Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottságának Elnöke Szám: 1612/2005. ELŐTERJESZTÉS a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottságának 2005. június 8-i ülésére Az előterjesztést készítette: Dr. Erdődy Gyula vezető-főtanácsos Humánszolgáltatási Iroda Dr. Ódor Imre igazgató Baranya Megyei Levéltár Tárgy: A Baranya Megyei Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzatának jóváhagyása A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 30/2005.(III.24.) Kgy. határozatával módosította a Baranya Megyei Levéltár alapító okiratát. A módosítás oka, hogy az intézmény új telephelyen átvette a Mecseki Bányavagyon-hasznosító Részvénytársaság volt dolgozóira vonatkozó bér- és munkaügyi iratokat. Az alapító okiratban feltüntetésre került a levéltár új, Dobó utcai telephelye, valamint jelezni kellett a munkaügyi dokumentáció levéltári őrzését, feldolgozását, a belőlük fakadó adatszolgáltatási tevékenységet is. A közgyűlési határozat utasította az intézmény igazgatóját, hogy gondoskodjon a módosított alapító okirat értelmében a levéltár szabályzatainak módosításáról. Ilyen a Baranya Megyei Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzata. A Baranya Megyei Önkormányzat és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 6/2003. VI. 16. Kgy. rendelet 4. számú melléklete I/3. pontja rendelkezik arról, hogy az Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottság a közgyűlés által átruházott hatáskörben hagyja jóvá az intézmények Szervezeti és Működési Szabályzatát. Határozati javaslat A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottsága a Baranya Megyei Önkormányzat és Szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 6/2003. (VI. 16.) Kgy. rendelet 4. számú melléklete, I/3. pontja alapján átruházott hatáskörben a mai nappal jóváhagyja a Baranya Megyei Levéltár új Szervezeti és Működési Szabályzatát. Határidő: a közlésre: azonnal Felelős: Nyúlné Zátonyi Zita, a bizottság elnöke P é c s, 2005. június 1. Nyúlné Zátonyi Zita
2 (melléklet) Baranya Megyei Levéltár 7621 Pécs, Király u. 11. A BARANYA MEGYEI LEVÉLTÁR SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA PÉCS 2005.
3 I. Általános rész 1./ Az intézmény alapítását elrendelő határozat száma: 1610-26/1950. (VIII.8.) V.K.M. r. Az intézmény és a vele egy szervezeti egységben működő részlegeinek pontos elnevezése, címe: Baranya Megyei Levéltár P É C S Király u. 11. Pf. 392. 7601 Baranya Megyei Levéltár Részlege P É C S Rét u. 9. 7623 Baranya Megyei Levéltár Raktára P É C S Nyírfa u. 3. 7622 Baranya Megyei Levéltár Mecseki Szénbányák Munkaügyi Irattára P É C S Dobó I. u. 89. 7629 2./ Az intézmény fenntartója: Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Szakmai felügyeleti szerve: NKÖM Közgyűjteményi Főosztály Levéltári Osztálya
4 3./ Adóazonosító száma: 15330279-202 4./ Az intézmény önálló jogi személy, felelősen és önállóan gazdálkodó költségvetési szervezet. 5./ Az intézményt a levéltár igazgatója képviseli, akit a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése nevez ki. 6./ A levéltár illetékességi köre Baranya megye területére terjed ki. Illetékességi körébe tartozik a fenntartó önkormányzat testületének, hivatalainak és intézményeinek, valamint ezek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá a megye területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe. II. A levéltár feladatai 1./ A Baranya Megyei Levéltár igazgatási feladatokat is ellátó tudományos intézmény, amely általános levéltárként működik. A levéltár jogállását és feladatkörét az 1995. évi LXVI. törvény (a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről) - továbbiakban Ltv. -, valamint a Nemzeti Kulturális Örökség Miniszterének 10/2002. (IV.15.) szám alatt a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről címen közzétett rendelet továbbiakban Rendelet -, és a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése 30/2005. (III.24.) Kgy. határozatában elfogadott alapító okirat határozza meg. 2./ A levéltár végzi mindazokat a tudományos, igazgatási, közművelődési feladatokat, amelyeket a fenti jogszabályok előírnak: a) kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait; b) jogszabály alapján átveszi, illetőleg gyűjti, valamint ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű magániratot; c) az átvett, illetőleg a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezésével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi; d) az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki; e) a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét; f) megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gondoskodik, ezekről, illetőleg különösen jelentős levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy készíttet, és annak egy példányát ha jogszabály másként nem rendelkezik a Magyar Országos Levéltár biztonsági filmtárának átadja;
5 g) levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag felhasználásának elősegítése céljából, s közzéteszi a kutatás eredményeit, illetve a tudományos munkamegosztás keretében részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában; h) a levéltári anyag oktatási, illetőleg közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevékenység megismertetését kiadványokkal és egyéb módon elősegíti; i) a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozó szaktanácsot adhat, a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában közreműködik. 3./ A levéltár helyi tudományos és közművelődési intézményekkel és társadalmi szervekkel együttműködve végzi az illetékességi körébe tartozó terület Baranya megye történetére vonatkozó forrásanyag feltárását, tudományos feldolgozását és kiadását, és mindazon tevékenységet, amely azt a helytörténetírás bázisintézményévé teszi. 4./ A levéltár más iratképző részéről történt felkérés esetén: - szaktanácsot ad iratképző és iratőrző szerveknek raktározási (állványozási, technikai) kérdésekben, - részt vesz a helyi irattározási tennivalók szakmai-módszertani útmutatásainak kidolgozásában és - az iratkezelési szabályzatban foglalt feladatok ellenőrzésében. 5./ A levéltár a fenntartó által kötött szerződés alapján őrzi a Mecseki Szénbányák munkaügyi dokumentációját. Végzi a munkaügyi iratok feldolgozását, kezelését és az azokból történő adatszolgáltatást. III. Az intézmény szervezeti felépítése 1./ A levéltár élén az igazgató áll. 2./ Vezető feladatainak ellátásában az intézmény vezetősége segíti. 3./ A levéltár vezetősége: igazgató igazgatóhelyettes gazdasági vezető 4./ A levéltár önálló belső ellenőri feladatokat ellátó személyt a kis létszám miatt nem alkalmaz, ilyen feladatra megbízást nem ad. A belső ellenőrzés a folyamatba épített ellenőrzéseken keresztül valósul meg. 5./ A szervezet területileg négy helyen, egy egységként működik. A Rét utcai részleg osztályvezető irányításával, a Nyírfa utcai részleg és a Dobó István úti irattár az igazgatóhelyettes közvetlen irányításával végzi a munkát.
6 6./ Vezetői feladatok és jogkörök 6.1. Igazgató Az intézmény igazgatója egyszemélyi felelős vezető: - valamennyi dolgozó felett gyakorolja a munkáltatói, vezetői, ellenőrzési jogokat, - felel az intézmény működéséért. Feladata: - Ellátja a levéltár képviseletét a természetes és jogi személyekkel szemben. - Meghatározza a levéltár ügyvitelét, a dolgozók munkakörét, beosztását, feladatait, gondoskodik a minősítésekről. - Felelős a levéltár munkatervének és beszámolóinak elkészítéséért, azok végrehajtásáért. - Gondoskodik a munkaterv teljesítésének feltételeiről, a dolgozók munkakörülményeinek biztosításáról. - Felelős az állami és önkormányzati tulajdon védelméért. - Biztosítja a levéltár gazdálkodásával kapcsolatos teendők ellátását. - Gondoskodik az intézményi dolgozók személyügyeivel kapcsolatos feladatok ellátásáról. - Gondoskodik az intézmény tevékenységével összefüggő és a szakterületre vonatkozó jogszabályok végrehajtásáról. - Biztosítja az ügyintézés rendjét. - Feladatainak ellátása során a jogszabályban előírt módon együttműködik a levéltári érdekképviseletekkel. - Együttműködik a megye vezető tudományos, oktatási és közművelődési intézményeivel. - A levéltár tudományos színvonalának emelése érdekében a lehetőségekhez mérten elősegíti és támogatja a dolgozók szakmai képzését. - Részt vesz a levéltár szakmai feladatainak végzésében, egyéni munkaterve alapján tudományos és közművelődési munkát végez. - Intézkedéseiről rendszeresen tájékoztatja vezetőtársait. - Az igazgató feladatkörébe tarozó egyes feladatokat más munkatársakra átruházhat, ez azonban egyszemélyi felelősségét nem érinti. Kizárólagos jogköre - munkáltatói jogok (munkaviszonnyal kapcsolatos kérdések), - fegyelmi jog, - bérgazdálkodási jog (a gazdasági vezető közreműködésével). Átruházható igazgatói jogkör: - utalványozási jog (a gazdasági vezető gyakorolhatja), - kiadmányozási, aláírási jog, - jogszerzés és kötelezettségvállalás (ig. helyettesre és gazdasági vezetőre),
7 - képviseleti jog (az igazgatóhelyettes és gazdasági vezető), - utasítási jog, - intézkedési jog, - ellenőrzési jog. 6.2. Igazgatóhelyettes Az intézmény igazgatójának állandó és általános helyettese. Feladatait az igazgató közvetlen irányításával végzi. Az igazgató távollétében (hivatalos kiküldetés, szabadság, külföldi út, betegség) annak teljes jogú helyettese. Feladata: - A levéltár működésével kapcsolatos jelentések, tervek, felmérések előkészítésében részt vesz, vagy önállóan maga irányítja és elkészíti. - Az igazgatóval együttműködve szervezi és ellenőrzi a dolgozók tervmunkáját. - Közreműködik a munkaköri leírások és a minősítések elkészítésében. - Részt vesz vagyoni és szakmai ellenőrzésen. - Ellenőrzi és felügyeli az erre kinevezett személyekkel a munka- és tűzvédelmi szabályok betartását, a műszaki adottságok állapotát. - Kooperatív és váratlan feladatokban szervező és ellenőrző feladatokat lát el. (Pl. iratmentés, váratlan szállítás). - Segíti és ellenőrzi, hogy a dolgozók a munkavégzésükhöz szükséges jogszabályokat megismerjék. - Ellenőrzi és segíti a tudományos dolgozók és levéltári kezelők szakmai haladását, javaslatot tesz továbbképzésükre. - Részt vesz a megyei intézményekkel való együttműködés szervezésében. - Közvetlenül irányítja a gyűjtőterületi és az ügyfélszolgálati tevékenységet. - Vezeti a tanácsi korszak referenciáját, irányítja a honismereti és közművelődési munkát. - Egyéni munkaterve alapján tudományos és közművelődési munkát végez. Jogköre: - Az igazgató távollétében annak teljes jogú helyettese. - Az intézmény dolgozóival szemben utasítási, intézkedési és ellenőrzési joga van. - Javaslattételi és véleményezési joga van szervezeti, szakmai, személyi, gazdálkodási kérdésekben. - Kötelezettségeket vállalhat és jogokat szerezhet az intézmény nevében az igazgatóval egyeztetve. - Kiadmányozási és aláírási joga van. - Irányítja és ellenőrzi a hozzá tartozó munkatársak tevékenységét. 6.3. Gazdasági vezető Az intézmény gazdasági-pénzügyi tevékenységének felelős vezetője. Közvetlen irányítója az intézmény igazgatója.
8 Feladata: - A jóváhagyott költségvetési tervszámok keretein belül, a szakmai javaslatok alapján elkészíti az intézmény költségvetését, majd gondoskodik annak tervszerű végrehajtásáról. - Elkészíti évközben és évvégén az intézmény költségvetési beszámolóját. - Kialakítja a számviteli, pénzügyi és bizonylati rendet (szabályzatait elkészíti) és ezek alapján szervezi és irányítja csoportja munkáját. - Gondoskodik arról, hogy az intézményi alapfeladatok ellátásához szükséges technikai-, pénzügyi lehetőségek biztosítva legyenek mind a két működési területen. - Az intézmény vezetését folyamatosan tájékoztatja a levéltár gazdasági helyzetéről. - Kapcsolatot tart a fenntartó pénzügyi irodájával és a bérszámfejtő Magyar Államkincstár Baranya Megyei Területi Igazgatóságával. - Közvetlenül irányítja a gazdasági csoport munkáját. Jogköre: - Gazdasági kérdésekben az igazgatóval, igazgatóhelyettessel együtt vagy önállóan képviseli az intézményt. - Kötelezettséget vállalhat, jogokat szerezhet az igazgatóval történt egyeztetés mellett. - Javaslattételi joga: - a területén dolgozókkal kapcsolatos személyi kérdésekben, - gazdasági, szervezeti kérdésekben, - munkaerő és bérgazdálkodás területén, - felújítási feladatokkal kapcsolatban van. - Jogosult az igazgatóval és az igazgatóhelyettessel egyetértésben gazdasági előírásokat, körleveleket készíteni. - Aláírási joga van az egyszámlánkat vezető Baranya Megyei OTP-nél bejelentett módon. 7./ Levéltári tudományos dolgozók (főlevéltárosok, levéltárosok) Szakmai területen a feudális, a kapitalista és a szocialista korszak referensei, a szakkönyvtár és a kutatószolgálat, valamint a Rét utcai részleg irányítói. A levéltári fondfőcsoportok referenciáját a referencia szabályzatának megfelelően végzik. 8./ Levéltári kezelők A levéltári hivatalos ügyintézést, az iratok rendezését, azok segédlettel való ellátását, selejtezését, az iratok xerox-másolását végzik. 9./ Ügyviteli alkalmazottak Az intézmény feladatához tartozó tudományos tanulmányok, nyilvántartások gépelését, az intézmény ügyvitelét, okirati másolatok kiadványozását, levelezését végzik.
9 10./ Levéltári kisegítők A kézbesítést, a portaszolgálatot, valamint az iratok előkészítését, továbbá egyéb működést biztosító feladatokat végzik. IV. A levéltár működési rendje 1. A levéltári anyag gyarapodása A levéltár őrizetébe kerülő anyag gyarapodása a Ltv. 12. -a és a Rendelet 12-18. -ai értelmében átvétel, vásárlás, ajándékozás, csere, letét, illetve hatósági intézkedéssel levéltárba utalással történhet, továbbá saját maga állíthat elő levéltári anyagot filmezéssel, vagy más technikával történő reprodukció útján. 2. A levéltári anyag őrzése a./ A levéltári anyag raktározási módjára a Rendelet 19-22. -ai az irányadók. b./ A levéltár raktárai négy egységben (részlegben) helyezkednek el, a Király, a Rét és a Nyírfa utcában kutatótermekkel és a munkaszobákkal. c./ A levéltári anyag biztonságáért a levéltár dolgozói egyetemlegesen felelősek. d./ A levéltári raktárakban csak a levéltár dolgozói tartózkodhatnak, kivételt képez a levéltár-látogatások esete. e./ A levéltár raktárainak kulcsai csak a levéltár dolgozói által hozzáférhető módon őrizhetők. f./ A raktárakból a levéltári anyag kivétele a Kutatási Szabályzatban rögzített módon történik. A kutatók részére kiszerelt levéltári anyag átvételét a kutatók a kérőlapon aláírásukkal igazolják, s a napi munka befejezése után a felügyelőnek adják át, aki azt a másnapi kutatásig zárt helyen őrzi. A kutatás befejezése után a kutató a levéltári anyagot a kutatóterem felügyelőjének adja át, aki ennek tényét aláírásával igazolja. g./ A levéltári anyag restaurálására, kiállítására és tudományos céllal történő fizikaitechnológiai vizsgálatára vonatkozóan a Rendelet 52-58. -ai az irányadók. 3. A levéltári anyag feldolgozása a./ Az anyag levéltári feldolgozását a levéltár a Rendelet 25-31. -ai, illetve a mindenkor érvényes munkautasítások szerint végzi.
10 b./ A levéltár a levéltári szempontból értéktelen iratok selejtezését az éves munkaterveinek megfelelően, az érvényben lévő jogszabályok és munkautasítások előírásai szerint végzi. c./ A selejtezésről felvett jegyzőkönyvet a levéltár közvetlenül a NKÖM Levéltári Főosztályának terjeszti fel jóváhagyásra. 4. A levéltári anyag nyilvántartása A levéltári anyag fennmaradásának és megőrzésének biztosítására, a levéltári munkák tervezésének megkönnyítésére a levéltár vezeti mindazokat a nyilvántartásokat, amelyeket a Rendelet 34-40. -ai előírnak. 5. Levéltári kiadványok készítése és közzététele a./ A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag használatát publikus és belső segédletek készítésével könnyíti meg. A belső segédletek levéltári felhasználására, a publikus segédletek a széles értelemben vett kutatók segítségére részben központi, részben saját kiadásban, illetve támogatással jelennek meg. b./ A levéltár tudományos dolgozói a levéltári anyagban levéltártudományi és történettudományi kutatásokat végeznek, s a kutatási eredményeiket országos kiadványokban, illetve a levéltár saját, vagy egyéb helytörténeti kiadványokban teszik közzé. c./ A szerzői joggal kapcsolatos rendelkezések a munkatársak ilyen jellegű tevékenységére is vonatkoznak, vagyis az 5/b. pontban folytatandó kutatások művelése a tudományos státuszban lévő levéltárosok részére kötelező, azonban publikálás esetén őket szerzői tiszteletdíj illeti meg. 6. Kutatás a levéltári anyagban A levéltári anyagban való kutatás módját és az ebben kutathatók körét a levéltár a Ren -delet 44-49. -ai és a Kutatótermi Szabályzat figyelembe vételével határozza meg. 7. A levéltár közművelődési tevékenysége A levéltár a közművelődési tevékenységét sajátos jellegéből adódóan az alábbiakkal segíti elő: a./ kiadványaiban közzéteszi az új kutatási eredményeket, b./ a nem általa őrzött Baranya megyei vonatkozású levéltári anyagról mikrofilmet, reprodukciókat készíttet, c./ rendszeresen gyűjti és könyvtárán át a kutatók rendelkezésére bocsátja a levéltártani, az általános, a történettudományi és a helytörténeti kiadványokat,
11 d./ igény szerint szakmai tájékoztatást nyújt a Baranya megyei helytörténet kutatóinak, e./ önállóan, illetve más szervekkel közösen kiállításokat rendez, f./ közvetlen kapcsolatot tart az iskolákkal a történelemoktatás segítése érdekében, g./ érdeklődő látogatóknak bemutatja a levéltárat, h./ felkérésre a levéltárról, a levéltári anyagról, annak forrásértékéről, továbbá a levéltári munkáról ismertetéseket, előadásokat tart. 8. Tájékoztatás a levéltári anyag alapján A levéltár a tudományos kutatáson túl szóban vagy írásban hozzáérkezett megkeresésekre általános, de kielégítő tájékoztatást nyújt az általa őrzött levéltári anyagról, illetve az azonosított iratokról tartalmi kivonatokat és hiteles másolatokat állít ki a Rendelet 50-51. -aiban meghatározott módon. Szóbeli megkeresésre a levéltár a lehetőségekhez képest azonnal tájékoztatást ad, írásbeli megkeresések esetén a választ 30 napon belül kiadja. 9. Munkaterv-beszámoló A levéltár a belső munkáját a NKÖM Közgyűjteményi Főosztályának Levéltári Főosztálya és a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottsága irányelvei szerint készült éves munkaterv alapján végzi, amelyet az igazgató a dolgozók véleményeit meghallgatva állít össze a megállapított pénzügyi keretekkel összhangban. Az elkészült munkatervet - átruházott jogkörben - a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottsága hagyja jóvá. A levéltár éves munkájáról készült beszámolót átruházott jogkörben - a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése Oktatási, Kulturális, Ifjúsági és Sport Bizottsága hagyja jóvá. 10. Nyitva tartás A Baranya Megyei Levéltár nyitva tartását alapvetően az ügyfél- és kutatóforgalom határozza meg. A kutatóterem keddtől - csütörtökig 8 00-16 00, pénteken 8 00-14 00 óráig vehető igénybe. Az ügyfélszolgálat munkanap hétfő és péntek kivételével 8-12 00 óráig tart. 11. Kapcsolódó szabályzatok A Szervezeti és Működési Szabályzatban részletesen nem tárgyalt ügyekben az alábbi szabályzatok a mérvadók:
12 a./ Iratkezelési Szabályzat b./ Kutatási Szabályzat c./ Könyvtári Szabályzat d./ Munkavédelmi Szabályzat e./ Tűzvédelmi Szabályzat A számvitel rendjével kapcsolatos szabályzatok: g./ Bizonylati Szabályzat h./ Számlakeret, Számlatükör i./ Házipénztár Kezelési Szabályzat j./ Leltározási Szabályzat k./ Selejtezési Szabályzat i./ Belső Ellenőrzési Szabályzat