A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 1. verzió A Budapesti Műszaki Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzata 1. melléklet Szervezeti és Működési Rend 16. Függelék Gazdálkodás Szabályzat 3. számú Függelék A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZATA BUDAPEST, október

2 TARTALOMJEGYZÉK I. rész Általános rész...3 A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma A pénzkezelés során érvényesítendő alapelvek II. rész Bankszámla kezelés A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák A számlavezetővel kötött szerződések III. rész A számlaforgalom lebonyolítása IV. rész Házipénztár kezelési szabályok...7 A házipénztár létesítése A házipénztár fogalma, elhelyezése A készpénz, értékpapír, egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei...7 Házipénztár pénzellátása A szükséges pénzkészlet biztosítása A készpénz szállításának szabályai Készpénz kezelése a házipénztárban A házipénztári keret...10 A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök A pénztáros A pénztárellenőr...10 Pénztári bizonylat-nyomtatványok Pénztári bevételek bizonylatolása Pénztári kifizetések bizonylatolása Pénztári jelentés Készpénzfelvételi utalvány A bizonylat-nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartása, kezelése...12 Elszámolásra kiadott összeg nyilvántartása Elszámolásra történő kiadások jogcímei Készpénz elszámolásra történő felvételének engedélyezése Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása...13 Pénz és értékkezeléssel kapcsolatos egyéb szabályok Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása Értéknyilvántartás...14 Záró rendelkezés sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet

3 I. rész Általános rész A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma 1. A pénzkezelési szabályzat célja, hogy Budapesti Műszaki Főiskolánál meghatározásra kerüljenek azok a szabályok, amelyeket a pénzforgalom és pénzkezelés folyamán érvényesíteni kell. Továbbá szabályozza a pénzmozgások, a pénz- és értékkezelés bizonylati rendjét, valamint a vezetendő nyilvántartások rendszerét. A szabályzat a következő jogszabályi előírások alapján került összeállításra: évi C. törvény a számvitelről, évi XXXVIII. törvény az államháztartásról, évi XCIII. törvény a devizakorlátozások megszüntetéséről, valamint egyes kapcsolódó törvények módosításáról, 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről, 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól, 232/2001. (XII.10.) Korm. rendelet a pénzforgalomról, a pénzforgalmi szolgáltatásokról és az elektronikus fizetési eszközökről, 39/1984. MT rendelet a pénzforgalomról és a bankhitelről, 256/2001. (XII.18.) Korm. rendelet a nemzetközi fizetési forgalomjogcímeiről, 9/2001. (MK 147.) MNB rendelkezés a pénz és elszámolás forgalom, valamint a pénzfeldolgozás szabályairól, 57/2001. (XII.30.) PM rendelet a devizakorlátozások megszüntetése kapcsán szükséges jogszabály módosításokról, illetve egyéb devizális vonatkozású jogszabályok hatályon kívül helyezéséről. A kincstári rendszer működésével kapcsolatos pénzügyi szolgáltatások teljesítésének rendjéről szóló 36/1999. (XII.27.) PM. rendelet. A pénzkezelés során érvényesítendő alapelvek 2. Intézményünknél törekedni kell a készpénz nélküli és készpénz kímélő fizetési módok alkalmazására, a pénzforgalom lebonyolítása során a bankszámlán történő tranzakciókat kell előnyben részesíteni. A házipénztár létesítésénél biztosítani kell a pénz és egyéb értékek, valamint azok kezelésével foglalkozó munkatársak fokozott védelmét. A szabályzat a felsorolt jogszabályok, valamint az intézményünk számviteli politikájának előírásait figyelembe véve a következő témákhoz kapcsolódóan tartalmaz előírásokat: a bankszámla nyitására, kezelésére, az intézménynél alkalmazható fizetési módokra, készpénzkezelés szabályaira a házipénztár elhelyezésére, védelmére, pénztári nyitva tartás rendjére, 3

4 a pénzkezelés személyi feltételeire, utalványozók körére, pénzszállítás szabályaira, a munkabér fizetésének rendjére, pénz- és értékkezelés rendjére, a pénztár által használt bizonylatok nyilvántartásának rendjére. II. rész Bankszámla kezelés 3. A feladatok többségének megvalósítása az operatív gazdálkodás keretében történik, s mint ilyen, többségük pénzmozgással jár. A főiskola köteles pénzeszközeit pénzforgalmi bankszámlán tartani, pénzforgalmi bankszámlán lebonyolítani, s ennek érdekében bankszámla-szerződést kötni. A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák 4. Az előirányzat-felhasználási keretszámla megnyitásáról, illetve megszüntetéséről a központi költségvetési szerv létrehozásának, illetve megszüntetésének időpontját követő 15 napon belül - a felügyeleti szerv intézkedni köteles. A főiskola pénzforgalmának lebonyolítása a Magyar Államkincstár Zrt. (továbbiakban Kincstár) közreműködésével, a kincstári egységes számlán keresztül történik, a többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Kormány rendelet 99 -a és a többször módosított 36/199. (XII.27.) PM rendelet előírásai szerint. A Kincstár vezeti - a főiskola előirányzat-felhasználási keretszámláját, - a beruházási számlát, - a feladatfinanszírozási számlát, - a célelszámolási számlát, - a devizaszámlákat a nemzetközi szerződések alapján külföldről nyújtott támogatások forgalmának lebonyolítására, - az értékpapír nyilvántartási számlát, - a fedezetbiztosítási számlát. A kereskedelmi bank a Magyar Külkereskedelmi Bank Rt vezeti a főiskola egyéb devizaszámláit, melyek az integráció során már éltek. Új devizaszámlát már csak a Kincstárnál lehet nyitni. Devizaszámla nyitása, illetve megszüntetése a felügyeleti szerv feladata a 280/2001. (Xíii.26.) Kormány számú rendelet 56 -a szerint. Az Országos Takarékpénztár és Bank NyRt vezeti A Főiskola lakásalap számláját, a dolgozói lakástámogatási kölcsönök törlesztésének lebonyolítására. A pénzintézeti számlák feletti rendelkezési jogosultságot valamennyi számlához külön-külön aláírásbejelentő igazolja. Az aláírok személyének kijelölése, az új aláírások megszerzése és az aláírói címpéldány eljuttatása a számlavezető pénzintézethez az intézmény feladata. A számlákhoz benyújtott elfogadott aláírás-bejelentők őrzése a pénztáros feladata. 4

5 A számlavezetővel kötött szerződések 5. A bankszámlaszerződésből adódó jogok és kötelezettségek: A főiskola köteles: - a pénzintézeti számla felett rendelkezési jogosultsággal megbízott személyek és a használt bélyegző szabályszerű bejelentéséről gondoskodni, - a számlaforgalom lebonyolítására a bank által rendszeresített nyomtatványokat használni és azon feltüntetni az azonosításhoz szükséges adatokat, (a Kincstári nyomtatványok az internetről letölthetőek), -.a bankszámlaszerződés kizárólag január 1-jével mondható fel, de a döntésről 60 nappal előtt köteles a bankot értesíteni. A Kincstár - Mint költségvetési intézménynek ellátja a költségvetés végrehajtásával, pénzforgalmi műveletek lebonyolításával összefüggő feladatokat. A főiskola előirányzat felhasználási számláján kerül megnyitásra a jogcímenként jóváhagyott kiadási, bevételi előirányzat, az általa vezetett számlák javáraterhére írt összegekről számlakivonattal, - a csatolt elektronikus (mű)bizonylattal, egyes tételeknél az eredeti okmány megküldésével értesíti a számlatulajdonost naponta, illetve a tranzakciók naptári napjainak megfelelő gyakorisággal, - saját hibáját helyesbíti, melyről utólag értesíti a számlatulajdonost, havonta tájékoztatást nyújt az előirányzat változás és a kiadások-bevételek alakulásáról Kincstári Tranzakciós Kódonkénti (KTK) bontásban. A mindenkori jogszabály által előírt értékhatár feletti beszerzéseknél, szolgáltatásoknál kötelező a kötelezettségvállalások egyedi bejelentése, amit a Kincstár, nyilvántartásba vesz. A főiskola által a pénzintézethez benyújtott valamennyi okmány, csak előzetesen megküldött aláírásbejelentőben elfogadott módon aláírt és bélyegzővel ellátott bizonylat lehet. Ugyanilyen bizonylatnak minősül az elektronikus formában történő átutalásnál a megszemélyesítő eszköz használatával történő átutalás. A pénzforgalmat érintő megbízáson minden esetben fel kell tüntetni a kiadási vagy bevételi jogcímet jelölő tranzakciós kódot. A tranzakciós kódok listáját a Kincstár által kiadott tájékoztató illetve PM rendelet tartalmazza. A Kincstár kiadási jogcímenként a megnyitott előirányzatok összegéig teljesít. A fizetőképesség biztosítása érdekében a többletbevételek előirányzat módosítást folyamatosan el kell végezni. A főiskola költségvetési beszámolójában a kimutatott kiadás-bevételi jogcímenkénti előirányzatnak és teljesítésnek meg kell egyeznie a Kincstár által kimutatott azonos tartalmú adatokkal. (Esetleges teljesítési eltérésnél indokolást kell benyújtani a felügyeleti szervnek.) Az egyezőség érdekében Átutalás kiegészítő szelvény -t kötelező kiállítani az alábbi esetekben: - Egy átutalási megbízás több kiadási jogcímet érint, - A kincstár által már lekönyvelt kiadási, bevételi jogcím helyesbítése, - A nyilvántartásba vett kötelezettségvállalás teljesül, - Devizaszámláról felhasználás történik, - Pénzforgalom nélküli kiadás-bevétel könyvelése, - Nem azonosított tételek azonosítása. A Magyar Külkereskedelmi Bank Nyrt: - A terheléseket, jóváírásokat összesítetten tartalmazó számlakivonatot küld a tranzakciók gyakoriságának megfelelően, 5

6 - a belső terhelésekről (kamat, kezelési költség) tételes belső bizonylatot küld havonta. Az Országos Takarékpénztár és Bank Rt. - -számlakivonatot küld, a terhelések, jóváírások tételes felsorolásáról, számlaforgalom esetén, - -negyedévenként, a negyedévi törlesztéseket jóváírja, a hozzá kapcsolódó tételes listát megküldi. Fedezetigazolás és bankgarancia igénybevétele Fedezetigazolás igénybejelentésére akkor kerülhet sor, ha a fedezetbiztosítási számlán a fedezet elkülönítésre kerül. A fedezetbiztosítási igazolási kérelmet a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóságnál kell kezdeményezni, s a kérelemhez csatolni kell az igénybejelentés alapjául szolgáló dokumentumot, továbbá meg kell határozni a pénz elkülönítésére meghatározott forrást. Ezt követően a Gazdasági Műszaki Főigazgatóság kezdeményezi a korábbiakban leírt számlanyitási előírások alapján fedezetbiztosítási számla megnyitását és a szükséges pénz elkülönítését. Nem kell fedezetbiztosítási számlán fedezetet biztosítani a feladatfinanszírozási körbe tartozó fedezetigazolásra, mert ilyen esetben a rendszer adatbázisa biztosítja a fedezetigazolást. A főiskola bizonyos beruházási, nagyobb felújítási feladatoknál a szerződésekből eredően külső kivitelező esetén - bankgarancia kedvezményezettje lehet. A garancia igénybevétele esetén a lehívó levelet a számlavezető kincstári fióknál bejelentett módon kell aláírni. A kincstári fiók a lehívó levélen igazolja az aláírások hitelességét, és továbbítja azt a fizetésre kötelezett hitelintézethez. III. rész A számlaforgalom lebonyolítása 6. A főiskola bankszámláira érkező befizetések jóváírása - átutalási megbízás, - készpénz átutalási megbízás, A készpénz átutalási megbízásnak tartalmaznia kell a számlatulajdonos nevét és számlaszámát, a befizetés jogcímét és a befizető azonosítót. A befizetések egyértelmű azonosítása érdekében készpénz átutalási megbízás csak akkor adható ki ügyfélnek, ha azon előzetesen feltüntették a befizetés jogcímét és a befizető azonosítót. A bankszámlák megterhelése és az arról történő kifizetés: - a főiskola által kiállított átutalási megbízással, - csoportos átutalással, direkt elektronikus GIRO rendszeren keresztül, - készpénz felvételére szolgáló utalvánnyal (készpénzcsekk) - inkasszóval. - elektronikus fizetőeszközzel történik. Az átutalás formanyomtatványon történik (Pf.1.) Az átutalási formanyomtatvány kiállítása a TÜSZ. Teljes körű Ügyviteli Rendszer Banki műveletek moduljának segítségével is történhet, az érvényesített és utalványozott alapbizonylat alapján. - Elektronikus utalás esetében az alapbizonylaton történő - az ellenőrzéssel megbízott osztályvezető aláírása után az utalandó tételek gépi rögzítésre kerülnek. A rögzített tételekről a gép listát készít, és a tételeket forint és tételszám szerint összesíti. A listát és a bizonylatokat a rögzítő ellenőrzés után aláírja. A pénzintézetbe indítás előtt az erre feljogosított munkatárs a gépen ellenőrzi az összegeket és a tételszámot, és azt elektronikus aláírásával igazolja, majd megadja a jelszót a banki kapcsolathoz. 6

7 - A házipénztári kifizetések lebonyolításához szükséges készpénz felvétele a Szigorú számadású készpénz felvételi utalvánnyal történik. Az utalványt a terhelendő számla felett rendelkezésre jogosultaknak kell aláírni. lv. rész Házipénztár kezelési szabályok A házipénztár létesítése A házipénztár fogalma, elhelyezése A házipénztár a szervezetünk működéséhez szükséges készpénz, az egyéb értékek (szigorú számadású nyomtatvány, étkezési utalvány, stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség. A házipénztárban kell kezelni az előirányzat-felhasználási keretszámláról felvett készpénzt, A pénztárból kell teljesíteni a készpénz kifizetéseket. A házipénztárban az alkalmazottak, illetve más szervezetek pénzét (egyéb értékét) csak a Főigazgató írásbeli engedélyével szabad tartani, melyeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. A házipénztár minden héten kedd-csütörtök 9-15 óra között tart nyitva. Ettől eltérni a főiskola feladatellátásnak biztosítása érdekében csak a Gazdasági Főigazgató, illetve Főkönyvelő engedélye alapján lehet A készpénz, értékpapír, egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei Főiskolánk a házipénztár céljára külön helyiséget biztosít. A pénztár helyiségajtaja biztonsági zárral és riasztó berendezéssel van ellátva. Mind a helyiségen belül, mind pedig a folyosón mozgásérzékelő került elhelyezésre. A házipénztárban levő készpénz, valamint az ott tartható értékek megőrzése páncélszekrényben és vaskazettában történik. A vaskazettát a zárás után a páncélszekrényben kell elhelyezni. A pénz tárolására szolgáló páncélszekrény kulcsának "első példányát" a pénztáros kezeli. A pénztári kulcsok "másod" példányát az "első példányt" kezelő által a ragasztón átírt, lezárt borítékban, biztonsági zárral felszerelt szekrényben kell tartani. Ugyancsak lezárt borítékba kell elhelyezni a pénztár biztonsági kódját is. A tartalékkulcsok és biztonsági kód kezeléséért a Főkönyvelő felelős. A pénztárhelyiség ajtajának kulcsát és a biztonsági kódot zárt borítékban- tűzvédelmi előírások miatt a portára is le kell adni. A zárt borítékot a pénztárosnak a ragasztásnál alá kell írnia. A kulcsok bármely példányának elvesztését követően - a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján - azonnal ki kell cserélni a zárat. A pénztáros munkahelyéről - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála levő kulcsot (kulcsokat) munkakezdésre lezárt és a ragasztón átírt borítékban az osztályvezetőjének eljuttatni. A pénztáros távollétében történő pénztár felnyitásra a Költségvetési és Pénzügyi osztályvezető jogosult. A pénztár felnyitásánál a pénztár ellenőrnek és 7

8 a pénztárat átvevő személynek jelen kell lennie. A pénztár - bármilyen ok miatti - felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a jelenlevők nevét, a pénztár felnyitásának időpontját, okát, a pénztárban talált o készpénz összegét címletenként, o értékpapírok összegét (típus, címlet, darabszám), o egyéb értékeket, o szigorú számadású nyomtatványok sorszámát, darab számát, pénztárnapló utolsó bejegyzési tételszámát, az utolsóként felhasznált kiadási-, és bevételi pénztárbizonylat sorszámát, a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, a jelenlévők aláírását. A pénztárosnak gondoskodni kell az utalványozásra jogosult személyek névsorának, aláírásának jól látható helyre történő kifüggesztéséről. Az elkülönített pénztárhelyiségben a Főigazgató, illetve a Főkönyvelő által felhatalmazott személy(ek) kivételével másoknak benn tartózkodni tilos. A házipénztárban lévő készpénz és értékek megóvása érdekében a pénztárhelyiség ablakait védőrácscsal, az ajtókat pedig biztonsági zárral kell ellátni. Házipénztár pénzellátása A szükséges pénzkészlet biztosítása A házipénztárban megfelelő mennyiségű és címletezésű pénzeszköz folyamatos rendelkezésre állásáért a pénztáros felelős. Neki kell gondoskodnia a készpénz igényléséről, annak érdekében, hogy a kifizetés időpontjában biztosított legyen a megfelelő mennyiségű készpénz. A házipénztár pénzszükséglete a pénztárba az előirányzat-felhasználási keretszámláról felvett pénz útján biztosítható. A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről (pld.: hatósági intézkedés, ellátmány, munkabér, eszközbeszerzés) az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek a e Ft alatti készpénz felvételét megelőző 48 órával, e Ft feletti felvételről 72 órával korábban tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések összegéről. A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről. Ennek keretében a pénztáros: felméri a pénztár pénzszükségletét, 8

9 összeállítja az igényt és a címletjegyzéket, az igényt e Ft feletti pénzfelvétel esetén a felvételt megelőző nap ig; e Ft felvétele esetén a felvételt megelőző 2 nappal ig a Kincstárhoz leadja az igényt, ( 3.sz. melléklet) az előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány - arra jogosultak által történő - aláíratásáról A készpénz szállításának szabályai A házipénztár működéséhez szükséges készpénz Kincstárból történő felvételére, illetve szállítására: Ft-ig a pénztáros, Ft- 2 millió Ft közötti összeg esetén a pénztáros és a Főkönyvelő által kijelölt 1 személy (összesen 2 fő), 2 millió Ft feletti összeg esetén a pénztáros és a Főkönyvelő által kijelölt 2 személy (összesen 3 fő) jogosult. A 2 millió Ft feletti összeget csak riasztó jelzést adó táskában lehet szállítani. A Ft feletti összeget csak gépkocsival szabad szállítani. A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba kell szállítani. A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk - a hitelintézetben - átvett készpénzért. A felelősség addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette. A Kincstárból valutát csak valuta felvételére jogosult személyek vehetnek fel. A valuta felvételét megelőzően 48 órával (reggel ig) korábban a Kincstárhoz el kell juttatni a valutaigénylési nyomtatványt ( 4. sz. melléklet), melyen szerepeltetni kell, hogy mikor, ki és mennyi valutát kíván felvenni címletenkenténti bontásban. A valuta igénylési nyomtatványt a Számviteli Osztály kijelölt dolgozója tölti ki és juttatja el a Kincstárhoz. Az igénylés kitöltéséhez szükséges, hogy a külföldi kiküldetésre vonatkozó utazási határozatot a kiküldetési szabályzatban foglalt határidőre le kell adni a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóságra. Az utazási határozathoz csatolni kell, hogy a valutát mikor és ki fogja felvenni a Kincstárból. A felvevő csak olyan személy lehet, akit korábban valuta felvételére a Kincstárhoz bejelentettünk. Valuta visszafizetéséről a külföldi kiküldés el számolását követőn ha a kiküldöttnek visszafizetési kötelezettsége van valuta eladási nyomtatványt ( 5. sz. melléklet kell kitölteni Készpénz kezelése a házipénztárban A pénztárban nem fogadható el hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl. szándékos rongálás miatt) vesztett súlyából vagy sérült meg. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet vagy érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el. A bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a fizetőeszközt. A hamis pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a hamis pénzzel együtt át kell adni a pénzintézetnek. A pénztáros a pénztárban levő pénzt címletenként elkülönítve köteles kezelni. 9

10 8.4. A házipénztári keret A pénztárban a pénztári órák befejezését követően Ft készpénz tartható. A pénztárkeretet meghaladó összeget vissza kell fizetni az előirányzat-felhasználási keretszámlára. A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök A pénztáros A házipénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros munkakörének elfoglalásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (1.sz. melléklet ). A nyilatkozat megőrzéséért Főkönyvelő a felelős. Nem lehet pénztáros olyan dolgozó, akinek a munkaköre, feladata összeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. Ilyenek: pénztárellenőr, utalványozási feladatot ellátók, bérszámfejtő A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz, értékpapír kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. Részleteiben: a készpénz szükséglet felmérése, a készpénz igénylése, részvétel a készpénz pénzintézetben történő felvételében, az előirányzat-felhasználási keretszámláról felvett pénz bevételezése, a pénztárban tartott készpénz és értékpapírok (értékek) szabályszerű kezelése, megőrzése, az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, a bizonylati fegyelem betartása, a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, a pénztári kifizetések alapbizonylatainak "érvénytelenítése" a kiadási pénztárbizonylat sorszámának az alapbizonylaton történő feljegyzésével a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, a nyilvántartások, elszámolások vezetése, a pénztárjelentés naponkénti elkészítése, a bizonylati fegyelem betartása. Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell őrizni (2.sz. melléklet). A pénztár-helyettesnek is anyagi felelősségi nyilatkozattal kell rendelkeznie. A pénztár átadásánál-átvételénél az átadón és átvevőn kívül a pénztár ellenőrnek jelen kell lennie A pénztárellenőr Az előző pontokban rögzítetteken túl feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy: 10

11 az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták-e, a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket (alapbizonylatokat), a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e, a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen. A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, értékpapírok meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok, a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával. A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést, értékpapír nyilvántartást kézjegyével ellátni. A pénztárellenőri feladatokat naponként kell elvégezni. A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell a Költségvetési és Pénzügyi osztályvezetőnek is a Főkönyvelő felé. A pénztárellenőri feladatokat pénztárellenőr látja el. A pénztárellenőrt távolléte esetén pénzügyi előadó helyettesíti. Pénztári bizonylat-nyomtatványok Pénztári bevételek bizonylatolása Minden házipénztári befizetésről számítógéppel előállított bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot - a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából - a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. A bevételi pénztárbizonylatot 3 példányban kell kiállítani, melyből a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, a második példányt a befizető az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és részére kell átadni, a harmadik példányt a pénztáros őrzi meg. A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegeket telepítjük a bankszámlára. A bankszámlát vezető Kincstártól közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a MÁK - készpénzfelvételről szóló - banki terhelési értesítéséhez Pénztári kifizetések bizonylatolása Minden házipénztári kifizetésről számítógéppel előállított kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. 11

12 A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (számla, útiköltség elszámolás). A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Rendszeres kifizetéseknél, esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is elfogadható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni, és a kiadási pénztárbizonylaton hivatkozni kell a meghatalmazás nyilvántartási számára. A kiadási pénztárbizonylatot 3 példányban kell kiállítani, melyből az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, a második példányt a jogosult részére kell átadni, harmadik példányt a pénztáros őrzi meg Pénztári jelentés A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést idősorrendben a pénztárjelentésbe számítógéppel kell vezetni. A pénztárjelentésben elszámolt kiadási tételek alapbizonylatain az elszámolás tényét a kiadási pénztárbizonylat sorszámának az alapbizonylaton történő feljegyzésével, meg kell jelölni. A pénztáros naponta köteles elkészíteni a pénztárjelentést. A pénztárjelentés 2 példányban készül, melyből az első példányt - a mellékletekkel együtt - a könyvelés részére kell átadni, a második példányt a pénztáros őrzi meg Készpénzfelvételi utalvány A készpénzfelvételi utalvány a számlavezető Kincstártól történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a számlavezető hitelintézet bocsátja a pénztár rendelkezésére. Az utalványt egy példányban kell kiállítani és a Kincstárnál bejelentett módon kell aláírni. A készpénzfelvételi utalvánnyal a Kincstártól felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló banki terhelési értesítéséhez kell csatolni A bizonylat-nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartása, kezelése A bizonylat - nyomtatványok szigorú számadás alá tartoznak. Azokat a pénztárosnak - felhasználásra - történő kiadás előtt a pénztárban őrzi és tartja nyilván. A nyilvántartásnak - nyomtatványonként - a következőket kell tartalmaznia: sorszám, a pénztáros részére történő átadás időpontja, az átvevő neve, az átvevő aláírása. A használatból kivont (betelt, év végével lezárt) bizonylat-nyomtatványokat a pénztárosnak kell megőriznie. 12

13 A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást, valamint a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni a számvitelről szóló évi C. törvény alapján. A pénztárból bizonylatot kiadni csak a Főkönyvelő írásbeli engedélyével és átvételi elismervény ellenében szabad. Elszámolásra kiadott összeg nyilvántartása Elszámolásra történő kiadások jogcímei Készpénzt elszámolásra csak a következő célokra adhat ki a pénztáros: kiküldetési költségre, kisebb beszerzésre, reprezentációra, postaköltségre, üzemanyag vásárlásra, Kivételesen indokolt esetben a Főigazgató, illetve a Főkönyvelő adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül, készpénz, elszámolásra történő kiadására Készpénz elszámolásra történő felvételének engedélyezése Készpénzt elszámolásra csak névre szólóan, az arra jogosultak utalványozása, valamint olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő még nem telt el Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről a pénztáros számítógéppel készült - nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartás adatai alapján a pénztáros haladéktalanul köteles jelezni a Költségvetési és Pénzügyi osztályvezető felé, azoknak a nevét, akik nem számoltak el a megadott határidőre, az elszámolásra felvett összeggel. Állandó ellátmányt kezelők a szervezeti egységeknél ezzel megbízott munkatársak kizárólag apróbb dologi kiadás teljesítésére utalványrendeleten ellátmányt igényelhetnek az év elején. Az ellátmányból teljesített kiadásaikról a számlákkal legkésőbb a hónap utolsó pénztári napján kötelesek elszámolni. Az ellátmányt év végén a mindenkori év végi körlevélben meghatározott időpontig vissza kell fizetni, azt a következő évre nem lehet átvinni. A kiadott ellátmányokat is nyilván kell tartani az elszámolási előleg nyilvántartásban. Készpénz ellátmány őrzéséről a szervezeti egységeknek kell gondoskodni, s az ellátmánykezelő pedig a felvett összegért anyagilag felelős. Ellátmányként Ft-nál nagyobb összeg, csak nagyon indokolt esetben rövid elszámolási határidővel külön engedély alapján biztosítható. Az erre vonatkozó 13

14 kérelem vonatkozásában a Főigazgatónak illetve Főkönyvelőnek van döntési jogosultsága, ha az a feladatellátás szempontjából indokolt. Pénz és értékkezeléssel kapcsolatos egyéb szabályok 12. A közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény és a Kollektív szerződés szerint a Főiskola alkalmazottait megillető illetmények, egyéb személyi juttatások kifizetését a dolgozó által választott pénzintézetnél nyitott bankszámlára történő GIRO rendszerben - átutalással, ennek hiányában postai úton történő átutalással kell teljesíteni. Bérfizetésre pénztárból nem kerül sor Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása A pénztárban használt pénztári nyomtatványok számítógépes úton kerülnek előállításra, így azok sorszámozása a program alapján biztosított. A készpénzfizetési számla és a tárgyi eszközök állományba vételi bizonylata, Készlet átadási-átvételi bizonylat, Anyag Be/Ki-vételezési bizonylat, Kiküldeti rendelvény, Szállítólevél, Személygépkocsi menetlevél, Azonnali felhasználásra beszerzett készletek bizonylata szigorú számadású nyomtatványként történő nyilvántartását biztosítani kell. A nyilvántartást sorszám szerint úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen, hogy mikor, kinek a részére milyen sorszámú számla került kiadásra, továbbá tartalmaznia kell az átvevő aláírását is. Készpénzfizetési számlát a kollégiumoknál a szálláshely-értékesítésből származó bevételek beszedésére lehet használni. A szálláshely-értékesítésből származó bevételt minden héten a hét utolsó napján postára kell adni készpénz átutalási megbízás felhasználásával Értéknyilvántartás A dolgozók részére a Kollektív szerződés szerint biztosítandó étkezési jegyzek igénylése, nyilvántartása, és kiosztása is a pénztáros feladata. A pénztáros feladata, hogy minden hónap elején a Bérosztály által számfejtett mennyiségű és fajtájú ((hideg/meleg étkezésre) ebédjegy rendelkezésre álljon. Az étkezési jegyek előzetes megrendelését követően a szállítólevél alapján a pénztáros köteles az ebédjegyeket sorszám szerint nyilvántartásba venni, s a kiosztási jegyzék alapján az arra illetékes dolgozóknak átadni, akik gondoskodnak a dolgozók részére történő kiosztásról, akik az átvételt aláírásukkal igazolják. Az aláírt kiosztási jegyzéket a pénztárosnak vissza kell juttatni. A szervezeti egységek által vásárolt- emlékgyűrű, emlékplakett, amely nem minősül ajándéknak - értékkel bíró tárgyakat a főiskola pénztárában értékként kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen, hogy mely szervezeti egység részéről történt a vásárlás, s abból mikor kinek hány darab került kiadásra. Az értéknyilvántartást féleségenként és szervezeti egységenként külön- külön kell nyilvántartani. A pénztárosnak a páncélszekrényben lévő értékekről negyedévente a negyedévet követő hó 10-éig feladást kell készíteni a főkönyvi könyvelés felé. 14

15 Záró rendelkezés 13. (1) Jelen Pénzkezelési Szabályzatot a Budapesti Műszaki Főiskola Szenátusa október 24-i ülésén megtárgyalta, és elfogadta. Jelen 1. verziószámú szabályzat október 25-én lép hatályba. Budapest, október 25. Dr. Rudas Imre rektor 15

16 1 sz. melléklet N Y I L A T K O Z A T Alulírott,... pénztáros tudomásul veszem, hogy a Budapesti Műszaki Főiskola házipénztárában kezelt valamennyi pénzeszköz és egyéb érték kezeléséért teljes anyagi felelősség terhel. Budapest, 200. év hó.. nap... pénztáros 16

17 2. sz. melléklet J E G Y Z Ő K Ö N Y V Készült: a... házipénztárában án Tárgy: Házipénztár átadás-átvétel. Jelen vannak:... pénztár ellenőr.....pénztárt átadó......pénztárt átvevő A...-ban a pénztárosi teendőket től a korábbi pénztáros... (betegsége, szabadsága) miatt... (név) látja el. Emiatt a jelen pénztár átadás során az alábbi értékek, bizonylatok kerülnek átadásra illetve átvételre: a.) Használatban lévő Készpénz-felvételi utalvány... b.) Használatból kivont (betelt) Készpénz-felvételi utalvány... (sorszámtól-ig) (sorszámtól-ig) c.) Páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta kulcsa:...(db) d.) Értékpapírok megnevezés:... sorszám:... db szám:... érték:... e.) Készpénz:... Ft, melyek összeg a következő címletekben került átadásra: k.m.f átadó átvevő pénztárellenőr 17

18 3. sz. melléklet 1. sz. melléklet a készpénzfelvételi igény-bejelentési kötelezettség teljesítésének Eljárási Rendjéhez Magyar Államkincstár Ikt.Sz....fiókja részére Készpénzfelvételi igény bejelentési bizonylat Új bejelentés / A.ikt. számú bejelentés módosítása (megfelelő szövegrész aláhúzandó) Intézmény neve, székhelye: Budapesti Műszaki Főiskola 1034 Budapest, Bécsi út 96/b Tel.: Fax.: Intézmény számlaszáma: Készpénzfelvételi utalvány száma: Igényelt készpénz összege: Ft, Azaz Ft Címletjegyzék: Ft db Ft 100 Ft db Ft Ft db Ft 50 Ft db Ft Ft db Ft 20 Ft db Ft Ft db Ft 10 Ft db Ft Ft db Ft 5 Ft db Ft 500 Ft db Ft 2 Ft db Ft 200 Ft db Ft 1 Ft db Ft Készpénzfelvétel jogcíme/ktk: A készpénzfelvétel esedékességének időpontja: Készpénzfelvételre jogosult személyek: A Név: B Név: Leánykori név: Leánykori név: Anyja neve: Anyja neve: Szem.ig.sz.: Szem.ig.sz.: Felhatalmazzuk a kincstári fiókot, hogy a készpénz kifizetését jelen Készpénzfelvételi igény bejelentési bizonylat figyelembevételével teljesítse. Dátum: Kincstárnál bejelentett cégszerű aláírás Magyar Államkincstár fiókja tölti ki! Azonosítószám:.. A fenti készpénzfelvételi igény bejelentését elfogadom/visszautasítom. (megfelelő szövegrész aláhúzandó) A visszautasítás indoka Dátum: év.hó nap... Magyar Államkincstár fiókja 18

19 4. sz. melléklet Magyar Államkincstár Részvénytársaság Ikt. Sz.:..fiókja részére Valutafelvételi igény bejelentési bizonylat Új bejelentés / A.ikt. számú bejelentés módosítása (megfelelő szövegrész aláhúzandó) Intézmény neve, székhelye: Budapesti Műszaki Főiskola 1034 Budapest, Bécsi út 96/b. Tel: Fax: Intézmény számlaszáma: Igényelt valuta neme: azaz: összege: Címletjegyzék: db db db db db db db db db db db db Valutafelvétel nemzetközi fizetési jogcím kód: KT: A valutafelvétel esedékességének időpontja: Valutafelvételre jogosult személyek: A Név: B Név: Leánykori név: Leánykori név: Anyja neve: Anyja neve: Szem.ig.sz.: Szem.ig.sz.: Felhatalmazzuk a kincstári fiókot, hogy a valuta kifizetését jelen Valutafelvételi igény bejelentési bizonylat figyelembevételével teljesítse. Dátum: Kincstárnál bejelentett cégszerű aláírás Magyar Államkincstár Rt. fiókja tölti ki! Azonosítószám:.. A fenti Valutafelvételi igény bejelentését elfogadom/visszautasítom. (megfelelő szövegrész aláhúzandó) A visszautasítás indoka. Dátum: év.hó nap... Magyar Államkincstár Rt. fiókja 19

20 Magyar Államkincstár 5. sz. melléklet Valuta eladási és vételi bizonylat Valuta eladás (Ügyfél valuta felvétele esetén töltendő ki) Valuta vétel (Ügyfél valuta befizetése esetén töltendő ki Ügyfél terhelendő / jóváírandó bankszámla száma Valutanem Összeg számmal Jogcímkód KTK Készpénzfelvételre jogosult neve, személyazonosító igazolvány száma Ügyfél neve és telephelye Dátum: Budapest, Ügyfél cégszerű aláírása és bélyegzőlenyomata Magyar Államkincstár tölti ki valuta eladás esetén: Aláírás rendben: Teljesíthető: 20