Bérfejlesztés adatgyűjtő program használati útmutatója II. Import és intézményi modul 1. Telepítés A programot a GYEMSZI honlapján lévő linkre kattintva lehet telepíteni: http://www.eski.hu/new3/adatbekeres/beremelespr.php A Fájl letöltése ablakon a Futtatás gombra kattintva, majd a szoftver gyártójára vonatkozó figyelmeztető ablakban is a Futtatás gombra kattintva, megjelenik a Bérfejlesztés Jelentés program telepítője. A program automatikusan a C:\Program Files\GYEMSZI\Berfejl könyvtárba telepíti magát, majd megkérdezi, hogy hozzon-e létre ikont az asztalon. Erre Igent válaszolva, vagy azonnal el lehet indítani a programot, vagy később az asztalról az ikonra kattintva. 1
A program úgy lett megírva, hogy ha működő internetes kapcsolat van a kapcsolat állapota látszik a bejelentkező ablak alsó sorában, akkor érzékelje, ha frissebb verzió érhető el a szerverünkön, és a frissítésre vonatkozó kérdés megerősítése után, automatikusan frissítse magát. Kérjük, hogy a frissítésre vonatkozó kérdésre mindig Igent válaszoljanak! A sikeres telepítésről egy figyelmeztető ablakban megerősítést kapunk. 2. Kapcsolati hiba Ha az automatikus frissítés valamilyen kapcsolati hiba miatt nem tud megtörténni, akkor erről a program figyelmeztető jelzést küld. Kérjük azokat az intézményeket, akik ilyen üzenetet kapnak, hogy egyrészt a PrtScr (print screen) gomb segítségével másolják le a képernyőn megjelenő üzenetet, és küldjék el nekünk a gyemszi.irf.stat@gyemszi.hu címre, úgy hogy a levél szövegrészébe a Ctrt+V gombok segítségével bemásolják a képernyő képét. Másrészt kérjük, hogy ilyen esetben folyamatosan ellenőrizzék a honlapunkon a program telepítő linkje mellett olvasható verzió számot, és hasonlítsák össze a helyi gépen telepített program verzió számával - ami a bejelentkező ablak jobb alsó sarkában olvasható - és ha szükséges, kézi módszerrel telepítsék újra a programot. Az újratelepítés során a korábban importált, vagy rögzített adatok nem vesznek el, nem módosulnak. 3. A program indítása, újraindítása A program az asztalon elhelyezett ikonra kattintva indítható. A kezdőlap bejelentkezése után vagy a Start gombra kattintva, vagy a Fájl menüből választva tudjuk az Import funkciót elindítani. 4. Korábban importált hibás állományok törlése Ha korábban már importáltunk be az első őt hónapra vonatkozó bérszámfejtési állományokat, de pl. hibajavítás, vagy új ellenőrzés miatt újból be kívánjuk importálni az első öt hónap adatait, akkor kérjük, hogy az új import előtt, a Fájl menüből elérhető Összes beírt adat törlése funkcióval töröljék a korábban beolvasott adatokat. Ezzel a funkcióval vigyázni kell, mert később, ha már berögzített adatokat tároltak is a programmal, akkor az így felvitt 2
adatok is törlésre kerülnek! Ezt a funkciót kérjük, hogy csak az adatszolgáltatási folyamat legelején, a hibás import állományok törlésére és javítására használják! 5. Fájlok importálása és ellenőrzése Az Importálás fájlból gombra kattintva ki tudjuk jelölni azt a könyvtárat, ahová korábban bemásoltuk a MÁK-tól, vagy a saját bérszámfejtési rendszerből kapott két (gyi) és (gyb) állományt. <ADOSAJAT>_<PIR_AZONOSITO>_gyi.txt és <ADOSAJAT>_<PIR_AZONOSITO>_gyb.txt A program az intézményi (gyi) és bérszámfejtési (gyb) állományok közül csak az intézményi állományt jeleníti meg az ablakban, a hozzá tartozó bérszámfejtési állományt automatikusan beolvassa. A beolvasás az állomány méretétől függően több percig is eltarthat. A beolvasott rekordok számának százalékos értéket az ablak alsó sorában lehet nyomon követni. A beolvasás után az importált fájlokra vonatkozó ellenőrző információk megjelennek az 3
Ellenőrzés ablakban. Ha az intézményi (gyi) állományban van a feldolgozás nem befolyásoló figyelmeztetés, akkor a program rákérdez, hogy folytassa-e a feldolgozás? Ilyen jelzés például, ha a (gyi) állományban és a regisztrációkor megadott intézmény név karakterre pontosan nem egyezik meg. Ez nem hiba, csak egy figyelmeztetés, ettől még a feldolgozás folytatható. Ha a feldolgozás megakadályozó hibát talál az ellenőrzés a (gyi) állományban, akkor fatális hibajelzéssel véget ér az ellenőrzés. A hibás állományt ki kell javítani, és újra meg kell próbálni az importot. Ha a program ellenőrizte az intézményi (gyi) állományt, és feldolgozhatónak találta, következik a bérszámfejtési (gyb) állomány. Ha a feldolgozás megakadályozó hibát talál az ellenőrzés a (gyb) állományban, akkor fatális hibajelzéssel véget ér az ellenőrzés. A hibás állományt ki kell javítani, és újra meg kell próbálni az importot. 4
6. Összegző hibalista Az ellenőrzés megtörténte után a képernyőn megjelenik egy összegző hibalista, ami kinyomtatható és el is menthető a helyi számítógépre. Az első bekezdés, A. Intézményi import állomány hibalistája a (gyi) állomány hibáira vonatkozó információkat tartalmazza. A második bekezdés, B. Bérszámfejtési import állomány hibalistája a (gyb) állomány hibáira vonatkozó információkat tartalmazza. A harmadik bekezdés, C. Összefoglaló riport a Bérszámfejtés (II.) adatlap rekordszámáról megmutatja az importált bérszámfejtési rekordok számát havi bontásban és összesen. A negyedik bekezdés, D. Jogviszonyok száma az 5. havi adatokból FEOR kód alapján számítva pedig tájékoztató jelleggel megmutatja, hogy a bérszámfejtési rekordok FEOR és szakfeladat mezője alapján, hány orvost, szakdolgozót, diplomást és egyéb dolgozót foglalkoztatnak az béremelésben érintett illetve nem érintett szakfeladatokon. A számok tájékoztató jellegűek, mert vannak olyan FEOR kódok (pl. 1327- Egészségügyi tevékenységet folytató egység vezetője), amelyekről csak egyéb információk birtokában lehet eldönteni, hogy melyik munkaköri csoportba kell sorolni a program az orvos csoportba sort. Arra viszont érdemes felhasználni, hogy ellenőrizzék, hogy az intézményben az importált állományok és a munkaügyi nyilvántartásban rögzített adatok alapján a szakfeladatok között megosztva, hány dolgozót foglalkoztatnak különböző munkaköri csoportokban. 5
7. Részletes hibalista A részletes hibalistát annak érdekében állítjuk elő, hogy segítséget nyújtsunk az intézményeknek abban, hogy a végrehajtási rendelet által meghatározott következő adatgyűjtések idejére, ki tudják javítani a hibás, hiányos adataikat a bérszámfejtési rendszereikben. A lista jogviszony azonosítóval, adóazonosító jellel és a dolgozó nevével azonosítható módon tételesen felsorolja azokat a rekordokat, ahol hibás vagy hiányos értéket talált, és megmutatja azokat a mezőket, ahol a hiba előfordult. Kérjük, hogy a hibákat javítsák ki a következő, júniusi bérszámfejtés előtt annak érdekében, hogy a megismételt adatgyűjtés már hibátlan adatokon alapuljon! 8. Feldolgozhatóság Az importált állományok feldolgozását akkor lehet megkezdeni, ha az ellenőrzés a hibalistán adott következő két üzenet valamelyikével ér véget. Hibátlan adatok esetén: ********************************************************************** * A bérszámfejtési állomány HIBÁTLAN * * FELDOLGOZHATÓ! * ********************************************************************** Hibás, de feldolgozható adatok esetén: ********************************************************************** * A bérszámfejtési állományban találhatók hibák, de az állomány még * * FELDOLGOZHATÓ! * ********************************************************************** 9. Megemelt hibahatár Néhány kórház visszajelzése alapján, az első öt havi bérszámfejtési adatok feldolgozhatósága érdekében, azon intézményeknél felemeljük a megengedett hibahatárok értékét, akik ezt emailben kérelmezik tőlünk. Kérjük, hogy emailben, a gyemszi.irf.stat@gyemszi.hu címre jelezzék számunkra a problémát, azzal hogy milyen mezők hibahatárával van gondjuk, és hogyan kívánják a hibákat 6
a következő havi leválogatásra javítani. Az üzenet tárgya a következő legyen: Megengedett hibahatár megemelése iránti kérelem. Ennek ellenér ismételten, és nyomatékosan kérjük ezeket az intézményeket is, hogy a hibákat javítsák ki a következő, júniusi bérszámfejtés előtt annak érdekében, hogy a megismételt adatgyűjtés már ismét a szigorított hibahatárral folyjék, és a számítások és utalások hibátlan adatokon alapuljanak! 10. Intézményi adatok szerkesztése Ha az ellenőrzés feldolgozhatónak találta az állományokat, a Tovább gombra kattintva tovább léphetünk az intézményi adatok rögzítésére alkalmas adatlapra. Ezen az adatlapon kell megadni azokat az információkat az egészségügyi szolgáltatóról, amely alapján eldönthető, hogy megfelel-e a vonatkozó jogszabályok alapján a béremelés állami támogatásának igénylési feltételeinek. Az ablak felső részében láthatjuk a (gyi) állományból importált intézményi adatokat. Ha rákattintunk a Módosítás gombra, szerkeszthetővé válnak az ablak mezői. Azok a mezők, amelyek szürke háttérrel vannak jelölve, inaktívak, vagyis az adatrögzítőnek nem kell kitölteni. Ezek a mezők vagy a (gyi) állományból valók [intézmény neve, adószáma, PIR azonosítója, TEÁOR kódja, gazdálkodási formája], vagy a regisztrációs állományból vesszük át [intézmény címe, vezető adatai, számfejtés módjára és hónapjaira vonatkozó információk], vagy a program számolja ki [dolgozók száma FEOR kód alapján, szakfeladatonként]. Az adatrögzítőnek a következő mezőket kell kötelezően kitölteni: OEP kód. Ha beírja az OEP kódot, a regisztrációs adatok alapján ellenőrizzük az intézmény adószámát, és ha egyezik az importált (gyi) állományban szereplő és a regisztráció során megadott két adószám, akkor a program automatikusan kitölti az intézmény címét, a vezető adatait, valamint a számfejtés módjára és hónapjaira vonatkozó információkat. Ha a regisztráció óta valamelyik adat megváltozott volna, Meg kell adni az intézmény hat karakteres ÁNTSZ azonosítóját, az intézmény tulajdoni formáját, azt, hogy 2012-ben volt-e adószám változással járó átalakulás, és ha igen, akkor a jogelőd nyolc karakteres adószámát. Nyilatkozni kell, hogy az intézménynek van-e OEP finanszírozási szerződése fekvőbeteg-, járóbeteg szakellátásra, illetve mentés, betegszállítás, vérellátásra. Meg kell adni az Eütev. 11/A. (9) bekezdése alapján, azon első szakorvosi, szakfogorvosi, szakgyógyszerészi és klinikai szakpszichológusi szakképzésben részt vevő, heti legalább 36 órában foglalkoztatott rezidensek számát, akik nem munkajogviszonyban, hanem tartós megbízási szerződéssel vagy vállalkozói jogviszonyban vannak foglalkoztatva. És végül meg kell adni az adatokat kitöltő munkatárs nevét, email címét és telefonszámát, annak érdekében, hogy ha szükséges, közvetlenül vele tudjuk felvenni a kapcsolatot. 11. Hibaüzenetek Amennyiben az adatrögzítő nem tölt ki minden kötelezően kitöltendő értéket, az alábbi hibajelzés jelenik meg. 7
Az ilyen üzenet a következő mezők ki nem töltöttségére utal: I_ANTSZKOD Intézmény ÁNTSZ azonosítója OEP_FEKVO OEP finanszírozási szerződése van-e fekvőbeteg szakellátásra? OEP_JARO OEP finanszírozási szerződése van-e járóbeteg szakellátásra? OVSZ_OMSZ OEP finanszírozási szerződése van-e mentésre, vérellátásra? I_TULAJD Az intézmény tulajdonosa ATALAKULAS Volt-e adószám változással járó átalakulás 2012-ben? JOGELOD Ha volt, akkor az átalakulás előtti KSH törzsszám (az adószám első nyolc számjegye) REZIDENS_ORV 11/A. (9) bekezdése alapján az első szakorvosi, szakfogorvosi, szakképzésben részt vevő, munkajogi létszámba nem tartozó orvosok száma 2012. május végén. REZIDENS_GYOGYSZ 11/A. (9) bekezdése alapján az első szakgyógyszerészi és klinikai szakpszichológusi szakképzésben részt vevő, munkajogi létszámba nem tartozók száma 2012. május végén. TOLTNEV_I Kitöltő neve TOLTMAIL_I Kitöltő email címe TOLTTEL_I Kitöltő telefonszáma 12. Nem jogosult intézmény Ha az adatrögzítő minden szükséges adatot megadott, és a Tárolás gombra kattintással eltárolta az adatokat, a program ellenőrzi, hogy az intézmény jogosult-e a támogatásra, és ha nem akkor erről figyelmeztető ad, és az adatbeviteli képernyő első JOGOSULT mezőjét nem értékkel tölti fel. Az intézmény abban az esetben nem jogosult a támogatásra, ha nincs az OEP azonosítója alapján helyes adószámmal a regisztrációs állományban, ha a tulajdoni formája nem felel meg törvényben előírtaknak, és végül, ha nincs OEP finanszírozási szerződése a törvényben meghatározott szakfeladatokra. Ha ezek a feltételek valóban hiányoznak, akkor az adatrögzítőnek nem kell további adatokat felvinni. A GYEMSZI részére küldött állományban a jogosulatlanságot jelző jelentést kell majd elküldenie. 8
13. Jogosult intézmény Ha az intézmény jogosult a támogatásra, akkor a tárolás után nem jelenik meg figyelmeztető üzenet, és a program az adatbeviteli képernyő első JOGOSULT mezőjét igen értékkel tölti fel. Ebben az esetben folytatódhat a munka a Tovább gombra kattintással a Jogviszony adatbeviteli ablakban. Ennek a modulnak az átadása a holnapi napra várható. 9