NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA NYÍREGYHÁZA PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZAT (a Gazdálkodási szabályzat 5. sz. melléklete) Elfogadva: 2008. február 5., hatályba lépés 2008. január 1. Módosítva: 2009. december 21., hatályba lépés 2010. január 1.
TARTALOMJEGYZÉK I. RÉSZ... 3 1. Általános rendelkezések... 3 II. RÉSZ... 3 2. A pénzforgalom lebonyolítását szolgáló számlák... 3 3. A számlavezetővel kötött szerződések... 4 4. A Kincstár... 5 5. Az Országos Takarékpénztár és Bank Rt... 5 III. RÉSZ... 6 6. Előirányzat kezelése... 6 7. Finanszírozási tervekkel kapcsolatos eljárási rend 6 8. A számlaforgalom lebonyolítása... 7 9. Kincstári kártyaforgalom... 8 10. A kincstári kártya és a kártyafedezeti számla megszüntetése... 9 IV. RÉSZ... 9 11. Készpénzforgalom lebonyolítása... 9 12. Pénzkezelő helyek... 10 13. Kizárólag pénzbefizetést kezelő helyek...11 14. Házipénztár működése... 11 15. Házipénztári pénzmegőrzés és tárolás... 12 16. A készpénz szállítása... 13 17. Pénztári tájékoztatók... 13 18. Pénzkezelési munkakörök és feladatok... 13 19. Pénztáros helyettese... 14 20. Pénztárellenőr... 15 21. Összeférhetetlenségi szabályok... 15 22. A pénzkezelés bizonylatai... 16 23. Pénztári jelentés... 16 24. A bizonylat-nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartása, kezelése... 17 25. Átutalással történő kifizetések a dolgozók részére... 17 26. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása... 17 27. Letétek kezelése... 18 28. Értékpapírok kezelése, nyilvántartása... 18 29. Szigorú számadás alá vont nyomtatványok... 18 V. RÉSZ... 19 30. Záró rendelkezések... 19 Jogszabálygyűjtemény... 20 Mellékletek... 21 2
I. RÉSZ 1. Általános rendelkezések (1) A Nyíregyházi Főiskola önállóan (továbbiakban: Főiskola) gazdálkodó költségvetési szerv. (2) A Főiskola gazdálkodásának lebonyolítására az előirányzat-felhasználási keretszámla szolgál, amely jogszabály alapján a Magyar Államkincstár Észak-alföldi Regionális Igazgatóságánál került megnyitásra. (3) A Főiskola, mint költségvetési szerv pénzforgalma a) bankszámla, b) készpénz, c) VIP kincstári kártya igénybevételével történik. (4) A Főiskola a pénzforgalom lebonyolítását a Magyar Államkincstárnál megnyitott forintés devizaszámlákon végzi. II. RÉSZ 2. A pénzforgalom lebonyolítását szolgáló számlák (1) Az előirányzat-felhasználási keretszámla megnyitásáról, illetve megszűntetéséről a központi költségvetési szerv létrehozásának, illetve megszűntetésének időpontja szerinti határnappal - a felügyeleti szerv intézkedni köteles. (2) A központi költségvetési szerv a részjogkörű költségvetési egységei részére előirányzatfelhasználási keretszámla nyitását a felügyeleti szervnél kezdeményezheti. Számla a pénzügyminiszter egyetértésével nyitható. (3) A Főiskola pénzforgalmának lebonyolítása a Magyar Államkincstár (továbbiakban: Kincstár) közreműködésével, a Kincstári Egységes Számlán (KESZ) keresztül történik, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30) Kormányrendelet (továbbiakban: Ámr.) 99. -a és a kincstári rendszer működésével kapcsolatos pénzügyi szolgáltatások teljesítési rendjéről szóló 36/1999. (XII.27.) PM rendelet (továbbiakban PM rendelet) előírásai szerint. (4) A Kincstár vezeti a Főiskola alábbi számláit. a) 10044001-00282895-00000000 Előirányzat-felhasználási keretszámla, mely a Főiskola gazdálkodásának lebonyolítására szolgál. b) 10044001-00282895-00030007 Központi beruházások előirányzat-felhasználási számla, mely a központi beruházások költségvetési előirányzataival összefüggő pénzforgalom lebonyolítására szolgál. c) 10044001-00282895-00050005 NyF Programfinanszírozási keretszámla d) 10044001-00282895-30005008 Európai uniós programok célelszámolási forintszámla, mely az Európai Uniótól kapott támogatások felhasználásának elkülönített kezelésére szolgál. e) 10004885-10003011-03003033 Devizaszámla/ Erasmus pályázat 1. mely a külföldi pénzeszközök nyilvántartására és azok felhasználásának lebonyolítására szolgál. A számlavezetés feltételeit a Kincstár és a Főiskola közötti bankszámlaszerződés rögzíti. 3
f.) 10004885-10003011-04003036 Devizaszámla/ Erasmus pályázat 2. mely a külföldi pénzeszközök nyilvántartására és azok felhasználásának lebonyolítására szolgál. A számlavezetés feltételeit a Kincstár és a Főiskola közötti bankszámlaszerződés rögzíti. g.)10004885-10002010-02003030 Devizaszámla intézményi pályázatok mely a külföldi pénzeszközök nyilvántartására és azok felhasználásának lebonyolítására szolgál. A számlavezetés feltételeit a Kincstár és a Főiskola közötti bankszámlaszerződés rögzíti. h.) 10004885-10002010-00503039 Devizaszámla/ Norvég finanszírozási pályázat mely a külföldi pénzeszközök nyilvántartására és azok felhasználásának lebonyolítására szolgál. A számlavezetés feltételeit a Kincstár és a Főiskola közötti bankszámlaszerződés rögzíti. i) 10044001-00282895-00070003 VIP Kártyafedezeti számlát., mely a kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgáló kártyatípusonként nyitható számla. A pénzügyi fedezet biztosítása az Előirányzatfelhasználási keretszámla terhére benyújtott átutalási megbízással történik. (5) Az Országos Takarékpénztár és Bank Rt vezeti a Főiskola lakásalap számláját, a dolgozói lakástámogatási kölcsönök törlesztésének lebonyolítására. (6) A különböző típusú számlák feletti rendelkezési jogosultságot valamennyi számlához külön-külön kék színű tintával aláírt aláírás-bejelentő karton igazolja, melyek egy-egy példánya a Pénzügyi és Számviteli Osztályon található. A bejelentő kartonok a Főiskola rektora által kijelölt, a számlák feletti rendelkezési jog gyakorlására felhatalmazott személy nevét, beosztását, aláírását és az általa használt bélyegző lenyomatát is tartalmazza. Az aláírás-bejelentő karton PM rendelet előírásai szerinti eljuttatása a számlavezető pénzintézethez a Pénzügyi és Számviteli Osztály feladata. (7) A Nyíregyházi Főiskolánál az alábbi személyek jogosultak a bank/kincstári számlák feletti rendelkezésre: a) rektor, b) gazdasági főigazgató, c) gazdasági főigazgató-helyettes, d) pénzügyi és számviteli osztályvezető-helyettes e) bér- és munkaügyi osztályvezető, f) rendelkezéssel megbízott pénzügyi előadó A számlák feletti rendelkezési jogot két jogosult együttesen gyakorolja a fizetési megbízások aláírásával és a bejelentett bélyegzőlenyomatainak használatával. A bizonylatokon az aláírásokat kék színű tintával kell feltüntetni. 3. A számlavezetővel kötött szerződések (1) Bankszámlaszerződésből adódó jogok és kötelezettségek A Főiskola köteles: a pénzintézeti számla felett rendelkezési jogosultsággal megbízott személyek és a használt bélyegző szabályszerű bejelentéséről gondoskodni; a számlaforgalom lebonyolítására a bank által rendszeresített nyomtatványokat használni, és azon feltüntetni az azonosításhoz szükséges adatokat; a bankszámlaszerződés felmondása előtt (kizárólag január l-jével mondható fel) 60 nappal a bankot erről értesíteni. 4
a devizaszámlák megszüntetése év közben bármikor lehetséges. 4. A Kincstár (1) A Kincstár ellátja a költségvetés végrehajtásával, pénzforgalmi műveletek lebonyolításával összefüggő feladatokat. (2) Az általa vezetett számlák javára-terhére írt összegekről számlakivonattal, a csatolt elektronikus (mű)bizonylattal, egyes tételeknél az eredeti okmány megküldésével értesíti a számlatulajdonost naponta, illetve a tranzakciók naptári napjainak megfelelő gyakorisággal. (3) Saját hibáját helyesbíti, melyről utólag értesíti a számlatulajdonost. (4) Havonta tájékoztatást nyújt az előirányzat-változás és a kiadások-bevételek alakulásáról kincstári tranzakciós kódonkénti (KTK) bontásban. (5) A közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó - dologi és intézményi felhalmozási kiadásokat terhelő - beszerzéseknél kötelező a kötelezettségvállalások egyedi bejelentése, amit a Kincstár nyilvántartásba vesz KT01 formanyomtatványon. (6) A Főiskola által a Kincstárhoz benyújtott valamennyi okmány, csak az előzetesen megküldött aláírás bejelentőben elfogadott módon utalványozott, ellenjegyzett, bélyegzővel ellátott bizonylat lehet. A pénzforgalmat érintő megbízásokon minden esetben fel kell tüntetni a kiadási vagy bevételi jogcímet jelölő tranzakciós kódot. (7) A kincstári tranzakciós kódok listáját a PM rendelet és a Kincstár által kiadott tájékoztató tartalmazza. (8) A Kincstár a számlák terhére benyújtott fizetési megbízásokat az aktuális előirányzatok összegéig teljesíti (kivétel az előzőleg kötelezettségvállalással elkülönített előirányzatok összegei). (9) A fizetőképesség biztosítása érdekében a többletbevételek előirányzat módosítását folyamatosan kell végezni. (10)A Főiskola költségvetési beszámolójában kimutatott kiadás-bevételi jogcímenkénti előirányzatnak és teljesítésnek meg kell egyeznie a Kincstár által kimutatott azonos tartalmú adatokkal. (11)Az egyezőség érdekében "Átutalás kiegészítő szelvény"-t kötelező kiállítani az alábbi esetekben: a) A Kincstár által már lekönyvelt kiadási jogcím helyesbítése esetén; b) Devizaszámláról felhasználás történik; c) Pénzforgalom nélküli kiadás-bevétel könyvelése esetén; d) Nem azonosított bevételek azonosítása esetén. 5. Az Országos Takarékpénztár és Bank Rt. (1) Számlakivonatot küld a terhelések, jóváírások tételes felsorolásáról számlaforgalom esetén. (2) Negyedévenként a negyedévi törlesztéseket jóváírja, a hozzá kapcsolódó tételes listát megküldi. 5
III. RÉSZ 6. Előirányzat kezelése (1) A Kincstár az éves költségvetési törvény, valamint a Főiskola elemi költségvetése alapján nyitja meg az előirányzatokat. (2) A Főiskola a jóváhagyott éves előirányzatainak megfelelően teljesíti kiadásait, illetve szedi be a bevételeit. (3) Az időközben bekövetkezett saját hatáskörben végrehajtható, illetve a felügyeleti szerv által engedélyezett előirányzat módosításokat az Ámr. szerinti hatályos előírásoknak megfelelően kell elvégezni. (4) A saját hatáskörű módosításokat a felügyeleti szerv és a Kincstár részére is meg kell küldeni a módosítást követő 5 munkanapon belül. Az előirányzat módosítások összeállítása, elküldése a Pénzügyi és Számviteli Osztály feladata. (5) Az eredeti, valamint a különböző hatáskörökben végrehajtott előirányzat módosításokról az analitikus nyilvántartást a Pénzügyi és Számviteli Osztály vezeti.. (6) A jóváhagyott előirányzat módosításokat a főkönyvben is könyvelni kell. A Főiskolának az előirányzatokat a Kincstárral havonta folyamatosan egyeztetni kell. Az esetleges eltéréseket tisztázni szükséges, ha indokolt, a javítást el kell végezni. (7) Az előirányzatok felhasználásán a jóváhagyott előirányzatok terhére történő bevételek beszedését és a kiadások teljesítését kell érteni. 7. Finanszírozási tervekkel kapcsolatos eljárási rend (1) Az előirányzat-felhasználási terv a várható bevételek és az időszak elején rendelkezésre álló források (készpénz és bankszámlaállomány együttes összege) figyelembevételével havi ütemezéssel kerül összeállításra, és olyan részletességgel tartalmazza a teljesíthető kiadásokat (a korábbi időszakról áthúzódó fizetési kötelezettségekkel együtt), hogy az megbízható alapja legyen a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlásának, a likviditás biztosításának. (2) A felügyeleti szerv részére a Pénzügyi- és Számviteli Osztály tervezi meg az Ámr. melléklete szerinti adatszolgáltatást, a várható bevételeket és kiadásokat havi bontásban, az előző időszak tényadatai, az ismert, vagy feltételezett változások és a hosszú távú kötelezettségvállalások alapján, folyamatosan korrigálva a havonta ténylegesen beérkező bevételek, illetve érvényesített kiadások figyelembevételével. Kötelezettségvállalás bejelentése a Kincstárhoz (1) A Főiskola a Pénzügyi- és Számviteli Osztály közreműködésével a dologi és felhalmozási kiadásokat, valamint a működési és felhalmozási célra államháztartáson kívülre átadott pénzeszközöket terhelő, a tárgyévi előirányzat vagy az előző év(ek) előirányzat maradványa terhére vállalt kötelezettségeket a külföldön vállaltak kivételével köteles bejelenteni a Kincstárnak az Ámr. rendeletében meghatározott formában a kötelezettségvállalást követő 5 munkanapon belül, amennyiben az egyedi kötelezettségvállalás összege eléri a bruttó 10 millió forintot. 6
Tartozásállomány bejelentése a Kincstárhoz (2) A Főiskola a Pénzügyi- és Számviteli Osztály közreműködésével a tartozásállományáról az Ámr. melléklete szerinti formában és adattartalommal, a Kincstár által kialakított és biztosított elektronikus formában köteles adatszolgáltatást teljesíteni nemleges adat esetén is havonta a tárgyhó 25. napi állapotnak megfelelően a tárgyhó utolsó munkanapjáig. Fedezetigazolás és bankgarancia (1) Fedezetigazolás A Kincstár fedezetigazolást a fedezetbiztosítási számlára elkülönített pénzügyi fedezetekről ad ki. A Kincstár programfinanszírozást lebonyolító szervezeti egysége programfinanszírozás esetén a programfinanszírozási okmányok, valamint a programfinanszírozási rendszer adatbázisa alapján ad ki fedezetigazolást. (2) Bankgarancia A Főiskola bankgarancia kedvezményezettje lehet. A garancia igénybevétele esetén a lehívó levelet a számlavezető Igazgatóságnál bejelentett módon kell aláírni. Az Igazgatóság a lehívó levélen igazolja az aláírások hitelességét, és továbbítja a fizetésre kötelezett hitelintézethez. (3) A fedezetigazolás és bankgarancia igénybevételénél a Pénzügyi és Számviteli Osztály közreműködik. 8. A számlaforgalom lebonyolítása (1) A Főiskola bankszámláira érkező befizetések jóváírása átutalási megbízás, illetve készpénz átutalási megbízás alapján történik. (2) A készpénz átutalási megbízásnak tartalmaznia kell a számlatulajdonos nevét és számlaszámát, a befizetés jogcímét és a befizető azonosítót. (3) A befizetések egyértelmű azonosítása érdekében készpénz átutalási megbízás csak akkor adható ki ügyfélnek, ha azon előzetesen feltüntették a befizetés jogcímét és a befizető azonosítót. (4) A bankszámlák megterhelése történhet: a) a Főiskola által kiállított átutalási megbízással; b) csoportos átutalással, direkt elektronikus GIRO rendszeren keresztül; c) készpénz felvételére szolgáló utalvánnyal (készpénzcsekk); d) inkasszóval; e) pénzintézeti postautalvánnyal; f) elektronikus fizetőeszközzel; g) a számlavezetéssel összefüggő díjak és költségek utóterhelésével; h) jogszabályi felhatalmazás alapján. (5) A Kincstárral kötött szerződés alapján elektronikus fizetőeszköz (Kincstári Kártya) használatára a számlatulajdonos jogosult. (6) A házipénztári kifizetések lebonyolításához szükséges készpénz felvétele a szigorú számadású készpénz felvételi utalvánnyal történik. A készpénz felvételére jogosultak neve 7
és azonosító adatainak bejelentése a PM rendelet 1/b. számú mellékletével történik. Az utalványt a terhelendő számla felett rendelkezésre jogosultaknak kell aláírni. (7) A banki/kincstári számlákon történő jóváírások és terhelések napi forgalmának elszámolásáról és a banki/kincstári számlák egyenlegéről a számlavezető pénzintézet számlakivonatot, értesítőt küld. (8) A számlakivonat, értesítő alapján a napi könyvelés megtörténtekor egyeztetni szükséges a bank/kincstári számla egyenlegét. Az egyező könyvelés után a számlakivonatot sorszámának megfelelő sorrendben, a hozzá tartozó bizonylatokkal együtt kell megőrizni és tárolni. (9) A bank/kincstári számlákon, pénztárban lebonyolódó pénzforgalom főkönyvi könyvelése a TÜSZ integrált gazdasági rendszer segítségével, alkalmazásával történik. 9. Kincstári kártyaforgalom (1) A Kincstári Kártyafedezeti számla megnyitásáról és tartalmáról az Ámr. rendelkezik. (2) Az Intézmény VIP kártyát használ, mely, a Főiskola gazdasági vezetője által kártyahasználatra feljogosított dolgozóinak reprezentációs, utazási és nem rendszeres, kisösszegű szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és a készpénzfelvételre szolgáló külföldön és belföldön egyaránt használható elektronikus és hagyományos módon is elfogadható fizetési eszköz. (3) A kártyafedezeti számlákhoz igényelt kincstári kártyák darabszámát meg kell határozni. A kártya használatára a gazdasági főigazgató által megjelölt személyek jogosultak, melynek nyilvántartását a 15. sz. melléklet szerint a Pénzügyi és Számviteli Osztály vezeti. (4) Kincstári kártyák kezelésével kapcsolatos feladatok: a) Kártyafedezeti-számla nyitása; b) Bankkártya szerződés megkötése; c) Kártyaigénylések; d) Fedezetek biztosítása; e) Kártyák átvétele/átadása; f) Kártyabirtokosok tájékoztatása; g) Kártyatranzakciók bizonylatainak begyűjtése (kártyabirtokosok elszámoltatása); h) Az esetleges reklamációk kezelése. (5) A kártyahasználathoz szükséges fedezetet a Főiskola biztosítja az Előirányzatfelhasználási keretszámlájáról a megjelölt - Kincstár által megnyitott és visszaigazolt - Kártyafedezeti számlára történő átvezetéssel. (6) Meg kell határozni a kártyafedezeti számlákhoz igényelt kincstári kártyák darabszámát és megjelölni a kártyával ellátandó kártyabirtokosokat. (7) Nem rendszeres használatú kártyák esetében a kártyabirtokos köteles gondoskodni a kártya biztonságos elhelyezéséről. (8) Kincstári kártyával történő vásárlások elszámolása: a) A kártyabirtokosnak a kártyával történt vásárlás alkalmával számlát kell kérnie, amelyet a Főiskola részére kell kiállítatnia. A kártyával történt fizetés igazolásaként az elfogadó eszköz (POS) két bizonylatot nyomtat. A kártyabirtokos aláírásával igazolja a fizetés megtörténtét, majd megkapja és megőrzi a kártya lehúzásakor keletkezett bizonylatot. Csak elektronikus elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylat fogadható el, amelynek összege és dátuma megegyezik a vásárlást igazoló számla összegével és dátumával. 8
b) A kártyabirtokosnak a vásárlás megtörténtét igazoló számlát és a kártyás fizetés megtörténtét igazoló bizonylatot összetűzve 4 napon belül leigazolva le kell adnia a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóságra. (9) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, ellopják, vagy kikerül az ellenőrzési köréből, annak használatát haladéktalanul le kell tiltani a Magyar Államkincstár Hirdetményében meghatározott módok valamelyikén. (10)A kártya letiltását követően a kártyabirtokosnak azonnal írásban be kell jelenteni az adott tervezési egység illetékes vezetőjénél, aki dönt a letiltott kártya pótlásáról. (11)Mind a letiltott kártya pótlása, mind a pótlólagos kártyaigénylések új adatlap kitöltésével történnek. (12)Az esetlegesen cserére szoruló kártyákat érvénytelenítve (a mágnes csíkon történő többszöri átlyukasztással), új adatlap kitöltésével együtt kell a Kincstár Állampénztári Irodájában leadni. Amennyiben az intézmény egy adott kártyát a lejárat előtt nem szüntet meg a szerződési feltételekben leírtaknak megfelelően, a Bank a kártyát minden esetben megújítja az eredetivel azonos adattartalommal és 2 éves lejárattal. 10. A kincstári kártya és a kártyafedezeti számla megszüntetése (1) Kártyamegszüntetés esetén, a kártyabirtokostól a kártyát be kell vonni, az analitikus nyilvántartáson át kell vezetni, a kártyát érvényteleníteni kell és az Adatlap kitöltésével át kell adni a Kincstár Állampénztári Irodájának további ügyintézésre. Így kell eljárni a kártyabirtokos dolgozó kilépésekor is. (2) A kártyával végzett tranzakciókkal soron kívül el kell számoltatni a kártyabirtokost. (3) Ha a kilépő dolgozó a kártyáját nem adja le, akkor a kártyát a dolgozó költségére haladéktalanul le kell tiltatni. (4) Számlamegszüntetés esetén a számlához tartozó összes kártyát be kell vonni a kártyabirtokosoktól. IV. RÉSZ 11. Készpénzforgalom lebonyolítása (1) A Főiskola készpénzforgalmát az erre a célra kialakított házipénztárban végzi. (2) Készpénzben teljesíthető kiadások jogcímei és értékhatárai: - kisösszegű anyag, -szolgáltatás, -reprezentáció, -külföldi napidíj, -kiküldetési költség stb. A pénztári kifizetés maximális értékhatára 200.000.-Ft. E fölött csak a gazdasági főigazgató engedélyével történhet kifizetés. (3) Készpénzben nem teljesíthető olyan illetmény, amely esetében jogszabály a bankszámlára való utalást, illetve postai úton történő kifizetést tesz kötelezővé, illetve a munkavállalót megillető egyéb juttatás. (4) Kerekítési szabályok 9
A készpénzzel forintban történő fizetés esetén, ha a fizetendő végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végződik, akkor az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendő összeget megállapítani és kiegyenlíteni: - a 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; - a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; - az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; - a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0; forintra végződő összegekre kell kerekíteni. A Pénztárban jelentkező készpénzes kiadási és bevételi jogcímek teljesítésekor, amennyiben egyértelműen meghatározható, hogy a kerekítési különbözet mely jogcímhez tartozik, akkor a készpénzes kiadás, illetve bevétel teljes összege a megfelelő költségvetési kiadási jogcímet terheli, illetve költségvetési bevételi jogcímet illeti meg. Amennyiben a készpénzes kiadási jogcímek teljesítésekor nem határozható meg egyértelműen, hogy a költségvetési kiadási jogcím mely dologi vagy személyi jellegű kiadáshoz rendelhető (pl.: kiküldetési előleggel történő elszámolásnál), akkor, ha a kerekítési különbözet kiadás jellegű tétel a dologi kiadásokon belül a pénzügyi szolgáltatások kiadásainál (556. számla), ha bevétel jellegű tétel az egyéb sajátos bevételek (91229. számla) között kell elszámolni. 12. Pénzkezelő helyek (1) A Főiskola szervezeti egységei kisebb kiadásainak fedezésére állandó és eseti ellátmányt vehetnek fel. (2) A pénzkezelés a szervezeti egység vezetőjének megbízásával személyhez kötődik. (3) Egy szervezeti egységen belül is működhet állandó ellátmányt kezelő hely (személy), illetve csak befizetést kezelő hely (személy). A pénz kezelését végző személy felelőssége a pénzkezelés ideje alatt megegyezik a pénztároséval. (4) A pénzkezelő helyek által beszedhető bevételek köre: -másolási díjak, -vendégszobák térítési díjai; -szabad férőhelyek térítési díjai; -üdülés térítési díj, -kereskedelmi szálláshely értékesítés díja, -belépődíj, -állománygyarapítási díj, -élő állat értékesítés stb. (5) A beszedett bevételekről nyugtát, vagy számlát kell adni a befizetőnek. Amennyiben a beszedett díj összege eléri az 50.000 Ft-ot, vagy értékhatártól függetlenül a befizetési időszak lezárásával (minden hó 25 napjáig), a beszedett térítési díjakat be kell fizetni a Kincstári számlára. (6) A pénzkezelő helyeknek kiadott előlegekről a Pénzügyi és Számviteli Osztály előleg nyilvántartást vezet, amely tartalmazza: a) az összeg felvevőjének vagy a meghatalmazott nevét; b) a felvett összeget; c) a felvétel időpontját; d) az elszámolás időpontját. (7) Az ellátmányt kezelő, kizárólag kiadást teljesítő pénzkezelő helyeknek az ellátmány igénylésére, készpénzigénylés elszámolásra kétpéldányos tömböket kell alkalmazni. Ennek első példánya az ellátmányt kifizető házipénztár kiadási pénztárbizonylatához csatolandó (alapbizonylatként). A tömbben maradó szelvény alapján az ellátmányt kezelő 10
személy a kapott ellátmány összegét felvezeti a Főiskola házipénztárától igényelt Elszámoló lapra. Az ellátmány az adott szervezeti egység jóváhagyott költségvetésében megtervezett apróbb dologi kiadásokra (beszerzésekre) használható fel. (8) A felhasználás, beszerzés bizonylata: a) készpénzfizetési számla; b) felvásár1ási jegy; c) kiküldetési rendelvény lehet; melyeket a beszerzések sorrendjében fel kell vezetni az Elszámoló lapra. (9) Az ellátmányból kifizetett összegekkel a készpénzfelvételt követő 30 napon belül el kell számolni a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság felé. (10)Az elszámolást az eredeti okmányokkal az Elszámoló lappal együtt kell átadni a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak. Az elszámolás tényét az előleg nyilvántartásba minden esetben fel kell vezetni. A bizonylatok ellenőrzése, érvényesítése, utalványozása és ellenjegyzése után a pénztáros az előleget bruttó módon bevételezi, a kiadást kiadásba helyezi. (11)A pénzkezelő helyeken december 31-én elszámolatlan előleg nem maradhat. (12)A pénzkezelő helyek felsorolása az 1. sz. mellékletben szerepel. 13. Kizárólag pénzbefizetést kezelő helyek (1) Kizárólag pénzbefizetést kezelő helynek kell tekinteni a térítési díjak és egyéb díjak beszedését végző szervezeti egységet (személyt).a kizárólag pénzbefizetést kezelő helyek által beszedhető bevételek köre megegyezik a pénzkezelő helyek által beszedhető bevételek körével, melyről e szabályzat 12. (4) bekezdése rendelkezik. (2) A térítési díjak átvételéről nyugtát, vagy számlát kell adni a befizetőnek. Amennyiben a beszedett díj összege eléri az 50.000 Ft-ot, vagy értékhatártól függetlenül a befizetési időszak lezárásával (minden hó 25 napjáig), a beszedett térítési díjakat be kell fizetni a Kincstári számlára. (3) A nyugta vagy számla tőpéldánya és a befizetési csekk ellenőrző szelvénye bizonyítja az elszámolás megtörténtét. (4) A pénzbefizetést kezelő helyek felsorolása az 1. számú mellékletben szerepel. 14. Házipénztár működése (1) A házipénztár a Főiskola feladatai ellátásához, valamint szervezeti egységei működtetéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek megőrzésére, forgalmának lebonyolítására kijelölt helyiség. (2) A házipénztárat olyan helyiségben kell elhelyezni, ahol a készpénz és egyéb értékek elhelyezése, megőrzése, azok forgalmának lebonyolítása biztonságosan megoldható. (3) A pénztárhelyiséget betörés és tűzveszély ellen megfelelő berendezéssel és felszereléssel kell biztosítani. A pénztárhelyiség ablakát, az ajtókat biztonsági zárral kell ellátni. Emellett a helyiségben személy- és vagyonbiztonság megóvására alkalmas egyéb biztonsági berendezéseket (elektromos jelző, riasztó, egyéb berendezés) is létesíteni kell. (4) A készpénzt napközben pénzkazettában, éjszaka tűzbiztos lemezszekrénybe helyezett pénzkazettában kell tartani. 11
(5) Speciális esetben lehetőség van idegen értékek és pénzek házipénztárban való elhelyezésére, ha az idegen értékek és pénzek átadás-átvétele megfelelően bizonylatolva van. (6) A pénztárhelyiségbe a gazdasági főigazgató által állandó vagy eseti jelleggel - felhatalmazott munkatársak kivételével, másnak belépni tilos. A belépésre jogosultak névjegyzékét a pénztárhelyiségben ki kell függeszteni. (7) A házipénztárban megfelelő mennyiségű és címletezés pénzeszköz folyamatos rendelkezésre állásáért a pénztáros felelős. Neki kell gondoskodnia a készpénz igényléséről, hogy a kifizetés időpontjában biztosított legyen a megfelelő mennyiségű készpénz. (8) Amennyiben banki/kincstári számláról kell felvenni a készpénzt, úgy a pénztárosnak az alábbi feladatai vannak: a) az előző napi záró pénzkészlet és a várható kifizetések alapján felméri a címletenkénti készpénzigényt; b) a pénzintézeti előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénzfelvételi utalványt, gondoskodik a készpénzfelvételi utalvánnyal aláírásáról az aláírásra jogosultság figyelembe vételével; c) kiállítja a címlet jegyzéket; d) az igénylést eljuttatja a pénzintézethez. (9) A házipénztárba esetleg befolyt bevételeket a kiadások teljesítésére nem lehet felhasználni, azt naponta be kell fizetni a befizetés jogcímének megfelelő bevételi számlára. (10)A befizetéstől el lehet tekinteni, amíg a pénztárba befizetett összeg az 50 000 Ft-ot el nem éri. Az év utolsó munkanapján lévő pénzeszközöket a bankszámlára be kell fizetni, hogy a házipénztárban készpénz a mérlegkészítés fordulónapján ne legyen. (11)A napi forgalom lebonyolítása és a napi zárás után az átlagos pénzforgalom figyelembe vételével maximum 1.500.000 Ft tartható. (12)Az ezen felüli összeget a napi pénztárzárlat előtt be kell fizetni a kincstári előirányzat felhasználási keretszámlára. (13)Az összegek felülvizsgálatát el kell végezni. 15. Házipénztári pénzmegőrzés és tárolás (1) A házipénztár csak a saját pénzellátása céljára a banki/kincstári számláról felvett, továbbá a napi készpénzbevételként bevételezett pénzeszközöket tarthat. (2) A pénztárhelyiség és a pénztári berendezések megfelelő, biztonságos zárását, nyitását a következők szerint kell elvégezni: a) a pénztárhelyiség és a páncélszekrény egyik kulcsát, valamint a riasztószerkezet kulcsát a pénztáros; b) a páncélszekrény ellenzárainak kulcsát a pénztárellenőr kezeli. (3) A pénztár biztonsági berendezésével összefüggő kulcsok (pénztár helyiség, páncélszekrény) másodpéldányait a gazdasági főigazgató zárt, lepecsételt borítékban őrzi. (4) A pénztáros, ha a munkahelyét a pénztári órák alatt - akár csak rövid időre is - elhagyja, köteles a pénzt elzárni és a pénztárhelyiség fizetőablakát, valamint ajtaját bezárni. Ha a páncélszekrény, vagy pénztárhelyiség kulcsa elveszett, vagy a zár elromlott, ezt azonnal jelenteni kell a pénztáros közvetlen felettesének, aki a szükséges intézkedést köteles azonnal megtenni. 12
(5) A pénztáros akadályoztatása esetén köteles a nála levő pénztárkulcsokat zárt borítékban, a ragasztás helyén aláírva felettesének átadni. (6) A pénztárhelyiség és a páncélszekrény kulcsairól a pénztáros köteles nyilvántartást vezetni. A nyilvántartásból ki kell tűnni, hogy az egyes kulcsok, mikor és milyen célból, mely személyeknél voltak. A kulcsok átvételét aláírással kell igazolni. (4. sz. melléklet) 16. A készpénz szállítása (1) A házipénztár működéséhez szükséges készpénz pénzintézettől történő felvétele, illetve szállítása a jelen szabályzat alapján felhatalmazott személy, vagy személyek kötelessége. (2) A készpénz szállítása: a) 50 000 Ft-ig l fő pénzszállító, b) 50 000 Ft-2.000 000 Ft közötti összeg esetén l fő pénzszállító és l fő kísérő, c) 2 000 000 Ft feletti összeg esetén l fő pénzszállító 2 fő kísérő, közülük l fő fegyveres. d) Az 50.000 Ft feletti összeget csak gépkocsival szabad szállítani. (3) A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba kell szállítani. (4) A pénzszállítókat szállítás közben más feladattal megbízni nem szabad, de nem is vállalhatnak olyan feladatot, amely gátolná őket e feladat biztonságos végrehajtásában. (5) A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A felelősség addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette. (6) A készpénz szállításához szükséges tárgyi feltételek (gépkocsi, pénzszállító táska) és a készpénz átvételéhez szükséges okmányok rendelkezésre állásának felelőse gazdasági főigazgató 17. Pénztári tájékoztatók (1) Az ügyfelek tájékoztatása érdekében a pénztárhelyiség ajtajára vagy egyéb jól látható helyre ki kell függeszteni a házipénztári órákat. (2) Az utalványozó, érvényesítő, ellenjegyző, pénztáros és a pénztárellenőr nevét és aláírását a pénztáron belül könnyen fellelhető helyen kell tárolni. Ügyelni kell arra, hogy a változások folyamatosan átvezetésre kerüljenek az ügyfél tájékoztatón, hogy az mindig aktuális információt szolgáltasson. 18. Pénzkezelési munkakörök és feladatok (1) A pénztárosi munkakört - az idevonatkozó rendelet értelmében - csak a feladat ellátására alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal, büntetlen előéletet igazoló személy töltheti be. A házipénztárat a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros munkakörének elfoglalásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (2. sz. melléklet). (2) A nyilatkozat megőrzéséért a munkahelyi vezető a felelős. (3) Nem lehet pénztáros olyan dolgozó, akinek a munkaköre, feladata összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. Ilyenek: 13
a) a pénztárellenőr; b) az utalványozási feladatot ellátó; c) a banki/kincstári számlák felett aláírási joggal vagy utalványozási joggal rendelkező, a főkönyvi könyvelési feladatokat ellátó; (4) A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz, értékpapír kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése: a) a készpénz szükséglet felmérése, a szükséges készpénz igénylése; b) az elszámolási számláról felvett pénz bevételezése, c) a pénztárban tartott készpénz és értékpapírok (értékek) szabályszerű kezelése, megőrzése, az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata; d) a bizonylati fegyelem betartása; e) a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása; f) a pénztári kifizetések alapbizonylatainak "érvénytelenítése" a kiadási pénztárbizonylat sorszámának az alapbizonylaton történő feljegyzésével (megoldás lehet még az alapbizonylat színes irónnal történő áthúzása, lyukasztása, bélyegzővel történő megjelölése); g) a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, a nyilvántartások, elszámolások vezetése; h) a pénztárjelentés naponkénti elkészítése. (5) A szigorú számadású bizonylatok kezelése, megőrzése, elszámolás a bizonylatokkal. (6) Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell őrizni (5. sz. melléklet). A pénztár átadásánál-átvételénél az átadón és átvevőn kívül a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. (7) A pénztáros csak valódi és forgalomban levő pénzt (bankjegy, érme) fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, kivéve, ha az még teljes értékben beváltható. (8) Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt befizetés céljára nem fogadhatja el. A hamis, vagy a hamisnak tűnő bankjegyet (érmét) vissza kell tartania és az eredetéről a befizetőt jegyzőkönyv (6. számú melléklet) felvétele mellett meg kell hallgatnia. (9) A jegyzőkönyv felvéte1énél a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell, hogy a befizető a hamis, vagy hamisnak tűnő bankjegyet (érmét) kitől és mikor kapta. Rögzíteni kell a hamis pénzzel rendelkező ügyfél nevét, lakcímét, személyi igazolvány számát. A jegyzőkönyvet alá kell íratni az ügyféllel. Az aláírás esetleges megtagadását is rögzíteni kell a jegyzőkönyvben. (10)A hamis, vagy hamisnak tűnő bankjegyről (érméről) elismervényt kell adni a befizető részére. Az elismervényen fel kell tüntetni a bankjegy sorozat- és sorszámát. A hamis, vagy hamisnak tűnő bankjegyet (érmét) és az átvételről készült jegyzőkönyvet további intézkedésre a gazdasági vezetőknek kell átadni. 19. Pénztáros helyettese (1) A pénztáros helyettese a házipénztár kezelését akkor veszi át, amikor a pénztáros valamely oknál fogva munkakörét nem tudja ellátni. A pénztáros helyettes megbízásának feltételei azonosak a pénztároséval. (2) A helyettesítés időszakában feladata és felelőssége megegyezik a pénztárosra előírtakkal. 14
(3) A pénztárat és a nyilvántartásokat az átadás-átvétel előtt szabályszerűen le kell zárni, pénztárzárlatot kell készíteni. (4) A pénzen kívül a kulcsokat, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről. (5) A pénztár átadásánál jelen kell lenni: a) az átadónak (pénztáros, vagy akadályoztatása esetén közvetlen vezetőjének), az átvevő pénztáros helyettesnek; b) a pénztárellenőrnek. (6) A pénztárosi munkakör átadás-átvételéről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az átadásnál jelenlévők kötelesek aláírni. 20. Pénztárellenőr (1) Az előző pontokban rögzítetteken túl feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. (2) Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy: a) az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták, ellenjegyezték; b) a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket, a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival; c) a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások; d) a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e, a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások; e) megtörtént-e az alapbizonylatok "érvénytelenítése"; f) a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen. (3) A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, értékpapírok meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: a) a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és alapbizonylatok; b) a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával; c) az értékpapírok nyilvántartása a 28. -ban foglaltak szerint megtörténik-e; d) az értékpapírok mennyisége, értéke, sorszáma megegyezik-e a nyilvántartás adatával. (4) A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést, értékpapír nyilvántartást kézjegyével ellátni. (5) A pénztárellenőri feladatokat legalább hetente kell elvégezni. (6) A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető (felettese) felé. (7) A kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre jogosultak körét, hatáskörét a Főiskola Gazdálkodási Szabályzata és annak mellékletei tartalmazzák. 21. Összeférhetetlenségi szabályok (1) Összeférhetetlen munkakörök páronként: a) Kötelezettségvállaló - Ellenjegyző (ugyanarra a gazdasági eseményre vonatkozóan); 15
b) Utalványozó - Ellenjegyző (ugyanarra a gazdasági eseményre vonatkozóan); c) Pénztáros - Utalványozó (személy); d) Érvényesítő - Kötelezettségvállaló (személy); e) Érvényesítő - Utalványozó (személy). (2) Valamint kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el. 22. A pénzkezelés bizonylatai (1) A pénzkezelés bizonylatai szigorú számadású nyomtatványok. A pénztári forgalom bizonylattömbjeit használatba vétel előtt a borítólap belső oldalán hitelesíteni kell. (2) A készpénzfelvételi utalvány a számlavezető hitelintézettől történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a számlavezető hitelintézet bocsátja a pénztár rendelkezésére. Az utalványt egy példányban kell kiállítani és a pénzintézetnél bejelentett módon kell aláírni. A készpénzfelvételi utalvánnyal a hitelintézettől felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló banki terhelési értesítéséhez kell csatolni. (3) Minden házipénztári befizetésről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. (4) A bizonylatot - a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából - a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. (5) A bevételi pénztárbizonylatot átírással három példányban kell kiállítani, melyből a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni; b) a második példányt a befizető részére kell átadni; c) a harmadik példányt a pénztáros őrzi meg. (6) A banki/kincstári számlát vezető pénzintézettől közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a pénzintézet készpénzfelvételről szóló banki/kincstári terhelési értesítéséhez. (7) Minden házipénztári kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. (8) A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (számla, útiköltség elszámolás stb). A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt. (9) A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. (10)Rendszeres kifizetéseknél esetenkénti vagy évenkénti, minden év december 31-ig szóló meghatalmazással kell a magánszemélynek rendelkeznie. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni, és a kiadási pénztárbizonylaton hivatkozni kell a meghatalmazás nyilvántartási számára. (7. sz. melléklet) (11)A kiadási pénztárbizonylatot átírással két példányban kell kiállítani, melyből a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni; b) a második példányt a pénztáros őrzi meg. 16
23. Pénztári jelentés (1) A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést idősorrendben a pénztárjelentésbe fel kell jegyeznie. (2) A pénztári órák befejezésével a pénztáros naponta pénztárzárlatot köteles készíteni. A pénztárjelentés két példányban készül, melyből a) az első példányt - a mellékletekkel együtt - a könyvelés részére kell átadni; b) a második példányt a pénztáros őrzi meg. (3) A pénztárjelentés számítógépes feldolgozással kerül előállításra. (4) A pénztárjelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a meglévő készpénzkészlettel. (5) A zárás során mutatkozó többletet be kell vételezni, hiány esetén jegyzőkönyvet kell felvenni és a hiányt a pénztárosnak azonnal be kell fizetni. (3. sz. melléklet) 24. A bizonylat-nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartása, kezelése (1) A bizonylat-nyomtatványok szigorú számadás alá tartoznak. Azokat a pénztárosnak felhasználásra történő kiadás előtt a bizonylatfelelős őrzi és tartja nyilván. (2) A nyilvántartásnak - nyomtatványonként - a következőket kell tartalmaznia: a) sorszám; b) a pénztáros részére történő átadás időpontja, az átvevő neve; c) az átvevő aláírása. (3) A használatból kivont (betelt, év végével lezárt) bizonylat-nyomtatványokat a pénztárosnak kell megőriznie. A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást 10 évig, a kiadási-, és bevételi pénztárbizonylatot - mint számviteli bizonylatokat - 8 évig kell olvasható formában megőrizni a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján. (4) A pénztárból bizonylatot kiadni csak hivatali felettese írásbeli engedélyével és átvételi elismervény ellenében szabad. 25. Átutalással történő kifizetések a dolgozók részére (1) A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény, valamint a Kollektív Szerződés szerint, a Főiskola alkalmazottait megillető illetmények, egyéb személyi juttatások kifizetését a dolgozó által választott pénzintézetnél nyitott bankszámlára történő - GIRO rendszerben - átutalással, ennek hiányában postai úton történő átutalással kell teljesíteni. (2) Bérkifizetésre pénztárból nem kerül sor. 26. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása (1) Készpénzt eseti elszámolásra kiadni - pénzkezelő (ellátmánnyal gazdálkodó) helyeken kívül csak az alábbi célokra lehet: a) beszerzésre (vásárlásra); b) kiküldetési kiadásokra; c) kisösszegű kiadásokra (reprezentáció, postaköltség, stb.). (2) Elszámolásra készpénzt kiadni csak konkrét személynek, az e célra rendszeresített nyomtatvány kitöltésével és az erre jogosult személyek utalványozása alapján szabad. A 17
Pénzügyi Osztály az elszámolásra kiadott összegekről a melléklet szerint naprakész nyilvántartást köteles vezetni. (3) Ha az igénylést a Főiskola pénztára nem teljesíti, a nyomtatvány első példányát vissza kell küldeni az igénylő szervezeti egységhez és a tömbben maradt tőpéldányhoz tűzve rontottként, kell megőrizni és az előleg nyilvántartásból is törlendő. (4) A pénzügyi teljesítést igazoló okmányok csatolásával, a felvett útielőleggel a kiküldetés befejeztével, de legkésőbb a kiküldetési rendelvényen megjelölt határidőig, egyéb egyszeri előleggel a vásárlást követően azonnal el kell számolni. (5) A kiküldetés, vásárlás, ha nem valósul meg, az összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Abban az esetben, ha az elszámolásra kötelezett az előírt határidőre a felvett összeggel nem számol el, akkor azt a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság köteles felszólítani, illetve az ellátmánykezelő egység vezetője részére jelenteni. (8. sz. melléklet) (6) A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. alapján a 30 napot meghaladó előleg, elszámolásra kiadott összeg kamatkedvezményből származó jövedelemnek minősül. 27. Letétek kezelése (1) A letét nem képezi a Főiskola vagyonát, azt csak átmenetileg kezelhetik a pénztárban. (2) A készpénz- és tárgy letétekről letétesenként külön-külön a 9. számú mellékletben szereplő nyilvántartást kell vezetni, annak értelemszerű kitöltésével. A letétek nyilvántartására szolgáló lapokat a nyilvántartási szám sorrendjében, dossziéba kell befűzni. (4) A letét kiadása csak az arra feljogosított átvevő azonosítása után történhet meg. (3) A készpénz- és tárgyletéteket kiadásukig lepecsételt borítékban, vagy csomagban kell kezelni, amelyen a letevő nevét, címét és aláírását, a letét tartalmát, a letétekről vezetett nyilvántartás sorszámát kell feltüntetni. (4) A letétek elhelyezését és a boríték, vagy csomag lezárását a pénztáros és a pénztárellenőr együttesen végzik el és annak szabályos voltát a borítékon, vagy csomagon aláírásukkal igazolják. 28. Értékpapírok kezelése, nyilvántartása (1) Az értékpapírokat a pénztárban megnevezésükkel, sorozat- és sorszámukkal, névértéken kell nyilvántartani. (2) Az értékpapírokat átvételi elismervény ellenében veszi be, illetve adja át a pénztáros. (3) Az átvételi elismervények első példánya alapján készül az analitikus nyilvántartás a 10. sz. mellékletben szereplő formában. A folyamatosságot az átvételi elismervények második példánya biztosítja azáltal, hogy a tömbben marad. (4) Az értékpapírt a pénztáros csak a gazdasági főigazgató írásos engedélyével adhatja ki. Az engedélynek tartalmaznia kell: a) az értékpapír felvételére jogosult nevét; b) az értékpapír megnevezését; c) az értékpapír sorozat- és sorszámát; d) az értékpapír névértékét; e) az értékpapír pénztárból történő kivételezés okát, az engedélyezés dátumát; f) az engedélyező aláírását. Az engedélyt az értékpapírokról vezetett nyilvántartás mellékleteként kell megőrizni. 18
29. Szigorú számadás alá vont nyomtatványok (1) A számviteli törvényben foglalt előírások szerint szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni: a) a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat (számla, egyszerűsített számla, nyugta, stb.); b) minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó, nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy az olyan nyomtatványt, amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. (2) A Főiskola szigorú számadás alá vont nyomtatványai: a) Készpénzfelvételi utalvány utalványonként; b) Készpénzfizetési számla tömbönként: d) Készpénzigénylés elszámolásra tömbönként; e) Számla garnitúránként: f) Nyugta tömbönként; g) Pénztár bevételi bizonylat, h.) Pénztár kiadási bizonylat, i.) Pénztár jelentés. (3) A szigorú számadású nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó szervezeti egység, a felhasználó személy, a felhasznált mennyiség - sorszám szerint, és a kiadás időpontja is megtalálható. (4) A felhasználó köteles a nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) elszámolni. (5) A pénztáros az általa használt szigorú számadású nyomtatványok készletéről, felhasználásáról a Szigorú számadású nyomtatványok raktári nyilvántartó lapja elnevezésű nyomtatványt köteles vezetni. (6) A pénztárosnak a szigorú számadású nyomtatványokat emelkedő sorrendben kell felvezetnie a Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartó lapjára. Nyomtatvány fajtánként külön-külön nyilvántartó lapot kell használni. A nyomtatvány kiadását későbbi időpontban a bevételezéssel egyező sorban kell kivezetni. Az év közben betelt nyomtatvány tömböket évente össze kell csomagolni, a csomagot lezárva kell irattárba helyezni. A bizonylatokat 8 évig meg kell őrizni. A csomagon fel kell tüntetni a tartalmát, darabszámát és a selejtezés időpontját. 19
V. RÉSZ 30. Záró rendelkezések (1) Jelen szabályzatot a Szenátus az I/2-2/17/2008.(február 5.) sz. határozatával, 2008. január 1-jei, visszamenőleges hatállyal elfogadta. A szabályzatban foglaltakat először a 2007. december 31-i fordulónapra összeállított költségvetési beszámolóra kell alkalmazni. (2) A szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a Főiskolai Tanács 4/1-26/2002.(szept.24.) sz. határozatával elfogadott Pénzkezelési szabályzat hatályát veszti. (3) Jelen szabályzatot a Nyíregyházi Főiskola Szenátusa az RH/48-111/2009. (december 21.) számú határozatával, 2010. január 1-jei hatállyal módosította. Nyíregyháza, 2009. december 21. A Szenátus nevében Prof. Dr. Jánosi Zoltán rektor
