvel együtt kell eljuttatni az ügyintézőhöz. 15. (1) 24 Az elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni kell és az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. (2) Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. (3) Az elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. (4) Az elektronikus aláírással érkezett levél fejlécében láthatóak az aláíró adatai, erre kattintva megjelennek az aláíró, és az aláírás körülményeinek részletes adatai, valamint az aláírás hitelességének igazolása. (5) Amennyiben az elektronikus aláírás nem hiteles, akkor az elektronikusan érkező, de elektronikusan alá nem írt iratok kezelésének szabályai szerint kell eljárni a továbbiakban. Az iratok nyilvántartásba vétele 16. (1) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyvet kell használni. (2) Az iktatókönyvnek kötelezően tartalmaznia kell az alábbi adatokat: a) iktatószám (az elektronikus iratkezelő rendszer automatikusan generálja); 24 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 12
b) iktatás időpontja; c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója; d) 25 e) az adathordozó típusa (papíralapú, elektronikus), az adathordozó fajtája; f) 26 küldés időpontja, módja, g) küldő adatai (név, cím); h) címzett adatai (név, cím); i) hivatkozási szám (idegen szám); j) mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus); k) ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése; l) irat tárgya; m) elő- és utóiratok iktatószáma; n) kezelési feljegyzések; o) intézés határideje, módja, elintézés időpontja; p) irattári tételszám; q) irattárba helyezés. (3) Minden ügy kezdő iratának az érkezés sorrendjében iktatószámot kell adni. Az ügy következő fázisaiban keletkezett újabb ügyiratok az ügyben keletkezett első ügyirat sorszámát és eggyel kezdődő, folyamatosan növekvő alszámot kapnak. (4) Az iratokat - hivatali okból szükséges soron kívüli iktatástól eltekintve - az érkezés napján, érkeztetés után, de legkésőbb a következő munkanapon iktatni kell. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgős jelzésű iratokat. (5) A hagyományos úton érkezett iratokat az érkeztetéskor, valamint az Egyetemen keletkezett és cégszerűen aláírt iratokat az ügyintézés során digitalizálni (szkennelni), majd elektronikusan 25 Hatályon kívül helyezte a 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 20.) 31. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2015. január 1. napjától. 26 Beépítette és a többi pont számozását módosította a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 20.) 31. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2015. január 15. napjától. 13
iktatni kell és a továbbiakban így kezelni. (6) Az ügyirat tárgyát illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot az elektronikus iktatókönyv tárgy rovatába be kell írni. (7) Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell a visszakeresés lehetőségét (név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét. 17. (1) Az iktatószámok felépítése a következő: iktatóhely azonosítója/főszám alszám/év/egyedi azonosítás. A főszám és alszám folyamatos sorszám, amelyet az elektronikus iratkezelési szoftverben beállított számláló automatikusan képez. A főszám 5 számjegyből áll, az alszám kettőből. (2) Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető az (1) bekezdésben meghatározottak szerint képzett adategyüttest megelőzően a szervezeti egységre, iktatóhelyre vagy iktatókönyvre utaló, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval. (3) Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető az (1) bekezdésben meghatározottak szerint képzett adategyüttest követően számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó további azonosítóval. (4) A (2) és (3) bekezdésben meghatározottak szerint képzett azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az azonosítók képzésére vonatkozó részletes szabályokat az Egyetem iratkezelési szabályzata határozza meg. (5) Az Egyetemen kötelezően használandó iktatószámok: a) 27 Rektorátus iktatókönyve: RH/XXXXX-XX/évszám; b) 28 Gazdasági gazgatóság iktatókönyve: GMF/XXXXX-XX/évszám; c) 29 Kancellária iktatókönyve: KR/XXXXX-XX/évszám; d) Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar tanulmányi iratai: KVIK/XXXXX- XX/évszám/TO; e) Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar intézményi iratai: KVIK/XXXXX- XX/évszám/DH; 27 A szabályzat módosítását a Szenátus 2012. április 20-i ülésén a 2011/2012. tanévi (IV. 20.) 63. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. január 1. napjától. 28 A szabályzat módosítását a Szenátus 2012. április 20-i ülésén a 2011/2012. tanévi (IV. 20.) 63. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. január 1. napjától. 29 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 14
f) Külkereskedelmi Kar tanulmányai iratai: KKK/XXXXX-XX/évszám/TO; g) Külkereskedelmi Kar intézményi iratai: KKK/XXXXX-XX/évszám/DH; h) 30 Pénzügyi és Számviteli Kar tanulmányai iratai: PSZK/XXXXX-XX/évszám/TO; i) 31 Pénzügyi és Számviteli Kar intézményi iratai: PSZK/XXXXX-XX/évszám/DH; j) 32 k) 33 l) Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg tanulmányi iratai: GKZ/XXXXX-XX/évszám/TO; m) Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg intézményi iratai: GKZ/XXXXX-XX/évszám/DH. 18. (1) 34 A beérkezett és a hivatalból kezdeményezett, intézkedést igénylő minden iratot iktatni kell. Az iratkezeléshez, iktatáshoz 2009. január 1-jétől az Egyetem által jóváhagyott, központilag alkalmazott, és üzemeltetett elektronikus iratkezelési rendszert kell használni. Az Egyetem ezen feladat végzésére a Montana Információtechnológiai és Kommunikációs Zrt. tanúsítvánnyal rendelkező MonDoc Iratkezelő Rendszer nevű szoftverét használja. (2) Nem kell iktatni, de Egyetemen kívülről történő beküldés esetén érkeztetni kell: a) jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítések és kísérőlevél nélküli meghívók, egyes személyeknek társadalmi szervezetben, vagy bizottságban betöltött tisztséggel kapcsolatos levelezést, ha az nem vonatkozik közvetlenül az Egyetem ügyköri tevékenységére; b) 35 meghívókat, üdvözlőlapokat, reklámanyagokat, tájékoztatókat; c) nem szigorú számadású bizonylatokat; d) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; e) munkaügyi nyilvántartásokat; 30 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 31 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 32 Hatályon kívül helyezte a 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 20.) 31. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2015. január 1. napjától. 33 Hatályon kívül helyezte a 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 20.) 31. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2015. január 1. napjától. 34 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 35 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 15
f) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; g) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat, h) 36 szakdolgozatokat, ide nem értve a szakdolgozat tervezetét; könyveket, tananyagokat; f) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat. 19. (1) Téves iktatás esetén a változásokat (módosítás, az adatok fizikai törlése nélkül törlésre jelölése) tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. (2) Az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező felhasználó azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat. (3) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. (4) Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. (5) Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell. 20. (1) Tételszámon az egyes ügykörökre megállapított jelzőszámok értendők. A tételszámokat a szabályzat melléklete (irattári terv) tartalmazza. (2) Az iratok tételszám szerinti besorolását, és a tételszám elektronikus iratkezelési rendszerben történő rögzítését az iktatáskor kell eszközölni. (3) Amennyiben az iktatást végző az iktatás során nem tudja kétséget kizáróan megállapítani, hogy az érintett irat mely tételszám alá tartozik, akkor ezt a szignálásra jogosult vezető köteles megtenni. 21. (1) Az iktatott ügyiratot előadói ívben kell elhelyezni. A hivatalból kezdeményezett irat fogalmazványát is az előadói ívben kell elhelyezni. Az előadói ívet az iktató ügykezelő nyitja meg. (2) Az előadói ív az irat borítójaként, előnyomott első oldalán az ügyirat 16. (2) bekezdésében foglalt adatainak, továbbá az ügyintézői kiadói utasítások és egyéb iratkezelési mozzanatok feljegyzésére szolgál. 36 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 16
(3) Az irathoz az iktatást követően ha ilyen van csatolni kell az irat előzményeit, ami a későbbiekben az ügy részét képezi. Az előzmény irat iktatószámánál a csatolás tényét fel kell jegyezni. 22. (1) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. (2) 37 Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén az Egyetemnek az iktatókönyv zárásának részeként el kell készítenie az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározottak szerint archivált változatát. (3) Az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválni kell, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni. Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni. (4) Amennyiben egy ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új főszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügy alapszáma mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma. A csatolás tényét az iktatókönyvben rögzíteni kell. Az előirat sorszámánál fel kell jegyezni, hogy azt milyen számú ügyirathoz csatolták. (5) Az elektronikus iratkezelési rendszerben a zárás után az adott évre, az adott iktatókönyvbe nem lehet több iratot iktatni. Ezt követően az előző évi iktatókönyvben új irat főszámra történő iktatása tilos, az érkezett újabb iratot az ugyanazon ügy soron következő alszámára iktatják. Az iktatókönyvek végleges zárásának részeként el kell készíteni külön jogszabályban meghatározott formátumban az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát. Szignálás 23. (1) A nyilvántartásba vett, elő-iratokkal felszerelt iratokat az iktatás napján az ügyintézők kijelölése céljából a szignálási jogosultsággal rendelkező vezetőhöz kell továbbítani. (2) A szignálási jogosultsággal rendelkező vezető a neki bemutatott küldeményeket szükség szerint valamely szervezetei egységre, vagy az ügy elintézésével megbízott személyre szignálja az elektronikus iratkezelési rendszernek megfelelően. A szignálással egyidejűen kell utasítást adni az elintézés határidejére (pl. "ma", "Sürgős", "...hó...-ig", stb.) és sajátos módjára (pl. "megbeszélni velem", "megbeszélni...-vel", stb.) vonatkozóan is. 37 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 17
(3) Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével az elektronikus iratkezelési rendszerben teszi meg. (4) 38 Bizonyos, jól meghatározott iratcsoportokra, ügykörökre vonatkozóan a kar vezetője, illetőleg a Rektorátus, és a Gazdasági Igazgatóság esetén a rektor, illetve a kancellár előszignálási jegyzéket adhat ki. Ezen iratcsoportokba, ügykörökbe tartozó iratok esetén azokat szignálás nélkül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani iktatás után, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. Az iktató az előszignálási jegyzék alapján meghatározott ügyintéző nevét az elektronikus iratkezelő rendszerben rögzíti. (5) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység, ügyintéző már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez, ügyintézőhöz lehet továbbítani. 24. (1) A Rektorátuson, illetőleg a Gazdasági Igazgatóságon szignálási jogosultsággal a rektor, kancellár 39, illetőleg a gazdasági igazgató rendelkezik. A rektor, a kancellár 40 és a gazdasági igazgató a szignálás elvégzésére maga helyett írásban mást is kijelölhet. (2) A karokon szignálási jogosultsággal a dékánok rendelkeznek. A dékán szignálási jogosultságát a kar más vezető dolgozóira is delegálhatja. (3) 41 (4) A rektor és a kancellár 42 az egész Egyetem vonatkozásában teljes körű szignálási jogosultsággal rendelkezik. 25. Amennyiben a 23. -nak megfelelően történt elsődleges szignálás után a feladatot kapott szignálási joggal rendelkező vezető észleli, hogy az nem illetékességi, illetőleg hatáskörébe tartozik, vagy további ügyintézők bevonása szükséges az ügy kezelésébe a hozzá érkezett iratot továbbszignálhatja (feladatot küldhet az elektronikus iratkezelési rendszerből). Az ügyiratok kezelése és intézése 26. (1) Elintézés előtt az ügyintézők, vagy megbízott személyek a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés, tényállás tisztázása, stb.) megteszik. A közbenső intézkedés távbeszélő, fax, számítógépes hálózat vagy szóbeli tárgyalás útján is történhet. A kapott 38 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 39 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 40 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 41 Hatályon kívül helyezte a 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 20.) 31. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2015. január 1. napjától. 42 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 18
intézkedés lényegét, a felvilágosítást adó személy nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az iratra, és az előadói ívre fel kell jegyezni. (2) Az iratkezelés során törekedni kell a fölösleges energiahasználat, különösen a fölösleges papírhasználat elkerülésére. (3) Olyan esetekben, amikor az ügyirat intézése több ügyintézőre tartozik, az ügyintézők kötelesek egymással konzultálni és egymás intézkedését összehangolni. (4) Közbenső intézkedések esetén a válasz, vagy a jelentés megérkezéséig az ügyiratok az ügyintézőnél maradnak. (5) Az ügyintézés során keletkezett valamennyi iratot ide nem értve a piszkozatokat, irattervezeteket az ügy főszámához kapcsolódó alszámra kell iktatni, és az előadói ívben elhelyezni. (6) Ha az ügyiraton határidőt jelöltek meg, azt az iktatás e célra szolgáló rovatában a hónap és a nap feltüntetésével be kell jegyezni. Ha a válasz beérkezik, a határidő rovatban ezt jelezni kell, s az ügyiratot el kell juttatni az ügyintézőhöz. Ha a megállapított határidőre válasz nem érkezett, az ügyiratot akkor is az ügyintézőhöz kell továbbítani. 27. (1) Az ügyiratok aláírására, kiadmányozásra jogosult személyeket az illetékes vezető határozza meg. Az aláírásra előkészített ügyiratot az ügyintéző szignálja. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. (2) A hiteles kiadmányozás történhet: a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, b) az aláírásra jogosult vezető által saját kezűleg aláírt (és irattárban őrzött) intézkedésekről további példányok készíthetők oly módon, hogy a kiadmányozó neve mellett "s. k." (saját kezűleg) jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. "A kiadmány hiteléül" megjegyzéssel nevének és beosztásának feltüntetése mellett saját kezűleg aláírja, c) az Egyetem a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el, d) a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló törvényben meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll. (4) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő 19
a) a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és b) a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata. (4) Az Egyetem által készített hiteles kiadmányról a külön jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni. (5) Az ügy intézése során keletkezett valamennyi iratot digitalizálni (szkennelni) kell a 14. -ra, és a 16. (5) bekezdésére is tekintettel, és ezen digitális iratokat az elektronikus iratkezelő rendszerben az ügy iktatószáma alatt, a megfelelő alszámozással rögzíteni kell. 28. (1) Az intézkedést tartalmazó iratra aláírás előtt az ügykezelő rávezeti az iktatószámot, aláíratja a kiadmányozásra jogosulttal, majd körbélyegzővel látja el, gondoskodik a továbbításról, illetve postai út esetén a továbbításhoz szükséges borítékok megcímzéséről. (2) Az ügykezelőnek ellenőriznie kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányokhoz az előírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtania minden kiadói utasítást (expediálás). E feladatok elvégzése után az irattárban maradó másolati példányokon "exp." jelzéssel fel kell jegyezni a továbbítás keltét, illetve módját (hálózat). (3) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, hálózat, futárszolgálat stb.). Postai továbbítás esetén a küldeményeket közönséges, ajánlott, elsőbbségi, tértivevényes és ajánlott tértivevényes levélként vagy csomagban lehet elküldeni. Az ügykezelő a küldeményeket még aznap köteles továbbítani. (4) A kimenő leveleket a telephely ezzel megbízott dolgozója (kézbesítő, hivatalsegéd) munkanapokon naponta két alkalommal a 4. (2) bekezdés a) pontjában, a (3), és (4) bekezdésekben meghatározott szervezeti egységek vezetői által kiadott rendben gyűjti össze a szervezeti egységektől postára adás végett. A postára adáshoz a posta által rendszeresített postakönyvet kell használni. A csomagokat a szervezeti egységeknél kell megfelelően megcímezni, és a csomagszállító levelet kitöltve mellékelni. (5) A szervezeti egységek között a papíralapú iratok továbbítása közvetlenül, illetve nyílt postafiókos rendszerrel (szükség esetén átadókönyv, ill. előadói munkakönyv alkalmazásával) történik. Az átadókönyvben fel kell tüntetni a címzett nevét, az ügyirat tárgyát és az átadás dátumát. Az átvételt aláírással kell igazolni. Az elektronikus iratok továbbítása hálózat útján történik. 29. Az elektronikus irat elküldése időpontját dokumentálni kell. 20
Irattárba helyezés, irattári kezelés 30. (1) Az irattárban csak olyan ügyiratot szabad elhelyezni, amely elintézést nyert, kiadmányait már továbbították, vagy amelynek érdemi ügyintézés nélküli irattárba helyezését rendelték el. Az ügyiratokat a postázás, kézbesítés napján, de legkésőbb a következő munkanapon átmeneti irattárba kell tenni. (2) Az elektronikusan érkezett, továbbított, illetve digitalizált iratokat az elektronikus iratkezelési rendszerben kell irattárazni. (3) Az iratok irattárba helyezése előtt az ügyintéző köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy a) a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e; b) az előadói ívben megvan-e valamennyi irat (előirat, melléklet); c) az előadói ívben nincsen-e olyan ügyirat, amely nem az adott ügyhöz tartozik. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak javításáról. Ezt követően az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni az irattárba helyezés időpontját. Az irattárba helyezést az elektronikus iratkezelő rendszer megfelelő rovatában az év, a hónap és nap feltüntetésével be kell jegyezni. Az ügyiratra vonatkozó nem iktatott előkészítő feljegyzéseket az ügyirathoz mellékelni kell és vele együtt le kell rakni. (4) Az iratokat az irattári tételszám szerinti csoportosításban, az iktatószámok növekvő sorrendjében kell lerakni. (5) A postán tértivevénnyel küldött levelek irattári példányait csak akkor szabad irattárba helyezni, ha az átvételt igazoló tértivevény visszaérkezett, és az irathoz való csatolása megtörtént. (6) Az átmeneti irattárban az ügyiratokat a tételszámok szerinti csoportosításban kell tárolni. Minden irattároló dobozra rá kell vezetni: a) az iktatás évét; b) az irattári tételszámot, továbbá c) a csomagban elhelyezett ügyiratok első és utolsó iktatószámát. 21
31. (1) Az irattárat olyan száraz, tiszta, tűztől, kártevőktől és erőszakos behatolástól védett helyen kell tartani, ahol az irattár rendeltetésszerű használata biztosítható. (2) Az irattárban elhelyezett iratokat az irattár kezelője csak elismervény ellenében adhatja ki. Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Más szervezeti egység dolgozójának csak az illetékes vezető utasítására lehet kiadni. Az ügyben nem érdekelt személy részére felvilágosítás vagy másolat bármely ügyiratról csak az illetékes szervezeti egység vezetőjének engedélyével adható. Az érdekelt személy részére az irat érdekeltségének igazolását követően adható ki. (3) A két évnél régebbi keletű, teljes naptári év ügyiratait az azokhoz tartozó iktatólistával és segédkönyvekkel, átadási jegyzék kíséretében, a központi irattárban kell elhelyezni. Az átmeneti irattár érintett ügyiratainak a központi irattárba történő elhelyezését az iratkezelő köteles elvégezni a tárgyévet követő év február 20-ig. (4) Átmeneti irattárat az iktatást végző szervezeti egységek tarthatnak fenn. (5) 43 Az Egyetemen egy központi irattár működik, a karokra valamint a Rektorátusra kihelyezett részlegekkel. 32. (1) Az irattári tervben meghatározott határidő lejárta után a teljes naptári év ügyiratait az azokhoz tartozó iktatólistával és segédkönyvekkel, átadási jegyzék kíséretében a Magyar Nemzeti 44 Levéltárban kell elhelyezni. (2) Az átadásról 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek a következőket kell tartalmaznia: a) az átadó szervezeti egység megnevezése, b) az átadás időpontja, c) az átadásért felelős személy neve. (3) Iktatott iratok esetében a jegyzőkönyv tartalmazza továbbá: a) a raktári egység megnevezését (csomó, köteg, doboz, stb.) b) az iratok keletkezési évét és iktatószám-keretét, c) tételszámát. (4) Az átadási jegyzékben darab szinten kell felsorolni a köteteket, megadva az évkört, valamint a kezdő és végső iktatószámot. (5) A hiányzó iratokról hiányjegyzéket kell készíteni, és azt az átadási jegyzékhez kell csatolni. 43 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 44 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 22
33. (1) A szervezeti egység dolgozói az érvényes Szervezeti és Működési Rendben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat. (2) A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan rögzíteni kell az elektronikus iratkezelő rendszerben. (3) Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. (4) A (3) bekezdésben megjelölt ügyiratpótló lappal egyenértékű, ha az Egyetem e szabályzatában meghatározottak szerint a kölcsönzésről az irat átadás-átvételét igazoló elektronikus nyilvántartást vezet (5) Elektronikus ügyiratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az ügyiratot és annak iratait. Megszűnő szervezeti egység iratainak átadása-átvétele 34. (1) 45 Az Egyetem valamely szervezeti egységének jogutód nélküli megszűnése esetén a rektor, illetve a kancellár 46 köteles gondoskodni a megszűnő szervezeti egység iratainak a Korm. rendelet erre vonatkozó szabályai szerinti elhelyezéséről. (2) A megszűnt szervezeti egység iratait elkülönítetten, az irattári rendnek megfelelően kell elhelyezni. (3) 47 Ha az Egyetemen belül átszervezési vagy egyéb okokból szervezeti egység jogutódlással megszűnik, a jogutód szervezeti egység köteles az irattári anyagát átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében átvenni és az iratkezelésre (illetve irattárazásra) vonatkozó előírások szerint kezelni. (4) Abban az esetben, ha a megszűnő szervezeti egység iratanyagát valamilyen kizáró okból (pl. ügykör megszűnése miatt) más jogutód szervezeti egységnek átadni nem lehet, az iratanyag a központi irattár Rektorátuson működő részlegébe kerül. (5) A központi irattárban, és annak részlegeiben az irattári terv szerint elkülönülő csoportokba tartozó iratokat külön-külön kell kötegelni (levéltárakban általánosan bevezetett szabványméretű dobozokban elhelyezni), és minden kötegen (dobozon) fel kell tüntetni a szervezeti egységek nevét és az irattári jelet. 45 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 46 Beépítette a Szenátus 2016. április 22-i ülésén a 2015/2016. tanévi (IV.22.) 96. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2016. április 23. napjától 47 A módosítást a Szenátus 2014. december 12-i ülésén a 2014/2015. tanévi (XII. 12.) 31. számú határozatával 23